Version 8.0 av LabOra Ekonomi, Lön och Kyrkogård Hej Detta brev handlar om en kommande version 8.0 av LabOra Ekonomi, Lön och Kyrkogård. Versionen innehåller dels, en helt ny databasplattform Progress 11.3 dels, ordinarie programutveckling i de tre systemen. Releasen är planerad till vecka 45/46. Räkna med att programvaran tidigast ligger ute fredagen den 7 november. Det är mycket viktigt att ni planerar in versionsuppgraderingen i organisationen. Alla användare behöver uppgraderas samtidigt så att så lite spilltid som möjligt uppstår. Därutöver måste uppgraderingen ha gjorts innan den 2 januari 2015 när nästa uppgraderingar är planerade att släppas. Detta gäller samtliga nu versionsuppgraderade system Ekonomi, EFH, Lön och Kyrkogård. För Lön gäller dessutom att nya versionen krävs för att skapa rätt SCB-årsstatistik (rapporteras senast 15:e dec). Nya Progressinstallationen och resp. versioner (länkar till) kommer du hitta på vår nya hemsida som beräknas vara i drift i samband med versionsläppet. Adressen blir som vanligt www.agrando.se. Inloggning till nedladdningssidorna och supportsidorna har du nedan: agrando.sverige 4nya Vill du hellre ha programvaran på en USB-sticka kan en sådan beställas via support@agrando.se. Ange församling, ditt namn och faktureringsadress. Pris: 500 kr exkl. lagstadgad moms. (Till All-inklusive kunder skickas en USB-sticka med allt material) Älvsjö 2014-10-28 Varma hälsningar från Agrando! M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 1 av 18
1. Viktig generell information Din gamla databas konverteras Version 8 innehåller inte bara en ny version av systemet utan också en helt ny databasplattform som gör att din gamla databas behöver konverteras. Detta sker automatiskt om du gör installationen som den beskrivs nedan. OBS: Du måste också uppgradera alla systemen till version 8 för att integration m.m. skall fungera. Du måste ha senaste version installerad innan du går över till Version 8 För att din version 7 databas ska kunna konverteras rätt krävs att du har den senaste versionen av systemet installerad. Ekonomi version 7.7, EFH version 7.6 Kyrkogård version 7.72 och Lön version 7.61 Versionsbytet gäller inte KSAK Vi har valt att prioritera versionslyft för de tre huvudsystemen. KSAK fungerar vidare i den äldre miljön. Systemkraven har nu reviderats Agrando stödjer operativsystem från Windows 7 och uppåt för PC och från Windows Server 2008 och uppåt för nätverksserver. Vi stödjer både 32- och 64-bitarsoperativ Vad gäller Microsoft Officeversioner stödjer vi Office 2010 och uppåt. I Office 2013 stödjer vi inte s.k. streamad installation Office paketet måste vara installerat till fullo för att fungera med våra system. Det går att köra versionen på Windows XP och Vista men vi stödjer inte/supportar inte eller löser problem som uppstår vid installationer på dessa operativ. GIP De kunder som kör i GIP:en får sina system uppgraderade och databaser konverterade till version 8. GIP-driftcenter gör först egna tester och skapar nya applikationspaket som implementeras på servermiljön. GIP har sina egna servicefönster och vi hänvisar till Kanslistöd för ev. frågor kring när nya versionen kan finnas på plats. Agrando kommer ge full support till GIP-personalen så att övergången underlättas. Rapportverktyget Crystal Reports Du behöver inte installera om Crystal Reports som befintlig användare. Där emot har rapportverktyget förändrats pga. versionsuppdateringen och ändrad licensiering från ägaren SAP. Vi använder fortfarande rapportverktyget för att skapa rapporten men den visas antingen direkt i Adobe Reader eller i Internet Explorer. Vissa funktioner har bortfallit andra tillkommit. Läs mer i kapitel 5, Rapporter. M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 2 av 18
2. Hur installerar jag ny version och konverterar databasen? Installationen av version 8 består av flera steg. För att installationen ska gå bra bör du inte göra några avvikelser från våra rekommendationer nedan. 2.1 Ta en Säkerhetskopia! Börja alltid med att ta en Säkerhetskopia för varje system. Innehåller databasen en Bilddatabas (fakturor i Ekonomi och gravplatsbilder i Kyrkogård) så ska back-up även göras på dessa. Agrando tar INTE ansvar för förstörda eller borttappade databaser i samband med versionsuppdateringar eller installationer. Installationen gör en egen säkerhetskopia men det är INGEN garanti för att ditt data är säkrat då installationen kan avbrytas pga. maskinfel/strömavbrott etc. 2.2 Installationsordning 1. Gör installationen exakt i den ordning som finns i anvisningarna: Kontrollera att Säkerhetskopia är tagen på samtliga databaser Installera Progress i föreslagen programmapp Installera på Servern först (om du kör singel kan du installera klient och Server samtidigt) Installera sen på klienterna i nätverket: - Resp. systems klientdel. Starta om Servern resp. klienterna. 