Statens servicecenter 2020 Uppdrag och anslutning av myndigheter Thomas Pålsson Charlotte Johansson Ahlström
Effektiv statsförvaltning måste bli effektivare Statsförvaltningen har på 25 år minskat från ca 650 000 anställda till ca 240 000 idag Enligt OECD har Sverige den minsta statsförvaltningen i förhållande till BNP i Västeuropa Statsförvaltningen har och kommer att ha ett högt produktivitetstryck. Hittills har den statliga förvaltningskonsumtionen ökat med 1%/år under den senaste tioårsperioden. Trycket på statsförvaltningen kommer öka än mer på grund av det stora antalet flyktingar som söker sig till Sverige 2016-04-26 2
Inga stora strukturförändringar återstår Oavsett politisk sammansättning av kommande regeringar kommer det inte att finnas utrymme annat än undantagsvis för anslagsökningar för myndigheternas förvaltningskostnader. Det finns inte heller några stora strukturförändringar att göra vad gäller statsförvaltningens förvaltningskostnader genom bolagiseringar, kommunaliseringar eller privatiseringar. För att bibehålla nuvarande nivå på statsförvaltningen och klara kärnuppgiften måste vi hitta nya lösningar 2016-04-26 3
Nytt synsätt på statsförvaltningen vi ingår i en koncern - staten Svaret är att vi måste hitta koncernövergripande arbetssätt i framtiden på flera områden och verkligen utnyttja att statsförvaltningen är en juridisk familj som styrs av regeringen Inrättandet av Statens servicecenter är en sådan förvaltningspolitisk reform som syftar till att öka effektiviteteten och sänka administrationskostnaderna i staten som helhet Effektiviseringen uppnås bl. a genom att myndigheterna överlåter lönehantering, enklare ekonomiadministration och e-handel till den enhet inom staten som är specialist inom detta område, nämligen Statens servicecenter. 2016-04-26 4
Vårt uppdrag SFS 2012:208 Uppdrag Vision Verksamhet sidé Strat egier Mål Statens servicecenter har till uppgift att efter överenskommelse med myndigheter under regeringen tillhandahålla tjänster som gäller administrativt stöd åt myndigheterna. Myndigheten ska i sin verksamhet säkerställa en ändamålsenlig balans mellan kostnadseffektivitet, kvalitet och service. Värdegrund ISAK ABRAMOWICZ 2015-08-14 2016-04-27 5
Mål Uppdrag Vision Verksamhet sidé Strat egier Mål enligt regleringsbrevet: 50 procent av staten mätt i antalet anställda är anslutna till myndighetens tjänster vid utgången av 2017. Ekonomisk balans vid utgången 2030. Mål Värdegrund ISAK ABRAMOWICZ 2015-08-14 2016-04-26 6
Fakta om statens servicecenter Vi är en sammanslagning av verksamheter från Försäkringskassan, Kammarkollegiet, Skatteverket och Arbetsförmedlingen Vi finns i Gävle, Östersund, Eskilstuna och Stockholm och är cirka 350 medarbetare From 1 juni har vi kontor i Göteborg med fokus på universitet och högskolesektorn Vårt uppdrag är att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna i statsförvaltningen Vi erbjuder tjänster inom e-handel, ekonomi- och löneadministration samt konsultverksamhet. Snart också e-arkiv Vi är avgiftsfinansierade Vi skall samverka med kundmyndigheter i syfte att utveckla tjänsternas utformning och innehåll med avseende på kvalitet och effektivitet 2016-04-26 7
Idag köper 40% av de statliga myndigheterna våra tjänster 2016-04-26 8
Bakgrund till varför Målbild 2020 togs fram Statens servicecenter kommer växa kraftig de kommande åren Nya medarbetare tillkommer med olika verksamhetskulturer Viktigt att både kunder och medarbetare upplever att det finns Ett Statens servicecenter Med ökande verksamhet och större storlek på Statens servicecenter ökar behovet att medarbetarna vet vart verksamheten är på väg och sin roll i helheten Kunderna och intressenterna ska känna trygghet i att Statens servicecenter har tydliga planer att förbättra sin verksamhet 2016-04-26 9
Vad satsar Statens servicecenter på kommande år Skapa kostnadseffektiva administrativa lösningar för staten som helhet Öka antalet kunder och tjänster samt IT-förmåga Marknadssegmentering Förfinad prismodell Ledning och styrning 2016-04-26 10
