Oktober 2002 version 6.3 E-giro webbhotell Användarmanual BG 9060, december 2000. Copyright Bankgirocentralen BGC AB 2000. e-giro webbhotell användarmanual 1 (58)
Innehåll Innehåll Innehåll...2 Inledning...3 Översikt...3 Presentation...5 Förberedelser och kundtest...8 Checklista...8 Kommunikation med BGC...10 Hänvisande bankgiro- och postgironummer vid anmälningar (för webbfakturor)...15 Förteckning över utställare av webbfakturor och e-dokument...17 Informationssida...18 Anmälningssida...20 Defaultvärden i e-giro webbhotell...21 Webbfaktura, e-dokument och mallar...24 Utställarens ansvar...27 Översikt...27 Servicesidor för faktura- och dokumentutställare...28 Översikt...28 Behörighet...29 Inloggning...30 Se ert företags utfärdade fakturor...31 Granska och godkänna mallar...33 Hantering av mottagarens anmälan...36 Översikt...36 Anslutning hos banken...37 Underlag för anmälan...38 Kvitterad anmälan skickas till BGC...42 BGC:s återredovisning av kvitterad anmälan...44 Avanmälan...45 Fakturering via e-giro webbhotell...46 Översikt...46 Fakturaunderlag...47 Betalning och rättelse...48 E-dokument via e-giro webbhotell...49 Översikt...49 Redovisning av felaktiga underlag...50 E-giro webbhotells säkerhetslösning...53 Översikt...53 Ytterligare information...54 Om e-giro webbhotell...54 Ordlista...56 Ord och begrepp i e-giro webbhotell...56 E-giro webbhotell användarmanual 2 (58)
Inledning Inledning Översikt Inledning E-giro webbhotell Skapar nya möjligheter till direktkommunikation med era kunder Är en integrerad elektronisk fakturerings- och betalningstjänst. Underlättar för era kunder att betala. Höjer kvaliteten i redovisningen av betalningar till er, i och med att er kund betalar genom ett enkelt klick och inte behöver knappa in långa referensnummer. Innehåller en avancerad säkerhetslösning som innebär trygghet för er och era kunder. En kanal för elektroniska dokument e-dokument, till exempelvis kunder och anställda. Fakturera via e-giro webbhotell: Med e-giro webbhotell sänder ni elektroniska fakturaunderlag till BGC. Era kunder når sin faktura genom att klicka på en länk i sin internetbank. I och med att webbfakturan lagras i webbhotellet, behöver ni inte investera i dyr infrastruktur. Presentera dokument via e-giro webbhotell: Grunden för e-dokument och webbfakturor via e-giro webbhotell är gemensam: Ni sänder ett underlag till BGC. Mottagaren når dokumentet genom en länk i internetbanken. E-giro webbhotell är ett samarbete mellan Handelsbanken, SEB, Östgöta Enskilda Bank och Bankgirocentralen BGC AB. Målgrupp Detta dokument är avsett för dig som handlägger e-giro webbhotellärenden. Manualen beskriver de åtgärder du behöver vidta för att e-giro webbhotell ska fungera så smidigt som möjligt. Förutsättningar Eftersom det finns många olika ekonomisystem på marknaden, kan vi inte i detalj beskriva hur du går till väga i just ert ekonomisystem. Därför hänvisar vi i den löpande texten till er leverantör av ekonomi- eller kommunikationsprogram. Fortsättning på nästa sida e-giro webbhotell användarmanual 3 (58)
Innehåll Översikt, Fortsättning Frågor Om du har frågor om e-giro webbhotell är du välkommen att kontakta Om ert företag är kund i Handelsbanken SEB Östgöta Enskilda Bank Kontakta Handelsbankens Bankgiroservice Tel 08-725 60 60 Fax 08-725 60 65 E-post shbbgc@bgc.nu SEB:s Bankgiroservice Tel 08-725 60 50 Fax 08-648 61 65 E-post sebbgc@bgc.nu Kundstöd Tel 08-725 60 90 Fax 08-649 74 01 För tekniska frågor, till exempel i samband med att ni ansluter er till e-giro webbhotell eller vill göra justeringar i faktura- eller dokumentmallen, kontakta Adress E-post Teknisk support Bankgirocentralen BGC AB 105 19 Stockholm egiro.webbhotell@bgc.nu Tel 08-725 67 00 Fax 08-725 67 01 E-giro webbhotell användarmanual 4 (58)
