Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att utse firmatecknare för Nykvarns kommun enligt upprättat förslag.

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Erika Nysäter Kvalificerad utredare Telefon Utseende av firmatecknare för Nykvarns kommun 2016 KS/2015:396 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att utse firmatecknare för Nykvarns kommun enligt upprättat förslag. Sammanfattning av ärendet Kommunens firmateckning finns samlat i ett dokument där firmateckningen är kopplad till ärendegrupper och vilka funktioner som har rätt att skriva under för kommunens räkning. En översyn av detta dokument har genomförts i samband med översyn av kommunstyrelsens delegationsordning som kräver ett nytt beslut av kommunstyrelsen. Förtydliganden har gjorts utifrån ändringar i kommunstyrelsens delegationsordning så att styrdokumenten ger en enhetlig och tydlig styrning. TJÄNSTESKRIVELSE Ett förslag till tillägg är i första stycket: Denna ordning gäller om inte annat framgår av kommunstyrelsens delegationsordning. Nämnder inklusive kommunstyrelse och kommunfullmäktige får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav, undertecknas av den som fattat beslutet och behöver inte kontrasigneras. Ett annat förslag till revidering är att paket, rekommenderade försändelser eller värdepost utkvitteras av endera befattningshavare; samhällsvägledare, kultur- och fritidsstrateg, bibliotekarie eller registrator istället för två i förening. Kontorsvaktmästare läggs också till som ny befattningshavare. Syftet är att effektivisera, förenkla och anpassa firmateckning utifrån gällande rutiner. Ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 1 december om firmatecknare för Nykvarns Telefon Fax (3)

2 kommun där alla firmatecknare samlats i ett dokument. Firmateckningen kopplades till ärendegrupper och funktioner. En översyn av detta dokument har nu genomförts i samband med översyn av kommunstyrelsens delegationsordning som kräver ett nytt beslut av kommunstyrelsen. I den översyn som gjorts har en anpassning skett till delegationsordningen. Förtydliganden har gjorts utifrån ändringar i kommunstyrelsens delegationsordning så att styrdokumenten ger en enhetlig och tydlig styrning. Ett förslag till tillägg är i första stycket: Denna ordning gäller om inte annat framgår av kommunstyrelsens delegationsordning. Nämnder inklusive kommunstyrelse och kommunfullmäktige får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav, undertecknas av den som fattat beslutet och behöver inte kontrasigneras. Ett annat förslag till revidering är att paket, rekommenderade eller assurerade försändelser eller annan värdepost till Nykvarns kommun utkvitteras av endera befattningshavare; samhällsvägledare, kultur- och fritidsstrateg, bibliotekarie eller registrator istället för två i förening. Syftet är att effektivisera, förenkla och anpassa firmateckning utifrån gällande rutiner. TJÄNSTESKRIVELSE Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Nu gällande dokument för firmateckning Bilaga förslag till ändringar i firmateckning för Nykvarns kommun Ekonomiska konsekvenser Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser utan syftet med förslaget är att åstadkomma en effektiv administration och förbättrad intern kontroll. Barnkonventionskonsekvenser Beslutet innebär inte några konsekvenser med hänsyn till barnkonventionen. Telefon Fax (3)

3 Ola Edström Kommundirektör Thomas Jansson Kanslichef Beslutet expedieras till Akten Förvaltningsledningsgruppen TJÄNSTESKRIVELSE Telefon Fax (3)

