Blåsippsbackens Samfällighetsförening Årsstämma Välkommen till ordinarie stämma 2015 tisdagen den 17 mars kl. 19.00 i Björnbodaskolans matsal, Skogsnävegränd 1-3 Kaffe serveras från kl. 18.30 Observera att endast lagfaren ägare har rösträtt. Lagfaren ägare är den/de som står skriven/skrivna på lagfarten. För att ha rösträtt skall samfällighetsavgiften för februari månad 2015 vara föreningen tillhanda före årsstämman. Endast en röst per fastighet Rösträtt kan utövas genom ombud. Ombud får inte företräda mer än en medlem (lagfaren ägare). Ombud måste medföra skriftlig fullmakt, som lämnas för registrering innan stämman fastställer röstlängden.
Dagordning 1. Årsstämmans öppnande 2. Fastställande av röstlängd 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av sekreterare för stämman 5. Fastställande av att årsstämman är korrekt utlyst 6. Fastställande av dagordning 7. Val av två justeringsmän tillika rösträknare 8. Styrelsens verksamhetsberättelse samt balans- och resultaträkning 9. Revisionsberättelse 10. Ansvarsfrihet för styrelsen 11. Motioner från medlemmar 12. Förslag från styrelsen 13. Fastställande av arvoden 14. Fastställande av budget för det kommande verksamhetsåret 15. Fastställande av avgäld 16. Val av ordförande för styrelsen 17. Val av 3 ordinarie ledamöter till styrelsen för en tid av två år 18. Val av 2 suppleanter till styrelsen för en tid av ett år 19. Val av två revisorer och två revisorssuppleanter 20. Val av valberedning och sammankallande för valberedningen 21. Övriga frågor 22. Plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt 23. Årsstämmans avslutande Till denna kallelse bifogas: Verksamhetsberättelse Balansräkning Resultaträkning Revisionsberättelse Förslag till budget Motioner från medlemmar Förslag från styrelsen Styrelsens underhålls- och förnyelseplan Valberedningens förslag till styrelse för verksamhetsår 2015 Förslag från Parkeringsgruppen (bilaga 7) Rapport från Energigruppen (bilaga 8) Sida 2 av 31
Verksamhetsberättelse för år 2014 Styrelsen 2014 Magnus Kalvik Lars-Erik Pettersson Eva Zorn Carina Thomsson Thérèse Öfverström (t.o.m. 18/8) Abbas Motavassilian Isho Lindgren (t.o.m. 31/7) Styrelsemedlemmarnas ansvarsområden Magnus Kalvik Lars Erik Pettersson Eva Zorn Carina Thomsson Abbas Motavassilian Isho Lindgren (t.o.m. 31/7) Thérèse Öfverström (t.o.m. 18/8) Ordförande Ledamot/Kassör Ledamot/Sekreterare Ledamot Ledamot Suppleant Suppleant Sophantering, TV/data/webb, medlem Ekonomi Information/Blåsippsbladet Värme/VVS/El Grönomr. Lappvidet, garage, lekyta, Grönomr. Ripvidet, garage, spolplatta TV/data/webb Årsstämma 2014 års ordinarie årsstämma hölls den 19 mars i Björnbodaskolans matsal. 31 fastigheter representerades på stämman, varav 3 genom fullmakt. Vid tillfället fanns debiteringslängd tillgänglig. Sammanträden Styrelsen har haft 18 protokollförda sammanträden under verksamhetsåret. Styrelsen har vid tre tillfällen inbjudit gäster för informationsinhämtning och utbyte. Till sammanträdet den 17 november hade ordförande i Ljunghedens Samfällighetsförening inbjudits för att informera om hur de löst problem bl.a. med parkering. Till sammanträdet den 15 december hade Roine Hellström från Avfuktningsteknik Stockholm AB inbjudits för att informera om olika åtgärder för att förhindra fukt i krypgrunderna. Vid sammanträdet den 22 januari informerade Rickard Albertsson från Energisparkonsult om vanligt förekommande fel i samfälligheter med fjärrvärme och hur dessa eventuellt kan avhjälpas. Övrigt styrelsen Ansvarig för TV/Data/Web såg sig tvungen att lämna styrelsen i augusti av privata skäl. Ansvarig för Grönområde Ripvidet lämnade styrelsen i juli. Eftersom styrelsen med kvarvarande ledamöter fortsatt var beslutsför valde styrelsen att fördela uppgifterna inom sig i stället för att utlysa en extra stämma med enda uppgift att förrätta fyllnadsval. Ordförande övertog ansvaret för TV/data/webb. Ansvaret för Grönområde Ripvidet övertogs av flera styrelsemedlemmar. Sida 3 av 31
Under 2014 har all dokumentation om samfälligheten lagrats elektroniskt på Google drive för att vara lättåtkomlig för nuvarande och efterkommande styrelser. För att underlätta medlemmarnas kontakt med styrelsen finns e-postadresser i Google mail för samtliga ansvarsområden. Därmed säkras också kontinuitet för kommande styrelser som lätt kan följa ett ärendes historik. Adresser till styrelsens ledamöter och deras ansvarsområden finns alltid på sidan två i Blåsippsbladet samt på hemsidan under Kontakt. Revisorerna kommer att ges möjlighet att löpande följa styrelsens arbete genom delgivning av styrelseprotokollen. Medlemmarnas engagemang i samfällighetens skötsel har även under detta verksamhetsår begränsat sig till påpekanden, inte alltid i vänliga tonarter, om vilka felaktiga