Så arbetar vi med hållbarhet. Proffice Group 2015

Så arbetar vi med hållbarhet Proffice Group 2015

Så arbetar vi med hållbarhet 2 Innehåll 3 Proffice Group i korthet 4 VD Henrik Höjsgaard kommenterar 5 Vårt erbjudande 6 Våra varumärken 7 Våra viktiga hållbarhetsområden 8 Våra intressenter och deras viktiga frågor 9 Hållbart arbetsliv 12 Mångfald och jämställdhet en självklar del av vår verksamhet 15 Ansvarstagande affärsmannaskap 17 Hänsyn till miljön

Så arbetar vi med hållbarhet 3 Proffice Group i korthet Proffice Group är en av Nordens största specialister inom personaluthyrning, rekrytering och omställning. Med engagemang och lyhördhet hjälper vi människor och företag att hitta lösningar för att utvecklas. Proffice Group består av Proffice, Dfind och Antenn och ingår sedan 2016 i Randstad, ett av världens ledande HR-serviceföretag. Vår vision Proffice Group ska vara det mest framgångsrika bemanningsföretaget i Norden. Vi utvecklar företag genom att erbjuda rätt kompetens inom utvalda specialistområden. Vi ökar våra kunders konkurrenskraft och förbättrar förmågan att hantera möjligheter och utmaningar. Vi utvecklar människor genom att varje år erbjuda tusentals möjligheter på arbetsmarknaden. Vi ger människor möjligheten att växa i sin yrkesroll, pröva nya branscher och utvecklas i sin kompetens i hela Norden. Vår affärsidé Vi ger människor och företag möjlighet att utvecklas genom att vara ett engagerat, lyhört och lösningsorienterat bemanningsföretag. Våra värderingar Vår omvärld är i ständig förändring. Det påverkar även oss. I vår verksamhet går allt snabbt. Vi behöver fatta snabba beslut. Med ett gemensamt förhållningssätt får vi en kompass som hjälper oss att vara framgångsrika. Med väl förankrade och sunda värderingar har vi större möjlighet att attrahera kompetenta medarbetare och skapa förutsättningar för långa och livskraftiga kundrelationer med lojala kunder. Inom Proffice Group utgör värderingarna engagerade, lyhörda och lösningsorienterade en viktig del av vårt dagliga arbete. Det här betyder värderingarna i praktiken: Engagerade Vi är extremt engagerade i allt vi gör Vi ger aldrig upp Alla säljer och vi säljer med hjärtat Det är inte det vi säger som räknas, utan det vi gör Vi har kul på jobbet Lyhörda Vi är nyfikna Vi har örat mot marken och baserar beslut på fakta Vi skapar affärer genom relationer Vi söker ständigt förbättringar Lösningsorienterade Vi agerar självständigt och innovativt Vi tar ansvar Vi hjälper och stöttar varandra Vi bryr oss mer om resultat än titlar och status

Så arbetar vi med hållbarhet 4 VD Henrik Höjsgaard kommenterar: Som en stor arbetsgivare i Norden är det viktigt att vi har ett gemensamt förhållningssätt, en kompass som vägleder oss i vårt dagliga arbete så att det sker hållbart, för både samhället, miljön, medarbetarna, kunderna och alla andra som påverkas av vår verksamhet. Därför är vår uppförandekod, Code of Conduct, en av våra viktigaste policys. Denna kod bygger på Global Compact, ett initiativ som bland annat bygger på FN:s deklaration om mänskliga rättigheter. Uppförandekoden betonar framför allt mänskliga rättigheter, arbetsmiljö- och arbetsrättsliga frågor, miljöledning och anti-korruption. Vi är en del av de samhällen där vi verkar och har ett ansvar att agera med öppenhet, tillit och integritet i våra affärer. Genom att ha genomarbetade processer och en stabil affär skapar vi en bra grund för ett hållbart företagande. Att attrahera och tillvarata alla tillgängliga resurser på den nordiska arbetsmarknaden är en viktig förutsättning för att hitta rätt kompetens till såväl oss själva som våra kunder. Därför är mångfald och jämställdhet en självklar del av vår verksamhet där rekrytering sker efter kompetens. Det är en av anledningarna till att vi under året tog en ledande roll i samverkansarbetet Vidga Normen för en inkluderande arbetsmarknad för afrosvenskar. Om normen vidgas kommer det även andra diskriminerade grupper till godo. Hållbart företagande handlar även om att värna miljön. Ett av våra miljömål har under flera år varit att våra pool- och tjänstebilar innan 2017 års utgång ska vara miljöklassade. Under 2015 bytte vi därför större delen av våra poolbilar till miljöklassade bilar och arbetet fortsätter i takt med att bilparken byts ut. Att ständigt sträva efter att bli lite bättre, lite effektivare, Keep Improving som vi säger, genomsyrar hela verksamheten. Det bottnar i vår affärsidé: att ge människor och företag möjlighet att utvecklas och växa genom att vara ett engagerat, lyhört och lösningsorienterat bemanningsföretag. Under hösten togs initiativ till en insamling till Röda Korsets arbete för att hjälpa människor på flykt. Medarbetare från hela Norden bidrog tillsammans med företaget och när insamlingen stängde efter en månad hade vi samlat ihop nästan 280 000 kronor. Liksom året innan valde vi 2015 att skänka pengar till Röda Korset och Läkare utan gränser för att stötta dem i deras viktiga arbete, istället för att ge kunder och medarbetare någon traditionell julklapp. Tillsammans blir vi starkare tillsammans kan vi göra skillnad.» http://www.profficegroup.com/om-profficegroup/code-of-conduct/

