Att ta fram en tidsplan

Att ta fram en tidsplan KAMP Företagsutveckling

Tidplaner GANTT-schema När det gäller att ta fram tidsplaner för ett projekt är en av de vanligaste och också mest användbara metoderna det så kallade GANTT-schemat. Det är ett stapeldiagram som representerar de olika aktiviteterna med en stapel, där längden på stapeln motsvarar en tidsskala. GANTT-schemat har fått sitt namn efter Henry Gantt en amerikansk superplanerare från början av 1900-talet som konstruerade denna typ av planering för den amerikanska verkstadsindustrin. Ett exempel på GANTT-schema kan se ut så här: Här grupperas aktiviteterna i två olika delprojekt som sins emellan är beroende av varandra (Delprojekt Ett skall vara färdigt innan Delprojekt Två kan starta). En nackdel med GANTT-schemat är att det inte framgår (grafiskt) om de olika aktiviteterna är beroende av varandra eller om deras planering i tiden är beroende på andra orsaker. Trots denna brist var GANTT-schema-tekniken den mest använda fram till mitten av 1950- talet, I samband med det så kallade Polaris-projektet 1956 amerikanska marinen skulle då ta fram en ny generation ubåtar (atomdrivna och kärnvapenbestyckade) konstaterade planerarna att GANTT-schemat inte var tillräckligt bra för ett så stort projekt. Polaris-projektet innehöll cirka 70 000 aktiviteter. Även om de slog ihop aktiviteterna till stora delprojekt så behövdes en bättre grafisk metod för att åskådliggöra de olika aktiviteterna inbördes förhållande. De olika förhållanden som man koncentrerade sig på var huruvuida aktiviteterna var oberoende av varandra (dvs de skulle kunna starta parallellt) eller om de hade ett inbördes förhållande (dvs den ena skulle vara färdig innan den andra kunde starta). Polaris-projektets planerare skapade det så kallade PERT-diagrammet.

PERT-diagram PERT står för Program Evaluation and Review Technique och är en metod som har sin styrka i att representera de olika aktiviteterna grafiskt i förhållande till varandra. Utgångspunkten när man arbetar med PERT-diagrammet är resultatet från WBSen (Work Breakdown Structure aktivitetsnedbrytning). När man skall börja konstruera ett PERT-diagram skall man starta längst till vänster med en noll-aktivitet (dvs en aktivitet utan vare sig längd eller innehåll). Därefter ställer man sig frågan: Av alla aktiviteter från WBSen vilka skulle vi kunna börja med samtidigt? Det betyder inte att vi nödvändigtvis kommer att starta med alla de aktiviteter som vi skulle kunna göra, men det är nästa steg att prioritera mellan de olika aktiviteterna. En sådan början på ett PERT-diagram skulle kunna se ut så här: Cirklarna representerar respektive aktivitet och linjerna visar sambanden dem emellan. Aktiviteter som har en linje (ett samband) mellan sig representerar ett beroende, nämligen att den första måste vara färdig innan nästa kan börja. Allt börjar längst till vänster med Start-aktiviteten och förgrenar sig sedan ut i mer eller mindre komplexa nät. Allt skall så småningom mynna ut i Slut-aktiviteten längst till höger. Inga spår eller vägar får försvinna ut i intet och det får inte heller finnas några spår eller vägar som kommer från ingenstans.

Det är mycket viktigt att identifiera de olika beroenden i PERT-diagrammet utifrån aktiviteterna och inte utifrån resurserna. Exempel: Rätt Aktiviteten skriva testfall måste vara färdigt innan aktiviteten Testa kan börja och detta oavsett om det är en eller flera människor inblandade. Fel Aktiviteterna Montera motor och Kopiera dokument kan gå parallellt men eftersom jag bara har Pelle till mitt förfogande så ritar jag in dem i sekvens. När själva nätverket är uppbyggt skall varje aktivitet tidssättas. OBS! här är det viktigt att tiden anges i kalendertid (dvs verklig tid inte i persontid). Det är också viktigt att alla tider anges i samma tidsmått (oftast dagar eller veckor). Det kan se ut så här: Därefter skall den så kallade kritiska linjen identifieras. Den kritiska linjen är den väg genom hela PERT-diagrammet (från Start till Slut) som tar längst tid. I detta läge skall man se till alla olika vägar och se vilken som matematiskt tar längst tid, dvs har den högsta summan av aktiviteternas längd.

