Sammanträdesprotokoll Blad 1 (11) Nr 2/2008 Plats och tid Beslutande Kommunala bolagens sammanträdesrum, Sjögatan 28, Oxelösund Onsdag 13 januari 2008, kl 14.15-18.00 Styrelseledamöterna Birger Svensson, ordförande Sten Nordlander Maud Linder Sören Carlsson Bo Jender Hans Nilsson Emil Carlsson Övriga deltagare Roland Almlén Sune Edström Britt-Marie Kärngren Leif Thor Ebbe Svartling, t o m 8 Roland Eriksson, Kommunal Patrik Thomaeus, ekonomi Kurt Tengroth, förvaltning Ulf Rohlén, VD Lisbeth Svensson, sekreterare Utses att justera Sören Carlsson Underskrifter Sekreterare Sekreterare Paragrafer 4 12 Ordförande Ordförande Justerande.. Justerare
Sammanträdesprotokoll Blad 2 4 ÖPPNANDE/FASTSTÄLLANDE DAGORDNING Ordförande Birger Svensson hälsar välkomna och förklarar dagens sammanträde öppnat. Ändring och tillägg i dagordningen: Punkt 5 byter plats med punkt 4 på grund av handläggarens tidsplanering. Övriga ärenden tillägg: Pontonaärendet. Sommarjobbare. Därmed godkänns och fastställs dagordningen.
Sammanträdesprotokoll Blad 3 5 FÖREGÅENDE SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Protokoll från 2007-12-06 och 2008-01-15 har varit bifogade kallelsen. Båda protokollen godkänns och läggs till handlingarna.
Sammanträdesprotokoll Blad 4 6 ALMEN 7, ANKARGATAN 2 Styrelsen har delgetts underlag för diskussion angående ombyggnad av Ankargatan 2 till lägenheter. Kurt Tengroth förklarar i stora drag tanken bakom en eventuell ombyggnad. Det är en fastighet med många tomma lokaler, svårtillgängliga och svåra att hyra ut. För att kunna genomföra en ombyggnad krävs en detaljplaneändring och dessutom finns andra myndighetskrav som måste uppfyllas. Det skulle ge ett antal (beräknat 6 st) lägenheter med centralt läge, högt i tak och annorlunda planlösningar. Ett annat alternativ är att sälja fastigheten. Kustbostäders styrelse ger VD uppdraget att gå vidare med att ta fram handlingar, både beträffande ombyggnad alternativt försäljning.
Sammanträdesprotokoll Blad 5 7 INFORMATION/RAPPORTER Handling nr 2,3, 4 och 5/2008 Hyresstatistik Handling nr 2/2008 Hyresstatistiken för 1 januari 2008 har varit bifogad kallelsen. Antal vakanta lägenheter ligger fortfarande ganska stabil och det blir snarare färre vakanser än tidigare. Bo Jender önskar veta varifrån de inflyttande i Femörehusen kommer, eftersom det inte ser ut att påverka Kustbostäders statistik. VD lovar att skicka kommunens statistik till ledamöterna, liksom statistik på inflyttning och avflyttning totalt i kommunen. Statistiken godkänns och läggs till handlingarna. -------------------------------------------------------------- Hyresförhandlingar Hyresförhandlingarna avslutades vecka 6 och överenskommelsen innebär en genomsnittlig hyreshöjning med 2,8 %, fördelat så att lägenheter med varmhyra får en höjning med 2,82 % och de med kallhyra en höjning med 2,41 %. Dialogen med hyresgästföreningen har fungerat bra och en pressrelease kommer att meddelas måndag 18 februari. -------------------------------------------------------------- Floragatan Handling nr 3/2008 Styrelseledamöterna delges information angående Floragatan, dels från affärsområdeschef Lars Blomkvist, dels genom skrivelse från hyresgästerna på Floragatan som bildat en förening för att gemensamt agera i frågan. Kustbostäders styrelse ger VD uppdraget att återuppta diskussionen med SSAB om förvaltningsavtalet, men att i samband därmed friskriva Kustbostäder från att sköta underhållet till Floragatans nybildade förening. -------------------------------------------------------------- Övertagande av Kommunfastigheter Handling nr 4/2008 VD delger styrelsen skrivelse, ställd till kommunchef Ulf Lindelöw, beträffande Kustbostäders eventuella övertagande av Kommunfastigheter. Där framgår bakgrund, framtid, ekonomi och en sammanfattning. Ledamöterna ombeds att läsa och ta ställning för att kunna ta beslut i ärendet vid nästa sammanträde. Forts.
