Att minska sjukfrånvaron, att öka kvaliteten och effektiviteten

RAPPORT Personalavdelningen Handläggare Ulrika Orrblad Tel. 0152-293 67 Personalutskottet Dnr KS/2014:340-026 2014-08-26 1/13 Att minska sjukfrånvaron, att öka kvaliteten och effektiviteten Inledning Sjukfrånvaro är en angelägen fråga och berör många parter, inte minst arbetsgivare. Frågan är komplex och sträcker sig från individens enskilda hälsa och tillvaro, via arbetsmiljölagen och arbetsgivaransvar till övergripande perspektiv kring samhällsekonomi, socialförsäkringssystemens utformning, sjukvård och folkhälsa. Synsättet på sjukfrånvaro, hur den hanteras och vilka åtgärder som vidtas för att sänka sjukfrånvaro är och har varit en fråga för många diskussioner. Kommunfullmäktige gav vid sammanträdet den 28 april 2014 ett uppdrag till kommunstyrelsen att se till att den ökade sjukfrånvaron får högre prioritet. Samt att planerade konkreta åtgärder för att sänka sjukfrånvaron, som är planerade till för andra halvan av år 2014 och för år 2015, redovisas senast på fullmäktigesammanträdet i september 2014. Syfte Den här rapporten utgör ett underlag för att frågan om den ökade sjukfrånvaron i Strängnäs kommun sätts i ett helhetssammanhang och därav kan ges en högre prioritet. Rapporten syftar till presentera planerade åtgärder för att sänka sjukfrånvaron, i enlighet med uppdrag från kommunfullmäktige. Metod Ett sätt att förstå fenomenet sjukfrånvaro på arbetsplatser är att söka skillnader mellan organisationer och verksamheter med hög respektive låg sjukfrånvaro. Den här rapporten beskriver bakomliggande faktorer till dessa skillnader. Det är för de flesta inga överraskande nyheter, men det är av vikt att utgå från aktuell forskning och evidensbaserad kunskap. Mot bakgrund av aktuell forskning analyserar vi våra förhållanden och utifrån det redovisar vi påbörjade, planerade samt åtgärder som föreslås för att minska Strängnäs kommuns sjukfrånvaro. Sjukfrånvaro, statistik Sjukfrånvaron har sedan 2011 ökat för medarbetare inom kommunal verksamhet, det är en utveckling för kommuner i riket liksom i Strängnäs kommun. Den totala sjukfrånvaron är högre bland kvinnor och än män. Att kvinnors sjukfrånvaro ökar mer än männens uppfattas nu vara ett mönster. 1 1 SKL (2014) Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 kommunstyrelsen@strangnas.se www.strangnas.se Bankgiro 621-6907

2/13 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 5,9 5,5 5,6 6,4 6,5 7,2 7,4 7,7 7,3 7,5 6,1 6 6,2 6,5 Kommuner i riket Strängnäs kommun Utbildn.kontor Socialkontor Figur 1. Sjukfrånvaro (andel procentuell sjukfrånvaro i förhållande till total arbetstid) statistik åren 2012 och 2013 och för Strängnäs kommun även kvartal 1 och 2 ( januari juni) 2013 och 2014. För andra året i rad ökar sjukfrånvaron bland Strängnäs kommuns anställda. 2012 2013 2013 Q1, Q2 2014 Q1, Q2 Figur 2. Sjukfrånvaro Strängnäs kommun åren 2008 2013. Av Strängnäs kommuns tillsvidareanställda medarbetare är 85 % kvinnor med en medelålder av 48,9 år. Medelåldern för både kvinnor och män är 47,9 år. Av de tillsvidareanställda är 47,4% (957 personer) mellan 50 och 65 år. Försäkringskassan rapport 2 om sjukfrånvaroutvecklingen 2010-2013 beskriver att yrkesgruppen vård- och omsorgspersonal är utsatt för en sämre psykosocial och fysisk arbetsmiljö vilket kan öka risken för sjukdomar. Det är yrken som sannolikt har en mindre sjukflexibilitet, större obalans mellan ansträngning och belöning samt att majoriteten av vård och omsorgspersonal är kvinnor och därtill ofta har ett huvudansvar för hem och familj. De sammanlagda faktorerna och 2 Försäkringskassan, Verksamhetsområde statistik och analys (2014)

