Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar



Relevanta dokument
Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Hur gör jag med dokumenten?

Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle Huvudregistrator Jenny Åtegård

Registrering och hantering av allmänna handlingar

Uppföljning gällande Stadsarkivets tillsyn av barnoch utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar slutrapport

Svar över vidtagna åtgärder önskas före februari månads utgång 2009.

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Förstudie. Nerikes Brandkår. Diarieföring av allmänna handlingar Ref Roger Wallin

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).


INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG Antal sidor: 6

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Regler för dokument- och ärendehantering

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014

Granskningar avseende Upphandling och Personuppgiftslagen

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

Tillsynsavdelningen Dnr RA /195

ÖVERGRIPANDE PRINCIPER FÖR OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS I INTEGRITETSKÄNSLIG FORSKNING

Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013

Antagen av kommunstyrelsen Reviderad

Riktlinjer för digital arkivering

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Tredje sjöstridsflottiljen (3.sjöstridsflj) den 10 september 2009.

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009.

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator

Personuppgiftslagens övergångsbestämmelser upphör; personinformation på webbsidor; m.m.

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik

Remiss: Förslag till förordning om behandling av personuppgifter i Lantmäteriets databas för arkiverade handlingar

E-delegationen VLDS 4.1 Juridiska aspekter på digital samverkan v1.0

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

Beredningsprocessen i kommunens nämnder och styrelsen

Verksamhetssystem och dokumenthantering

Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008.

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m.

Revisionsrapport: Granskning av förbundets rutiner för att hålla god offentlighetsstruktur

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

ISO I PRAKTIKEN

Gallring av digitala handlingar

Tillsynsavdelningen Dnr RA /4114 T Ståhle

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

- Verkställa gallring.

Verkställighet och återrapportering kultur och samhällsutvecklingsnämnden

Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess

Inspektionsrapport Dnr RA /1524

Delegation av beslutanderätten från kommunstyrelsen

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Revisionsrapport. Föreningsbidrag. Gällivare kommun. Mars Hans Forsström, certifierad kommunal revisor Rolf Särkimukka, revisionskonsult

pwc förutsättningar för pedagogiskt Revisionsrapport Gnesta kommun Magnus Höijer Tilda Lindell September Ink:

Stiftelsen Norrlandsfonden Box Luleå

Insatser till barn i behov av särskilt stöd

Revisionsrapport. Sydnärkes miljönämnd

Landstinget Gävleborg, Bollnäs, Söderhamns, Hudiksvalls och Nordanstigs kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

DIARIEFÖRINGSHANDBOK Version 0.2

Granskning av avtalshantering. Kristianstads kommun

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

Granskning av intern kontroll

Granskning av likställighetsprincipen avseende föreningsstöd och evenemangsbidrag

Granskning av hanteringen av offentlighetsprincipen

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Överförmyndarnämnder och överförmyndare

Råd för att inventering av informationsresurser

Betänkandet E-legitimationsnämnden och Svensk e-legitimation SOU 2010:104

Svensk författningssamling

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr:

SÖDERTÄLJE KOMMUN Utbildningskontoret

Diariehantering och arkivvård

Datum Dnr HLA /5635. Inspektion av arkivvården vid AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors den 13 mars 2013

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Insyn och tillsyn av fristående förskoleverksamhet, skolbarnomsorg och grundskolor

Patientdatalag (2008:355)

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Förbudet gäller dock inte diskriminering som har samband med ålder.

Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

Datainspektionens beslut

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.

