Kungörelse 2016-02-15 Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder Tid: Tisdagen den 23 februari 2016, klockan 13.15 Plats: Kommunhuset, Fagersta Ärenden 1. Protokollsjustering 2. Firmateckning 3. Internkontrollplan 2016 för Norra Västmanlands ekonominämnd 4. Verksamhetsberättelse 2015 5. Rapporter a) Elektroniska kundfakturor 6. Eventuella övriga ärenden
Datum Diarienummer 2016-02-15 2016.005.002 Firmateckning Norra Västmanlands ekonominämnd Följande personer har rätt att teckna firma och underteckna handlingar för Norra Västmanlands ekonominämnd i enlighet med beslut i Norra Västmanlands ekonominämnd: Ordförande Marino Wallsten och ekonomichef Karolina Berglund i förening, eller Vice ordförande Åsa Eriksson och ekonomichef Karolina Berglund i förening Följande personer: Ordförande Marino Wallsten och ekonomichef Karolina Berglund i förening Ordförande Marino Wallsten, ekonomichef Karolina Berglund, ekonom Stefan Granqvist, redovisningskamrer Christina Strandberg två i förening någon av dem med kontrasignation av ekonomisekreterare Sofie Fjellman eller ekonomiassistenterna Marie Jansson, Gunilla Carlberg, Amanda Smeds, Siw Moström och Jennie Olveby. har rätt att för Fagersta kommuns räkning: teckna kommunens plus- och bankgiron och bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration samt administration av kommunens företagskort, såsom ansökan, ändring och avslut. underteckna redovisning av moms, arbetsgivaravgifter samt skattedeklarationer. har rätt att för Norbergs kommuns räkning: teckna kommunens plus- och bankgiron och bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration samt administration av kommunens företagskort, såsom ansökan, ändring och avslut. underteckna redovisning av moms, arbetsgivaravgifter samt skattedeklarationer. under förutsättning att erforderliga beslut fattas av kommunfullmäktige i Norberg omsätta Norbergs kommuns lån, d.v.s. låna upp motsvarande belopp på de lån som förfaller under ett kalenderår. har rätt att för Norra Västmanlands Kommunalteknikförbunds räkning: teckna förbundets plus- och bankgiron och bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration underteckna redovisning av moms, arbetsgivaravgifter samt skattedeklarationer. Postadress: 737 80 Fagersta 0223-440 00 växel Plusgiro: 12 37 80-9 Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: info@fagersta.se Bankgiro: 810-3079 hemsida: fagersta.se Org. nr: 212000 2106
2 har rätt att för Norra Västmanlands Utbildningsförbunds räkning: teckna förbundets plus- och bankgiron och bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration samt administration av förbundets företagskort, såsom ansökan, ändring och avslut. underteckna redovisning av moms, arbetsgivaravgifter samt skattedeklarationer. har rätt att för Norra Västmanlands Samordningsförbunds räkning: teckna förbundets plus- och bankgiron och bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration underteckna redovisning av moms, arbetsgivaravgifter samt skattedeklarationer. har rätt att för Tillväxtgruppen i Norra Västmanland Ekonomisk förenings räkning: teckna föreningens plus- och bankgiron och bankkonton Förslag till beslut 1. Förslaget om firmatecknare godkänns. 2. Förslaget överlämnas till Fagersta kommun, Norbergs kommun, Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund, Norra Västmanlands Utbildningsförbund, Norra Västmanlands Samordningsförbund och Tillväxtgruppen i Norra Västmanland för godkännande. Karolina Berglund Ekonomichef Norra Västmanlands ekonomiförvaltning
Datum 2016-02-08 Dnr 2016.003.007 Internkontrollplan 2016 för Norra Västmanlands ekonominämnd En väl fungerande intern kontroll är av betydelse för att: Trygga kommunens tillgångar Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser följs Minimera risker, säkra system och rutiner Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut Säkra en rättvisande redovisning Skydda politiker och personal från oberättigade misstankar En god intern kontroll kännetecknas av att det finns: Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning och uppföljning Rättvisande och tillförlitlig redovisning samt övrig information om verksamheten Löpande kontroller som säkerställer att lagar, policys, reglementen med mera tillämpas Skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar Rutiner och kontroller som leder till eliminering eller upptäckt av allvarliga fel Kommunfullmäktige i Fagersta har i ett internkontrollreglemente fastställt hur den interna kontrollen ska organiseras och följas upp. Kommunstyrelsen i Fagersta har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen i kommunen. I ansvaret ligger att se till att det finns en intern kontrollorganisation samt att den utvecklas utifrån kommunens behov. Varje nämnd är skyldig att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. I ansvaret ingår att se till att det finns en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar tas fram. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra en risk- och väsentlighetsanalys för sin verksamhet. Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. En internkontrollplan ska antas inför varje budgetår och innehålla: Vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp Omfattningen på uppföljningen (frekvensen) Vem som ansvara för att utföra uppföljningen Till vem uppföljningen ska rapporteras När rapportering ska ske
