11 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll i regionens huvudboksprocess RS150315



Relevanta dokument
Granskning av manuella utbetalningar svar på revisionsskrivelse

Yttrande över revisionsrapport Köptrohet mot ramavtal

Granskning av intern kontroll i kommunens centrala löneprocess

Granskning av löner och ersättningar inklusive arvoden till förtroendevalda. Region Gotland

Granskning av landstingets leverantörsregister

Beredningsprocessen i kommunens nämnder och styrelsen

Granskning av kontant försäljnings- Verksamhet

Rutiner för registerutdrag vid anställning inom förskola och grundskola. Mjölby kommun

PM Uppföljning av granskningen angående implementering av FN:s barnkonvention

Revisionsrapport Livskvalitet inom äldreomsorgen. Härjedalens kommun

Uppföljning av tre tidigare granskningar

Revisorernas bedömning av delårsrapport 2015

December Revisionsrapport Ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket Östersunds kommun

Nora kommun. Granskning av lönehantering. Audit KPMG AB 15 mars 2012 Antal sidor: 8

INTERN KONTROLL AV Regionstyrelsen (Regionstyrelsen/Regionala Utvecklingsnämnden/Personalnämnden) RAPPORT 2015

234 Principer för långsiktig lönebildning ( ) i Region Halland RS140434

Revisionsrapport: Granskning av faktureringsrutiner

Avrapportering av intern kontroll för socialnämnden, första halvåret 2015

Uppsala. Internkontrollplan för 2013 BUN Barn- och ungdomsnämnden. Förslag till beslut

Kontant försäljningsverksamhet

Internkontrollplan 2016

Revisorernas granskning av regionstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar

Revisionsrapport. Anställdas bisysslor. Gotlands kommun Ramona Numelin Jonas Eriksson

Motion om jobb åt unga och förbättrad matchning på arbetsmarknaden

Granskning av bisysslor 2013

Granskning av förrådsverksamheten

Granskning av intern kontroll

Örebro kommun. Granskning av biståndshandläggning inom äldreomsorgen. KPMG AB 8 december 2014 Antal sidor: 13

Revisionen har via KPMG genomfört en granskning inom ovanstående område.

Revisionsrapport. Gotlands kommun. Intern kontroll vid handläggning av bostadsanpassningsbidrag. Mats Renborn

Svar över vidtagna åtgärder önskas före februari månads utgång 2009.

Kundfordringar en uppföljande granskning

Attestreglemente för Borgholms kommun

Revisionsrapport; Granskning av nämndernas upphandlingsverksamhet

Granskning av inköpsrutinen och köptrohet

Hällefors kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 13

Kommunstyrelsen. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium. Revisionsrapport: Redovisning av materiella anläggningstillgångar

Kungsbacka kommun Revisionsrapport Löpande granskning Revisionsrapport --- B\Jtln1ng,,; bettl:'r wo ki'lq world

Revisionsrapport Granskning av bokslut och årsredovisning

Granskning av intern kontroll i regionens huvudboksprocess

Jönköpings kommun Uppföljning av tidigare granskning avseende mervärdesskatt. Revisionsrapport 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna

Granskning av vidtagna åtgärder kopplade till manuella betalningar

Granskning av likställighetsprincipen avseende föreningsstöd och evenemangsbidrag

Örebro kommun. Granskning av rutiner avseende hantering av anläggningsregister för materiella anläggningstillgångar

Granskning av den interna kontrollen i lönehanteringen. Nynäshamns kommun

Revisionsrapport Granskning av budgetprocessen och ekonomistyrning

Revisionernas granskning av upphandling

ABCD. Ärendehantering Granskningsrapport. Säters kommun. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor:6 Säter är hant.docx

Granskning av Konstregister rutiner för hantering, oktober 2005

Överförmyndarens handläggningsrutiner Hallsbergs kommun

Revisionsrapport Verksamheter på entreprenad

Granskning av införandet av lönesystemet Heroma

Angående uppföljning av tillsyn läsåret

Lönehanteringen. Klippans kommun. December Författare

Granskning av lönehanteringen. Högsby, Lessebo och Uppvidinge kommuns revisorer

Revisionsrapport. Oxelösunds kommun. Granskning av avtalshantering. Karin Jäderbrink Lars Edgren

Arbetet kring ensamkommande. Halmstads kommun

Granskning av årsredovisning 2014

Finspångs kommun Revisorerna. Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens uppsikt över nämnder och kommunala företag

Uppföljning av tidigare granskningar

Tjänsteskrivelse 1 (2) Handläggare Datum Beteckning. Kommunrevisionen MISSIVSKRIVELSE

Revisionsrapport. Banverkets årsredovisning Sammanfattning Banverket Borlänge. Datum Dnr

Sundbybergs stad. Granskning av delårsbokslutet 2014

Botkyrka Kommun. Revisionsrapport. Generella IT kontroller Aditro och HRM. Detaljerade observationer och rekommendationer.

