Bilaga 1 Sammanställning av samtliga brister som omnämns i tillsynsrapport 9.1-18156/2010 Brister i handläggning Brister i form av avsaknad av löpande dokumentationen Brist i form av förekomst av för ärendet icke väsentliga uppgifter i löpande dokumentation Brist i form av noterande och ställningstagande till skrivelser och intyg Brist i form av att remiss skickats till psykiatrisk mottagning utan dokumenterat samtycke Brist i form av att utredning initierats utan att nya uppgifter framkommit i ärendet Brist i form av icke ändamålsspecificerad utbetalning av pengar Brist i form av att övervägande om fortsatt vård inte skett inom lagstadgad tid Brist i form av att ställningstagande vid inkomna anmälningar Brist i form av avsaknad utredning och beslut på inkommen ansökan Brist i form av avsaknad av beslut vid ansökan om ekonomiskt bistånd Brist i form av avsaknad av ställningstagande vid uppgifter om brister i familjehem Brist i form av att beslut fattats enligt SoL trots att samtycke till insatserna inte finns Brister i utredningsförfarande Brister i delaktighet Brister i kommunikation Brister i att vårdnadshavare inte fått ta del av utredning, vårdplaner mm. Brister i uppföljning av placerade barn (saknas vårdplan och genomförandeplan, genomförandeplan är inte alltid ett aktivt dokument vid uppföljning utifrån barnets behov, avsaknad av påskrifter på genomförandeplan, vem som medverkat och tagit del av vårdplan och genomförandeplan framgår inte alltid, det framgår inte om de kommunicerats till vårdnadshavare) Brister i att vårdnadshavare inte fått begärda handlingar utlämnade Brister i dokumentation av inkomna anmälningar Brister i form av att förhandsbedömning inte skett skyndsamt Brist i form av att ställningstagande Brist i form av att föräldrars umgänge med barnet villkorats trots att barnet inte var placerat enligt LVU Brist i form av att LVU vård upphört utan beslut om vidare insatser trots uppgifter om konflikter i hemmet och att ungdomen blivit utkastad flera gånger
Bilaga 2 Åtgärdsprogram Förklaring till programlogik som metod och åtgärdsprogram för brister i och runt Barn och familjeverksamheten Programlogik är en metod för verksamhetsstyrning som Ekonomistyrningsverket (Annemalm & Bergling 2007) rekommenderar för att dokumentera, säkra samt synliggöra sambanden mellan problem/brister, åtgärder och effekter. I programlogik står begreppet logik för att kunna tänka klart, följdriktigt med förnuft och förmåga att dra riktiga slutsatser om hur ett program ska kunna åtgärda en brist/problem. Programlogik metoden och den förklaring som här ges av den väljs då det under arbetsutskottets sammanträde angavs att de modeller som vi tjänstemän använder oss av kan vara svåra att begripa. Programlogikmetoden väljs för att försöka synliggöra och tydliggöra för nämnden hur arbetet med att åtgärda bristerna fortskrider. I svaret på återremissen som behandlades i arbetsutskottet ingick en åtgärdsplan som bilaga. Genom att ändra beteckningen från åtgärdsplan till åtgärdsprogram vill förvaltningen signalera att planeringsfasen i arbetet med att åtgärda bristerna övergått till konkret handling. I beskrivningen av det åtgärdsprogram som följer nedan används programlogik för att visa vilka brister i Barn och familjeverksamheten som identifierats, hur dessa brister ska åtgärdas och vilka effekter som förväntas av åtgärderna. Varje del: BRIST > ÅTGÄRD > EFFEKT på KORT SIKT > EFFEKT på LÅNG SIKT, utgör en box i modellen nedan. I respektive box ges en kort beskrivning av en brist, en åtgärd och de förväntade effekterna av åtgärden. Eftersom arbetsutskottet i sin återremiss efterfrågar när de beskrivna åtgärderna ska vara genomförda beskrivs i respektive box som kallas ÅTGÄRD hur långt det pågående arbetet med respektive åtgärd har kommit. Pilarna mellan boxarna ska tolkas som ett flödesschema. På två platser i dokumentet finns en box med streckad linje ( ) med rubriken målsättning. I dessa fall är den logiska kedjan mellan bristen i eller runt verksamheten och de effekter som kan förväntas av införda åtgärder ännu inte klarlagda. Därför väljs beteckningen målsättning för att visa vilket mål förvaltningen strävar mot.
