Riktlinjer för redovisning av myndigheternas åtgärder inom e-förvaltningsområdet

Transkript

1 Dnr 2008/50 1 (15) Riktlinjer för redovisning av myndigheternas åtgärder inom e-förvaltningsområdet Generellt I samband med regeringens beslut om Handlingsplan för e-förvaltning 1 fick 70 myndigheter i uppdrag 2 att redovisa de åtgärder som pågår och som planeras inom e-förvaltningsområdet under perioden Myndigheternas redovisning ska lämnas till regeringen senast den 1 juli De rapporterade åtgärderna ska sammanställas av Verket för förvaltningsutveckling (Verva). Verva fick i uppdrag att ta fram riktlinjer för myndigheternas redovisning av pågående och planerade åtgärder. Verva ska även analysera sina egna samt myndigheternas åtgärder och resultat avseende utvecklingen av e-förvaltningen. Analysen ska rapporteras till regeringen senast den 15 oktober Administration Riktlinjerna som utvecklats av Verva består av en anvisning (detta dokument) och en excel-fil (ehandlingsplanen.xls). Dokumenten finns även på Vervas webbplats Varje myndighet 3 ska fylla i en excel-fil där pågående och planerade åtgärder inom sju områden redovisas. Den ifyllda excel-filen skickas till följande e-postadress: ehandlingsplanen@verva.se. Döp om filen med myndighetsnamn och datum enligt principen: myndighetsnamnyymmdd.xls. Skicka filen till Verva via e-post senast den 1 juli Verva kommer att vidarebefordra filen till Regeringskansliet. Frågor Frågor kan lämnas antingen per e-post (ehandlingsplanen@verva.se) eller per telefon till Anna Enström Järleborg ( ). 1 Handlingsplan för eförvaltning Nya grunder för it-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning, januari Fi2008/491 (delvis), Regeringsbeslut Regeringens uppdrag riktar sig bl.a. till de 21 länsstyrelserna. Länsstyrelserna har sedan tidigare gemensamma regeringsuppdrag inom flera av de områden som berörs, därför kommer länsstyrelserna att redovisa sina åtgärder i ett sammanhållet svar.

2 Dnr 2008/50 2 (15) Åtgärder som ska anges för respektive område De redovisade åtgärderna ska spegla den strategiska utvecklingen av e-förvaltningen hos myndigheterna. Sverige har kommit överens med övriga europeiska länder om följande definition av e-förvaltning: E-förvaltning är verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser. För att en åtgärd ska betraktas som strategisk ska resultaten av den kunna vara till nytta för eller användas av andra delar av offentlig sektor (myndigheter, regioner, landsting, kommuner), näringsliv eller brukarna (medborgarna, företagarna), dvs. åtgärder som kan vara av intresse även utanför den egna myndigheten såväl direkt (exempelvis faktiska lösningar och resultat) som indirekt (exempelvis som inspirationskälla gällandes angreppssätt och innovativa problemansatser). Både nationella och internationella åtgärder ska anges. Myndigheternas pågående och planerade åtgärder ska redovisas. Pågående åtgärder är sådana som har startat, är aktiva och som har en beslutad tidsplan. Med planerade åtgärder avses åtgärder som är beslutade och som kommer att påbörjas under perioden Arbete av allmänt löpande karaktär ska inte tas upp.