3/13 dess effekter ökar risken för sjukfrånvaro. I den nationella statistiken kan också utläsas att den yrkesgrupp som har näst högst andel sjukfrånvaro finns inom vård och omsorgsarbete. Till den yrkesgruppen hör kommunala verksamheter såsom omsorg om äldre och funktionsnedsatta, förskola och barnomsorg. Det vill säga stor del kommunens personalintensiva kärnverksamhet som handlar om tjänsteproduktion i förhållande till andra människor - medborgare, brukare/funktionsnedsatta/boende/äldre/kunder/elever/barn etc. Bakgrund, aktuell forskning och teori Sjukfrånvaro i arbetslivet är ett komplext fenomen och orsakas ofta av flera faktorer. Faktorer som finns både inom och utom den sfär som arbetsgivaren kan påverka. Arbetsgivarens största påverkansmöjlighet på medarbetarens hälsa är när medarbetaren är i arbete. Därför är det främjande och förebyggande hälsoarbetet av stor betydelse, dvs. de insatser som stärker hälsan så att vi klarar påfrestningar utan att drabbas av ohälsa. Fokus behöver vara på faktorer som bidrar till att medarbetaren kan bibehålla och utveckla sin hälsa, och åtminstone undvika ohälsa och olyckor. Kommunens medarbetare behöver en gynnsam arbetsmiljö, ur ett psykologiskt, socialt och fysiskt perspektiv för att främja hälsan och minimera riskerna för ohälsa och sjukfrånvaro. Det handlar om att omge medarbetare och skapa organisationer med så goda arbetsvillkor att det skapar engagemang och stärker hälsan. Med engagerade medarbetare och chefer kan verksamheter utvecklas och ständigt förbättras. Nedan presenteras teoribildning och aktuella forskningsresultat kring hälsofrämjande villkor och förhållanden. Känsla av sammanhang Teorin om KASAM 3, känsla av sammanhang, beskriver vilka förutsättningar som gäller för att hälsan ska bibehållas, utvecklas och förbättras. Det är egenskaper som formas hos individen tidigt i livet som rustar individen att bibehålla sin hälsa trots svåra påfrestningar i livet. Individens hälsa kan också stärkas och utvecklas genom ett arbete som ger människors känsla av sammanhang. Känslan av sammanhang i arbetslivet vilar på i vilken grad jag upplever mitt arbete som meningsfullt, att mitt uppdrag är begripligt och att arbetet är hanterbart, att både ha tillgång till resurser och förmåga att använda dem. Krav-kontroll-stöd modellen En av andra välkända och ofta nämnda teorierna i sammanhanget är kravkontroll-stöd-modellen 4 handlar om i vilken grad individen upplever krav och kontroll (handlings- och beslutsutrymme) i arbetssituationen. Ju högre krav, desto större möjlighet behöver individen till kontroll på arbetssituationen för att inte riskera ohälsa. Vid höga krav i arbetet i kombination med låg kontroll är 3 Hanson, A.(2004) 4 Härenstam A., m fl. (2010)

4/13 faktorn stöd det som kan balansera och bidra till att arbetssituationen ändå kan härbärgeras. Hälsa och framtid i kommuner och landsting Redan år 2008 redovisades forskningsresultat om framträdande faktorer hos privata företag som hade låg andel långtidssjukskrivna. Företag som hade tydliga strukturer för 1) ledarskap och kompetensförsörjning, 2) kommunikation, 3) delaktighet samt 4) hälsa och sjukfrånvaro, hade friskare medarbetare. Det var forskningsprojektet Hälsa och framtid som därefter genomförde en tre års lång studie om Hälsa och framtid i offentlig förvaltning (kommuner och landsting). 5 Studien klargjorde de huvudsakliga områdena som skiljer sig åt mellan friska och mindre friska verksamheter inom kommuner och landsting. De faktorerna kunde inte förklaras av regionala skillnader eller kvalitetsindikatorer. Figur 3. Friskfaktorer - sex olika områden som kommuner och landsting med lägre sjukfrånvaro har genomtänkta strategier för på organisationsnivå. 