2. Installationen uppgraderar automatiskt befintliga databaser i version 7, förutsatt att du installerar i samma programmapp. Du får således inte avinstallera version 7 eller göra installationen till annan plats än där nuvarande programvaror och databaser är installerade. 3. Några ytterligare förhållningsregler: a) Ha helst inga andra program öppna under installationerna. b) Om ni har nätversion av systemen: Logga ur alla klienter och stoppa databaserna på servern genom programmet OpenEdge Explorer. c) Se till att alltid vara Adminstratör på PC:n. Om ni har singelinstallationer: Stäng systemet och se till att vara inloggad som Administratör på PC:n. M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 3 av 18
4. Installationen (se även Bilagan med detaljerade bilder) Börja alltid med att installera Progress 11.3. Installera i mappen Progress eller den mapp som tidigare Progress installerats i (installationen föreslår alltid en målmapp). Den äldre Progress 10.1C skall inte tas bort. Nya installationen av Progress 11.3 installeras under C:/Progress Installationen av Progress tar tid då den innehåller flera inbyggda steg. Räkna med 10-20 min beroende på datorns prestanda. Installera därefter resp. system och installationstyp på PC/servern Ett absolut krav för att installationen och den automatiska uppgraderingen ska lyckas är att version 8.0 installeras i samma programmapp som nuvarande version 7 är installerad i. Observera att många har den äldre programmappen Kasall5, Grav5 och Klos5 som installationsmappar för nuvarande version. Installationsprogrammet känner av var systemet är installerat sen tidigare och föreslår rätt målmapp men kontrollera gärna själv. Installationen av t.ex. LabOra Ekonomi 8 Server ska styras mot mappen C:/Server/Kasall5 Samma förfarande gäller klienten om den t.ex. installerats direkt på C: Version 7 av Agrandos system ska INTE avinstalleras. Ikonerna för programmen och programgrupperna läggs upp. Starta därefter om PC:en och ev. Server. Ta sen direkt en säkerhetskopia av den nykonverterade databasen innan du börjar jobba i systemet. M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 4 av 18
2.3 Vad kan gå snett? Installationen är enkel att följa, speciellt om man tagit sig lite tid att läsa medföljande instruktioner. Oftast går det snett om man sätter igång och gör installationerna utan att ha en aning om vad den syftar till och i vilken ordning saker ska göras. Börja inte själv avinstallera/ominstallera om något gått snett ring supporten 505 219 10 - vi finns till för dig! Några saker som du INTE ska göra: Tänk först gör sen 1. Börja ingen installation innan du läst igenom anvisningarna 2. Avinstallera inte befintlig version 7 av systemen 3. Avinstallera inte befintlig Progress 10.1C 4. Installera inte till annan plats än där version 7 av system är installerade 5. Skapa inte en ny tom databas (ditt data går då förlorat) 6. Läs inte in en säkerhetskopia från version 7 till version 8 av systemet 7. Ta inte bort programgrupper eller databaser manuellt Vi svarar alltid på frågor kring dessa anvisningar och ger råd kring installationen det ingår i ordinarie support! 2.4 Installationshjälp och felavhjälpning Installationshjälp Om du känner dig osäker och inte har någon lokalt IT-stöd kan du beställa installationshjälp över nätet. Förutsättningen är att du är behörig och har tillgång inloggningar som administratör på den maskin/er som installation ska göras på. Hjälpen omfattar installation av serverdel och klient på en maskin och vi gör det via Teamviewer. Arbetet tar 40-60 min. Pris: 925 kr exkl lagstadgad moms. Felavhjälpning Om fel uppstår i installationen ger vi fri support och felavhjälper om det beror på fel i vårt installationsprogram. Handhavandefel från dig som kund eller fel som uppstår pga. att instruktionerna inte efterföljts försöker vi avhjälpa mot timdebitering. Timpris: 925 kr exkl lagstadgad moms. M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 5 av 18