Så arbetar vi med hållbarhet 5 Vårt erbjudande Som den nordiska bemanningsspecialisten kan vi täcka kundernas hela kompetensförsörjningsbehov. Med ett kompetensspecialiserat erbjudande inom personaluthyrning/konsulting, rekrytering och omställning får kunderna en kompetenspartner som kan följa dem över tiden. Såväl kunder som kandidater får alltid en motpart som förstår dem och som både kan och vill vara delaktig i deras utveckling. Matchning rätt person på rätt plats Matchning är ett gediget hantverk som bygger på erfarenhet, metodik och engagemang. Rätt utfört utvecklas både företag och medarbetare. Vi arbetar efter kvalitetssäkrade processer för att kunderna ska få de lösningar som är bäst för just dem, oavsett om det gäller personaluthyrning, rekrytering eller omställning eller en kombination av alla. Med certifierade processer blir både helheten och detaljerna bättre, planeras noggrannare och levereras snabbare. Flera av koncernens bolag är sedan lång tid certifierade enligt ISO 9001. Rekrytering Vi arbetar efter kvalitetssäkrade och vetenskapligt utformade processer för att kunderna ska vara säkra på att få de medarbetare som är bäst för deras verksamhet. Rekrytering Personaluthyrning Vi ger våra kunder rätt kompetens och skapar effektiva lösningar som ger en ökad rörlighet. Omställning Vi erbjuder både människor och företag stöd och processer vid förändringar. Omställning Personaluthyrning Funktionslösning MSP Funktionslösning Vi tar över såväl personal som utveckling och drift av en funktion som anpassas efter kundens unika behov. MSP Managed Service Provider Som Managed Service Provider för personalinhyrning är vi en oberoende part som hanterar hela flödet av kundens inhyrda konsulter.

Så arbetar vi med hållbarhet 6 Våra varumärken Proffice Group består av tre huvudsakliga varumärken: Proffice, Dfind och Antenn. Proffice och Dfind erbjuder personaluthyrning/konsulting samt rekrytering av generalister, specialister och chefer inom respektive kompetensområde. Antenn arbetar med omställning och prestationsutveckling. Varumärke Om verksamheten Proffice Rekryterar och hyr ut chefer, specialister och generalister inom HR, marknad och kommunikation, inköp, försäljning, administration och kundtjänst i hela Norden. I Norge och Finland arbetar Proffice även med bemanning och rekrytering inom industri, lager och logistik. Proffice Industrial & Logistics Specialiserade på bemanning och rekrytering inom industri, lager och logistik i Sverige. Proffice Care Rekrytering och bemanning inom sjukvård, specialiserat på läkare, sjuksköterskor och övrig vårdpersonal. Kunderna finns i den offentliga sektorn och bland privata vårdgivare av alla storlekar i Sverige och Norge. Dfind IT Dfind IT erbjuder konsult- och rekryteringstjänster i Sverige och Norge. Verksamheten är specialiserad på IT-kompetenser indelat i områdena Executive, Software och Network & Support. Dfind Finance Dfind Finance arbetar med konsulting och rekrytering i Norge och Sverige och är specialiserat på chefer och specialister inom ekonomi, finans och lön. Dfind Science & Engineering Konsulting och rekrytering specialiserat på naturvetare och ingenjörer, både specialister och chefer, i Sverige och Norge. Antenn Antenn erbjuder tjänster inom omställning och prestationsutveckling och hjälper människor och företag att utvecklas och växa i förändring, att bli konkurrenskraftiga på marknaden och att vända förändringssituationer till något positivt. Verkar i Sverige.

