Protokoll Sida: 1 av 5 Sammanträde: Styrgruppsmöte UngKOMP Datum: 2015-05-15 Tid: 13:00-15:00 Plats: Arbetsförmedlingen, Hälsingegatan 38, Stockholm, lokal Lyran, plan 6 Närvarande: Reza Majlesi - Region Mitt, Viktoria Byback - Avdelningen Infrastruktur, Klas-Erik Holmqvist - Region Syd, Jeanette Azinovic - Förmedlingsavdelningen, Johan Vikström - Förmedlingsavdelningen, Petra Jansson - UngKOMP, Magdalena Sandin - UngKOMP. Meddelat förhinder: Charlotte Humling - Region Nord, Tor Hatlevoll - SKL, Susanne Zander - DUA, Carl-Axel Sandén - Avdelningen Rehabilitering till arbete Mia Sevebrant - ESF 1. Mötet öppnas Ordförande Jeanette Azinovic öppnar projektets första styrgruppsmöte. 2. Fastställande av dagordning att fastställa föreslagen dagordning för mötet. Under punkt 5 om nuläge i projektet, kommer utmaningar som har identifierats av projektledningen att belysas mer ingående när styrgruppen är mer komplett. 3. Styrgruppens roll och uppdrag Med utgångspunkt från bilagt bildspel (bilaga 1) redogjorde ordföranden för vanliga svårigheter i projektorganisationer. Projektets olika roller och uppdrag förtydligades: Generaldirektören är beställare av projektet. Förmedlingsavdelningen genom Jeanette Azinovic är projektägare och ansvarar för projektet inför GD. Projektägaren ansvarar också för styrgruppens sammansättning och projektets resurser. Styrgruppen är rådgivande till projektägaren, främst avseende utmaningar där projektledningen inte räcker till. Styrgruppsmöten kommer att hållas ca en gång per månad initialt. En nationell referensgrupp som inkluderar arbetsgivarrepresentanter utses av styrgruppen. Lokala referensgrupper inrättas av respektive marknadsområde.
Sida: 2 av 5 o Nationella projektledningen uppdras att till nästa styrgruppsmöte inkomma med förslag på ledamöter till den nationell referensgrupp. Konstateras att flera i styrgruppen varit förhindrade att närvara denna klämdag. Erbjudandet om deltagande i styrgruppen har även kommunicerats till respektive ledning vid: Internationella staben, Avdelningen Digitala tjänster, Kommunikationsavdelningen och Analysavdelningen. Besked angående deltagande saknas. Jeanette tar ny kontakt med Kommunikationsavdelningen och Analysavdelningen för att säkerställa deras deltagande i styrgruppen. o Med anledning av att många meddelat förhinder att delta i mötet bordläggs fördjupning av styrgruppens roll och uppdrag till nästa möte. Projektledningen har kontaktat Anders Forslund på IFAU för att knyta honom till projektet. o Anders Forslund IFAU erbjuds en plats i styrgruppen. Projektledningen kontaktar honom. 4. Vad är UngKOMP Information om UngKOMP presenteras, bildspel bilaga 2, av projektledningen. o Presentationen av UngKOMP återupptas vid nästa möte med anledning av att många nya ledamöter tillkommer då. 5. Nuläge och aktuella frågor till nästa möte Projektledningen presenterade ett antal utmaningar som är angelägna att belysa och/eller hantera: Resultat för projektet visades, bilaga 3. Ett antal avvikelser från UngKOMP:s kärnvärden är bekymmersamma och behöver avhjälpas för att främja goda resultat i verksamheten. Exempel på avvikelser är att felaktig målgrupp tas in som deltagare och organisation och resurser i multikompetenta teamet frångås. Avvikelser från kärnvärden åtgärdas av respektive regionrepresentant. Projektledningen kontaktar aktuell regionrepresentant för förtydligande av aktuella avvikelser samt följer upp.