Sammanträdesprotokoll Blad 6 Forts. 7 Cefastområdet VD informerar att rivning och sanering pågår i området och fungerar planenligt. Byggnation för Smidesbolaget (Smidox, som kommer att byta namn till Proplate) pågår också enligt plan. Proplate har visat intresse för att hyra markyta för lagerhantering. VD föreslår att styrelsen i samband med nästa sammanträde gör ett studiebesök på området. Ledamöterna bifaller förslaget om studiebesök. ------------------------------------------------------------- Sundaskolan Ombyggnationen av Sundaskolan till lägenheter är nu igång och det finns mellan 15 och 20 personer som visat intresse av lägenheterna. Hyran är förhandlad med hyresgästföreningen och kommer att i genomsnitt bli 1 117:-/ m². -------------------------------------------------------------- Redovisning NKI-mätning Handling nr 5/2008 Marknadschef Julia Bergman informerar om den NKI-mätning som gjorts bland Kustbostäders hyresgäster, och delger ledamöterna en sammanställning av undersökningen.enkäten har pågått under november-december 2007 och svarsfrekvensen blev hela 67 %. Frågorna i enkäten har kunnat besvaras med siffrorna 1 5, där 5 är högsta betyg. Kustbostäder har fått ett totalsnittbetyg på 4,1 och bland 50 allmännyttiga bostadsföretag, som också genomfört undersökningen, har Kustbostäder fått ett mycket högt betyg. Det finns naturligtvis mycket som går att förbättra, men det är ändå en glädjande rapport. Mätning planeras att ske årligen, och resultatet ska då visa var och hur verksamheten kan förbättras. Ett verktyg som kan snabba upp åtgärdande av felanmälningar är Remotex, en handdator som har visats för berörda medarbetare. Kustbostäders styrelse tackar för informationen och godkänner rapporterna.
Sammanträdesprotokoll Blad 7 8 Handling nr 6 och 7/2008 AFFÄRS- OCH VERKSAMHETSPLAN Affärsplan och Verksamhetsplan har varit bifogade kallelsen. Båda är reviderade i vissa delar, från 2007 till 2008. VD sammanfattar innehållet, som i verksamheten kommer att kopplas till konkreta aktiviteter. Ledamöterna diskuterar innehållet, får svar på en del frågor. Kustbostäders styrelse godkänner och ställer sig bakom Affärsplanen och Verksamhetsplanen.
Sammanträdesprotokoll Blad 8 9 Handling nr 8/2008 ÅRSREDOVISNING 2007 Förslag till Årsredovisning 2007 har varit bifogad kallelsen. Patrik Thomaeus redogör för innehållet och förtydligar, att budgetsiffrorna i resultaträkningen för Kustbostäder totalt, är den sammanslagna budgeten för Kustbostäder och Oxelösunds Fastighets AB. Högre hyresintäkter, reavinst vid försäljning av hus i kv Kråkan, lägre driftkostnader på grund av mild vinter är några anledningar till det positiva resultatet. Kustbostäder har erhållit koncernbidrag från Oxelö Energi AB med 3,9 mkr. Vid revisorernas genomgång har vissa sifferjusteringar gjorts och dessa förklaras av Thomaeus. Styrelseledamöterna framför synpunkter och frågor som besvaras av Thomaeus. En årsredovisning med överenskomna justeringar ska skickas ut till ledamöterna. Kustbostäders styrelse beslutar: 1. Att, efter gjorda justeringar, godkänna och fastställa förvaltningsberättelsen samt resultat- och balansräkning. 2. Att föreslå bolagsstämman att årets resultat 2 475 949 kronor tillsammans med balanserat resultat 27 973 454 kronor, totalt 30 449 403 kronor balanseras i ny räkning. I balanserat resultat ingår 15 599 000 kr, vilket avser fusionsdifferens samt 3 900 000 kronor i koncernbidrag med avdrag för skatt på koncernbidrag 1 092 000 kr.
Sammanträdesprotokoll Blad 9 10 Handling nr 9/2008 BALANSLISTAN Balanslistan utökas med dagens 6, Almen 7, pågående utredning. Beräknat slutdatum på Konsekvensanalys ändras till 2008. För övrigt kvarstår balanslistan oförändrad och fastställs.
Sammanträdesprotokoll Blad 10 11 ÖVRIGA ÄRENDEN Pontonafastigheten VD meddelar att försäljningen av Pontonafastigheten är slutförd och köpebrev undertecknat. Tillträde till fastigheten har skett. Sommarjobb Ledamot ställer frågan hur ungdomar prioriteras till sommarjobben. VD svarar att anställdas barn har företräde. För övrigt tas hänsyn till ålder och eventuellt tidigare sommarjobb. Kråkan VD informerar om att en hyresgäst i kv Kråkan i eget namn gått ut med ett brev till alla boende i kv Kråkan med förfrågan om intresse av att bilda en bostadsrättsförening. I brevet framställs det som om Kustbostäder står bakom en sådan ombildning. VD har gått ut till alla hyresgäster i området med ett meddelande att det inte finns något sådant beslut. Kuusakoski Efter Kammarrättens beslut att Kustbostäder måste lämna ut hela förlikningsavtalet med Kuusakoski till SN har inte framkommit några kommentarer. Medarbetarenkät En medarbetarenkät har sänts ut till alla medarbetare. Svar ska vara inlämnade senast 2008-02-15. Kustbostäders styrelse tackar för den givna informationen.
Sammanträdesprotokoll Blad 11 12 AVSLUTNING Ordförande Birger Svensson tackar för idag och avslutar sammanträdet.