Handlingar till Socialnämnden den 7 april 2016

Handlingar till Socialnämnden den 7 april 2016

Ärende 1

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3) Socialkontoret Marianne Iggmark Kvalitetsutvecklare Datum Vår beteckning 2016-02-11 SN 16/0037 Kvalitetsuppföljning vid Arbetsmarknadseneheten samordnarområde 1 och 2 för arbetsmarknadsinsatser Förslag till beslut Socialnämnden godkänner socialkontorets kvalitetsuppföljning av Arbetsmarknadsenheten samordnarområde 1 och 2. Sammanfattning En långsam men positiv utveckling har skett inom båda samordnarområdena. Kvalitetsarbetet har kommit igång och det finns ett positivt arbetsklimat som visar på en god vilja att förbättra kvalitén. Arbetsmiljöarbetet är eftersatt, lokalerna är slitna och tillgängligheten för deltagarna är mycket begränsad. Beslutsunderlag Socialkontorets tjänsteskrivelse den 11 februari 2016 Bilaga 1- Kvalitetsuppföljning vid arbetsmarknadsenhetens samordnarområde 1 Bilaga 2- Kvalitetsuppföljning vid samordnarområde 2 Ärendet Kvalitetsuppföljningen följer Socialstyrelsens föreskrift Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9, Socialtjänstlagen samt de kontrollmoment som Socialnämnden antagit i internkontrollplanen. Uppföljningen har skett genom samtal med enhetschef, samordnare och arbetsgrupp bestående av handledare och medarbetare. Granskning har skett av dokumentation samt av personalens kunskap och delaktighet i det systematiska kvalitetsarbetet. UBK1005, v2.0, 2014-11-03 Arbetsmarknadsinsatser erbjuds för personer som står utan arbete och försörjning där syftet är att ge stöd till utveckling mot ett arbete och egen försörjning. Postadress: Upplands-Bro kommun, 196 81 Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: 08-581 690 00 Fax: 08-581 692 40 E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 2 (3) 2016-02-11 SN 16/0037 Samordnarområde 2 har mer fokus på interna serviceinsatser i kommunen och arbetsträning för deltagarna med sådana behov medan samordnarområde 1 har fokus på att ge deltagarna snabbt stöd mot arbete och egen försörjning. En långsam men positiv utveckling har skett inom båda samordnarområdena. Kvalitetsarbetet har kommit igång och det finns ett positivt arbetsklimat som visar på en vilja att förbättra kvalitén. Som en framgång i arbetet har 50 % av deltagare under 2015 avslutat sitt behov av försörjningsstöd. Arbetsmiljöarbetet är eftersatt på arbetsplatserna och arbetsmiljöansvaret har ännu inte blivit fördelat från avdelningschef till enhetschef. Skyddsrond har genomförts på Garaget men inte på Jobbcenter. Lokalerna är slitna och deltagarnas tillgänglighet till Jobbcenter är mycket begränsad. Enheten har varit tvungen att tacka nej till en deltagare på grund av att lokalen inte var tillgänglig för denne. Flera av lokalerna håller inte heller godtagbar brandsäkerhetstandard gällande bland annat alternativa utrymningsvägar. Inom båda samordnarområden har man ännu inte påbörjat arbetet med att implementera värdighetsgarantierna. Det har skett en viss utveckling av dokumentation sedan förra uppföljningen. Det saknas fortfarande dock vissa avgörande delar i genomförandeplanen då det inte framgår vad målet med insatsen för deltagaren är. Det systematiska kvalitetsarbetet genomförs bättre än vid förra uppföljningen och kvalitetsråd har inrättats. Barnperspektiv Socialkontoret konstaterar att denna rapport inte står i strid med barnets bästa. Socialkontoret Eva Folke Socialchef Jesper Kyrk Avdelningschef Bilagor 1 Bilaga Kvalitetsuppföljning samordnarområde 1 2 Bilaga Kvalitetsuppföljning samordnarområde 2

Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 3 (3) 2016-02-11 SN 16/0037 Beslut sänds till Akt

1 Socialkontorets kvalitetsuppföljning Arbetsmarknadsenhet 2016-01-26 Samordnaromra de 1 Värdegrunds arbete 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2013-06-18 0 2014-12-12 0 2016-01-26 0 1 Värdegrundsgarantierna reviderades under hösten 2015. En representant från arbetsmarknadsenheten har varit delaktig i arbetet med att utveckla värdegrundsgarantierna för individ och familjeomsorgen. Samordnarområdet har haft en föreläsning av Jan Gunnarsson om socialtjänstlagens värdegrund och Det goda bemötandet. Någon ytterligare fördjupning om vad de antagna värdegrundsgarantierna betyder för Arbetsmarknadsenheten, samordnarområde 1 har ännu inte påbörjats. Behöver utvecklas: 1. Implementering av värdegrundsgarantierna (kvarstående fråga sedan förra uppföljningen) Brukare/klienter 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2013 0 1 2014 1 2016 1 Lokalen på Härneviskolväg ger stöd till ca 25 till 30 personer per dag. På textillokalen och fokus gruppen på Fjärilsstigen är det för närvarande 25 deltagare inskrivna. Totalt har det varit 211 deltagare under 2015 (inkl. 69 på daglig verksamhet LSS). 50 % av deltagare har avslutat sitt behov av försörjningsstöd. Beställningar till klienter med behov av sysselsättning kommer från biståndsenheten eller vuxenenheten. När en beställning läggs in i verksamhetssystemet Procapita verkställer samordnaren beställningen. Samordnaren kontaktar aktuell deltagare för att boka en tid till att informera om vad enheten kan erbjuda denne för sysselsättning. Samordnaren kommer sedan överens med deltagaren om vilken insats som ska erbjudas. Inom två veckor introducerar och upprättar handledaren en genomförandeplan tillsammans med deltagaren. Medarbetarna framförde ett önskemål om att myndighetsavdelningen ska få information om när en klient slutat, så de kan avsluta uppdraget. (Förbättringsförslaget ska lämnas till myndighetsavdelningen) Det har skett en viss utveckling av dokumentationen sedan förra uppföljningen, men fortfarande saknas vissa väsentliga delar i genomförandeplanen (GP). Det framgår inte med tydlighet vad målet med myndighetsbeslutet och beställningen är. Istället har GP fokus på deltagarens egna mål och det är inte säkerställt att målet överensstämmer med beställningen. I den löpande dokumentationen ska genomförandet av insatsen beskrivas. Vid avslutat uppdrag bör det ske ett avslutningssamtal. Om detta inte är möjligt ska det ändå alltid göras en slutanteckning i journalen. Se SOSFS 6 kap. 2014:5 allmänna råd. 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