och undermåliga arbeten som styrelsen låtit utföra. Detta har hänt både när det gällde fiberinstallationen och nu senast i samband med garagerenoveringen. Styrelsen har uppfattat att medlemmarna valt en styrelse för att se till att det som stämman beslutat om också blir gjort. Samfällighetsstyrelser är i de allra flesta fall lekmannastyrelser och dessa utför sitt uppdrag efter bästa förmåga med iakttagande av budget och upphandlingsformer för att säkra bästa möjliga kvalitet till bästa möjliga pris. Styrelsen tar gärna emot förslag och goda råd men dessa måste då meddelas styrelsen innan ett arbete har igångsatts. Att använda styrelsen som strykpojke för allt som man inte gillar kommer att leda till att ingen i fortsättningen vill ta på sig ett styrelseuppdrag. Arbetsbeskrivningarna för de olika ansvarsområdena har underhållits och lagrats på Google Drive. Värme och VA Fjärrövervakning av undercentralen. Bredbandsinstallationen har möjliggjort fjärrövervakning av undercentralen. Därmed slipper samfälligheten utryckningskostnader för automatlarm. Energisparkonsult fick, efter anbudsförfarande, i uppgift att genomföra åtgärden som också medförde att det fasta abonnemanget med Telia kunde sägas upp. Fr.o.m. maj månad informeras om larm via sms och e-post till VA-ansvarig, ordförande och tvdataweb. Under oktober månad hörde många av sig till ansvarig för VA och klagade på att det var kallt i husen. Värmen i våra fastigheter styrs av utomhustemperaturen och den mycket milda hösten gjorde att värmetillförseln anpassades därefter. Vid växling från varmt väder till kallt kan husen upplevas som kyliga innan systemet hunnit anpassa sig. Ett nytt fjärrvärmeavtal med Fortum undertecknades i början av december. Årsstämman 2014 beslutade tillsätta en arbetsgrupp som långsiktigt skulle följa utvecklingen av energidistribution med avrapportering årligen till stämman (Bilaga 8). En fastighetsägare har haft stopp i sitt avlopp, sannolikt beroende på för mycket nedspolat fett. En akututryckning för att rensa avloppet blev nödvändig. I krypgrunden under några fastigheter i Ripvidet orsakade trasiga avloppsrör problem som också fick åtgärdas akut. Stuprör på vissa fastigheter i Ripvidet och Lappvidet har vid regnväder svämmat över. Slamsugning har med gott resultat genomförts vid dessa fastigheter. Sida 4 av 31
El Under den tidiga våren byttes samtliga armaturer på garagen. Tre armaturer från Lappvidet mot Skattegårdsvägen byttes samtidigt. Armaturerna är avsedda för LED-lampor med längre hållbarhet och lägre energiförbrukning Alla glödlampor i samfällighetens båda kvarter har under året bytts. En inspektion av områdets elledningar har genomförts och inte föranlett några anmärkningar. Ny inspektion kan företas om ca 20 år. Grönområde och markfrågor Den sista söndagen i maj, på Mors dag, spärrades tillfarten till Blåsippsbackens vändplan av ett träd som fallit. Trädet visade sig stå på samfällighetens mark och måste därför på samfällighetens bekostnad sågas itu och fraktas bort. Två på gatan parkerade bilar fick smärre skador. Samfälligheten blev ersättningsskyldig för ägarnas självrisker. Med anledning av det inträffade företog styrelsen en inspektion av trädbeståndet på samfällighetens mark och beslutade att av säkerhetsskäl fälla ytterligare ett träd. Kort före midsommar inspekterades samfällighetens asfaltytor. Många sprickor, främst på gångvägarna till kvarteren, som förorsakats av rötter och annan växtlighet kan inte åtgärdas med s.k. potthålsteknik. På Lappvidet åtgärdades punktvis några hål som förorsakats av biltrafik, i övrigt bedömdes inga omedelbara åtgärder vara nödvändiga. Gräsklippning och snöröjning För gräsklippningen har ungdomar ansvarat mot arvode. Rotorbladet på Ripvidets gräsklippare hade körts sönder och fick bytas och en ny trimmer har införskaffats. På Lappvidet har underhållet fungerat bra, på Ripvidet har det även denna sommar varit berättigade klagomål. En av orsakerna till att gräsklippningen inte fungerat på Ripvidet har varit att vissa fastighetsägare har uppträtt på ett sätt som uppfattats som så hotfullt och otrevligt att den ungdom som skulle svara för arbetet inte längre ville utföra sysslan. Problemen ledde också till att den för grönområdet ansvariga på Ripvidet meddelade styrelsen att hon inte längre ville kvarstå. Styrelsen konstaterar med beklagan att en ledamot med ansvar för Ripvidets grönområde för andra året i rad lämnat uppdraget. Vid styrelsens sammanträde den 7 juli beslutades om ett antal åtgärder samt rekryterades en ny person att utföra gräsklippningen. Grönområdesansvarig på Lappvidet hade en genomgång med ungdomarna om arbetsuppgifterna och därefter har inga klagomål framförts till styrelsen. Uppgiften att ansvara för Ripvidets grönområde har i allt väsentligt skötts av Lappvidets grönområdesansvarige. I sandlådorna har gammal sand avlägsnats och ny sand tillförts i Ripvidet med fördröjning i väntan på att den gamla sandlåderamen skulle ersättas med en ny. Innan den var på plats kunde ingen sand levereras. Nya lekstugor för barnen har målats och monterats i både Ripvidet och Lappvidet. Lekstugan på Lappvidet har sanerats från ett stort getingbo. För snöröjningen har T&T fortsatt haft ansvaret och den gångna, snöfattiga, vintern har inte föranlett några klagomål. Sida 5 av 31
