JOMALA KOMMUN Upphandling av IT-system för byggnadsinspektionen Anbudsförfrågan 24.2.2016
Namn på anbudsgivare: Adress: E-post: Kontaktperson: FO-nr/Moms.reg.nr: 1. Allmänt om upphandlingen Denna anbudsförfrågan avser ett webbaserat it-system för byggnadsinspektionen i flera åländska kommuner. Jomala kommun står som huvudman för upphandlingen och hela samarbetet. Det är Jomala kommun som har ansvaret gentemot leverantören. Byggnadsinspektionen i de olika kommunerna består av byggnämnd och tjänstemän i form av byggnadsinspektör och eventuellt sekreterare. Licensen för det it-system som upphandlas ska således inte vara begränsad till användare endast i Jomala kommun utan omfatta samtliga kommuner på Åland med separata användarkonton. Upphandlingen avser ett it-stödsystem för bygglovshandläggning samt anmälningsärenden. Jomala kommun och övriga kommuner väljer att köpa ett system som redan finns före att bygga upp ett eget system. Jomala kommun kommer att anta anbudet med det lägsta priset. Skriftligt anbud ska lämnas in senast den 21 mars 2016. 1.1 Upphandlande enhet Jomala kommun, byggnadsinspektionen FO-nummer 0205023-9 PB 2 AX- 221 51 Jomala Kontaktperson under anbudstiden: Billy Eriksson, byggnads- och miljöinspektör E-post: billy.eriksson@jomala.ax Telefon: +358 18 329 128 2
1.2 Information om byggnadsinspektionen Åland besår av 16 kommuner, varav 15 är aktuella för att använda det upphandlade systemet. Jomala kommun är tilltänkt huvudman för systemet och antalet kommuner som deltar i systemet kan vara 1-15. I de kommuner som är aktuella finns cirka 17 000 invånare och cirka 500 stycken bygglov beviljas årligen samt ett mycket varierande antal avloppstillstånd. Kommunerna har haft olika lösningar med mindre system för rapportering till Befolkningsregistercentralen i Finland ( BRC ). I nuläget finns tidigare uppgifter kring bygglov som måste beaktas i systemet. Dessa uppgifter kan i stor utsträckning fås av BRC för att få med all historik. En typisk användning av det framtida systemet är att handlägga bygglovsärenden, uppgifter från anmälningsblanketter (RH1,RH2,RH3,RH4,RH5,RK9). Vidare ska avloppstillstånd, rivningsanmälan, syneprotokoll, dagbokshantering över byggärenden och hantering av ansvarspersoner kunna hanteras i systemet. Informationen från RH/RK blanketterna ska kunna kommuniceras vidare till BRCs system (RAKI SYSTEMET), då ärendena fått sådan status. 2. Kravspecifikation Samtliga priser anges i euro, exklusive moms. Grundsystemet (punkt 2.2 i kravspecifikationen jämte beskrivning i inledningen om verksamhetsmiljö och tilltänkta användare) ska ha ett fast pris inklusive licenser, installationer, resor, faktureringsavgifter, utbildning, systemstart, projektledning, eventuell anpassning/översättning. Pris ska anges för initialkostnad och driftkostnad inklusive support, uppdatering, anpassning till nya regelverk. Support ska ske på svenska över e-post, telefon och fjärrkontakt. Initialkostnaden ska vara en engångsavgift och underhållsavgiften ska vara en löpande kostnad. Eventuella externa licenser, materialkostnader etcetera anges om de inte ingår. Vid ingen kostnad ange 0 euro. 2.1 Teknisk miljö Kommunerna använder standardwebbläsare, PC miljö med Windows system och har Internetuppkopplingar till arbetsplatserna. Det finns möjlighet att driftsätta system på central server, ange i sådana fall krav nedan. Eventuella mobila enheter, surfplattor eller övrig utrustning som krävs specificeras. Backuprutiner av systemet ska beskrivas vid leverans och ska säkerställa att data finns sparat för återskapning på minst 2 fysiska platser/system. Krav på operativsystem, databasservers, mjukvaror, minimi-/rekommenderad-hårdvara som krävs för systemet anges nedan: 3