Så arbetar vi med hållbarhet 7 Våra viktigaste hållbarhetsområden Vi har tillsammans med våra intressenter identifierat fyra viktiga områden för vårt hållbarhetsarbete. 1. Hållbart arbetsliv Tack vare våra medarbetares engagemang kan vi tillgodose våra kunders behov på ett engagerat, lyhört och lösningsorienterat sätt. Därför är det viktigt att vi erbjuder en attraktiv arbetsplats där kompetens, trivsel och vidareutveckling står i fokus. 2. Mångfald och jämställdhet Att attrahera och tillvarata alla tillgängliga resurser på arbetsmarknaden är en viktig förutsättning för att hitta rätt kompetens både till oss och våra kunder. 3. Ansvarstagande affärsmannaskap Långsiktig framgång kommer genom att man följer tillämpliga lagar och andra viktiga villkor i enlighet med värderingar och etiskt uppträdande. 4. Hänsyn till miljön Omsorg om vår miljö är en viktig fråga för oss och vårt miljöarbete ingår som en integrerad del i verksamheten. Vi arbetar fortlöpande med att se över och förändra arbetssätt och processer för att kontinuerligt minska vår miljöpåverkan.

Så arbetar vi med hållbarhet 8 Olika intressentgrupper och exempel på deras viktiga frågor Medarbetare: Konsulter Kontorsanställda Kandidater Deltagare i omställningsprogram Kunder Leverantörer Fackliga parter Politiker Staten, offentliga sektorn Civilsamhället Intressentgrupp Exempel på viktiga frågor Så kommunicerar vi Medarbetare Konsulter 1 Kontorsanställda 2 Värderingar, kompetensutveckling, anställningen Personliga möten, utvecklingssamtal, intranät/konsultnät, medarbetarenkät, nyhetsbrev, gemensamma träffar Kontorsanställda deltar även i webbinar utöver ovanstående. Kandidater 3 Attraktiv arbetsgivare Digitala kanaler/sociala medier, arbetsmarknadsdagar, mässor, intervjuer Deltagare i omställningsprogram Coachernas kompetens och förmåga att ge stöd till ny sysselsättning Gruppträffar, coachmöten, nyhetsbrev, digital deltagarportal Leverantörer Leveransfrågor, avtalsfrågor, miljö Upphandlingar, personliga möten Kunder Kundnöjdhet Personliga möten, nyhetsbrev, telefonsamtal, kundträffar, workshops, upphandlingar Fackliga parter Kollektivavtal Möten, förhandlingar, workshops, samarbeten Politiker Arbetstillfällen, hållbart arbetsliv Pressmeddelanden, nätverk, medverkan i politikerveckan i Almedalen Staten, offentliga sektorn Hållbarhet, efterlevnad av lagar Nätverk, dialog, möten, seminarier, arbetsplatsbesök Civilsamhället Ett inkluderande arbetsliv Nätverk, workshops 1) Medarbetare som har sin dagliga arbetsplats ute hos kunderna. 2) Medarbetare som arbetar på våra egna kontor, exempelvis med att hyra ut konsulter till kunder. 3) Arbetssökande.

Så arbetar vi med hållbarhet 9 Hållbart arbetsliv Vår vision är att vara det mest framgångsrika bemanningsföretaget i Norden. För att kunna vara det krävs branschens bästa medarbetare. Det är tack vare våra medarbetares engagemang och lyhördhet som vi kan tillgodose kundernas behov på ett lösningsorienterat sätt. Därför är det viktigt att vi är en attraktiv arbetsgivare där kompetens, trivsel och vidareutveckling står i fokus. Utbildning och kompetensutveckling Majoriteten av våra medarbetaretare befinner sig på våra kunders arbetsplatser. Dialog och uppföljning med konsultchefer och övriga ansvariga är därför extra viktigt. Vi genomför regelbunden utvärdering av våra medarbetares prestation och karriärutveckling. Konsulterna erbjuds olika utbildningar beroende på yrkesgrupp och vad kunderna har för behov. I en del fall står kunderna för utbildningskostnaden medan vi står för konsultens tid. Vid behov erbjuds konsulterna intervjuträning/coachning. För kontorsanställda erbjuds utbildningar i bland annat: affärsavtal, förhandlingsteknik, offentlig upphandling, affärssystem, arbetsrätt, intervjuteknik, arbetsmiljö. Kontorsanställda erbjuds också att delta i utbildningen Mångfald och likabehandling som omfattar såväl normkritik som diskriminerings- och integritetslagstiftningen. Mångfald och likabehandling erbjuds även kunder, där vi tillsammans diskuterar och utvecklar vårt gemensamma mångfalds- och utvecklingsarbete. Under året har försäljning varit ett fokusområde och en stor del av kontorspersonalen har därför vidareutbildats i säljteknik Kollektivavtal I Sverige, Finland och Danmark omfattas våra medarbetare av kollektivavtal, en uppsättning anställningsvillkor som gäller för en hel grupp av anställda. Kollektivavtalet kan reglera exempelvis: anställningsformer, uppsägningstider, ersättningsnivåer för obekväm arbetstid och övertid samt beräkningsformler för sjuk- och semesterlön. Vi ska attrahera den bästa personalen i bemanningsbranschen, som ständigt utvecklas via intressanta uppgifter hos attraktiva kunder och genom ett tydligt och värderingsstyrt ledarskap. (Personalmål) Att ha kollektivavtal bidrar till trygghet för både arbetsgivare och medarbetare på så vis att det tydliggör vilka villkor som gäller för anställningsförhållandet. För medarbetaren ger kollektivavtalet även rätt till bland annat tjänstepension och ett antal försäkringar. I Sverige är det vår arbetsgivarorganisation Almega Bemanningsföretagen som förhandlar fram nya kollektivavtal för oss och övriga medlemsföretag. En del lokala kollektivavtal förhandlar vi själva fram med de olika fackförbunden. Vi är ett auktoriserat bemanningsföretag via Almega Bemanningsföretagen, vilket är en kvalitetsgaranti för våra kunder. Auktorisationen utgör en stämpel på att vi som leverantör är seriös och följer de lagar och regler som råder. Kraven för Proffices auktorisation omfattar bland annat att vi har tecknat kollektivavtal. Eftersom vi verkar inom många olika yrkesgrupper har vi flera olika kollektivavtal för både arbetare och tjänstemän. En del av dessa behöver kompletteras med kundens kollektivavtal. Det gäller till exempel när vi hyr ut arbetare. När våra arbetare är på uppdrag måste vårt eget bemanningsavtal för arbetare alltid kompletteras med gällande kollektivavtal hos kunden. Detta då kundens avtal styr ersättningsnivåer, arbetstidsregler etc. på det enskilda uppdraget. Vi behöver också ta reda på vad som är det genomsnittliga förtjänstläget (GFL) för att konsulten ska få rätt lön för uppdraget. I Norge är vi Revidert Arbeidsgiver. Det är endast auktoriserade bemanningsföretag som får lov att ansöka om att bli det. Certifieringen visar kunderna att företaget är en professionell arbetsgivare som sköter sina åtaganden gentemot de anställda. Exempel på utbildningar som konsulter erbjuds: Yrkesgrupp Lagerarbetare Kundservice/Administration IT Ekonomi Utbildning som kan erbjudas Säkerhetsutbildning Ergonomi Arbetsmiljö Truckförarutbildning Tillgång till webbutbildningsportal med olika kurser, bland annat Office-paketet Tillgång till webbutbildningsportal med olika IT-kurser Tillgång till webbutbildningsportal med olika ekonomiutbildningar

