Yttrande till Socialstyrelsen angående verksamhetstillsyn av socialnämndens i Marks kommun handläggning avseende barn

Transkript

1 Sida 1(8) Tjänsteställe: Socialförvaltningen Handläggare: David Hedlund Datum: Beteckning: SN Er beteckning /2010 Yttrande till Socialstyrelsen angående verksamhetstillsyn av socialnämndens i Marks kommun handläggning avseende barn Ärendet Socialstyrelsen riktar på flera punkter i sin tillsynsrapport, /2010, skarp kritik mot socialtjänsten i Mark. I tillsynsrapporten anger Socialstyrelsen att det saknas [ ] struktur och tydlighet i handläggningen och dokumentationen är bristfällig när det gäller att utreda, planera och följa upp insatser för barn. Vidare anger Socialstyrelsen att: Socialnämndens analys och bedömning av om barnet eller familjen behöver några insatser, och i så fall vilka insatser och varför saknas eller är bristfällig. Det förefaller ibland som om socialnämnden bestämt vilken insats som ska vidtas innan utredningen är klar. Ibland beaktas inte uppgifter som talar till den enskildes förmån. Insatser ska utgå ifrån den enskildes behov av stödinsatser inte utifrån socialtjänstens utbud av insatser. Bristfälligheten anges i Socialstyrelsens tillsynsrapport både bestå av [ ] ett flertal, systematiska och återkommande brister utifrån gällande lagar samt [ ] brister i kompetens [ ] i enlighet med 3 kap. 3 SoL. I tillsynsrapporten påtalas även att socialnämnden: Inte vidtagit åtgärder för att dels kartlägga om bristerna även kunde gälla andra aktuella ärenden och dels påtalade. Vidare påtalas det i tillsynsrapporten att: Det är inte tillräckligt med bara övergripande rutiner utifrån gällande lagstiftning. Dessa måste också förankras och följas i den konkreta handläggningen av ärenden. Socialnämnden och arbetsledning har ansvar för att kontrollera att handläggning sker på ett lagenligt sätt och vid behov ge personal nödvändigt stöd. Socialnämnden har ansvar för att personal har nödvändig utbildning och för att tillgodose personalens behov av kompetensutveckling inom området handläggning och dokumentation av ärende gällande barn inom socialtjänsten.

2 Sida 2(8) I en sammanfattande punktlista framhåller Socialstyrelsen följande punkter som övergripande brister i Socialnämndens verksamhet: Handläggningen av ärenden har visat på bristande kompetens och har inte varit av god kvalitet. Dokumentationen i flera ärenden är bristfällig. Bristerna i att utreda, planera och följa upp insatser for barn har medfört att barnets bästa inte varit i fokus i handläggningen. Rättsäkerheten för den enskilde har inte tillgodosetts. Ledningssystem för kvalitet i verksamheten som omfattar socialtjänstens arbete med barn och unga saknas och brister har inte åtgärdats. (För specifikation av samtliga brister som Socialstyrelsen pekar på i tillsynsrapporten se bilaga1) Utifrån denna kritik ålägger Socialstyrelsen socialnämnden att de påtalade bristerna skall [ ] åtgärdas omgående [ ] samt att [ ] omedelbart se över sina rutiner [ ] och vidta adekvata åtgärder för att garantera att handläggningen i alla ärenden avseende barn framöver sker med systematik utifrån gällande lagstiftning och på så sätt garantera den enskildes rättssäkerhet. Socialnämnden skall dessutom genomföra en genomgång av alla aktuella ärenden gällande barn och unga inom nämndens område och åtgärda de brister som förekommer. Vidare åläggs socialnämnden att [ ] upprätta en plan för hur handläggningen framöver ska ske utifrån gällande lagstiftning. Nämnden ska senast den 19 november 2010 till Socialstyrelsen skriftligen redovisa hur de påtalade bristerna åtgärdats och verkställts samt för hur nämnden ska säkerställa att handläggning och dokumentation fortsättningsvis sker enligt gällande lagstiftning. Socialnämndens åtgärder för att rätta till påtalade brister Till följd av de brister som Socialstyrelsen riktat mot Socialnämndens verksamhet i dnr /2010, /2010 samt länsstyrelsen dnr har en genomgripande intern och extern kartläggning av Barn- och familjenhetens verksamhet initierats och genomförts på initiativ av socialnämnden. Kartläggningen har resulterat i ett åtgärdsprogram (se bilaga 2) där ytterligare brister i Barn- och familjeverksamheten samt de bakomliggande orsakerna till de brister som Socialstyrelsen lyfter fram i tillsynsrapporten har identifierats. De åtgärder som beskrivs i bilaga 2 utgör de första stegen i ett förändringsarbete som kommer att sträcka sig över en längre tidsperiod, troligtvis ett par år.