Transkript:

Revisionsrapport* Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Nordmalings kommun December 2007 Åsa Adolfsson *connectedthinking

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Inledning...2 2.1 Uppdrag och revisionsfråga...2 2.2 Revisionsmetod och avgränsning...2 2.3 Lagstiftningens krav...2 3 Granskningsresultat...4 3.1 Registrering och diarieföring...5 3.2 Hantering av sekretesshandlingar...7 3.3 Utlämnande av allmän handling...8 4 Revisionell bedömning...9 4.1 Förslag på åtgärder...10

1 Sammanfattning På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har Komrev, inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers, granskat hanteringen av allmänna handlingar vid barn- och utbildningsnämndens förvaltning Granskningen visar att nämndens rutiner för registrering, diarieföring och arkivering av allmänna handlingar inte fungerar tillfredsställande. Bristerna beror främst på avsaknad av formella beslut om riktlinjer/policys, ett vanligtvis viktigt stöd för de administrativt ansvariga. Andra brister beror på att det saknas tillräckliga kunskaper, såväl hos nämnd som tjänstemän, vilket bl.a. visar sig i hanteringen av sekretesshandlingar. Mot bakgrund av genomförd granskning föreslår vi bl.a. följande åtgärder: Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar rutiner som säkerställer att samtliga tjänstemäns/personals inkomna, upprättade och utgående allmänna handlingar diarieförs, om det inte står helt klart att handlingen är av liten betydelse för verksamheten. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utvecklar gällande diarieplan och nyttjar det IT-stöd som finns i högre grad. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden upprättar en arkivförteckning och utarbetar rutiner som säkerställer att allmänna handlingar förvaras och arkiveras på säkert och systematiskt samt vilka sökvägar som finns till nämndens handlingar. Vi föreslår att nämnden uppdaterar gällande delegationsordning med beslut om delegat för arkivansvar och arkivvård. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden säkerställer att berörd personal inom förvaltningen har tillräcklig kunskap om hur sekretessbelagda handlingar skall diarieföras och hanteras i enlighet med sekretesslagen. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden uppdaterar gällande delegationsordning och delegerar beslut om rätt att pröva utlämning av allmän handling. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden hos kommunstyrelsen tar upp frågan om behov av kommunövergripande samarbete i frågor som rör registrering, förvaring och utlämnande av allmänna handlingar. 1

2 Inledning 2.1 Uppdrag och revisionsfråga När en allmän handling har inkommit till en myndighet skall den registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för verksamheten. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna förvaras så att det utan svårighet kan fastställas om handlingar kommit in eller upprättats. (SekrL 15 kap 1 ) I samband med en granskning angående kommunens interna kontroll framkom att hantering av allmänna handlingar ser olika ut och diarieföring av allmänna handlingar sker i mycket varierande grad vid kommunens olika förvaltningar. Revisionsfråga: Har barn- och utbildningsförvaltningen tillfredsställande rutiner och system vad gäller hantering av inkomna allmänna handlingar? 2.2 Revisionsmetod och avgränsning För granskningen har en genomgång av förvaltningens rutiner och relevant dokumentation skett, bl.a. av gallringsplan. Intervjuer har genomförts med förvaltningens assistenter. 2.3 Lagstiftningens krav Rätten till insyn i myndigheters beslutsprocesser har funnits sedan 1766 i Sverige. Syftet med handlingars offentlighet är främst att varje medborgare ska kunna inhämta information för att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Rätten till insyn anses också stävja maktmissbruk. Det finns dock vissa begränsningar av insynen i sekretesslagen. Den som vill ta del av allmänna handlingar ska i första hand vända sig till den myndighet (nämnd) som förvarar handlingen. I normalfallet är det den myndigheten som prövar om handlingen kan lämnas ut. Rätten att göra den prövningen är i normalfallet delegerad till tjänsteman. Beslut att vägra lämna ut handling kan överklagas hos kammarrätten genom förvaltningsbesvär. De huvudsakliga rättsliga bestämmelserna inom området finns tryckfrihetsförordningen, förvaltningslagen, sekretesslagen, arkivlagen och arkivförordningen. 2