3 Nyinstallation Om Du i samband med uppgraderingen av version 7 till 8 byter maskinvara (PC eller Server) rekommenderar vi att du fortfarande gör en uppgradering och konvertering av databasen på den gamla maskinen och tar ut en säkerhetskopia. Därefter gör du en Nyinstallation enligt anvisningarna i Teknisk information version 8.0.pdf 4 Nyheter i systemen, version 8 Här nedan tas bara upp de viktigaste/största ändringarna i systemen. Läs mer i resp. nyhetsbrev som skickas separat. LabOra Ekonomi Systemet har kompletterats med en omfattande Systemlogg i samtliga moduler där alla gjorda förändringar kan spåras. Ny funktion för att utnyttja Svenska kyrkans externfakturering (printertjänst). Utlandsbetalning och betalning till bankkonto är nu möjligt via Swedbank eller Nordea. I EFH (elektronisk fakturahantering) finns nu en Aviseringsfunktion som underlättar för fakturahandläggaren att överblicka aktivitetsläget ytterligare. LabOra Lön Bilddatabas kan nu aktiveras för att lägga in bilder, CV:n, utbildningsbevis eller annan dokumentation kring de anställda. Ytterligare funktionalitet kommer i senare versioner. SCB-statistiken har innehållit en del fel som nu är rättade. Fortfarande krävs dock rätt inregistreringar både på anställning och i löneberedningen för rätt resultat. Ett antal buggar i löneberedningen som rör import från Tid-redovisningen har rättats. LabOra Kyrkogård Innehåller fullt stöd för Kommunikatorn där du i olika delar av systemet och under förutsättning av behörighet kan slå på personnummer och erhålla rätt adress eller en adressuppdatering från Skatteverket och KBOK. Totala adressuppdateringar går också att göra Rättningar har gjorts i Återrapporten av betalningar från LabOra Ekonomi har rättats i flera avseenden och nu återrapporteras även fakturanummer för enklare spårning. I fortsättningen skall man använda antingen Direktöverföring eller filöverföring med det nya filformatet Sveorder (xml-filer). Kvittens av återrapporten från GAS är färdigställd. M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 6 av 18
5 Rapporter I version 8 av Agrandos system kommer rapporterna på bildskärm se annorlunda ut jfr. tidigare. En del funktionalitet har bortfallit vilket vi avser att arbeta med i kommande versioner. Ny funktionalitet har också tillkommit vilket beskrivs nedan. 1. Innan du skriver ut första gången rekommenderar vi att du stänger av Adobe Readers något överdrivna Förbättrade skydd. Det gäller dels det aktiverade Sandlådeskyddet och det Förbättrade skyddet. Båda ska avaktiveras annars hindrar den utskrifter från våra system. Starta Adobe Reader. Välj Redigera och Inställningar. Välj Skydd (förbättrat). 2. När du tar ut en rapport från någon av systemen Ekonomi, Lön eller Kyrkogård så kommer den ut i Adobe Reader första gången. M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 7 av 18
Rent prestandamässigt rekommenderar vi istället att välja Visa via Internet Explorer. Rapporten visas något snabbare. Gör inställningen direkt i Rapporten under Inställningar. 3. Du kan Skriva ut direkt eller Spara som (under Arkiv). P.g.a av förvrängningseffekter i Adobe Reader måste du skriva ut t.ex. Kundfakturor och Lönespecifikationer (allt som skall skrivas ut på färdiga talonger) direkt från Utskriftssymbolen eller Arkiv/Skriv ut. 4. I det lilla gråa pop-up fönstret finns fler alternativ såsom att minska eller öka storleken på texten. Om du väljer den högra symbolen öppna Adobe Reader Verktygsfält så kommer du till ett verktygsfält där du kan göra ett antal saker. a) E-posta pdf:en till en e-postmottagare b) Snabbhoppa till annan sida genom att skriva sidnumret M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 8 av 18
Märk också att du nu kan scrolla ned för att byta sida! c) En förbättrad Sökfunktion i där du anger ett villkor, Konto, namn, belopp etc. och får ett sökresultat i den lilla scrollen till höger. Markera det värde som är av intresse och rätt sida visas i det högra Rapportfönstret. 5. Excelexporten (data only) har vi inte fått med i denna version. I Kyrkogård kan alla scrollar skrivas ut som Export till Excel. I Lön finns en dedikerad för Personregistret men kompletteringar kommer behöva göras. I Ekonomi rekommenderar vi att du väljer Skicka till Excel som skapar en kolumnseparerad rapport för vidare bearbetning. De inbyggda export och importmöjligheterna för t.ex Budget påverkas inte av detta. Vi avser att arbeta med frågan i kommande Versioner. M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 9 av 18