I ovanstående exempel ser den kritiska linjen ut så här: Den kritiska linjen är alltså den längsta vägen, men det är samtidigt den kortaste tid som vi kan genomföra projektet på. Vi har ju när vi skapade PERT-diagrammet konstaterat vilka beroenden resp oberoenden som vi har mellan alla aktiviteter. Detta betyder ju att aktiviteterna längs den kritiska linjen alla har ett inbördes beroende så att den första måste vara färdig innan den andra kan starta och den andra måste vara färdig innan den tredje kan starta och så vidare. Därför kommer dessa aktiviteter att ta så lång tid som vi har räknat fram dvs den kritiska linjen. Aktiviteterna längs den kritiska linjen styr alltså projektets slutdatum. Om man måste av olika anledningar försöka förkorta projektets genomförandetid måste man förkorta någon eller några av aktiviteterna längs den kritiska linjen. Det hjälper inte att förkorta andra aktiviteter (som då inte ligger längs den kritiska linjen) eftersom projektets genomförandetid inte påverkas. Det sätt man kan tänka sig för att försöka förkorta aktiviteterna längs den kritiska linjen är att öka antalet personer som arbetar på respektive aktivitet eller att ta hjälp av något verktyg etc etc. Det är dock ganska svårt att förstå hur ett PERT-diagram fungerar om du inte har arbetat med tidigare. Många vill ha en tidsaxel även i detta diagram, vilket teoretiskt går, men det är inget som jag rekommenderar. Det blir oftast oöverskådligt. Översätt i stället PERT-diagrammet till ett GANTT-schema för att på detta sätt få ett användbart tidsschema.

Omvandling från PERT-diagram till GANTT-schema Om vi tittar på PERT-diagrammet ovan skulle GANTT-schemat se ut så här: När detta är färdigt så bör jag se över hur jag vill / bör utnyttja mina medarbetare. Det kan ju vara så att en och samma person skall arbeta med flera olika aktiviteter och att jag då väljer att låta honom eller henne göra den ene aktiviteten för den andra, dvs jag förskjuter aktiviteterna i GANTT-schemat. Om projektet kommer att ha ledigt under en viss period skall detta också ritas in i GANTTschemat. Grunden för dessa eventuella justeringar är att man utgår (och helst inte rör) aktiviteterna längs den kritiska linjen. Övriga aktiviteter kan eventuellt flyttas. Om vi utgår från ovanstående GANTT-schema skulle dessa justeringar kunna göras. Börja med att identifiera den kritiska linjen:

Därefter kan vi flytta vissa aktiviteter (dock ej på den kritiska linjen) för att ta hänsyn till hur jag vill utnyttja mina resurser bäst. Därefter kan jag lägga in eventuell ledighet för projektet Genom att arbeta på detta sätt har jag nu kunnat ta fram ett bra tidsplaneverktyg ett GANTT-schema som kan användas när vi väl går in i projektets genomförandefas.

Att frysa planerna När vi väl får avtalet klart och går in i projektets genomförandefas så brukar man frysa tidplanerna (och även allt annat i projektdefinitionen). Med detta menas att man från denna stund anser att tidplanerna är heliga och att de skall hållas till vilket pris som helst. Under projektets genomförandefas kommer säkert nya önskemål nya krav att dyka upp. Det kan vara beställaren som vill utöka uppdraget, men det kan också vara någon av de blivande användarna som vill förändra något. Det kan även vara andra intressenter som kan tänkass vilja påverka slutprodukten. I detta läge är det mycket viktigt att följa rutinen för ändringshantering och diskutera vilka konsekvenser för projektet som eventuella ändringar (som oftast är i formen av tillägg) kommer att innebära. Beslut om genomförandet av förändringen (med motsvarande konsekvens) tas av styrgruppen. De nya aktiviteterna (från ändringen) skall ritas in i GANTT-schemat, men vi skall alltid bevara vårt GANTT-schema som det såg ut när vi gick in i projektets genomförandefas, dvs då vi frös planerna. I praktiken innebär detta att en kopia av det ursprungliga GANTTschemat skall sparas oavsett om vi använder ett datoriserat projektplaneringsstöd eller ej.

Kedjan för att ta fram tidplaner Leveranser Aktiviteter (WBS) PERT GANTT