6 Friskfaktor Uppföljning och kontroll av ledarskap/ chefskap genom direktkontakt. Individuella önskemål om utbildning tillgodoses. Feedback och möjligheter för medarbetare att framföra idéer och kritik. Möjligheter till byte av arbetsuppgifter finns och uppmuntras. Prioritering av arbetsuppgifter vid hög arbetsbelastning. Det systematiska arbetsmiljöarbetet införs strukturerat i verksamheten. Vad innebär den i praktiken? Exempel? Närvarande och tillgängliga ledare. Högre chefer träffar ledare och medarbetare i möten eller genom att vara ute i verksamheten. Med nära dialog till medarbetare märks det direkt när någon behöver hjälp. Möjlighet för personalen att få individuella önskemål tillgodosedda (utöver verksamhetens direkta behov) i samband med personalutbildning utveckling. Utrymme för feedback under möten som förs vidare uppåt och nedåt i organisationen, även forum av mer informell karaktär, spontana samtal med chef. Chefer uppmuntrar personalens intresse att pröva nya arbetsuppgifter, skaffa ny kompetens eller byta arbetsuppgifter. Chefer uppmärksammar t ex. om personal ställer för höga krav på sig själva och tar på sig för mycket att göra. Stödjer i att välja bort eller omprioritera arbetsuppgifter. T ex. arbete med den psykosociala arbetsmiljön i den dagliga verksamheten. Att ha dialog med varandra, vilka är våra spelregler? Ett arbetsmiljöarbete som går från riskvärdering till friskfaktorer. 5 Svartengren M. m fl.: (2013) 6 Afa försäkring (2014)

5/13 Ett mönster som diskuteras i rapportens slutsatser är bl.a. att ledarna (cheferna) i friska kommuner och landsting finns fysiskt nära i verksamheterna, har god kännedom om verksamheterna, besöker dem och har regelbunden kontakt. 7 Det är ledare, oavsett chefsnivån, som är mer involverade i den dagliga verksamheten. Arbetets betydelse för symtom på depression och utmattningssyndrom Forskning visar på att det finns klara samband mellan arbetsmiljöfaktorer och depressionssymtom/utmattningssymtom. I februari i år kom SBUs (Statens Beredning för medicinsk Utvärdering) rapport Arbetet betydelse för symtom på depression och utmattningssyndrom som påvisar samband mellan dålig arbetssituation och symtom på depression. Arbetssituationer med små möjligheter att påverka i kombination med alltför höga krav utvecklar över tid mer depressionssymtom, även för dem som upplever mobbning eller konflikter. De som också upplever brist på stöd från chefer och kollegor utvecklar mer symtom på både depression och utmattning. De personer som upplever goda möjligheter till kontroll i sitt arbete och som behandlas rättvist utvecklar mindre symtom på depression och utmattningssyndrom. Kvinnor och män med liknande villkor på arbetet utvecklar dessa symtom i lika hög grad. 8 Chefer och sociala relationer I en studie om sociala relationer och makt i kommuner framgår att chefers möjlighet till och tillgång till sociala relationer skapar både makt och möjligheter i ledningsarbetet 9. Enhetschefer har en nyckelroll i förmedlandet av information, att omsätta strategier och ledningens krav till den operativa personalen. Enhetschefer behöver arenor där de kan möta och ha dialog med både sin personal och sina överordnade chefer. Det är centralt för att de ska lyckas skapa en ömsesidig förståelse i organisationerna. Studieresultaten visade att relationerna mellan chefer och personal utformas olika beroende på om det gäller kvinno- eller mansdominerade verksamhet. Inom kommunens omsorgs- och utbildningsverksamheter fjärmar sig cheferna från socialt samspel med personalen i jämförelse med de tekniska verksamheterna. Deltagande i den dagliga verksamheten är mer påtagligt hos ledarna, oavsett ledningsnivån i de tekniska verksamheterna. Skillnader kvinno- och mansdominerande verksamheter Ett led i att söka svaren på frågan om varför kvinnor så mycket oftare är sjukskrivna än män är Arbetsmiljöverkets slutrapport 10 gällande deras jämförande studie av resultaten från 900 inspektioner (i 59 av landets kommuner) avseende kommuners två verksamheter, nämligen den kvinnodominerande hemtjänsten och den mansdominerande tekniska förvaltningen. Resultaten i rapporten påvisar att cheferna i hemtjänstverksamhet har större antal underställda medarbetare än chefer inom den tekniska 7 Svartengran, M. m fl (2013), s. 57 8 SBU (2014) 9 Härenstam, A. et al. (2010), s. 103 10 Arbetsmiljöverket (2014)