2.2 Kravspecifikation- egenskaper av system som ska uppfyllas 2.2.1 Användare/Rättigheter Användare ska kunna identifieras i systemet och ha olika inloggningar. Flera samtidiga användare ska kunna använda systemet. Användare loggar in och autentiseras med lösenord. Användare ska kunna ha olika rättigheter och behörigheter och dessa rättigheter ska kunna ställas in av Huvudanvändare/Jomala kommun (se punkt 1.2 ovan för information om antal användare och volymer). Leverantören ska ange vad en extra användare eller extra samtidig användare kostar per användare. Systemet ska vara tillgängligt som en webbapplikation så att användare med webbläsare (exempelvis Internet Explorer, Firefox, Chrome) kan använda systemet platsoberoende. Systemet ska vara webbaserat. 2.2.2 Register Systemet ska innehålla ett byggnadsregister för att hantera, både permanenta och temporära, bygglov/anmälningar. I registren ska nödvändiga fält för att lagra all information som RH blanketterna hanterar ingå samt fält för hantering av status på ärendet, syner, dagboksanteckningar och övriga behövliga uppgifter för myndighetsutövningen. Informationen i registren ska vara sökbar så att det går att hitta ett bygglov/anmälan på basen av sökandens namn, sökandens adress, byggnadens adress, fastighetsbeteckning, ärendenummer, årtal och typ av byggnad (användningsändamål). 2.2.3 Utksrifter/Rapporter Utskrifter/rapporter som ska ingå i systemet för hantering av bygglov/anmälningar: 1. Underlag eller mall för hantering av olika ärenden i form av tjänstemannabeslut eller beslut från byggnämnd. 2. Debiteringsunderlag (dock inte komplett system för fakturering/reskontra) 3. Statistik över tidsperiod för olika ärenden (t.e.x. månads- och årsstatistik över ärenden, handläggningstider, typ av byggnader, antal lägenheter m.m.) 4. Följebrev till ansvariga personer 5. Underlag för besluttext inklusive besvärsanvisning (nämndbeslut och tjänstemannabeslut). 2.2.4 Kommunikation med BRC (RAKI) och Lupapiste Då ett ärende får sådan status att det ska rapporteras till BRC ska detta skötas av systemet, så att datamaterial skapas enligt aktuell standard för kommunikation och sedan överförs till BRC enligt deras anvisningar. Systemet ska klara av att kommunicera med systemet Lupapiste enligt gällande standarder. 4
ANBUDETS PRIS 1.Uppstartspris för punkterna 2.2.1 till 2.2.4 med användare: 2. Tillägg för uppstart av Lupapiste koppling: 3. Tillägg för uppstart av BRC (RAKI) koppling: 4. Årligt pris för punkterna 2.2.1 till 2.2.4 för 60 användare: /år 5. Pris per extra användare per styck/år: /år 6. Pris per extra användare per styck, uppstart: 7. I priser i punkt 1-6 ovan ingår serverhyra och kommunkationssäkerhetskostnader: JA NEJ Pris för systemet kommer att beräknas enligt formel 1+2+3+(9år*4) = Kostnadsspecificering av de olika delarna (fritt formulerad): 2.2.5 Säkerhetskopiering av system Databaserna för systemet ska kunna säkerhetskopieras med underhållsrutin som ska köras minst en gång per dygn eller så ofta Kommunerna önskar. Det ska finnas en rutin för hur databaser återställs från en säkerhetskopia. Det ska finnas en plan för hur systemet kan byggas upp på nytt med säkerhetskopian utan tillgång till tidigare system/databas. 2.2.6 Utbildningsdagar För skolning av och i systemet sköter leverantören skolning i beställarens lokaler (på Åland i datasal eller föreläsningssal). Skolning ska ske på svenska. En dag är 7,5 timmar utbildning och resa och logi ska ingå i priset. Manual på svenska ska finnas tillgänglig för utskrift (PDF) vid leverans/ibruktagande/skolning. Pris per dag 5