4 Firmateckning i Nykvarns kommun FIRMATECKNING Antagen av kommunstyrelsen Ändringar införda till och med KS

5 Firmateckning i Nykvarns kommun Denna ordning gäller om inte annat framgår av kommunstyrelsens delegationsordning. Nämnder inklusive kommunstyrelse och kommunfullmäktige får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav, undertecknas av den som fattat beslutet och behöver inte kontrasigneras. Ärendegrupper och funktioner A. Utgående skrivelser, fullmakter och annan liknande skriftväxling från kommunstyrelsen där mottagaren förväntar eller ställer krav på formell firmateckning undertecknas av kommunstyrelsens ordförande, eller, vid förhinder för denne, kommunstyrelsens 1:e vice ordförande, eller, vid förhinder för denne, en. med kontrasignering av någon av utbildningschef samhällsbyggnadschef kundcenterchef vård- och omsorgschef B. Låne- och borgensförbindelser och därmed jämställda handlingar undertecknas av kommunstyrelsens ordförande, eller, vid förhinder för denne, kommunstyrelsens 1:e vice ordförande 1

6 två i förening B1. Beslut om köp, försäljning, byte eller reglering av fastighet eller fastighetsdel inom en kostnadsram på tvåhundra (200) prisbasbelopp undertecknas av mark- och exploateringsansvarig två i förening C. Nya och ändrade behörigheter till bank- och plusgirokonton och utkvittering av medel samt undertecknande av utbetalningar från kommunens PlusGirokonton, bankkonton samt utkvittering av checker och postanvisningar, postremissväxlar och andra liknande till kommunen ställda värdehandlingar undertecknas av ekonom ekonomiassistent två i förening där den ena av firmatecknarna ska vara chef vid nya och ändrade behörigheter till bank- och plusgirokonton. Överstiger utbetalningen tolv prisbasbelopp ska en av de tecknande vara, eller. Betalningsöverföringar styrs av respektive verksamhetssystems behörighetsregler och kommunens reglemente för ekonomiska transaktioner. Huvudprincipen är signering av två personer i förening utifrån ett underlag som är attesterat av behörig person. D. Utkvittering av medel från bankkonton samt vid förvärv/försäljning av värdepapper och liknande handlingar som tillhör kommunens förvaltade fonder undertecknas av 2

7 ekonom ekonomiassistent två i förening Överstiger utbetalningen tolv prisbasbelopp ska en av de tecknande vara, eller. E. Paket, rekommenderade eller assurerade försändelser eller annan värdepost till Nykvarns kommun utkvitteras av endera följande befattningshavare samhällsvägledare kultur- och fritidsstrateg bibliotekarie registrator kontorsvaktmästare två i förening F. Handlingar för vidtagande av åtgärder som bedöms erforderliga för indrivning av kommunens fordran undertecknas av eller, vid förhinder för denne, G. Deltagande i anbudsförrättning och undertecknande av anbudsprotokoll kommunsekreterare registrator fastighetschef VA-ingenjör 3

8 utbildningschef kundcenterchef samhällsbyggnadschef vård- och omsorgschef två i förening 4

9 H. Fullmakt för samarbetspart att genomföra upphandling, tecknande av upphandlingsavtal för entreprenader, tjänster, material och inventarier efter anbudsförfarande samt tecknande av ramavtal för kommungemensamma upphandlingar samhällsbyggnadschef (kommungemensamma ramavtal) Direktupphandling sker enligt fastställd rutin. Beställning sker normalt enligt rekvisitions- eller avropsförfarande. Budgetansvarig enhetschef äger rätt att underteckna rekvisition. I. Tecknande av leasingavtal inom fastställd budgetram undertecknas endera av utbildningschef kundcenterchef vård- och omsorgschef samhällsbyggnadschef enhetschef Namnteckningsprover för kommunens enhetschefer finns förvarade på ekonomikontoret i ett särskilt beslutsattestantsregister. J. Inkomstdeklaration/särskild självdeklaration, skattedeklaration, ansökan om medel ur kommunkontosystemet undertecknas endera av ekonom ekonomiassistent Ansvarsfördelning och kontrollsystem finns på ekonomikontoret. 5

10 K. Arbetsgivaruppgifter till försäkringsbolag och pensionsförvaltare undertecknas av endera personalsekreterare L. Ansökningar och redovisningar som rör statsbidrag och EU-bidrag undertecknas av endera utbildningschef kundcenterchef vård- och omsorgschef samhällsbyggnadschef 6