6/13 förvaltningen. I hemtjänsten har sju av tio chefer fler än 30 medarbetare. I teknisk verksamhet har en av tio chefer fler än 30 medarbetare. Andra resultat var att arbetssituationen är betydligt mer pressad inom hemtjänsten, särskilt för medarbetare. Varannan medarbetare upplever arbetssituationen som ett arbetsmiljöproblem jämfört med knappt var tredje medarbetare inom den tekniska verksamheten. Resurserna inom hemtjänst är mindre än inom teknisk verksamhet. Av de genomförda inspektionerna handlar dubbelt som många brister om resurser och utrustning, t ex otillräckligt antal fordon eller bilar, jämfört med det tekniska verksamhetsområdet. Kommunala chefer och antalet underställda En nyligen genomförd undersökning av landets kommuner visar att stort antal kommuner inte ens är i närheten av de nivåer som är hälsosamma vad gäller antalet anställda per chef. I sju av tio kommuner går det fler än 20 anställda per chef. I jämförelse av chefstäthet i kommunernas sociala och tekniska verksamhetsområden framkommer att det i 31 % av kommunerna är det över 30 anställda per chef på social verksamhet. Dock uppgav inte en enda kommun att det finns så många anställda per chef inom de tekniska verksamhetsområdena. Med så stora skillnader är det fullt rimligt att anta chefer inom t ex. social omsorgsverksamhet är mycket överbelastade när det gäller personalansvar. 11 Kommunala chefers villkor Andra forskningsresultat visar att förbättra chefers villkor handlar om titta på organisationen 12, t ex.. Styrningsfilosofi från näringslivet och tekniska jobb är svårare att tillämpa i kommunal utbildnings- och omsorgsverksamhet. Att arbeta med personalintensiv tjänsteproduktion, med människor förutsätter andra villkor än t ex. teknisk produktionsverksamhet. Att arbeta med människor innebär att det är svårare att säga hur lång tid arbetsmoment tar eller vilka exakta arbetsmoment som ingår i arbetet eller inte. 13 En anställd kan inte lämna en pensionär som är förvirrad, även om tiden är slut. Man kan inte heller släppa en elev som gråter fast skolan är slut. Det har med verksamhetens natur att göra 14 Sammanfattning och kommentarer Av de ovan presenterade teorier och forskningsresultat framgår det att i princip alla faktorer och betydelsefulla samband har en tydlig koppling till chefsrollen. Det beror naturligtvis på att chefer har en nyckelroll som dialog- och budbärare i att omsätta övergripande tankar, strategier, styrningsfilosofier till den praktiska verksamheten. Chefer är arbetsgivarföreträdare och har ett uppdrag att bedriva 11 Hjärnkoll (2014) 12 Björk (2014) 13 http://www.suntliv.nu/forskning/ledarskap-och-organisation/kommunala-chefer-behover-merstod/ 14 http://www.suntliv.nu/forskning/ledarskap-och-organisation/kommunala-chefer-behover-merstod/ s.2

7/13 en viss verksamhet på ett visst sätt. Men det är också första linjens chef som främst möter och ska möta medarbetarna som utför verksamhetens konkreta uppdrag och uppgifter. Det innebär att de villkor och faktorer (kompetens, förhållningssätt, attityder, resurser, antalet medarbetare etc.) som våra chefer har och omger sig med blir väldigt viktiga incitament för i vilken utsträckning vi åstadkommer effektivitet och kvalitet. Det är också en grund för att skapa en frisk, attraktiv och långsiktigt hållbar arbetsplats. Kartläggning och analys Strängnäs kommun Kartläggning av sjukfrånvaro och diagnos En kartläggning har gjorts av kommunens medarbetares sjukfrånvaro under 2014 års första sex månader. Fokus har varit på vilken typ av sjukdomar det handlar om i förhållande till åldersgrupp och kontor. Under den valda tidsperioden handlar drygt 40 % av sjukskrivningarna om psykiska sjukdomar. 