2.3 Support Anbudsgivaren ska tillhandahålla teknisk support och driftsupport till Jomalas it-förvaltare samt vid behov Kommunernas personal. Leverantören ska lämna information om användning, systemadministration, underhåll och drift till beställaren. Anbudsgivaren ska tillhandahålla personlig support (användarsupport) för användare antingen via leverantörens supportärendehanteringssystem, telefon och/eller e-post under normal kontorstid (kl. 08-16 finsk tid). Ärenden (frågor) ska besvaras inom 24 timmar från att ärendet tagits emot hos support funktionen om inget annat överenskommes/meddelas vid ärendets registrering/mottagande. All kontakt ska ske på svenska. Om det inte finns begränsning i antal supportärenden ange då detta genom att skriva pris 0 och antal timmar/ärenden som ingen begränsning. Ange om det är timmar eller ärenden som avses. Antal timmar/ärenden som ingår per månad: pris: À pris/ timme/ärende utöver: 2.4 Systemets tillgänglighet och servicenivå Systemet ska vara tillgängligt kontinuerligt, men alltid under arbetsdagar kl. 07:00-21:00 (finsk tid, sommartid beaktat). Planerade systemavbrott, såsom schemalagt underhåll, ska meddelas minst 7 dagar före det att det planerade avbrottet är tänkt att äga rum. Planerade systemavbrott ska hållas mellan kl. 22:00-06:00. Oplanerade avbrott kan under vissa omständigheter utgöra tillåtna avbrott. Leverantören äger rätt att besluta om akut nedtagning av system eller tjänster om en professionell bedömning visar att utebliven åtgärd innebär uppenbar risk för långtgående skador eller långvarig otillgänglighet. Beställaren ska meddelas så fort som möjligt om avbrotten samt uppskattad tid för avbrottet. Om det oplanerade avbrottet varar mer än två timmar ska en rapport med förklarning delges till beställaren inom 14 dagar efter avbrottet. Även avbrott till följd av oöverskådliga hinder (force majeure) ska meddelas. Vid systemfel ska återskapande av data göras inom ett dygn (24 timmar) räknat från tidpunkten för när felet är åtgärdat och/eller från när avbrottet upphört. Anbudsgivaren godkänner tillgänglighet och servicenivå: Ja Nej 2.5 Utbildning och manualer Utbildning för befintlig personal och IT-förvaltning ska ske på beställarens kontor direkt efter installation. Utbildningen filmas för att kunna visas vidare för beställarens anställda och underleverantörer och dess IT-förvaltning. Användarmanualer ska finnas tillgängliga för beställaren i digitalt utskrivbart format (t ex PDF). Utbildning och manualer ska vara på svenska. Minst ett uppföljningsmöte ska ske inom ett halvår efter den första utbildningen. Mötena bestämt enligt behov. En dag är 7,5 timmar utbildning och resa och logi ska ingå i priset. Anbudsgivaren godkänner utbildning och manualer Ja Nej 6
Kort beskrivning över grundutbildning: Pris per uppföljningsutbildning/dag: 3. Upphandlingsform Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger inte det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 209 000 euro. I enlighet med 1 2 mom. landskapslag (ÅFS 43/1994) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tillämpas därför inte rikets lag om offentlig upphandling (FFS 348/2007) på upphandlingsförfarandet. Upphandlingen genomförs i form av en kombination mellan ett öppet- och riktat förfarande där upphandlingen 24.2.2016 annonserats i en på Åland utkommande lokaltidning samt översänts till fem utvalda leverantörer. Anbudsförfrågan innehåller anbudsförfrågan inklusive kravspecifikation samt utkast till avtal. 3.1 Anbudets innehåll Jomala kommun har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad och fullständig information. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar uppställda förutsättningar och krav kommer att uteslutas från upphandlingen. För att underlätta likabehandlingen i utvärderingen ska anbudsgivaren använda det integrerade svarsformuläret i detta förfrågningsunderlag (svarsrutor och rader). Korrekt ifyllt svarsformulär skapar förutsättningar för att samtliga efterfrågade uppgifter kommer med i anbudet. Alternativa anbud och delanbud beaktas inte och förhandling sker inte efter inlämnat anbud. 3.2 Avtalsperiod Avtalsperioden utgör en period om sextio (60) månader, med planerad begynnelsedag 1.5.2016. Exakta datum och avtalsperioden regleras vid tidpunkten för tecknade av avtalet. Beställaren Jomala kommun har en option att två gånger förlänga avtalstiden med tjugofyra (24) månader vardera (oförändrade villkor). Beställaren ska respektive gång senast fyra (4) månader före upphandlingsavtalet slutar att gälla skriftligen meddela leverantören ifall denne ämnar utnyttja optionen. 7
