Förfrågningsunderlag 2015-03-31 Upphandlande organisation Region Östergötland Martin Fält Upphandling Företagshälsovård Region Östergötland UC-2014-223 Sista anbudsdag: 2015-05-05 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 3. Kravspecifikation 3.1. Inledning 3.1.1. Inledning Region Östergötland bedriver verksamhet för hela Östergötlands län med tretton kommuner och drygt 438 000 invånare. Region Östergötland ansvarar främst för hälso- och sjukvård och tandvård. Hälso- och sjukvården består av specialistsjukvård på sjukhus i Motala, Norrköping och Linköping samt närsjukvård med 29 regiondrivna vårdcentraler. Folktandvården har ca 40 kliniker i länet. Av dessa är ett 30-tal allmäntandvårdskliniker. Region Östergötland är länets största arbetsgivare med cirka 11 900 medarbetare. Region Östergötland är också huvudman för Lunnevads folkhögskola och Naturbruksgymnasiet. Verksamheterna i Region Östergötland är indelade i olika produktionsenheter. Fem enheter ansvarar för den specialiserade vården, som är länsövergripande och bedrivs vid tre sjukhus i Östergötland: Universitetssjukhuset i Linköping, Vrinnevisjukhuset i Norrköping och Lasarettet i Motala. Fyra produktionsenheter ansvarar för närsjukvården som finns i olika delar av länet (östra, västra och centrala Östergötland samt Finspång). Närsjukvården bedriver vård både på sjukhusen och på länets vårdcentraler. Folktandvården ger lokal tandvård vid de kliniker som finns för allmäntandvård samt specialisttandvård och sjukhustandvård. Utöver de verksamheter som bedriver vård finns stöd- och serviceenheter, som ger stöd åt och utvecklar Region Östergötlands samlade verksamhet. Mer information om Region Östergötlands verksamheter finns på www.regionostergotland.se. 3.1.2. Upphandlingens omfattning Region Östergötlands avsikt är att teckna ett ramavtal om företagshälsovård för perioden 2016-01-01 2017-12-31 med möjlighet för regionen att förlänga avtalet med ett (1) år i sänder, dock max två (2) år (2019-12-31). Upphandlingen omfattar företagshälsovård för medarbetare vid samtliga produktionsenheter inom Region Östergötland. Med företagshälsovård avses en oberoende och objektiv expertresurs inom områdena hälsa, arbetsmiljö och rehabilitering. Sida 1 av 19
Region Östergötlands medarbetare fördelar sig i dagsläget (jan 2015) enligt följande: Närsjukvården i centrala Östergötland 1 621 Närsjukvården i östra Östergötland 1 404 Närsjukvården i västra Östergötland 1 284 Närsjukvården i Finspång 205 Hjärt- och medicincentrum 1 148 Barn- och kvinnocentrum 893 Centrum för kirurgi, ortopedi och cancervård 1 111 Sinnescentrum 1 584 Diagnostikcentrum 1 022 Folktandvården 556 Katastrofmedicinskt centrum 23 Centrum för hälso- och vårdutveckling 126 Resurscentrum 259 FM-centrum 99 Ledningsstab 132 Upphandlingscentrum 24 Centrum för medicinsk teknik och IT 219 Naturbruksgymnasiet 164 Lunnevads folkhögskola 34 Under 2014 har Region Östergötland avropat företagshälsovård för totalt ca 5,5 miljoner kronor. Motsvarande siffra för 2013 var ca 6,2 miljoner kronor. Leverantören kan ej garanteras avrop till ett visst belopp. Region Östergötland förbehåller sig rätten att vid behov köpa tilläggstjänster av annan leverantör samt att vid större uppdrag, t ex stora utbildningsinsatser, även begära offert från andra leverantörer. Därutöver omfattas inte medarbetares behov av sjukvård av upphandlingen utan tillgodoses via den allmänna hälso- och sjukvården. Region Östergötland har i nuläget avtal om företagshälsovård med Manpower Hälsopartner AB fram till och med 2015-12-31. I de fall ramavtal tecknas med ny leverantör kommer en successiv övergång till den nya leverantören att ske för pågående ärenden där fortsatt behov av företagshälsovård föreligger. 3.1.3. Allmänna utgångspunkter Med företagshälsovård avses en oberoende och objektiv expertresurs inom områdena arbetsmiljö, hälsa och rehabilitering. Upphandlingen har sin utgångspunkt i Arbetsmiljölagen. Företagshälsovården skall särskilt arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa. Företagshälsovården skall ha god kunskap om verksamhetens villkor och förutsättningar för att därmed kunna bidra med expertkunskap i regionens arbete för hälsofrämjande arbetsplatser. Företagshälsovården skall medverka till att utveckla nya rutiner och arbetsmetoder baserade på rådande evidens. Samverkan enligt ovan skall ingå i offererat anbudspris. Företagshälsovården ses som ett medicinskt stöd och hälsofrämjande komplement till den kompetens som finns hos chefer och HR inom Region Östergötland. Region Östergötland har en decentraliserad styrprincip vilket innebär att varje produktionsenhet, inom givna ramar, ansvarar för den egna verksamheten och dess medarbetare. Det innebär att de planerar, avropar och finansierar sin egen förbrukning av Sida 2 av 19
företagshälsovård. Vid behov kan företagshälsovården även anlitas för regionövergripande uppdrag utifrån avrop från regionledningen. Inom varje produktionsenhet är uppgifter i arbetsmiljö- och hälsoarbetet, så långt det är möjligt, fördelat/delegerat till respektive chef. Inom Region Östergötland finns i dagsläget ca 490 chefer, som i olika omfattning ansvarar för frågor kring hälsa, arbetsmiljö och rehabilitering för sina medarbetare. Som stöd i arbetet finns HR-chefer och HR-konsulter inom varje produktionsenhet och inom Resurscentrum. Resurscentrum är en enhet inom regionen som bland annat tillhandahåller olika HR-tjänster. Mer information om Resurscentrums verksamhet och tjänster finns på: http://www.regionostergotland.se/om-regionen/verksamheter/resurscentrum/. Region Östergötland erbjuder inte fri medicinsk service för företagshälsovården. 3.2. Allmänna krav 3.2.1. Inledning Leverantören skall vara en objektiv och oberoende part som genomför uppdrag med god yrkessed samt har ett konsultativt förhållningssätt och en helhetssyn på arbetslivet. Helhetssynen på arbetslivet skall prägla förslag till åtgärder och genomförandet av dessa. Leverantörens insatser skall präglas av ett hälsofrämjande synsätt, t ex genom ordination enligt FYSS (Fysisk aktivitet i sjukdomsprevention och sjukdomsbehandling). Företagshälsovården skall verka på ett professionellt sätt gentemot beställaren och dennes medarbetare. Så långt det är möjligt skall uppdragen genomföras så att kompetens inom arbetsmiljöområdet byggs upp, bibehålls och utvecklas på regionens arbetsplatser. Samtliga uppdrag skall genomföras på ett för regionen kostnadseffektivt och evidensbaserat sätt. I de ärenden där flera kompetenser från leverantören är involverade skall leverantören se till att dessa samverkar för att uppnå bästa resultat. Leverantören skall ha en omvärldsbevakning och ta del av nya metoder och forskning inom området med lokal förankring hos arbetsmiljökonsulterna i Östergötland. Leverantören skall följa rekommenderade riktlinjer och metoder inom de områden som sådana finns. Samtliga uppdrag skall i förekommande fall genomföras med utgångspunkt från regionens generella styrdokument samt övergripande riktlinjer och policys ( se bilagor till denna upphandling). Exempel på befintliga styrdokument inom arbetsmiljöområdet är arbetsmiljöpolicy, tallriksmodellen för hälsofrämjande arbetsplatser, samverkansavtal, riktlinjer för rehabilitering, riktlinjer för friskvård, alkohol- och drogpolicy, tobakspolicy, m fl. Samtliga medarbetare hos leverantören förväntas ta del av dessa dokument, hålla sig uppdaterade om förändringar samt vid behov delta i en fördjupad genomgång som erbjuds av regionen. 