26 % avser sjukdomar och besvär i rörelseorganen (rygg, armar och ben, värk och begränsad rörelseförmåga). Knappt 10 % avser om sjukdomar i system och organ (t ex. nervsystem, cirkulations- och andningsorgan). Figur 4. Sjukfrånvaro totalt Strängnäs kommun typ av diagnos. Sjukfrånvaro - diagnostyp Rörelseorganen 1% 13% 5% 4% 9% 26% Psykiska sjukdomar Sjukdomar i centrala organ och nervsystem Tumörer 42% Skador och förgiftningar Graviditet och förlossning Oavsett vilka stora verksamhetsområden (kontorsnivå) vi ser till är den övergripande trenden densamma för alla kontor med några mindre variationer. Åldersgrupperna upp till 30 år och 31 50 år har störst andel psykiska diagnoser. I den tredje och äldsta åldersgruppen, 51 67 år, har diagnosgruppen med psykisk ohälsa minskat avsevärt. I den åldersgruppen har istället sjukdomar och besvär i rörelseorganen ökat, det gäller alla kontor förutom Utbildningskontoret. I den åldersgruppen är de psykiska diagnosgruppen lika stor som totalsiffran för

8/13 Utbildningskontoret, det är ett förhållande som skiljer Utbildningskontoret åt från övriga kontor. Friskfaktorer hos chefer inom Strängnäs kommun Utifrån studien Hälsa och framtids resultat som kampanjen Företagshälsokollen 15 också bygger på har personalavdelningen under våren 2014 intervjuat dryga tiotalet chefer inom Strängnäs kommun. Syftet har varit att undersöka i vilken mån den aktuella forskningen återfinns även i våra organisationer. Målet har varit att finna framgångsrika sätt som chefer inom Strängnäs kommun använder och arbetar efter som kan utgöra goda exempel och spridas mellan verksamheterna. Urvalet för intervjuerna har varit chefer från SK och UKs enheter med hög sjukfrånvaro och chefer från enheter med låg sjukfrånvaro. Frågorna har handlat om chefens egen syn på sitt ledarskap, hur medarbetare görs delaktiga, på vilket sätt chefen hanterar de problem som han eller hon får kännedom om i sin enhet samt hur trygg chefen känner sig i att hantera tecken på och arbetet med ohälsa. På det sättet ville vi utröna om skillnader finns i hur våra chefer hanterar dessa organisatoriska faktorer som kan vara värdefull kunskapsspridning. Intervjuantalet är för litet att dra generella och bestämda slutsatser kring. Däremot ger det en fingervisning om fenomen som är värda att reflektera kring. Konklusionen av intervjuresultatet sammanfattas med att chefer från enheter med låg sjukfrånvaro i större utsträckning (än hos chefer från enheter med hög sjukfrånvaro) har en egen uppsökande verksamhet, chefen tar egna och tydligare initiativ till kontakt med medarbetarna, är nyfiken, frågar och har mer dialog med medarbetare utöver de formella mötesformerna. De cheferna kan benämnas som relationsorienterade, där chefen initierar dialog och arbetar för närmare relation mellan medarbetare chef. Det tycks också hos de cheferna finnas en större medvetenhet om förtroende och att ha tillit till medarbetare, frihet under ansvar men med chefsstöd. Chefer från enheter med hög sjukfrånvaro uppger i betydligt större utsträckning själv sakna förmåga, ha kompetens, eller förutsättningar för att hantera ohälsa bland medarbetarna. Analys sjukfrånvaro friskfaktorer Strängnäs kommun Ur Försäkringskassans första delrapport 2014 om den nationella utvecklingen av sjukfrånvaron beskrivs att inflödet av sjukskrivningar fortfarande ökar, det ökar i alla diagnosgrupper men som tidigare kraftigast för de psykiska diagnoserna. För anställda kvinnor, är 40 procent av de pågående sjukfallen psykiska diagnoser. Rörelseorganens sjukdomar utgör 24 procent av sjukfallen för anställda kvinnor. 16 Hur Strängnäs kommuns sjukfrånvaro fördelas efter diagnostyp stämmer alltså väl överens med mönstret på riksnivå. 15 www.foretagshaloskollen.se 16 Försäkringskassan 2014, s. 20, 49.