Så arbetar vi med hållbarhet 10 Så arbetar vi med arbetsmiljö i Sverige Alla arbetsgivare i Sverige är skyldiga att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete, oftast förkortat SAM. SAM är arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten i företaget så att de anställda varken skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt. SAM ska ingå som en del i den dagliga verksamheten och omfatta allt som har betydelse för arbetsmiljön. Det innebär att såväl fysiska som psykiska och sociala förhållanden ska beaktas i arbetet. Inom koncernen finns flera policys och riktlinjer som är kopplade till SAM, bland annat vår arbetsmiljöpolicy. Utöver detta finns rutiner och instruktioner kopplade till undersökning, riskbedömning och uppföljning av våra medarbetares arbetsmiljö. Rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete I det systematiska arbetsmiljöarbetet ska våra chefer regelbundet ta reda på hur de anställda upplever sin arbetssituation vad gäller de fysiska och psykosociala arbetsförhållandena. Cheferna får då en inblick i vilka eventuella risker det finns i arbetet för fysisk och psykisk ohälsa. Det kan handla om risker för en enskild individ eller en hel arbetsgrupp. Både våra kontorsanställda och våra konsulter omfattas av rutinerna. Som arbetsgivare har vi en undersökningsplikt och måste ställa frågor före, under och efter konsultuppdragen, både till våra kunder och till konsulterna för att säkerställa en god arbetsmiljö, även då konsulterna under uppdragen omfattas av respektive kunds rutiner. Systematiskt arbetsmiljöarbete hos oss innebär att: Regelbundet undersöka arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Göra riskbedömningar som anger vilka risker för ohälsa och skador som finns på arbetsplatsen och bedöma hur allvarliga riskerna är. Åtgärda arbetsmiljöbrister omedelbart. Upprätta handlingsplaner för sådana åtgärder som inte kan genomföras omedelbart. Fördela arbetsmiljöuppgifter så att var och en vet vem som har vilka uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Se till att chefer och medarbetare har de kunskaper som behövs för att kunna hantera arbetsmiljöfrågor. Samverka med de anställda, företagshälsovård, fackliga representanter samt med kundföretag i arbetsmiljöfrågor. Utreda orsakerna till inträffade arbetsskador och allvarliga tillbud. Göra en årlig sammanställning av sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud. Följa upp och utvärdera det systematiska arbetsmiljöarbetet årligen. Undersöka Kontrollera Samverkan Riskbedöma Åtgärda Arbetsmiljöarbetet i fem steg: 1. Undersök och kartlägg arbetsförhållandena 2. Gör en riskbedömning 3. Åtgärda de risker som framkommit av kartläggningen 4. Upprätta en handlingsplan för de risker vi inte kan åtgärda omedelbart 5. Kontrollera genomförda åtgärder