2 Egenkontroll av bland annat dokumentation har inte genomförts under 2015. Enheten kan förslagsvis använda den egenkontrollsmall som Stöd och behandlingsenheten har använt under året. Lokalt kan denna anpassas till verksamheten. Nya deltagare får en muntlig introduktion och genomgång av konsulenten/handledaren samt en visning av lokalen. Någon systematisk genomgång av brand -och säkerhetsföreskrifter, klagomål och synpunkter med mera lämnas inte. Medarbetarna på Jobbcenter anser att brukarpåverkan är god i verksamheten. Deltagarna ger förslag på var de önskar att praktiken ska förläggas med mera. Deltagarna i Öppna gruppen söker arbete, tränar inför intervju, skriver CV mm. Under förmiddagarna och på eftermiddagarna arbetar samordnare och arbetskonsulent med planeringsarbete, dokumentation samt med att knyta nya kontakter. På textilverkstan kan deltagarna välja projekt, handarbetestyp, vilket tyg de vill arbeta med mm. Ingen brukarundersökning har genomförts under 2015. Förslag från kvalitetsutvecklaren är att enheten själva utvecklar en enkel nöjdhets undersökning i samarbetet med Avdelning för kvalitet och verksamhetsstöd. Det kan vara intressant att analysera och utvärdera genomförandet och vad deltagarna tycker om bemötandet och om hur stödet har hjälpt deltagarna till en sysselsättning. Tillgängligheten för personer som har gångsvårigheter är inte tillräcklig på lokalerna på Härnevi Skolväg. Enheten har varit tvungen att tacka nej till en deltagare på grund av att lokalen inte var tillgänglig för denne. För att ha tillgång till lokalen måste deltagarna kunna gå i trappor. För deltagarna finns det endast en toalett som inte är handikappanpassad. Det saknas även utrymningsvägar i en av lokalerna med tre arbetsplatser. Kommunen håller sedan något år på med en översyn av lokalerna i kommunen, s.k. lokalprojektet. Information om hur projektet framskrider är inte känt av enheten. Bristande tillgänglighet räknas sedan 1 januari 2015 som diskriminering. (ref. Diskrimineringslagen 2008:567 samt FN-konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning Ds 2008:23). Samverkan fungerar bra och med vuxenenheten har samarbetet förbättrats under året. Med arbetsförmedlingen har enheten återkommande möte varje månad. Enhetschefen framför en önskan om en samverkanöverenskommelse med arbetsförmedlingen men den har inte upprättats än. Behöver utvecklas: 1. Målet med insatsen ska vara det som styr genomförandet (myndighetsbeslut). Beskriv sedan HUR och på vilket sätt genomförandet ska ske. 2. Checklista för introduktion med nya deltagare, inkl. säkerhetsföreskrifter, brand med mera. (kvarstående fråga sedan förra uppföljningen) 3. Informera om lokalprojektet och vad man där kommit fram till för prioritering. För även fram till projektet att det är diskriminering med bristande tillgänglighet. 4. Följ internkontrollplanen (ledningssystemet för kvalitet) och genomför de egenkontroller som nämnden beslutat om. Personal/medarbetare 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2013 1 2014 0 1 2016 1 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

3 Antal anställda inom samordnarområde 1 är 38 medarbetare inklusive Åter i arbete. Personalomsättningen är låg och endast 2 inom detta samordnarområde har slutat under året, ytterligare1 medarbetare är föräldraledig och 1 har avlidit. Introduktion lämnas och den kommunövergripande checklistan används. En lokalt anpassad checklista behöver tas fram med information om brandskydd, systematiskt förbättringsarbete, ledningssystem, klagomål och synpunkter m.m. Samtliga medarbetare har haft medarbetarsamtal med enhetschefen. Komptensutveckling har skett under året med bland annat Lära av varandra, Prima och SIP (särskilt individuell plan). Medarbetarna önskar fortlöpande utbildning i Procapita och Time Care. Medarbetarna önskar också en manual för Procapita IFO. Förbättringsförslag bör därmed skickas till Avdelning för kvalitet -och verksamhetsstöd. Medarbetarundersökning genomfördes under december 2014. Resultatet visade på flera brister, bland annat om ledarskap. En anledning till detta kan vara att rekryteringen av en ny enhetschef just avslutats. När medarbetarna skulle besvara enkäten var det oklart för dem vilken av enhetschefernas arbetsledning de skulle yttra sig om. Ett förbättringsförslag kan vara till kommande medarbetsrundersökningar att innan undersökningen tydliggöra VAD och VEM som ska bedömmas. Arbetsplatsträffar genomförs och dagordningen följer rutin och avsedd mall. Enhetschefen tror sig ha arbetsmiljöansvaret men har inte skrivit under något dokument om fördelat arbetsmiljöansvar. Detta innebär att avdelningschefen för utförare fortfarande har arbetsmiljöansvaret för enheten. Samordnarområde 1 hade ingen brandövning under 2014 eller 2015. Brand- och utrymningsövning bör göras vartannat eller vart tredje år, beroende på personalomsättning. Med tanke på att det i flera lokaler saknas utrymningsvägar och utrymningsplan bör brandövning vara ett prioriterat utvecklingsområde för 2016. Om möjligt bör även deltagarna vara delaktiga i brandövningen. Skyddsrond har inte genomförts under 2015. Oklart om den har genomförts under 2014. På servicepoolen finns en riskbedömning framtagen för medarbetarnas arbetsmiljö. Riskbedömningen beskriver dock inte VAD risken består av och hur man ska förhindra ohälsa och olycksfall. Använd den blankett för riskbedömning som finns på Portalen. Riskbedömning för medarbetarnas arbetsmiljö saknas. Medarbetarna arbetar ofta ensamma med deltagare vilket kan vara en arbetsmiljörisk. Personlarm saknas liksom överfallslarm i lokalerna. Tidigare har IFO delat med sig av de riskbedömningar som de har upprättat, men idag är beställningarna mer knapphändiga och eventuell riskbedömning i arbetet med en deltagare förmedlas inte. Behöver utvecklas: 5. Brand- och utrymningsövning. Översyn av utrymningsplaner och brandutrustning. 6. Revidera riskbedömning för medarbetarnas arbetsmiljö. 7. Utveckla samarbetet med Myndighetsavdelningen för informationsutbyte om riskbedömningar. 8. Översyn om det finns behov av personlarm. 9. Fördelning av arbetsmiljöansvaret till enhetschef samt information till medarbetare om vad fördelningen innebär. (kvarstående utvecklingsområde från förra kvalitetsuppföljningen) Miljö 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2013 1 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

