1 UMEÅ UNIVERSITET 2015 12 11 Statsvetenskapliga institutionen Anders Lidström, prefekt Arbetsmiljöplan 2016 Fastställd av prefekten 2015 12 11 1. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet föregående år (2015) Punkterna 1.1 och 1.2 i mallen för det systematiska arbetsmiljöarbetet redovisas i särskilt formulär (Mall för systematiskt arbetsmiljöarbete). Punkt 1.3, uppföljning av handlingsplan 2015, redovisas i bilaga 1 till detta dokument. 2. Systematiskt arbetsmiljöarbete vid Statsvetenskapliga institutionen 2.1 Mål för arbetsmiljöarbetet, centrala och lokala Det övergripande målet för arbetsmiljöarbetet vid Umeå, såsom det anges i s arbetsmiljöpolicy är att Umeå ska vara en arbetsplats som präglas av respekt för och tillit till individen samt vara säker och utvecklande för anställda och studenter. Vi ska bedriva ett aktivt arbete med säkerhet och riskhantering för att skapa en hållbar och trygg miljö både för medarbetare och studenter samt värna om materiella och immateriella värden. I ets vision för 2020 anges som mål ett med god fysisk och psykosocial arbetsmiljö som skapar framgång och konkurrenskraft och bidrar till god hälsa och hög trivsel. Arbetsmiljön är stimulerande, trygg och säker för anställda och studenter. Universitetets lokaler och campusmiljöer är trygga och tillgängliga för alla. Rektor har fastställd följande mer specifika mål: Andelen anställda och studenter som upplever god hälsa och välbefinnande har ökat i jämförelse med 2012 Universitetets tillgänglighet och ändamålsenlighet för medarbetare och studenter när det gäller information och lokaler har ökat i jämförelse med 2012 Universitetets prefekter och chefer har ett tydligt uppdrag och har förutsättningar för att utöva ett strategiskt ledarskap Utöver detta anger statsvetenskapliga institutionen följande specifika mål för sitt arbetsmiljöarbete: Institutionens arbetsmiljöansvar för de som arbetar eller studerar på annan plats än vid institutionen i Umeå har tydliggjorts Den psykosociala miljön har förbättrats och faktorer som bidrar till stress har minskat Den första versionen av denna plan utarbetades i februari 2015. Planen har reviderats under november och december 2015. Synpunkter har därvid inhämtats från Umeå studentkår och institutionens arbetsmiljöombud. Planen har vidare behandlats vid APT 2015 12 03 och LSG 2015 12 11 samt fastställts av prefekten vid beslutsmöte 2015 12 11. Planen revideras årligen.
2 2.2 Arbetsmiljöansvaret Huvuddelen av de anställda och studerande som omfattas av statsvetenskapliga institutionens arbetsmiljöansvar är verksamma i samhällsvetarhuset och berörs därmed av de villkor och åtgärder som gäller för arbetsmiljön vid detta hus. Många har emellertid sin verksamhet förlagd till annan ort. Det gäller Anställda som helt eller delvis bedriver sitt arbete på distans, främst i hemmet Anställda som undervisar på annan ort än Umeå, t.ex. vid IKK programmet i Sollefteå eller som lärare vid någon av Centrum för skolledarutvecklings utbildningar Anställda som reser i tjänsten, bl.a. som deltagare i kurser och konferenser, för forskningsvistelser eller för att samla in material till forskningsprojekt. Studerande vid de två första åren på IKK programmet, förlagt till Sollefteå och studerande på distans Studerande som fullgör studier eller praktik vid annan ort, t.ex. som utbytesstudent eller MFS stipendiat. Rektorer och andra vuxenstuderande som deltar i någon av utbildningar. Även den som längre eller kortare perioder har sin arbets eller studieplats vid annan ort än Umeå omfattas av rätten till en god arbetsmiljö. 2.3 Riskbedömning Fysisk arbetsmiljö Den verksamhet som bedrivs vid institutionen innebär inte några direkta fysiska arbetsmiljörisker. Lokalerna är genomgående väl anpassade för verksamheten. Vad som dock uppmärksammats är bl.a. att lokaler och korridorer kan vara mörka samt förekomst av damm i undervisningslokaler med krittavla. Nästan alla medarbetare har egna arbetsrum. Gemensamma utrymmen som sammanträdesrum, posthörna, vilrum och personalrum är ändamålsenligt utrustade. Den fysiska arbetsmiljön vid institutionen bevakas kontinuerligt, bl.a. genom att personalen rapporterar om eventuella problem, en årlig brandskyddsrond och via representation i samhällsvetarhusets