3 Dnr 2008/50 3 (15) Området Samverkan Myndighetsövergripande samarbetsavtal och offentlig-privat samverkan; Det som avses i detta område är formella överenskommelser inom e-förvaltningsområdet. Överenskommelserna ska vara av strategisk karaktär 4, ha tydliga mål och avse väl avgränsade ansvarsområden. Ange de samarbetsavtal eller liknande som myndigheten har tecknat eller som planeras med andra aktörer (myndigheter, regioner, landsting, kommuner, organisationer, företag) inom e-förvaltningsområdet. Exempel på det som ska redovisas är: överenskommelser rörandes projekt eller annat arbete som drivs tillsammans med andra aktörer, överenskommelser där en annan aktör utför arbetsuppgifter för myndighetens räkning undantaget leverantörsavtal, konsultavtal o.dyl. som inte ska redovisas, överenskommelser om personalutbyten med andra delar av offentlig sektor (myndigheter, regioner, landsting, kommuner), annan samverkan till följd av författningar (lagar, förordningar, föreskrifter) eller andra regleringar. 4 Vad som avses med strategisk beskrivs på sidan 2 i denna anvisning.

4 Dnr 2008/50 4 (15) Området LIS Införande av ledningssystem för informationssäkerhet; I Vervas föreskrift och allmänna råd om statliga myndigheters arbete med säkert elektroniskt informationsutbyte 5 anges hur myndigheterna ska skapa förutsättningar för ett säkert och förtroendefullt elektroniskt informationsutbyte genom att införa ledningssystem för informationssäkerhet. Ange de åtgärder som görs eller planeras med anledning av införande av ledningssystem för informationssäkerhet. Exempel på åtgärder som ska redovisas är: att upprätta en informationssäkerhetspolicy, att utse ansvariga för säkerhetsarbetet, att utföra risk- och sårbarhetsanalyser som underlag för beslut om åtgärder för att förbättra myndighetens informationssäkerhet, att ta fram underlag för att kunna redovisa för myndighetsledningen hur arbetet fortskrider, att upprätta styrande dokument som berör informationssäkerheten, att ta fram andra rutiner för myndighetens arbete med informationssäkerhet. 5 VERVAFS 2007:2 och VERVAFS 2007:2AR.

5 Dnr 2008/50 5 (15) Området e-legitimation e-tjänster där e-legitimation används; Det som avses i detta område är arbete rörandes e-tjänster där e-legitimation används för identifiering av brukarna (medborgarna, företagarna) eller för underskrift av brukarna. Ange pågående och planerade arbeten med e-tjänster där e-legitimation används för att identifiera brukarna eller där brukarna använder e-legitimation för underskrift. Exempel på arbeten som ska redovisas är: utveckling av nya e-tjänster där e-legitimation används, större utvecklingsarbeten gällandes befintliga e-tjänster där e-legitimation används, införande av nya rutiner för elektronisk identifiering eller underskrift.

6 Dnr 2008/50 6 (15) Området it-standardisering It-standardiseringsarbete; Med it-standardiseringsarbete avses arbete som sker i ordnade och formella former tillsammans med andra aktörer (myndigheter, regioner, landsting, kommuner, organisationer, företag) inom e-förvaltningsområdet. Ange vilka it-standardiseringsarbeten myndigheten deltar i eller planerar att delta i inom e-förvaltningsområdet. Exempel på åtgärder som kan tas upp är: arbete med sektorsvisa ramverk för interoperabilitet, utveckling av standardiserade informationstjänster och nödvändiga begreppsmodeller, standardisering inom exempelvis SIS, SEK, ITS, CEN, CENELEC, ETSI, ISO, IEC, ITU, UN/CEFACT, 6 standardisering inom branschorgan, industrikonsortier och internationella sektorer/samarbetsgrupper som myndigheten medverkar i. 6 SIS = Swedish Standards Institute, SEK = Svensk Elstandard, ITS= Informationstekniska standardiseringen, CEN = European Committee for Standardization, CENELEC = European Committee for Electrotechnical Standardization, ETSI = European Telecommunications Standards Institute, ISO = International organization for standardization, IEC = International Electrotechnical Commission, ITU = International Telecommunication Union, UN/CEFACT=United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business.