3.2.2. Kompetens Leverantörens personal skall ha erfarenhet av och goda kunskaper i företagshälsovård. Leverantören skall kunna tillhandahålla kompetens inom områdena arbetshälsa, medicin, arbetsmiljö, ergonomi, rehabilitering, arbetsorganisation, teknik, kemiska, biologiska och fysiska arbetsmiljörisker, beteendevetenskap, kognitiv beteendeterapi, psykologi, motiverande samtal (MI), fysisk aktivitet på recept (FaR) samt risk- och missbruk. Sida 3 av 19
Hos leverantören skall finnas företagsläkare, företagssköterska, fysioterapeut/ergonom, beteendevetare, psykolog och arbetsmiljöingenjör med för uppdragen lämplig utbildning. Därutöver skall leverantören ha tillgång till KBT-psykolog, arbetsterapeut och läkare med MRO-kompetens. Leverantören skall i enskilda ärenden förmedla kontakt med annan leverantör/underleverantör som tillhandahåller psykoterapi. Vid sådana kontakter tillämpas inte kraven på tillgänglighet enligt nedan. Leverantören skall använda personal med företagshälsovårdskunskap och för uppdraget formell kompetens och personlig lämplighet. Avseende företagsläkare, företagssköterska, psykolog, fysioterapeut/ergonom och beteendevetare skall leverantören tillhandahålla flera (minst två) personer med likartad kompetens så att beställare hos Region Östergötland kan ges möjlighet att välja utförare. Samtlig personal som leverantören använder skall ha god kommunikations- och samarbetsförmåga, ansvarskänsla och goda kunskaper i att tala och skriva svenska. Säljaren skall utföra uppdraget i enlighet med god yrkessed och vara ekonomiskt oberoende av leverantörer och andra som kan påverka Säljarens objektivitet. Säljaren eller dennes personal äger ej rätt att utnyttja genom uppdraget erhållen information och dylikt på ett sådant sätt att skada direkt eller indirekt uppkommer för köparen. Säljaren är skyldig att utan oskäligt uppehåll ersätta med annan egen personal sådan personal, vilken Köparen anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken Köparen har uppenbara samarbetssvårigheter. Säljaren har ej rätt att byta ut personal under pågående uppdrag utan att överenskommelse först har träffats med Köparen. Förlust av enskild person skall inte väsentligt påverka leverantörens möjligheter att genomföra överenskomna uppdrag inom avtalad tidsram. Leverantören skall arbeta för att ge beställare hos regionen kontinuitet. När Säljarens personal utför arbete i Köparens lokaler skall sådan personal iaktta av Köparen utfärdade föreskrifter. Säljaren har fullt arbetsgivaransvar för sig och sin personal. I arbetsgivaransvaret ingår bl. a kontinuerlig kompetensutveckling och utbildning av personalen på lokal nivå. 3.2.3. Telefontillgänglighet Leverantören skall ha ett gemensamt telefonnummer för samtliga kontakter från Region Östergötland. Telefonnumret skall vara bemannat minst åtta (8) timmar per dag under vardagar mellan kl. 8.00 17.00 året runt. Via telefonnumret skall följande service kunna ges: - Tidsbokning - Vidarekoppling till enskild konsult hos leverantören - Information om ramavtalets innehåll Den som bemannar telefonen skall ha god kännedom om Region Östergötlands ramavtal för att utifrån tjänsteutbudet kunna tillhandahålla enklare rådgivning samt hänvisa till rätt kompetens hos leverantören. Utöver ovanstående skall regionens chefer/arbetsledare, HR-chefer, HR-konsulter och skyddsombud under vardagar ges möjlighet till enklare telefonrådgivning, hos leverantörens konsulter. Rådgivningen skall ingå i angivet anbudspris. Med enklare telefonrådgivning avses rådgivning som inte föranleder anteckning i patientjournal. Det åligger leverantörens Sida 4 av 19
konsulter att informera om när det enskilda samtalet övergår från enklare kostnadsfri telefonrådgivning till konsultation som debiteras. 3.2.4. Beställning av uppdrag Beställning av uppdrag/tjänster kommer att göras skriftligt, lämpligt via portal. Utformning av beställningsrutin görs tillsammans av leverantören och Region Östergötland. Vid beställning som omfattar besök på mottagning hos läkare, företagssköterska, beteendevetare, psykolog och fysioterapeut skall mottagningstid erhållas inom fem (5) arbetsdagar från erhållen skriftlig beställning. I brådskande fall skall leverantören ta emot uppdrag via telefon som sedan bekräftas genom skriftlig beställning. För nedanstående tjänster skall mottagningstid erbjudas samma dag (vardagar 8 17). - Förstadagsintyg vid föreläggande från arbetsgivaren - Provtagningar vid stickskador - Alkohol- och drogtester - Krisstöd För övriga beställningar skall leverantören ta kontakt med beställande chef inom tre (3) arbetsdagar från erhållen skriftlig beställning. Vid kontakten skall beställningen bekräftas och en överenskommelse göras avseende uppdragets upplägg, genomförande, tidplan och kostnad. I de fall upplägg, genomförande och/eller tidplan behöver diskuteras mer ingående skall leverantören kostnadsfritt medverka vid ett gemensamt möte inom tio (10) arbetsdagar från erhållen beställning. För samtliga uppdrag gäller att det skall finnas en skriftlig beställning som underlag samt att uppdrag skall påbörjas efter överenskommelse med beställaren och genomföras inom överenskommen tid. Leverantören skall alltid göra en bedömning av om beställningen omfattas av gällande ramavtal samt säkerställa att beställningen gjorts av behörig beställare inom Region Östergötland. Utförda uppdrag som beställts av ej behörig beställare eller som ej omfattas av ramavtalet betalas inte av regionen. Vid önskemål/förfrågan från beställare skall leverantören lämna offert/kostnadsförslag. Alla offerter/kostnadsförslag som lämnas skall vara inom ramen för tjänsteutbudet. Samtliga chefer med personalansvar samt HR-chefer/motsvarande inom Region Östergötland har rätt att beställa uppdrag/tjänst hos företagshälsovården. Varje produktionsenhet inom regionen ansvarar för att tillhandahålla aktuell lista över behöriga beställare inom enheten. Enskilda medarbetare har rätt att beställa tjänst enligt avsnitt 3.8 nedan. 3.2.5. Pågående uppdrag Leverantören skall i pågående ärenden se till att en regelbunden återkoppling sker till beställande chef. Om önskemål finns från beställande chef skall återkoppling ske skriftligt. Om leverantören ser behov av kompletterande åtgärder i pågående ärenden skall leverantören stämma av dessa med beställande chef innan förslagen till åtgärder presenteras för berörd medarbetare. Om behov finns av avstämning med beställande chef inför ett gemensamt möte skall leverantören ansvara för att sådan avstämning sker innan det gemensamma mötet med medarbetaren. Likväl skall leverantören delta i sådan avstämning vid önskemål från beställande chef. Sida 5 av 19
