REACH-IT Handbok för industrianvändare

Del 8 Fakturering REACH-IT Handbok för industrianvändare Del 8 Fakturering Annankatu 18, P.O. Box 400, FI-00121 Helsinki, Finland Tel. +358 9 686180 Fax +358 9 68618210 echa.europa.eu

2 REACH-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Version Ändringar 2.1 Mars 2013: Kapitel 2.10 Betalning av faktura. Ny text om möjligheten att begära en förlängning av tidsfristen för den andra betalningen i vissa specialfall 2.0 Juli 2012: Dokumentet har fått ny layout. Siffror justerade i överensstämmelse med senaste utgåvan av Reach-IT. Smärre omarbetningar av texten. 1.3 Oktober 2010: Beräkning av avgifter och generering av fakturor. Uppdaterade figurer. Smärre omarbetningar av texten. 1.2 Mars 2010: Fakturor för ändring av juridisk enhet. Utskick av fakturor. 1.1 December 2009: Smärre omarbetningar av texten. Ny layout av dokumentet. 1.0 December 2008: Framtagning av den första versionen.

Del 8 Fakturering Publiceringsdatum: Mars 2013 Version: 2.1 3 Del 8 Fakturering Referens: ECHA-12-G-24-SV Publiceringsdatum: Mars 2013 Språk: Svenska Europeiska kemikaliemyndigheten, 2013 Omslag Europeiska kemikaliemyndigheten Ansvarsfriskrivning: Detta är en arbetsöversättning av ett dokument som ursprungligen offentliggjorts på engelska. Originalet finns på Echas webbplats. Om du har frågor eller kommentarer om detta dokument kan du skicka in dem (ange referens och publiceringsdatum) på formuläret för informationsförfrågan, som finns tillgängligt via sidan Kontakta Echa på följande adress: http://echa.europa.eu/about/contact_en.asp Europeiska kemikaliemyndigheten Postadress: Box 400, FI-00121 Helsingfors, Finland Besöksadress: Annegatan 18, Helsingfors, Finland

4 REACH-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Innehållsförteckning 1. Inledning... 6 2. Allmänt om fakturering... 6 2.1 Bakgrund... 6 2.2 Definitioner... 6 2.3 Beräkning av avgifter och generering av fakturor... 6 2.4 Avgiftsbefrielse... 7 2.5 Gemensamt inlämnande... 7 2.6 Begäran om konfidentiell behandling... 7 2.7 Spontana uppdateringar... 8 2.8 Insticksprogram för beräkning av avgifter... 8 2.9 Layout av faktura... 8 2.10 Betalning av fakturor... 9 2.11 Kreditnota... 10 2.12 Betalningsstatus... 10 3. Meddelanden som erhålls i meddelandeboxen... 11 3.1 Meddelande som informerar om att en faktura är öppen... 11 3.2 Meddelande som informerar om att en kreditnota finns tillgänglig... 12 4. Stegvis fakturering... 12 4.1 Sortering och granskning av fakturor... 12 4.2 Nedladdning av fakturor... 15 4.3 Nedladdning av fakturapåminnelser... 18 4.4 Nedladdning av kreditnotor... 20 Förteckning över figurer Figur 1: Faktura med specifikationer... 9 Figur 2: Meddelande till partsanvändare angående öppen faktura... 11 Figur 3: Meddelande som påminner om första förfallodatum för betalning... 12 Figur 4: Meddelande som informerar om att en kreditnota finns tillgänglig... 12 Figur 5: Fakturameny... 13 Figur 6: Nedladdningssidan med lista över fakturor... 13 Figur 7: Sortering av fakturor... 14 Figur 8 Visningsalternativet med 10 fakturor i taget... 14 Figur 9: Val av en enskild faktura... 15 Figur 10: Visningsalternativet att visa alla... 15 Figur 11: Val av faktura för nedladdning... 15 Figur 12: Faktura i pdf-format... 17 Figur 13: Val av fakturapåminnelse för nedladdning... 18 Figur 14: Fakturapåminnelse i pdf-format... 19

Del 8 Fakturering Publiceringsdatum: Mars 2013 Version: 2.1 5 Figur 15: Val av kreditnota för nedladdning... 20 Figur 16: Kreditnota i pdf-format... 21

