HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN Verksamhetsstöd Utbildningsstöd Hanna Markusson, 2020-01-31 Verksamhetsplan för utbildningsstöd 2020-2022 Bakgrund Utbildningsstöd är en avdelning inom enheten Verksamhetsstöd. Verksamhetsplanen för Utbildningsstöd baseras på Verksamhetsplan 2020 2022 för Verksamhetsstöd och har utarbetats gemensamt av medarbetarna på avdelningen. Verksamhetsstödet har som uppdrag att var högskolans professionella stöd som proaktivt och tillsammans med övrig verksamhet arbetar för att uppnå såväl Verksamhetsstödets mål som högskolans mål för forskning och utbildning. Verksamheten inom Verksamhetsstöd ska vara relevant och bedrivas så att utbildnings- och forskningsverksamheten kan ha hög kvalité. Verksamhetsstödet ska genomsyras av gott ledarskap och gott medarbetarskap. Verksamhetsstödets mål är att i god dialog med studenter och övriga högskolan under 2018 2020 vidareutveckla stöd för forskning och forskarutbildning stöd för utbildning och studentens lärande effektivt stöd med relevant kvalité till akademier och ledning Verksamhetsstödets mål inom områdena arbetsmiljö, inklusive lika villkor, och hållbarhet redovisas i separata handlingsplaner. Verksamhetsstödets stödjande aktiviteter för jämställdhetsintegrering kopplas till målen i högskolans handlingsplan (dnr?) har, när så är aktuellt, integrerats i såväl Verksamhetsstödets verksamhetsplan som avdelningsvisa verksamhetsplaner. 1
Avdelningens mål och uppdrag 1 Utbildningsstöds mål är att genom vår samlade kompetens erbjuda ett kvalitetssäkrat, professionellt och tillgängligt stöd i syfte att bidra till Högskolans måluppfyllelse. Avdelningen ska kännetecknas av en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Utbildningsstöd ska, till övriga verksamheter vid högskolan, tillhandahålla ett kvalitativt och professionellt stöd i frågor som rör utbildning på alla nivåer. I avdelningens uppdrag ingår handläggning och utförande av uppgifter inom områden som ingår i processer kring planering, genomförande och uppföljning av utbildning. Ansvarsområden och uppgifter genererar handläggningsuppdrag med expertkompetens inom givna ansvarsområden, där antagning, disciplinärenden och examen är framträdande. Inom ansvarsområdena har avdelningen ett samordningsuppdrag vid högskolan. Avdelningen ansvarar, inom ramen för ovan nämnda ansvarsområden, för utförandet av uppgifter där myndighetsutövning är central och höga krav på expertkompetens och rättssäkerhet ställs. Handläggarstöd till högskolans nämnder är ett uppdrag som utgör en viktig länk i samordningen mellan linjens och nämndens kvalitetsansvar för utbildning på alla nivåer. Avdelningen tillhandahåller och tillgängliggör verksamhetskritiska system Ladok, KronoX, KursInfo, NyA och PingPong för utbildning på alla nivåer där stöd för planering, genomförande och uppföljning av utbildningen är centralt för både system och arbetsuppgift. Prioriterade aktiviteter Utöver det ordinarie arbetet planerar avdelningen följande aktiviteter utifrån Verksamhetsstödets mål: 1.1 Vidareutveckla stöd för forskarutbildning genom fortsatt arbete med övergripande rutiner samt översyn av granskningar 2.1 Vidareutveckla och samordna enhetligt stöd 2.4 Dokumentera krav på lärplattform, upphandling och implementering X.X Avdelningsspecifika aktiviteter 1 Målen behöver revideras beroende på i vilken omfattning forskning (utöver forskarutbildningen) som ingår i vårt stödjande uppdrag. 2