9/13 Försäkringskassan skriver i sin delrapport 2014, om sjukfrånvaroutvecklingen, i dess diskussionsavsnitt: Det är i mötet mellan individens egenskaper, inklusive hälsa och funktionsförmågor, och kraven och villkoren på arbetet som sjukskrivningarna uppstår. Det finns sjukskrivningar, och i en uppgångperiod troligen ett ökande antal, som skulle kunna undvikas eller begränsas. Lösningarna i dessa fall ligger på arbetsplatsen för att skapa en balans mellan krav och villkor i arbetet och de anställdas förmågor. 17 Forskningsresultaten (se avsnitt 3.3 3.5) pekar på just detta på olika sätt. Betydelsen av krav och kontroll i arbetssituationen, hur stöds medarbetare (inklusive chefer) i prioritering av arbetsuppgifter, genom feedback och dialog på arbetsplatser, mellan medarbetare och mellan chef medarbetare. Det är alltså frågor som berör förhållanden medarbetare chef och som förutsätter ett närvarande chefs- och ledarskap i den dagliga verksamheten. Det förefaller alltså helt nödvändigt att belysa på vilket sätt vi organiserar verksamheter och vilka förutsättningar vi skapar för chefer att utöva det närvarande ledarskapet. Har vi skapat en organisationsstruktur som tillräckligt väl möjliggör för chefen att vara närvarande i den dagliga verksamheten och möta medarbetaren? I detta är frågor som antal medarbetare/chef och chefens administrativa stöd helt oundvikliga frågor. Personalavdelningens åtgärder för minskad sjukfrånvaro Flera av Personalavdelningens åtgärder är initierade, från början utifrån behov kring ett förbättrat systematiskt arbetsmiljöarbete och utvecklade rutiner för sjukfrånvaro och rehabiliteringsförfarande. En del av dem är startade och planeras fortsätta under hösten 2014 och även under år 2015. Implementering av nya rutiner för arbetsmiljöarbetet Personalavdelningens påbörjade under våren 2014 att implementera den nya centralt beslutade rutinen för systematiskt arbetsmiljöarbete. De psykosociala arbetsmiljöfrågorna är i fokus. Implementering av rutiner sker för varje enhet tillsammans med chef och arbetsmiljöombud. Målet är att alla verksamheter har kännedom om, planerar och tydligare driver det systematiska arbetsmiljöarbete från och med år 2015. Implementeringsarbetet beräknas vara till stora delar vara klart till årsskiftet 2014/2015. Arbetsmiljöutbildning för chefer och arbetsmiljöombud För att uppnå en ökad kunskap i arbetsmiljöarbete erbjuds chefer och arbetsmiljöombud en tvådagars arbetsmiljöutbildning. Den hålls vid två tillfällen under 2014 och planeras även till två tillfällen för 2015. Målgruppen har hittills främst varit nya chefer och arbetsmiljöombud men även chefer som har behov av uppdaterade kunskaper kring arbetsmiljöarbete. 17 Försäkringskassan 2014, s. 49

10/13 Nya riktlinjer för sjukfrånvaro och rehabilitering Arbete pågår med utformning kring nya riktlinjer för hantering av sjukfrånvaro och rehabilitering. Syftet med de nya riktlinjerna är att ge medarbetare, chefer ett tydligare och mer konkret stöd och vägledning i det praktiska förfarandet i sjukfrånvarohantering. Fokus är på ett tidigt agerande kring varje medarbetare med sjukfrånvaro och rehabiliteringsbehov med fortlöpande kontakt och planering. Utbildningsdagar om sjukfrånvaro och tidiga insatser Utbildningsdagar under 2015 för chefer kring hantering av sjukfrånvaro, rehabilitering och återgång i arbete med fokus på den praktiska hanteringen utifrån de nya riktlinjerna. Innehållet ska också beröra hur vi genom att ha aktivitet i arbetsmiljöfrågor i ett tidigt skede fångar signaler på ohälsa. Utvecklad statistikuppföljning Personalavdelningen stödjer verksamheterna med utförligare uppgifter om varje verksamhets sjukfrånvarostatistik från föregående år. Enligt den nya beslutade rutinen för systematiskt arbetsmiljöarbete ska årligen en analys göras av varje enhets sjukfrånvarostatistik med stöd av