6 REACH-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 1. Inledning Handboken för industrianvändare (Industry User Manual, IUM) är en referenshandbok. I denna beskrivs hur industrianvändare kan skicka och granska data inom Reach-IT. Allteftersom Reach-IT utvecklas kommer ytterligare och uppdaterade delar av denna handbok att publiceras och göras tillgängliga via Echas webbplats. Det rekommenderas bestämt att användaren, före användning av denna del 8 (Fakturering), läser igenom del 1 Komma igång med Reach-IT, där följande ämnen avhandlas närmare: Denna handboks struktur. Vilka konventioner som används när det gäller ikoner, text, knappar, länkar, etc. Bakgrundsinformation om Reach-IT och dess koppling till webbplatsen och applikationen IUCLID 5. I del 1 beskrivs också hur du får ytterligare stöd. De efterföljande delarna av denna handbok innehåller stegvisa anvisningar om hur man genomför de åtgärder som är nödvändiga för att lämna in data enligt Reach. 2. Allmänt om fakturering 2.1 Bakgrund De rättsliga grunderna för avgifter hänför sig till artikel 74.1 och 132 i Reach-förordningen (EG nr 1907/2006) och avgiftsförordningen (EG nr 340/2008). En avgift tas ut för bland annat registrering, produkt- och processinriktad forskning och utveckling (PPORD) och ansökan om tillstånd. Avgiftens storlek definieras med hjälp av de avgiftsbestämmande parametrarna. Dessa kan bland annat omfatta dokumentationstyp (registrering, PPORD...), företagskategori (litet, medelstort...), gemensam inlämning av uppgifter, avhopp, mängd, begäran om konfidentiell behandling eller förändring av registrantens identitet innebärande en förändrad status som juridisk person. 2.2 Definitioner I detta kapitel används flera termer som definieras här nedan: Avgift: belopp som ska betalas för en post som omnämns i Reach-förordningen. Övriga avgifter: övriga belopp som ska betalas. Avgiftsbelagd tjänst: en tjänst för vilken en avgift begärs. Faktura: en räkning för den avgiftsbelagda tjänst som utförts. Part: varje faktureringsbar part (till exempel ett företag eller en tredje part). 2.3 Beräkning av avgifter och generering av fakturor I de flesta fall kommer fakturor för inlämningar att finnas online i Reach-IT inom tre arbetsdagar (inom Echa). Samtidigt som en anmälan om registrering eller ändring av juridisk enhet lämnas in ska en avgift erläggas i enlighet med kraven i avdelning IX i Reach-förordningen och avgiftsförordningen (EG) nr 340/2008.

Del 8 Fakturering Publiceringsdatum: Mars 2013 Version: 2.1 7 En registreringsanmälan kan vara en första inlämning eller en uppdaterad inlämning. För en första inlämning tas alltid en avgift ut för både intermediära och icke-intermediära ämnen. Om flera registreringar inom ramen för samma inlämning görs (icke-intermediärer och/eller isolerade intermediärer som transporteras och/eller isolerade intermediärer som används på plats), tas en avgift ut för varje registrering. En uppdatering av en inlämning kan klassificeras i en av följande kategorier: spontan uppdatering av ett redan anmält ämne (NONS), annan spontan uppdatering och begärd uppdatering. För en spontan uppdatering av ett redan anmält ämne tas en avgift ut för registrering av ett icke-intermediärt ämne om det nya viktintervallet är högre än det tidigare anmälda viktintervallet. En avgift tas även ut om NONS-ämnet är registrerat som en isolerad intermediär som används på plats. För andra spontana uppdateringar tas en avgift ut för registrering av ett ickeintermediärt ämne om det nya viktintervallet är högre än det tidigare anmälda viktintervallet för icke-intermediärer och för intermediärer om ingen avgift har tagits ut tidigare. Om det sker en förändring av de avgiftsbestämmande parametrarna (som inte gäller viktintervall) jämfört med föregående inlämning i samband med en begärd uppdatering efter ett misslyckat resultat av den tekniska fullständighetskontrollen, kommer en ny faktura att skapas och den befintliga fakturan makuleras. I sådana fall kommer en eventuell betalning av den tidigare fakturan att beaktas vid beräkningen av den nya fakturan. 2.4 Avgiftsbefrielse Registranten kan begära befrielse från avgift för en registrering av ett ämne i en mängd mellan 1 och 10 ton/år om registreringsunderlaget innehåller den fullständiga informationen enligt bilaga VII. I detta fall tas ingen avgift ut för registreringen under förutsättning att registranten har begärt avgiftsbefrielse när underlaget skapas i IUCLID (gäller både för registreringar som görs för första gången och för uppdateringar). Utförlig information om hur man begär avgiftsbefrielse i IUCLID finns i Handboken för inlämning av data del 5 Hur man fyller i tekniskt underlag för registreringar och PPORD-anmälningar. 2.5 Gemensamt inlämnande Observera att varje registrant i ett gemensamt inlämnande får en nedsatt avgift jämfört med ett enskilt inlämnande, såvida inte registranten beslutar att välja bort en del relevant information i avsnitten 2 7 i underlaget (som rör bilagorna VI XI i Reach-förordningen och som anges i artiklarna 3.3, 4.3 och 5.3 i avgiftsförordningen). 2.6 Begäran om konfidentiell behandling En registrant kan begära att information som inlämnas till Echa enligt artikel 10 i Reachförordningen inte publiceras på internet eftersom publicering skulle kunna skada registrantens eller någon annan berörd parts kommersiella intressen. Om informationen omfattas av artikel 119.2 i Reach-förordningen och bilaga IV i avgiftsförordningen så kommer Echa att kräva en avgift för dessa begäranden om konfidentiell behandling: Begäran om konfidentiell behandling av uppgifter som rör renhetsgrad och/eller identitet för föroreningar eller tillsatser. Begäran om konfidentiell behandling av uppgifter som rör viktintervall.