7 Dnr 2008/50 7 (15) Området Kompetens Kompetenssatsningar för att stödja e-förvaltningsarbetet För att få full utdelning av insatser och åtgärder inom e-förvaltningsområdet är det viktigt att myndighetens strategiska arbete med kompetensförsörjning bedrivs så att den stödjer e-förvaltningsarbetet. Det innebär att förändringar till följd av en utvecklad e-förvaltning ska uppmärksammas och kopplas till myndighetens kompetensförsörjning. Även organisation, arbetsformer och arbetsmiljö ska utformas så att de stödjer utvecklingen av en effektiv e-förvaltning. Ange vilka strategiska 7 kompetenssatsningar för att stödja e-förvaltningsarbetet som myndigheten genomför eller planerar att genomföra. Exempel på kompetenssatsningar som ska redovisas är: strategisk ledarutveckling, myndighetsgemensamma kompetensutvecklingsstrategier, kompetensutvecklingsprogram för förändringsledning, kompetensutvecklingsprogram kopplade till e-förvaltningsområdet, övergripande kompetensinventeringar, övergripande kompetensbehovsanalyser befintliga och framtida behov, stora förändringar i organisation och arbetsformer tillföljd av arbetet inom e-förvaltningsområdet. 7 Vad som avses med strategisk beskrivs på sidan 2 i denna anvisning.

8 Dnr 2008/50 8 (15) Området Integrerade e-tjänster e-tjänster som skulle kunna integreras till nytta för medborgare och företagare; Fokus för området är e-tjänster som för brukaren (medborgaren, företagaren) är integrerade. Det kan vara en gemensam informationsportal eller webbplats där flera myndigheter tillhandahåller information (information ses alltså här som en e-tjänst i sig) som har bäring på en speciell livs- eller företagarsituation och där man har strukturerat informationen så att den bildar en meningsfull helhet för brukaren. Det kan även vara en e-tjänst med en ansökningsfunktionalitet som innebär att brukaren i ett och samma ansöknings- eller anmälningsförfarande kommer i kontakt med mer än en myndighet. Ange pågående och planerade arbeten med e-tjänster där en integrering med andra aktörers (myndigheter, regioner, landsting, kommuner, organisationer, företag) tjänster sker eller kommer att ske. Exempel på arbeten som ska redovisas är: utveckling av nya portaler eller e-tjänster som sker tillsammans med andra aktörer, större utvecklingsarbeten gällandes befintliga portaler eller e-tjänster där arbetet sker tillsammans med andra aktörer, leverans av information som används direkt i en annan organisations e-tjänst, tillhandahållande av e-tjänster där en kommersiell aktör använder och vidareförädlar informationen.

9 Dnr 2008/50 9 (15) Området Övriga it-inv. Övriga pågående och planerade it-investeringar; Inom detta område ska de strategiska it-investeringarna inom e-förvaltningsområdet redovisas som inte tagits upp i något av de ovanstående områdena. Med strategisk menas att resultaten av it-investeringen ska kunna vara till nytta för eller användas av andra delar av offentlig sektor, dvs. it-investeringar som kan vara av intresse även utanför den egna myndigheten. 8 Ange de pågående och planerade it-investeringarna av strategisk betydelse för utvecklingen av e-förvaltningen, utöver de som redovisats i något av de ovanstående områdena. Exempel på åtgärder som ska redovisas är: införande av nya administrativa system, migreringar av befintliga system till modernare lösningar, terminologi- och informationsmodelleringsarbeten, öppna katalogtjänster, utveckling och/eller spridning av öppna programvaror, utveckling av e-tjänster som inte redovisats i tidigare områden. 8 Se även beskrivningen av strategisk på sidan 2 i denna anvisning.