Städdagarna Styrelsen tackar alla som visat engagemang under städdagarna i maj och oktober. På garagedörrarna har gummilist och rörliga delar behandlats. Krypgrunderna har inspekterats och funna brister har meddelats berörda fastighetsägare. Nya skyltar om grannsamverkan har till en del ersatt gamla urblekta. Ett särskilt tack till byalagen för deras insatser under året med luciafirande, blomplantering, julgran, kräftskiva och förplägnad vid städdagarna, allt sådant som bidrar till trevnaden och tryggheten på Blåsippsbacken. Parkering Under sommaren och hösten har parkeringar regelmässig gjorts på gräsytor i anslutning till garagen vilket inte är tillåtet. Efter garagerenoveringen synes dock parkeringsproblemen ha minskat. Årsstämman 2014 beslutade tillsätta en arbetsgrupp med uppgift att lämna förslag till förbättring till årsstämman 2015 (Bilaga 7). Spolplattan Under 2014 har spolplattan varit i drift utan problem och de befintliga två platserna har som vanligt kunnat nyttjas för parkering under vinterhalvåret. Även under sommaren har platserna tyvärr använts för parkering vilket inte är tillåtet. Garagen I samband med renoveringen av garagen upprördes några medlemmar av att styrelsen beslutat att i stället för att byta panelen helt på väggarna mot norr välja att endast ersätta den nedre fuktskadade delen av panelen med en underhållsfri cementfiberskiva. Inom ramen för beviljade budgetmedel för renoveringen kunde också de södervända väggarna och samtliga gavlar åtgärdas. Enbart byte av panel på gavlarna skulle ha kostat nästan lika mycket som hela renoveringen. En stor framtida kostnad har därmed redan åtgärdats. Panelen på de södervända väggarna, blott 6 år gammal, uppvisade också fuktskador vid marken. Dessvärre visade sig även delar av regelverket mot söder punktvis vara i så dåligt skick att det måste bytas. Allt detta tillsammans med det estetiska uttrycket låg till grund för styrelsens beslut att låta renovera samtliga garageväggar. Vissa medlemmar har varit ytterst ovilliga att frigöra garagen i tid för arbetet och det måste därför framhållas att garagen är en gemensamt ägd anläggningstillgång som det är föreningens skyldighet att underhålla. I avgälden ingår hyra för garage. Molokerna Vissa Fågelbogranar i slänten bakom molokerna hade inte överlevt föregående vinter och under städdagarna har byten och kompletteringar gjorts. Sida 6 av 31
Sophämtningen Under sommaren 2014 har som vanligt tömningen av kompostmoloken inte fungerat. På grund av utebliven tömning (under den varmaste perioden) har kompostmoloken fått tvättas två gången på SITAs bekostnad. Kompostmoloken stängdes den 24 augusti och har förblivit stängd i avvaktan på en uppgörelse med Stockholm Vatten. Bakgrunden är att den entreprenör som Stockholm Vatten anlitar, SITA, felaktigt har rapporterat tömningar, och därmed även vikter, som bevisligen inte har gjorts. Detta har t.o.m. skett då ett anslag funnits på kompostmoloken om att denna är avstängd. När de veckovisa tömningarna uteblir bildas lakvatten i moloken och därefter vill SITA inte tömma med hänvisning till hygienska förhållanden och arbetsmiljöskäl. Under sommaren sköttes dessutom tömningen så ovarsamt att kompostmoloken gick sönder ett antal gånger. SITA fick efter påtryckningar från oss stå för reparationen. Den tredje moloken för hushållsavfall har varit öppen under jul och nyårshelgerna. TV, data och webb Webbplats Hemsidan har under året kontinuerligt uppdaterats med aktuell information. Läsfrekvensen under året har varit fortsatt hög och det är uppenbart att medlemmarna använder hemsidan för att söka information. TV / ComHem Leveransen av TV från ComHem har fungerat väl under året. Inga felrapporter har kommit till styrelsens kännedom. Serviceavtalet med ComHem löper ut under april 2016 vilket innebär att kommande styrelse 2015 behöver teckna ett nytt avtal med ny eller befintlig leverantör. Mot bakgrund av den snabba utvecklingen av TV-marknaden bör ett nytt avtal vara begränsat till kortast möjliga tid. Bredband och telefoni Leveransen av bredband och telefoni från Ownit har fungerat väl och inga rapporter om problem har inkommit till styrelsen. En specialmätning av gigabit utfördes under våren för att säkerställa hastigheten efter uppgraderingen, och den befanns vara som utlovat. Information Blåsippsbladet är ett av styrelsens verktyg för att informera samfällighetsföreningens medlemmar om pågående och kommande aktiviteter och övriga händelser som kan vara av intresse. Under verksamhetsåret har Blåsippsbladet utkommit kvartalsvis med 4 nummer. Blåsippsbladet distribueras elektroniskt till medlemmarna och de som saknar snabeladress får en pappersutgåva. Välkommen till Blåsippsbacken innehåller information till nya medlemmar om samfälligheten, hemsidan, avgälden m.m. Informationsbladet uppdateras vid behov. Sida 7 av 31
