Sammanställning av uppföljning kring åtgärder och fokusområden på Flottiljen den 16 februari 2015. Närvarande: Elisabeth Forssén, verksamhetschef, Eva Eriksson, samordnare och undersköterska, Inger Brandell, utredare och Jenny Järf, utredare. I de olika avsnitten nedan finns de krav på åtgärder angivna som ställdes på verksamheten efter uppföljningen den 26 september 2012. Under dessa presenteras resultatet från uppföljningen av åtgärderna, från den 16 februari 2015. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Krav på åtgärd: Rutiner för samverkan med kommunen kan förtydligas skriftligt ex. när samverkan ska ske och i vilken omfattning. Verksamhetschefen upplever att rutinerna för samverkan med kommunen har stärkts. Idag finns det skriftliga rutiner på att det ska hållas utförarmöten med avdelningschefen på förvaltningen två-tre gånger per år och vid behov. Dessa rutiner har avdelningschefen inom förvaltningen bidragit med. Hon kallar till dialogmöten med verksamhetscheferna på särskilt boende och korttidsboende. Verksamhetschefen upplever att avdelningschefen har en helhetssyn kring kommunens verksamheter och att det är mycket positivt för deras arbete. Bland annat arbetar man tillsammans med mål och har gemensamma planeringsdagar. Verksamhetscheferna får inbjudningarna till mötena i god tid så att de kan planera in dem. Dessa inbjudningar skickas ut terminsvis. Utöver detta finns det bland annat skriftliga rutiner kring samverkan mellan verksamhetschef på boendet och enhetschef på äldreenheten, medicinskt ansvarig sjuksköterska, lokalsamordnare och med förvaltare på fastighetsavdelningen. Lex Sarah Krav på åtgärd: Upprätta skriftliga rutiner enligt SOSFS 2011:5 Verksamheten har nu skriftliga rutiner enligt SOSFS 2011:5.
JÄRFÄLLA KOMMUN 2 (9) Genomförandeplan Krav på åtgärd: Vissa genomförandeplaner bör förtydligas hur en insats ska utföras för att uppnå ett visst mål samt även uppge det mål som uppnås. Verksamhetschefen berättar att verksamheten har arbetat med att utveckla dessa områden i genomförandeplanen sedan starten av Flottiljens äldreboende. Alla genomförandeplaner har nu mål. Det finns rutiner kring hur kontaktperson och brukare väljer ut ett mål från genomförandeplanen som de ska följa upp inom två månader. Krav på åtgärd: Vid uppföljningen i september 2012 framkom att fritidsaktiviteter inte tas upp i genomförandeplanerna men att verksamheten skulle börja med det. Fritidsaktiviteter finns med i genomförandeplanerna idag. I genomförandeplanerna ska önskemål och behov kring individuella- och gruppaktiviteter dokumenteras. Dokumentation Krav på åtgärd: Förbättra dokumentationen gällande journalanteckningar när fritidsaktiviteter och utevistelse erbjuds och genomförs samt när den enskilde tackar nej eller blir inställt samt orsak till det Att dokumentera att den enskilde har tackat nej till aktiviteter och skäl till det är fortfarande ett utvecklingsområde men verksamheten har arbetat och arbetar för att förstärka detta område i dokumentationen. Verksamheten har idag sökord som är: aktivitet/utevistelse. Under detta sökord dokumenterar den aktivitetsansvarige på boendet när en person deltagit i aktiviteter. Verksamheten har också lagt in en rubrik till som är: egentid, där individuella aktiviteter ska dokumenteras. För att ytterligare förstärka dokumentationen kring aktiviteter använder man en rubrik som benämns: veckoanteckning. Tanken med denna rubrik är att man under denna kan sammanfatta vad brukaren har varit med på för aktiviteter under veckan, samt vad man tackat nej till och skäl till det. Övrig diskussion kring dokumentation Inom verksamheten finns fyra så kallade dokumentationsstödjare. Dessa medarbetare stöttar ny personal kring dokumentation och granskar journaler. Granskningen av journaler blir ett underlag som verksamhetschefen använder att diskutera kring vid exempelvis medarbetarsamtal. Varje dokumentationsstödjare granskar dokumentationen tre timmar i månaden. Dokumentationsstödjarna får extra tid för att utföra granskningen. Två gånger per år görs en stor granskning. Då samlas de fyra dokumentationsstödjarna för att under en heldag utföra detta arbete.