3.2.6. Öppettider Uppdrag skall normalt genomföras vardagar mellan kl. 8.00 17.00. Vid önskemål från beställande chef om genomförande av uppdrag under annan tid skall leverantören informera om vilka extra kostnader som tillkommer. 3.2.7. Lokaler Leverantören skall ha centralt belägna mottagningslokaler minst på orterna Linköping, Norrköping och Motala. Lokalerna skall vara ändamålsenliga för enskilda mottagningsbesök och värna om den personliga integriteten. Lokalerna skall vara anpassade för funktionshindrade och kunna nås med kommunala färdmedel. I övrigt skall leverantören kunna genomföra uppdrag på samtliga av regionens arbetsplatser vid behov. I vidstående fritextfält skall anbudsgivaren ange besöksadresser för respektive mottagningslokal på orterna Linköping, Norrköping och Motala. Erbjuds mottagningslokal på annan ort i Östergötland så ombeds anbudsgivaren ange besöksadress även på dessa orter. (Fritextsvar) 3.2.8. Webbsida Leverantören skall tillhandahålla en aktuell kundanpassad webbsida för Region Östergötland, som minst innehåller följande uppgifter: - Öppettider avseende telefonrådgivning, tidsbeställning och besök - Telefonnummer och adressuppgifter - Övriga kontaktuppgifter, t ex till kontaktpersoner - Kundanpassad information om innehållet i regionens ramavtal - Information om regionens beställningsrutiner - Tjänsteutbud inom ramavtalet inkl prisuppgifter Region Östergötland kommer att länka till webbsidan från det egna intranätet, vilket innebär att informationen endast går att nås av den som är inloggad. Vidareutveckling av webbsidan görs i samråd mellan leverantör och Region Östergötland. Den kundanpassade webbsidan skall vara fri från reklam/annonser från andra företag, organisationer eller liknande. Eventuell kostnad för websidan skall vara inräknad i anbudsgivarens offererade anbudspris. 3.3. Tjänsteutbud 3.3.1. Inledning Anbud som lämnas skall omfatta tjänster inom följande fyra aktivitetsområden: 1. Organisation, ledarskap och medarbetarskap 2. Rehabilitering 3. Arbetsmiljö och säkerhet 4. Friskvård och livsstil Dessa fyra områden beskrivs mer utförligt i punkterna 3.4-3.7 nedan. Anbud som lämnas skall utöver ovanstående omfatta tjänst som kan avropas direkt av regionanställd medarbetare. Sida 6 av 19
Innehållet i respektive aktivitetsområde beskrivs närmare nedan. Till grund för indelningen i aktivitetsområden ligger Tallriksmodellen som är regionens stödverktyg för att uppnå hälsofrämjande arbetsplatser. Tallriksmodellen visar att en hälsofrämjande arbetsplats förutsätter systematik, uppföljning och styrning av de fyra aktivitetsområdena samt att ledarskap, medarbetarskap och sättet att organisera arbetet har avgörande betydelse för hur arbetsplatsen upplevs och fungerar som helhet. Tallriksmodellen används i Region Östergötland som ett konkret verktyg på arbetsplatserna för att få en helhetssyn och en systematik i de insatser som görs för att åstadkomma god hälsa och arbetsmiljö. Tallriksmodellen används också övergripande för att säkerställa att det finns väl fungerande verksamhetsstöd inom samtliga aktivitetsområden. Inför avtalsstart skall leverantören tillhandahålla tjänstebeskrivning/produktblad för samtliga tjänster inom ramavtalet. 3.3.2. Återkoppling av uppdrag Återkoppling skall alltid ske efter beställd tjänst. Om beställande chef önskar skall förtagshälsovårdens konsult återkoppla skriftligt. 3.4. Organisation, ledarskap och medarbetarskap 3.4.1. Allmänt Tallriksmodellen bygger på att aktiviteter inom området Organisation, ledarskap och medarbetarskap alltid ska uppgå till minst hälften av de samlade insatserna för hälsa. Förhållningssättet innebär en helhetssyn på hälsa som har sin utgångspunkt i medarbetarnas delaktighet och möjligheter att både få och ta ansvar för god hälsa och arbetsmiljö. Inom regionen finns goda möjligheter för cheferna att få stöd inom detta område från HR inom respektive produktionsenhet samt genom beställning från Resurscentrum. Inom nedanstående delar är bedömningen att regionens egen kompetens behöver kompletteras med kompetens från företagshälsovården. De konsulter hos leverantören som kommer att arbeta med stöd till regionen inom området organisation, ledarskap och medarbetarskap skall ha god kunskap om vilket stöd som redan tillhandahålls via Resurscentrum. 3.4.2. Handledning Leverantören skall tillhandahålla handledning för grupper av medarbetare. Fokus i handledningen skall vara bemötandefrågor och hur olika typer av ärenden/processer kan hanteras. Handledningen skall ha utgångspunkt i KBT teori. Lämplig kompetens för detta är beteendevetare eller psykolog. 3.4.3. Konflikthantering Leverantören skall tillhandahålla lösningsfokuserad konflikthantering på individ- och/eller gruppnivå. Lämplig kompetens för detta är beteendevetare eller psykolog. 3.4.4. Förebyggande stödsamtal Leverantören skall tillhandahålla individuella stödsamtal/handledning i förebyggande syfte. Lämplig kompetens för detta är beteendevetare, psykolog eller annan relevant kompetens. 3.5. Rehabilitering 3.5.1. Allmänt Sida 7 av 19