Åtgärdsprogram Brister i Barn och familjverksamheten Brist 1 och 2 Åtgärd, ansvarig, tidpunkt Brister i handläggningsprocessen och rättssäkerheten Utforma stöd och kontrollsystem. Utredare (David Hedlund), 1:e socialsekreterare och enhetschef. Pågår. Implementera stöd och kontroll system. Arbetsledning på berörd enhet. Implementeras vartefter verksamheten blivit tillräckligt stabil. Säkra juridiskt elementära delar i handläggningsprocessen. Ge stöd i form av tydlig struktur åt enskilda handläggare. Ger ledningen möjlighet till löpande kontroll. Del av ett ledningssystem för kvalitet. Möjligheter att effektutvärdera vård. Inventera brister i kompetens i handläggningsprocessen Personalutbild ning i handläggnings processens grunder. Ledningsgrupp IFO, KommunLex AB. Genomförd 13 oktober, heldag. Två stycken personalutbildnings tillfällen om vård och genomförandeplaner samt LVU och LVM. Kommun Lex. 21:e december, 11:e januari. 1:e socialsekreterare genomför samtal med samtliga handläggare och inventerar kompetens behov i nuläget. 1:e socialsekreterare. Påbörjades 28:e oktober, fortgår löpande. Bidra till att säkerställa grundläggande kompetens om handläggningsprocessen. Stöd i att säkra juridiska delar handläggningsprocessen. Kulturförändring om synen på dokumentationens roll = värdesättande av dokumentation som arbetsredskap i verksamheten.
Brist 3 och 4 Åtgärd, ansvarig, tidpunkt Akut avsaknad av kompetenser och arbetsledning Extern rekrytering pågår av 1:e socialsekreterare, socialsekreterare, familjerättssekreterare, seniorhandläggare, under tiden inhyrd personal från bemanningsföretag. Personalsekreterare, Enhetschef BoF, Enhetschef VE. Merparten av rekryteringar har genomförts, familjerättssekreterartjänsten är ännu inte tillsatt. Användning av bemanningsföretag bidrar till att säkerställa arbetsledning och driftsnödvändiga kompetenser. Externa rekryteringar ska göra att nödvändiga kompetenser finns som en del av den ordinarie verksamheten. Avsaknad av långsiktig kompetens och rekryteringsplan till verksamheten Göra en ordentlig genomlysning av kompetensbehoven i verksamheten samt upprätta långsiktig plan för rekryteringsbehov samt eventuella svårigheter för rekrytering. Arbetsgrupp bestående av arbetsledning och HR stöd. Läggs längre ned i dokumentet. Ej helt klart i nuläget, Se över lönesättning för socialsekreterare, tydlig kravprofil, i vissa fall tillämpa provanställning, person och kognitions tester vid rekrytering, etablera samarbete med universitet om praktikanter, tydligt program för praktikanter, introduktionsprogram för nyanställda, inventera och planera långsiktig kompetensutveckling. Få en bild av framtida rekryteringsbehov och svårigheter i rekryteringsarbetet. Inventering av kompetens hos befintlig personal och planera kompetensutveckling. Beror på vad som framkommer under åtgärdernas genomförande. Ej klart. Ej klart.