Presentation Presentation Inledning I detta kapitel presenterar vi e-giro webbhotell och berättar hur det fungerar. Syftet är att ge dig en övergripande presentation av vad e-giro webbhotell är och hur ert företag kan dra nytta av e-giro webbhotell. Fakturor via Internet E-giro webbhotell innebär att ni sänder fakturaunderlag till BGC, som gör webbfakturorna tillgängliga för era kunder. I och med att webbfakturorna checkar in på webbhotellet behöver ni inte bygga upp någon egen infrastruktur för webbfakturapresentation. Enkla och korrekta betalningar Genom e-giro kan er kund enkelt se webbfakturan genom att klicka på en länk i sin internetbank. Er kund godkänner fakturan för betalning genom ett enkelt klick och behöver inte registrera till exempel långa referensnummer. Detta gör att ni uppnår 100% automatisk prickningsfrekvens för dessa betalningar i er kundreskontra. Det är möjligt att använda e-dokument i e-giro webbhotell. E-dokument innebär att ni kan sända elektroniska dokument med konfidentiellt innehåll via en säker kanal. Mottagaren kan ta del av sina e-dokument via sin internetbank, där de finns bekvämt samlade. Exempel på ett användningsområde för e-dokument är till exempel lönespecifikationer eller försäkringsbesked E-dokument via internetbanken Marknadsföringskanal Webbfakturan blir en ny marknadsföringskanal till era kunder. Genom till exempel banners och länkar kan ni genomföra riktade marknadsföringsåtgärder mot skilda kundgrupper. E-dokument innebär även en informationskanal till era anställda och kunder. Webbfakturans och e-dokumentets utseende styrs av mallar, som utformas av er. Ni kan använda mer än en mall, utformade för olika målgrupper. Fortsättning på nästa sida e-giro webbhotell användarmanual 5 (58)
Presentation Översikt, Fortsättning Så fungerar webbfakturor Så här fungerar fakturering med e-giro webbhotell, steg för steg: Fas Beskrivning 1 När ni fakturerar er kund sänder ni ett elektroniskt fakturaunderlag till BGC. Från fakturaunderlaget skapar BGC en webbfaktura och en betalrad. Webbfakturan lagras hos BGC. Betalraden vidarebefordras till er kunds internetbank. 2 I internetbanken ser er kund betalraden på sin skärm. I betalraden finns en länk till webbfakturan. 3 Er kund klickar på länken och länkas till webbfakturan. All överföring sker insynsskyddat, krypterat och har tidsbegränsad giltighet. Ert företag kontrollerar webbfakturans innehåll. 4 När kunden ska betala kan han klicka direkt på OK för betalning utan att behöva fylla i belopp eller referensnummer. Om ert företag tillåter det kan kunden ändra beloppet före betalning. 5 När kunden betalat sin räkning får ni redovisning från BGC. Så här fungerar e- dokument Så här fungerar e-dokument med e-giro webbhotell, steg för steg: Fas Beskrivning 1 Ni sänder ett dokumentunderlag till BGC. Från detta skapar BGC ett e-dokument och ett dokumentsammandrag. E-dokumentet lagras hos BGC. Dokumentsammandraget vidarebefordras till mottagarens internetbank. 2 Mottagaren ser dokumentsammandraget i sin internetbank. I sammandraget finns en länk till e-dokumentet. 3 När mottagaren klickar på länken, visas e-dokumentet. All överföring sker insynsskyddat, krypterat och har tidsbegränsad giltighet. E-dokumentets innehåll kontrolleras av ert företag. Fortsättning på nästa sida E-giro webbhotell användarmanual 6 (58)
Presentation Översikt, fortsättning Kunden anmäler sig enkelt Betalning via webbfaktura: Er kund kan anmäla sig till e-giro på tre sätt Direkt till er, via till exempel er kundtjänst eller webbplats. Länkning via internetbanken till anmälningsärendet Vid betalning i internetbanken. Genom att anmäla till sin bank att han önskar webbfaktura från alla fakturautställare som han betalar till via Autogiro och som deltar i e-giro. Hanteringen av anmälningar och makulering av anmälningar sker elektroniskt. Ni kan bygga upp helt automatiska rutiner för denna hantering. E-dokument: Mottagaren kan anmäla sig till exempel via er kundtjänst eller webbplats. Dessa kunder når ni Antalet kunder i svenska internetbanker växer snabbt. I e-giro webbhotell når ni kunderna i Handelsbankens, Föreningssparbankens, Nordeas, SEB:s, Skandiabankens och Östgöta Enskilda Banks internetbanker. E-giro webbhotell användarmanual 7 (58)