Tryckfrihetsförordningen reglerar bl.a. bestämmelserna kring allmänna handlingars offentlighet. Här definieras vad som är en allmän handling. En handling är allmän, om den förvaras hos myndighet eller enligt 6 och 7 är att anses som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Inom vissa verksamheter, t.ex. socialtjänsten, är emellertid vissa allmänna handlingar hemliga. Dessa handlingar innehåller uppgifter som är sekretessbelagda enligt sekretesslagen. De omfattas av skyddet för enskildas personliga förhållanden, 7 kap. SekrL. Dessa bestämmelser har också tillämpning inom bl.a. skolan samt hälso- och sjukvården. Sekretesslagen ger också möjlighet att sekretessbelägga uppgifter av andra skäl. Alla uppgifter om personliga förhållanden är dock inte myndigheten skyldig att hemlighålla, utan endast då röjandet kan medföra skada (ex. negativa ekonomiska konsekvenser) eller men (ex. integritetskränkande konsekvenser) för den enskilde. Om en handling hemligstämplats, innebär detta inte något absolut förbud mot utlämnande. Om det är möjligt att avidentifiera handlingen kan den utlämnas. Eftersom sekretessen kan vara allt från någon dag (t.ex. i upphandlingsärenden) till ibland sjuttio år (t.ex. ärenden av betydelse för rikets säkerhet) ska alltid den som har hemligstämplad handling i sin vård på begäran pröva om sekretessen fortfarande gäller. I förvaltningslagen finns bestämmelser för myndigheternas serviceskyldighet gentemot allmänheten. Lagens intentioner är att medverka till att fördjupa och stärka rättssäkerheten samt att stödja myndigheterna att hålla en hög servicenivå. Snabb och enkel handläggning av ärenden samt enkla och effektiva former för omprövning av beslut är några viktiga inslag i lagen. I lagen finns också bestämmelser kring muntlig handläggning, kommunikation (parts rätt att ta del av uppgifter) samt anteckningsskyldighet. Enligt arkivlagen ska alla allmänna handlingar bevaras men man får gallra om det finns formella beslut som stöder gallring. Gallring innebär att man förstör allmänna handlingar. Hos varje nämnd ska det finnas en aktuell arkivbeskrivning som visar hur nämndens arkiv är organiserat, vilka handlingar som kan finnas och hur de kan återfinnas. Arkivbeskrivningen är ett verktyg, främst avsedd för allmänheten men också för förtroendevalda och (ny)anställda. I arkivlagen föreskrivs att samtliga kommuner ska ha en arkivmyndighet. Om inte annat beslutats av fullmäktige gäller att kommunstyrelsen är arkivmyndighet 1. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens nämnder och företag fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Det innebär att arkivmyndigheten ska bevaka dokumenthanteringen hos nämnderna från det en hand- 1 Arkivlagen 8. 3

ling inkommer eller upprättas tills den arkiveras eller gallras. Tillsynen ska ses som ett sätt att säkerställa rutiner och utgöra en naturlig del i den interna kontrollen. För allmänna handlingar gäller; De ska vara sökbara och därmed lättillgängliga. Det ska finnas funktionella register och arkivförteckningar som säkerställer återsökning på kort såväl som lång sikt. Gallring av allmänna handlingar ska ske efter en i nämnden fastställd gallringsplan (dokumenthanteringsplan). De ska skyddas från förstörelse, skador, tillgrepp och obehörig åtkomst. Ett ändamålsenligt skydd för alla allmänna handlingar är ett krav. Riksarkivet har lämnat rekommendationer vad det innebär. 2 Arkivansvar och fördelning av uppgifter bör vara klarlagda. Nämnderna har ansvar för sina arkiv och bör lämpligen delegera ansvaret till förvaltningschef. Personal med arkivvårdande uppgifter måste vid sidan av andra arbetsuppgifter ges tid till arkivvården samt få den utbildning som behövs. Bestämmelser om kommunens dokumenthantering finns bl.a. i kommunallagen, socialtjänstlagen, datalagen och personuppgiftslagen. Informationsflödet i kommuner är ofta omfattande. Handlingar i form av traditionell papperspost, fax och e-post inkommer från-, och skickas till medborgare och andra myndigheter, även internpost skickas inom kommunen. Merparten av de handlingar som kommunen hanterar är offentliga, vilket innebär att det är av vikt att de registreras. Om en handling inte registreras begränsas allmänhetens och massmedias möjligheter till insyn och det strider mot andan i såväl tryckfrihetsförordningen som sekretesslagen. 3 Granskningsresultat Barn- och utbildningskontoret finns i Nordmaling intill Artediskolan och Kyrkovallens skola. På arbetar en barn- och utbildningschef och två assistenter. Till förvaltningen hör även fem rektorer (från årsskiftet) med ansvar för varsina rektorsområden. All postöppning i Nordmalings kommun sker centralt. Inkommen post/handling öppnas och stämplas dagligen centralt i kommunhuset för att sedan vidarebefordras till förvaltningar och verksamheter. Barn- och utbildningsförvaltningens/nämndens inkomna post tas 2 Riksarkivets författningssamling, RA-FS 1994:6 och 1997:3. 4