Ekonomi Årets resultat blev glädjande nog 87 226kr bättre än vad som budgeterats. Vädret under vintern och hösten medförde betydligt lägre kostnader för El, Värme och Snöröjning. Kostnader i samband med att ett träd föll omkull medförde höjda kostnader för Skötsel av gemensamma ytor. I övriga kostnader ingår kostnad för 2 st. självrisker på skadade bilar i samband med detta. Lekutrustning blev också dyrare än vad som budgeterats då det beslöts att införskaffa 2 st lekstugor efter att budgeten fastställts. Rep och underhåll av Garage överskred budgeten med 84 000kr. Orsaken därtill redovisas under verksamhetsberättelsen för Garage ovan. Högre kostnader för Rep o underhåll El och Värme visar att våra anläggningar börjar bli slitna efter 40 års drift. Likvida medel uppgick vid årets slut till 1 421 103 kr, c:a 1 400 000kr är placerade i räntebärande konton och fonder. Föreningen, som bara har sparade medel på banken, missgynnas av den låga räntenivån. Fond för förnyelse och underhåll Samfälligheter är enligt lag tvungna att bygga upp en fond för slitaget på föreningens Anläggningar. Syftet med det är att de som sliter på Anläggningarna också ska bekosta förslitningen så att medel finns när anläggningarna behöver åtgärdas. Som framgår av Underhållsplanen så har vi en del stora kostnader framför oss, t.ex. vår asfaltsbeläggning. För att kunna genomföra åtgärder enligt den planen måste vi fortsätta att öka fondens storlek under de kommande åren med betydande belopp. Förslag från styrelsen Styrelsen föreslår att Fonden för förnyelse och underhåll höjs till 1 100 000kr genom avsättning från Balanserade vinstmedel. Balanserade vinstmedel inkl Årets resultat uppgår därefter till 105 530kr. Vällingby 2015-02-23 Blåsippsbackens samfällighetsförenings styrelse Sida 8 av 31
Balansräkning 2014 År 2014 Not nr År 2013 Tillgångar Fordringar Fordringar avgälder 24 300 1 21 600 Kassor Byalag 9 099 5 252 Konto Skatteverket 9 3 Förutbetalda kostnader 67 563 2 79 533 Summa Fordringar 100 971 106 388 Likvida medel Kassa 0 Bankkonto 7 120 81 210 Placeringskonto 500 592 200 781 Svenska Likviditetsfonder 913 392 506 689 Fasträntekonto 0 400 000 Summa Likvida medel 1 421 104 1 188 680 Summa Tillgångar 1 522 075 1 295 068 Eget Kapital och Skulder Eget Kapital Fond för underhåll & förnyelse 985 000 356 626 Balanserat resultat 133 304 503 625 Årets rsultat 87 227 73 053 Summa Eget Kapital 1 205 531 933 304 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 213 734 3 246 149 Innehållen källskatt 0 18 612 Övr kortfristiga skulder 850 0 Upplupna sociala avgifter 2 860 17 453 Förutbetalda avgälder 8 100 4 10 800 Övriga upplupna kostnader 91 000 5 68 750 Summa Kortfristiga skulder 316 544 361 764 Summa Eget Kapital och Skulder 1 522 075 1 295 068 Sida 9 av 31
Noter BALANSRÄKNING 2014 Not nr 1 Fordringar avgälder 9 st avgälder ej betalda 24 300 24 300 Not nr 2 Förutbetalda kostnader Com hem 23 521 Ownit 41 976 Stockholm Stad - Markhyra fiberkabel 2 066 67 563 Not nr 3 Leverantörsskulder Fortum Värme 188 214 Fortum El 2 044 Mälarenergi 3 476 Dirigo 20 000 213 734 Not nr 4 Förutbetalda avgälder 3 st avgälder förutbetalda 8 100 8 100 Not nr 5 Övriga upplupna kostnader Upplupen elkostnad 2 400 Upplupna arvoden 66 600 Upplupen kostnad sophämtning 22 000 91 000 Sida 10 av 31
Resultaträkning 2014 Utfall 2014 Not nr Utfall 2013 Budget 2014 Intäkter Avgälder 2 851 200 2 798 400 2 851 200 Påminnelseavgifter 950 1 400 0 Övriga intäkter 27 400 6 0 0 Ränteintäkter 3 421 15 558 15 000 Värdeförändring Fond 6 703 3 697 0 Summa intäkter 2 889 674 2 819 056 2 866 200 Kostnader Fondavsättning 185 000 10 000 185 000 El 50 097 65 057 72 000 Värme 1 195 158 1 284 182 1 300 000 Vatten o Avlopp 204 968 203 920 215 000 Sophämtning 78 508 78 115 84 000 Snöröjning och sandning 66 541 120 590 108 000 Skötsel gemensamma ytor 46 173 7 4 673 30 000 Byalagens verksamhet 29 021 8 28 170 28 000 Förbrukningsinventarier 5 990 9 6 076 12 000 Lekutrustning 17 691 10 0 2 000 Förbrukningsmaterial 462 0 1 800 Rep o underhåll Asfalt 22 125 0 50 000 Rep o underhåll El 106 100 11 19 990 95 000 Rep o underhåll Värme 105 567 12 14 874 72 000 Rep o underhåll Vatten o Avlopp 23 356 13 32 910 30 000 Rep o underhåll Garage 334 756 14 7 880 250 000 Rep o underhåll Sopanläggning 0 7 170 8 000 Fiberinstallation netto 0 580 225 0 Hemsida 1 808 1 798 1 800 Comhem 23 566 23 791 23 600 Områdesnät 169 973 140 200 170 000 Kontorsmateriel 1 300 1 098 2 000 Övriga Kostnader 13 180 15 0 0 Föreningsavgifter 10 240 16 7 256 10 500 Förvaltningskostnader 7 522 17 8 329 8 000 Styrelsearvoden 66 600 67 750 66 600 Övriga ersättningar 18 466 13 650 20 000 Arbetsgivaravg. arvoden 13 754 15 339 16 000 Arbetsgivaravg. övriga 2 860 2 114 3 100 Bankavgifter 1 665 846 1 800 Summa kostnader 2 802 447 2 746 003 2 866 200 Årets resultat 87 227 73 053 0 Sida 11 av 31