4. Krav på anbudsgivare 4.1 Beskrivning av företaget Anbudsgivaren ska lämna en kort beskrivning av företagets verksamhet, affärside och antal anställda. Det bör framgå hur de säkerställer att anbudsgivaren har resurser, kompetens och erfarenhet att genomföra uppdraget. 4.2 Uteslutning av anbudsgivare Anbudsgivaren kommer att uteslutas från prövningen av anbuden om det kommer till Jomala kommuns kännedom att anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren enligt lagakraftvunnen dom är dömd för brott enligt 53 i lagen om offentlig upphandling (FFS 348/2007). Anbudsgivaren kommer vidare att uteslutas från prövningen av anbuden om anbudsgivaren är i eller föremål för någon av punkterna i 54 i lagen om offentlig upphandling (FFS 348/2007). är försatt i konkurs eller blir upplöst eller har avbrutit sin affärsverksamhet eller har skulder som har reglerats genom ett fastställt ackord, ett saneringsprogram eller genom något annat motsvarande program som grundar sig på lagstiftningen, är föremål för försättande i konkurs eller upplösning eller för något annat förfarande som avses i ovanstående punkten, genom en lagakraftvunnen dom har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning, i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse, som kan styrkas av den upphandlande enheten, har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller socialförsäkringsavgifter i Finland eller i etableringslandet, eller har lämnat väsentligt oriktiga uppgifter då den lämnat den upphandlande enheten uppgifter som gäller tillämpningen av 8 kap. eller försummat att lämna de uppgifter som krävs. Anbudsgivaren försäkrar att inget av det ovanstående gäller: Ja Nej 8
4.3 Registrering Anbudsgivaren ska vara registrerad i aktiebolags-, förenings-, handels- eller motsvarande register. Innan anbudsgivaren erbjuds att teckna avtal kontrollerar Jomala kommun i register om anbudsgivaren är registrerad. Anbudsgivaren är registrerad: Ja Nej 4.4 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska kunna uppvisa på begäran att denne har ekonomisk kapacitet och stabilitet att genomföra uppdraget. Anbudsgivaren kan på begäran lämna uppgifter om ekonomisk ställning: Ja Nej 4.5 Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska ha en ansvarsförsäkring med ett relevant värde för de tjänster som erbjuds. Anbudsgivaren kan på begäran lämna uppgifter om ansvarsförsäkring: Ja Nej 4.6 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Leverantören ska under de tre senaste åren ha utfört flera liknande projekt för externa kunder. Referensprojekten ska avse ett färdigt bygglovshandläggningssystem. Som bevis på att kraven uppfylls ska anbudsgivaren kunna ange minst tre (3) referenser som kan styrka att leverantören har den yrkesmässiga kapaciteten, kompetensen och erfarenhet för att fullgöra dylika projekt. Referens 1: Namn: Kontaktuppgifter: Referens 2: Namn: Kontaktuppgifter: Referens 3: Namn: Kontaktuppgifter: 9
