IVAs synpunkter på Strategier för myndigheternas arbete med e- förvaltning. (SOU 2009:86)

Transkript

1 16 februari 2010 Finansdepartementet Stockholm IVAs synpunkter på Strategier för myndigheternas arbete med e- förvaltning. (SOU 2009:86) Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien (IVA) har beretts tillfälle att yttra sig över betänkande av E-delegationen och vill med anledning härav framföra följande. Övergripande kommentarer och förslag IVA välkomnar det breda greppet och den kraftsamling som föreliggande betänkande utgör, och det är ett viktigt konstruktivt steg mot en bättre fungerande e-förvaltning. IVA får dock uppmärksamma att arbetet pågått under ett antal år med relativt små förändringar, undantaget enskilda områden som bl a skatte- och tullförvaltningen liksom vad gäller e- upphandling. Samtidigt har samhället i övrigt snabbt förvandlats mot väsentligt ökande tillgänglighet till information och möjligheter till interaktivitet. I avtalsmässiga sammanhang innebär detta både snabbare expedition och möjlighet till rättelser. Medborgarna får antas ha en rimlig förväntan att detta även skall gälla offentlig förvaltning. Om detta inte förverkligas finns risker att medborgarna avstår från att utnyttja sina rättigheter och att förvaltningen blir oförklarligt kostsammare än övrig verksamhet i samhället. IVA är medveten om att särskild försiktighet är nödvändig med hänsyn till personlig integritet och de maktbefogenheter och därmed risker som endast offentlig förvaltning innehar. Icke desto mindre förordar IVA att fortsatt arbete för e-förvaltning bedrivs med större skyndsamhet, speciellt som ändringar i offentlig förvaltning normalt tar relativt lång tid. Det är särskilt viktigt att statsmakterna tar tillvara de möjligheter till snabbare förändring som sannolikt inträffar när allt fler stats- och kommunaltjänstemän i ledande ställning kommer att ha en mycket längre IT-erfarenhet än hittills. De medarbetare som idag är mellan år har datavana redan som barn eller från sin tidiga ungdom. Med hänsyn till förväntade pensionsavgångar kommer de snabbare än på flera decennier att nå ledande positioner. IVA stöder också den upphandling som Kammarkollegiet nu inleder avseende olika e- förvaltningsfunktioner. Med enkla avropsmöjligheter till sådana funktioner bör e- förvaltningen kunna expandera väsentligt snabbare än hittills. Box 5073 SE Stockholm Sweden Grev Turegatan 14 Stockholm Sweden Telephone: Nat Int Fax: Nat Int info@iva.se World Wide Web: VAT-number: SE

2 2 Kommentarer om specifika förslag i betänkandet 1. Sammanfattning Strategin har bra inriktning och en långsiktig inverkan på synsätt och strukturen på e- förvaltning och tjänster. Framförallt att information från myndigheter görs tillgängligt enligt ett standardiserat sätt baserat på öppen standard som lagts fast vid EU:s interoperabilitets-ramverk EIF version 1.0. IVA anser att det är positivt att stora delar av strategin omedelbart börja genomföras eftersom delegationen genom sitt uppdrag har fått en central roll i utvecklingen av e- förvaltning fram till slutet av Strategin innehåller därför både ställningstaganden om hur delegationen avser att genomföra sitt uppdrag i övrigt och förslag som kräver beslut från regeringen. Väsentliga e-funktioner bör dock kunna förverkligas snabbare än till Avsnitt 2: Introduktion IVA delar den syn som strategin ger uttryck för i målsättningen av handlingsplanen nämligen, så enkelt som möjligt för så många som möjligt, bör breddas till att innefatta en målsättning som rör samhällets samlade utvecklingsförmåga och innovationskraft. Genom att fokusera på det omgivande samhällets behov kan mål som att reducera företagens administrativa börda och förenkla medborgarnas vardag uppnås. E-förvaltning bör inte betraktas som en intern angelägenhet för myndigheterna utan något som innebär stor utvecklingspotentiell för hela samhället. Genom att skapa tydliga och standardiserade förutsättningar för e-tjänster kan samhällets aktörer dessutom bjudas in för att i samverkan med myndigheter utveckla e-tjänster som skapar ytterligare nytta för det omgivande samhället. Strategin lägger grunden för en stegvis och efterfrågedriven utveckling av den svenska e-förvaltningen. Med en sådan bredare målsättning och högre ambitionsnivå leder strategin enligt delegationens uppfattning till den tredje generationens e-förvaltning. Men samtidigt är det sannolikt att olika delar av den offentliga förvaltningen har skilda förutsättningar att snabbt nå delegationens mål. IVA anser att man bör sträva efter sektorsvis hantering så att fler myndigheter kan nå prestationsnivåer som motsvarar dagens skatteförvaltning, även om detta kan innebära att man inte kan tillämpa samma standardkoncept i hela förvaltningen vid varje tidpunkt. Avsnitt 3: Flexibel e-förvaltning utifrån användarnas behov IVA delar e-delegationens syn på att e-förvaltningen ska vara behovsdriven till förmån för både fysiska och juridiska personer i samhället. IVA stödjer förslaget att genom erfarenheterna av tidigare implementeringar prioritera vilka myndigheter och frågor som är mest aktuella. Vidare stödjer IVA att e-delegationen informerar och arbetar med samverkan mellan aktuella aktörer. IVA vill understryka att för medborgare och företag ingripande förvaltningsåtgärder idag handhas av landsting och kommuner. I många fall är konsekvenserna av sådana åtgärder kanske mer ingripande än konsekvenser i Brottsbalken. Det är angeläget att modern e- förvaltning i landsting och kommuner ges hög prioritet. Även inom statlig förvaltning finns mindre tillfredsställande förhållanden som enkelt skulle kunna avhjälpas med moderna och