JÄRFÄLLA KOMMUN 3 (9) Verksamheten måste dokumentera avvikelserna i två system; ADD och Procapita. Det går inte att komma ifrån men det upplevs som omständigt. Verksamhetschefen har önskemål om att journalen i Procapita ska få fler sökord för att göra den mer strukturerad och tydlig. Önskemål från utföraren: (som ligger på beställaren): Verksamheten önskar fler valbara sökord att använda i journalen för att det ska bli en ökad tydlighet och lättare att söka i dokumentationen. Personal Krav på åtgärd: Önskemål om att ändra sjuksköterskebemanningen till att vara tre sjuksköterskor på vardag dagtid och en sjuksköterska på helgen. Attendo framförde vid tidigare uppföljning att det inte var effektivt att ha samma sjuksköterskebemanning på helgerna som på vardagarna och framförde ett önskemål om att ändra bemanningen så att en del av sjuksköterskeresurserna flyttas från vardag till helg. Beställaren konstaterade att sådan bemanning inte hade varit kravet från beställaren vad gäller sjuksköterskor, endast avseende omsorgspersonal. Däremot har Attendo i sitt anbud lovat en viss bemanning i åa/kostnader varför beställarens krav var att den höjning som sker av vardagsbemanning ska motsvara den sänkning som görs under helger för att vara acceptabel ur konkurrenssynpunkt. Detta har Attendo också kunnat visa på och ett tilläggsavtal där fokus ligger på att ha fler sjuksköterskor vid ronddagar och överrapporteringar har godkänts. Verksamheten har haft många inhyrda sjuksköterskor från bemanningsföretag. Det upplevs både som dyrt samt att det inte blir samma kvalité som att ha sjuksköterskor på plats som känner till verksamheten på ett helt annat sätt. Av den anledningen ska verksamheten, från och med april 2015 utöka sjuksköterskebemanningen med cirka 50%. Man överanställer för att minska behovet av hyrsjuksköterskor och för att säkra att det finns sjuksköterska på plats, vid behov. Krav på åtgärd: Vid uppföljningen i september 2012 framkom att genomförandeplanerna inte används vid bemanning av personal men att verksamheten skulle börja med det. Verksamheten utökar inte bemanningen utifrån vad som framkommer i genomförandeplanerna. Man ökar bemanning utifrån vårdtyngd. Det finns olika verktyg som används för att utöka bemanning utifrån vårdtyngd och verksamheten har något som kalls löparpass. Det innebär att en personal går mellan de avdelningar där behovet av personal är störst. För att säkra bemanningen förs även en ständig dialog förs mellan personal och ledning kring aktuell vårdtyngd på olika avdelningar.
JÄRFÄLLA KOMMUN 4 (9) Avtal Krav på åtgärd: Efter verksamhetsuppföljningen skulle ett avtal upprättas mellan beställare och utförare som reglerade verksamheten för växelvård. Det gällde den avdelning som upphandlades som korttidsboende och som ändrades till att bli växelvård från och med 1/9-12. (Från och med 1/1-15 ställdes denna avdelning om till permanent boendeenhet inriktning demens.) Det framkommer att ett sådant avtal aldrig upprättades skriftligt, utan stannade vid en muntlig överenskommelse mellan beställare och utförare. Det resulterade i att det blev otydligt för brukarna. Under år 2014 framkom att behovet av äldreboendeplatserna var större än korttids/växelvårdsplatserna och flera avdelningar behövde konverteras till demensavdelningar. I samband med detta bestämdes att växelvårdsavdelningen på Flottiljen skulle konverteras till en äldreboendeavdelning för demens, varför ett tilläggsavtal gällande detta upprättades. Vidare åtgärder: Det framkommer att beställaren har blivit bättre på att skriva tilläggsavtal vid konverteringer men det är ett område för beställare att uppmärksamma. Fokusområde Lex Sarah och klagomål Dialog kring hur verksamheten arbetar kring detta för att utveckla verksamheten. Under 2014 kom det in mellan 8-9 synpunkter direkt till verksamheten. Utgångspunkten är att dessa inkomna synpunkter eller klagomål ska lösas på den avdelning som det berör. Verksamhetschefen utreder de mindre klagomålen. Den aktuella avdelningen får ta del av svaret och får sedan arbeta med eventuella åtgärder för att komma tillrätta med brister. Rutinen är att verksamhetschefen återkopplar till den som lämnat synpunkten inom två dagar. Sedan ska de få ett skriftligt svar inom fjorton dagar. Bedömer verksamhetschefen att det handlar om ett större klagomål ska hon inte utreda detta själv utan då lämnar hon det vidare till en extern utredare inom Attendo. Verksamhetschefen upplever att denna rutin fungerar väl och att det är tydlig utåt för brukare och anhöriga hur de ska gå tillväga om de vill lämna synpunkter eller klagomål. Det finns information om rutin för att lämna in klagomål och synpunkter på varje avdelning. Verksamheten använder sig inte av Järfälla kommuns blanketter för klagomål och synpunkter. Dessa blanketter finns inte på boendet. En dialog förs kring Lex Sarah och vad begreppen missförhållande och allvarligt missförhållande står för och att innebörden av begreppen och skillnaden mellan dessa inte är alldeles glasklara i föreskrifter och allmänna råd.