4.7 Språkkrav Åland är ett självstyrt svenskspråkigt landskap i Finland. Anbudet och samtliga avtal och bilagor ska upprättas på svenska. All kommunikation mellan anbudsgivaren och den upphandlande enheten (Jomala kommun) ska ske på svenska. Anbudgivaren bekräftar att språkkrav uppfylls: Ja Nej 5. Inlämnande av anbud 5.1 Villkor för anbudsgivning Anbud ska lämnas på de villkor som framgår av anbudsförfrågan. Samtliga prisuppgifter ska anges i euro exklusive mervärdesskatt, priserna ska vara i kraft fyra månader efter sista anbudsdag. Faktureringsavgifter, leveransavgifter, resekostnader eller motsvarande avgifter ska ingå i anbudspriserna. Anbud ska vara skriftligt och på svenska. Anbud ska lämnas på hela uppdraget. Anbud ska lämnas som ett undertecknat original. Anbudet ska skrivas under av behörig firmatecknare efter att dokumentet skrivits ut. Underskrift av anbudet innebär också att anbudsgivaren: o Uppfyller kravet på anbudets giltighetstid. o Lämnar en sanningsförsäkran som innebär att anbudsgivaren intygar att leverantören uppfyller anbudsförfrågans krav. Om en person som inte är registrerad firmatecknare skriver under anbudet ska en fullmakt som har skrivits under av registrerad firmatecknare bifogas anbudet. Av fullmakten ska framgå att den som skrivit under anbudet är behörig att göra det. Anbud som lämnas genom fax eller e-post godtas inte. Alternativa anbud och delanbud beaktas inte och förhandling sker inte efter inlämnat anbud. Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. Jomala kommun vill ha anbudet i en tillsluten försändelse märkt ANBUD, Bygglovssystem. Anbudet ställs till: Jomala kommun, byggnadsinspektionen, PB 2 AX-22151 Jomala. Om anbudsgivaren väljer att lämna anbudet personligen är Jomala kommuns öppettider kl. 09-15 måndag-fredag. Adressen är Godbyvägen 448, Jomala. Det finns även ett låst postfack utanför som kan användas. Anbud ska vara Jomala kommun tillhanda senast den 21 mars 2016. 5.2 Frågor och svar Alla förfrågningar som rör anbudsförfrågan ska skickas per e-post till billy.eriksson@jomala.ax med rubriken Upphandling av bygglovssystem. För att möjliggöra en icke-diskriminerande behandling av anbudsgivare kommer Jomala kommun att publicera alla frågor och svar gällande upphandlingen på http://www.jomala.ax/sv/hem. 10
6. Behandling och utvärdering av anbud 6.1 Behandling av anbud På inkomna anbud noteras datum. Alla anbud öppnas samtidigt efter det att anbudsfristen löpt ut. Öppningstillfället protokollförs. Därefter görs en kontroll av de anbud som inlämnats. De anbud som lämnats in för sent eller inte uppfyller kraven i denna anbudsförfrågan beaktas inte. Det är byggnämnden i Jomala kommun som fattar det slutliga beslutet i upphandlingsförfarandet, varefter anbudsgivarna skriftligen informeras om vem som erhållit upphandlingen. Till det skriftliga meddelandet bifogas en besvärshänvisning. Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Detta medför att inkomna anbud inte är offentliga förrän Jomala kommun fattat ett slutligt upphandlingsbeslut eller då upphandlingsavtalet ingåtts. Anbudsgivaren ska separat ange ifall denne anser någon information vara sekretessbelagd och motivera varför med hänvisning till eventuell risk för skada. Det är dock Jomala kommun som avgör om någon information är att betrakta som sekretessbelagd. 6.2 Utvärdering av anbud och kontraktsskrivning Anbudet med det lägsta totala priset antas (jämförelsen av anbud görs utgående från totalkostnaden för både avtalstiden och optionstiden) (se formel s. 5 ovan). Tidigast tjugoen (21) dagar efter det att Jomala kommun fattat upphandlingsbeslutet skrivs avtal med den leverantör som erhållit upphandlingen. 7. Underskrift av anbudet Anbudet ska skrivas under av behörig firmatecknare. Om en person som inte är registerad som firmatecknare skriver under anbudet ska en fullmakt som skrivits under av registrerad firmatecknare bifogas i anbudet. Av fullmakten ska framgå att den som skrivit under anbudet är behörig att göra det. Underskrift av anbudet innebär också att anbudsgivaren Uppfyller kravet på anbudets giltighetstid Accepterar utkastet på avtalet Datum och ort: Underskrift Namnförtydligande och titel 11
