Förslag till beslut Personalberedningen beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att avslå ansökan från servicenämnden

Transkript

1

2

3 SIGNERAD Malmö stad Stadskontoret 1 (5) Datum Vår referens Ann-Chris Wolter Rohmée HR-specialist ann-christin.wolter.rohmee@malmo.se Tjänsteskrivelse Ansökan om medel ur de sociala investeringsfonderna för projektet Hälsoträdgården från servicenämnden STK Sammanfattning Föreliggande ansökan från servicenämnden avser projektet Hälsoträdgården. I ansökan framhålls att projektet syftar till att tidigt uppmärksamma medarbetare som befinner sig i riskzonen att drabbas av stressrelaterad ohälsa och att erbjuda berörda förebyggande insatser i form av stresshanteringskurs. Verksamheten bedrivs med trädgård, djur och natur som utgångspunkt, för att främja stressreduktion och stärka individens möjlighet att finna balans mellan arbete och vila. Ansökan uppgår till tkr som finansieringsstöd för att möjliggöra en fortsättning av verksamheten under perioden Stadskontoret anser att de insatser som genomförs inom ramen för Hälsoträdgårdens verksamhet kan ha positiva effekter som främjar medarbetares hälsa. Oaktat detta är stadskontorets förslag att ansökan ska avslås utifrån att den inte uppfyller villkoren i Riktlinjer för Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa som beslutades av kommunfullmäktige Förslag till beslut Personalberedningen beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att avslå ansökan från servicenämnden Beslutsunderlag Ansökan om medel ur de sociala investeringsfonderna för projektet Hälsoträdgården från servicenämnden G-Tjänsteskrivelse personalberedningen ansökan social investeringsfond Riktlinjer för social investeringsfond personalhälsa Beslutsplanering KS Fördelningsmöte Personalberedningen KS Arbetsutskott Kommunstyrelsen Ärendet Bakgrund Kommunfullmäktige i Malmö stad beslutade att godkänna Riktlinjer för Malmö stads

4 sociala investeringsfond kring personalhälsa. Fonden ska användas för investeringar i förebyggande arbete som främjar personalhälsa som samtidigt minskar risken för långtidssjukskrivningar samt fysisk och psykisk ohälsa för medarbetare i Malmö stad. Effekterna av investeringarna ska leda till minskade kommunala kostnader för sjukfrånvaro, lägre omkostnader för vikariehantering och högre frisknärvaro. Kommunfullmäktige har till kommunstyrelsen delegerat rätten att besluta om tilldelning av medel ur den sociala investeringsfonden upp till tkr avseende personalhälsa. 2 (5) Ansökan Ansökan från servicenämnden om medel ur sociala investeringsfonden avser projektet Hälsoträdgården. Ansökan uppgår till tkr som finansieringsstöd för att möjliggöra en fortsättning av verksamheten under perioden I ansökan framhålls att projektet Hälsoträdgården syftar till att tidigt uppmärksamma medarbetare som befinner sig i riskzonen att drabbas av stressrelaterad ohälsa och att erbjuda berörda förebyggande insatser i form av stresshanteringskurser, som syftar till att öka den sociala och ekonomiska hållbarheten. Kursverksamheten ska medverka till att främja hälsa med hjälp av naturens resurser. Denna verksamhet benämns ibland naturunderstödd hälsovård. Servicenämnden anger i ansökan att satsningen är unik i sitt slag då Malmö stad är den enda för dem kända kommun som i egen regi bedriver förebyggande friskvård och stresshantering i grön miljö för medarbetare. Utöver den ordinarie kursverksamheten erbjuder Hälsoträdgården riktade föreläsningar, halvdagsseminarier och heldagskurser på förfrågan. Hälsoträdgården har bedrivits i projektform sedan hösten Sedan starten har 174 kursdeltagare genomfört kursen Det hälsofrämjande medarbetarskapet. Därutöver har 78 kursdeltagare genomfört kursen Det hälsofrämjande ledarskapet. Förutom verksamheten som hitintills bedrivits kommer samarbetet kring djur som resurs att fördjupas under verksamhetsåret För att möjliggöra fortsatt arbete och utveckling av Hälsoträdgården krävs resurser i form av personal, miljö (inomhus och utomhus), material och djur. Under 2015 behövs därutöver resurser för att sammanställa och utvärdera de formulär som kursdeltagarna fyllt i sedan starten Utvärderingen planeras att kompletteras med kvalitativ data som inhämtas genom intervjuer. Syftet är att utvärdera projektets långtidsverkande effekt och att därigenom erhålla underlag för Hälsoträdgårdens framtida arbete. Beredning av ansökan Beredning av ärendet har genomförts i enlighet med Riktlinjerna för Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa. Av dessa framgår att ansökningar som inkommit till stadskontoret ska bedömas av en referensgrupp där relevanta resurspersoner ingår. Referensgruppen ska bedöma den vetenskapliga och ekonomiska hållbarheten samt hur väl ansökan för övrigt uppfyller Riktlinjerna för Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa. En referensgrupp med representation från stadskontorets välfärdsavdelning, ekonomiavdelning och HR strategiska avdelning har berett ansökan och tillsammans gjort bedömningar utifrån dessa perspektiv. Bedömning av ansökan Förväntade effekter I ansökan beskrivs att Hälsoträdgården förväntas ge positiva hälsoeffekter för de medarbetare som deltar i verksamheten. Effekterna förväntas bidra till lägre kostnader för sjukfrånvaro och minskade kostnader i samband med vikariehantering. Huruvida det finns en koppling mellan investeringarna i de genomförda insatserna och de förväntade effekterna i form av minskade kommunala kostnader finns inget underlag för i ansökan. Servicenämnden anger att den sam-