4 2014 2 2016 2 Miljömålen är kända av medarbetarna. Enheten källsorterar lokalt. Systematiskt förbättringsarbete 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2013 0 1 2014 0 1 2016 1 Det systematiska kvalitetsarbetet har kommit igång mer än vid förra uppföljningen. Kvalitetsråd har inrättats och deltagarna har fått utbildning om syftet med rådet. Ett klagomål -och synpunkt har lämnats IN men denna är inte nedskriven och processen har inte följts. Information om klagomål -och synpunktshantering lämnas inte till deltagarna. Information och möjlighet för deltagaren att lämna in ett klagomål eller en synpunkt behöver tydliggöras och uppmuntras. Rutinen med avvikelser och förbättringsförslag är förhållandevis okänd. Till exempel ska avvikelser och förbättringsförslag gällande lokaler skickas till avdelningschef för kvalitet och verksamhetsstöd. Avdelningschefen kan då använda underlaget vid kommande sammankomster med de fastighetsförvaltare vi samverkar med. Kunskap om Lex Sarah är god då AME enheten nyligen har lämnat en rapport. Någon årlig genomgång av enhetschef har inte genomförts. Behöver utvecklas: 10. Att process och rutin för klagomål och synpunkter ska följas. (kvarstående utvecklingsområde från förra kvalitetsuppföljningen) Svar med åtgärd ska ha inkommit till Avdelning för kvalitets och verksamhetsstöd senast 2016-03-07 Det går bra att skriva svar med åtgärd i detta dokument under Behöver utvecklas. Marianne Iggmark Kvalitetsutvecklare 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

1 Socialkontorets kvalitetsuppföljning Arbetsmarknadsenhet 2016-01-28 Samordnaromra de 2 Värdegrunds arbete 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2013-06-04 0 2014-12-15 0 2016-01-28 0 Arbetsmarknadsenhet, samordnarområde 2, har inte arbetat med värdighetsgarantierna. Behöver utvecklas: 1. Implementera värdighetsgarantierna i verksamheten. Brukare/klienter 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2013 0 2014 0 1 2016 0 1 På enheten finns det idag en brukare som arbetstränar under en tremånaders period. Arbetsträning är en biståndsbedömd insats. Insatsen verkställs av arbetsmarknadsenhet samordnarområde 1 på Jobbcenter och arbetsträningen genomförs på Garaget. En annan deltagare blev hänvisad från SFI Första steget och till Garaget, på grund av sjukskrivning var dock deltagaren endast på Garaget i två dagar. Någon utvärdering varför den arbetsträningen blev avbruten har inte genomförts. En brukare med LSS-insats provar i dagsläget att vara på Garaget och har med sig en handledare från Bergvik. Beställningen från Jobbcenter innehåller knapphändig information om brukarens behov och mål med insatsen. Lokal genomförandeplan finns upprättad men i övrigt saknas dokumentation i ärendet och det går därför inte att följa genomförandet. Uppföljning av insatsen är inplanerad till slutet av träningsperioden, vilket är i senaste laget för att kunna göra förändringar i planeringen för arbetsträningen om så behövs. Enheten vill ta emot fler personer för arbetsträning, både från vuxenhetens försörjningsstöd samt från Arbetsförmedlingen. En profilering och beskrivning om vad enheten kan erbjuda bör tas fram. Även en beskrivning av lokala ordningsregler och säkerhetsrutiner bör tas fram för att säkerställa en bra arbetsmiljö för både brukare samt övrig personal. Introduktion på arbetsplatsen görs muntligt av handledaren. Det finns ingen skriftlig checklista som kan säkerställa att tillräcklig information om arbetsplatsens rutiner, arbetsmiljö m.m. lämnas. Behöver utvecklas: 2. Beställningar av arbetsträning bör kompletteras med biståndsbeslutet så att behovet och målet med insatsen blir kända av dem som planerar och handleder i genomförandet. 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

2 3. Beskrivning av vad enheten kan erbjuda för sorts arbetsträning behöver tas fram. 4. Checklista för introduktion av deltagare i arbetsmarknadsinsatser. (Kvarstående utvecklingsområde sedan förra uppföljningen) Personal/medarbetare 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2013 0 1 2014 0 2016 1 På samordnarområde 2 finns 10 tillsvidareanställda medarbetare samt en samordnare. Några av medarbetarnas anställning finansieras delvis av Arbetsförmedlingen. Under året var det 20 % personalomsättning beroende på pensionsavgångar. Arbetsuppgifterna består av olika serviceinsatser såsom transport av brukare till och från daglig verksamhet, mattransporter, fixartjänster, klottersanering, skogsröjning, snöskottning, flyttservice inom socialkontoret med mera. Vid uppföljningen uppger deltagarna att bilarna är trafikdugliga men att de håller en låg standard med tanke på att de utför många persontransporter. Reperationskostnaderna på bilarna är höga. Alkolås saknas på tre bilar, men detta kompletteras med en manuell alkomätare. Denna lösning är dock inte en tillräcklig enligt bilansvarig. Ett leasingavtal på bilarna skulle vara att föredra för då kan det också ställas krav på bilarnas utrustning såsom fungerande alkolås. Fixartjänst erbjuds de som är över 70 år och behöver hjälp med praktiska saker i sitt hem. Tjänsten har ca 30 uppdrag i månaden. Flera medarbetare inom enheten hjälps åt med dessa uppdrag som enligt medarbetarna är en mycket uppskattad tjänst bland de äldre. Någon mätning av kundnöjdheten har inte genomförts. En av medarbetarna är utsedd som bilansvarig och har god ordning på bilhandlingar, besiktningstider mm. Körjournal finns och kontrolleras varje månad. Den lokala rutinen behöver utvecklas något för att även beskriva vad som ska göras om en avvikelse uppmärksammas i journalen. En av medarbetarna är nyanställd i januari 2016. Introduktion på arbetsplatsen görs muntligt. Det finns ingen skriftlig lokalchecklista som säkerställer att tillräcklig information om arbetsplatsens rutiner lämnas, t.ex. om arbetsmiljö, APT och systematiskt förbättringsarbete. Medarbetarna har ingen tjänstelegitimation. Enligt samordnaren har fotografier tagits och legitimationerna är på gång. Medarbetarna har nyligen köpt in arbetskläder såsom vinterarbetskor, vinterhandskar, vinterställ, långarmad tröja och T-shirt. Samtliga kläder med kommunloggan på. Enhetschefen uppger sig ha arbetsmiljöansvaret men har inte skrivit under något dokument om fördelat arbetsmiljöansvar och inte heller erhållit någon utbildning i arbetsmiljö. Detta innebär att avdelningschefen för utförare fortfarande har arbetsmiljöansvaret för enheten. Skyddsrond är genomförd i november 2015 samt 2016-01-26. Handlingsplan för åtgärder är väl beskriven och i god ordning. Enheten har dokumenterat avvikelse för risk och hot och har upprättat två handlingsplaner med åtgärdsförslag. 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