Brist 5 Åtgärd, ansvarig, tidpunkt Struktur Akuta brister i arbetets struktur, ansvars/rollfördelning samt tillgänglighet för klienter via schema och rollfördelning. Schemat ska innehålla fasta tidpunkter för telefontid(8.30 9.30 genomförs 15:e nov), stöd/handledning i ärenden, uppföljning av ärenden, APT, samordningsträffar, nätverksträffar. Inrättande av mottagningsgrupp, med 1 2 socialsekreterare, som tar emot, gör första bedömning och lämnar vidare. Mottagningsgrupp en ska vara öppen och helt tillgänglig varje vardag. Enhetschef, 2 st 1:e socialsekreterare. Implementering. Verksamhetschef, Magdalena Elm, 1:e socialsekreterare. Pågår. Skapa erforderliga kontaktytor mellan arbetsledning och handläggare/socialpedagoger. Tillgänglighet för klienter. Tydliggöra förväntningar samt ansvars och rollfördelningen mellan olika professioner/positioner En fungerande arbetsorganisation där stöd och kollegial kontroll är naturliga och regelbundna moment, där roller, krav och förväntningar är tydliga och där tillgängligheten för kontakt mellan handläggare och klient fungerar. Verksamhetschef, enhetschef, 1.e socialsekreterare. Inrättad den 5:e november. Genomfört, i implementeringssk ede.
Brist 6 Åtgärd, ansvarig, tidpunkt Sonderande Havererad implementeringsprocess av BBIC implementeringsstudie. Implementeringsproces sens omstartas och utförs med utgångspunkt från Olsson & Sundell (2008 s. 30ff) forskningsgenomgång för åtgärder för lyckad implementering. Verksamhetschef, enhetschef, 1:e socialsekreterare, Utredare (David Hedlund). Har påbörjats, sammantaget beräknas implementeringsproces sen pågå i minst 12 månader upp till 24 månader innan programtrohet uppnås i verksamheten. Utbildning, steg 1 och 2 av handledare i BBIC. Åtgärden syftar till att nå en bred och för personalomsätt ning icke sårbar bredd i implementering en. Enhetschef, 1:e socialsekreterar e, Utredare (David Hedlund). Genomförs 2 dagar i december 2010, 2 dagar i januari 2011. Utbildning till hela handläggar gruppen från Socialstyrelsen planerad. Uppföljning av programtrohet via stöd och kontrollsystem samt ytterligare implementerings aktiviteter Enhetschef, 1:e socialsekreterare, Utredare (David Hedlund). Löpande under 12 24 månaders period. Målsättning För effekter se tillhörande svar till Socialstyrelsen. Målsättningen är att all handläggning inom berörd IFO enhet skall ske via BBIC.
Brist 7 Åtgärd, ansvarig, tidpunkt Åtgärd 4 Åtgärd 5 Ovanstående samt övriga brister i Barnoch familjenhetens verksamhet, klientarbete och arbetsmiljö Genomlysning av verksamheten utförd av extern konsult (Ionie Oskarsson). Socialchef. Genomfört. Underhands presentation av rapport den4:e november. Slutlig rapport 17 nov. Medarbetaren kät genomförs tre gånger, oktober/nove mber 2010, februari 2011, hösten 2011. Utredare (David Hedlund). Genomförd och redovisad för verksamheten. Samtals och gruppstöd till berörd enhet inom IFO. Krishandledning av psykoterapeut. Enhetschef, samt extern psykoterapeut. Företagshälsa. Genomförs i dagsläget samt kommande stöd i krishantering den 26:e november samt uppföljning i januari 2011. Genomgång av samtliga klientärenden inom verksamheten. Socialchef, externa konsulter (Ionie Oskarsson, Ingela Steen). Oktober Januari, eventuellt längre beroende å vad som framkommer. Förutsättningslö s utredning av de två uppmärksamma de ärende av Ingela Steen samt Sonja Helling. Ingela Steen och Sonja Helling. Har påbörjats. En allsidig genomlysning av verksamheten både från ett klientperspektiv och medarbetarperspektiv möjliggör identifiering av ytterligare brister och underlag för utformande av åtgärder. Signal till allmänheten om att förvaltningen tar sitt ansvar Åtgärd 6, 7 osv. Åtgärder baserade på resultat från tidigare åtgärder. Beror på vad genomlysningen visar.