JÄRFÄLLA KOMMUN 5 (9) Verksamhetschefen berättar att de minst en gång per år tar upp och informerar om rutiner kring Lex Sarah. Vid en Lex Sarah är det inte verksamhetschefen själv som utreder händelsen utan det går över till en regionchef i Attendo som blir den externa utredaren i ärendet. Verksamheten har inte haft några Lex Sarah rapporter under 2014. Det är mer vanligt förekommande att verksamheten dokumenterar rutinavvikelser (de så kallade omvårdnadsavvikelserna). Det är händelser som verksamheten bedömer inte är missförhållanden. De har en särskild blankett för rutinavvikelser. Verksamheten uppmärksammar att de behöver göra det känt för personalen vad som är skillnaden mellan att göra en omvårdnadsrutinavvikelse och att rapportera enligt Lex Sarah. Verksamhetschefen har i samband med denna diskussion tagit kontakt med utvecklingsledaren på Järfälla vård och omsorg för att höra hur utförare av äldreboenden egen regi hanterar och håller isär dessa två olika moment. Verksamhetschefen har förstått att det finns olikheter kring hur man hanterar detta och att det handlar om tolkningen av vad ett missförhållande är. Verksamhetschefen har därmed även lyft diskussionen kring tolkningarna av vad ett missförhållande kan vara till avdelningschefen på förvaltningen då hon vill att utförarna i Järfälla kommun ska ha en samsyn av vad som är ett missförhållande och vad som är en omvårdnadsavvikelse. Vidare åtgärder: Verksamheten bör även informera om möjligheten att lämna klagomål och synpunkter direkt till Järfälla kommun, på blankett, hemsida eller till servicecenter. Verksamheten behöver tydliggöra skillnaden mellan en rutinavvikelse och rapportering enligt Lex Sarah. Det är väsentligt att hålla isär avvikelser som gäller hälso-och sjukvårdslagen och socialtjänstlagen. Detta presenteras i ett separat dokument begäran om åtgärdsplan. Fokusområde med granskning av innehåll i genomförandeplaner och tillhörande journalanteckningar Sammanställning av granskning av genomförandeplaner och journalanteckningar, stickprov 10% ( 5 stycken). Framkommer det hur insatserna ska utföras för att nå målen? I alla genomförandeplaner är det genomgående beskrivet hur insatserna ska genomföras. I de flesta fall på ett detaljerat sätt men det går fortfarande att tydliggöra vem som ska göra vad, det vill säga vad den enskilde ska göra och vad personalen ska göra i de olika insatserna. Är det beskrivet hur den enskilde vill ha det genom hela genomförandeplanen? Den enskildes behov och önskemål är genomgående bra beskrivet i jag-form i alla genomförandeplaner. Två av fem genomförandeplaner har underrubrikerna: vad, när, hur & mål under varje huvudrubrik. Det blir väldigt tydligt på detta vis. Tre av fem har löptext och sedan mål som underrubrik under varje huvudrubrik. På detta vis blir målet tydligt men övrig text blir inte lika tydlig som när man hade flera underrubriker (som de första exemplen).