3.1 Vidareutveckla och samordna mer enhetliga processer och rutiner 3.7 Fortsatt prioritera stöd till och utveckling av högskolans kvalitetsarbete inom utbildning och forskning 3.9 Översyn av schemaläggning och lokalbokningshantering Innehåll Detta dokument innehåller utöver ovan nämnda även arbetsmiljörelaterade aktiviteter (4. Avdelningens arbetsmiljö, s 15) kopplade till Handlingsplanen utifrån Medarbetarenkäten samt en översiktlig beskrivning av utmaning rörande kompetensförsörjningen vid avdelningen (6. Kompetensförsörjningsplan s 22). Mål och aktiviteter i föreliggande verksamhetsplan förs in i respektive funktions aktivitetslista. 3
1. Stöd för forskning och forskarutbildning (5 mål) (Utgångspunkt i 1.1 Vidareutveckla stöd för forskarutbildning genom fortsatt arbete med övergripande rutiner samt översyn av granskningar samt 3.7 Fortsatt prioritera stöd till och utveckling av högskolans kvalitetsarbete inom utbildning och forskning ) Mål Vad gör vi? Hur gör vi? Vem ansvarar? När? Kommentar Vidareutveckla stöd för forskarutbildning Anordna karriärsdag för doktorander Arbeta tillsammans med Studentcentrum, Akademistöd och GIO för att anordna karriärsdag HALA VT2020 Genomföra audit avseende stöd till forskarutbildningen Särskilt fokus på rekrytering och introduktion. Skriver självvärdering Lämna förslag på bedömargrupp HALA HT2020 Samarbete med AS. Möte satt i jan. Stöd avseende arbetet med kvalitetssystem för forskning Svara upp mot UKÄ:s och SUHF rekommendationer gällande kvalitetssäkringssystem Upprätta handlingsplaner för kvalitetsarbete. Samordnargruppen 2020 -> Ta fram lokala riktlinjer och styrdokument Delta i implementeringsarbetet ute på akademierna. 4
Bevaka att nämnderna involveras i lämplig utsträckning. Kvalitetssäkra processen för lokala forskningsutvärderingar Samordna processen för lokala forskningsutvärderingar Samordna akademierna i arbetet kring lokala forskningsutvärderingar. Samordnargruppen ANY/OLW 2020 -> Självvärderingen av kvalitetssäkringssystem för forskning avgivet till UKÄ 191219 Kvalitetssäkra processen kring uppföljning av forskningsverksamheten Utveckla processen för uppföljning av forskning Delta i implementeringsprocessen ute på akademierna. Samordnargruppen 2020 -> Delmängd av kvalitetssäkringssystemet 5
2. Stöd för utbildning och studentens lärande (11 mål) (Utgångspunkt i 2.1 Vidareutveckla och samordna enhetligt stöd samt 2.4 Dokumentera krav på lärplattform, upphandling och implementering ) Mål Vad ska vi göra? Hur ska vi göra? Vem ansvarar? När? Kommentar Tydligare, mer lättnavigerad antagningsordning utan behov av årlig uppdatering Ny antagningsordning med urval och platsfördelning urlyft Internremiss, förankring i råd och nämnder, beslut av styrelse och rektor EJA/LIPE 2019-2020 Förslag ut på remiss i slutet av jan. Ta fram handläggningsordning för urval och platsfördelning Urval och platsfördelning blir parametrar i beslut om utbildningsutbud Förordningsstöd för utbildningen Svenska som andraspråk för utländska akademiker Skicka hemställan om förordningsförändring till utbildningsdepartementet Inhämta information om formalia kring formerna för en hemställan Beredning tillsammans med A3 och studievägledningen EJA/LIPE 2020 6
Tydliga, enhetliga och rättssäkra förkunskapskrav Ändra skrivningar av förkunskapskapskrav som inte är tydliga Dialog med akademierna Dialog med nämndordföranden AHSI/LIPE 2020-2021 Förbättrad intern information om utformande av förkunskapskrav Förenklad behörighetsgranskning och antagning till kurs inom program Implementera antagning till kurs inom program via NyA Genomföra ett pilotprojekt med sjuksköterskeutbildningen LIPE 2019-2020 Utvärdera piloten Ta fram manual som stöd för successivt införande Ny process för hantering av Reell kompetens (REKO) Skapa lokal organisation för REKOhantering Tydliggöra beredningsprocessen ELEM/AEN (SC) 2019-2020 Emelie K (SC) är samordnare för HB. Processen är igång. Ta fram en Handläggningsordning Implementering 7