Inom aktivitetsområdet rehabilitering ryms de åtgärder som görs för att underlätta återgång till arbetslivet efter sjukfrånvaro. Att ha systematiska och väl kända rutiner för arbetslivsinriktad rehabilitering är viktigt för alla regionens arbetsplatser och en gemensam modell och struktur finns framtagen för detta. Modellen finns beskriven i bilaga 2. Region Östergötland strävar efter att chef och medarbetare vid sjukfrånvaro tar ett gemensamt ansvar för att så snart som möjligt planera för återgång i arbete. Som stöd för cheferna finns HR-chefer/HR-konsulter med generalistkunskap inom respektive produktionsenhet och HR-konsulter med specialistkunskap att beställa från Resurscentrum. Inom nedanstående delar är bedömningen att regionens egen kompetens hos chefer och HR behöver kompletteras med tjänster från företagshälsovården. De konsulter hos leverantören som kommer att arbeta med stöd till regionen inom området rehabilitering skall ha god kunskap om regionens rehabiliteringsprocess och arbeta på ett sätt som stödjer processen. 3.5.2. Tidig bedömning Leverantören skall tillhandahålla en tjänst för bedömning/utredning kring behov av åtgärder vid signaler på ohälsa, t ex tidigt i en sjukskrivningsperiod eller i samband med upprepad korttidsfrånvaro. Syftet med bedömningen skall vara att ge individen kunskap om sitt aktuella hälsotillstånd, medvetandegöra eventuella behov av ändrade vanor samt belysa det som främjar det friska. Syftet skall också vara att spåra ohälsorisker i arbetsmiljö och livssituation. Leverantören skall tillhandahålla en helhetslösning som inkluderar hälsosamtal med evidensbaserade frågeformulär. Vid behov skall tjänsten provtagningar (se punkt 3.6.13) kunna levereras. Leverantören skall ge förslag till åtgärder samt återkoppling till beställande chef. Därefter skall ett gemensamt återkopplingsmöte genomföras med samtliga berörda parter. Total tid från erhållen skriftlig beställning till återkoppling skall vara maximalt två veckor. Lämpligt är att konsulten har fördjupad rehabiliteringskompetens bl.a kunskap om riskfaktorer för sjukskrivning. 3.5.3. Medicinsk bedömning av läkare Leverantören skall tillhandahålla medicinsk bedömning av företagsläkare som syftar till att utreda och fastställa samband mellan ohälsa/skada och faktorer i arbetsmiljön. Om behov av sjukskrivning föreligger skall läkaren ta kontakt med beställande chef för att stämma av förslag till åtgärder och medverka till att en handlingsplan för återgång i arbete upprättas. I de fall den medicinska bedömningen visar att medarbetaren har behov av någon typ av arbetsanpassning eller annan arbetslivsinriktad rehabiliteringsinsats skall ett rehabiliteringsmöte initieras. Beställande chef kallar i så fall till möte. Leverantören skall i förekommande fall samverka med specialistläkare, samt vid behov utfärda intyg, recept och remisser. 3.5.4. Medicinsk bedömning av övrig legitimerad personal Leverantören skall tillhandahålla medicinsk bedömning av övrig legitimerad personal som syftar till att utreda och fastställa samband mellan ohälsa/skada och faktorer i arbetsmiljön. Om behov av sjukskrivning föreligger skall kontakt tas med beställande chef för att stämma av förslag till åtgärder och medverka till att en handlingsplan för återgång i arbete upprättas. I de fall den medicinska bedömningen visar att medarbetaren har behov av någon typ av arbetsanpassning eller annan arbetslivsinriktad rehabiliteringsinsats skall ett rehabiliteringsmöte initieras. Beställande chef kallar i så fall till möte. Sida 8 av 19
3.5.5. Rehabiliterings- och avstämningsmöten Leverantören skall vid behov delta i olika typer av rehabiliteringsmöten med arbetsgivaren och sjukskriven medarbetare samt övriga aktörer, t ex Försäkringskassan, fackliga företrädare. Mötet är ett forum för dialog och samverkan och skall baseras på participativ metodik. Leverantören skall under mötet bistå med medicinsk rådgivning, bedömning av prognos samt bedömning av rehabiliteringspotential i syfte att underlätta arbetsgivarens framtagande av handlingsplan för återgång i arbete eller beslut om andra åtgärder. 3.5.6. Arbetsförmågebedömning Leverantören skall tillhandahålla en tjänst som syftar till att utreda medarbetarens arbetsförmåga, begränsningar och eventuella behov av anpassning utifrån ordinarie arbetsuppgifter enligt anställningsavtal. Följande delar skall ingå i arbetsförmågebedömningen: 1. Läkarbedömning av medicinsk status samt bedömning av fysisk och psykisk funktion 2. Arbetsförmågebedömning i reell miljö 3. Gemensamt återkopplingsmöte 4. Sammanfattande skriftlig dokumentation Arbetsförmågebedömningen i reell miljö skall, om inget annat överenskommits, ske under 1-2 halvdagar på medarbetarens ordinarie arbetsplats. Bedömningen av arbetsförmågan i reell miljö skall göras utifrån en av regionen framtagen mall, se bilaga 3, och omfatta medarbetarens fysiska, psykiska och kognitiva förmåga i förhållande till arbetsmoment i ordinarie arbete. I bedömningen ingår en strukturerad analys av medarbetarens förmåga att utföra ordinarie arbetsuppgifter. Lämplig kompetens för bedömning i reell miljö är ergonom. Leverantören skall för varje arbetsförmågebedömning utse en samordnare som tillika är kontaktperson för beställaren. Samordnaren skall inom två veckor från erhållen skriftlig beställning fastställa tidplan för genomförandet tillsammans med beställaren. Total tid från erhållen skriftlig beställning till återkopplingsmöte inklusive skriftlig dokumentation skall vara maximalt fyra veckor. Resultatet av arbetsförmågebedömningen skall redovisas både muntligt och skriftligt. Den muntliga redovisningen skall göras vid ett gemensamt återkopplingsmöte med samtliga berörda parter hos leverantören. Den skriftliga redovisningen skall göras dels sammantaget och dels för varje enskilt arbetsmoment i den av arbetsgivaren tillhandahållna mallen. Den skriftliga dokumentationen skall överlämnas samlat till beställaren vid återkopplingsmötet. 3.5.7. Anpassningsutredning Leverantören skall tillhandahålla en tjänst som syftar till att utreda behov av arbetsanpassning. Utredningen skall, om inget annat överenskommits, ske på medarbetarens arbetsplats under 2-4 timmar. Lämplig kompetens för bedömningen är ergonom. Anpassningsutredningen skall ge besked om vilka anpassningsåtgärder som krävs för att en medarbetares arbetsförmåga ska kunna tillvaratas inom ramen för anställningsavtalet. Med utgångspunkt från arbetsmiljölagen skall utredningen innehålla en beskrivning över vilka konsekvenser, som föreslagna anpassningar innebär för övriga medarbetare på arbetsplatsen. Resultatet av anpassningsutredningen skall redovisas muntligt och skriftligt vid ett Sida 9 av 19