3 3 billiga IT-lösningar, t ex den bristfälliga registreringen av lagfarter. Det är angeläget att sådana allvarliga problem, som snabbt skulle kunna åtgärdas, identifieras och hanteras med förtur i arbetet med e-förvaltningen. Avsnitt 4: Styrning och finansiering av en behovsdriven e-förvaltning IVA anser inte att medel från VINNOVA bör utnyttjas för utvecklingen av e-förvaltningen. IVA avstyrker kraftfullt sådana resonemang. Anpassningen till modern IT-teknik är en del av normal rationalisering i samhället i övrigt. Ofta når man avsevärda förbättringar genom användning av etablerad IT-teknik utan särskilt stora insatser av nyutveckling. Det finns ingen anledning att tro att samma förhållanden inte gäller också den offentliga förvaltningen. I själva verket kan förutsättningarna vara bättre i den reglerade offentliga förvaltningen utan dramatiskt stora finansiella insatser. Respektive myndighet borde i äskanden i sina budgetar, eller med extra tilldelning, från finansdepartementet kunna bekosta den investering som en effektivare e-förvaltning innebär. Den investeringen kommer att tjänas igen inom samhället och myndigheterna själva genom en effektivare förvaltning. Eventuellt skulle VINNOVAs medel kunna användas för att tredje part skall kunna utveckla eller på annat sätt innovativt bidra till nya eller innovativa tjänster inom e-förvaltning, men detta ska då ske inom ramen för VINNOVAs nuvarande uppdrag.. I sig uppskattar IVA tanken att med vägledning stimulera e-förvaltning. Med tanke på hur långsamt sådan dock hittills tycks ske inom delar av förvaltningen, förordar IVA att vägledningen ges stöd i myndigheters regleringsbrev, för att tydligt kunna utvärderas av Riksrevisionen. Vad gäller snabbare införande av e-förvaltning i landsting och kommuner kan IVA inte bedöma om regleringen från statsmakterna kan göras tydligare. En alternativ/kompletterande möjlighet kan vara ekonomisk stimulans för e-förvaltning liknande den som nu tillämpas för att korta vårdköerna. Avsnitt 5: Tekniska förutsättningar för en ny flexibel infrastruktur IVA delar delegationens synsätt att Myndigheterna behöver en grundläggande infrastruktur där utgångspunkten är att samverkan ska ske mellan oberoende enheter. Detta är viktigt för att bygga ett system med standardiserade gränssnitt mellan myndigheterna som i hög grad själva ska kunna bestämma sina egna processer och arkitekturer. Vidare anser IVA att staten behöver sätta upp en begrepps- och termkatalog så att information och gränssnitt kan publiceras och användas för kommunikation mellan myndigheter och för att tredje part skall kunna ta del av ursprungsinformation och vid behov bearbeta den själv. IVA delar delegationen syn på att den ska utveckla en vägledning för automatiserad samverkan och föreslår att den ska utgöra grund för en föreskrift. Vägledningen ska fastställa att olikheter i data, begrepp och semantik ska hanteras då de uppstår samt skapa förutsättningar för att återanvända befintliga lösningar, att öppna standarder är förstahandsval vid val av teknisk lösning samt att öppen programvara alltid ska övervägas vid val av lösning.