Förberedelser och kundtest Förberedelser och kundtest Checklista Inledning Innan ert företag kan börja använda e-giro webbhotell, måste vissa krav på ekonomisystemet vara uppfyllda och vissa förberedelser vara genomförda. Detta kapitel är tänkt att användas som en enkel checklista för vad ni behöver åtgärda före start i e-giro webbhotell. I kolumnen Hänvisning ser du var du kan läsa mer om varje ämnesområde. Checklista i ii iii iv v = Åtgärd Hänvisning Välja leveranssätt till och från BGC inklusive metod för förändringsskydd. Kundregistret ska vara förberett för hantering av Anmälningar. Kvitterad anmälan (ej obligatoriskt). Avanmälan Elektroniskt redovisning från BGC. Utforma mallar för: Webbfakturor, eller E-dokument. Välja format för faktura- eller dokumentunderlag. Kundreskontran ska kunna skapa fakturaeller dokumentunderlag samt ta emot och tolka redovisning av felaktiga underlag. Se avsnittet Kommunikation med BGC i detta kapitel. Se kapitlet Hantering av mottagarens anmälan Se avsnittet Webbfakturor, e-dokument och mallar i detta kapitel. Se avsnittet om faktura- och dokumentunderlag. Se kapitlen Fakturering via e-giro webbhotell,, E-dokument via e-giro webbhotell och Redovisning av felaktiga underlag. vi Upprätta en informationssida på Internet. Se avsnittet Informationssida i detta kapitel. vii Upprätta en anmälningssida på Internet. Obligatoriskt för att nå samtliga internetbankskunder, ej obligatorisk för att nå kunder i Handelsbanken, SEB, Skandiabanken och Östgöta Enskilda Bank Se avsnittet Anmälningssida i detta kapitel. Fortsättning på nästa sida E-giro webbhotell användarmanual 8 (58)
Förberedelser och kundtest Checklista, Fortsättning Checklista (fortsättning) = Åtgärd Hänvisning viii ix x xi Fastställa vilket eller vilka defaultvärden som ska användas i faktura- eller dokumentunderlaget, samt dess värden. Skriva avtal om e-giro webbhotell med banken. (Om ni använder e-giro webbhotell för fakturering): Förbereda för att kunna ta emot redovisning av betalningsredovisning i Inbetalningsservice OCR-format (eventuellt även i Autogiro Privat). Genomföra en godkänd kundtest för e-giro webbhotell. Se avsnittet Defaultvärden i e-giro webbhotell i detta kapitel. Se avsnitten Defaultvärden i e-giro webbhotell. Hänvisande bankgiro- och postgironummer vid anmälningar (för webbfakturor). Förteckning över utställare av webbfakturor och e-dokument. i detta kapitel. Se dokumentet Inbetalningsservice OCR manual för betalningsmottagare. Ni får information om hur testen går till från er banks Bankgiroservice. E-giro webbhotell användarmanual 9 (58)
Förberedelser och kundtest Kommunikation med BGC Inledning Ni kan sända filer till och ta emot filer från BGC på ett flertal sätt. I detta avsnitt går vi igenom tillgängliga metoder för kommunikation (kallas även leveranssätt), samt förutsättningarna för kommunikationen med BGC. Tillgängliga leveranssätt Följande leveranssätt kan användas för e-giro webbhotell: Leveranssätt BgCom (kan inte användas för fakturaoch dokumentunderlagsfiler) Connect:Direct Netview/FTP TCP/IP FTP via X.25 XCOM6.2 Metod för förändringsskydd (se nedan) Integrerad kommunikations- och säkerhetslösning Nexus Elektroniskt sigill, MAA Nexus Elektroniskt sigill, MAA Nexus Elektroniskt sigill, MAA Nexus Elektroniskt sigill, MAA Metod för förändringsskydd Förändringsskydd innebär att filer förses med en krypterad kontrollpost som beräknas från filens innehåll och en unik kod (även kallad sigillnyckel), innan filen sänds till BGC. BGC kontrollerar kontrollposten och kan därmed säkerställa att filen inte förändrats efter det att avsändaren förändringsskyddat den. Förändringsskydd är obligatoriskt för samtliga filer som sänds till BGC. För närvarande används tre metoder för förändringsskydd: BgCom Metod för förändringsskydd MAA (Message Authentication Algoritm) Nexus Elektroniskt sigill Anmärkning BgCom är en integrerad kommunikations- och säkerhetslösning, baserad på Elektroniskt ID-kort och stark kryptering. Fri algoritm för förändringsskydd anpassad för Bankgirot. Metod utvecklad av Nexus (före detta SÄKData). Fortsättning på nästa sida E-giro webbhotell användarmanual 10 (58)