gemensamt återkopplingsmöte med samtliga berörda parter. Total tid från erhållen skriftlig beställning till återkopplingsmöte inklusive skriftlig dokumentation skall vara maximalt tre veckor. 3.5.8. Funktionsbedömning Leverantören skall tillhandahålla en tjänst som syftar till att utreda status, aktuell funktion och prognos avseende fysiska hinder och resurser av betydelse för arbetet. Vid behov skall leverantören utföra testning med hjälp av kvalitetssäkrad metod, t ex TIPPA, aktivitetsskala eller motsvarande. Resultatet av funktionsbedömningen skall redovisas enligt överenskommelse med beställande chef. Total tid från erhållen skriftlig beställning till redovisning skall vara maximalt tre veckor. Lämplig kompetens för bedömningen är fysioterapeut/ergonom. 3.5.9. Psykologisk bedömning Leverantören skall tillhandahålla utredande bedömningssamtal av psykolog, som syftar till att kartlägga behandlingsbehov och problematik kopplat till arbetsförmåga. I förekommande fall skall behov av KBT-behandling kartläggas. Resultatet av bedömningen skall redovisas enligt överenskommelse med beställande chef. Total tid från erhållen skriftlig beställning till redovisning skall vara maximalt tre veckor. 3.5.10. Stresshantering Leverantören skall tillhandahålla stresshantering på individ- och gruppnivå. Leverantören skall ge stöd i att hitta nya förhållningssätt samt ge verktyg och metoder för att underlätta hantering av stress och stressreaktioner. Målet skall i första hand vara att undvika ohälsa och sjukskrivning, men också i förekommande fall underlätta återgång i arbete vid sjukskrivning. Lämplig kompetens är beteendevetare, fysioterapeut/ergonom, hälsopedagog, psykolog, eller företagssköterska. 3.5.11. Rehabiliterande stödsamtal Leverantören skall tillhandahålla individuella stödsamtal i rehabiliterande syfte. Leverantören skall ge ett lösningsfokuserat individuellt stöd som syftar till att förbereda och underlätta för individen vid återgång i arbete, omplacering eller avslut av anställning. Skriftlig återkoppling skall ske till beställande chef efter genomförd tjänst. Lämplig kompetens är personal med formell företagshälsovårdsutbildning, stor kunskap och lång erfarenhet av att guida i rehabiliteringsprocessen. 3.5.12. Provtagningsrutin alkohol och droger Leverantören skall, i enlighet med regionens alkohol- och drogpolicy (se bilaga 7), tillhandahålla provtagning. Leverantören skall ha en kvalitetssäkrad och väl dokumenterad provtagningsrutin. I provtagningsrutinen skall ingå analys vid ackrediterat laboratorium. Positiva provsvar skall granskas av MRO-läkare. Samtliga provsvar skall återkopplas både till aktuell medarbetare och beställande chef inom en vecka från provtagningstillfället. Leverantören skall vid behov anpassa testförfarandet till ny teknik, nya metoder och nya rön Sida 10 av 19
avseende missbruk av olika droger. 3.5.13. Utredning och stöd alkohol och droger Leverantören skall, i enlighet med regionens alkohol- och drogpolicy, tillhandahålla utredningar och stödåtgärder avseende alkohol och droger. Leverantören skall ha en kvalitetssäkrad och väl dokumenterad metod för utredning av ärenden med alkohol- och/eller annan drogproblematik. Upplägg skall planeras noggrant tillsammans med beställande chef alternativt HR-chef/HR-konsult. Under ärendets gång skall kontinuerlig återkoppling ske till berörda parter. I förekommande fall skall leverantören hantera provsvar när provtagning gjorts hos annan instans, t ex beroendeklinik. Lämplig kompetens är företagssköterska alternativt läkare. 3.5.14. Utbildning alkohol och droger Leverantören skall vid behov medverka vid regioninterna utbildningar inom området alkohol och droger. 3.5.15. Förstadagsintyg Med stöd av bestämmelser i kollektivavtal kan arbetsgivaren fatta beslut om att begära in läkarintyg tidigare än dag 8 i en sjuklöneperiod. I regionen begärs detta företrädesvis om en medarbetare haft mycket korttidsfrånvaro under lång tid och tidigare insatser inte har haft effekt. Leverantören skall utfärda förstadagsintyg under dag 1-7 i en sjuklöneperiod efter beslut från arbetsgivaren. Förstadagsintygen skall utfärdas i samband med personligt besök hos läkare eller övrig legitimerad personal. I de fall företagshälsovården bedömer att ett personligt besök inte är möjligt skall leverantören omgående kontakta beställande chef för dialog. Intygen skall inte utfärdas för längre tid än vad som är nödvändigt för den aktuella sjukdomen. Leverantören skall i pågående ärenden kontinuerligt föra dialog med beställaren och stödja beställaren i att hitta hållbara lösningar. 3.5.16. Krisstöd Leverantören skall tillhandahålla akut och/eller uppföljande stöd i form av avlastningssamtal eller debriefing vid olika typer av krissituationer. Det kan t ex handla om olyckor, akuta krisreaktioner eller liknande allvarliga händelser men även kränkningar, trakasserier och liknande. Lämplig kompetens är beteendevetare alternativt psykolog. 3.6. Arbetsmiljö och säkerhet 3.6.1. Allmänt Inom aktivitetsområdet arbetsmiljö och säkerhet ryms de åtgärder som görs för att skapa trygga och säkra arbetsplatser inom Region Östergötland och som också gynnar patientens säkerhet i vården. De konsulter hos leverantören som kommer att arbeta med stöd till regionen inom området Sida 11 av 19
arbetsmiljö och säkerhet skall ha god kunskap om befintliga lagar och förordningar inom arbetsmiljöområdet samt hålla sig uppdaterade på nyheter inom området. Inom regionen finns möjligheter för cheferna att få stöd inom detta område från HR inom respektive produktionsenhet samt genom beställning från Resurscentrum. Inom nedanstående delar är bedömningen att regionens egen kompetens behöver kompletteras med kompetens från företagshälsovården. 3.6.2. Riskbedömningar, mätningar, mm Leverantören skall tillhandahålla insatser avseende fysisk arbetsmiljö, t ex inom områdena ergonomi, buller, belysning, kemiska/biologiska hälsorisker, ventilation, klimat, elektromagnetiska fält, strålning, maskiner, m fl. Leverantören skall vid behov genomföra riskbedömningar, lagstadgade mätningar och kontroller samt tillhandahålla information, konsultstöd och utbildningar enligt aktuella föreskrifter från Arbetsmiljöverket, som omfattar nuvarande och framtida verksamheter hos köparen. Skriftlig återkoppling skall ske till beställande chef efter genomförd tjänst. 3.6.3. Bedömningar vid arbetsplats, lokalplanering, etc Leverantören skall tillhandahålla ergonomiska bedömningar samt övriga bedömningar utifrån fysisk arbetsmiljö. Leverantören skall vid behov bistå arbetsgivaren med bedömning/analys ur ett arbetsmiljöperspektiv samt ge förslag på lösningar. Detta kan bli aktuellt i samband med arbetsplatsutformning, inköp av arbetsutrustning, upphandlingar, ombyggnation, nybyggnation, lokalbyten eller andra förändringar i den fysiska arbetsmiljön. Lämplig kompetens är fysioterapeut/ergonom alternativt arbetsmiljöingenjör. 3.6.4. Utbildningar i arbetsteknik och ergonomi Leverantören skall tillhandahålla utbildningar och instruktioner gällande arbetsteknik och ergonomi. Utbildningar och instruktioner skall kunna omfatta: - teoretisk genomgång avseende belastningsergonomi - praktisk genomgång av arbetsteknik vid olika förflyttningsmoment, t ex vid förflyttning/hantering av patienter - praktisk genomgång av användning av olika typer av förflyttningshjälpmedel Lämplig kompetens är fysioterapeut/ergonom. 3.6.5. Systematiskt arbetsmiljöarbete Leverantören skall tillhandhålla konsultstöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet inom regionens olika verksamheter. Leverantören skall vid behov genomföra arbetsmiljökartläggningar samt medverka vid skyddsronder och riskbedömningar. 3.6.6. Kartläggning/bedömning psykosocial arbetsmiljö Leverantören skall tillhandahålla kartläggningar och bedömningar utifrån psykosocial arbetsmiljö, t ex analysera och kartlägga orsaker till stress och konflikter. Lämplig kompetens är psykolog, beteendevetare eller arbetsmiljökonsult med fördjupad Sida 12 av 19