Stärka rättssäker hantering kring ansökan, dokument och meriter vid ansökan till senare de av program Implementera antagning till senare del av program i NyA Omvärldsbevakning/ benchmarking Systemanpassningar Antagningen/AHSI? HT20- VT21 Piloter Minska sårbarheten inom området studenternas rättssäkerhet/disciplinärendehantering Inventering av resurser och kompetenser inom området inom avd/på högskolan Upprättande av någon form av arbetsbeskrivning för arbetsuppgiften NEAL JDO 2020 Bakgrund: stor ökning av disciplinärenden delvis beroende pga. breddad rekrytering Komplett process Ny student Slutföra US del av processen Gå igenom och sammanfatta processen. Vb till SC Identifiera fortsatt arbete och tilldela ansvar för resp. punkt. 2020-2021 OBS! Processägare = SC. US deltar. Även kommunikation och IT. Inkludera internationella studenter i processen Gå igenom processen ur internationella studenters perspektiv gällande Antagningen, JOA OBS! Här bör internationella koordinatorerna 8
ansökningstid, ankomst etc. vara drivande. Antagningen kan vara behjälplig. Komplett process för Befintlig student Utforma en process som täcker en students sammanlagda tid på HB. Identifiera berörda parter samt identifiera de händelser som befintliga studenter möter under sin studietid. 2020 Samverkan med AS och SC. KronoX-trygga studenter Skapa lathundar i KronoX för studenter Identifiera studenternas behov. ADBO 2020 Skapa lathundar utifrån behov (Olika lathundar beroende på behov? Om inte, stryk punkten). Skicka för översättning till engelska? Införa Canvas Ta fram underlag för rektorsbeslut Genomföra risk- och sårbarhetsanalys (med fokus på lärare och studenter) HT2019 Kravspec. Klar Informerat i Lilla SVG 20-01-08 9
Forma projektgrupp som tar fram krav utifrån HB:s perspektiv 2020 Inväntar rektorsbeslut Framtagande av projektplan Avropa från Sunets avtal för lärplattform Efter rektorsbeslut kan HB ansluta sig till Sunets avtal Avd. chef 2020-2021 Påbörja implementering av ny lärplattform Projektgrupp/Styrgrupp ska tillsättas och projektplan ska genomföras Avd. chef 2021 10
3. Effektivt stöd med relevant kvalité till akademierna och ledning (11 mål) (Utgångspunkt i 3.1 Vidareutveckla och samordna mer enhetliga processer och rutiner.) Mål Vad ska vi göra? Hur ska vi göra? Vem ansvarar? När? Kommentar 2020 Kvalitetssäkra processen för nationella utbildningsutvärderingar Utveckla processen för hur nationella utbildningsutvärderingar och tematiska utvärderingar ska genomföras. Bevaka nämndernas roll i arbetet i samråd med akademierna. Samordnargrupp en Upprättande av kvalitetssystem för utbildning Inneha en samordnande och stödjande roll i arbetet. Medverka i arbetsgrupper centralt och ute på akademierna Samordnargrupp en 2020 Återrapportering UKÄ kvalitetssystem för utbildning Sammanställning av de åtgärder som vidtagits avseende de brister som påtalats avseende vårt kvalitetssystem för utbildning Skriva en återrapporteringsrapport Samla in och samordna arbetet Samordnargrupp en 2020-2021 Relevant stöd avseende utbildningsutbud Tydliggör vilka formella delar som måste finnas på plats Skapar dokument Vägledning för skapande av ny kurs Samordnarna 2020 Samverkan med AS 11
Utbildningsutbud som speglar HB-verkligheten Se över riktlinjer avseende avveckling av utbildningsprogram och huvudområde Inventera behovet av en revidering. JDO HT2020 Goda rutiner för avvikelsehantering Upprätthålla införda rutiner och dokumentera avvikelser enligt ök Halvårsvis uppföljning Systemförvaltare 2020 Diskuteras vid Systemgruppsmöt e VT2020 Minska oro och säkerställa att användare med behörighet i Ladok är utbildade. Dialog med akademierna om möjligheter och begränsningar med Ladok Proaktiva möten VT2020 I samarbete med Ak.stöd Utbildning via verktyget Junglemap Identifiera användare som behöver utbildning Skapa riktad utbildning för respektive användargrupp ANJH Dito 2020 Dito Hela KursInfo/Ladokgruppen behjälplig Dito Tydliggöra beslutsstruktur avseende KronoX Skapa behörighetskoncept och Identifiera vilka behörigheter som finns ADBO 2020 Bevaka Central schemabokning 12