8. Utkast till avtal Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats och undertecknas av båda parter. Antagen anbudsgivare förbinder sig att underteckna och återsända av Jomala kommun översänt avtal tidigast efter att besvärstiden löpt ut. Villkoren godkänns i sin helhet i samband med att behörig firmatecknare hos anbudsgivaren skriver under anbudet. När tilldelningen vunnit laga kraft kommer ett avtal att upprättas mellan Jomala kommun och vald anbudsgivare. Avtalet kommer att ha motsvarande innehåll som dessa avtalsvillkor: Parter Jomala kommun (FO-nummer: 0205023-9) PB 2, AX-22 151 Jomala (nedan Beställaren ) och Namn leverantör ((FO-nummer: x) Adress (nedan Leverantören ) Beställaren och Leverantören benämns nedan gemensamt Parterna. Avtalets omfattning Detta avtal har tillkommit genom ett upphandlingsförfarande. Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med anbudsförfrågan. Avtalsperiod och option Detta avtal gäller från och med x.x.2016 till och med x.x.2021. Avtalet slutar att gälla utan föregående uppsägning. Beställaren har en option att två gånger förlänga avtalstiden med tjugofyra (24) månader vardera (oförändrade villkor), d.v.s. från och med x.x.2021 till och med x.x.2023 samt från och med x.x.2023 till och med x.x.2025. Beställaren ska respektive gång senast fyra (4) månader före avtalet slutar att gälla skriftligen meddela leverantören ifall denne ämnar utnyttja optionen. Pris Enligt anbudsförfrågan. Avtalade priser är fasta under det första året av avtalsperioden. Eventuella prishöjningar under avtalsperioden ska aviseras senast två kalendermånader innan de träder i kraft och ska godkännas skriftligt av Beställaren. Retroaktiva höjningar godkänns inte. Prisjusteringar kan endast ske en gång per år under avtalsperioden. 12
Ändringar och tillägg till avtalet under avtalsperioden Ändringar och tillägg måste godkännas skriftligen av båda parter. Leverans Leverans av grundsystemet (2.2 enligt kravspecifikation) ska ske senast 16.8.2016. Leverans av utbildning, provdrift, manualer och överföring ska vara genomfört inom perioden 1.9.2016 16.9.2016. Uppföljning under avtalsperioden Beställaren och Leverantören ska ha regelbundna uppföljningsmöten enligt behov, dock minst två gånger per år. Mötena kan ske på plats, per telefon eller videomöte (t.ex. Skype). Beställaren och Leverantören kan vid behov begära extra uppföljningsmöten. Fel eller brist För den händelse att Leverantören brister vid utförandet av uppdraget, alternativt levereras en felaktig tjänst, ska Beställaren anmäla felet eller bristen skriftligen per e-post inom skälig tid efter det att beställaren märkt felet eller bristen. I förekommande fall har Leverantören då möjlighet att själv omgående kontrollera felet eller bristen. Leverantören ska utan oskäligt uppehåll vidta rättelse. Detta sker genom att leverantören fullgör alternativt korrigerar felet eller bristen. Är felet eller bristen av väsentlig betydelse för Beställaren och har rättelse inte skett inom trettio (30) dagar från det att Beställaren reklamerade felet/bristen kan Beställaren med omedelbar verkan häva avtalet i dess helhet eller den del av avtalet som är hänförlig till felet/bristen. Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal. Om Leverantören missköter uppdraget har Jomala kommun rätt att låta avhjälpa felet eller bristen på Leverantörens risk och bekostnad eller begära sådant prisavdrag som motsvarar felet eller bristen. Ansvar för underleverantör Leverantören svarar för underleverantörers arbete i alla led som för sitt eget. Leverantören har rätt att byta ut eller lägga till underleverantörer under avtalsperioden för utförande av sitt uppdrag. Underleverantörer som Leverantören behöver anlita för utförande av sitt uppdrag ska skriftligen godkännas av Jomala kommun. Leverantören ska kontrollera att underleverantörer fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, till exempel avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att ta del av Leverantörens avtal med eventuella underleverantörer. Distribution av tjänst Tjänster som detta avtal omfattar kan beställaren Jomala kommun vidare avtala med andra användare/slutkunder om att ansluta sig. Då Beställaren är huvudman har Beställaren ansvaret att fullfölja avtalet gentemot Leverantören, men har rätt att distribuera systemet till övriga kommuner/kommunalförbund på Åland samt avtala om vilka kostnader som Beställaren uppbär av övriga användare. 13