Noter RESULTATRÄKNING 2014 Not nr 6 Övriga intäkter Försäljning av boxar 27 400 27 400 Not nr 7 Skötsel gemensamma ytor Nya växter 1 194 U-håll klippare plus bensin 2 240 Spärr vid nedfart till garage - Ripvidet 15 805 Fällning o bortforsling av fallna träd 13 595 Arbetskläder 1 190 Påfyllning sandlådor 11 349 Lövkorgar 642 Insektsspray 158 46 173 Not nr 8 Byalagens verksamhet Kostnader för städdagar 23 688 Containerhyra 4 097 Kostnader för Jul o Lucia 1 236 29 021 Not nr 9 Förbrukningsinventarier 2 st lövblås 5 990 5 990 Not nr 10 Lekutrustning Ny sandlåda på Ripvidet 3 138 2 st lekstugor inkl färg o takpapp 14 553 17 691 Not nr 11 Rep o underhåll El Ny belysning vid garage 101 900 Lampor till lyktstolpar 3 456 Rep i elcentral 744 106 100 Not nr 12 Rep o underhåll Värme Telia 1 485 Byte cirkulationspump 43 430 Energisparkonsult årsavgift 9 676 Rep av reglerutrustning 11 726 Mjukvaruförändring 39 250 105 567 Not nr 13 Rep o underhåll V/A Rörexpress Trasiga avlopp i krypgrund 11 218 LGT Spolning o tömning stuprör 12 138 23 356 Sida 12 av 31
Noter RESULTATRÄKNING 2014 Not nr 14 Rep o underhåll Garage Kostnad byte panel enl offert 250 000 Kostnader för tilläggsarbeten 84 125 Impregneringsolja 631 334 756 Not nr 15 Övriga kostnader 2 st självrisker pga bilskador fallna träd 10 690 Nytt bokföringsprogram 2 490 13 180 Not 16 Föreningsavgifter Avgift Villägarna 10 240 10 240 Not 17 Förvaltningskostnader Kostnader för årsstämma 2 562 Årsmiddag styrelsen 4 960 7 522 Sida 13 av 31
Revisionsberättelse Sida 14 av 31
Motioner från medlemmar Motion 1 - Fällning av tallar mitt för uppfarten till Ripvidet av Annica och Sigge Berglann, nr 63 och Linda och Tommy Isaksson, nr 67 Motionärerna anser att de tallar som finns utanför hus nr 111 är orimligt stora med hänsyn till sin placering, är i dåligt skick och bidrar till oljud under våren då skatorna har bon med ungar i träden. (se bilaga 1) Styrelsen håller till en del med motionärerna men vill också påpeka att om man vill bo utanför innerstaden så hör både fågelsång och snedväxande träd till naturen. Någon risk för att tallarna skulle välta synes inte föreligga men däremot bidrar trädens rotsystem till sprickor och ojämnheter i gångvägen. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att bifalla motionärernas önskemål om att låta fälla träden Motion 2 - Öppning av kompostmoloken av Margareta Geiger Monthan, nr 25 Motionären önskar att kompostmoloken åter öppnas och att styrelsen ska verka för en bättre ordning genom aktiv information till medlemmarna. (se bilaga 2) Styrelsen hänvisar till de i verksamhetsberättelsen redovisade samtalen med Stockholm Vatten om de bekymmer som varit med kompostmoloken. Kompostavfallet är inte kostnadsfritt utan faktureras med 1/3 av kostnaden för hushållsavfallet men att inte använda kompostmoloken ökar naturligtvis kostnaden för hushållsavfall. Om samfälligheten, som har skett, debiteras för tömningar som inte ägt rum och dessutom tvingas betala extra tvättar av kompostmoloken, som en följd av uteblivna tömningar, blir dock förtjänsten diskutabel. Styrelsen tycker därutöver att det är oacceptabelt att stillatigande medverka till ett bedrägligt förfarande och söker därför garantier från Stockholm Vatten att tömningarna och vikterna ska redovisas på ett korrekt sätt. Styrelsen medverkar gärna till ytterligare information om vad som får kastas i vilken molok men kan naturligvis inte föreskriva vem i ett hushåll som får använda molokerna. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att - bifalla motionen i de avsnitt som gäller utökad information - bifalla motionen i den övriga delen Sida 15 av 31