5 hällsekonomiska nyttan med verksamheten torde vara övertygande. Det framgår däremot inte att Hälsoträdgårdens verksamhet leder till minskade kommunala kostnader, vilket är ett krav i Riktlinjer för Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa. 3 (5) Målgrupp Hälsoträdgårdens verksamhet riktar sig mot Malmö stads medarbetare som befinner sig i riskzonen att drabbas av stressrelaterad ohälsa samt till chefer vars arbetsgrupp visar tecken på stressrelaterad ohälsa. Stadskontorets bedömning är därför att målgruppen är i linje med Riktlinjer för Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa. Verksamhetsöverskridande arbete Minst två kommunala nämnder eller verksamheter ska enligt riktlinjerna samverka vid ansökan med syfte att satsningen ska leda till utveckling av tvärsektoriell samverkan. Kravet på verksamhetsöverskridande arbetet är inte uppfyllt i ansökan. Det är endast servicenämnden som står bakom ansökan. Servicenämnden uppger att Hälsoträdgården samarbetar med sociala resursförvaltningen i ansökan. Sociala resursförvaltningen uppger att nämndens involvering i projektet begränsas till att det finns ett samarbete mellan förvaltningens verksamhet Hundhuset inom Daglig verksamhet. Sociala resursnämnden har därmed endast behandlat ärendet som ett informationsärende. Därutöver anges i ansökan att Hälsoträdgården förutom Hundhuset samarbetar med olika verksamheter inom Malmö stad. Dessa verksamheter är ej heller involverade i den aktuella ansökan. Mot bakgrund av ovanstående är det stadskontorets bedömning att kriteriet avseende verksamhetsöverskridande arbete inte är uppfyllt i ansökan. Vetenskapligt stöd I Riktlinjer för Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa ställs krav på att sambandet mellan investering och insatsernas förväntade effekter ska ha stöd i vetenskap eller beprövad erfarenhet. I ansökan anges att naturens hälsofrämjande effekter under senare år har fått ett ökat fokus (Ottosson 6 Ottosson, 2006). Servicenämnden lyfter fram att nationell och internationell forskning visar på en rad positiva hälsoeffekter som utevistelse i grön miljö har på hälsan. Exempel på hälsofrämjande effekter är sänkt blodtryck och puls, minskade nivåer av stresshormon samt bättre motorik, koordinations- och koncentrationsförmåga (Ottosson 6 Ottosson, 2006). I ansökan anges att Hälsoträdgården sedan 2010 har bedrivit friskvård och stresshantering i grön miljö utifrån evidensbaserad forskning om natur, trädgård och djurs betydelse för människans hälsa. Arbetssättet utgår från teorier kring miljöpsykologi, arbetsterapi, miljövetenskap och sjukgymnastik. Vidare anges att Hälsoträdgården och dess omgivningar uppfyller flertalet av kriterierna som forskarna Kaplan och Ryan (1998) menar gör naturen restorativ (psykologisk och fysiologisk återhämtning i kontakt med naturen). Därutöver anges i ansökan att Hälsoträdgården uppfyller samtliga åtta dimensioner som forskaren Patrik Grahn, SLU Alnarp, tagit fram som betydelsefulla för att olika människor i olika situationer ska trivas och kunna ta del av platsen (Grahn & Ottosson, 2010). Det är stadskontorets bedömning att servicenämndens ansökan innehåller flertalet hänvisningar till att Hälsoträdgårdens verksamhet bedrivs med vetenskapligt stöd. Trots att verksamheten har bedrivits sedan 2010 finns det ingen redovisning av vilka effekter som uppnåtts för de medarbetare och de verksamheter vars chefer deltagit vid aktiviteter inom ramen för verksamheten. Huruvida det finns en koppling mellan investeringarna i de genomförda insatserna och de förväntade effekterna i form av minskade kommunala kostnader finns inte uppgift om i ansökan. Servicenämnden anger att den samhällsekonomiska nyttan med verksamheten torde vara övertygande.