personalavdelningen. Personalavdelningen avser under hösten 2014 ta fram en arbetsmodell för analys av de diagnoser som sjukfrånvaron består av. Ett nytt verksamhetssystem (Hypergene) införs under 2015 som används av chefer vilket ger dem en kontinuerlig information om t ex. sjukfrånvarostatistik. Personalavdelningens förslag till åtgärder för främjandet av hälsa och förebyggande av sjukfrånvaro Strängnäs kommun har idag ingen förvaltningsövergripande strategi/målsättning, uppdrag, planering eller öronmärkta resurser för personalavdelningen, verksamheterna eller företagshälsovården att bedriva ett arbete för en hälsofrämjande arbetsplats. Flertalet insatser som beskrivs nedan förutsätter ökade resurser. Budget för förändrad chefsstruktur Många av de betydelsefulla faktorerna för organisationers hälsa och sjukfrånvaro har en tydlig koppling till chefskapet. Personalavdelningen rekommenderar därför att verksamheterna ser över och har en långsiktig plan för ändrade organisatoriska faktorer som antal medarbetare/chef, antal arbetsställen/chef. Aktuell forskning visar att chefer måste ha möjlighet att utöva ett närvarande ledarskap i den vardagliga verksamheten. Chefer behöver således ha tydliga uppdrag, rimliga villkor och kunna arbeta relationsorienterat.

11/13 Budget för arbetsmiljöförbättringar För att tydliggöra vikten av arbetet med ständiga arbetsmiljöförbättringar ska en central budget inrättas och bli ett tydligare incitament för verksamheterna att bedriva ett aktivt arbetsmiljöarbete. Det är också en signal om att arbetsmiljön är en viktig förutsättning för att främja hälsa och minska sjukfrånvaro. Insatserna beslutas centralt (i enlighet med nu beslutad rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete) utifrån enheternas handlingsplaner av arbetsmiljöförbättringar (där t ex. behov med anledning av sjukfrånvaro, arbetsmiljöbrister ska framgå). Insatserna föreslås att genomföras på gruppnivå i samarbete med företagshälsovården. Den psykosociala arbetsmiljön bär på många utmaningar och de behoven kan mötas med konsultationer och handledning av beteendevetare/psykolog. Det kan också handla om utbildning i särskilda arbetsmiljöfrågor, såsom hur hot- och våldssituationer hanteras, stresshantering, livsstilsfrågor etc. Styra den arbetsrelaterade ohälsan och den arbetslivsinriktade rehabiliteringen till företagshälsovården Personalavdelningen undersöker möjligheten till ett utvecklat samarbete med företagshälsovården kring arbetsrelaterad ohälsa och särskilt den psykiska ohälsan. Del av nuvarande budget för företagshälsovården kan riktas till förebyggande insatser vid tidiga tecken på psykisk ohälsa såsom stress, utmattning, nedstämdhet. Kultur på recept Personalavdelningen kommer att undersöka möjligheten att tillsammans med Kulturkontoret genomföra ett samarbete kring Kultur på recept. Kulturkontoret deltar under hösten 2014 i ett samarbete med Sörmlands läns landsting kring kulturunderstödd rehabilitering. Kultur på recept är ett koncept framtaget från forskningsrön som visar att kulturaktiviteter startar hälsosamma/läkande processer i kroppen. Kulturupplevelser är något som aktivt kan bidra till hälsa och snabbare rehabilitering. Förväntad nytta om behov kring sjukfrånvaro tillgodoses Sjukfrånvaro en fråga om kvalitet, effektivitet och kundnytta Genom ständiga förbättringar arbetar vi för ökad kvalitet och effektivitet. En förutsättning för detta är hög arbetsnärvaro och friska arbetsplatser. Medarbetare som är på plats med engagemang för sitt uppdrag bidrar till att verksamheter utvecklas, kvaliteten bibehålls eller förbättras och effektiviteten ökar. Arbetsvillkoren och de organisatoriska förutsättningarna måste stödja alla medarbetarroller. Det är elementärt att chefer i sitt uppdrag har organisatoriska förutsättningar för att upprätthålla och förbättra kvalitet och effektivitet samt kundnytta.