definiera behörighetsgrupperna i samt vilka grupper som ska ha vilka behörigheter Definiera, dokumentera samt följ upp gruppbehörigheter Öka kunskap hos KronoX-användare. Skapa manualer och lathundar för KronoX på engelska Identifiera vilka användargrupper man ska göra manual för ADBO 2020 Ta hjälp av Kommunikation Definiera, dokumentera samt följ upp användargrupper Skicka för översättning Arkivering av utbildningsmaterial i PingPong Diskutera med PingPong AB avseende avtalsmässig lösning. Bevaka nytt e- arkiveringssystem och efterfråga vilken lösning finns för överföring av data. CW Diskussion pågår mellan HB (arkivarien) och leverantör. Kan man köpa tjänsten? 13
4. Avdelningens arbetsmiljö (7 mål) (Bearbetat utifrån Handlingsplan utifrån Medarbetarenkäten 2019) Mål Vad gör vi? Hur gör vi? Vem ansvarar? När? Kommentar Förutsättningar att leva upp till verksamhetsplanen Avsätter tid för genomförande och uppföljning Regelbundna och datumsatta avstämningar: 5ggr/år I anslutning till beslutad VP Informera vid avdelningsmötena om status rörande punkter som rullar Funktionsgrupper Kontinuerligt Var tredje avd.möte förlängs med 30 minuter. Mer tid för diskussion vid alla möten. Fördela arbetet inom respektive grupp. Arbetsfördela så att aktiviteter kan genomföras; ev. lägga in i årshjul eller motsvarande. Funktionsansvariga Gemensamt ansvar inom varje grupp. Konkreta beskrivningar i VP Skapa delaktiviteter Funktion berörda sidofunktioner 14
Synliggöra våra målgrupper Skriver ut dem i VP:n, ny kolumn för ökad synlighet inom högskolan Funktionen och avd.chef 2020-2021 Se över i samband med halvårsuppföljning. Minska sårbarheten Sätta två ansvariga eller helst delat ansvar på varje funktion Arbete inom varje grupp. 2020 skapar förutsättningar vid särskilda möten och temadagar. Skapa förutsättningar för att kunna stötta/avlasta varandra över gränserna inom avdelningen i syfte att minska organisatorisk sårbarhet och motverka stressrelaterad ohälsa Kartläggning av avdelningens arbetsuppgifter, ansvarsområden och gränsdragningar. Inventera arbetsuppgifter, titta på om antagningens arbetsfördelning dokument kan användas som en mall. Tydliggör gränser för vad som ingår resp. inte ingår i våra arbetsuppgifter. Tar hjälp av chefen Funktionsansvariga Samordnare Funktionsansvariga Nov/Dec 2019 Dito Skapa, uppdatera och följa upp rutiner. 15
Tydliggör mängd av ärenden/statistik/nuläg e Sammanfoga årshjulen på avdelningen till ett gemensamt för att se toppar och dalar. Skapa det gemensamma årshjulet och ha det synligt på en fysiskplats/tavla? Avdelningens förhållande till kärnverksamheten är känt Tydliggöra våra tjänster och funktioner internt på avdelningen Inventera vad vi gör och vad vi inte ska göra Funktionsansvariga 2020 Att ta med till akademidialogerna. Kommunicera avdelningens uppdrag utåt i organisationen I dialog med verksamheten inventera vilket stöd som önskas/förväntas Funktionsansvariga 2020 Dito Upprätta funktionsbeskrivningar Tydliggöra förväntningar, mål och uppdrag för samordnarna. Ta reda på vad förväntningarna är på samordnarna. (Dialog) Samordnarna 2020 16
Hur uppfattas samordnarrollen hos högskolans ledning på olika nivåer. Vi beskriver våra roller idag. Hur uppfattas samordnarrollen hos kärnverksamheten i mer daglig verksamhet Ta fram en gemensam mall för att beskriva roller. Starta upp gränsöverskridande samarbeten Avdelningen ska finnas representerad på relevanta möten med akademierna och övriga VS Identifiera aktuella mötesforum tar med relevant funktion vid avdelningen till möte 2020 Skapa en god psykosocial arbetsmiljö Flexibel arbetsplats Uppmuntra till jobbskuggning och utbyten Uppmärksamma arbetsbördan så det inte leder till ohälsa/utbrändhet Ev. införande av mätsticka. 17