3 Sida 3(8) De åtgärder som Socialstyrelsen ålägger socialnämnden att omedelbart genomföra är: att garantera att handläggningen i alla ärenden avseende barn framöver sker med systematik utifrån gällande lagstiftning genomföra en genomgång av alla aktuella ärenden gällande barn och unga inom nämndens område och åtgärda de brister som förekommer Vid sidan av dessa omedelbara åtgärder ålägger Socialstyrelsen socialnämnden att: Upprätta en plan för hur handläggningen framöver ska ske utifrån gällande lagstiftning. Socialstyrelsen påtalar även i tillsynsrapporten att: Det förefaller ibland som om socialnämnden bestämt vilken insats som ska vidtas innan utredningen är klar. Ibland beaktas inte uppgifter som talar till den enskildes förmån. Insatser ska utgå ifrån den enskildes behov av stödinsatser inte utifrån socialtjänstens utbud av insatser. Socialnämnden saknar ett ledningssystem för kvalitet Arbetet med att genomföra åtgärder för att hantera dessa ålägganden och påpekanden pågår för närvarande inom socialnämndens verksamhet. Nedan redogörs för hur socialnämnden resonerar och åtgärdar utifrån Socialstyrelsens ålägganden och påpekanden. Att garantera att handläggningen i alla ärenden avseende barn framöver sker med systematik utifrån gällande lagstiftning Att garantera att handläggning sker med systematik, präglas av tydlighet, utifrån ett barnperspektiv, utifrån gällande lagstiftning samt utförs av personal med adekvat kompetens ska säkerställas genom en kombination av flera åtgärder. De åtgärder som socialnämnden ser som centrala för att uppfylla åläggandet är införandet av ett stöd- och kontrollsystem enligt processäkrande metodik (Jfr SOSFS 2006:11 s. 5), inrättande av tydlig rollfördelning och schemastruktur för mottagning, handledning, uppföljning, överväganden med mera, omstart av implementering av BBIC (Barnets Behov I Centrum), personalutbildning av jurist, handledning samt rekrytering av handläggare med adekvat kompetens (se bilaga 2).

4 Sida 4(8) Även om socialnämnden ser att åtgärdsarbetet måste bestå av en kombination av flera åtgärder (se bilaga 2) ser socialnämnden det som särskilt viktigt att på ett genomgripande sätt implementera BBIC i verksamheten för att uppfylla åläggandet och hantera de brister som förekommer i verksamheten. Utifrån socialnämndens egna granskningar har den implementering av BBIC som påbörjades 2007 prioriterats bort till förmån för en annan personalutbildning. Prioriteringen av personalutbildning samt en mycket hög personalomsättning bland handläggare inom berörd enhet har medfört att den implementering av BBIC som påbörjades 2007 har havererat. Detta har gett upphov till att den struktur och systematik som BBIC innebär, då det används med så kallad programtrohet, inte kommit att prägla handläggningsprocessen på berörd enhet. Socialnämnden har på egen begäran avsagt sig sin ordinarie licens för BBIC under november 2010 för att återgå till en prövolicens under 12 månader. Under dessa 12 månader är målsättningen att socialnämnden åter skall uppfylla kraven för en ordinarie licens. För att uppnå detta skall några ur personalen från berörd verksamhet genomgå en tvåstegs handledarutbildning i BBIC, resterande personal i verksamheten skall genomgå grundutbildning i BBIC. Den bakomliggande tanken med detta är att på ett genomsyrande sätt införliva barnperspektivet i verksamhetens arbete både beträffande handläggning, familjehems bedömning/rekrytering samt behandling. Vid sidan av detta har kontakter tagits med Cristina Dahlberg vid Socialstyrelsen som erbjudit socialnämnden stöd under införandet. I det rekryteringsarbete som socialnämnden för närvarande bedriver ingår förtrogenhet med arbetssättet BBIC i kravprofilen. De förändringar och förtydliganden som sker i rolloch schemastruktur syftar till att arbeta dels strukturerat och skapa tid att arbeta med den systematik som BBIC kräver. För att säkerställa att implementeringen fortskrider som planerat och att personalen har de förutsättningar att arbeta enligt BBIC som tidigare saknats kommer socialnämnden att löpande följa utvecklingen inom berörd enhet via medarbetarenkäter, medarbetarsamtal samt uppföljning av programtrohet både löpande via stöd- och kontrollsystem samt genom mer djupgående utvärderingsarbete.