Innehållsförteckning Bygglov Granskningsresultat Avstämning mot kontrollmål... 12

Uppföljning av 2008 års granskning av informationssäkerheten hos Knivsta kommun KS-2011/787

3 Anmälan av inkomna och utgående skrivelser, protokoll m m. Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsstyrelsen noterar handlingarna till protokollet.

Datum Motion av Maria Gardfjell och Alf Karlsson (båda MP) om handlingsplan för förbättrad internkontroll i Uppsala kommun

83 Utökad vaccination (catch-up) mot HPV-virus enligt NLT-gruppens rekommendation HSS110097

Landstinget i Kalmar Län

Insatser till barn i behov av särskilt stöd

Granskning av fakturahanteringen i de fyra storsjukhusen samt Habilitering & Hälsa

Revisionsrapport. Löpande granskning av Försvarsmakten Sammanfattning. Försvarsmakten Stockholm

ABCD. Granskning av kommunens flyktingmottagande. Ronneby kommuns revisorer. Revisionsrapport. Antal sidor:10

Granskning av bisysslor. Region Halland. Revisionsrapport. April 2011 Anita Andersson Rebecca Andersson Carl-Magnus Stensson

Revisionsrapport. Granskning av intern styrning och kontroll av informationssäkerheten vid Gymnastik- och idrottshögskolan 2010.

Uppföljning av Miljöplan 2006

Nr Iakttagelse Risk Risknivå Pensionsmyndighetens svar till Riksrevisionen , dnr VER

Löpande granskning av intern kontroll Läkemedelshantering (PM3)

Anmälningskod: GU Sök senast: 15 april

Region Skåne. Granskning av personalrelaterade skulder Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 30 december 2013 Antal sidor: 13

Yttrande över motion Giftfri region

Granskning av privata medel/ kontanthantering Kalix kommun

pwc tmä>(3ä Revisionsrapport 20i OXELöSU,»/,..;;,.^ Projektbenämning Annika Hansson, Certifierad kommunal Mars 2026 Månad Ar Kund PwC 1 av 5

Region Skåne Granskning av IT-kontroller

Revisionsrapport. Internkontroll - Finspångs kommun år Ref R Wallin

Uppföljning av 2006 års granskningar

Ny anläggning/inventarie

Rapport. Arbete med arbetsmiljön på sysselsättningsenheten Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Finspångs kommun

Humanas Barnbarometer

Revisionsrapport. Intern kontroll i system och rutiner Redovisning av mervärdesskatt. Revisorerna i Region Gävleborg. Lena Blomstedt, Skattejurist

15 Överenskommelse om regionala priser och ersättningar för Södra sjukvårdsregionen 2015 RS150027

Region Jönköpings län

Ånge Fastighets och Industri AB Kommunstyrelsen. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium. Revisionsrapport: Granskning av bisysslor

Granskning av bokslut och årsredovisning

Riskanalys. Förskolenämnden

Fritidschef Jan-Åke Bredberg Fritidsintendent Lars Lundkvist Förvaltningssekreterare Marie-Louise Bornholm Enhetschef Agneta Fleischer, punkt 2

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

Slutrapport stadsbyggnadsnämndens internkontroll 2015

Revisionsrapport. Skyddad identitet Hallandsgemensam granskning. Halland, sammanfattning

Transkript:

11 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll i regionens huvudboksprocess RS150315 Ärendet Revisorerna i Region Halland har gett PWC i uppdrag att granska den interna kontrollen i huvudboksprocessen. Rapporten har skickats till Regionstyrelsen och till Driftnämnd Regionservice med begäran om svar. Driftnämnden Regionservice avger eget svar. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att avge yttrande över revisionsrapporten om Granskning av intern kontroll i regionens huvudboksprocess Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret (2015-09-28) Skrivelse från regionstyrelsen Revisionsrapport

TJÄNSTESKRIVELSE Ärende 11 1(1) Regionskontoret Redovisningsavdelningen Per Karlsson Redovisningschef Datum Diarienummer 2015-09-28 RS150315 Regionstyrelsen Revisionsrapport Granskning av intern kontroll i regionens huvudboksprocess Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att avge yttrande över revisionsrapporten om Granskning av intern kontroll i regionens huvudboksprocess. Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har gett PWC i uppdrag att granska den interna kontrollen i huvudboksprocessen. Rapporten har skickats till Regionstyrelsen och till Driftnämnd Regionservice med begäran om svar. Driftnämnden Regionservice avger eget svar. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör William Hedman Ekonomidirektör