2 Genomförd risk- och väsentlighetsanalys Genomförd risk- och väsentlighetsanalys samt interkontrollplan redovisas i bilagor. Förslag till beslut 1. Norra Västmanlands ekonominämnd antar internkontrollplan 2016. Karolina Berglund Ekonomichef Norra Västmanlands ekonomiförvaltning
3 Bilaga 1 Risk- och väsentlighetsanalys 2016, Norra Västmanlands ekonominämnd Rutin/system Risk- och väsentlighetsanalys Kontanthantering Kontanter hanteras fortfarande ute i verksamheterna, vilket medför merkostnader. Mynthanteringen är särskilt kostsam eftersom mynten inte kan levereras direkt till banken. Det är viktigt att stölder/misstanke om stöld undviks. Attester Behörigheter Back-up och sårbarhet Leverantörsreskontra Ekonomiavdelningen får in underlag från verksamheterna. Underlagen ska vara underskrivna av behörig person. Om underskrift saknas eller om underlaget är underskrivet av fel person ska underlaget skickas tillbaka. Kontroll sker löpande. Det är viktigt att följa upp att behörigheter avslutas när personer slutar eller byter befattning. Ett syfte med bildandet av NVE är att säkerställa kompetens och minska sårbarheten. För att uppnå detta måste förvaltningen säkerställa att kompetens utbyts och att behörigheter finns. Revisionen i Fagersta har granskat leverantörsreskontraprocessen och identifierat ett antal förbättringsområden. Bilaga 2 Internkontrollplan 2016 Specifikt för Norra Västmanlands ekonominämnd Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering till Kontanthantering Att NVE har kvitterat Ekonomichef 1 ggr/år Stickprov NVE myntpåsar vid överlämning till NVE Attester Att löpande Ekonomichef löpande NVE kontrollera att underlag är underskrivna av behörig person. Behörigheter Att behörigheter avslutas. Ekonomichef 1 ggr/år Genomgång av användar- NVE Back-up och sårbarhet förteckningar. Ekonomichef 2 ggr/år Genomgång på personalmöten Leverantörsreskontra Att plan för back-up finns och att behörigheter är ordnade. Att vidta åtgärder utifrån revisionsrapport. NVE Ekonomichef 2 ggr/år NVE
Datum Diarienummer 2016-02-08 2016.004.017 Verksamhetsberättelse 2015 Norra Västmanlands ekonominämnd Ordförande: Åsa Eriksson Förvaltningschef: Karolina Berglund Resultat (kkr) Budget 2015 Bokslut 2015 Budget 2014 Bokslut 2014 Intäkter 9946,4 9745,0 9 715,3 9 629,8 Kostnader -9946,4-9008,9-9 715,3-9 212,3 Nettokostnad 0,0 736,1 0,0 417,5 Överskott/Återbetalning Fagersta,54,9% 404,1 229,2 Överskott/Återbetalning Norberg, 45,1% 332,0 188,3 * 2013, Fagersta 54,9% och Norberg 45,1% Uppdrag Förvaltningen tillhandahåller tjänster till Fagersta och Norbergs kommuner inom följande områden: Budgetprocess Årsredovisning och delårsbokslut Budgetuppföljning med helårsprognos Löpande ekonomiadministration Finansförvaltning Förvaltningen tillhandahåller även enligt särskilda avtal ekonomiadministrativa tjänster till samverkansorganisationerna Norra Västmanlands Utbildningsförbund (NVU) och Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund(NVK), Norra Västmanlands samordningsförbund samt Tillväxtgruppen (TVG). Förvaltningen har tretton medarbetare inklusive ekonomichef. Nämnden består av två ledamöter och två ersättare. Kommunerna utser en ledamot och en ersättare var. Posten som ordförande respektive vice ordförande roterar mellan kommunerna. Postadress: 737 80 Fagersta 0223-440 00 växel Plusgiro: 12 37 80-9 Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: info@fagersta.se Bankgiro: 810-3079 hemsida: fagersta.se Org. nr: 212000 2106
2 Årets händelser Förvaltningen har tillsammans med informatörerna tagit fram en kortversion av respektive kommuns budget. I början av året skickades kortbudgeten ut till samtliga hushåll i respektive kommun. Avdelningen har haft hög personalomsättning under året: - En förtida pensionsavgång. - Tre föräldraledigheter (varav en vikarie) - Tre uppsägningar (varav en under föräldraledighet) - Utökning med 1,0 controller De tre personer som har sagt upp sig har gått vidare till tjänster med annan inriktning än den nuvarande. Omsättningen har medfört högre arbetsbelastning på grund av tillfälliga vakanser vid rekrytering samt introduktion av nya medarbetare/kollegor. I samband med att personer har slutat har arbetsuppgifter delvis omfördelats inom gruppen. Fagersta och Norbergs kommuner är fortsatt anslutna till tjänsten Skattekollen. Skattekollen är ett webbverktyg som visar hur kommunalskatten används. Verktyget har integrerats på respektive kommuns hemsida. Förvaltningen har genomfört utredningar på uppdrag av Fagersta och Norbergs kommuner, exempelvis: - Frivillig medlemsinsats till Kommuninvest, Fagersta och Norberg - Social investeringsfond, Norberg - Stöd till fiberutbyggnad i Norberg - Lån till Västanfors Båtklubb och Strömsholms kanalbolag, Fagersta - Kompontentredovisning (i samråd med PWC och NVK) Förvaltningen har också varit behjälpliga i skatterevision avseende NVK. Projekt för att införa elektroniska kundfakturor i Fagersta och Norbergs kommuner samt NVK startades i november. Budget NVE redovisar ett överskott på 736 tkr, varav 404 tkr återbetalas till Fagersta kommun och 332 tkr till Norbergs kommun. Överskottet beror i huvudsak på lägre personalkostnader på grund av ej tillsatt vakans vid föräldraledighet samt på lägre kostnader för systemutveckling. Måluppfyllelse Redovisas i bilaga.