Betalningsvillkor Betalning till leverantören sker i efterhand mot faktura. Fakturan ska skickas till Beställaren senast femton (15) dagar före förfallodagen. Av fakturan ska mervärdesskattebeloppet framgå. Fakturan ska skickas per e-post till info@jomala.ax i PDF-format eller per post till: Jomala kommun Byggnadsinspektionen PB 2, AX-22 151 Jomala Rätt att hålla inne betalning och att göra avdrag Ifall Leverantören trots ett skriftligt meddelande från Beställaren inte åtgärdar uppkomna fel och brister får Beställaren hålla inne betalningen till Leverantören fram till dess att Leverantören åtgärdat problemet. Rätten att hålla inne betalning gäller endast fel eller brister som grundar sig på skäl som beror på Leverantören. Beställaren har även rätt att dra av ett eventuellt avtalsvite, enligt nedan, från betalningen till Leverantören. Dröjsmål med betalning Ifall Beställaren inte betalar fakturan senast vid förfallodagen, har Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt bestämmelserna i räntelagen (FFS 633/1982). Leverantören har även rätt att avbryta fullgörandet av sina förpliktelser enligt detta avtal, ifall Beställaren ej erlägger betalning för en klar och ostridig faktura senast trettio (30) dagar räknat från förfallodagen. Leverantören ska, senast femton (15) dagar före ett planerat avbrott verkställs, skriftligen meddela Beställaren om avbrottet. Dröjsmål och förhinder Ifall någondera part märker att det kommer att uppstå dröjsmål eller förhinder med att fullgöra sina förpliktelser enligt detta avtal eller anser ett dröjsmål eller ett förhinder vara sannolikt, ska denne omgående skriftligen meddela den andra parten. Avtalsvite Beställaren har rätt att erhålla avtalsvite om Leverantören inte fullgör sina förpliktelser enligt detta avtal på grund av skäl som beror på Leverantören. För varje påbörjat dygn/tillfälle som Leverantören inte fullgör sina förpliktelser enligt detta avtal har Beställaren rätt till ett avtalsvite om 500 euro. Förtida uppsägning Beställaren har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, ifall Beställaren kan visa att denne inte skulle ha ingått avtalet med Leverantören om Beställaren vid upphandlingsbeslutet hade varit medveten om de faktiska omständigheterna kring Leverantören. Med dessa omständigheter avses de uteslutningsgrunder som räknas upp i 53 och 54 i lagen om offentlig upphandling (FFS 348/2007). Ifall avtalet sägs upp har Leverantören rätt att få full betalning för redan utfört arbete. Leverantören har däremot ingen rätt att erhålla någon annan ersättning med anledning av att avtalet upphör att gälla. Beställaren har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, om Leverantörens ekonomiska eller andra omständigheter har förändrats så väsentligt att det är sannolikt att Leverantören inte kommer att kunna fullgöra sina förpliktelser. Innan Beställaren säger upp 14
avtalet är denne dock skyldig att underrätta Leverantören om att avtalet kan komma att sägas upp ifall Leverantören inte inom en skälig tid visar att denne kan fullfölja avtalet. Beställaren har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, om upphandlingsbeslutet upphävs eller ändras av domstol eller om Beställaren ej beviljas medel för verksamheten. Leverantören har i så fall ingen rätt att erhålla någon ersättning med anledning av att avtalet upphör att gälla. Leverantören har inte heller rätt till någon ersättning ifall upphandlingsavtalet ogiltigförklaras av domstol eller om avtalstiden förkortas av domstol. Force