kompetens inom området. 3.6.7. Utredning vid kränkande särbehandling Leverantören skall tillhandahålla utredningstjänst vid upplevelse av kränkande särbehandling och/eller vid upplevelse av trakasserier av olika slag. Leverantören skall här använda sig av en kvalitetssäkrad och väl dokumenterad utredningsmetod. Lämplig kompetens är beteendevetare alternativt psykolog. 3.6.8. Olycksfalls- och arbetsskadeutredning Leverantören skall vid behov medverka vid olycksfalls- och arbetsskadeutredningar samt i förekommande fall utfärda läkarutlåtande med beskrivning av skadan, hur den uppkom, orsak samt hur den påverkar arbetsförmågan. 3.6.9. Utbildning första hjälpen / HLR Leverantören skall tillhandahålla utbildningar i första hjälpen och hjärt- och lungräddning. Utbildningen skall ge deltagarna tillräckliga kunskaper om och träning i de första livräddande åtgärderna vid olycksfall och hastigt insjuknande. 3.6.10. Utbildningar hot och våld Leverantören skall vid behov medverka vid regioninterna utbildningar inom området hot och våld. 3.6.11. Lagstadgade hälsoundersökningar Leverantören skall genomföra lagstadgade hälsoundersökningar enligt aktuella föreskrifter från Arbetsmiljöverket som omfattar nuvarande och framtida verksamheter hos köparen, t ex avseende härdplaster, nattarbete och vibrationer. Efter överenskommelse med enskild produktionsenhet skall leverantören ta ett helhetsansvar för att de lagstadgade hälsoundersökningarna genom att regelbundet kalla och undersöka aktuella medarbetare. 3.6.12. Vaccinationer Leverantören skall tillhandahålla möjlighet till vaccinering i enlighet med regionens riktlinjer. Se bilaga 1. 3.6.13. Provtagningar Leverantören skall tillhandahålla möjlighet till provtagningar. Provtagningar som kan bli aktuella är t ex Hepatit B, Hepatit C, HIV, blodstatus, sköldkörtelprov, leverstatus, CDT och drogtester. 3.6.14. Nyanställningsundersökning Enligt kollektivavtal kan arbetsgivaren vid nyanställning begära att en arbetssökande lämnar läkarintyg om aktuell hälsostatus i anslutning till anställningen. Inom vissa av regionens produktionsenheter används denna möjlighet. Leverantören skall genomföra nyanställningsundersökningar i syfte att klargöra om en arbetssökande från medicinsk synpunkt är lämpad för det sökta arbetet. Innehållet i undersökningen fastslås i dialog med beställaren och utgår från krav i befattningen. Återkoppling till beställande chef skall ske omgående efter genomförd undersökning. Sida 13 av 19
3.7. Friskvård och livsstil 3.7.1. Allmänt Inom Region Östergötland uppmuntras medarbetarna till ett hälsosamt levnadssätt. Friskvårds- och livsstilsarbetet utgår från varje medarbetares eget ansvar för sin hälsa och regionens ansvar att främja hälsa. Regionens stöd till medarbetarna består av tillgång till motionshallar, kunskap och verktyg om goda hälso- och livsstilsvanor samt friskvårdsersättning. Allt friskvårdsarbete inom regionen utgår från verksamheternas egen vilja och motivation att arbeta med friskvård och livsstilsfrågor. Ansvarig för arbetet inom verksamheten är chefen, men till stöd i arbetet finns regionens hälsopedagoger. Inom Region Östergötland finns också ett nätverk av friskvårdsinspiratörer. Friskvårdsinspiratörens roll är att initiera och genomföra friskvårdsaktiviteter på den egna arbetsplatsen. Inom nedanstående delar är bedömningen att regionens egen kompetens hos chefer, HR, hälsopedagoger och friskvårdsinspiratörer behöver kompletteras med tjänster från företagshälsovården. De konsulter hos leverantören som kommer att arbeta med stöd till regionen inom området friskvård skall ha god kunskap om regionens friskvårdsarbete och arbeta på ett sätt som stödjer detta. Uppdraget förutsätter samverkan mellan regionens hälsopedagoger och föredagshälsovårdens konsulter. 3.7.2. Hälsoundersökning Hälsoundersökningar riktar sig till medarbetare som har behov av att reflektera över sin hälsa i relation till sitt arbete. Det kan handla om enskilda medarbetare eller grupper av medarbetare. Behovet identifieras av ansvarig chef i samråd med medarbetare. Utgångspunkten för hälsoundersökningen skall vara individens eget ansvar för sin hälsa. Syftet är att ge medarbetaren kunskap om sitt aktuella hälsotillstånd. Hälsoundersökningen skall baseras på rekommenderad evidens vilket även inkluderar uppföljningar, lämplig metodik är motiverande samtal (MI). Tjänsten kräver fördjupad utbildning. Hälsoundersökningen baseras på: - Kortare samtal om arbetsmiljö, hälsostatus, livsstil och levnadsvanor - Screeningformulär I tjänsten ingår vid första besöket att formulera mål för bättre hälsa samt uppföljning. Vid behov ska lämplig provtagningstjänst beställas. Skriftlig återkoppling skall ske till beställande chef efter genomförd tjänst. 3.7.3. Viktminskningsstöd Leverantören skall tillhandahålla viktminskningsstöd till individer och grupper. Stödet skall ha ett långsiktigt perspektiv och utgå från individuella behov. Metoderna som används skall vara evidensbaserade. Vid behov skall läkarstöd ingå. 3.7.4. Tobaksavvänjning Leverantören skall tillhandahålla tobaksavvänjning till individer och grupper. Stödet skall ha ett långsiktigt perspektiv och utgå från individuella behov. Vid behov skall läkarstöd ingå. 3.7.5. FaR (fysisk aktivitet på recept) Sida 14 av 19