Så arbetar vi med hållbarhet 11 Så agerar vi vid förändring i verksamheten Våra verksamheter förändras över tid och de regler som vi som arbetsgivare behöver förhålla oss till ser olika ut i de nordiska länderna. Gemensamt för de olika länderna som vi verkar i är att inför ett beslut om en viktigare förändring som kommer att påverka medarbetarna har vi skyldighet att informera och förhandla med arbetstagarrepresentanter. Detta gäller särskilt i de fall där vi riskerar att stå inför en övertalighet. Vi arbetar aktivt med omställning i de fall våra anställda drabbas av arbetsbrist. Omställningsinsatser sätts in i syfte att underlätta för den anställde att trygga en ny sysselsättning. Mer specifikt ser reglerna angående de fackliga relationerna ut på följande vis: Sverige: Vi ska ta initiativ till facklig förhandling inför beslut om viktigare förändring av verksamheten. Den fackliga förhandlingen är en del i den naturliga beslutsprocessen och tar i normalfallet två till tre veckor att slutföra. Uppsägningstider vid övertalighet ligger mellan en och tolv månader, i huvudsak beroende på anställningstidens längd. Norge: Vi följer Arbetsmiljøloven, vilket innebär att arbetstagarnas representant, huvudverneombudet, och Arbetsmiljøutvalget ska informeras i så god tid som möjligt före större förändringar i verksamheten. Finland: Vid uppsägning ska en varselprocess inledas med en varseltid om fem dagar som följs av en förhandlingsperiod på två veckor (sex veckor om varslet berör fler än 20 personer). Därefter kommer en ny varselperiod på två veckor innan uppsägningen verkställs. Information om processen ska även lämnas till statlig verksamhet och facket. Fördelning tjänstemän/arbetare, samtliga anställda Danmark: Förhandlingar med medarbetarna eller deras representanter ska genomföras före större uppsägningar. Efter avslutade förhandlingar är minsta varseltid 30 dagar före verkställande. Andel tjänstemän 34 % Andel arbetare 66 %

Så arbetar vi med hållbarhet 12 Mångfald och jämställdhet en självklar del av vår verksamhet Könsfördelning våra högsta chefer Att attrahera och tillvarata alla tillgängliga resurser på arbetsmarknaden är en viktig förutsättning för att säkerställa ökat kundvärde och hitta rätt kompetens både till oss själva och som våra kunder. Därför är mångfald och jämställdhet en självklar del av vår verksamhet, där rekrytering sker efter kompetens. Vi verkar på den nordiska marknaden som är jämförelsevis jämställd sett ur ett internationellt perspektiv. Detta är reglerat i såväl lagar och regler som kollektivavtal. Vi är ett företag som har som mål att underlätta så att både kvinnor och män kan ta föräldraledigt. Vår uppförandekod anger särskilt att alla medarbetare ska ha samma möjligheter utifrån sin kompetens, erfarenhet och prestation oavsett kön, ras, religion, ålder, funktionsnedsättning, sexuell läggning, könsöverskridande identitet, könsneutrala civilstånd, nationalitet, politisk åsikt, facklig tillhörighet, social bakgrund och etniskt ursprung. Under året har vi inte varit föremål för några diskrimineringsärenden. Kvinnor 50 % Män 50 % Av Profficekoncernens högsta chefer, alltså de chefer som ansvarar för ett bolag eller en koncerngemensam funktion, är 50 procent män och 50 procent kvinnor. Åldersfördelning bland våra medarbetare 30 50 år 41 % Över 50 år 9% Under 30 år 50 % Könsfördelning Kvinnor 45 % (45) Män 55 % (55) Kvinnor Sverige 2015 45% Män 55% Sverige 2014 47% 53% Norge 2015 37% 63% Norge 2014 39% 61% Finland 2015 42% 58% Finland 2014 48% 52% Danmark 2015 65% 35% Danmark 2014 54% 46%