12/13 Enkelt och synligt lättare att göra rätt i sjukfrånvaroarbetet Enligt vår värdegrund och strävan om bl.a. medarbetares engagemang, mål- och resultatorientering, länkande ledarskap måste vi bedriva ett aktivt och medvetet arbete kring sjukfrånvaron. Med nya och tydligare riktlinjer om sjukfrånvaro och rehabilitering samt ökad kunskap om detta hos chefer förbättras hela sjukfrånvarohanteringen. Varje medarbetare med tecken på ohälsa eller frånvaro orsakad av sjukdom ska mötas av arbetsgivarens aktiva process. På det sättet arbetar vi för att undvika onödig sjukfrånvaro, förkorta sjukperioden och aktivt stödja medarbetarens återgång i arbete. Konsekvenser om behov kring sjukfrånvaro inte tillgodoses En fortsatt stigande sjukfrånvaro innebär också höga personalkostnader. Sjukfrånvaro i kommunal verksamhet innebär ofta både sjuklöne- och vikariekostnader. Kontor Sjukfrånvaro 2013 Kostnad sjuklön Kommunen totalt 6,4 % 13 862 688 kr Utbildningskontoret 7,4 % 6 030 487 kr Socialkontoret 6,2 % 5 910 317 kr Figur 4. Kostnader för utbetald sjuklön under 2013. Utöver ovanstående kostnader tillkommer kostnader för arbetsgivaravgifter, semesterlön, OH-kostnader, kostnader för kompletterande avtal avseende dag 15-90 i sjukperioden samt vikariekostnader. Med hög arbetsfrånvaro riskerar arbetsuppgifter att inte kunna utföras eller färdigställas enligt planering, kvalitetsförsämringar uppstår och ineffektivitet när medarbetare får utföra och hantera ytterligare arbetsuppgifter i andras frånvaro. Hanteringen av sjukfrånvaro skapar merarbete både för medarbetare, chefer och för stödfunktioner som personalavdelningen. Sjukfrånvaro får också konsekvenser för dem som vi är till för. Att som brukare, elev eller barn ofta mötas av tillfällig personal försämrar deras behov av kontinuitet, kvalitet och effektivitet i de tjänster de är mottagare av. Sammantaget innebär det att verksamheterna får (förutom direkta kostnader i form av sjuklön, arbetsgivaravgifter, vikariekostnader) ägna mycket kraft åt ett reaktivt arbete för att ta om hand den sjukfrånvaro som skapats. Risken är för verksamheter med stor sjukfrånvaro att hamna i en ond cirkel, arbetssituationen blir ytterligare ansträngd när ordinarie personal inte är på plats vilket gör att ännu fler riskerar ohälsa och ytterligare sjukfrånvaro.

13/13 Källförteckning Arbetsmiljöverket (2014): Projektrapport - Inspektioner av kvinno- och mansdominerad kommunal verksamhet, hemtjänst och teknisk förvaltning Afa Försäkring (2014): Från risk till frisk om friskfaktorer i kommuner och landsting Björk, L. (2013), Contextualizing managerial work in local government organizations, Göteborgs universitet, Göteborg. Försäkringskassan, Verksamhet Analys och prognos (2014-06-02) Försäkringskassan, Socialförsäkringsrapport 2014:12 Sjukfrånvarons utveckling, Delrapport 1, år 2014. Försäkringskassan Analys och prognos Hanson, A., 2004, Hälsopromotion i arbetslivet, Studentlitteratur, Lund. Hjärnkoll (en satsning av ett regeringsuppdrag som drivs av myndigheten Handisam och nätverket Nationell samverkan för psykisk hälsa, NSPH) http://www.dagenssamhalle.se/debatt/dyrt-att-blunda-foer-personalenspsykiska-ohaelsa-9625 Härenstam, A. & Bejerot, E. (red.) (2010), Sociala relationer i arbetslivet studier från föränderliga arbetsplatser, Gleerups, Malmö. SBU Statens beredning för medicinsk utvärdering, 2014, Arbetets betydelse för symtom på depression och utmattningssyndrom, Stockholm SKL (2014) http://www.skl.se/vi_arbetar_med/halsoochvard/sjukskrivningarna/statistiksjukskrivningar Svartengren, M., et. al. (2013) Hälsa och framtid i kommuner och landsting.