Förberedelser och kundtest Kommunikation med BGC, Fortsättning Avsnittssigill eller leveranssigill? Moduler för förändringsskydd är ofta integrerat i kommunikationsprogramvaran. Nexus Elektroniskt sigill och MAA kan förekomma som avsnittssigill och som leveranssigill. Följande tabell visar vilken av dessa metoder som går att använda för filerna i e-giro webbhotell: Filtyp Anmälningar, bekräftelser, makuleringar Fakturaunderlag och dokumentunderlag Avsnitts-/leveranssigill Avsnitts- eller leveranssigill leveranssigill Viktigt: Vissa moduler för förändringsskydd kan ha begränsningar vad gäller postlängden. Det är därför viktigt att ni före produktionsstart bekräftar med er programleverantör att ert program för förändringsskydd fungerar för e-giro webbhotell. Ytterligare information Leveranssätt Ytterligare information om leveranssätt och metoder för förändringsskydd finner du i Leveranssätt BgCom Connect:Direct Netview/FTP TCP/IP FTP via X.25 XCOM6.2 Dokumentets namn Leveransvägledning BgCom Leveransvägledning - Connect:Direct Leveransvägledning Netview/FTP Leveransvägledning TCP/IP FTP Leveransvägledning XCOM6.2 Dessa dokument kan du beställa från er bank eller ladda ner från www.bgc.nu under För programföretag / Om våra tjänster / Kommunikation och säkerhet. Fortsättning på nästa sida E-giro webbhotell användarmanual 11 (58)
Förberedelser och kundtest Kommunikation med BGC, fortsättning Så här för du över en fil till BGC Följ stegen i följande tabell när du ska sända filer till BGC: Steg Åtgärd 1 Skapa en fil i ert ekonomisystem. Filen kan innehålla Anmälningar, bekräftelser och/eller makuleringar. Fakturaunderlag Dokumentunderlag Hänvisning: För information om hur ert ekonomiprogram fungerar, se programmets dokumentation eller kontakta programvaruleverantören. 2 Starta kommunikationsprogrammet. 3 Kontrollera att ert företags kundnummer är rätt ifyllt i kommunikationsprogrammet och att programmet är inställt för att sända en produktionsfil. 4 Förändringsskydda filen i kommunikationsprogrammet. Använd den nyckel förändringsskydd som du fått från BGC. Hänvisning: 5 Sänd filen till BGC. För anvisningar om hur nyckeln läggs in respektive hur filen förändringsskyddas, se dokumentationen för ert kommunikationsprogram eller kontakta programvaruleverantören. Fortsättning på nästa sida E-giro webbhotell användarmanual 12 (58)
Förberedelser och kundtest Kommunikation med BGC, Fortsättning När ska filen sändas till BGC? Om ni använder bekräftelser: Denna tabell visar när ni senast måste sända material till BGC, resp när material finns att hämta: Före kl 19.00 Tidigast kl 19.00 Senast kl 17.00 Tidigast kl 19.00 Senast kl 11.00 Tidigast kl 06.30 Dag 1 Dag 2 Dag 3 Dag 4 Er kund anmäler sig i sin internetbank. Ni hämtar anmälan från BGC. Ni sänder en bekräftelse av er kunds anmälan. Ni hämtar kvittens för godk/ej godk bekräftelse. Ni sänder fakturaunderla g/dokument till BGC. Fakturaunderla get/dokumente t är tillgängligt i er kunds internetbank. Anmälningar, bekräftelser och makuleringar: Anmälningar, bekräftelser och makuleringar som kommer till BGC före kl 17.00 behandlas av BGC samma dag. Det innebär att en fil med redovisningsmaterial (godkända/icke godkända bekräftelser) kan hämtas från BGC efter kl 19.00 samma dag. Kommer filen till BGC efter kl 17.00 behandlas den påföljande bankdag. Redovisningsmaterialet kan då hämtas efter kl 19.00 denna dag. Fortsättning på nästa sida E-giro webbhotell användarmanual 13 (58)