10 Dnr 2008/50 10 (15) Anvisning för ifyllande av excel-filen (ehandlingsplanen.xls) I excel-filen ska för varje område anges de åtgärder som pågår eller planeras under perioden Ett antal uppgifter ska anges för respektive åtgärd. Myndighetsuppgifter Myndighet (0a) Ange myndighetens namn. e-post kontaktperson (0b) Ange e-postadress till kontaktperson. Beskrivning av åtgärden Tabell 1: Beskrivning av åtgärden Område Åtgärd (1) (2) Område (1) Ange vilket område som avses. Områdena är de som beskrivits tidigare i anvisningen, dvs. Samverkan LIS e-legitimation It-standardisering Kompetens Integrerade e-tjänster Övriga it-inv. Åtgärd (2) Beskriv kortfattat syftet och nyttan med de åtgärder som pågår inom myndigheten eller som myndigheten planerar att genomföra under perioden För att underlätta inlämningen, bearbetningen och analysen ska beskrivningarna vara korta.

11 Dnr 2008/50 11 (15) Nyttan med åtgärden (blåmarkerade uppgifter) Tabell 2: Nyttan med åtgärden Nyttodimension (3) Sakpoliti Medarbetare Företagare Medborgare ska mål Effektivare förvaltning Nyttodimension (3) Olika åtgärder leder till olika stor nytta för olika intressenter. Vissa åtgärder är mer orienterade på brukarna (medborgarna, företagarna) medan andra riktas internt till myndighetens medarbetare. För att kunna få en bild av åtgärders nytta för olika intressenter har Regeringskansliet tagit fram en modell för att värdera nyttan med åtgärder inom e-förvaltningsområdet utifrån ett antal intressenter. Intressenter som kan sägas representera olika dimensioner av nytta. Modellen innebär att myndigheterna på ett gemensamt sätt kan illustrera sina bedömningar av nyttan. Bedömningar som kan utgöra underlag för uppföljning av måluppfyllelse utifrån de olika dimensionerna. Följande dimensioner ingår i modellen: Uppfyllande av sakpolitiska mål Service för företagare Service för medborgare Värde för medarbetare Effektivare förvaltning För varje åtgärd och dimension ska en nivå på nyttan skattas, nivån anges som ett värde mellan 1 och 5. Nivån på åtgärdens nytta skattas genom att bedöma i vilken omfattning åtgärden ger en nytta för uppfyllandet av de sakpolitiska målen, bättre service för företagare eller medborgare, värde för medarbetaren samt arbetet med en effektivare förvaltning. Nivå 1. Ingen eller mycket liten nytta Nivå 2. Viss begränsad nytta Nivå 3. Tydlig nytta Nivå 4. Betydlig nytta Nivå 5. Mycket stor nytta

12 Dnr 2008/50 12 (15) Skattningarna visar åtgärdens nytta i förhållande till de olika dimensionerna. Nedanstående figurer visar ett exempel på hur en nyttobedömning och ett nyttomönster skulle kunna se ut för en åtgärd. Exemplet visar på en åtgärd som ger en betydlig nytta för medborgarna, en tydlig nytta för uppfyllandet av de sakpolitiska målen, en begränsad nytta för företagarna och den ger ingen eller mycket liten nytta för medarbetarna och arbetet för en effektivare förvaltning. Figur 1: Exempel på nyttonivå utifrån de fem dimensionerna Nyttodimension (3) Sakpolitiska Företagare Medborgare Medarbetare mål Effektivare förvaltning Figur 2: Exempel på nyttomönster utifrån de fem dimensionerna Sakpolitiska mål Service för företagare 2 1 Service för medborgare 0 Värde för medarbetare Effektivare förvaltning