Så arbetar vi med hållbarhet 13 Våga olika Vi tror att vägen till framgång för människor och företag är att ta tillvara människors kompetens oavsett bakgrund. För oss är det en del av vår vardag att se till kompetensen när vi hanterar ansökningar, intervjuar kandidater och anställer konsulter. Akademikern med fel efternamn som söker hundratals jobb utan att få svar, receptionisten som ratas för att den som ska anställa inte kan se bortom rullstolen och kvinnan som väljs bort på grund av sin slöja eller helt enkelt för att hon är kvinna. Det är verklighet i dagens samhälle och vi tycker att det är ett slöseri med resurser. Tillsammans kan vi göra skillnad. Tillsammans ska vi göra skillnad, våga olika. Under rubriken Våga olika inspirerar vi besökarna på våra hemsidor att våga tänka normkritiskt, att våga olika, vid rekrytering. Där finns både checklistor för att rekrytera efter kompetens och inspirerande artiklar.» https://www.proffice.se/inspiration/vaga-olika/ Din checklista för rekrytering ur ett mångfaldsperspektiv 1. Se över teamet. Hur lika/olika är vi? 2. Vad skulle vi vinna på att få andra kompetenser och erfarenheter och vilka ska det i så fall vara? 3. Tänk på att annonsutformning, bild och text, visar att mitt företag eftersträvar mångfald på arbetsplatsen. 4. Undvik krav i kravprofilen som kan vara exkluderande eller utesluta någon. 5. Tänk på att vi når fler genom att skriva vilka kompetenser som är meriterande. 6. Använd öppna rekryteringskanaler istället för informella, för att nå så många som möjligt. 7. Gör urval utifrån kompetens och erfarenhet. Ta endast hänsyn till de meriter som efterfrågas i kravspecifikationen. 8. Värdera internationell erfarenhet och utbildning på samma sätt som nationell erfarenhet och utbildning. 9. Vid intervjun, ställ endast frågor som är relevanta för den aktuella tjänsten. 10. Låt inte det första intrycket eller magkänslan fälla hela avgörandet. Det är inte säkert att det stämmer. Vi bidrar till att vidga normen Som en stor bemanningsaktör är det viktigt att bidra till en ökad mångfald och en mer jämställd arbetsmarknad. Under tre och ett halvt år har Proffice haft en representant i Delegationen för jämställdhet i arbetslivet (JA-delegationen), som en av elva ledamöter. Under denna tid har delegationen utrett hur jämställdheten mellan män och kvinnor ska bli bättre. I maj 2015 överlämnade den sitt slutbetänkande till den svenska arbetsmarknadsministern Ylva Johansson. 2015 intog vi också en ledande roll i det tvärsektoriella samverkansarbetet Vidga Normen. Det är ett nätverk av organisationer inom offentlig sektor, näringsliv, fack och civilsamhälle som primärt arbetar för en inkluderande arbetsmarknad framför allt för afrosvenskar med akademisk utbildning. Afrofobirapporten som togs fram på den svenska regeringens uppdrag 2014 visar att afrosvenskar diskrimineras mest på arbetsmarknaden. Vi fokuserar på afrosvenskar med akademisk utbildning, då personer med akademisk examen har störst möjlighet att få högre anställningar och har störst påverkansmöjligheter för fortsatt normkritiskt förändringsarbete. Om normen vidgas kommer det också andra diskriminerade grupper till godo. Under Almedalsveckan var vi med och arrangerade ett Vidga Normen-seminarium med panelsamtal. Vi var också representerade som talare och paneldeltagare på ett flertal andra arrangemang under veckan, där den gemensamma nämnaren var en bättre och mer inkluderande arbetsmarknad. Under hösten arrangerades ett uppföljande seminarium på Proffices huvudkontor i Stockholm, där politiker deltog tillsammans med representanter från näringsliv, fackförbund och intresseorganisationer.» http://www.profficegroup.com/press/vidga-normen/

Så arbetar vi med hållbarhet 14 Proffices Mångfaldsbarometer 2015: Allt färre går från ord till handling vad gäller mångfald. Det blir allt viktigare att arbeta aktivt med mångfald, men färre anser att mångfald var betydelsefullt vid den senaste rekryteringen. Det visade Proffices Mångfaldsbarometer 2015. För tredje gången kartlade vi med hjälp av TNS Sifo 400 chefers syn på mångfald på den svenska arbetsmarknaden. Jämfört med tidigare undersökningar har andelen som arbetar aktivt med mångfald ökat markant med 11 procentenheter från 69 procent år 2013 till 80 procent 2015. Samtidigt har självkritiken ökat. Andelen som anser att de är bra på mångfald har minskat från 69 procent (2013) till 57 procent 2015. En anledning kan vara att färre verkar gå från ord till handling: bara 32 procent anger att mångfald var ett viktigt kriterium när de själva senast rekryterade, vilket är en minskning jämfört med 2013 (39 procent).» http://www.profficegroup.com/press/proffices- mangfaldsbarometern/ Mer än var tredje medarbetare har utländsk bakgrund Med hjälp av Nyckeltalsinstitutet har vi kartlagt mångfalden i vår svenska organisation. Kartläggningen visar att vi har en högre andel medarbetare med utländsk bakgrund än genomsnittet. Mer än var tredje medarbetare har själv invandrat eller är andra eller tredje generationens invandrare. Utländsk bakgrund i den svenska verksamheten Utom Europa 19 % Europa 12 % Norden 2 % Sverige 67 %