1(3) Regionskontoret Redovisningsavdelningen Per Karlsson Redovisningschef Datum Diarienummer 2015-10-28 RS150315 Region Hallands revisorer Revisionsrapport Granskning av intern kontroll i regionens huvudboksprocess Bakgrund Revisorerna i Region Halland har gett PWC i uppdrag att granska den interna kontrollen i huvudboksprocessen. Rapporten har skickats till Regionstyrelsen och till Driftnämnd Regionservice med begäran om svar. Revisorernas granskning En sammanfattande rekommendation är att en kontroll i samband med överföringar av filer mellan Agresso och olika de försystemen bör implementeras och dokumenteras i syfte att säkerställa fullständighet och riktighet i överföringen. Det är av vikt att ange vilka kriterier som utlöser kontrollen och ta ställning till om det är tillräckligt för att säkra fullständighet och riktighet. För samtliga kontroller bör säkerställas att dessa dokumenteras avseende hur kontrollen utförs, vem som är ansvarig, vad bevis för utförd kontroll är samt hur eventuell rättning ska ske. Kontrolldokumentationen är av vikt för att kunna säkerställa att alla väsentliga kontroller utförts innan bokslutet stängs. Regionstyrelsens svar Regionstyrelsen har noterat revisorernas synpunkter och avger härmed svar. Granskningen är till stor hjälp i det fortsatta arbetet med intern kontroll kopplat till huvudboksprocessen samt när det gäller dokumentation av redovisningssystemet. Inom ramen för systemförvaltningen av Agresso jobbar vi fortlöpande med att utveckla, kvalitetssäkra och dokumentera integrationer från olika försystem till ekonomisystemets huvudbok. Avseende synpunkter och rekommendationer på behörighetsadministrationen krävs endast mindre åtgärder medan kontroller och kvalitetssäkring av filöverföringar i flera fall fordrar tekniskt utvecklingsarbete. Nedan följer konkreta kommentarer till några av punkterna i revisionsrapporten.

2(3) Region Halland har 15 användare med högsta behörighet till Agresso (varav majoriteten är Agressokonsulter), vilket inkluderar att lägga upp och ändra behörigheter. 5 användare har numera högsta behörighet, varav 3 anställda i Region Halland och två Agressokonsulter. Vid uppsättningen av roller i systemet har det ej tagit hänsyn till huruvida behörigheten till vissa moment bör vara åtskilda för att säkerställa en god arbetsfördelning. Samma användare som har behörighet att registrera leverantörsutbetalningar kan numera inte lägga upp/ändra leverantörsuppgifter. Attest av leverantörsfakturor saknar beloppsgränser och styrs enbart på ansvar. Möjlighet finns att lägga till detta i systemet, men behöver i så fall kopplas till delegationsbeslut. Rutinen för tilldelning av behörigheter vad gäller anställda på GAS är informell och bör formaliseras. Även vad gäller övriga användare kan rutinen förstärkas då det av ärendehanteringssystemet ej tydligt framgår vilka behörigheter som finns och innebörden av dessa. Blankett och rutin för tilldelning och ändring av behörigheter ska numera tillämpas. Rutinen för borttagande av behörigheter är bristfällig då förvaltningarna ej alltid underrättar regionen centralt vilka behörigheter som ska tas bort. Finns numera en rutin att för att åtgärda behörighet för användare som ej varit aktiva de senaste sex månaderna. Fullständighet i den årliga kontroll som utförs med avseende på att förteckning över utsedda beslutsattestanter hålls uppdaterade kan ej säkerställas då respektive nämnd/förvaltning ej återrapporter centralt när kontroll har utförts. Respektive driftnämnd fattar årligen beslut om utsedda beslutsattestanter. Det sker ingen kontroll av att exempelvis antal rader och totalbelopp i från extern leverantör/försystemet erhållen fil och i Agresso inläst fil överensstämmer med avseende på riktighet och fullständighet. Då filen går via BizTalk bör även den fil som erhålls från BizTalk ingå i kontrollen.

3(3) Teoretiskt har vi ingen annan uppfattning men i praktiken väldigt svårt rent tekniskt då filerna i de flesta fall konverteras från textformat till XML-format i Biztalk. Ansvaret vilar på systemansvarig eller motsvarande för respektive försystem att kontrollera och stämma av totalbeloppet i Agresso. Viss rimlighetsbedömning av summan utbetalningar av leverantörsfakturor uppges ske men kontrollen dokumenteras ej. Vidare har Region Halland upphandlat en tjänst hos företaget Inyett gällande kvalitetssäkring av betalningsfiler (inkluderande exempelvis dubbelbetalningar, bluffakturor och höga belopp) men tjänsten har ej ännu tagits i bruk. Tjänsten att kvalitetssäkra regionens utbetalningar via företaget Inyett driftsattes i juni 2015. En rutin för kontroll finns framtagen och tillämpas. Region Halland har skapat en rapport för preliminärbokade fakturor och det är upp till respektive förvaltning att gå igenom och bedöma fakturorna och eventuellt periodisera i samband med månadsbokslut. Vid granskningstillfället noterade PwC att det låg ett tjugotal externa fakturor från 2014 i Agresso uppgående till cirka 1,7 miljoner kronor. Aktuell siffra är fyra fakturor uppgående till cirka 175 000 kr. Tre av dessa är medvetet parkerade av användare i väntan på kreditfaktura. Region Halland reserverar ej för kundfordringar löpande utan skriver en gång per år av kundfodringar som är äldre än ett år. Hanteringen är helt manuell. Rutinen är numera automatiserad och sker månadsvis i Agresso Regionkontoret Mats Eriksson Regionstyrelsens ordförande Catarina Dahlöf Regiondirektör