13 Dnr 2008/50 13 (15) Genomförandet av åtgärden (gulmarkerade uppgifter) Tabell 3: Genomförandet av åtgärden Initiativ (4) Status (5) Viktiga milstolpar (6) Samverkanspart (7) Initiativ (4) Ange vem som initierat åtgärden; regeringen, myndigheten själv eller annan del av offentlig sektor (myndighet, region, landsting, kommun). Om det är någon annan del av offentlig sektor ange i sådant fall vilken. Status (5) Ange statusen på åtgärden. Pågående innebär att åtgärden har startat, är aktiv och har en beslutad tidsplan. Planerad innebär att åtgärden är beslutad och kommer att påbörjas under perioden Viktiga milstolpar (6) Ange de viktigaste milstolparna som gäller för åtgärden. Det kan vara starttidpunkt, sluttidpunkt samt andra viktiga aktiviteter kopplade till åtgärden. Exempel på intressanta aktiviteter är utformande av planer för utvärdering av åtgärden respektive planer för förvaltning av åtgärdens slutresultat. Ange tidpunkten med formatet YYMM samt vad som ska inträffa vid milstolpen (aktivitet). För att underlätta inlämningen, bearbetningen och analysen, ange maximalt sex (6) milstolpar per åtgärd. Samverkanspart (7) Om annan aktör (myndighet, region, landsting, kommun, organisation, företag) medverkar i åtgärden, eller om samverkan med annan aktör planeras, ange vilken denna är. Skriv in samverkanspartens namn. Om ingen samverkanspart finns eller om uppgiften är sekretessbelagd eller känslig av annan orsak, lämna fältet tomt.

14 Dnr 2008/50 14 (15) It-investeringar kopplade till åtgärden (grönmarkerade uppgifter) Tabell 4: It-investeringar kopplade till åtgärden Budgeterad it-investering (8) Eventuella lånebehov (9) Tidsperiod för huvudsaklig it-investering (10) Payoff tid (11) Rationaliseringspart (12) Budgeterad it-investering (8) För varje beskriven åtgärd ange om den föranleder eller kommer att föranleda någon it-investering och i så fall den budgeterade eller skattade storleken på denna investering. I denna skattning ska ingå kostnader kopplade till inköp, drift, underhåll och utveckling. Exempel på kostnadsposter är arbetstid för egen eller inhyrd personal, köpta tjänster, konsulttid, köp av hård- och mjukvara. Det räcker med grova skattningar till närmaste miljoner kronor. Om ingen it-investering är kopplad till åtgärden eller uppgiften inte går att skatta, lämna fältet tomt. Eventuella lånebehov (9) I de fall åtgärden kräver eller kommer att kräva att myndigheten behöver utnyttja låneramen hos Riksgäldskontoret, ange andel av it-investeringen som behöver lånefinansieras. Om åtgärden inte kräver något utnyttjande av Riksgäldskontorets låneram ange andel = 0 %. Om ingen it-investering är kopplad till åtgärden eller uppgiften inte går att skatta, lämna fältet tomt. Tidsperiod för huvudsaklig it-investering (10) Ange när it-investeringarna för åtgärden kommer att vara som störst (investeringspuckeln). Ange tidsperioden i formatet YYMM. Om ingen it-investering är kopplad till åtgärden eller uppgiften inte går att skatta, lämna fältet tomt. Pay-off tid (11) Ange skattad Pay-off tid (antal år) på åtgärdens it-investering. Pay-off tid är den tid det kommer att ta innan den minskade kostnaden som investeringen leder till har kompenserats för själva kostnaden för investeringen. Om ingen it-investering är kopplad till åtgärden eller uppgiften inte går att skatta, lämna fältet tomt. Rationaliseringspart (12) Om annan aktör (myndighet, region, landsting, kommun, organisation, företag) får eller kommer att få ta del av merparten av den minskade kostnaden som investeringen leder till, ange vilken denna är. Skriv in rationaliseringspartens namn. Om ingen rationaliseringspart finns, lämna fältet tomt.

15 Dnr 2008/50 15 (15) Kommentarer Kommentarer kopplade till åtgärden (13); Plats för eventuella kommentarer som är kopplade till den beskrivna åtgärden. Generella kommentarer I det fall myndigheten vill lämna kommentarer som är av övergripande karaktär eller som gäller ett visst område och som inte är kopplad till en särskild åtgärd kan dessa lämnas i fliken Generella kommentarer. Gäller kommentaren ett visst område ange det i fältet Område, annars lämna fältet tomt.