Majeure Bägge parter äger åberopa underlåtenhet att fullgöra avtalet, om dess fullgörande förhindras eller väsentligen försvåras till följd av omständigheter utanför parts kontroll såsom krig, mobilisering, politiska oroligheter, eldsvåda, naturhändelse eller arbetskonflikter. En part ska omgående skriftligen meddela den andra parten om att sådan omständighet inträffat och inom sju (7) dagar förse den andre parten med en utredning om hur omständigheten påverkar fullgörandet av förpliktelser enligt detta avtal. Medför omständighet som avses ovan att detta avtal ej skäligen kan fullgöras, äger vardera parten skriftligen med omedelbar verkan säga upp avtalet utan särskild ersättning till den del avtalets fullgörande på ovannämnda grund förhindrats. Beställaren har även, så länge en åberopad omständighet råder, rätt att anlita någon annan Leverantören ifall detta är nödvändigt och möjligt. Sekretess Bägge parter förbinder sig att hemlighålla konfidentiellt material och konfidentiell information som de med anledning av detta avtal erhåller från varandra. Som konfidentiellt material och konfidentiell information avses både muntliga och skriftliga uppgifter som enligt lag är sekretessbelagda. Det betraktas inte som sekretessbrott om uppgifter lämnas ut till myndigheter eller andra organ på grundval av förpliktande myndighetsbestämmelser. Bägge parter ska tillse att personer inom parternas organisationer och eventuella externa konsulter som erhåller tillgång till konfidentiell information är medvetna om att den konfidentiella informationen är sekretessbelagd. Bägge parter ska även tillse att dessa personer efterlever sekretessbestämmelserna i detta avtal såsom om de vore parter till avtalet. Leverantören får inte, utan ett skriftligt samtycke, använda detta avtal eller Beställarens namn i marknadsföring. Leverantören får dock utnyttja detta avtal som referens vid inlämnande av anbud till andra upphandlande enheter. Överföring Ingendera part har rätt att överlåta detta avtal eller de rättigheter eller förpliktelser som baserar sig på detta avtal utan den andra partens på förhand givna skriftliga samtycke. Ändringar och tillägg Eventuella ändringar eller tillägg till detta avtal ska för att träda i kraft göras skriftligen och bekräftas av bägge parter. Biståndsskyldighet vid byte av leverantör När Leverantören eventuellt byts ut är denne skyldig att bistå Beställaren med att överföra förpliktelserna i detta avtal till den nya leverantören. Leverantören har rätt att erhålla 15
ersättning för de merkostnader Leverantören kan visa har samband med ett byte av leverantör. Biståndsskyldigheten börjar redan innan detta avtal slutat att gälla, när det har sagts upp i förtid eller när Beställaren meddelat att denne kommer att starta en ny upphandling. Biståndsskyldigheten fortgår högst sex (6) månader efter det att detta avtal slutat att gälla. Tillämplig lag och tvistelösning På detta avtal tillämpas finsk lagstiftning samt åländsk lag till de delar landskapet Åland har egen lagstiftningsbehörighet. Alla eventuella tvister som uppstår på grund av detta avtal ska avgöras av Ålands tingsrätt som första instans. Kontraktshandlingar och prioritetsordning De nedan angivna avtalsdokumenten kompletterar varandra på så sätt, att varje enskild bestämmelse som regleras i något av dokumenten ses som giltiga, även om bestämmelsen inte finns nämnt i varje enskilt dokument. Ifall det förekommer motstridiga uppgifter i nedan angivna dokument ska bestämmelserna tolkas i följande ordning: 1. Villkoren i detta avtal; 2. Beställarens anbudsförfrågan (Bilaga 1); och 3. Leverantörens anbud i sin helhet (Bilaga 2). Datum och underskrift Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, ett (1) för vardera parten. Jomala den x april 2016 Jomala kommun Namn Leverantör Billy Eriksson Byggnads- och miljöinspektör Namn Titel 16