KRAVSPECIFIKATION Datum Vår referens Sida 2009-03-09 Dnr: 09-629/72 1(8) Administrativa avdelningen Anna-Karin Hellsten anna-karin.hellsten@pts.se 1 Kravspecifikation för upphandling av växtskötsel och fruktleverans 1.1 Inledning Kommunikationsmyndigheten PTS avser att upphandla växtskötsel och fruktleverans. Upphandlingen avser två olika uppdrag; växtskötsel, leverans av KRAV-märkt frukt. Delade anbud accepteras. Anbud på båda uppdragen kommer dock att generera extrapoäng vid utvärderingen. Nedan specificeras kraven uppdelade på respektive uppdrag. Kommunikationsmyndigheten PTS Post- och telestyrelsen Postadress: Besöksadress: Telefon: 08-678 55 00 Box 5398 Birger Jarlsgatan 16 Telefax: 08-678 55 05 102 49 Stockholm www.pts.se pts@pts.se
2(8) 2 Växtskötsel 2.1 Uppdragets omfattning Uppdraget består i att för PTS räkning ansvara för, samt utföra skötsel och plantering av växter, såväl inom- som utomhus. Växterna inomhus är främst större golvväxter, men även några små väggmonterade växter förekommer. Uppdraget avser utförande av dessa tjänster på PTS huvudkontor på Birger Jarlsgatan 16 i Stockholm fram till den 15 januari 2010. Därefter kommer PTS att flytta till nya lokaler på Valhallavägen 117 i Stockholm. Hur dessa lokaler ska utsmyckas är inte klart än, ett delprojekt för detta ska startas under hösten. Ersättningen för skötsel av växter i de nya lokalerna ska vid behov räknas om i samband med flytten. Se närmare under 4, Ändring av tjänsternas omfattning/utförande. 2.1.1 Växternas placering och antal Inomhus finns det idag totalt 24 kärl med växter på allmänna ytor och fem kärl med växter inne hos generaldirektören. Alla dessa omfattas av uppdraget. Kärlen är fördelade mellan fem olika våningsplan. Enskilda medarbetares växter omfattas inte. Av de 24 kärl som finns på allmänna ytor är sju kärl i entrén förhyrda av nuvarande uppdragstagare. PTS önskar hyra motsvarande kärl och arrangemang av den nya uppdragstagaren. Utomhus finns tre kärl med växter samt 24 blomlådor som omfattas av uppdraget. Växterna finns på tre till fyra olika altaner i huset. 2.2 Krav på uppdraget 2.2.1 Skötsel och plantering Uppdragstagaren ska för PTS räkning utföra skötsel och plantering av växter, såväl inom- som utomhus. Växterna ägs av PTS. Uppdragstagaren ska fördela skötsel på anvisade platser inom PTS lokaler. Växter inomhus ska skötas en gång per månad. Växter utomhus ska under sommartid (vanligen från och med juni till och med augusti) skötas en gång per vecka. 1 1 I den mån extra vattning utöver en gång per vecka behövs under sommarmånaderna, står det uppdragstagaren fritt att tillsammans med PTS vaktmästare komma överens om extra vattningshjälp från denne en gång per vecka.
3(8) Växterna ska få den skötsel de behöver för att må bra. Följande ska minst genomföras: Utbyte av dåligt och eventuellt förvuxet växtmaterial Putsning och damning av blad Preparering mot ohyra Beskärning Uppspaljering Gödning och vattning 2.2.2 Hyra av växter till entréyta PTS önskar hyra sju kärl med arrangemang för placering i entrén. För specifikation av vilken typ av arrangemang PTS önskar, se bilaga 1.1. Förhyrningen ska ingå i den offererade månadskostnaden (ersättningen) för skötsel. 2.2.3 Växtgaranti En växtgaranti ska innefattas. Garantin innebär att uppdragstagaren ska plantera ut ersättningsväxter utan kostnad för PTS för det fall att växter som planterats ut av uppdragstagaren sprider ohyra till andra växter eller dör efter plantering, och PTS inte kan hållas som ansvarig för det inträffade. 2.2.4 Leverans Leverans ska ske fritt utplacerad hos kund, senast tio dagar efter beställning. 2.3 Ersättning för uppdraget I anbud ska ersättning för uppdraget anges som pris per månad. En specifikation som utvisar pris per månad och kärl ska även ingå. Det är dock enbart angivet totalpris per månad som kommer att utvärderas. Lämnade priser ska vara fasta under avtalsperioden. Priserna ska inkludera samtliga kostnader för uppdraget, undantaget kostnader för växter, jord och annat förbrukningsmaterial, vilket efter överenskommelse får debiteras extra enligt marknadsmässiga priser utan ytterligare tillägg. Växtnäring räknas inte som ett förbrukningsmaterial. Kostnad för näring ska därför ingå i månadsersättningen. Vid utplantering av växter omfattas arbetet av månadskostnaden och får inte
4(8) debiteras extra. 2.4 Utvärderingskriterier Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Anbuden kommer att utvärderas enligt nedan. Lägsta pris per månad för uppdraget: Anbud på båda uppdragen: 75 poäng 25 poäng Anbudet med högst poäng kommer att antas.