Så arbetar vi med hållbarhet 15 Ansvarstagande affärsmannaskap Vår vision är att vara det mest framgångsrika bemanningsföretaget i Norden. Som vi ser det handlar framgång om så mycket mer än reda pengar. Det handlar om att ta ansvar för vårt handlande, så att såväl medarbetare som kunder och samhället i stort känner att vi tillför nytta. Så agerar vi vår uppförandekod Frågor inom socialt och hållbart företagande är centrala i hela världen och spelar en allt större roll för företags konkurrenskraft och lönsamhet. Så också för oss. Vår uppförandekod gäller inte bara oss själva, utan ingår i avtal med kund, leverantör eller andra parter med vilka Proffice Group säljer eller köper varor eller tjänster. Den stödjer därför socialt och hållbart företagande och betonar speciellt mänskliga rättigheter, arbetsmiljö- och arbetsrättsliga frågor, miljöledning och anti-korruption Alla medarbetare ska behandlas med respekt. Diskriminering, fysiska eller verbala trakasserier eller olagliga hot tolereras inte. Den som känner sig diskriminerad har flera vägar att anmäla detta, till exempel att gå till överordnad eller dennes chef, alternativt meddela HR-avdelningen eller bolagsjuristen. Vi har även en Whistle Blowing-funktion som kan användas för att anmäla alla typer av allvarliga oegentligheter. Man kan, om man vill, anmäla anonymt. För att trygga anmälarens anonymitet tillhandahålls ett rapporteringsverktyg av en extern och oberoende aktör.» http://www.profficegroup.com/om-proffice- group/whistleblowing/ Proffice Group ska tillämpa ansvarsfulla affärsmetoder som avspeglas och stöds i riktlinjer, beslut och handlingar. (Proffice Groups Code of Conduct) Vi är anslutna till FN:s Global Compact Vi har grundat vår Code of Conduct på FN:s Global Compact som är ett internationellt avtal med FN i vilket företag runt om i världen frivilligt åtar sig att följa tio principer om mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och anti-korruption. Syftet med Global Compact är att få företag att göra affärer på ett ansvarsfullt sätt genom att anpassa strategier och verksamhet så att de är förenliga med initiativets tio principer. Därutöver syftar Global Compact till att få företag att vidta strategiska åtgärder för att främja samarbete och innovation.

Så arbetar vi med hållbarhet 16 Fortsatt nöjda kunder Ett viktigt sätt att mäta framgång är att mäta hur nöjda kunderna är. Våra kunder bjuds årligen in att delta i en stor kundundersökning. Denna tas fram i samarbete med ett externt undersökningsföretag som skickar ut webbenkäter till de kunder som har fakturerats under de senaste tolv månaderna. Den koncernövergripande kundnöjdhetsundersökningen nöjd-kund-index, NKI, genomförs en gång per år. 2015 ägde NKI rum under första kvartalet. Totala indexet på 72,2 (72,6) visade att kunderna var fortsatt nöjda, men att det fortfarande är en bit kvar till det långsiktiga indexmålet som är 75 samt att delmålet att öka en enhet per år inte uppnåddes. Däremot mer än halverades antal team som hade ett index under 65. Varje team inom koncernen tar efter presentationen av NKI-resultatet fram en handlingsplan för att förbättra sitt resultat till nästkommande år. Denna plan kan innehålla såväl konkreta aktiviteter som förändrade förhållningssätt. Förutom den årliga NKI-undersökningen har vi regelbunden uppföljning av uppdragen i form av bland annat styrgruppsmöten och uppföljningssamtal beroende på uppdragets art. Kundnöjdhet Index 77 75 73 71 69 67 65 2011 2012 NKI-resultat 2013 2014 2015 Långsiktigt indexmål Kunderna ska uppfatta oss som marknadens bästa bemanningsföretag inom de segment vi har valt att arbeta i. (Kundmål)