husråd. Klimat och temperaturmätningar görs vid behov och störningar åtgärdas fortlöpande. Vid behov gör ets hälsovård bedömningar av bl.a. ergonomi. Under de senaste åren har ytterst få fysiska arbetsmiljöproblem rapporterats. Besvär i rygg, axlar och armar åtgärdas genom inköp av ergonomiska hjälpmedel, höj och sänkbara bord samt individuellt utprovade stolar som möjliggör en bättre arbetsställning. De som inte har sin arbetsplats vid samhällsvetarhuset omfattas också av rätten till en god arbetsmiljö. I detta avseende ställs emellertid större krav på att den anställde själv tar initiativ när det förekommer brister i arbetsmiljön. Åtgärder måste också anpassas till de individuella behov som föreligger. De som är verksamma som lärare vid Centrum för skolledarutveckling befinner sig ofta på resande fot och får ofta bära tung utrustning och materiel. När de är i Umeå kan det vara svårt att hitta en arbetsplats vid institutionen. Institutionen har även ansvar för de studerandes fysiska arbetsmiljö vid Umeå, eller i förekommande fall vid annan studie eller praktikort. Det kan bl.a. handla om att ha goda och
3 ändamålsenliga studielokaler, tydliga rutiner vid brandövningar. Särskilda risker föreligger när IKKprogrammets studenter genomför fältövningar. Studerande inom IKK programmet och utresande studenter omfattas av Kammarkollegiets försäkringsskydd. Rektorer inom ramen för rektorsprogrammet har försäkringsskydd via arbetsgivaren. Psykosocial arbetsmiljö Den största hälsofrågan för personalen är stress, främst på grund av hög arbetsbelastning. Höga krav ställs på den forskande personalen som kontinuerligt befinner sig i en konkurrensutsatt situation. För den undervisande personalen är arbetsbelastningen hög på grund av ändrade kursåtaganden, färre timmar per kurs samt studenter med specifika krav och önskemål. Till detta kommer ökade krav på registrering, bokningar av lokaler samt kunnande i informations och kommunikationsteknik. Ett stressmoment är också att det är svårt att ersättas vid sjukdom. Dåligt fungerande it system kan också bidra till stress för både personal och studenter. För lärarpersonal i Sollefteå eller inom rektorsprogrammet kan ytterligare arbetsuppgifter tillkomma som har att göra med att man befinner sig nära studenterna på distans. Lärarpersonal vid Centrum bedriver huvuddelen av sitt arbete på distans, ofta långt från hemorten. Detta ställer särskilda krav på en gynnsam arbetsmiljö. Ett särskilt stressmoment är svårigheten att med kort varsel ersätta någon vid sjukdom eller annan akut frånvaro. För den administrativa personalen medför decentralisering av arbetsuppgifter samt införandet av nya administrativa stödprocesser att arbetsbelastningen ökar. Detta gäller även för anställda med arbetsledande funktioner. Trots att institutionen nyligen genomfört en organisationsförändring för att förtydliga beslutsvägar och inflytandeformer upplevs fortfarande att formerna för deltagande och inflytande ibland är otydliga. Inte minst är det viktigt att personalen har möjlighet att påverka i ett tidigt skede i beslutsprocesserna. Bland de studerande är den psykosociala arbetsmiljön det största problemet och då är det särskilt två typer av problem som framträder. Det ena gäller förekomst av stress, även om detta inte alltid behöver bero bara på studiesituationen. Det andra handlar om kränkning mellan studerande och mellan lärare och studerande. Organisation och ansvar en har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön vid institutionen. Ansvaret är delegerat till n för Centrum för skolledarutveckling för den verksamhet som bedrivs av Centrum. Som stöd i detta arbete finns två arbetsmiljöombud samt ett brandskyddsombud. Institutionen representeras också i samhällsvetarhusets husråd. Frågor om arbetsmiljö är en stående punkt vid lokala samverkansgruppen och tas vid behov också upp vid arbetsplatsträffar. Ett naturligt forum för att diskutera studenternas arbetsmiljö är i programråden. Frågorna bevakas av Umeå Studentkår och sektionen Nordpol, som organiserar studenter i statsvetenskap och freds och konfliktstudier, samt av SOS, som organiserar de studerande i Sollefteå. De studerandes arbetsmiljöfrågor bevakas särskilt av Studerandearbetsmiljöombudet (SAMO).