Sida: 3 av 5 Inför resultatredovisningen i UngKOMP rigga för att även räkna in deltagare som övergår till arbete med stöd och fortfarande är inskrivna vid Arbetsförmedlingen. Projektledningen uppdras att ta fram ett projektdirektiv enligt PPS. Eva Granath finns som resurs om önskvärt. MO 4 har meddelat att de av olika skäl inte kommer att starta Göteborg 2 eller Halmstad. Vilken ort som blir aktuell behöver fastställas skyndsamt. Behov finns att skjuta på starten någon månad för den nya ort som blir aktuell för start och även för Sundsvall som ännu inte påbörjat uppstarten. Nya orter för start 2015 är Norrköping, Järfälla, Helsingborg, Sundsvall och den femte som ännu inte är fastställd. Befintliga orter som är en övergång från Unga in är Stockholm, Göteborg, Malmö, Gävle och Skellefteå. Representanterna för regioncheferna ombeds skicka in förslag på ny ort istället för den som ursprungligen var föreslagen till Göteborg (nr 2). Förslag på ort skickas till Petra Jansson senast en vecka före nästa styrgruppsmöte och bör utgå från antal arbetslösa 16-24 år med längre inskrivningstid än 12 månader. Förslagen skickas ut med dagordningen inför nästa styrgruppsmöte 10 juni. Implementeringsmodellen i UngKOMP är avgörande för projektets resultat. En modell har tagits fram med utgångspunkt från forskning på området, bilaga 4. Förtydligande efterfrågas avseende nationella projektledningens möjligheter att låna in operativ projektpersonal. Aktuellt i samband med implementeringsarbetet. Operativ projektpersonal kan lånas in till strategiskt uppdrag när det erfordras, vilket är aktuellt i samband med implementeringen. Utvärdering är under upphandling och beräknas vara avslutad i början av juni. Viktigt att utvärderarna är med redan i uppstatsfasen. Nationella projektledningen fattas medarbetare och rekrytering kommer att påbörjas närmaste veckan. Informationsmaterial i form av ett nyhetsbrev är under utformning med stöd av Kommunikationsavdelningen och planeras att levereras månadsvis. Det finns ett akut behov av personalresurs från Kommunikationsavdelningen för att upprätta kommunikationsplan. ESF-ansökan är inlämnad och omfattar fem orter 2015. Orter som omfattas av Sysselsättningsinitiativet i programområde 3 (Ung Framtid) kan inte omfattas av ytterligare finansieringsprogram, programområde 2 som UngKOMP tillhör. Stockholm, Göteborg, Skellefteå, Järfälla och Norrköping omfattas av ESF-ansökan.
Sida: 4 av 5 Beroende av i vilken region den tionde orten förläggs kan det bli ytterligare en ort. Endast redovisningen till ESF och det transnationella arbetet skiljer i arbetssätt. Svårigheter att finna lokaler med korttidskontrakt till avsatt budget är en flaskhals där enheten Lokal och logistik tillsammans med berörda MO-ledningar inte når fram. krävs för att frångå lokalkonceptet. Problemet med anskaffning av lokaler tar mycket kraft och energi från alla inblandade parter och behöver lösas. o Projektledningen uppdras att boka två olika möten åt projektägaren, dels med ansvarig på Avdelning Infrastruktur för att hantera lokalfrågan och dels med ansvarig på Kommunikationsavdelningen för resurs till kommunikationsplan. Projektledningen deltar på båda mötena. o Punkter till nästa möte utöver bordlagda är: Referensgrupp. Projektdirektiv, Effektutvärdering och Lokaler. Ytterligare information om nuläget bordläggs till nästa möte då fler ledamöter är på plats. 6. Nya mötestider o 10 juni kl 15-17, Sthlm Hälsingegatan 38 o 21 augusti kl 13-15, Sthlm Hälsingegatan 38 o För att stödja projektledningen uppdras till projektledningen att utifrån styrgruppsledamöternas kalendrar boka in ett lunch- till lunchmöte i september, förslagsvis 10-11 september. Avstämning sker på nästa styrgruppsmöte. 7. Övriga frågor 8. Mötet avslutas Mötet avslutas och alla önskas trevlig helg. Vid protokollet Magdalena Sandin
Sida: 5 av 5 Justerat Jeanette Azinovic Reza Majlesi