4 4 Samtidigt vill IVA understryka att förutsättningarna för automatiserad samverkan i många kanske flertalet fall inte är för handen. Kvaliteten i olika myndighetsregister skiftar kraftigt, i synnerhet om det gäller att utnyttja information som insamlats för annat ändmål än vad den frågande myndigheten reglerar. Automatiserad samverkan måste föregås av en kvalitetsgranskning och rensning av tilltänkta register rimligen under överinseende av Datainspektionen vad gäller fysiska personer Hur kvalitetsgranskningen av övriga registeruppgifter skall genomföras bör utredas. Eventuellt skulle viss samordning kunna ske med pågående arbete om att minska företagens uppgiftsbörda dvs pröva behovet av existerande registeromfattning. Avsnitt 6: Effektivare stödprocesser IVA är positiva till att låta flera myndigheter med likartade behov tillsammans nyttja tjänster från gemensamma verksamhetsstöd. IVA anser dock att gemensamt verksamhetsstöd inte får göra möjligheterna till frågor och rättelser mer komplicerade för medborgare och företag. Redan i dagens enkla system för löneutbetalningar genom annan myndighet finns tendenser hos myndigheter att detta inte är vårt bord pekande på tex Kammarkollegiet. Telefonservicetjänster i näringslivet ger redan idag grund för många klagomål offentlig förvaltning måste undvika likande problem. Systemen för frågor och rättelser måste utvecklas parallellt med rationaliseringen av de interna funktionerna. Avsnitt 7: E-legitimationer IVA delar e-delegationens syn på e-id. IVA är positiva till att det inrättas en samordningsfunktion för e-legitimationer, elektroniska underskrifter och anknytande tjänster. En självständigt beslutande nämnd inom Skatteverket, Nämnden för e- samordning, ska inrättas och dess verksamhet regleras i författning. Nämnden får rätt att meddela föreskrifter. Nämnden tillhandahålla tjänster åt anslutna statliga och kommunala myndigheter mot ersättning, t.ex. legitimering, underskrift och stämpling m.m. Samtidigt ges stöd för motsvarande utveckling inom näringslivet. Lösningarna ska omfatta även den som är underårig eller saknar personnummer. Nämnden ska styra identitetsintygsgivarnas hantering så att t.ex. personnummer lämnas endast till de myndigheter och andra aktörer som ges rätt att få del av uppgiften. Genom e-tjänstelegitimationer kan personnummer utmönstras ur de e-legitimationer som används i tjänsten. Förutsättningar ges också för företag och myndigheter att ansöka om elektroniska legitimationshandlingar för sina anställda och uppdragstagare. E- tjänstelegitimationer utformas så att de kan användas inom hela den offentliga sektorn och näringslivet. De bör i möjligaste mån anpassas också för en framtida integration med e-id på europanivå. Samtidigt får integrationsambitionen inte försena etableringen av en första version i Sverige. Inställningen mellan olika medlemsstater varierar och en fullständig EU-integration kan komma att ta relativt lång tid.

5 5 Yttrandet har utarbetats i samråd med följande personer: Curt Andersson IVAs Avd XII Informationsteknologi, Olle Olsson SICS, Östen Frånberg IVAs Projekt Ambient Sweden och Staffan Eriksson, IVAs kansli. Länk till Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning, KUNGL. INGENJÖRSVETENSKAPSAKADEMIEN (IVA) är en fristående akademi med uppgift att främja tekniska och ekonomiska vetenskaper samt näringslivets utveckling. I samarbete med näringsliv och högskola initierar och föreslår IVA åtgärder som stärker Sveriges industriella kompetens och konkurrenskraft. För mer information om IVA och IVAs projekt, se IVAs webbplats: IVAs projektet Ambient Sweden går ut på att både säkra och flytta fram Sveriges positioner inom framtidens internet. Det handlar om att utifrån nuläget och de senaste forskningsrönen prioritera och se till att ansvariga organisationer och individer genomför nödvändiga åtgärder för att Sverige år 2015 skall vara en ledande Internetnation. Se även Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien Stockholm, 16 februari 2010 Björn O. Nilsson verkställande direktör, IVA Staffan Eriksson huvudprojektledare, Ambient Sweden