6 Innovation Fonden ska syfta till att främja utveckling av nya metoder och arbetssätt, som kan anses nyskapande i form eller innehåll som gagnar en hälsofrämjande arbetsplats. I ansökan framförs att den satsning som Malmö stad erbjuder medarbetare inom ramen för Hälsoträdgården i form av förebyggande friskvårdsarbete är unik. Servicenämnden anger i ansökan att satsningen är unik i sitt slag då Malmö stad är den enda för dem kända kommun som i egen regi bedriver förebyggande friskvård och stresshantering i grön miljö för medarbetare. I ansökan framgår att det finns liknande verksamheter både nationellt och internationellt som drivs av kommunala, regionala och privata aktörer. Majoriteten av dessa är rehabiliterande verksamhet, men även förebyggande verksamhet förekommer. Det är dock ingen kommun enligt ansökan som bedriver förebyggande friskvård och stresshantering i grön miljö för medarbetare. Stadskontorets bedömning är att förebyggande friskvård och stresshantering i grön miljö inte är innovativ, men instämmer i servicenämndens uppfattning att en dylik verksamhet som Hälsoträdgården i kommunal regi är ovanlig. Hälsoträdgården kan emellertid inte betraktas som en ny verksamhet då den bedrivits sedan (5) Uppföljning Enligt riktlinjerna ska det i ansökan framgå hur satsningen kontinuerligt följs upp med fokus på arbetsmiljö, personalhälsa och ekonomiska effekter. I ansökan beskrivs hur Hälsoträdgårdens verksamhet för perioden ska följas upp genom att sammanställa och utvärdera de formulär som kursdeltagarna fyllt i sedan starten Utvärderingen planeras att kompletteras med kvalitativ data som inhämtas genom intervjuer. Syftet är att utvärdera projektets långtidsverkande effekt och att därigenom erhålla underlag för Hälsoträdgårdens framtida arbete. Denna uppföljning planeras att genomföras under Stadskontorets bedömning är att det finns en plan för uppföljning i förhållande till den verksamhet som hitintills bedrivits avseende deltagarnas upplevelse. I ansökan saknas det däremot planering för uppföljning av verksamheten 2015 som ansökan avser. Vidare saknas det planering för uppföljning av de ekonomiska effekterna. Ekonomisk kalkyl Den sociala investeringsfonden kring personalhälsa ska användas för insatser som på sikt ger minskade kommunala kostnader. Enligt riktlinjerna ska det framgå när och i vilken omfattning återbetalning ska ske. En tydlig återbetalningsplan ska presenteras i ansökan. Stadskontorets uppfattning är att ansökan inte innehåller någon återbetalningsplan av de sökta medlen. Förutsättningar för finansiering genom sociala investeringsfonder Efter kommunfullmäktiges beslut har förutsättningarna för att finansiera satsningar genom sociala investeringsfonderna förändrats mot bakgrund av att utfallsprognosen pekar på ett underskott för Malmö stad. Det lagstadgade balanskravet kräver en budget i balans. För att kunna finansiera satsningar från medel i fonderna måste Malmö stad ha motsvarande överskott någon annanstans i verksamheten. Sammanfattande bedömning Stadskontorets bedömning är att de insatser som genomförs inom ramen för Hälsoträdgårdens verksamhet kan ha positiva effekter som främjar hälsan för målgruppen, dvs. de medarbetare som deltar inom ramen för Hälsoträdgårdens verksamhet. Det är stadskontorets bedömning att servicenämndens ansökan innehåller flertalet hänvisningar till att Hälsoträdgårdens verksamhet bedrivs med vetenskapligt stöd. Ansökan uppfyller villkoren i riktlinjerna avseende målgrupp och vetenskapligt stöd. Stadskontorets bedömning är att förebyggande friskvård och stresshante-