Förberedelser och kundtest Kommunikation med BGC, fortsättning När ska filen sändas till BGC? (fortsättning) Om ni inte använder bekräftelser: Denna tabell visar när ni senast måste sända material, respektive när material finns att hämta: Före kl 19.00 Tidigast kl 19.00 Senast kl 11.00 Tidigast kl 06.30 Dag 1 Dag 2 Dag 3 Er kund anmäler sig i sin internetbank Ni hämtar anmälan från BGC Ni sänder fakturaeller dokumentunderlag till BGC Faktura- eller dokumentunderlaget är tillgängligt i er kunds internetbank Observera: När ni sänder in ett faktura- eller dokumentunderlag till BGC, betyder det att ni godkänt kundens anmälan. Fakturaunderlag: Fakturaunderlagen ska levereras till BGC senast kl 11.00 bankdagen efter fakturadatum. Betalraden presenteras i er kunds internetbank kl 06.30 följande bankdag. Dokumentunderlag: Dokumentunderlag ska sändas till BGC senast kl 11.00 för att kunna vara tillgängliga i mottagarens internetbank kl 06.30 nästa bankdag. När får ni redovisning? BGC skapar och skickar filer enbart när någon händelse skett, till exempel Er kund har anmält sig till e-giro via sin internetbank. Ni har sänt in bekräftelser eller makuleringar. Ni har sänt in felaktiga fakturaunderlag. Viktigt: BGC skapar redovisningsfiler endast på bankdagar! E-giro webbhotell användarmanual 14 (58)
Förberedelser och kundtest Hänvisande bankgiro- och postgironummer vid anmälningar (för webbfakturor) Inledning I detta avsnitt beskriver vi vad ert företag behöver göra för att hänvisande bankgiro- och postgironummer ska fungera när kunden anmäler sig via internetbanken. Så fungerar det Så här fungerar hänvisande postgiro- och bankgironummer: Fas Beskrivning 1 I avtalet om e-giro webbhotell anger ert företag Det bankgironummer dit betalningarna ska göras (huvudbankgironummer). Samtliga bankgiro- och postgironummer som ska vara hänvisande 2 När er kund skriver in ert hänvisande bankgiro- eller postgironummer för betalning i sin internetbank, visas en anmälningsknapp på skärmen. Om kunden klickar på knappen skapar internetbanken en anmälan, som skickas till BGC. 3 BGC vidarebefordrar anmälan till er. Anmälan kommer att avse det huvudbankgironummer ert företag angivit i avtalet om e-giro webbhotell. 4 Ni sänder en bekräftelse till BGC. 5 Kunden är registrerad som e-giromottagare. Observera: Hänvisande bankgironummer gäller endast för anmälningar via internetbanken. Betalningarna som därefter görs via e- giro kommer alltid att föras till det bankgironummer ni har angivit i fakturaunderlaget. Detta bankgironummer måste ha angivits som huvudbankgironummer i ert avtal om e-giro webbhotell. Detta ska göras: För att hänvisning av postgiro- och bankgironummer ska fungera, måste det avtal ert företag tecknar med banken innehålla Ert huvudbankgironummer. Samtliga de bankgiro- och postgironummer som ni vill ska omfattas av hänvisningen. Observera: Endast bankgironummer som är anslutna till tjänsten Inbetalningsservice OCR och postgironummer anslutna till Postgirot Banks Inbetalningsservice kan omfattas av hänvisning! Fortsättning på nästa sida E-giro webbhotell användarmanual 15 (58)
Förberedelser och kundtest Hänvisande bankgiro- och postgironummer vid anmälningar (för webbfakturor), Fortsättning Ytterligare information Hänvisning: För fullständig information om hela anmälningsprocessen, läs kapitlet Hantering av mottagarens anmälan i detta dokument. E-giro webbhotell användarmanual 16 (58)