5 Sida 5(8) Genomföra en genomgång av alla aktuella ärenden gällande barn och unga inom nämndens område och åtgärda de brister som förekommer Arbetet med att genomföra en genomgång av samtliga aktuella ärenden gällande barn och unga inom nämndens verksamhetsområde påbörjades den 20:e oktober 2010 och genomförs av två externa konsulter, där båda tidigare varit verksamma vid länsstyrelsen. Arbetet med att åtgärda de brister som framkommer vid genomgången har påbörjats och genomförs skyndsamt. Arbetet med aktgranskning beräknas vara genomfört i december/januari. Arbetsformen som ligger till grund för granskningen är att de externa konsulterna genomför aktgranskningar enligt en speciell aktgranskningsmetod. Resultatet av aktgranskningen återkopplas sedan till ansvarig handläggare. Ansvarig handläggare genomför sedan åtgärder för att åtgärda brister i ärenden med stöd av 1:e socialsekreterare samt enhetschef. Syftet med arbetsformen är att dels stödja den enskilda handläggaren och utveckla dennes kompetens samt att åtgärda begångna fel och på så sätt säkerställa rättssäkerhet för klienter. Vad avser tillsynsärendet, Socialstyrelsens dnr /2010, kommer socialnämnden att genomföra en helt ny förutsättningslös utredning vad avser de två familjehemsplacerade barnen. Utredningen kommer att genomföras av två oberoende externa utredare. Upprätta en plan för hur handläggningen framöver ska ske utifrån gällande lagstiftning Det åtgärdsprogram som beskrivs i bilaga 2 utgör socialnämndens svar på Socialstyrelsens åläggande att [ ] upprätta en plan för hur handläggningen framöver ska ske utifrån gällande lagstiftning. Åtgärdsprogrammet innehåller både planering i form av åtgärder som ska ge effekter på kort sikt för att säkerställa att handläggning sker i enlighet med gällande lagstiftning samt planerade åtgärder för att långsiktigt säkra erforderlig kompetens och minskad personalomsättning inom berörd verksamhet. Insatser ska utgå ifrån den enskildes behov av stödinsatser inte utifrån socialtjänstens utbud av insatser Socialnämnden har i sin kartläggning av situationen på berörd enhet funnit samma brist som Socialstyrelsen framhåller i tillsynsrapporten. Socialnämndens åtgärder för att hantera detta består dels av förtydligade roller och arbetsfördelning, dels av en genomgripande implementering av BBIC.

6 Sida 6(8) Socialnämnden har funnit att handläggarrollens ansvar och befogenheter bör förtydligas inom berörd enhet och genomför i nuläget förändringsarbete både på ett värderingsmässigt och arbetsstrukturellt plan. Genom detta förändringsarbete ska kraven, förväntningarna, ansvaret och uppdelningen mellan handläggarens utredande och beslutande roll och behandlande personals roll förtydligas för samtlig personal inom berörd enhet. För att förtydliga betydelsen av att det är den enskildes behov, i detta fall barnets/ungdomens behov, som skall stå i centrum för utformandet av insatser och inte tillgången på insatser ser socialnämnden att det arbetssätt som BBIC innebär utgör, då det implementerats, som ett viktigt steg i att åtgärda den beskrivna bristen. Som ovan beskrivits har ett implementeringsarbete av BBIC påbörjats inom berörd verksamhet. Socialnämnden saknar ett ledningssystem för kvalitet Att socialnämnden saknar ett ledningssystem för kvalitet påtalats även i tillsynsrapport dnr från Länsstyrelsen. Till följd av den kritik som riktades mot socialnämnden i rapporten från Länsstyrelsen har ett arbete med utformning av ett ledningssystem för kvalitet inom socialnämndens verksamhetsområde, innefattandes berörd verksamhet, påbörjats. I Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd SOSFS 2006:11 Ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS anges att ett ledningssystem skall innehålla följande: 1. uppföljningsbara mål utifrån SoL eller LSS fastställs, 2. kvalitetsarbetets inriktning och omfattning är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål, 3. ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet fastställs, 4. enskilda och grupper, t.ex. brukarorganisationer, ges möjlighet att vara delaktiga i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten, 5. personalen görs delaktig i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten, och 6. kvalitetsarbetet dokumenteras och kontinuerligt följs upp. Flera av de åtgärder som beskrivs i bilaga 2, bland annat enkät till klienter, öppna möten mellan medborgare och ledning, förändrad struktur och form på arbetet med tillgänglighet, struktur i handläggningsprocessen, förtydligande av roller, schemastruktur, utformningen av ett stöd- och kontrollsystem utgör grunder till att etablera ett ledningssystem och utvärdering av mål för socialnämndens verksamhetsområde.