Leverantören skall tillhandahålla en tjänst som syftar till att öka medarbetarens fysiska aktivitet genom förskrivning av FaR (fysisk aktivitet på recept). Tjänsten skall omfatta en genomgång och bedömning av aktuell hälsa, livsstil och fysisk aktivitet. En undersökning av det fysiska utgångsläget skall ingå. Utifrån bedömningen skall en handlingsplan tas fram och följas upp under 3-4 tillfällen. Totalt skall tjänsten omfatta ca 5-6 timmar. Tjänsten skall baseras på aktuell forskning och FYSS (Fysisk aktivitet i sjukdomsprevention och sjukdomsbehandling). Leverantören skall följa rekommenderade rutiner vid förskrivning av FaR. 3.8. Avrop från regionsanställd medarbetare 3.8.1. Allmänt Nedan beskriven tjänst kan avropas av medarbetare i Region Östergötland utan medgivande av arbetsgivaren. Möjligheten får utnyttjas vid maximalt två (2) tillfällen per medarbetare och kalenderår. Detta skall kontrolleras av leverantören vid avrop. Ytterligare tillfälle kan avropas vid alkohol- eller drogrelaterade problem. Arbetsmiljölagen är alltid en utgångspunkt när medarbetaren själv avropar tjänster. Leverantören skall utifrån medarbetarens beskrivning av sina besvär avgöra lämplig kompetens för bedömningen. I de fall leverantören redan innan påbörjat uppdrag kan avgöra att medarbetarens besvär inte är arbetsrelaterade skall leverantören hänvisa medarbetaren till annan lämplig vårdinstans. Denna tjänst är undantagen från kravet på skriftlig beställning. När medarbetare upplever sig utsatt för kränkande särbehandling eller mobbing på sin arbetsplats har medarbetaren rätt att ta kontakt direkt med företagshälsovård. Denna tjänst utformas i dialog mellan Region Östergötland och leverantören. 3.8.2. Bedömning och rådgivning Leverantören skall undersöka och bedöma orsaker till ohälsa/skada hos medarbetaren i syfte att fastställa om det finns samband mellan ohälsa/skada och arbetsmiljön. Leverantören skall tillsammans med medarbetaren klargöra hälsofaktorer som är arbetspåverkande och arbetsorsakade. Om möjligt skall medarbetaren direkt få råd och föreslås åtgärder i syfte att förbättra eller återställa hälsa/arbetsförmåga. Senast efter två (2) besök för undersökning/bedömning skall leverantören återkoppla råd och förslag till åtgärder till medarbetaren i syfte att förbättra eller återställa hälsa/arbetsförmåga. Om undersökning/bedömning visar att ohälsa/skada beror på faktorer som har samband med arbetsmiljön samt att behov av fortsatta åtgärder finns skall återkoppling ske till medarbetarens chef/arbetsledare eller om skäl finns till annan arbetsgivarrepresentant. Fortsatta åtgärder skall planeras tillsammans med berörd arbetsgivarrepresentant och medarbetare. Om undersökning/utredning visar att ohälsa/skada beror på faktorer som inte har samband med arbetet skall leverantören hänvisa medarbetaren till annan lämplig vårdinstans, t ex vårdcentral eller specialistläkare. Sida 15 av 19
3.9. Samarbetsformer 3.9.1. Allmänt För att företagshälsovårdens insatser ska få förväntat resultat är det viktigt för Region Östergötland att tillsammans med leverantören utveckla ett väl fungerande samarbete på olika nivåer. Parternas samarbete skall vara långsiktigt, vilket innebär att uppdrag skall utföras med stor professionalism och med grundförutsättningen att samtliga erhållna uppdrag skall effektueras och utföras enligt varje beställnings förutsättning. Målet för uppdrags utförande enligt detta förfrågningsunderlag innebär att - Parterna skall arbeta utifrån förutsättningen att uppnå partnerskap där båda parter arbetar utifrån gällande regelverk. Mest tongivande är Arbetsmiljölagen, Lagen om allmän försäkring samt specifika föreskrifter från Arbetsmiljöverkets författningssamlingar. Partnerskap med inriktning på utveckling skall anses som en förutsättning. Partnerskap innebär att såväl skyldigheter som rättigheter beaktas utifrån ett medarbetar- och arbetsgivarperspektiv. Företagshälsovårdens roll är att bistå med evidensbaserad kunskap i sin expertroll. - Leverantörens uppdrag skall ses som ett helhetsuppdrag som sker i samverkan med beställare. Leverantören skall därav ta initiativ till lämpliga eller erforderliga åtgärder, oaktat om det uttryckligen anges i detta förfrågningsunderlag eller ej. Samarbetet enligt detta förfrågningsunderlag skall ske utifrån gemensam utveckling inom bl.a. följande områden: - Säkerställande av komplett funktionsriktig leverans - Kvalitetssäkring i alla led från beställning till leverans - Att föreslå och medverka till kvalitetshöjande åtgärder samt att genomföra dessa då överenskommelse om genomförande träffas - Att nyckelpersoner/avtalsansvariga innehar synsättet partnerskap för lösning av uppkomna situationer - Inrättande av forum för utveckling enligt nedanstående punkter. 3.9.2. Forum för strategiskt och operativt samarbete Forum för samarbete skall etableras, där leverantör och Region Östergötland samverkar. Samverkan skall ske på olika nivåer såsom strategisk och operativ nivå. Samarbetsformer skall etableras och utvecklas i samråd mellan leverantör och beställare. Strategiska möten skall ske minst 2 gånger per år. Operativa samarbetsmöten skall ske kontinuerligt i enlighet med Region Östergötlands målbild och med Arbetsmiljölagen som utgångspunkt. Vid behov av utveckling av nya tjänster inom ramen för avtalet skall särskilda arbetsgrupper bildas bestående av representanter från Region Östergötland och leverantören. Utveckling av tjänster skall baseras på rekommendationer och rådande evidens. Samarbete enligt ovan skall ingå i angivet anbudspris. 3.9.3. Samarbete, planering och uppföljning med produktionsenhet Inför varje nytt verksamhetsår tar regionens produktionsenheter fram verksamhetsplaner. Företagshälsovården skall vid behov bistå produktionsenheterna i att ta fram handlingsplaner Sida 16 av 19
i syfte att bibehålla och skapa hälsofrämjande arbetsplatser. I detta arbete är HR, friskvårdsinspiratörer, skyddsombud och företagshälsovård naturliga samarbetspartners och expertresurser. Insatser och stöd från företagshälsovården syftar till att komplettera regionens interna stödresurser samt bistå med framförallt expertkunskap inom arbetsmiljöområdet. Leverantören skall vid behov medverka i upp till två (2) planerings- och uppföljningsmöten årligen med respektive produktionsenhet i regionen. Syftet med mötena skall vara att övergripande planera kommande års insatser avseende företagshälsovård samt följa upp genomförda insatser. Planeringen skall utgå från respektive produktionsenhets behov och situation det kommande året. Planeringen skall fastställas i en skriftlig överenskommelse. Undertecknad överenskommelse motsvarar skriftlig beställning. Som underlag för planeringen skall leverantören tillhandahålla en sammanfattning av föregående års statistik över utförda tjänster/uppdrag samt aktuell kvalitetsuppföljning enligt punkt 3.10.2 nedan (detta krav ställs ej första året i det fall ramavtal tecknas med ny leverantör). Leverantören skall vid behov lämna rekommendationer avseende åtgärder samt bidra med information om aktuell forskning och trender inom hälso- och arbetsmiljöområdet. Samarbete enligt ovan skall ingå i angivet anbudspris. Övriga samarbetsformer överenskommes mellan leverantör och produktionsenhet. 