3 Medarbetarna känner inte till rutinen för tillbud samt att tillbud och arbetsskadeanmälan ska rapporteras via KIA på intranätet. Flera medarbetare har ingen tillgång till dator eller någon datavana, varför tydliga rutiner bör finnas om hur medarbetarna enklast ska göra tillbudsrapportering. Riskbedömning för arbetsmiljö finns upprättad. APT genomförs enligt samverkanssystem FAS (förnyelse, arbetsmiljö, samverkan). Vartannat möte är hela arbetsmarknadsenheten samlad och resterande möten är det endast Garaget. Medarbetarsamtal har genomförts med samtliga medarbetare. Medarbetarundersökning genomfördes december 2014 men deltagandet var lågt. Troligen beror det låga deltagandet på att enkäten var webbaserad. Återkoppling av svaret från medarbetarundersökningen har inte genomförts enligt uppgift från deltagarna. Bra och tydliga kompetensutvecklingsplaner finns upprättade för respektive medarbetare. Utbildningsinsatser har bland annat varit ABC (andnings, blödning, chock), bilrekond och språkhandledarutbildning samt Arbete på väg (grundutbildning via Trafikverket som krävs för personer arbetande på vägarbetsplats). Kurs säker på väg kommer under 2016. Anledningen till den låga bedömning är allvaret i att arbetsmiljöansvaret inte har blivit fördelat till enhetschef samt att enheten saknar rutin och kännedom om hur man rapporterar tillbud. Mycket av tidigare brister är under utveckling och en positiv utveckling kan noteras vid uppföljningen. Behöver utvecklas; 5. Checklista för introduktion av nya medarbetare. (kvarstående utvecklingsområde från förra kvalitetsuppföljningen) 6. Fördelning av arbetsmiljöansvaret till enhetschef. (kvarstående utvecklingsområde från förra kvalitetsuppföljningen) 7. Installera alkohollås på samtliga fordon. (kvarstående utvecklingsområde från förra kvalitetsuppföljningen) 8. Information till medarbetare om var och hur de ska rapportera tillbud och arbetsskador. Miljö 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2013 1 2014 2 2016 2 Transportbilarna är inte miljöklassade men drivs med diesel. Om bilarna blir leasade så önskar bilansvarig att fordonen succesivt byts ut till miljöbilar. Enheterna har egen källsortering. Utbildning av Ragnsells om källsortering bland annat finns beskrivet i kompetensutvecklingsplanen. Systematiskt förbättringsarbete 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2013 0 2014 0 2016 0 1 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

4 Inga klagomål och synpunkter har kommit in. På kvalitetsutvecklarens fråga om det inte händer att brukarna klagar så uppger medarbetarna att de oftast är nöjda. Visst kan det inkomma en synpunkt men h då har synpunkten inte skrivits ner. För att förbättra klagomål och synpunktsprocessen så ska enheten under några månader vara extra lyhörda för brukarnas synpunkter och klagomål. Enheten ska även vara behjälplig i att skriva ner dem. Synpunkterna ska vara en del av det systematiska förbättringsarbetet. Riskbedömning gällande lokalen och fordon finns och handlingsplan är upprättad. Viss utveckling av det systematiska förbättringsarbetet har skett. Bland annat har arbetsmarknadsenheten inrättat ett gemensamt kvalitetråd för samtliga verksamheter inom enheten. Samordnaren på Garaget ingår i kvalitetsrådet och ska på APT återkoppla information om avvikelser som inkommit till kvalitetsrådet samt de förbättringar som vidtagits. Svar med åtgärd ska ha inkommit till avdelning för kvalitets och verksamhetsstöd senast 2016-03-01 Det går bra att skriva svar med åtgärd i detta dokument under Behöver utvecklas. Marianne Iggmark Kvalitetsutvecklare 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

Ärende 2

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Socialkontoret Marianne Iggmark Kvalitetsutvecklare Datum Vår beteckning 2016-01-27 SN 16/0026 Kvalitetsuppföljning på Socialpsykiatrienheten Förslag till beslut Socialnämnden godkänner Socialkontorets kvalitetsuppföljning på Socialpsykiatrienheten. Sammanfattning Kvalitetsuppföljning är genomförd på Socialpsykiatrienheten. Merparten av det systematiska förbättringsarbetet har avstannat sedan förra avtalsuppföljningen. Beslutsunderlag Socialkontorets tjänsteskrivelse 27 januari 2016 Bilaga kvalitetsuppföljning på Socialpsykiatrienheten Ärendet Kvalitetsuppföljningen följer Socialstyrelsens föreskrift Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9, Socialtjänstlagen samt de kontrollmoment som Socialnämnden antagit i internkontrollplanen. Uppföljningen har skett genom samtal med tillförordnad samordnare och en arbetsgrupp bestående av boendestödjare och handledare. Granskning har skett av dokumentation samt av personalens kunskap och delaktighet i det systematiska kvalitetsarbetet. Den senaste kvalitetsuppföljningen genomfördes 2013-11-17. Därefter har den vid flera tillfällen blivit senarelagd på grund av att enhetschef inte har varit i tjänst under en längre tid. Under det senaste året har enheten delat enhetschef med arbetsmarknadsenheten. Boendestödjarna har under denna tid upprätthållit en bra kvalitet och kontinuitet gentemot brukarna. Däremot har det systematiska kvalitetsarbetet avstannat. UBK1005, v2.0, 2014-11-03 Bifogad rapport beskriver de utvecklingsområden som kvalitetsutvecklaren identifierat. De åtgärder som vidtas av enheten ska vara beskrivna i en handlingsplan inom en månad. Åtgärder och handlingsplan följs upp vid nästa kvalitetsuppföljning om inget annat angivits i rapporten. Postadress: Upplands-Bro kommun, 196 81 Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: 08-581 690 00 Fax: 08-581 692 40 E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 2 (2) 2016-01-27 SN 16/0026 Barnperspektiv Socialkontoret konstaterar att denna rapport inte står i strid med barnets bästa. Socialkontoret Eva Folke Socialchef Jesper Kyrk Avdelningschef Kvalitet och verksamhetsstöd Bilagor 1 Kvalitetsrapport från Socialpsykiatrienheten Beslut sänds till Akt