Kännetecknen för Målbild 2020 Styrmodell och värdegrund ligger fast Omsätter knappt 850 miljoner kronor Har ca 730 anställda Bedriver verksamhet på sex orter Tydlig indelning i tjänsteproducerande avdelningar och stödavdelningar 26-Apr-16 11
Kännetecknen för Målbild 2020, forts. Fler kunder som köper fler tjänster Utökat tjänsteutbud Investeringar i löne-, personal- och ekonomisystem Selektiva resurstillskott Kompetensutveckling ett satsningsområde 26-Apr-16 12
Utmaningar att förverkliga Målbild 2020 Förbättra eller bibehålla leveranssäkerheten och uppnå ett positivt rörelseresultat samtidigt som Omsättningen tredubblas till knappt 850 miljoner kronor Antalet anställda nästan tredubblas till ca 730 Produktiviteten ökar, t ex från 900 löner till 1600 per årsarbetare Antalet kunder som köper minst en tjänst ökar från 150 till 250 Antalet orter ökar till hur många beror på min förhandlingsförmåga Utbyte sker från lönesystemet Palasso till Primula 2016-04-26 13
Vår värdegrund hjälper oss att lyckas 2016-04-26 14
Organisation Regeringen Finansdepartementet Styrelse Internrevision Särskilda strategiska projekt Generaldirektör Informationssäkerhet och säkerhetsskydd Rättssäkerhet och juridik Ekonomirelaterade tjänster Lönerelaterade tjänster Konsultrelaterade tjänster Kund och utveckling IT Administration Tjänsteproducerande avdelningar Stödavdelningar 2016-04-26 15
Förordningsreglering lön Den 26 februari 2015 lämnades den första planen för anslutning för åren 2015-2016 Den 27 augusti 2015 lämnades en plan för åren 2017 till 2019 men där Statens servicecenter föreslog en plan tom 2021 Den 12 november 2015 togs förordningen som trädde i kraft 1 januari 2016 Förordning (2015:665) om statliga myndigheters användning av Statens servicecenters tjänster Den 14 mars 2016 lämnades en uppdaterad plan för 2017-2018 2016-04-27 16
Statens servicecenter har en anslutningsprocess i fem steg för att säkra anslutning av kund 1. Utvärdera 2. Definiera 3. Implementera 4. Driftsätta 5. Stabilisera
Utvärdera fasen 1. Utvärdera 2. Definiera 3. Implementera 4. Driftsätta 5. Stabilisera Leder till en avsiktsförklaring som omfattar En grov tidplan med preliminärt anslutningsdatum Styrgrupp och resurser pekas ut för nästa fas Lägga till om mer ska utredas Insamling av volymer och information Prisindikation Denna fas kan ta en till flera månader 2016-04-27 18
Definierafasen 1. Utvärdera 2. Definiera 3. Implementera 4. Driftsätta 5. Stabilisera Leder till en överenskommelse I denna fas ska Gap verksamhet Process och SLA-genomgång Gap IT Andra tillägg i avsiktsförklaringen identifieras under ett antal workshops och möten Vara överens om verksamhetsövergång ska genomföras Planera implementerafasen Definierafasen är vanligtvis ca 3-4 månader 2016-04-27 19
Om Verksamhetsövergång ska omfattas Den tilltänkta verksamhetsövergången omfattar anställda som arbetar med. (identifierad del av verksamheten) Avlämnande myndighet och Statens servicecenter samarbetar om verksamhetsövergången.
Vad gäller vid verksamhetsövergång? Regleras i 6 b LAS och 28 MBL Rättigheter och skyldigheter enligt anställningsavtalet går över Semester förs över liksom övertid och flexsaldo Anställningstid förs över Anställningarna går automatiskt över till Statens servicecenter. Den anställde som omfattas av verksamhetsövergången har rätt att motsätta sig övergången
Förmåner hos avlämnande myndigheter (överlåtare) visavi Statens servicecenter (förvärvare) Samma centrala kollektivavtal, Villkorsavtal/Villkorsavtal T Statens servicecenters lokala kollektivavtal gäller from övergångsdatum under förutsättning att inrangeringsavtal har tecknats. Avlämnande myndighets lokala kollektivavtal gäller som längst 1 år efter övergångsdatum. Förmåner i enskilda anställningsavtal följer med Semester, flextid och komptid förs över per övergångsdatum.