8 REACH-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Begäran om konfidentiell behandling av rapportsammanfattningar eller fylliga rapportsammanfattningar. Begäran om konfidentiell behandling av uppgifterna i säkerhetsdatabladet. Begäran om konfidentiell behandling av ämnets handelsnamn. Begäran om konfidentiell behandling av IUPAC-namnet för farliga ickeinfasningsämnen. Begäran om konfidentiell behandling av IUPAC-namnet för farliga ämnen som används som intermediärer inom vetenskaplig forskning och utveckling eller PPORD. Observera att avgiften måste betalas för begäran, men det är Echa som avgör om skälen för att denna informations hålls konfidentiell är adekvata. Vid utarbetandet av underlaget, och innan inlämningen, är det tillrådligt att kontrollera de delar av underlaget som kan bli föremål för avgifter. Se bilaga III i Handbok för datainlämning 5 och 16 för mer information. 2.7 Spontana uppdateringar För uppdateringar av inlämningar tas en avgift endast ut om så krävs enligt avdelning IX i Reach-förordningen och avgiftsförordningen (EG) nr 340/2008 och om en avgift inte har tagits ut på tidigare fakturor. Observera att Echa inte kan göra återbetalningar i de fall där en spontan uppdatering av en inlämning betingar en lägre avgift än den ursprungliga inlämningen (dvs. en spontan uppdatering av en ämnesregistrering med ett viktintervall på 1 10 ton/år med avgiftsbefrielse när den första inlämningen har gjorts för en ämnesregistrering med ett viktintervall på 1-10 ton/år utan avgiftsbefrielse). 2.8 Insticksprogram för beräkning av avgifter En registrant kan simulera den avgift som är knuten till underlaget med hjälp av det insticksprogram för beräkning av avgifter som finns på IUCLID:s webbplats: http://iuclid.echa.europa.eu/ Insticksprogrammet går igenom IUCLID 5-underlaget och skapar en lista över avgifter i enlighet med avgiftsförordningen för Reach (förordning EG/340/2008). Det fungerar både för underlag som gäller Reach-registrering och PPORD-anmälning och kan även beräkna kostnaderna för konfidentiell behandling. Insticksprogrammet ger således information i förväg om de troliga kostnaderna. Registranterna uppmanas dock att vänta tills Echa har utfärdat en faktura innan de betalar. 2.9 Layout av faktura Fakturor kan laddas ned i pdf-format. I Figur 1 nedan visas en faktura i pdf-format och vissa specifikationer om avgifterna och övriga avgifter.

Del 8 Fakturering Publiceringsdatum: Mars 2013 Version: 2.1 9 Figur 1: Faktura med specifikationer 2.10 Betalning av fakturor Echas faktura visas i användarens avsnitt för fakturor i Reach-IT. Partsanvändaren får också ett meddelande i meddelandeboxen i Reach-IT som talar om att en faktura har öppnats. Partsanvändaren kan sedan ladda ned fakturan och genomföra betalningen. Eftersom Echa inte skickar några pappersfakturor visas fakturorna endast i Reach-IT. Observera i samband med betalningen att meddelande-/informationsfältet i betalningen endast får innehålla den betalningsreferens som anges på fakturan. Ange endast ett referensnummer (endast en betalning kan göras åt gången). Skriv inte till något varken före eller efter numret.