1 Socialkontorets kvalitetsuppföljning Enhet: Socialpsykiatri 2016-01-20 Värdegrunds arbete 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2012-11-23 2 2013-12-17 2 2016-01-20 0 1 Enheten känner till värdegrundsgarantierna och har fram till våren 2015 arbetet aktivt med dem varje månad. P.g.a. att chefen därefter inte varit i tjänst och kunnat leda arbetet har reflektionstiderna avtagit. Under hösten 2015 reviderades värdegrundsgarantierna. De reviderade garantierna är inte kända eller implementerade. Behöver utvecklas; 1. Fortsatt implementering av värdegrundsgarantierna på enheten. Brukare/klienter 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2012 1 2013 1 2 2016 1 Boendestöd är en insats för att människor med psykiska funktionshinder skall kunna klara av och bo i ett eget boende. Att arbeta som boendestödjare innebär att motivera och stödja personer med funktionshinder att ingå i en social gemenskap och att uppnå delaktighet i samhället. I Upplands-Bro finns det i dagsläget 67 brukare knutna till enheten. 41 kvinnor och 26 män fördelat med 28 i Kungsängen och 39 i Bro. Under hösten uppger personalen att enheten fått beställningar från biståndsenheten som tangerar att bli rena hemtjänstinsatser. Denna typ av insats är inte förankrad i verksamheten då deras profession är inriktad på boendestödjande insatser. Beställningar på insatser till brukare som har en samsjuklighet alternativt ren missbruksproblematik har ökat mycket under senare halvan av året, kompetens kring missbruk saknas till stor del i personalgruppen. Dialogen med biståndsenheten har blivit eftersatt då socialpsykiatrin under det senaste året haft en vikarierande chef, med andra uppdrag, och ordinarie enhetschef ännu inte blivit tillsatt. Ingen brukarundersökning är genomförd de senaste åren. Enligt en av medarbetarna så har det genomförts en brukarundersökning från FoU, men man har inte tagit del av resultatet. Brukarpåverkan finns och det visar sig bland annat genom att brukare rätt ofta vill byta kontaktman. Önskemålet tillgodoses men önskemålet om att byta kontakman, kan missbrukas t.ex. om brukaren tycker att kontaktmannen påminner om överenskommelser som brukaren helst vill slippa. Alla brukare har en kontaktman utsedd och för en del brukare delas kontakmanaskapet mellan två boendestödjare. Vem som är brukarens kontakman är välkänt hos brukarna. Sedan våren 2015 har enheten inte haft egen enhetschef utan delat enhetschef med arbetsmarknadsenheten. Kvalitetsutvecklaren upplever dock att enheten upprätthållit en bra kvalitet och kontinuitet gentemot brukarna. Dokumentationen har en bra struktur och enheten använder egen genomförandeplan. Ny mall för genomförandeplanen i Procapita (kommunens 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

2 verksamhetssystem), har ännu inte börjat användas. Av de granskade planerna är genomförandet väl beskrivet men målbeskrivning antingen saknas eller behöver förbättras. En av boendestödjarna har ännu inte upprättat genomförandeplaner på de 7 personer som denne är kontaktperson till. Detta är inte acceptabelt och bör skyndsamt åtgärdas. 11 genomförandeplaner är inte uppföljda inom ett år. Måluppföljningen kan därmed förbättras genom att tydligt beskriva vid utvärderingen om arbetsmetoden varit den rätta och vad som uppnåtts i syfte att stödja den enskilde att nå sina mål. Löpande dokumentation genomförs men de bör även kompletteras med viktiga kontakter som tagits i genomförandet. I flertalet av ärendena har dock boendestödjarna börjat dokumentera händelser av vikt i Procapita. På enheten finns en träfflokal som är mycket uppskattad och besöks av personer från närområdet utan biståndsbeslut. Träfflokalen bemannas av två handledare. Flera av deltagarna äter också i matsalen och tillagningsköket håller god ordning. Egenkontrollen i tillagningsköket genomförs inte i enlighet med riktlinje för livsmedelhantering. Anledning till lägre bedömning är framför allt att det saknas genomförandeplaner på 7 brukare och detta var även en brist vid förra kvalitetsuppföljningen men har inte åtgärdats. Behöver utvecklas: 2. Samtliga brukare ska ha en genomförandeplan upprättad. Åtgärden ska vara genomförd inom 1 månad. (När åtgärden är genomförd ska kvalitetsutvecklaren informeras) 3. Mål i genomförandeplanerna ska upprättas och uppföljning genomföras minst en gång om året. 4. Egenkontroll av livsmedelshygien ska genomföras enligt riktlinje för livsmedelhantering. Personal/medarbetare 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2012 1 2 2013 1 2 2016 1 Sedan mer än ett år har enheten inte haft egen enhetschef utan delat enhetschef med arbetsmarknadsenheten. Deltagarna uppger att detta påverkat deras arbetssituation. Boendestödjarna har lagt sitt fokus i arbetet på att ge brukarna det bästa stödet och inte på personal, utveckling och övrig administration. Deltagarna tror och hoppas att ledningen nu ska återkomma med en hållbar lösning inom kort. På enheten arbetar 7 boendestödjare och 2 handledare. Enhetschef och samordnare delas med arbetsmarknadsenheten. Personalomsättningen är 4 personer (44 %). Av dessa har en boendestödjare gått i pension och enhetschefen är tjänstledig. Introduktion genomförs vid nyanställning och checklista för introduktion används. Vi uppföljningen saknades det vid introduktionen genomgång av det systematiska förbättringsarbetet då en gammal blankett har använts. 5 arbetsplatsträffar har genomförts under året varav det senaste var 2015-09-28 och uppfyller därmed inte FAS- avtalet (Förnyelse, Arbetsmiljö, Samverkan)med arbetatagarorganisationerna. Medarbetarsamtal har genomförts mellan t.f. enhetschef och samtliga medarbetare. Under december 2014 genomfördes en medarbetarunderökning. Enheten har i mars 2015 tagit del av resultatet men i övrigt har man inte haft någon chef i tjänst som har kunnat leda arbetet med att 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