3.9.4. Kontaktpersoner För samtliga produktionsenheter i Region Östergötland skall leverantören utse en ansvarig kontaktperson. Inom regionen kommer dels en kontaktperson att finnas övergripande och dels en kontaktperson per produktionsenhet. Kontaktperson hos leverantören skall kunna besvara och hantera frågor från produktionsenheten om exempelvis uppdrag, administration, statistik, planering, uppföljning, mm. Frågor skall kunna besvaras inom två (2) arbetsdagar. Uppdrag enligt denna punkt skall ingå i avgivet anbudspris. 3.10. Uppföljning 3.10.1. Allmänt Det är betydelsefullt för Region Östergötland att få kontinuerlig uppföljning av genomförda insatser och dess kvalitet. Uppföljningen från leverantören skall ske enligt följande modell: - Kvalitetsuppföljning - Statistikuppföljning - Återkoppling av problembilder Vidareutveckling av struktur och modell för uppföljning görs i samråd mellan leverantör och Region Östergötland. Ytterligare kvalitetsparametrar/uppföljningsparametrar kan bli aktuella under avtalsperioden varvid Leverantör skall bistå Region Östergötland med sådana vid var tid efterfrågade uppgifter utan krav på ytterligare ersättning. 3.10.2. Kvalitetsuppföljning Leverantören skall genom egenkontroll upprätthålla den avtalade kvalitets- och servicenivån. Leverantören skall årligen genomföra en enkätundersökning bland Region Östergötlands Sida 17 av 19
chefer och medarbetare. Frågeformuläret skall tas fram i samarbete med Region Östergötland och innehålla frågor om kvalitetsaspekter avseende företagshälsovården såsom tillgänglighet, väntetider, bemötande, service mm. Efter genomförd enkätundersökning skall leverantören vid behov ta fram en handlingsplan över förbättringsområden utifrån resultatet. Resultatet från enkätundersökningen skall sammanställas skriftligt av leverantören i en kvalitetsrapport tillsammans med redovisning av utförda tjänster/uppdrag under året samt om möjligt effekter/resultat av genomförda tjänster/uppdrag. Kvalitetsrapporter skall tas fram dels sammantaget för Region Östergötland och dels per produktionsenhet. För att utvärdera levererad tjänst skall riktade undersökningar genomföras som värderar olika nyttomått, såsom effekt på hälsa, arbetsförmåga, funktion, återgång till arbete. Mätningen sker i samband med start av insatsen och efter avslutad insats. På gruppnivå kan utvärderingen av levererad tjänst handla om upplevd nytta av tjänsten. Vilka tjänster som är lämpliga att utvärderas diskuteras i dialog med beställaren. Leverantören skall ha rutiner för hantering av avvikelser och reklamationer. Sammanställning av inkomna reklamationer från Region Östergötland och vidtagna eller planerade åtgärder utifrån dessa skall redovisas i kvalitetsrapporten. Kvalitetsuppföljningen inklusive rapporterna skall ingå i angivet anbudspris. 3.10.3. Redovisning av statistik för produktionsenhet Leverantören skall två (2) gånger per år redovisa skriftlig statistik över genomförda insatser till respektive produktionsenhet. Redovisningen skall vara produktionsenheterna tillhanda senast den 15 augusti för första halvåret och senast den 31 januari ackumulerat för helåret. Redovisningen skall levereras i överenskommen elektronisk form till kontaktperson inom produktionsenhet samt till övriga personer enligt produktionsenhetens önskemål. Redovisningen skall innehålla följande uppgifter: - Antal använda timmar och kostnad per tjänst/uppdrag - Antal använda timmar per yrkeskategori hos leverantören - Antal beställningar av respektive tjänst/uppdrag - Antal nytillkomna/avslutade sjukskrivningsärenden - Statistik över typ av sjukskrivningsärenden kopplat till erhållna insatser i rehabiliteringsprocessen I de fall produktionsenhet efterfrågar skall statistik kunna redovisas enligt följande: - Per organisationsenhet inom produktionsenheten - Per kvartal eller en gång per månad - Uppdelat per kön och yrkeskategori - Uteblivna besök utan återbud Redovisning enligt ovan skall ingå in angivet anbudspris. 3.10.4. Redovisning av statistik för Region Östergötland Leverantören skall två (2) gånger per år skriftligt redovisa statistik över genomförda insatser till ledningsstaben. Den skriftliga redovisningen skall i överenskommen elektronisk form vara regionens kontaktperson tillhanda senast den 15 augusti för första halvåret och senast den Sida 18 av 19
31 januari ackumulerat för helåret. Vid behov skall statistik även kunna redovisas muntligt. Redovisningen skall innehålla följande uppgifter: - Antal använda timmar och kostnad per tjänst/uppdrag - Antal använda timmar per yrkeskategori hos leverantören - Antal beställningar av respektive tjänst/uppdrag - Antal nytillkomna/avslutade sjukskrivningsärenden - Total kostnad fördelad per produktionsenhet - Totalt antal använda timmar fördelat per produktionsenhet - Orsaker till avrop från regionanställda medarbetare I de fall ledningsstaben efterfrågar skall statistik kunna redovisas enligt följande: - Per kvartal eller en gång per månad - Uppdelat per kön och yrkeskategori Redovisning enligt ovan skall ingå i angivet anbudspris. 3.10.5. Återkoppling av problembilder I de fall leverantören upptäcker arbetsmiljöproblem i organisationen som behöver särskild uppmärksamhet skall leverantören informera ansvarig kontaktperson vid berörd produktionsenhet om detta. Om problembilden återfinns inom flera produktionsenheter skall leverantören informera regionens kontaktperson om detta. 3.11. Informationsaktiviteter 3.11.1. Informationsaktiviteter När nytt avtal har tecknats med Leverantören avser Köparen att tillsammans med Leverantören ta fram en kommunikationsplan för implementering av det nya avtalet. Leverantören skall medverka kostnadsfritt i de aktiviteter som överenskommes. I de fall Leverantören planerar att genomföra ytterligare informationsaktiviteter, workshops, möten och liknande avsedda för målgrupper hos Köparen skall sådana aktiviteter planeras tillsammans med representanter från Köparen. Sådana eventuella aktiviteter som Leverantören planerar att genomföra skall dock inte innebära merkostnad för Köparen. 3.12. Accept av kravspecifikation 3.12.1. Accept kravspecifikation Samtliga krav angivna i denna kravspecifikation accepteras Samtliga krav i kravspecifikation accepteras. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Sida 19 av 19