7 ring i grön miljö inte är innovativt, men instämmer i servicenämndens uppfattning att en dylik verksamhet som Hälsoträdgården i kommunal regi är ovanlig. Hälsoträdgården kan emellertid inte betraktas som en ny verksamhet då den bedrivits sedan Stadskontorets uppfattning är att det inte framgår i ansökan att Hälsoträdgårdens verksamhet leder till minskade kommunala kostnader, vilket är ett krav i riktlinjerna. Därutöver anser stadskontoret att kravet avseende verksamhetsöverskridande arbete som ska stimulera till att utveckla tvärsektoriell samverkan inte är uppfyllt, eftersom ansökan endast avser en nämnd eller verksamhet. Dessutom är det i ansökan inte tillräckligt beskrivet hur satsningen ska följas upp. Stadskontorets bedömning är att det finns en plan för uppföljning i förhållande till den verksamhet som hitintills bedrivits avseende deltagarnas upplevelse. I ansökan saknas det däremot planering för uppföljning av verksamheten 2015 som ansökan avser. Vidare saknas det planering för uppföljning av de ekonomiska effekterna. Någon återbetalningsplan av de sökta medlen framgår ej av ansökan 5 (5) Mot bakgrund av ovanstående är det stadskontorets samlade bedömning att ansökan ska avslås utifrån att den inte uppfyller ett antal av de villkor som ingår i Riktlinjer för Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa som beslutats av kommunfullmäktige Ansvariga Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25 riktlinjer för social investeringsfond personalhälsa Malmö stad Stadskontoret Riktlinjer för Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa Inledning Av Malmö stads personalpolicy framgår att Malmö stad som arbetsgivare ska främja hälsa och säkerhet för medarbetarna genom att säkerställa en god arbetsmiljö samt bedriva ett arbetsmiljöarbete som ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. I arbetsmiljöprocessen har chefer och medarbetare ett antal verktyg för en kvalitetssäkrad process i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Grundtanken är att arbetsmiljön ständigt kan och ska förbättras. En utveckling av det hälsofrämjande arbetet i Malmö stad bidrar till att minska kostnader för både sjukfrånvaro och personalomsättning. Att synliggöra hälsofrågorna, utveckla mätbära mål med fortlöpande uppföjning medverkar till att skapa hälsofrämjande arbetsplatser. Ett proaktivt hälsoarbete visar att vi är en attraktiv arbetsgivare som kontinuerligt förebygger ohälsa på arbetsplatserna. I detta arbete är det också viktigt att utveckla ett nytänkande kring metoder och åtgärder för att förbättra arbetsmiljön. I våra förvaltningar finns flera exempel på hälsofrämjande insatser som friskvårdsaktiviteter, hälsokontroller, förebyggande arbete kring alkohol och droger, rökfri arbetstid, insatser för att minska upprepad korttidsfrånvaro, hälsoträdgård med mera. En social investeringsfond ska tjäna som ett komplement till Malmö stads befintliga satsningar på det hälsofrämjande arbetet. Kommunfullmäktige i Malmö stad fattade den 29 augusti 2013 beslut om att till kommunstyrelsen delegera rätten att besluta om tilldelning av medel ur den sociala investeringsfonden upp till 10 miljoner kronor avseende personalhälsa samt godkänna föreliggande riktlinjer. Riktlinjer Den sociala investeringsfonden ska användas för investeringar i förebyggande arbete som främjar personalhälsan och som samtidigt minskar risken för långtidssjukskrivningar och fysisk och psykisk ohälsa för medarbetare Malmö stad. Det kan handla om hälsofrämjande insatser, åtgärder som identifierar riskfaktorer och riskgrupper eller organisatoriska förändringar som främjar personalhälsan. Effekterna av investeringarna ska leda till minskade kommunala kostnader för sjukfrånvaro, lägre omkostnader för vikariehantering och högre frisknärvaro. Den sociala investeringsfonden ska vara ett komplement till Malmö stads befintliga satsningar på det hälsofrämjande arbetet och bidra till en positiv utveckling. STADSKONTORET August Palms plats Malmö Tel Org.nr [e-post]