3 analysera materialet och ta fram en handlingsplan. 2015 har en HME (motivation, ledarskap och styrning) undersökning genomförts och resultatet har inte kommit till medarbetarnas kännedom än. Personalen har inte haft någon kompetensutveckling under året. Däremot har arbetsgruppen haft handledning under en period men den har nu avbrutits då de anser att handledningen inte ger något nytt. Personalen på socialpsykiatrienheten efterlyser framför allt en planeringsdag för att kunna hinna ifatt att revidera rutiner, diskutera arbetsmetoder och brukare m.m. Samtliga deltagare uttalar att behovet av planeringsdag är mycket stort! Skyddsrond är inte genomförd under 2015 och riskbedömning för medarbetarnas arbetsmiljö är inte upprättad. Tillbud ska registreras av alla medarbetare på portalen i systemet KIA. Tillbud har skett och dessa har registrerats men arbetsgruppen har inte fått någon återkoppling av tillförordnad enhetschef. Oklart vem som får tillbudsanmälningarna, om det är den tjänstlediga chefen eller den tillförordnade chef som nu har arabetsmiljöansvaret. Ansvarig chef ska anmäla till personalavdelningens kontaktperson Christina Nordlander, så rapporteringen går till rätt chef. Brandtillsyn skedde i somras, men oklart vad tillsynen gav för resultat. Brandskyddsrutiner finns och är utan anmärkning. Boendestödjare går i sitt arbete hem till brukare som ibland bor i ohälsosamma miljöer. Arbetsmiljön är ofta väldigt ansträngd och boendestödjarna kan utsättas för hot, kränkningar liksom av rökig och stökig miljö. Boendestödjarna önskar att de ska få arbetskläder som är anpassas till deras yrkesutövning för att slippa ha sina privata kläder. Samtliga boendestödjare har överfallslarm vid hembesök. Test av larm ska ske var tredje månad men har inte genomförts i december enligt rutin. Hur och när larmen ska användas bör beskrivas i en lokal rutin som det informeras om vid introduktion av nyanställda. Efter en incident i träfflokalen och tillbudsanmälan, kommer även handledarna i träfflokalen att få överfallslarm för sin säkerhet. Samtliga medarbetare har tjänstelegitimation. Behöver utvecklas: 5. APT ska genomföras minst 9 ggr/år 6. Test av överfallslarm ska ske i enlighet med rutin 7. Översyn över behovet att arbetskläder. 8. Rutin för användandet och kontroll av överfallslarm som också bör ingå i den lokala introduktionen på arbetsplatsen. 9. Säkerställa att medarbetarnas tillbudrapportering i KIA går till tf. enhetschef Johan Bodström. 10. Skyddsrond och undersökning av den psykosociala arbetsmiljön bör ske en gång om året enligt instruktion i Systematiskt arbetsmiljöarbete i Upplands-Bro. Miljö 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2012 2 2013 2 2016 2 Enheten kälsorterar i lokalen och kör själva till återvinningsstationen. Enheten använder miljöbil. Systematiskt förbättringsarbete 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2012 1 2013 2 2016 1 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

4 Enheten har inte haft någon planeringsdag på flera år och det visar sig vid uppföljningen då förbättringsarbetet avtagit och enhetens tidigare kvalitetsarbete börjat bli eftersatt. Ett klagomål/synpunkt har inkommit, åtgärdats och återkopplats men inte registrerats enligt process för klagomål och synpunkter. Enligt uppgift finns det fler klagomål som lämnats muntligt men man har inte dokumenterat dem enligt rutinen. Förbättringsarbetet med avvikelser och förbättringsförslag är rätt så inaktivt. Samordnaren är väl medveten om att det systematiska kvalitetsarbetet kommit av sig och till nästa APT ska kvalitetsrådet åter komma igång. Medarbetarna har god kännedom om sin anmälningsskyldighet och enheten har undre året lämnat in en Lex Sarah och fått viss återkoppling på denna. Egenkontroll av basal hygien har inte genomförts under 2015. Orsaken till det låga omdömet är att i stort sett allt systematsikt förbättringsarbete kommit av sig sedan förra kvalitetsuppföljningen. Behöver utvecklas: 11. Genomgång av basala hygienrutiner ska genomföras en gång om året. 12. Kvalitetsråd ska arbeta enligt anvisning 13. Registrera de klagomål och synpunkter som inkommer och använd kvalitetsrådet att analysera och komma med förslag på förbättringar till övriga medarbetare på APT. Svar med åtgärd ska ha inkommit till avdelning för kvalitets och verksamhetsstöd senast 2016-02-20 Det går bra att skriva svar med åtgärd i detta dokument under Behöver utvecklas. Marianne Iggmark Kvalitetsutvecklare 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

Ärende 3

SN TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Socialkontoret Sandra Lötbom Andersson Kvalitetsutvecklare Avdelningen för kvalitet- och verksamhetsstöd 08-581 695 15 sandra.lotbomandersson@upplands-bro.se Datum Vår beteckning 2016-02-08 SN 16/0036 Kvalitetsuppföljning vid Lane, boende för ensamkommande flyktingungdomar Förslag till beslut Socialnämnden godkänner socialkontorets kvalitetsuppföljning på Lane, boende för ensamkommande flyktingungdomar. Sammanfattning Flera stora förbättringar har genomförts sedan förra uppföljningen. Här kan nämnas att enheten arbetar på ett föredömligt sätt med ungdomarna utifrån modellen HITTA RÄTT som på ett systematiserat sätt skapar en lärande introduktion i det svenska samhället. En kvarstående allvarlig brist har dock identifierats. Bristen avser upphandling av catering mat som inte har skett i enlighet med Upplands-Bros inköpspolicy och delegationsförordning. Beslutsunderlag Socialkontorets tjänsteskrivelse den 3 februari 2016 Bilaga kvalitetsuppföljning Lane, boende för ensamkommande Ärendet Kvalitetsuppföljningen följer Socialstyrelsens föreskrift Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 och Socialtjänstlagen samt de kontrollmoment som Socialnämnden antagit i internkontrollplan för 2016. UBK1005, v2.0, 2014-11-03 Uppföljningen har skett genom samtal med föreståndare och tre medarbetare. Frågor har ställts med uppmaning att visa och beskriva enhetens rutiner samt hur boendestödjarna stödjer ungdomarna för att uppnå god kvalitet i genomförandet av insatsen. Brukarenkäter och riskanalyser genomförs regelbundet vilka enheten behöver arbeta med att sammanställa och analysera resultaten av. Enheten har inte genomfört skyddsrond eller egenkontroller. Ungdomarna är delaktiga och upplevs ha en god möjlighet till att påverka hur insatsen för dem genomförs. Postadress: Upplands-Bro kommun, 196 81 Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: 08-581 690 00 Fax: 08-581 692 40 E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 2 (2) 2016-02-08 16/0036 Dokumentationen i ungdomarnas genomförandeplaner och journaler har förbättrats sedan förra årets uppföljning men behöver utvecklas vidare och ske skyndsamt. Enligt Upplands-Bro kommuns inköpspolicy så ska central upphandling av catering genomföras men detta har ej skett. Enheten har istället på eget initiativ förlängt tidigare, ej upphandlat kontrakt, med befintlig leverantör. Enligt delegationsförteckningen får enhetschef anskaffa varor och direktupphandla upp till ett prisbasbelopp (delegationsförteckning punkt 3, 3.1). I detta fall överstiger beloppet det delegerade. Barnperspektiv Socialkontoret konstaterar i denna rapport att verksamheten bidrar till att förbättra kvalitén för barnets bästa. Socialkontoret Eva Folke Socialchef Jesper Kyrk Avdelningschef Kvalitet och verksamhetsstöd Bilagor 1 Kvalitetsuppföljning Lane, Hvb för ensamkommande Beslut sänds till Till akt