JÄRFÄLLA KOMMUN 6 (9) Finns målsättningar uppsatta för insatser? Mål finns beskrivet under varje huvudrubrik i alla genomförandeplaner. Det är genomgående konkreta, vardagsnära mål som är lätta att följa upp. Framgår det när insatsen som helhet och/eller när olika aktiviteter som ingår i insatsen ska följas upp? Av genomförandeplanerna framkommer det inte när olika insatser ska följas upp, utan när hela planen ska följas upp. Under uppföljningen kommer det fram att genomförandeplanen inte är uppbyggd så att de olika insatserna kan följas upp på ett enkelt sätt. Om ett delmål behöver förändras så går det inte att ändra detta i genomförandeplanen om man har signerat utan då måste hela planen kopieras och sedan ändras. Det är anledningen till att personalen dokumenterar uppföljningen i själva journalen. Personalen arbetar med att det under varje insats i genomförandeplanen ska stå ett uppföljningsdatum. Är det relevant information i journalanteckningarna? Det är överlag relevant dokumentation i journalanteckningarna då det i fyra av fem journaler är dokumenterat det som avviker från genomförandeplanerna. I en av genomförandeplanerna är det inte dokumenterat när den har upprättats eller uppdaterats. Övrigt I fyra av fem genomförandeplaner är det dokumenterat om den enskilde har varit delaktig eller ej vid upprättandet. Verksamhetschefen uppger under uppföljningen att de har ett rättstavningsprogram när de skriver genomförandeplaner vilket gör att de kan undvika stavfel. De har arbetat mycket med att brukaren ska vara delaktig vid upprättandet av genomförandeplanen genom att man tillsammans formulerar hur hjälpen och stödet ska ges. I journalanteckningarna skriver personalen när mål ska följas upp och när det har följts upp dokumenteras måluppfyllelse. I dokumentationspärmen som finns på varje avdelning, finns goda exempel på hur man dokumenterar i journalen, som blir till hjälp för personalen. Dokumentationsansvariga Alla i personalen är dokumentationsansvariga. Kontaktpersonen har huvudansvaret över dokumentationen av max två boende. På varje avdelning finns så kallade rapportblock, där man skriver ned journalanteckningar. Ungefär efter en vecka förs de in i verksamhetssystemet av kontaktpersonen. Är det speciella avvikelser/händelser av vikt förs de in tidigare och då är det den personal som arbetar just då som för in det i journalen. Egenkontroll av dokumentation Verksamheten utför egenkontroll kring dokumentationen. En gång per år görs en stor genomgång av dokumentationen för att utveckla och förbättra kvalitén. Varje halvår följer verksamheten upp mål, bland annat om målen är uppföljningsbara. De följer även upp bland annat insatser och veckoanteckningar.
JÄRFÄLLA KOMMUN 7 (9) Utvecklingsområden avseende innehåll i genomförandeplaner och tillhörande journalanteckningar I genomförandeplanerna går det fortfarande att tydliggöra hur den enskilde vill att hjälpen och stödet ska genomföras, det vill säga vad den enskilde ska göra själv och vad personalen ska göra, i olika moment. Av genomförandeplanerna framkommer det inte när olika insatser ska följas upp, utan när hela planen i sin helhet ska följas upp. Fokusområde dokumentation av fritids- och kulturaktiviteter Sammanställning av granskning av genomförandeplaner och journalanteckningar, stickprov 10% (5 stycken) Tas fritidsaktiviteter upp i genomförandeplanen?( individuella och gruppaktiviteter). I samtliga genomförandeplaner tas fritidsaktiviteter upp, både individuella & gruppaktiviteter. Det tas även upp om den enskilde har särskilda behov/ önskemål som att hon/han till exempel behöver hjälp att påminnas om aktiviteter, eller andra önskemål som är viktigt för genomförandet- Erbjuds aktiviteter efter den enskildes önskemål och behov? Utifrån vad som har dokumenterats i journalen kan man se att den enskilde får vara med i aktiviteter utifrån önskemål och behov. Erbjuds individuella aktiviteter? Det är inte alls många av de aktiviteter som genomförts som är individuella. Det handlar om ett fåtal, sporadiska sådana. Det är inte dokumenterat om individuella aktiviteter har erbjudits och i så fall skäl till varför det inte har blivit av. Dokumenteras det när aktiviteter och utevistelse genomförs, när enskilde tackar nej eller när det blir inställt och skäl till det? Det dokumenteras regelbundet i samtliga journalen när aktiviteter genomförs. Det blir tydligt när sökordet: AKTIVITET/UTEVISTELSE används i journalen för att skildra vilka aktiviteter den enskilde har deltagit i. Det finns en rubrik som heter veckoanteckningar som personalen har dokumenterat hur mycket den enskilde har deltagit i aktiviteter under veckan. Individuella aktiviteter dokumenteras under rubriken egentid vilket gör det tydligt. Det är endast ett fåtal gånger det går att se att den enskilde har erbjudits aktiviteter och tackat nej och skäl till det. I fyra av fem genomförandeplaner har det inte dokumenterats när utevistelse genomförts, när enskilde tackat nej till det och i så fall