Förberedelser och kundtest Förteckning över utställare av webbfakturor och e- dokument Inledning BGC för en förteckning över samtliga utställare i e-giro privat och e-giro webbhotell. Den är tillgänglig för samtliga deltagande internetbanker och deras kunder, som ser förteckningen via internetbanken. Dold i internetbanken När ni skriver avtal om e-giro webbhotell kan ni ange att ert företag inte ska visas i Internetbankernas förteckning. Exempelvis kan detta vara aktuellt under ett inledningsskede, när ni vill ha kontroll över antalet nya kunder som släpps på i e- giro webbhotell. Om ni väljer att ert företag inte ska visas i internetbanken, kommer ni inte att få några automatiska anmälningar för autogirobetalare, eller anmälningar via internetbanken. Anmälningar via internetbanken och Autogiro När ni bestämmer er för att era uppgifter ska visas innebär det, att ni kan komma att få automatiska anmälningar (avseende webbfakturor) från kunder som sedan tidigare använder e-giro privat. Observera att detta endast gäller om ni deltar i Autogiro. E-giro webbhotell användarmanual 17 (58)
Förberedelser och kundtest Informationssida Inledning I e-giro innebär begreppet informationssida en sida som är tillgänglig på Internet, där ni anger de namn, adresser, e-postadresser och/eller telefonnummer, dit era kunder kan vända sig vid störningar, problem eller vid klagomål. Informationssidan lagras på en webbserver hos er eller på BGC. Om er kund vill komma i kontakt med er, når han er informationssida via en länk i internetbanken. Textexempel Här följer ett exempel på text på informationssidan: [Er logotype] Så här kontaktar du oss om du har frågor eller problem [Ert företagsnamn] deltar i bankernas e-giro Privat, som gör det enkelt, bekvämt och säkert att betala räkningar via Internet. Har du synpunkter på fakturan eller om din faktura inte kan visas, kontakta oss [Postadress obligatorisk uppgift] [Telefonnummer obligatorisk uppgift] [Faxnummer] [Länk e-postadress obligatorisk uppgift] [Öppettider obligatorisk uppgift] [Länk till er webbplats i förekommande fall] Observera: Om ni både sänder webbfakturor och e-dokument, måste texten på informationssidan utformas för att avse båda fallen. Fortsättning på nästa sida E-giro webbhotell användarmanual 18 (58)
Förberedelser och kundtest Informationssida, Fortsättning Uppdatera informationssidan Så här gör ni för att uppdatera uppgifterna på er informationssida (om den ligger på BGC:s webbserver): Steg Åtgärd 1 Utforma informationssidan som ett HTML-dokument. Packa HTMLfilen och eventuella bildfiler som ett Zip-arkiv och sänd till Teknisk support på BGC, antingen via e-post eller på en diskett. Namnet på HTML-dokumentet ska vara information.htm 2 BGC testar att dokumentet fungerar och lägger in det på webbservern.. 3 Ni får information från Teknisk support på BGC när informationssidan publicerats. Om informationssidan ligger på er egen webbserver behöver ni bara informera BGC om ändringar i de fall ni ändrar länkadressen till informationssidan. Information om ny länkadress skickar ni till Teknisk Support på BGC. Viktigt: Ni ansvarar för att uppgifterna på informationssidan är korrekta. E-giro webbhotell användarmanual 19 (58)
Förberedelser och kundtest Anmälningssida Inledning I e-giro innebär begreppet anmälningssida en webbsida tillgänglig på Internet, där fakturamottagaren kan anmäla sig. Genom att koppla svaren från anmälningssidan till kundreskontrasystemet, kan ni automatisera anmälningsprocessen till e-giro. Att tänka på Det är inte obligatoriskt att använda en anmälningssida för att nå kunder i Handelsbanken, SEB, Skandiabanken och Östgöta Enskilda Bank. Anmälningssida krävs dock för att nå kunder i samtliga internetbanker. Anmälningssidan kan lagras på fakturautställarens egen webbplats eller köpas som en tjänst, e-giro anmälningsärende, där BGC skickar fakturautställaren fil med anmälningar. Se dokumentet e-giro anmälmingsärende teknisk manual.. Fakturautställaren anger anmälningssidans webbadress till BGC som vidareförmedlar denna till respektive internetbank. Personnummer (fås från internetbanken vid länkning, om kunden anmäler sig direkt till fakturautställaren så måste kunden ange personnummer). Vilken bank som fakturan ska skickas till (fås från internetbanken vid länkning, om kunden anmäler sig direkt till fakturautställaren så måste kunden ange personnummer). Fakturautställaren