Motion 3 Motion angående papperskorgarna inom Lappvidet och Ripvidet av Anita Brunell, nr 36 och Siv Johansson, nr 7 Motionärerna hemmahörande både på Lappvidet och Ripvidet önskar i första hand att de inom området monterade papperskorgarna tas bort då dessa används på ett sätt som inte varit avsett. I andra hand att, om stämman beslutar att de ska vara kvar, personer med ansvar för underhåll och tömning utses. (se bilaga 3) Styrelsen är medveten om att papperskorgarna alltför ofta nyttjas som ersättning för molokerna och att mycket avfall som inte hör hemma i papperskorgar ändå lämnas där. Tanken bakom inköpet av korgarna, som beslutades på årsstämman 2011, var att öka trivseln och minska nedskräpningen i området. Papperskorgarna har otvivelaktigt bidragit till att minska nedskräpningen i våra kvarter men allas ansvar för att tömma dessa har inte fungerat. Styrelsen avser därför att ge de grönområdesansvariga ett tydligt ansvar för att papperskorgarna fortsättningsvis töms när så behövs, vilket inte ska hindra de boende från att själv ta initiativ till tömning om behov föreligger. Nya påsar finns i botten på varje papperskorg. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att - avslå motionen i den del som avser ett borttagande av papperskorgarna - bifalla motionen i den del som avser att utse en ansvarig för underhåll av papperskorgarna Motion 4 - Motion om parkering/uppställning inom Blåsippsbackens samfällighetsförening av Margareta Geiger Monthan, nr 25 och Leif Hallgren, nr 52 Motionärerna önskar att Blåsippsbackens samfällighetsförening skall införa tidsbegränsad parkering om 7 dagar för att undvika långtidsparkering inom området. (se bilaga 4) Styrelsen är väl medveten om de parkeringsproblem som finns men anser inte att dessa i första hand beror på långtidsparkering utan mer på det faktum att många garage nyttjas för annat än uppställning av fordon. En tidsbegränsad parkering måste övervakas av någon och efter 7 dagar kan bilägaren flytta bilen till en annan ruta och därmed så frigörs i egentlig mening ingen parkeringsplats. Kontaktade parkeringsbolag avråder från 7-dagarsparkering med motiveringen att det inte frigör några parkeringsplatser. En sådan övervakning är också hos vissa bolag förenad med en årsavgift. I övrigt hänvisas till styrelsens förslag om nya parkeringsregler. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att - avslå motionen Sida 16 av 31
Motion 5 - Motion om stadgeändring gällande nyttjandet av garagen av Margareta Geiger Monthan, nr 25 och Leif Hallgren, nr 52 Motionärerna önskar att stämman ska besluta om en stadgeändring som innebär att samfällighetens garage endast får nyttjas för uppställning av fordon och om så inte sker ger styrelsen rätt att på innehavarens bekostnad låta utrymma garaget och upplåta det till annan boende. (se bilaga 5) Styrelsen kan i allt väsentligt hålla med motionärerna och ser också att behovet av ordningsregler för parkering är stort. Styrelsen är emellertid också angelägen om att undvika åtgärder som skulle kunna innebära att det goda grannskapsförhållandet inom samfälligheten förstörs och vill inte ställa grupper mot varandra. Styrelsens uppgift är inte heller att vara ordningsman i föreningen. Varje medlem har ett eget ansvar för att känna till de regler som skapats för ett friktionsfritt umgänge grannar emellan och för att de gemensamt beslutade reglerna respekteras. En ändring av föreningens stadgar kräver att minst två tredjedelar av de röstande på en stämma förenar sig om beslutet som blir giltigt först efter att det registrerats hos länsstyrelsen. Med hänvisning till det ovan anförda och till det av styrelsen framlagda förslaget om parkering föreslår styrelsen stämman att - avslå motionen Förslag från styrelsen Förslag 1 - Målning av garagebyggnaderna Underhållsmålning av garagebyggnaderna har hittills utförts av några få engagerade medlemmar under och i anslutning till städdagarna. Vissa ytor har vid målningstillfället varit blockerade och därför inte kunnat målas. Läggs målningen ut på en entreprenör kan ytorna friställas och hela arbetet utföras i ett svep. En preliminär kostnad för hela arbetet skulle belöpa sig på ca 150 000 kr inkl. moms. Hållbarheten beräknas till minst 10 år. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att - bifalla förslaget om att lägga ut underhållsmålning av garagen på en entreprenör Sida 17 av 31
Förslag 2 - Entreprenör för underhåll av gemensamma ytor Gällande avtal om snö- & halkbekämpning samt sandsopning med T&T FÖRVALTNINGS AB härrör från oktober 2009. Med undantag för några mycket snörika vintrar då underhållet gav skäl till klagomål har företaget de senaste åren skött sina uppgifter. Det ligger i sakens natur att när det snöar mycket så påverkas alla kunder och det blir för entreprenören en fråga om att hinna med. Med tanke på avtalstidens längd så kan det ändå vara på sin plats att pröva frågan om ny entreprenör och att även inkludera gräsklippningen under sommartid. Det senare har gett upphov till en hel del berättigade klagomål och det kan därför vara skäl för stämman att ompröva beslutet från år 2003 om att gemensamt sköta det. Kostnaden för enbart snö- och halkbekämpning beräknas till ca 12 000 kr. Därtill tillkommer 650 kr/tim vid utryckning. Gräsklippning av både Ripvidet och Lappvidet kostar 2 000 kr per klippning. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att dels - bifalla förslaget om ny upphandling av snö och halkbekämpning samt sandsopning - bifalla förslaget om extern entreprenör för gräsklippning Förslag 3 - Årlig professionell kontroll av kranar och ventiler i krypgrunden Hittills har kontrollen av kranar och ventiler i krypgrunden genomförts av frivilliga på områdets städdagar vår och höst. Även om kranar och ventiler har bytts ska de röras en gång om året för att inte kärva ihop. För att säkerställa detta och samtidigt få en professionell kontroll av krypgrundens installationer föreslår styrelsen att föreningen fortsättningsvis uppdrar åt en fackman att genomföra denna kontroll. Kostnaden härför kan beräknas till ca 20 000 kr. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att - bifalla förslaget om professionell kontroll av kranar och ventiler i krypgrunden Förslag 4 - Tidigareläggning av städdagen på hösten Höstens städdag har under en följd av år infallit den tredje lördagen i oktober. Detta sena datum fastställdes mot bakgrund att man ville kunna samla upp höstlöven. Inte sällan har föreningens medlemmar fått utföra de nödvändiga sysslorna under både kyla och regn och utan att kunna samla upp allt höstlöv. Styrelsen föreslår stämman att besluta om tidigarelägga städdagen till sista lördagen i september i hopp om att både sol och värme ska kunna ge oss alla en skönare arbetsmiljö och bättre förutsättningar för umgänge grannar emellan. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att - bifalla förslaget om tidigareläggning av höstens städdag till sista lördagen i september Sida 18 av 31
Förslag 5 - Inspektion av krypgrundernas kondition Fastigheternas krypgrund är fastighetsägarens egendom, installationerna i krypgrunderna är samfällighetens egendom. Vissa fastigheter har haft problem med hål ner i krypgrunden och vi vet alla att den över 40 år gamla plasten är skör och på vissa ställen sprucken. Att åtgärda krypgrunderna kommer att kräva gemensamma beslut av fastighetsägarna i berörda längor. För att få ett relevant beslutsunderlag föreslår styrelsen stämman att besluta om en professionell inspektion av samtliga krypgrunder till en kostnad av 35 000 kr som föreningen står för trots att varje krypgrund är fastighetsägarens egendom. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att - bifalla förslaget om inspektion av samtliga krypgrunder till en beräknad kostnad av ca 35 000 kr. Förslag 6 - Höjd påminnelseavgift och införande av kravbrev Nuvarande påminnelseavgift, 50 kr, har varit oförändrad i flera år utan att betalningsmoralen nämnvärt har förbättrats. För att få till stånd en förbättring föreslår styrelsen att avgiften för påminnelse höjs till 100 kr. Styrelsen föreslår vidare att om betalningen efter påminnelse uteblir ska kravbrev skickas efter 14 dagar. Avgiften för kravbrev föreslås vara 300 kr. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att - bifalla förslaget om höjd påminnelseavgift till 100 kr - bifalla förslaget om kravbrev efter 14 dagar om betalning uteblivit - bifalla förslaget om en avgift på 300 kr för kravbrev Förslag 7 - Regler för parkering inom Blåsippsbackens samfällighet Styrelsen hänvisar till det i bilaga 6 presenterade förslaget on nya regler för parkering på samfällighetens mark. Syftet med de nya bestämmelserna är att skapa likvärdiga och rättvisa parkeringsförutsättningar för alla boende i samfälligheten. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att - bifalla styrelsen förslag till nya parkeringsbestämmelser Förslag 8 - Deltagande i styrelsen avslutningsmiddag Under de senaste åren har det förekommit flera avhopp från styrelsen vilket bl.a. inneburit en ökad arbetsbörda för de kvarvarande ledamöterna. Styrelsen har hittills till middagen inbjudit även de avhoppade ledamöterna. Styrelsen anser att fortsättningsvis ska bara undantagsvis ledamöter och suppleanter som i förtid lämnat sina uppdrag inbjudas till middagen. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att - bifalla styrelsens förslag att bara i undantagsfall inbjuda ledamöter och suppleanter som i förtid lämnat sina uppdrag till styrelsens middag Sida 19 av 31
