Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av Myndighetsnämnden 1(8) Reviderad 2012-09-19 110 2013-09-16 77 Dokumenthanteringsplan för
2 Dokumenthanteringsplan Varje myndighet ska, enligt Riksarkivets allmänna råd om arkivreglemente för kommuner, upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. En dokumenthanteringsplan är nödvändig för att åstadkomma en effektiv dokumentstyrning. Dokumenthanteringsplanen ska beskriva myndighetens handlingar samt innehålla uppgifter om handlingarnas benämning och gallningsfrister. Dokumenthanteringsplanen ökar också möjligheterna till insyn i myndighetens verksamhet. Gallring Allmänna handlingar som finns hos kommuner och landsting utgör en betydande del av dessa myndigheters arkiv. Gallring innebär förstörande av handlingar i en myndighets arkiv eller att information som ingår i ljudupptagning eller elektronisk upptagning raderas. Avsikten med gallringen är att begränsa tillväxten av de allmänna handlingarna för att möjliggöra ett bevarande av de viktigaste handlingarna för framtiden. Det är tillåtet att förstöra allmänna handlingar, men det finns restriktioner. Grundprincipen är att allmänna handlingar ska och att gallring är ett undantag från denna huvudregel. Vid gallring ska dessutom beaktas att arkiven är en del av vårt kulturarv. till eller avställning av inaktuella handlingar inte är liktydigt med gallring. All gallring måste grundas på lag och beslut. Om gallring sker på ett felaktigt sätt eller i för stor utsträckning går betydelsefull information förlorad. För att avgöra vikten och innebörden av informationen ska bedömningen göras utifrån allmänhetens rätt till insyn, rättsskipning, framtida forskning samt myndigheten och kommunen i stort. De grundläggande bestämmelserna om bevarande och gallring finns i tryckfrihetsförordningen och arkivlagen. Varje gallringsbeslut måste föregås av en analys, där handlingarnas betydelse prövas ur olika synvinklar. När det gäller elektroniska medier får begreppet gallring en utökad betydelse. Gallring innebär inte enbart att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, utan även att ta till åtgärder som medför förlust av betydelsebärande data, möjliga sammanställningar, sökmöjligheter eller möjlighet att bedöma handlingarnas äkthet. En pappersutskrift som skrivs ut i bevarandesyfte av till exempel ett elektroniskt register kan anses vara en gallring, då man vid utskrift avgränsar informationen på ett visst sätt. Om handlingar som kommer in till en myndighet i pappersform skannas måste myndigheten ta ställning till vad som är att betrakta som original. Pappersförlagan kan eventuellt gallras om man beslutat att systemet ska och säkerställer att detta är möjligt enligt gällande standarder. Ett beaktande kring ett eventuellt bevarande av pappershandlingar måste göras med hänsyn till eventuella juridiska krav på egenhändigt undertecknande.
3 Beslut om gallring Varje myndighet ansvarar för sina allmänna handlingar och gallringen av dessa. Det framgår av arkivreglementet vem som fattar beslut om gallring. Gallring får inte ske utan att beslut har fattats. Arkivmyndigheten beslutar i frågor som berör upphörda myndigheters arkiv samt arkiv och handlingar som har överlämnats till arkivmyndigheten för fortsatt vård. Vid gallring av de sistnämnda arkiven och handlingarna bör den myndighet som har överlämnat dokumenten höras innan beslut om gallring tas. Beslut om bevarande och gallring gäller tills vidare. Möjligheten till att fatta retroaktivt gällande gallringsbeslut finns också. Enskilda tjänstemän får inte besluta om gallring. Socialtjänstlagen, patientdatalagen och lagen om genetisk integritet innehåller regler kring bevarande och gallring som påverkar den kommunala beslutanderätten, men även andra lagar kan innefatta bestämmelser som reglerar gallring. Omprövning av gallringsbeslut Gallringsbeslut kan behöva omprövas med jämna mellanrum. Såväl organisationsförändringar som revideringar i rutiner kan förändra premisserna för gallringen. Digitalisering av en tidigare manuell rutin samt förändrad lagstiftning kan medföra att ett gallringsbeslut måste omprövas. Gallringsfrist Gallringsfrist är den tidsperiod som ska passera innan gallringsbara handlingar får gallras ut. Vid framräknande av en gallringsfrist utgår man i regel från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Gallringsfristens längd avgörs bland annat av verksamhetens behov, eventuella preskriptionstider och revisionskrav. Så korta gallringsfrister som möjligt och ett begränsat antal olika frister är att eftersträva. Uttrycket vid inaktualitet används för att beteckna en gallringsfrist som är kort och som kan bestämmas av förvaltningen själv utifrån dess behov av informationen vilket kan variera beroende på lokala förhållanden. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år så betyder det att gallring utförs på det elfte året, det vill säga tio kalenderår utöver det år som handlingen kom in eller upprättades. Gallringsfristen kan också börja löpa efter det att ett ärende har avslutats, efter sista anteckningen i ett ärende eller efter det att ett avtal har upphört.