översätter banknamn till en bankidentitet som består av 9 tecken Bank Förkortning Bankidentitet SEB SEB 000000019 Handelsbanken SHB 000000027 Östgöta Enskilda Bank OEB 000000035 SkandiaBanken SKB 000000043 Föreningssparbanken FSPA 000000051 Nordea NB 000000078 Sparbanken Finn FINN 000000086 Sparbanken Gripen* GRIP 000000094 Stadshypotek Bank SHYB 000000108 ICA Bank* ICA 000000116 Länsfösäkringar Bank* LFB 000000124 COOP Bank* COOP 000000132 *Sparbanken Gripen, Länsförsäkringar Bank, ICA Bank och COOP Bank deltar ej ännu i e-giro, 2002-10-08. Fakturamottagarna har via sin internetbank tillgång till en katalog över fakturautställare som deltar i e-giro. Katalogen innehåller fakturautställarnas namn och en länk till deras anmälningssida. Fakturautställaren kan delta i denna katalog, genom att kontakta sin bank. E-giro webbhotell användarmanual 20 (58)
Förberedelser och kundtest Information om hur biljett utformningen är, biljettens DTD finns att hämta på www.e-giro.se under manualer. E-giro tillhandahåller även ett testverktyg där fakturautställaren själv kan generera test biljetter. Verktyget finns på www.e-giro.se under fliken devise security och ticket dispenser. Exempel Här följer ett exempel på hur anmälningssidan kan utformas: E-giro webbhotell användarmanual 21 (58)
Förberedelser och kundtest Defaultvärden i e-giro webbhotell Inledning I samband med att ni skriver avtal om tjänsten e-giro webbhotell med er bank, anger ni ett antal defaultvärden för uppgifter i faktura- eller dokumentunderlaget. Med defaultvärden menas föranmälda värden, som gäller om uppgiften inte är ifylld i faktura- eller dokumentunderlaget. För vissa av defaultvärdena finns dessutom fasta värden, som gäller om uppgiften saknas både i underlaget och som föranmält defaultvärde. Prioritetsordning Denna tabell anger i vilken ordning värden i faktura- eller dokumentunderlaget respektive defaultvärden används av e-giro webbhotell: Prioritet (1 är högst) Värde 1 Värde i enskild faktura- eller dokumentunderlagspost 2 Värde i faktura- eller dokumentunderlagets startpost. 3 Frivilligt defaultvärde enligt avtal 4 Fast värde i e-giro webbhotell Viktigt: Om ett värde inte är angivet i faktura- eller dokumentunderlaget och både frivilligt och fast värde saknas, avvisar e-giro webbhotell faktura- eller dokumentunderlaget (eller underlagen). Dessa redovisas till er med en felkod, vilka har markerats med *) i tabellen. Fortsättning på nästa sida E-giro webbhotell användarmanual 22 (58)
Förberedelser och kundtest fortsättning Defaultvärden Följande tabell visar vilka defaultvärden som kan anmälas i avtalet om e-giro webbhotell: Fältnamn Möjliga avtalade defaultvärden Valutakod SEK SEK Fast värde Kommentar Transaktionskod 82, 32 och 52) 82 82=debetfaktura 32=kreditfaktura 52=e-dokument Ändringsbart belopp J eller N N J = ja N = nej Betalningssättskod EA eller EG *) EA = Betalning via Autogiro EG = Betalning via e- giro Mallidentitet Numeriskt, högst 9 siffror Typ av fakturamottagaradress *) Ni får en mallidentitet vid varje tillfälle när ni levererar en ny mall till BGC. BE BE BE = Betalarnummer. E-giro webbhotell användarmanual 23 (58)
Förberedelser och kundtest Webbfaktura, e-dokument och mallar Inledning Detta avsnitt förklarar vad en webbfaktura, ett e-dokument och en mall är. Syftet är att ge dig den information du behöver för att kunna utforma mallar för ert företags behov. Det här är en webbfaktura Webbfakturan är den elektroniska faktura som er kund ser i internetbanken. Webbfakturan skapas av BGC utifrån Ert fakturaunderlag som innehåller fakturans data. En fakturamall som styr webbfakturans utseende. Webbfakturan innehåller alla de uppgifter som normalt återfinns på en pappersfaktura, men kan även utgöra en direktkanal för er att kommunicera med er kund, till exempel genom Banners med länkar till information om andra varor eller tjänster (merförsäljning). Länkar