Förslag till arvodering av styrelse, revisorer och valberedning Styrelsen föreslår att ett oförändrat arvode om 1,5 basbelopp skall reserveras för arvoden till styrelse, revisorer och valberedning. Styrelsen fördelar beloppet mellan arvodestagarna med hänsyn till den arbetsinsats som uppdraget har krävt. Förslag till reparations- och underhållsplan Styrelsen har identifierat ett antal investeringar som behöver göras de kommande åren för underhåll av våra gemensamma anläggningar. Nedanstående tabell visar en översikt över de underhållsaktiviteter som blir aktuella de närmaste 5 åren enligt planen för reparation och underhåll. Den detaljerade planen finns att tillgå hos styrelsen. Blåsippsbacken budget underhåll (5 år) 2015 2016 2017 2018 2019 Garage Ripvidet 20 år 2014 12 500 kr Lappvidet 20 år 2014 7 500 kr Målning 10 år 150 750 kr Spolplatta Byte staket 20 år 10 000 kr Sopstation Rengöring 1 år 2013 7 350 kr 7 700 kr 7 900 kr 8 200 kr 8 200 kr Stammar / Ledningar Gatuledning 40 år 1972 Förbindelseledningar 40 år 1972 Slamsugning 2 år 2014 90 000 kr 27 000 kr 27 675 kr 28 367 kr 29 756 kr El och belysning Områdesbelysning exteriört 20 år 2000 300 000 kr Elkablar på området 40 år 1972 Asfalt Omläggning området 25 år 1972 2 000 000 kr Omläggning lekyta 25 år 1979 700 000 kr Lagning och justering 1 år 2014 50 000 kr 50 000 kr 50 000 kr Lekplatser Byte utrustning Ripvidet stora 20 år 2011 Byte utrustning Ripvidet lilla 20 år 40 000 kr Byte utrustning Lappvidet 20 år 80 000 kr Byte sand 3 år 2014 24 500 kr Lekutrustning Lekytan 10 år 1979 Målning utrustning 4 år 1 600 kr 1 650 kr 1 700 kr 1 750 kr 1 800 kr Summa per år: 319 700 kr 86 350 kr 531 775 kr 2 748 317 kr 39 756 kr Sida 20 av 31
Förslag till budget 2015 Nedan är styrelsens förslag till budget för 2015. Utöver de löpande och fastställda årliga kostnaderna inkluderar årets förslag även de reparationer och underhåll för 2015 som redovisas under Förslag till reparations- och underhållsplan ovan. I förslaget till budget 2015 finns också en avsättning till Fond för förnyelse och underhåll på 429 486 kr. Budget 2015 12 mån x 2700 12 mån x 2700 Budget 2015 Budget 2014 Utfall 2014 Intäkter Avgälder 2 851 200 2 851 200 2 851 200 Påminnelseavgifter 0 0 950 Övriga intäkter 0 0 27 400 Ränteintäkter 0 15 000 3 421 Värdeförändring Fond 10 000 0 6 703 Summa intäkter 2 861 200 2 866 200 2 889 674 Kostnader Fondavsättning 429 486 185 000 185 000 El 53 604 72 000 50 097 Värme 1 278 819 1 300 000 1 195 158 Vatten o Avlopp 210 092 215 000 204 968 Sophämtning 80 318 84 000 78 508 Snöröjning och sandning 71 199 108 000 66 541 Skötsel gemensamma ytor 31 000 30 000 46 173 Byalagens verksamhet 29 747 28 000 29 021 Förbrukningsinventarier 6 140 12 000 5 990 Lekutrustning 3 000 2 000 17 691 Förbrukningsmaterial 0 1 800 462 Rep o underhåll Asfalt 50 000 50 000 22 125 Rep o underhåll El 10 000 95 000 106 100 Rep o underhåll Värme 30 000 72 000 105 567 Rep o underhåll Vatten o Avlopp 90 000 30 000 23 356 Rep o underhåll Garage 185 000 250 000 334 756 Rep o underhåll Sopanläggning 0 8 000 0 Hemsida 1 800 1 800 1 808 Comhem 23 521 23 600 23 566 Områdesnät 167 904 170 000 169 973 Kontorsmateriel 3 000 2 000 1 300 Övriga Kostnader 0 0 13 180 Föreningsavgifter 10 496 10 500 10 240 Förvaltningskostnader 7 500 8 000 7 522 Styrelsearvoden 66 750 66 600 66 600 Övriga ersättningar 0 20 000 18 466 Arbetsgivaravg. arvoden 20 025 16 000 13 754 Arbetsgivaravg. övriga 0 3 100 2 860 Bankavgifter 1 800 1 800 1 665 Summa kostnader 2 861 200 2 866 200 2 802 447 Årets resultat 0 0 87 227 Sida 21 av 31
Förslag och fastställande av avgäld för år 2015 Med den nuvarande avgälden på 2 700kr bör vi kunna sätta av c:a 500 000kr per år till vår fond för förnyelse och reparation om inga större reparationer uppstår. Det betyder att vi kan ha en fond som ev räcker till den förbättring av asfaltbeläggningen som enligt Underhållsplanen är beräknad att ske 2018 men att inga fonderade medel finns för övrig förslitning av våra anläggningstillgångar. Med tanke på de åtgärder som gjorts på våra garage så borde vi klara av att sätta upp en fond igen efter det med avgäld motsvarande dagens nivå. Med hänvisning till det ovan anförda föreslår styrelsen stämman att - fastställa avgälden för år 2015 till 2 700 kr per månad Sida 22 av 31
Valberedningens förslag för styrelse för verksamhetsåret 2015 Förslag ej inkommet till styrelsen i tid för att bifogas kallelsen. Styrelse Hus.nr Period Ordförande 2 år Okänd Nr Fyllnadsval till 2016 Ledamöter 2 år Okänd Nr Fyllnadsval till 2016 Lars-Erik Pettersson 61 Vald till 2016 Carina Thomsson 97 Omval till 2017 Eva Zorn 40 Omval till 2017 Suppleanter 1 år Okänd Nr Val till 2016 Okänd Nr Val till 2016 Revisorer 1 år Okänd Nr Val till 2016 Okänd Nr Val till 2016 Revisorssuppleanter 1 år Okänd Nr Val till 2016 Okänd Nr Val till 2016 Valberedningen har bestått av sammankallande Suzanne Frejd (nr 60) samt Anne Arkelsten (nr 20) från Lappvidet. Ny valberedning utses av stämman. Sida 23 av 31
Bilaga 1 - Fällning av tallar på Ripvidet Sida 24 av 31
Bilaga 2 - Öppning av kompostmoloken Sida 25 av 31
Bilaga 3 - Papperskorgar Sida 26 av 31
Bilaga 4 Parkering/uppställning Sida 27 av 31
Bilaga 5 - Stadgeändring gällande nytjande av garage Sida 28 av 31