4 Gallring... 2 Beslut om gallring... 3 Omprövning av gallringsbeslut... 3 Gallringsfrist... 3 1. Bygglovsärenden... 5 2. Trafikföreskrifter och parkeringstillstånd... 7 3. Adoptionsärenden... 7 4. Alkoholärenden... 7 5. Färdtjänst... 8
5 1. Bygglovsärenden Ansökningar om förhandsbesked, lov och dispens (med tillhörande handlingar) Beslut i ärenden om förhandsbesked, lov och dispens (med tillhörande handlingar, t ex tjänsteskrivelser, remissvar) Mottagningsbevis från klagoberättigade Förvaras med respektive protokoll Dokumentation (foton) Bygganmälan/ rivningsanmälan Anmälan av kvalitetsansvarig Protokoll över byggsamråd Beslut om kontrollplan (med tillhörande handlingar), byggfelsförsäkring och färdigställandeskydd Slutbevis Underlagsmaterial i lovärenden utöver tjänsteskrivelser (t ex grannhöran och remisser) Inkomna skrivelser/förfrågningar avseende bygglov som inte utgör formella ansökningar Papper Närarkiv 10 år Papper, digitalt Närarkiv 10 år Utskickade brev/e-post (korrespondens) Papper, digitalt Närarkiv Lista/karta för grannhörande Papper Närarkiv Lista/kopior som visar även övrig expediering av beslutet Papper Närarkiv Fakturaunderlag Papper Närarkiv
6 Återtagen ansökan om lov Papper Närarkiv 2 år Efter ärendets avslutande Bygganmälan som återtagits Papper Närarkiv 2 år Efter ärendets avslutande Ofullständig ansökan som avvisats Papper Närarkiv 2 år Vid överklagan sker gallring då ärendet slutligt har avgjorts. Olovligt byggande Handlingar som initierat ärendet (t ex inkommen skrivelse, foton efter besiktning) Inventering/dokumentation av platsen Brev till fastighetsägaren Inkommen förklaring/begäran om lov i efterhand Tjänsteskrivelse och särskilt material till nämnden Myndighetsnämndens beslut (med tillhörande ritningar/foton) Beräkningar av ytor Papper Närarkiv Efter ärendets avslutande Utskickade brev/e-post (korrespondens) Papper Närarkiv Efter ärendets avslutande Notering om expediering av beslut Papper Närarkiv Efter ärendets avslutande Mottagningsbevis från klagoberättigad Papper Närarkiv Förvaras med respektive protokoll
7 2. Trafikföreskrifter och parkeringstillstånd Lokala trafikföreskrifter Papper Tjänsterum Bevaras 10 år Kommer att förvaras hos Vägverket efter att RDT införts Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Papper Närarkiv 2 år Gallras 2 år efter att tillståndet har upphört. Tillfälliga lokala trafikföreskrifter, dispenser och tillstånd Papper Tjänsterum 2 år Finns bland nämndens delegationsbeslut. 3. Adoptionsärenden Ansökan om adoption samt medgivande med bilagor Papper Närarkiv, personakt Bevaras Övriga handlingar i adoptionsärenden Papper Närarkiv, personakt Bevaras 4. Alkoholärenden Permanenta serveringstillstånd Papper, digitalt Närarkiv, server Bevaras Tillfälliga serveringstillstånd slutna sällskap allmänheten Yttranden till Lotteriinspektionen avseende automatspel Papper, digitalt Närarkiv, server Bevaras Papper, digitalt Närarkiv, server Bevaras Tillsynsrapporter Papper, digitalt Närarkiv, server Bevaras
8 5. Färdtjänst Korrespondens, av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper, digitalt Närarkiv, server Vid inaktualitet Ansökan om färdtjänst inkl bilagor Papper Tjänsterum, närarkiv Bevaras Vid Ansökan om färdtjänst särskilda behov Papper Tjänsterum, närarkiv Bevaras Vid Ansökan om färdtjänst extra resor Papper Tjänsterum, närarkiv Bevaras Vid Ansökan om riksfärdtjänst inkl bilagor Papper Tjänsterum, närarkiv Bevaras Vid Ansökan om ledsagare Papper Tjänsterum, närarkiv Vid inaktualitet Läkarutlåtande Papper Tjänsterum, närarkiv Vid inaktualitet Utredningar Papper Tjänsterum, närarkiv Bevaras Vid Återkallelse av beviljat färdtjänsttillstånd Papper Tjänsterum, närarkiv Bevaras Vid Såvida inget nytt framgår i förhållande till grundtillståndet om färdtjänst
9 Överklagan Papper Tjänsterum, närarkiv Bevaras Vid Årsstatistik Papper, digitalt Tjänsterum, närarkiv, server Avställda personakter - avlidna - utflyttade - tillstånd upphört Bevaras Papper Tjänsterum, närarkiv Bevaras Vid Digitalt lagrade handlingar Digitalt Server Bevaras Vid inaktualitet Årsstatistik framgår av års-/ verksamhetsberättelse Utskrift av digitalt lagrade handlingar sker i samband med leverans till et.