1 Socialkontorets kvalitetsuppföljning Enhet: Lane, HVB fo r ensamkommande 2016-02-03 Närvarande: Carina Cedergren föreståndare, Hanna Himo Samordnare, Monica Sörensdotter boendestödjare, Nima Rahimian boendestödjare Värdegrunds arbete 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2012-12-14 2 2014-05-21 2 2015-03-24 2 2016-02-03 1 2 Alla medarbetare känner till de nya reviderade värdegrundsgarantierna och arbetar med dessa värderingar på APT och på gruppmöten. Arbetsgruppen har inte brutit ner garantierna för att definiera vad dessa kan innebära på Lane. Ungdomarna som bor på Lane har inte kännedom om vilka värdighetsgarantier som finns. Behöver utvecklas; Definiera och bryta ner vad värdighetsgarantierna innebär på Lane. Göra ungdomarna delaktiga i värdegrundsgarantierna och vad de innebär. Brukare/klienter 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2012-12-14 1 2014-05-21 1 2 2015-03-24 1 2016-02-03 1 Lane har 12 platser för ensamkommande flyktingbarn som alla är belagda samt 3 träningslägenheter varav 1 används just nu (de andra 2 saneras mot skadedjur). Varje ungdom har en kontaktman utsedd. Information om kontaktmannarollen finns tydliggjord på enheten, vilket saknades vid tidigare uppföljning. Varannan månad genomför Lane brukarundersökning med ungdomarna. Dessa är ej sammanställda varvid analys av resultatet och ev. handlingsplan saknas. Möjligheten för ungdomarna till delaktighet och påverkan sker bland annat genom husmöten 1g/månad tillsammans med personal och tolk. Individuella månadsmöten med varje ungdom som hålls av kontaktmannen. Kontaktmannens samtal med ungdomen en gång i månaden har noterats i en av de två journalerna som granskades, men samtalet följer inte alltid den mall som ska användas. Om genomförandet inte noteras i journalanteckningarna är det mycket svårt att utvärdera den aktuella insatsen. 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

2 Enheten bokar tolk vid behov för att säkerställa korrekt informationsöverföring. Tolkavtal saknas då det löpte ut 151231. Alla anställda talar svenska med ungdomarna men flera merarbetare talar också persiska. En ungdom saknar genomförandeplan (GP) och startanteckningar, hos övriga finns GP upprättad. Hur arbetet att nå mål och att tillgodose ungdomens behov som finns beskrivna i GP är inte alltid möjlig att utläsa i journalen. Den röda tråden i genomförandet kan inte alltid följas. Ungdomens vårdplan tar alltför lång tid att få från beställarenheten. Det tar mer än 14 dagar från det att ungdomen flyttat in till dess att genomförandeplan är upprättad. Ett exempel på detta som framkom vid kvalitetsuppföljningen den 3 februari 2016 är att ungdomen kom till Lane 150812, utredningen påbörjades 150929, vårdplan kom från beställaren 151208 och genomförandeplan upprättades 151219. Detta kan inte ses som rättsäkerhandläggning och dokumentation. För nyanställda medarbetare tar det ibland över 4 veckor att få lösenord till Procapita. I avvaktan på vårdplan eller problem med inlogg sker dokumentation med papper och penna som förvaras i pärm och förs sedan in i Procapita. Var 3:e månad gör kontaktmannen uppföljning på genomförandeplanen tillsammans med ungdomen och var 6:e månad följs den upp tillsammans med socialsekreterare. Ingen ny GB upprättas utan revidering sker genom att ändra datum i befintlig GP vilken gör att det inte går att följa förändringar över tid. Mottagandeprocessen för ny ungdom är känd av personalen och finns beskriven på Lane. Enheten arbetar på ett föredömligt sätt med ungdomarna utifrån modellen HITTA RÄTT som är ett sätt att systematisera det grundläggande lärandet för att skapa god introduktion i det svenska samhället. Riskbedömningar kring de ungdomar som bor på Lane finns men det framgår inte vad som ska göras eller hur utan endast konstaterad risk finns dokumenterad. Lane och skolan har samverkansträffar ca 1 ggr/månaden och aktuellt ämne som arbetas med nu är hur ungdomarna ska få utbildning kring relationer, normer och sexualitet. Protokoll förs kring träffarna men det saknas deltagarförteckning. Frukost tillreds på Lane men huvudmålet levereras av ett cateringföretag. Kommunen har inget aktuellt ramavtal med något cateringföretag och det har inte genomförts någon upphandling av cateringföretaget. Lokalt avtal har tecknats mellan enhetschef på Lane och cateringföretaget den 21 december 2015. Enligt delegationsförteckningen får enhetschef anskaffa varor och direktupphandla upp till ett prisbasbelopp (delegationsförteckning punkt 3, 3.1). I detta fall överstiger beloppet det delegerade, flera gånger om. Medarbetarna känner till socialnämndens riktlinjer för livsmedelshantering. Egenkontroll av temperatur kontroll av mat, kyl och frys genomförs i enlighet med riktlinjen. Avvikelser dokumenteras och rapporteras ej till leverantören om t.ex om maten inte håller avtalad temperatur. Behöver utvecklas; 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