Guldkant/ giveaways i samband med möten för att locka till deltagande Inom ram. God kännedom om högskolans värdegrund (policys) Diskutera Lika villkor Bjuda in samordnaren till avd. möte Öva normkritik VT2020 Utnyttja avd.mötena! Öka medvetenhet om kränkande särbehandling och diskriminering Se till att riktlinjer och vägledning är kända dokument Skapa öppen och inkluderande atmosfär Alla Utbilda oss i frågor rörande hot och våld Sprida kunskap om lagar och regler för att öka beredskapen Trivsel/God hälsa med friskvård i fokus. Vid behov/i särskilda frågor tillsätta arbetsmiljögrupp inom avdelningen där även skyddsombud kan ingå. Dialog med skyddsombudet Nov/Dec 2019 18
Bevaka möjligheten till friskvårdstimme. Ospec. Inkludera fler i kontorsgympa i korridoren. Påminner varandra! Alla Löpande Regelbundet förlägga avdelningsmöten och andra möten t.ex. på THS för att skapa naturlig rörelse. Boka olika lokaler på HB Löpande Använda Walk and talk och/eller ståmöten när det är möjligt. Uppmuntra/Inbjuda varandra till korta avstämningar/bollande av idéer/problem Löpande Alla Slå vakt om trivselgruppen och bevara sociala aktiviteter/traditioner Planera in datum i god tid så att så många som möjligt kan delta Löpande Arbetsmiljögrup p/trivselgrupp 19
5. Hållbar utveckling (1 mål) Mål Vad gör vi? Hur gör vi? Vem ansvarar? När? Kommentar Minska pappersanvändningen Inför digital hantering och arkivering av examensbevis Undersöker om digital arkivering av examensbevis är ett möjligt alternativ för avdelningen Omvärldsanalys Bevakar E- arkiveringsprocessen 20
6. Kompetensförsörjningsplan Grundbemanning 1 heltid Forskarutbildningssamordnare 1 heltid Forskningssamordnare 1 heltid Handläggare 1 heltid Kvalitetssamordnare 1 heltid Studieadministrativa handläggare 11 heltider Systemadministratör 1 heltid Systemförvaltare 5 heltider Utbildningssamordnare 1 heltid Totalt 23 heltider (Rekrytering pågår 24 heltider) Förväntad personalomsättning (åldersstruktur, pensionsavgångar, låg/hög personalomsättning) Avdelningen har relativt låg personalomsättning. Det är stor åldersspridning på avdelningen och andelen kvinnor uppgår till 84 %. 2020: 1 systemförvaltare slutar vid årsskiftet 19/20 1 studieadministrativ handläggare (systemgruppen) slutar 2020-02-29 1 föräldraledighet, 2020-02-15 1 återinträde i tjänst 40 %, 2020-02-01 2020-05-31 föräldraledig 100 % - återinträde i tjänst 2020-09-01 80 % Påverkan av verksamhetsförändringar och omvärldsförändringar System och digitalisering Införandet av Canvas får sannolikt stor påverkan på avdelningen. Frågan om e-arkivering för material i Ping Pong: beroende av avtal med PP AB. 21
Central schemabokning Under perioden löper avtal ut för följande system/tjänster: Ping Pong, Urkund. Handläggning Stor ökning av ärenden som landar i disciplinnämnden. Ökat fokus på validering av reell kompetens. Utökat utbildningsutbud Ökade krav på stöd avseende nyetablering av kurser. Akuta åtgärder pga. bristande förståelse ute på akademierna. Aktiviteter för att möta kompetensbehov (rekrytering, kompetensutveckling, effektivisera för att nyttja kompetens bättre t ex genom systemstöd) Behov Ersätta medarbetare som slutar. Resursförstärka inom samordnargruppen. Minska sårbarhet vad gäller studenträtt och disciplinfrågor. Kompetens i projektledning med koppling till införandet av Canvas. Aktivitet Rekrytering. Omfördelning av resurser inom avdelningen. [Gjort] Omfördelning av resurser inom avdelningen. [Pågår] VS-övergripande. 22