5(8) 3 Leverans av KRAV-märkt frukt 3.1 Uppdragets omfattning Uppdragstagaren ska leverera KRAV-märkt frukt enligt nedanstående krav till PTS lokaler på Birger Jarlsgatan 16 i Stockholm samt Bogårdsvägen 45 A i Sköndal. Då verksamheten flyttar till andra lokaler den 15 januari 2010 kommer även detta uppdrag att förflyttas till de nya lokalerna. Mängden frukt kommer att vara densamma som tidigare, men p.g.a. färre våningsplan är det möjligt att förpackningarna med frukt behöver sorteras om och minskas till sitt antal. Även verksamheten i Sköndal omfattas av flytten. Ersättningen för fruktleveranser ska vid behov räknas om i samband med detta. Se närmare under 4, Ändring av tjänsternas omfattning/utförande. 3.2 Krav på uppdraget 3.2.1 Leverans av frukt Uppdragstagaren ska leverera KRAV-märkt frukt till PTS enligt nedanstående specifikation. 3.2.2 Generella krav på den levererade frukten Utbudet ska vara KRAV-märkt frukt motsvarande vanliga frukter tillhörande klass II. Utbudet ska minst bestå av äpplen (röda och gröna äpplen betraktas här som olika frukter), bananer, apelsiner, satsumas, päron, plommon och nektariner. Minst två olika sorters frukt ska ingå i varje leverans. Varje levererad förpackning ska innehålla en jämn fördelning av de olika sorterna. Leveranserna ska hålla en god variation av ovan angivna frukter, beroende på säsong. I detta ingår även att leveranserna ska vara varierade, så till vida att de inte är standardiserade till en speciell uppsättning frukt för respektive leveransdag. Levererade frukter ska vara färska, mogna och av god kvalitet, samt ha en hållbarhet om minst tre dagar. Om mycket små frukter levereras ska antalet frukter ökas till dubbla det i bilaga 1.2 angivna antalet.
6(8) 3.2.3 Specifika krav avseende leverans till Birger Jarlsgatan 16 Utöver de generella kraven under 3.2.2 gäller följande för leveranser till Birger Jarlsgatan 16. Samma typ av frukt ska inte levereras mer än en gång per vecka, gäller ej konferenskorgarna (se nedan) som ska ha en god variation av frukt. Leverans ska ske två gånger per vecka: tisdag och torsdag, senast klockan 10.00. För information om hur frukten till de anställda vid PTS ska fördelas, se närmare specifikation av leverans till Birger Jarlsgatan 16, bilaga 1.2. Utöver frukt till de anställda ska varje leveransdag två enheter levereras till möteslokaler. Leverans ska ske i korgar och dessa ska innehålla varierad frukt med en god blandning av flera frukter (korgen ska ha karaktären av konferenskorg). Varje sådan korg ska innehålla fyra kg frukt. 3.2.4 Specifika krav avseende leverans till Bogårdsvägen 45 A Utöver de generella kraven under 3.2.2 gäller följande för leveranser till Bogårdsvägen 45 A. Uppdraget omfattar en leverans per vecka till adressen. Totalt ska 16 frukter, varierade enligt ovan 3.2.2, ingå i varje leverans. Samma typ av frukt ska inte levereras mer än en gång varannan vecka. Leverans ska ske tisdagar senast klockan 10.00. 3.3 Krav på leveranserna Uppdragstagaren ska leverera frukt till PTS lokaler på Birger Jarlsgatan 16, 102 49 Stockholm och Bogårdsvägen 45 A, 5 tr, 128 62 Sköndal. I samband med flytten den 15 januari 2010 kommer leveransadressen för båda dessa leveranser att bytas till Valhallavägen 117. Under semesterperioden ska inga leveranser ske och därmed ska inga kostnader för denna period utgå. Denna period inträffar vanligen fr.o.m. vecka 26 t.o.m. vecka 32. En avstämning av dessa tider ska dock ske årligen på anbudsgivarens initiativ. Förpackningar till frukten ska tillhandahållas av uppdragstagaren.
7(8) I det fall uppdragstagaren levererar frukten i korg ska tomma korgar hämtas av denne i samband med nästa leverans. Eventuella förpackningar som uppdragstagaren inte avser att hämta ska vara återvinningsbara. 3.4 Pris Pris ska anges som pris per månad och inkludera samtliga kostnader för uppdraget. En specifikation som utvisar pris per kilo ska även ingå. Det är dock enbart angivet totalpris per månad som kommer att utvärderas. Lämnade priser ska vara fasta under avtalsperioden. 3.5 Utvärderingskriterier Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Anbuden kommer att utvärderas enligt nedan. Lägsta pris per månad för uppdraget: Anbud på båda uppdragen: 75 poäng 25 poäng Anbudet med högst poäng kommer att antas.
8(8) 4 Ändring av tjänsternas omfattning/utförande Uppdragstagaren ska, då PTS har behov av detta, vara beredd att ändra såväl leveransvolym som leveransdagar och -tider. Sådant behov kan t.ex. uppstå vid längre helger eller förändring av antalet anställda vid PTS. Uppdragstagaren ska på PTS begäran även vara beredd att vid enstaka tillfällen med en veckas varsel ställa in leveranser/skötseltillfällen. PTS kommer endast att betala för faktiskt genomförda leveranser/skötseltillfällen. Observera att PTS kommer att flytta sin verksamhet såväl från Bogårdsvägen 45 A som Birger Jarlsgatan 16 till Valhallavägen 117 den 15 januari 2010. Inför detta kommer en genomgång av förutsättningarna i de nya lokalerna att göras så snart det är möjligt, och upplägget av tjänsterna kan då komma att förändras. Uppdragens omfattning och därmed även månadspriser kan komma att behöva justeras. Sådana prisjusteringar ska dock ske med utgångspunkt i samma förhållanden som ligger till grund för prissättningen enligt denna kravspecifikation. Ovanstående gäller för båda uppdragen.