JÄRFÄLLA KOMMUN 8 (9) skäl till det. Det går inte att hitta många gånger i dokumentationen när personerna varit ute. Utvecklingsområden kring dokumentation av fritids- och kulturaktiviteter Att dokumentera att den enskilde har tackat nej till aktiviteter/utevistelse och skäl till det är ett utvecklingsområde. Det är inte dokumenterat om individuella aktiviteter har erbjudits och i så fall skäl till varför det inte har blivit av. Det är inte alls många av de aktiviteter som genomförts som är individuella. Vidare åtgärder: Dokumentation av fritids- och kulturaktiviteter behöver stärkas. Det dokumenteras att aktiviteter har genomförts. Men dokumentationen behöver stärkas kring att den enskilde har tackat nej till aktiviteter och skäl till det (både individuella- och gruppaktiviteter samt utevistelse). Detta för att bland annat kunna se att aktiviteterna anpassas efter den enskildes behov och önskemål. Fokusområde uppföljning av mervärdena i gällande avtal Trivselsamordnare/aktivitetssamordnare Verksamheten har en aktivitetsansvarig på heltid. Detta är enligt verksamhetschefen, det bästa mervärdet och har berikat det sociala innehållet för de boende. Trivselsamordnaren är aktivitetsansvarig och anordnar många aktiviteter. Hennes uppdrag blir att fånga upp de boendes önskemål kring utevistelse samt uppmärksamma vad personalen ser för behov. Bland de mest populära är glasskafé, vinprovarkafé, mat, promenader (ibland i kombination med besök i någon av de många affärer och köpcenter som finns i området), musikunderhållning, dans och pubafton. Möjlighet till utevistelse tre eller flera gånger per vecka Detta mervärde erbjuds. Det finns inga specifika rutiner i verksamheten kring detta mervärde. Den aktivitetsansvarige erbjuder promenader och det blir ofta promenad i grupp. Det är populärt att promenaden kombineras med inköp. Verksamhetschefen upplever att detta mervärde stödjs av att en aktivitetsansvarig har utsetts på boendet. Utflykter minst två gånger per år Detta mervärde erbjuds. Verksamheten arrangerar utflykter i mindre grupper (t.ex. en grupp med cirka 5 boenden och personal), fler än två gånger per år. Det har varit utflykter främst inom kommunen till exempel busstur till Järfälla kyrka, Görvälns slott, grötlunch med kyrkan men även till utflyktsmål i Stockholmsområdet. Det kommer ofta önskemål från anhöriga. Det har inte blivit några semesterresor. Omsorgspersonal dagtid med demensinriktning (utbildade Silviasystrar ) De medarbetare som har denna kompletteringsutbildning inom demens har slutat. Verksamheten har dock erbjudit detta mervärde fram till hösten 2014 då en personal slutade. Den andra slutade i mitten av januari 2015. Det har visat sig vara en
JÄRFÄLLA KOMMUN 9 (9) svårighet vid rekrytering att få in nya medarbetare med denna specifika kompetens. Nu har verksamhetschefen lyckats rekrytera en Silviasyster som börjar 150420. Såhär i efterhand upplever verksamhetschefen att det har funnits en otydlighet kring vad rollen ska innebära och kompetensen har därigenom inte använts fullt ut. Det som har varit positivt är att Silviasystrarna har utbildat personal kring demens samt hållit i information till anhöriga. Utöver att verksamheten har haft denna kompetens har Attendo också ett demensteam som kan stödja verksamheterna. Det är tjänster som verksamheten köper in från Attendo till exempel bemötandeplan. Verksamheten satsar också på att utbilda personal inom demens varje år. Det finns idag aktuella utbildningar som verksamheten är involverade i såsom BPSD (beteendemässiga och psykiska symtom vid demens) och webbutbildningen demens ABC. Vidare åtgärder: De synpunkter som Attendo har fört fram kring Silviasystrar har också tidigare framförts av utförare på Almen. Detta ledde till att de överenskommelser som tecknats med egen regi innehåller krav på utbildning inom demens, t.ex. demens- ABC m.m. Attendos synpunkter kommer vidare att uppmärksammas inför kommande upphandlingar. Flottiljen har ett gällande avtal att följa och där ingår att uppfylla mervärdet att ha minst två personer (2.0 tjänst) som, utöver grundkrav på omsorgspersonal, också har kompletteringsutbildning inom demens. Utbildningen ska vara Silviasyster. Gällande mervärdet kring Silviasystrar på Flottiljen bör detta följas upp kring den fortsatta rekryteringen av personal med denna utbildning. Leverantören behöver inkomma med en handlingsplan för detta. Detta presenteras i ett separat dokument begäran om åtgärdsplan.