10 REACH-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 En faktura ska betalas före det första förfallodatum som anges på fakturan. I det fall fakturan inte betalas vid första förfallodatum betraktar Echa den som förfallen. Om partsanvändaren då åter laddar ned fakturan som förfallit till betalning anges ett förlängt förfallodatum (en andra tidsfrist) i fakturan. När det gäller uppdateringar av en registrering av andra typer än en uppdatering av mängdintervallet har registranten möjlighet att begära en ytterligare förlängning av den andra tidsfristen för betalning av den aktuella avgift. I praktiken gäller denna begäran om förlängning av den andra tidsfristen endast avgifter som tas ut för nya avgiftsbelagda sekretesskrav som inkluderats vid spontana uppdateringar, avgifter som tas ut till följd av en ändring av juridisk enhet. Begäran om förlängning bör lämnas in före förfallodatum för den andra tidsfristen via Echas stöd- och informationspunkt genom att använda formuläret som är tillgängligt på http://echa.europa.eu/sv/contact och välja Contact the ECHA Helpdesk. I formuläret väljer du sedan alternativet I have a question related to the dossier submission to ECHA. Om fakturan inte har betalats senast detta förlängda förfallodatum och den innehåller en eller flera avgiftsbelagda tjänster som motsvarar avgifter för inlämning av registreringsunderlag, leder det till avvisning av det inlämnade underlaget. Om registreringen avvisas därför att registranten inte lämnat den information som saknas eller därför att registranten inte betalat avgiften innan tidsfristen gått ut kommer inte de avgifter som betalats i samband med den registreringen att betalas tillbaka eller på annat sätt komma registranten till godo. 2.11 Kreditnota Under vissa omständigheter kan det vara nödvändigt att räkna om de avgiftsbelagda tjänsterna med följden att fakturan annulleras. Följaktligen kan en faktura annulleras av Echa, varefter en motsvarande kreditnota genereras och görs tillgänglig på fakturasidan. Partsanvändarna får då också ett meddelande i sin meddelandebox i Reach-IT som säger att en faktura har annullerats och att motsvarande kreditnota finns tillgänglig för nedladdning. Partsanvändaren kan sedan ladda ned kreditnotan. Den annullerade fakturan kan dock fortfarande laddas ned med hjälp av fakturamallen. Skillnaderna mellan en faktura och en kreditnota består i layouten och vilket tecken de utestående beloppen och deras totalsummor har (positivt i den annullerade fakturan och negativt i kreditnotan). Om företaget har ändrat faktureringsadress, momsregistreringsnummer osv. efter att fakturan utfärdats kommer de ändringarna inte att ses på kreditnotan. När en faktura annulleras skickas ett meddelande till partsanvändarnas meddelandebox i Reach-IT. 2.12 Betalningsstatus Betalningsstatusen uppdateras när en betalning mottas av Echa eller när det förlängda förfallodatumet har passerats. Detta visas i inlämningsrapporten, som kan öppnas antingen via funktionen Sök underlag eller genom att klicka på länken till rapporten från ett tillhörande meddelande i meddelandeboxen. Om betalningen har mottagits ändras statusen i inlämningsrapporten till:

Del 8 Fakturering Publiceringsdatum: Mars 2013 Version: 2.1 11 Pay Submission Fee Succeeded Om Echa inte har mottagit betalningen när det förlängda förfallodatumet har passerats ändras statusen i inlämningsrapporten till: Pay Submission Fee Failed 3. Meddelanden som erhålls i meddelandeboxen I det här kapitlet beskrivs de meddelanden som erhålls av partsanvändaren som rör faktureringsaktiviteter. Med hjälp av meddelandena kan användaren följa faktureringsaktiviteterna. Det visas i kronologisk ordning vilka aktiviteter som utförts för den speciella fakturan (öppnad, påminnelse, nedladdad). Om du vill ha mer information om hur du använder meddelandeboxen, se del 3 (Inloggning och meddelandebox) i handboken för industrianvändare. 3.1 Meddelande som informerar om att en faktura är öppen Så snart Echa öppnat en faktura sänds ett meddelande till registrantens Meddelandebox" med informationen att en faktura har utfärdats. Du kan ladda ner fakturan genom att klicka på länken som bifogas meddelandet. Figur 2 visar det meddelande som en partsanvändare erhåller när en faktura är öppen. Figur 2: Meddelande till partsanvändare angående öppen faktura Om registranten inte har betalat fakturan före förfallodatumet kommer ett nytt meddelande att skickas till registrantens Meddelandebox. Du kan ladda ner fakturapåminnelsen genom att klicka på länken som bifogas meddelandet. Figur 3 visar det meddelande som partsanvändaren får vid påminnelse om första förfallodatum för betalning.

