E-faktura, Matchning är det ett gammalt av inköpsorder rostigt spår? mot faktura Mats Carlsson KEY ACCOUNT MANAGER +46 73 4170 253 mats.carlsson@palette.se Aiste Asdranias Ekonomiassistent Palette Software & Consulting AB, Forumvägen 14, 18 th floor Box 4141, SE-131 04 Nacka, Sweden, +46 8 653 092 00 www.palettegroup.com Direkt: +46 8 470 81 08 aiste.asdranias@atea.se
Agenda... Alla matchar redan idag. Hur fungerar inköpsordermatchning i Palette Kort om Hur fungerar inköpsordermatchning hos Utmaningar för Är det värt pengarna att investera i iköpsordermatchning? (ROI) Är inköpsordermatchning svårt? - Live
Alla matchar redan idag...
Ordermatchning Hur fungerar inköpsordermatcning i Palette? Palettes ordermatchning stödjer fler typer Huvudmatchning (Totalmatchning) Radmatchning Antal och beloppsmatchning på artikelrader (Avtalsmatchning och Referensmatchning)
Faktura/or och order-relationer Ordermatchning Ett till ett: Enkel matchning Totalnivå eller matchning mot inleveransnummer Invoice Purchase Order Fler till en: Det här kan vara både matchning på totalnivå eller på radnivå. Men radnivå kan vara att föredra Oftast vid delleveranser Invoice Invoice Invoice Purchase Order En till fler: Bör vara på radnivå för att få automatisk matchning. Invoice Inköpsor Inköpsor der Purchase der Order
Matchning huvudnivå Ordermatchning Leverantör Kan användas som identifiering i matchningen Faktura och order från samma leverantör. Inköpsordernummer Primär metod för att koppla en faktura till en eller flera inköpsordrar. Man kan även använda inleverans nummer för att koppla faktura och order. Fakturans totalbelopp Matchar detta mot inköpsordern +/- toleranserna? Fakturan ska matcha mot (baserat på parametrarna på bolaget i Palette): - Order värde (exkl Moms och avgifter): 3310 sek Max tolerans: +/- 5% eller+/- 10 sek Vid matchning på totalnivå är den här informationen inget vi använder. Avgift1, 2 och 3 Man kan definiera 3 extra avgifter på bolaget. Varje avgift har sina egna toleranser och konton. - Denna information finns sällan på inköpsordern, man vet ju sällan vad t ex frakten kommer att bli, men den måste hanteras och konteras på ett korrekt sätt.
Matchning radnivå Ordermatchning 1) Matchning ORDER nummer mot inköpsordernummer eller inleveransnummer för inleveransen 2) Artikelnummer på fakturan jämförs med artikelnummer på inköpsordern. 3) Antal på fakturan jämförs med inlevererat antal på inköpsordern. 4) Enhetspriset på fakturan jämförs med priset på artikeln på inköpsordern
Koppla rätt fakturarad mot rätt orderrad Ordermatchning Sequence 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Company X X X X X X X X X X X X X Supplier X* X* X* X* X* X* X* X* X* X* X* X* X* Currency X X X X X X X X X X X X X Order# X X X X X X X X X X X X X Line # X Item X X X X X X Description X X Matchable Quantity X X X X Quantity X X X X Units X X X X X X X X X Price X X X* X* X X X X* X* Attribute X X X X X X X X X
Färgkodning gör matchningen enklare Ordermatchning Grön färg innebär matchad Gul färg innebär att det finns en leveransavvikelse Orange färg innebär att det finns en prisavvikelse Röd färg innebär att systemet inte hittat order
Matchningsstatistik Ordermatchning Rapporten matchningsstatistik Enkelt att se vilka leverantörer som skickar orderfakturor Enkelt att se status på prisavvikelse och leveransavvikelse per leverantör Gör jobbet enklare för inköpare att förhandla med leverantörer som inte fakturerar rätt Ser om artikelregistret behöver uppdateras
Ordermatchning Rapporten inköpsorderstatus Status för leverans av vara Status för fakturamatchningen Få kontroll på vad som är inlevererat men ej fakturerat (GRNI) Samlar status för ordrar lagda i alla er inköpssystem om ni beställer från mer än ett system
www.atea.com Atea - the leading Nordic and Baltic supplier of IT infrastructure Customers in private- and public sector Atea delivers IT products from leading vendors and assist its customers with specialist competencies within IT infrastructure services
Business segments
Facts and figures Atea Group 6300 employees 3500 consultants 82 offices 7 countries SEK 24 billion in revenues Listed on the Oslo Stock Exchange
Facts and figures Atea Sverige AB 1900 employees 1000 consultants 28 offices SEK 8,7 billion in revenues Owner Atea ASA 100%
Systems and applications Name Navision 2009 Palette Invoices (Readsoft) Function General Legder Handling of supplier invoices Verification of supplier invoices
Palette the Invoice flow levresk@ atea.se Mail sorting Scanning Verification Invoice Log Final booking, automatic Flow proposals Flow proposals Flow proposals AP Final booking, manual Puchase Order
PO invoices PDF-invoices EDI-invoices arrive to the Invoice Log levresk@atea.se Scanning Verification Invoice Log 93% Final booking, automatic Mail sorting Paper invoices Deviations 7% Flow proposals Flow proposals Flow proposals AP Final booking, manual
Palette statistics
Är det värt pengarna att investera i inköpsordermatchning? - It always depends on data quality on PO, delivery notes and invoices, but.. Year Type of invoice Number of invoices Matched first time in invoicelog Direct to recording No match at all 2014 Cost 140 000 2014 PO 440 000 62 % 93% < 1% Anta att du spenderar 10 sekunder på varje inköpsorder faktura bara för att kontrollera att den stämmer på huvudnivå? Med ATEAs volymer innebär det ca 1.100 timmar per år. Anta att du spenderar 90 sekunder per faktura för att manuellt matcha raderna. Med ATEAs volymer innebär det ca 10.000 timmar per år eller ca 6,5 manår.
Palette PO matching Live examaple statistics Om du behöver lägga 6,5 manår och har en kostnad på ca 300 KSEK per manår så blir det 1 950 KSEK per år Att köpa en licens för att matcha I Palette med 580 K fakturor per år kostar ca 450 KSEK (licens) och årligen ca 90 KSEK I underhåll och produktsupport anta att du spenderar ytterliggare 200 KSEK i uppsättningskostnad. På 36 månader så har du sparat 4,9 MSEK. Eller 85% besparing i kostnader
Palette PO matching Live examaple statistics Med samma tankesätt med en installation av 50 000 inköpsorderfakturor och 100 000 fakturor i licens på Palette. Vad blir resultatet då? Manuell matchning kostar över 3 år 900 KSEK Palette licens och underhåll samt uppstartsprojekt på 100 KSEK kostar 336 KSEK På 36 månader är kostnaden för det automatiserade 37% av den manuella. Du spar 564 KSEK!
Är inköpsordermatchning svårt? Om vi hinner, visar vi live