Om anställd motsätter sig övergång till Statens Servicecenter Behåller den anställde sin anställning på avlämnande myndighet En omplaceringsutredning kommer då att göras på avlämnande myndighet Om omplacering kan erbjudas får den anställde ett omplaceringserbjudande att ta ställning till Om ingen omplacering kan erbjudas kan konsekvensen bli uppsägning
Implementerafasen 1. Utvärdera 2. Definiera 3. Implementera 4. Driftsätta 5. Stabilisera Primula migrering Standardtidplan Standard är 26 veckor Komplexa projekt då förlängs sk initiering och planeringsfasen med KMYStartmöte Löpande avstämningsmöten Utbildning för kundens projektgrupp vid behov Styrguppsmöten vid behov Avstämning samverkansmodell innan driftsättning TIDPLAN - Löneanslutning Primula <KMY namn> Go-live: <datum> Leveransgodkännande ID PROJEKTFAS V1 V2 V3 V4 V5 V6 V7 V8 V9 V10 V11 V12 V13 V14 V15 V16 V17 V18 V19 V20 V21 V22 V23 V24 V25 V26 Månad 1 BESLUTSPUNKTER (SSC/EVRY) 1 INITIERING MS Initiering klar 2 PLANERING MS Planering klar 3 KONFIGURATION MS Konfiguration klar 4 INTEGRATION (INTTEST) MS Integrationstest klart 5 KOMMUNIKATION OCH UTBILDNING MS Kommunikation klar 6 LEVERANSPROV/ACCEPTANSTEST MS Acceptanstest klart 7 DRIFTSÄTTNING MS Driftsättning klar 8 PROJEKTAVSLUT 2016-04-27 24
Definierafasen 1. Utvärdera 2. Definiera 3. Implementera 4. Driftsätta 5. Stabilisera Driftsätt Go Live driftsättning av IT-lösning och tillhörande tjänster. En dag men driftssättningsperioden är 3 veckor då befintligt lönesystem stängs ner och det nya ska sättas upp. Överlämning till SSC:s driftsorganisation Stabilisera Om restposter ska stängas Om det blir problem så kvarstår teamet som har satt upp Överlämning av dokumentation 2016-04-27 25
Ett professionellt anslutningsteam för att styra och leda arbetet enligt processen Anslutningsprojekt Anslutningsprojektledare (APL) / Kundansvarig (KA) Anslutningsteam Verksamhetsspecialist (VS) Systemadministratör (SA) Teknisk projektledare (TPL) Lönehandläggare (LH) Servicedesk (SD) Ett team med erfarenhet att ansluta in kunder Leder och styr projektet framåt Håller samman de olika parterna Kund Systemleverantör Staten servicecenter Gemensam styrgrupp vid behov Specialister vid behov
Anslutningsprojekt till Primula KMY resurser Trots att Statens servicecenter leder projektet och koordinerar med KMY och med EVRY, så förutsätter projektgenomförandet att KMY bemannar med rätt resurser från Lön, Ekonomi och IT. Följande resurser bör säkras hos KMY: Resurs från HR-avdelningen Kunskap om KMY:s HR-processer. Agerar ofta som KMY:s projektledare Resurs från IT-avdelningen Kontaktperson för integrationer och andra IT-frågor Resurs från Ekonomiavdelningen Säkerställer korrekta bokföringsfiler och att nödvändiga rapporter finns 2016-04-27 27
Vad blir kvar hos KMY HR och arbetsgivarfrågor Arbetsgivarfrågor alltid hos KMY Samverkan under överenskommelseperioden för att säkra vår leverans Taktisk och strategisk Operativ kontaktperson Operativt t ex tolkning av avtal, inför lönerevision Andra kontaktytor som krävs t ex it och jurist Beställare av tjänst vilket innebär att följa upp och ställa krav på tjänsten via samverkan 2016-04-27 28
Förändringsresan hos KMY Förändringsresan är olika beroende på hur lön hanteras idag centralt eller lokalt, chefernas roll, etc. Primula är enklare för medarbetare än Palasso Många timanställda och arvodister kräver ombud/källrapportörer om de inte finns i anställningsdatabasen Vilken administrativ belastning som ska ligga på chefen Underlag såsom kvitto är kvar hos KMY, SSC vill ha attesterade underlag av chef eller annan med behörig Har Primula idag som system Vi kan stötta KMY genom våra erfarenheter från andra kunders anslutning till Statens servicecenter 2016-04-27 29
Frågor 2016-04-27 30