till andra tjänster på er webbplats, till exempel - Automatiserad kundtjänst (förfrågningar, reklamationer, adressändringar med mera). Det här är ett e-dokument E-dokument är elektroniska dokument som era kunder eller anställda ser i internetbanken. Det kan till exempel vara försäkringsbesked, kontoutdrag, lönespecifikationer eller annan information. E-dokumentet skapas av BGC utifrån Ert dokumentunderlag, som innehåller dokumentets data. En dokumentmall som styr e-dokumentets utseende. E-dokumenten kan, på samma sätt som webbfakturan, innehålla banners och länkar. Fortsättning på nästa sida E-giro webbhotell användarmanual 24 (58)
Förberedelser och kundtest Webbfaktura, e-dokument och mallar, fortsättning Det här är en mall Mallen styr webbfakturans och e-dokumentets utseende. Ni kan välja att använda Webbfakturor En enda fakturamall för samtliga webbfakturor. Flera fakturamallar, till exempel anpassade för olika kundgrupper. Varje fakturamall får ett unikt Fakturamallsidentitetsnummer. Med hjälp av detta nummer kan ni styra vilken fakturamall som ska användas för varje enskilt fakturaunderlag. E-dokument En enda dokumentmall för samtliga e- dokument. Flera dokumentmallar, till exempel anpassade för olika typer av dokument eller för olika målgrupper. Varje dokumentmall får ett unikt dokumentmallsidentitetsnummer. Med hjälp av detta nummer kan ni styra vilken dokumentmall som ska användas för varje enskilt dokumentunderlag. Utformning av mallar Ni kan välja att Själv utforma en eller flera faktura- eller dokumentmallar. Använda en eller flera av de standardfakturamallar som BGC tillhandahåller. Låta BGC ta fram mall(ar) från manuskript. Kontakta er bank för uppgift om kostnader och andra villkor om ni önskar att BGC ska ta fram mall(ar). Regler för utformning av mallar Följande regler gäller för mallens utformning: = Webbfakturor och e-dokument visas i internetbanken i ett separat fönster, vars storlek är 640 gånger 840 punkter. Mallarna ska anpassas för att använda färgpaletten med webbsäkra färger (216 färger). Mallarna ska innehålla en tydlig knapp som stänger det fönster där webbfakturan eller e-dokumentet visas. Fortsättning på nästa sida E-giro webbhotell användarmanual 25 (58)
Förberedelser och kundtest Webbfaktura, e-dokument och mallar, fortsättning Ändra defaultmall Med defaultmall menas den mall som används för de underlag där ni inte angivit vilken mall som ska användas. I samband med att ni skriver avtal med banken om e-giro webbhotell, anger ni vilken mall ni använder som defaultmall. Ni kan därefter ändra uppgift om vilken av era mallar som ska användas. Detta gör ni genom att vända er till Teknisk Support på BGC. Nya mallar Efter det att ni (eventuellt med hjälp av BGC, se ovan) tagit fram en ny mall, ska den testas. Testen innebär i korthet att ni levererar mallen och ett underlag för test till BGC, som skapar en testwebbfaktura eller test e-dokument. När ni och BGC godkänt testen kan ni börja använda den nya mallen för era fakturaunderlag eller e- dokument. Banner i mallen Med banner menas en avgränsad del av webbfakturan eller e-dokumentet, där ni kan presentera länkar till aktuell information och till exempel erbjudanden till era kunder. I och med att ni kan byta ut bannern utan att förändra mallen, kommer era kunder alltid att se den aktuella bannern (alltså även i redan förfallna och betalda webbfakturor). Observera dock, att den nya bannern i så fall måste vara i samma storlek som den befintliga, för att passa in i mallen. Byta banner Om ni vill byta banner, kontakta Teknisk support på BGC. Avsluta mallar När ni vill avsluta en mall, vänd er till er bank eller till Teknisk support på BGC. När ni har avslutat en mall, kommer den att ligga kvar i e-giro webbhotell så länge det finns fakturaunderlag eller dokumentunderlag lagrade i webbhotellet, som använder den avslutade mallen. E-giro webbhotell användarmanual 26 (58)