26 2 (3) Målgrupp Målgruppen för insatserna är alla Malmö stads medarbetare men insatserna behöver inte riktas direkt till medarbetare utan kan även vara av strukturell och organisatorisk karaktär. Ansökan kan också fokusera på kompetenshöjning för chefer och ledare för att upptäcka och förebygga ohälsa. Verksamhetsöverskridande arbete Den sociala investeringsfonden ska stimulera till att utveckla tvärsektoriell samverkan som kommer den enskilde såväl som arbetsplatsen till gagn. Ansökan till fonden är öppen för alla förvaltningar men minst två kommunala nämnder eller verksamheter måste samverka i ansökan och genomförandet. Samverkan kan utöver detta omfatta såväl kommunala bolag, som externa myndigheter eller andra aktörer. Vid samarbete med aktörer utanför Malmö stad får sökta medel endast avse att användas inom den kommunala delen av insatserna. Vetenskapligt stöd För att kunna förutsäga att en viss investering kommer att betala sig krävs ett gott stöd för att insatserna kommer att medföra avsedda effekter. Sambandet mellan investering och insatsernas förväntade effekter ska ha stöd i vetenskap och/eller beprövad erfarenhet. Innovation Fonden syftar också till att främja utveckling och användning av nya metoder och arbetssätt som kan anses nyskapande i form eller innehåll som gagnar en hälsofrämjande arbetsplats. Detta kriterium för ansökan kan delvis uppfattas stå i motsats till att föreslagna insatser bör ha vetenskapligt stöd eller grundas på beprövad erfarenhet. Insatsformer kan dock vara nya eller pågående i Malmö och samtidigt vara en vidareutveckling av tidigare prövad och evidensbaserad verksamhet på annat håll. Uppföljning Det ska finnas en plan för hur satsningen kontinuerligt följs upp och hur utvärderingen ska göras. Fokus i uppföljningen ska vara både på inverkan på arbetsmiljö och personalhälsa som på ekonomiska effekter. Ekonomi Den sociala investeringsfonden ska användas för insatser som på sikt ger minskade kommunala kostnader. Genom årliga återbetalningar från de nämnder där avkastning /kostnadsminskning uppstår återställs det öronmärkta egna kapitalet som därmed kan användas för nya åtgärder. I varje ansökan ska anges vilka verksamheter som ska stå för de aktuella insatserna och hur kostnader fördelas på dessa samt vilka kostnadsminskningar insatserna förväntas medföra på sikt och i vilka verksamheter. Det ska även anges när och i vilken omfattning återbetalning ska ske. I samband med att uppföljning av genomförda insatser rapporteras till kommunstyrelsen kan beslutad tidplan för återbetalning justeras.

27 3 (3) Ansökan Samtliga berörda nämnder/verksamheter formulerar gemensamt ansökan. Ansökan sker av berörda nämnder som ansvarar för projektet och projektets kostnader. Den aktuella insatsen ska harmoniera med befintliga satsningar och kommunens övergripande mål. Ansökan ska innefatta en beskrivning av insatsen: satsningens syfte och målgrupp satsningens innehåll och krav på resurser, personal etc satsningens förväntade effekter tidplan och ekonomisk kalkyl över investeringskostnad, avkastning över tid och återbetalning vilka verksamheter som berörs översikt på liknande satsningar hänvisning till vetenskap eller beprövad erfarenhet modell för uppföljning och utvärdering hur arbetet med utvecklingsplanen för jämställdhetsintegrering har beaktats Beredning av beslut Initiativ till ansökan om medel ur den sociala investeringsfonden kan tas av nämnder i Malmö stad. Ansökningarna behandlas två gånger per år, kommunstyrelsen beslutar om tilldelning av medel vid sammanträdena i april och november. Ansökningarna bereds av stadskontoret. Stadskontoret ansvarar för att en referensgrupp bestående av relevanta resurspersoner medverkar för en allsidig bedömning av ansökningarna. Referensgruppen bereder genom att bedöma den vetenskapliga och ekonomiska hållbarheten samt hur väl ansökan i övrigt förhåller sig till de ovan nämnda riktlinjerna för nyttjande av medel ur den sociala investeringsfonden. Referensgruppen lämnar underlag för beslut om tilldelning av medel. Ansökningarna behandlas av personalberedningen innan de tillställs kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutar i ärendet på delegation av kommunfullmäktige.