Åtgärdsprogram Brister i kontakt med och förtroende från andra verksamheter Brist 8 Åtgärd, ansvarig, tidpunkt Icke existerande och stora svårigheter i samverkan med skola och andra verksamheter Hans Borg, som har lång erfarenhet av samverkan med andra förvaltningar/verksamheter, ska främja samverkan. Hans tar som ett första steg kontakt med Elevvårdsteam BUF, Elevvårdsteam gymnasiet, ungdomsutvecklare på KFF samt polisen. Ett andra steg är att ta kontakt med Primärvården och BUP. Utarbeta plan för det fortsatta arbetet. Utredare (Hans Borg). Inventering av problematiska områden vid samverkan. Erkänna, ursäkta och presentera åtgärder. Utredare (Hans Borg). November. Lägga en grund, via information, för paus och en senare nystart i samverkan. Utredare (Hans Borg). Vecka 45 och 46 2010. Målsättning Målet är att återuppta och bygga en stark och varaktig samverkan. Kort och långsiktiga effekter av åtgärder är oklara i dagsläget. Dessa kommer att beskrivas när möjlighet ges. Genomfört..
Åtgärdsprogram Klienters brist på förtroende för socialtjänsten Brist 9 Åtgärd, ansvarig, tidpunkt Klienters brist på förtroende för socialtjänsten En öppen telefonlinje där socialchef, enhetschef, 1:e socialsekreterar e, Henry Frej samt Åke Ström tar emot samtal från medborgare/klie nter som anser sig vara drabbade. Se ovan. Genomfört, 20 21 oktober.fortgår. Klientenkät till samtliga klienter som är aktuella inom hela IFO. Utredare (David Hedlund), med stöd av Utredare (Hans Borg). Enkäten har gått ut med post den 25:e oktober. Resultat redovisas under våren. Granskning av samtliga pågående ärenden. Kontakt tas med klienter där det bedöms som nödvändigt. Socialchef, externa konsulter (Ionie Oskarsson och Ingela Steen). Oktober Januari, eventuellt längre beroende å vad som framkommer. Möjlighet att göra en genomlysning av socialtjänstens kvalitet vad gäller bemötande från klienternas perspektiv. Signal till klienter/allmänhet om att socialtjänsten är intresserad av klienternas upplevelse av socialtjänsten. Möjlighet för klienter att få upprättelse om fel begåtts. I nuläget något oklart. Målet är att skapa känsla av en ansvarstagande socialtjänst, rätta till begångna fel, ge upprättelse till drabbade klienter.
Åtgärdsprogram Medborgares brist på förtroende för socialtjänsten Brist 10 Åtgärd, ansvarig, tidpunkt Visa Medborgares bristandes förtroende för socialtjänsten Kontinuerlig kontakt med media där problemen erkänns. Presskonferens er, intervjuer. Socialchef, Kommunchef. Genomfört/pågående. handlingskraft, hantera ilska och frågor på öppet möte med medborgare. Socialchef, Kommunchef. Genomfört. Förutsättningslö s utredning av två uppmärksamma de ärenden av Ingela Steen samt Sonja Helling. Socialchef samt externa konsulter. Målsättning Det långsiktiga målet är att bygga upp medborgarnas förtroende för socialtjänsten. Oktober Januari, eventuellt längre beroende å vad som framkommer.