3 Sammanställa och analysera de brukarundersökningar som görs samt gå igenom dessa med ungdomarna efter varje undersökning. Säkerställa att dokumentation sker enligt SOSFS 2014:5 (se avsnittet under brukare/klient). Utforma journalanteckningar efter kontaktmannens månadssamtal med utgångspunkt från de mål som finns beskrivna i GP, samt att den framtagna mallen, med rubriken från BBIC s GP, ska användas i samtalet. Säkerställa att tolkavtal finns. Att det framgår i de riskbedömningar som görs vad som ska göras och hur. Att genomförandeplan upprättas inom 14 dagar. Att genomförandeplanen går att följa över tid och att det framgår hur arbetet att nå ungdomarnas mål genomförs. Upphandling av cateringleverantör ska följa delegationsförteckningen. Att eventuella avvikelser från egenkontrollen gällande livsmedelshantering dokumenteras och rapporteras till leverantör. Personal/medarbetare 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2012-12-14 2 2014-05-21 1 2 2015-03-24 2 2016-02-03 2 På Lane arbetar 8 boendestödjare varav 2 stycken har relevant utbildning, 2 har pedagogisk utbildning, 4 saknar formell utbildning men 2 av dessa har erfarenhet från området och 2 av är väktare som tjänstgör nattetid. Personalomsättning har under de senaste månaderna varit hög. Föreståndaren har avslutat 3 medarbetare då dessa inte nått upp till enhetens krav. Nya medarbetare har rekryterats och är provanställda. Arbetsplatsträffar genomförs, socialkontorets dagordning följs och protokoll upprättas. Det finns 3 personallarm att tillgå men ofta är de 5 personal i tjänst. Larmen används inte av alla medarbetare utan ligger oftast inne på kontoret. Alla medarbetare har inte tjänstelegitimation och kan inte legitimera sig som anställd personal i Upplands-Bro kommun när de är med ungdomarna i olika stödjande aktiviteter. Introduktionen upplevs som god av nya medarbetare och checklistor finns. Checklistorna innehåller förkortningar som kan vara svåra att förstå. I introduktionsmaterialet finns egenhändigt skapade blankett för tystnadsplikt. Blankett för tystnadsplikt och sekretess som är framtagen av personalstaben ska användas. All personal har en individuell utbildningsplan som gås igenom vid det årliga medarbetarsamtalet. Senaste utbildningen som alla medarbetare deltog i var brandövning december 2015. Medarbetarenkäter görs årligen och personalen känner att de är delaktiga i det arbete som sker på Lane. Behöver utvecklas; Alla anställda på enheten ska i sitt arbete använda person och överfallslarm 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

4 Alla medarbetare ska ha tjänstelegitimation. Att blankett för tystnadsplikt och sekretess från personalstaben används vid nyanställning. Miljö 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2012-12-14 2 2014-05-21 2 2015-03-24 2 2016-02-03 2 Lane har en miljöbil. Tillsammans med ungdomarna har enheten källsortering som de kör till sopanläggningen för källsortering. Systematiskt förbättringsarbete 0 = ej godkänd 1= behöver utvecklas 2= godkänt/utmärkt 2012-12-14 1 2014-05-21 1 2015-03-24 2 2016-02-03 1 2 Tillsynsbesök har skett av IVO den 4 juni 2015 de mindre bristerna som framkommit är åtgärdade. IVO har hittills genomfört en anmäld och en oanmäld tillsyn. Stora förbättringar har genomförts under de senaste två åren. Bland annat har dokumentation i BBIC och aktiviteter för ungdomarna förbättrats. Lane ingår organisatoriskt i Stöd och behandlingsenheten och kvalitetråd genomförs med hela enheten och återkoppling sker på APT Systematiskt arbetsmiljöarbete med riskanalys, psykosocial arbetsmiljöenkät/kia finns på enheten och dokumenteras. Det finns en oklarhet hos medarbetarna vad som händer med exempelvis en tillbudsrapport när de lämnat ifrån sig den. Även för föreståndaren fanns det oklarheter vem som är mottagare för tillbudsrapportering i systemet. Skyddsrond och delar av egenkontrollen är inte genomförda på Lane under 2015/2016 Brandskyddsutbildning är genomförd med Härnevimottagningen under 2015. Beställning är lämnad till Attunda om brandutbildning även för ungdomarna under våren 2016. Lane har sedan tidigare granskning arbetat aktivt med synpunkter och klagomål. 8 klagomål och synpunkter har inkommit under året. Rutin och process för hanteringen följs på ett utmärkt sätt. Information om synpunkter och klagomål, avvikelsehantering, förbättringsförslag och anmälningsplikt för Lex Sarah finns på enheten i flera olika pärmar. Enheten har också tagit fram många bra lokala rutiner, bland annat lokala rutiner kring hot och våld på enheten. Rutinbeskrivningarna är spridda i flera pärmar och ett förbättringsförslag kan vara att ha dem mer samlade och lättillgängliga. Ingen information om Lex Sarah har gåtts igenom med personalen det senaste året, men alla nyanställda har muntligen fått information. 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

5 Basala hygienrutiner finns och är kända av personalen. Behöver utvecklas; Säkerställa att all personal har kunskap om Lex Sarah och får information minst 1 g/år. Vem av enhetschef eller föreståndare som har arbetsmiljöansvar på Lane samt vem som också är mottagare av tillbudsrapportering måste tydliggöras. Genomföra skyddsrond och egenkontroller. Svar med åtgärder och/eller handlingsplan ska ha inkommit till avdelning för kvalitets och verksamhetsstöd senast 2016-03-07. Det går bra att skriva svar med hur utvecklingsområdet ska åtgärdas och en tidsplan för genomförandet, i detta dokument under behöver utvecklas. Sandra Lötbom Andersson Kvalitetsutvecklare 2013-10-10 Avd för kvalitets och verksamhetstöd

Ärende 4

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3) Socialkontoret Sandra Lötbom Andersson Kvalitetsutvecklare Avdelningen för kvalitet- och verksamhetsstöd Datum 2016-03-04 Dnr 16/0009 Avtalsuppföljning på Hagtorps äldreboende 2016 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner socialkontorets avtalsuppföljning på Hagtorps äldreboende. Sammanfattning Hagtorps äldreboende drivs på entreprenad av Frösunda Omsorg AB sedan 15 maj 2013. Med hänvisning till gällande avtal genomför socialkontoret avtalsuppföljning varje år. Uppföljning för 2016 har skett på Hagtorps äldreboende den 1 mars 2016. Betydande förbättringar har genomförts gällande dokumentation men anbudets mervärden utevistelse och kontaktmannatid kan fortfarande inte helt säkerställas. Mervärdet gällande individuella och gemensamma aktiviteter har arbetats med på ett föredömligt sätt och når nu upp till kraven. Socialkontoret följer upp förbättringsarbetet med de identifierade bristerna och har begärt in åtgärdsplan. Uppföljning av vidtagna åtgärder kommer följas upp månadsvis på samverkansmöten mellan Hagtorp och Socialkontoret. Beslutsunderlag Socialkontorets tjänsteskrivelse den 4 mars 2016 Ärendet Enligt avtal mellan Upplands-Bro kommun och Frösunda Omsorg AB som driver Hagtorps äldreboende på entreprenad sedan 15 maj 2013, genomför Socialkontoret avtalsuppföljning varje år. UBK1005, v2.0, 2014-11-03 Datum för uppföljningen tillsammans med de punkter som ska följas upp, skickas ut i förväg. Två kvalitetsutvecklare från avdelning för kvalitet -och verksamhetsstöd genomför uppföljningen. Postadress: Upplands-Bro kommun, 196 81 Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: 08-581 690 00 Fax: 08-581 692 40 E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se