4 2.4 Handlingsplan 2016 Avvikelse/problem Åtgärd Ansvarig Klart när Anm Arbetsmiljön bland de anställda Svag betoning av arbetsmiljöfrågorna Minst ett LSG per år har arbetsmiljö som huvudpunkt. Vt 2016 Ryggproblem bland de anställda Hög stressbelastning Formerna för deltagande och inflytande upplevs otydliga Bristande kollegialitet Oklara förväntningar vid medarbetarsamtalen Bristfälligt fungerande it system Arbetsmiljörond skall genomföras Utred möjligheten till höj och sänkbara bord för alla som önskar Hälsa och stress behandlas vid medarbetarsamtalen Särskild APT genomförs om arbetsbelastning och institutionen som arbetsplats Upprätta en årscykel för verksamhetsplanering och arbetsmiljöarbete Institutionens lärare, forskare och doktorander delas in i fem tematiska forskargrupper Tydligare struktur på medarbetarsamtalen Påverka de ansvariga för Cambro och andra itsystem så att systemen fungerar pålitligt Vt 2016 2016 Pågående 2016 Vt 2016 2015 16 Pågående 2016 Arbetsmiljön bland de studerande Studerandemedverkan har hittills varit bristfällig Studerandearbetsmiljöombudet (SAMO) deltar i planering av arbetsmiljöåtgärder Pågående Företrädare för de studerande adjungeras till det LSG som har arbetsmiljö som huvudpunkt (se ovan). Vt 2016
5 Bristfälliga kunskapsunderlag för de Förekomst av kränkningar Bättre tillgång till grupparbetsplatser Dålig information om vad man gör vid brand Studentbarometern och studentkårskrivelser används för att identifiera arbetsmiljöproblem Vid ett lärarkollegium diskutera hur sådant kan hanteras Verka för att et tillhandahåller fler och lättillgängliga grupparbetsplatser för studerande Informationsinsatser för de studerande om rutiner för utrymning 2016 2016 2016 Tas upp i husrådet och med lokalförsörjningsenheten Ht 2016 Arbetsmiljön bland de som verkar på annan plats än Umeå Oklart ansvar för de som arbetar eller studerar på annan plats än Umeå Utarbeta lathund (kom ihåg lista) om arbetsmiljö för de som arbetar eller studerar på annan plats med uppgifter om hur man säkrar en god arbetsmiljö 2016 Bättre bevakning av arbetsmiljön vid Centrum för skolledarutveckling Arbetsrum vid Umeå Arbetsmiljöombud och prefekt utbildas i dessa frågor Arbetsmiljöfrågor diskuteras minst en gång per vid utbildarträffar Eget arbetsmiljöombud vid Centrum Utbildarrum när de med annat tjänsteställe än Umeå är på tillfälligt besök 2016 Pågående 2016 Vt 2016
6 Bilaga 1: Uppföljning av handlingsplan 2015 Avvikelse/problem Åtgärd Ansvarig Klart när Anm Arbetsmiljön bland de anställda Svag betoning av arbetsmiljöfrågorna Medarbetarundersökningen 2014 Ryggproblem bland de anställda Svårt för lärare att ersättas vid sjukdom All personal upplever en stressig arbetssituation Formerna för deltagande och inflytande upplevs otydliga Minst ett LSG per år har arbetsmiljö som huvudpunkt Identifiera de viktigaste utmaningarna och diskutera lämpliga åtgärder med personalen Utred möjligheten till höjoch sänkbara bord för alla som önskar Olika alternativ till lösningar diskuteras vid ett lärarkollegium Inbjudan till Feelgood att informera om sin stresshanteringsverksamhet vid en APT Ansvarsfördelning, beslutsprocesser och inflytandemöjligheter tydliggörs på hemsidan Upprätta en årscykel för arbetsmiljöarbetet Klart Dokument 2015 05 04, APT 27 april Pågår Klart Lärarkoll 10 februari Klart Feelgood informerade vid APT 13 april Genomfört Besluts, beredningsoch samrådsorgan redovisade Arbetsmiljön bland de studerande Studerandemedverkan har hittills varit bristfällig Otydligt ansvar för de Bristfälliga kunskapsunderlag för de Bättre tillgång till grupparbetsplatser Dålig information om vad man gör vid brand Studerandearbetsmiljöombudet (SAMO) deltar i planering av arbetsmiljöåtgärder Programråden har ansvar för att följa upp de Studentbarometern används för att identifiera arbetsmiljöproblem Verka för att et tillhandahåller fler och lättillgängliga grupparbetsplatser för studerande Informationsinsatser för de studerande om rutiner för utrymning Pågår Klart Programråden har informerats
7 Arbetsmiljön bland de som verkar på annan plats än Umeå Oklart ansvar för de som arbetar eller studerar på annan plats än Umeå Utarbeta lathund (kom ihåg lista) om arbetsmiljö för de som arbetar eller studerar på annan plats med uppgifter om hur man säkrar en god arbetsmiljö Bättre bevakning av arbetsmiljön vid Centrum för skolledarutveckling Akut frånvaro Arbetsrum vid Umeå Arbetsmiljöombud och prefekt utbildas i dessa frågor Arbetsmiljöfrågor diskuteras minst en gång per vid utbildarträffar Utarbeta en rutin för hur detta skall hanteras Utbildarrum när de med annat tjänsteställe än Umeå är på tillfälligt besök Genomfört 2015 Genomfört På gång