Så arbetar vi med hållbarhet 17 Hänsyn till miljön Som tjänsteföretag har vi en relativt liten miljöpåverkan. Det är ändå viktigt att bidra till en bättre miljö genom att ta hänsyn till miljöaspekter i våra tjänsteresor och val av energileverantörer. Var och en av medarbetarna kan också bidra genom att exempelvis dra ner på antalet utskrifter och att stänga av sin dator när man går hem för dagen. Stora delar av vår verksamhet är certifierade enligt den internationella miljöledningsstandarden ISO 14001. Därför granskas vårt miljöarbete löpande både externt och internt. För att minimera vår miljöpåverkan ska vi: Prioritera förnyelsebara bränslen vid resor och energianvändning på våra kontor. Minska behovet av resor genom att ersätta möten med telefon-, video- och webbkonferenser. Hushålla med energi, papper och andra resurser. Sträva efter att samarbeta med partners och leverantörer som erbjuder miljöanpassade produkter och tjänster. Skapa förutsättningar för källsortering och återvinning av avfall på våra kontor. Stimulera våra medarbetare till engagemang, delaktighet och ansvar i miljöarbetet. Våra miljömål 2015 2015 reviderades våra miljömål efter en kartläggning om var vi kan göra störst skillnad. 1. Minska antalet flygresor mellan Stockholm och Göteborg och vice versa med 25 procent årligen, med ett långsiktigt mål att senast 2017 ha en fördelning om 80 procent tågresor mellan ovan destinationer. Under året minskade vi våra flygresor mellan Stockholm och Göteborg med tre procent och fördelningen är idag 56 procent resande med tåg. 2. Koncernens pool- och tjänstebilar ska innan 2017 års utgång vara miljöklassade enligt ny standard (vägtrafikskattelagen, SFS 2006:227). 2014 hade vi endast sex procent miljöklassade bilar. Med start under det andra kvartalet 2015 ersattes hela vår vagnpark för poolbilar i Sverige. De 61 nya bilarna har alla, förutom fyra stycken, lägre utsläppsvärden än vår gräns på 95 g CO 2. De bilar som inte uppfyller miljökraven rullar i norra Sverige, där framkomligheten har fått prioriteras då dessa bilar har starkare motor och fyrhjulsdrift. Av tjänstebilarna är det endast fyra procent som inte uppfyller kraven än. 3. Säkerställa att vi har 100 procent förnyelsebar el där vi har egna avtal samt där vi kan påverka avtalstiden. Vi har sedan flera år tillbaka 100 procent förnyelsebar el i form av vattenkraft där vi har egna avtal samt där vi kan påverka avtalstiden.

Så arbetar vi med hållbarhet 18 Uppdaterade miljömål efter årlig uppföljning 2016 1. Minska antalet flygresor mellan Stockholm och Göteborg med 25 procent årligen och senast 2017 ha en fördelning om 80 procent tågresor mellan ovan destinationer. 2. Innan 2017 ska 95 procent av koncernens bilar vara miljöklassade enligt ny standard (vägtrafikskattelagen, SFS 2006:227). 3. Innan 2017 ska vi ha 100 procent förnyelsebar el i Sverige och Norge där vi har egna avtal samt där vi kan påverka avtalstiden. 4. Kortsiktigt, under 2016, ska vi minska vår energiförbrukning med 3 procent på de kontor där vi har egna elavtal i Sverige och Norge. Långsiktigt innan 2019, ska vi minska förbrukningen med 10 procent. Minskad pappersförbrukning Sedan 2013 har vi i vår svenska verksamhet nästan halverat vår pappersförbrukning, från över tolv ton till strax över sju ton. Det finns flera orsaker, bland annat att dubbelsidiga utskrifter numera är standardinställning på alla skrivare och att flera kontor har infört follow me print, vilket innebär att inget skrivs ut förrän man går till skrivaren och aktivt väljer att skriva ut. Detta införs nu på fler kontor runt om i Norden, i takt med att skrivarna byts ut. Genom att handla ansvarsfullt idag bidrar vi till en bättre värld imorgon För att leva upp till våra intressenters höga förväntningar och säkerställa en god lönsamhet arbetar vi på ett systematiskt sätt med kvalitet och ständiga förbättringar. Som bevis på vårt åtagande är vi sedan 1995 ISO-certifierade enligt ISO 9001, en internationell standard för kvalitetsledningssystem. Det innebär att vårt ledningssystem, vilket inkluderar alla våra processer och arbetssätt, är godkänt enligt ISO-standarden. Ledningssystemet hjälper oss bland annat att: Planera vår verksamhet Följa upp resultatet av vårt arbete Fånga in och korrigera felaktigheter (avvikelser) Förbättra vårt sätt att arbeta Arbeta på ett likartat sätt och ta tillvara de bästa arbetssätten Vår ledning har ett starkt åtagande i och arbetar aktivt med att följa upp och förbättra bolagets kvalitet och arbetssätt. Ledningen går igenom OneProffice, som vi kallar vårt ledningssystem, minst en gång per år. Därutöver sker ständiga förbättringar inom respektive område. Vi är även certifierade enligt ISO 14001 vilket är en internationell miljöledningsstandard. För att bli certifierade har vi bland annat: Kartlagt vår miljöpåverkan och identifierat de områden där vi har störst miljöpåverkan. Identifierat de lagar inom miljöområdet som berör oss och säkerställer att vi följer lagkraven. Upprättat en miljöpolicy och fastställt organisation och ansvar för miljöarbetet. ISO-certifierade bolag inom Proffice Group Ökat medvetenheten hos personalen genom att löpande informera organisationen och introducera nyanställda kring vår miljöpåverkan och vad var och en kan göra för att minska denna. Sverige Antenn Consulting AB Dfind AB Dfind Finance och Executive AB Dfind Science & Engineering AB Proffice AB Proffice Care AB Proffice Industrial and Logistics AB Proffice Logistics Solutions AB Proffice Sverige AB Norge Dfind AS Dfind Finance og Executive AS Dfind Science & Engineering AS Proffice AS Proffice Care AS

profficegroup.com