BILAGA Detaljerade bilder på installationen av version 8.0 av LabOra Ekonomi, Lön och Kyrkogård Välkommen till version 8.0 av LabOra Ekonomi, Lön och Kyrkogård. Versionen innehåller dels, en helt ny databasplattform Progress 11.3 dels, ordinarie programutveckling i de tre systemen. OBS! Du bör ha läst dokumentet Version 8 med installationsanvisningar innan du påbörjar installationen. Den innehåller anvisningar för alla befintliga installationer med databaser som ska konverteras till den nya versionen DU MÅSTE TA SÄKERHETSKOPIA PÅ DATABASERNA INNAN DU PÅBÖRJAR INSTALLATIONEN! Installationsbilder ett komplett exempel 1. För att börja installera så går du till Agrando hemsida: www.agrando.se. 2. Ladda hem och spara Progress 8 - förslagsvis på en gemensam filarea på G:/ eller på din hårddisk. Gör samma sak med de system som din församling eller du använder. Du kan nämligen behöva göra flera klientinstallationer eller nyinstallationer senare. Vill du hellre ha programvaran på en USB-sticka kan en sådan beställas via support@agrando.se. (Till All-inklusive kunder skickas en färdig USB-sticka) Ange ditt namn och faktureringsadress. Pris: 500 kr exkl. lagstadgad moms. 3. För att starta installationen dubbelklickar du på filen: 4. En säkerhetsvarning dyker upp. Välj Kör. M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 10 av 18
5. Installationspaketet lägger upp detta fönster. Välj Options 6. Kontrollera att installationsvägen ser ut enligt nedan: Tryck OK. Installationen startar detta moment tar tid. Ha tålamod M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 11 av 18
7. Efter max 10 min kommer detta fönster upp låt installationen fortsätta. 8. Eventuellt triggar installationen igång en säkerhetsvarning från Windows. Välj Häv blockering M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 12 av 18
9. Låt installationen gå klart tills du får upp detta fönster. Setup successful Stäng installationen med Close Tips. Har du flera klienter som ska uppgraderas så kan du starta installationen på flera samtidigt spar tid. 10. Installation av ett system och uppgradering av databasen t.ex. LabOra Lön 11. För att starta installationen dubbelklickar du på filen: 12. Även här får du upp en varning om Okänd utgivare. Tryck Kör. 13. Välkomstfönstret visas. Tryck Nästa M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 13 av 18
14. Godkänn licensavtalet för produkten. Tryck Nästa 15. Om du är en s.k. singelanvändare så kan du installera server och klient samtidigt. Annars gäller att installera Server först därefter klienter. Not: Det är oftast en fördel att installera en klient på Servern också en del systeminställningar kan behöva nås när man administrerar servern. Serverinstallation Singelinstallation eller Klient och databas på samma maskin Klientinstallation Tryck nästa. M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 14 av 18
16. Installationen föreslår en målmapp där den tidigare installationen finns. Kontrollera gärna att det stämmer. OBS! Om valt klient och server installation samtidigt så är det alltid Klientinstallationen den gör först. Om du behöver byta målmapp för installationen gör du det genom att Bläddra fram till rätt katalog. 17. Skriv in namn/adress på Servern det finns tre varianter; localhost, servernamn eller IP-adress till servern. På en Singelanvändare står det förvalt localhost. Srv01 M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 15 av 18
18. Installationen föreslår mapp för temporärfiler för utskrifter. Välj Nästa 19. Om du INTE stängt databasen kommer detta meddelande upp: Stäng databasen via OpenEdge Explorer. Och börja om installationen 20. I annat fall frågar installationen var Servern skall installeras. Vi rekommenderar att man gör det till samma mapp som där man har den nuvarande. Tryck Nästa M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 16 av 18
21. Om allt nu är redo för installation ser det ut så här: Välj Nästa. 22. Installationen startar. Databaserna säkerhetskopieras och konverteras. M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 17 av 18
23. När installationen gått klart föreslås att du läser Readme-filen. I den står det att det är viktigt att du direkt gör en Säkerhetskopia på databasen och sätter upp de framtida back-up jobben. 24. Installationen är nu klar. Om du har fler system som ska installeras väljer du: och gör de andra installationerna. I annat fall trycker du Slutför och startar om datorn. Bra jobbat du är nu i version 8! M Jonsson Version 8 med installationsanvisningar Sida 18 av 18