Åtgärdsprogram Brist på tillförlitlig, systematisk och återkommande information om verksamheters kvalitet och måluppfyllelse Brist 11 Åtgärd, ansvarig, tidpunkt Brist på tillförlitlig, systematisk och återkommande information om verksamhetens kvalitet och måluppfyllelse till politiker, ledning, chefer, personal, allmänheten och klienter. Åtgärd Inrättande av ledningssystem för kvalitet. Kvalitetsgrupen kontaktas för information om hur arbetet fortskrider. Kvalitetsgrupp (David Hedlund, David Lidin, Karina Svensson). Arbete pågår och löper i nuläget enligt 2010 års nämndplan. Arbetet beräknas ta minst hela 2011 i anspråk, därefter krävs ett årligt löpande underhåll. Vänder på stenar och ifrågasätter sanningar och arbetssätt i förvaltningens samtliga verksamheter. Att ha tillgång till regelbunden systematisk information om verksamhetens kvalitetsnivå och måluppfyllelse. Att etablera en bild över förändringar av verksamheternas kvalitet över tid. Att uppmärksamma, åtgärda, och tillvarata kunskaper utifrån kvalitetsbrister. Att uppmärksamma, utveckla och tillvarata kunskaper utifrån föredömliga exempel. Att styra verksamhetens kvalitet efter de mål och kvalitetskriterier som politiken, lagstiftningen och brukare ställer på verksamheten. Att veta vilka insatser som ger effekt, vilka som inte ger effekt och vilka som eventuellt ger skadliga effekter. Att ge underlag till att förstå hur en insats ger eller inte ger avsedda effekter. Att skapa förbättrad kvalitet för brukare i deras kontakter med socialtjänstens verksamheter. Att vara ett lättillgängligt stöd och en trygghet för personalen i yrkesutövningen. Att göra socialtjänstens verksamhet mer transparent och öppen för insyn för medborgare och andra intressenter.
Bilaga 3 Exempel på utformning av internt stöd och kontrollsystem EXEMPEL EXEMPEL Checklista/Obligatoriska delar i förhandsbedömning Checklista/Obligatoriska delar i vårdplan Används den mall för förhandsbedömning som ingår i BBIC? Finns det en övergripande målsättning med vården? Är mallen utförligt i fylld? Är ställningstaganden rimliga och underbyggda? Föreligger skyddsbehov Ja/Nej? Är förhandsbedömningen dokumenterad i löpande journal? Motiveras det varför aktuell vårdform är lämplig? Beskrivs barnets behov av umgänge med vårdnadshavare under vårdtiden?
13 (13) Bilaga 4: Rutin för granskning av anmälda delegationsbeslut beteckning 2008/0066 002 Tjänsteställe: Handläggare: Datum: Beteckning: Er beteckning: Socialförvaltningen Åke Ström 2008-04-30 2008/0066 002 Socialnämnden Rutin för granskning av anmälda delegationsbeslut Delegationsbeslut redovisas varje månad till socialnämnden. Utöver anmälan skall det finnas möjlighet för ledamöter och ersättare att granska anmälda beslut. Följande rutin föreslås: 1. Två ledamöter/ersättare granskar varje månad anmälda beslut. Sekreteraren upprättar en lista för i vilken ordning ledamöter/ersättare skall granska. 2. De som skall granska väljer slumpmässigt ut fem av de anmälda delegationsbesluten. 3. De beslut som skall granskas lämnas till sekreteraren, som ansvarar för att besluten i sin helhet tas fram och lämnas till granskarna. 4. De som granskar ges möjlighet att ställa frågor kring besluten till ansvarig handläggare/chef. 5. Vid nästkommande sammanträde anmäls vilka beslut som granskats; i vilket avseende samt kommentarer och reflektioner kring vad granskningen föranlett. Rubrik på ett sådant ärende på föredragningslistan blir Anmälan av granskade delegationsbeslut 6. Eventuella uppkomna generella frågor med anledning av granskningen besvaras av förvaltningen vid kommande nämndsammanträde. Ovanstående rutin kan delges vid eventuell revision. Förslag till beslut Socialnämnden antar föreslagen rutin för granskning av anmälda delegationsbeslut. MARKS KOMMUN Socialförvaltningen Magnus Hultin Socialchef Åke Ström Administrativ chef