7 Sida 7(8) Socialnämndens arbete med att skapa uppföljningsbara mål är en del av det arbete som påbörjats i nämndens verksamhetsområde. Arbetet är inte slutfört utan beräknas nå ett resultat i form av en mer enhetlig struktur för kvalitetsarbetet i januari I arbetet med att etablera en mer enhetlig struktur i ledningssystemet kommer inom kort en omorganisation av centrala administrationen och ledningen att genomföras. Genomförandet av omorganisationen syftar till att etablera en mer funktionell arbetsorganisation som tydliggör och stödjer ansvarsfördelningen, både i utformandet och implementeringen av samt den efterföljande driften av ledningssystemet för kvalitet. Utformandet av mätbara mål utgör en grundförutsättning för en styr- och återföringskedja som svarar upp mot de krav på ett ledningssystem som ställs upp i SOSFS 2006:11. Eftersom utformandet av mätbara/uppföljningsbara mål är ett arbete som behöver utvecklas inom hela socialnämnden samtidigt som skapandet av mål vanligtvis sker årligen i samband med upprättandet av förvaltnings- respektive nämndplan är detta ett arbete som sker långsiktigt. För berörd enhet pågår arbetet i den takt personalsituationen tillåter, för närvarande saknas exempelvis ordinarie arbetsledande personal. När väl arbetsledande personal är på plats och den turbulens som enheten för närvarande upplever till följd av förändringsarbete och massmedial granskning är arbetet med berörd enhets del i ett nämndövergripande ledningssystem en prioriterad aktivitet. En enkät till klienter (se bilaga 2) är ett försök att mäta socialtjänstlagens angivelser enligt 1 kap, 1, tillika socialnämndens målsättning enligt förvaltningsplanen 2010 om att integritet och självbestämmande (delaktighet) samt, 3 kap, 3 om adekvat kompetens och erfarenhet ska prägla verksamheten. Enkäten innehåller också en öppen fråga där klienter kan framföra åsikter. Vidare avser enkäten att mäta och där igenom utvärdera hur verksamhetsmålet om tillgänglighet för klienter fallit ut. Enkäten är planerad att återkomma på årsbasis för att möjliggöra jämförelser om verksamhetens kvalitet över tid. En del i socialnämndens arbete med ett ledningssystem för kvalitet är att socialnämnden arbetar enligt den rutin för granskning av anmälda delegationsbeslut beteckning 2008/ (bilaga 4). Rutinen föreskriver att ledamöter och ersättare kontinuerligt granskar att beslut fattade genom delegation har följsamhet till gällande lagar och riktlinjer. Socialnämnden har påbörjat ett arbete med att utveckla den interna kontrollen.

8 Sida 8(8) Nämnden avser att utveckla granskningen av ärenden samt genomföra en översyn av delegationsordningen. Nämnden planerar även att rikta särskild uppmärksamhet där vård enligt LVU föreligger. Socialnämnden har även för avsikt att kontinuerligt informera sig om nyheter i lagstiftningen. Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande och översänder detta som eget yttrande till Socialstyrelsen. MARKS KOMMUN Socialförvaltningen Magnus Andersson Socialchef Bilagor Bilaga 1: Sammanställning av samtliga brister som omnämns i tillsynsrapport /2010 Bilaga 2: Åtgärdsprogram Bilaga 3: Exempel på utformning av internt stöd- och kontrollsystem Bilaga 4: Rutin för granskning av anmälda delegationsbeslut beteckning 2008/