12 REACH-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 3: Meddelande som påminner om första förfallodatum för betalning 3.2 Meddelande som informerar om att en kreditnota finns tillgänglig Om Echa annullerar en faktura genereras en motsvarande kreditnota. Ett meddelande sänds till registrantens meddelandebox i Reach-IT med informationen att en faktura har annullerats och att motsvarande kreditnota finns att ladda ned. Partsanvändaren kan då ladda ned kreditnotan. Figur 4 visar det meddelande som partsanvändare får när en kreditnota finns tillgänglig. Figur 4: Meddelande som informerar om att en kreditnota finns tillgänglig 4. Stegvis fakturering 4.1 Sortering och granskning av fakturor Välj <Download> (ladda ned) från menyn <Invoices> (fakturor).

Del 8 Fakturering Publiceringsdatum: Mars 2013 Version: 2.1 13 Figur 5: Fakturameny Sidan <Download> öppnas och listan med partsanvändarens fakturor (öppna eller stängda) och kreditnotor visas. Figur 6: Nedladdningssidan med lista över fakturor Du kan sortera i stigande eller fallande ordning listan över fakturor genom att klicka på kolumnrubriken du vill använda för sortering. Den sorterade kolumnrubriken visar tecknet < > eller < > beroende på den valda sorteringsordningen. Se ett exempel nedan med fakturor sorterade efter fakturanummer i fallande ordning. Den första sorteringen som visas är första förfallodatum för betalning i fallande ordning.

14 REACH-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 7: Sortering av fakturor Du kan välja att visa alla fakturor på skärmen eller tio i taget. Du kan också välja att visa <Next> (nästa) eller <Previous> (föregående) tio. Se nedanstående figurer som visar de olika visningsalternativen. Figur 8 visar de 10 fakturorna som visas i Reach-IT. Figur 8 Visningsalternativet med 10 fakturor i taget Figur 9 visar de ytterligare resultaten om man klickar på länken <Next 1> (nästa 1) (Figur 8).

Del 8 Fakturering Publiceringsdatum: Mars 2013 Version: 2.1 15 Figur 9: Val av en enskild faktura Du kan också välja <Show All> (visa alla) från nedrullningsmenyn enligt Figur 10. Figur 10: Visningsalternativet att visa alla 4.2 Nedladdning av fakturor Välj den faktura du vill ladda ner genom att klicka på alternativknappen < kolumnen, så som visas i Figur 11. > i vänstra Figur 11: Val av faktura för nedladdning

16 REACH-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Klicka på knappen <Invoice in PDF> [ ] (faktura i pdf-format) för att ladda ner fakturan. Din webbläsare öppnar en dialogruta och ger dig alternativen <Open> (öppna) fakturadokumentet eller <Save to disk> för att spara filen på din hårddisk för ytterligare bearbetning. Välj önskat alternativ och klicka på <OK>. Figur 12 visar fakturan i pdf-format.

Del 8 Fakturering Publiceringsdatum: Mars 2013 Version: 2.1 17 Figur 12: Faktura i pdf-format

18 REACH-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 4.3 Nedladdning av fakturapåminnelser Välj faktura som ska laddas ned genom att klicka på alternativknappen < kolumnen. > i vänstra Figur 13: Val av fakturapåminnelse för nedladdning Klicka på knappen <Invoice reminder in PDF> [ ] för att ladda ner fakturapåminnelsen. Din webbläsare öppnar en dialogruta och ger dig alternativen <Open> för att öppna dokumentet med fakturapåminnelsen eller <Save to disk> för att spara filen på hårddisken för ytterligare bearbetning. Välj önskat alternativ och klicka på <OK>. Figur 14 visar fakturapåminnelsen i pdf-format.

Del 8 Fakturering Publiceringsdatum: Mars 2013 Version: 2.1 19 Figur 14: Fakturapåminnelse i pdf-format

20 REACH-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 4.4 Nedladdning av kreditnotor Välj den kreditnota du vill ladda ned genom att klicka på alternativknappen < kolumnen. > i vänstra Figur 15: Val av kreditnota för nedladdning Klicka på <Credit note in PDF> [ ] (kreditnota i pdf-format) om du vill ladda ned kreditnotan. Din webbläsare öppnar en dialogruta och ger dig alternativen <Open> (öppna) fakturadokumentet eller <Save to disk> för att spara filen på din hårddisk för ytterligare bearbetning. Välj önskat alternativ och klicka på <OK>. Figur 16 visar kreditnotan i pdfformat.

Del 8 Fakturering Publiceringsdatum: Mars 2013 Version: 2.1 21 Figur 16: Kreditnota i pdf-format

EUROPEISKA KEMIKALIEMYNDIGHETEN ANNANKATU 18, BOX 400, FI-00121 HELSINGFORS, FINLAND ECHA.EUROPA.EU