3 Sjukfrånvaro Förvaltningen har som mål att ha låg sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron uppgick år 2014 till 3,44% och år 2015 till 2,0 %. Genomsnittligt antal sjukfrånvarodagar per anställd uppgick till 6,57. Målet beräknas därmed vara uppfyllt. Framtiden En viktig fråga är att skapa en stabil arbetsgrupp och att ge nya medarbetare en fortsatt bra introduktion. Erfarenhets- och kunskapsutbyte mellan controllers är ett prioriterat område. Inom budgetperioden 2017-2019 beräknas två medarbetare att gå i pension, en ekonomiassistent och en redovisningsekonom. Karolina Berglund Ekonomichef Norra Västmanlands ekonomiförvaltning
Bilaga Effektmål 2015 Sida 1 av 2 Nämnd: Norra Västmanlands ekonominämnd Enhet: Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Övergripande mål Gemensamma mål 2015 Effektmål 2015 Mätmetod Förklaring till valt effektmål (vid behov) Måluppfyllelse 1. Långsiktig hållbar utveckling med god kvalitet och effektivt resursutnyttjande Verksamheterna ska aktivt arbeta med att förbättra effektivitet och kvalitet. Fortsätta att utveckla rapporteringen vid månadsuppföljning och bokslut. Målet har delvis uppfyllts. Rapporteringen i förvaltningsberättelsen har utvecklats utifrån reviderade rekommendationer. Månadsrapporteringen har under 2015 skett på samma sätt som år 2014 och är ett kvarstående utvecklingsområde. Upphandla ekonomisystem samt påbörja genomförande av förändringar. Målet är inte uppfyllt. Uppgradering av ekonomisystemet Agresso är inplanerad till hösten 2016. Utbilda chefer och övriga medarbetare i ekonomiadministrativa rutiner och system. Flera utbildningar/genomgångar har genomförts. Planera för kompetensöverföring inför kommande pensionsavgångar. Avdelningen har haft en pensionsavgång 2015. Kompetensöverföring har säkerställts genom internrekrytering och att personer har gått dubbelt en tid.
Bilaga Effektmål 2015 Sida 2 av 2 Övergripande mål Gemensamma mål 2015 Effektmål 2015 Mätmetod Förklaring till valt effektmål (vid behov) Måluppfyllelse 1. Långsiktig hållbar utveckling med god kvalitet och effektivt resursutnyttjande forts. Kommunen ska verka för att den totala miljöbelastningen minskar. Andelen inköpta rättvisemärkta produkter ska öka jämfört med föregående år. KS-beslut Minst 25 % av kommunhusets inköpta te ska vara rättvisemärkt. Gemensamt mål för kommunhuset i Fagersta kommun. 3. Attraktiv arbetsgivare utifrån en definierad värdegrund. Bibehålla en låg sjukfrånvaro. Statistik från personalkontoret i Fagersta. Sjukfrånvaron år 2014 uppgick till 3,44%. Sjukfrånvaron uppgick till 2%. 8. Kommunal ekonomi i balans. Upprätthålla en långsiktigt välskött ekonomi med stabila ekonomiska förutsättningar för god kvalitet i verksamheten. Verksamheterna ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. KSbeslut Avdelningen har låg sjukfrånvaro, visar överskott jämfört med budget samt levererar rapporter och underlag enligt fastställda tidsplaner. Verksamheterna ska ha en budget i balans. KS-beslut Månadsuppföljningar, delårsbokslut och årsbokslut. Förvaltningen redovisar ett överskott på 736 tkr, varav 404 tkr återbetalas till Fagersta kommun och 332 tkr till Norbergs kommun.