emot av assistent (som även fungerar som sekreterare i nämnden). Inkommen post/handlingar som rör skolhälsovården datumstämplas och skickas oöppnad direkt till kommunens skolläkare och skolsköterska för vidare hantering. 3.1 Registrering och diarieföring I sekretesslagen (1980:100) 15 kap, 1, anges följande; När en allmän handling har kommit in till, eller upprättats hos, myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Registrering får underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårigheter kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. Kontrollmål: Registreras eller ordnas handlingar i diarium eller på annat sätt? Finns riktlinjer/policy för postöppning? Är diarium eller liknande system uppbyggt så att återsökning av ärenden möjliggörs? Registreras expedierade/utgående skrivelser? Assistent på barn- och utbildningskontoret sorterar inkomna handlingar och bedömer om dessa är allmänna, offentliga eller sekretessbelagda, och skall diarieföras alt. hållas ordnade på annat sätt. Handlingar som bedöms bli eller tillhör ett ärende betecknas med diarienummer och sorteras in i ärendemappar som förvaras på nämndssekreterarens rum. Handlingar som inte diarieförs betecknas med någon form av handlings-id och förvaras sedan i pärmar och mappar på assistententens rum. Postlista eller registerförteckning upprättas inte. Diarium finns och det IT-stöd som används (i hela kommunen) för diarium och dokumenthantering är Diabas (tillhandahålls av Tieto Enator). I diariet finns uppgift om datum då handlingen inkom, diarienummer och avsändare. Handlingar, tillhörande diarieförda ärenden, finns inte tillgängliga elektroniskt i Diabas. Förklaringen är både att barn- och utbildningskontoret saknar rutiner för detta samt att man inte har någon kopieringsmaskin med scanning-funktion. Då diarie- och dokumenthanteringssystemet Diabas var nytt (2003) fick assistent gå en utbildning anordnad av systemleverantören. Efter det har ytterligare utbildning genomförts vid ett par tillfällen. Dokumenterade riktlinjer/policys för postöppning och registrering saknas. Enligt informell rutin öppnas papperspost adresserad till tjänsteman vid dennes frånvaro. Skriftliga fullmakter för att underlätta personadresserad papperspost används inte men beskrivs ske ändå enligt informell överenskommelse. Enskilda nämnder/förvaltningar i kommunen har inte egen e-postadress, dock har kommunen en central e-postadress. Hantering av inkommen e-post vid tjänstemans frånvaro 5

fungerar på olika sätt, vanligen med automatsvar om frånvaro och/eller vidarebefordran till annan tjänstemans e-post. Någon diarieföring eller registrering av de handlingar som lämnas till övriga tjänstemän än assistent görs inte. Det finns inte heller någon rutin för att övriga tjänstemän skall lämna egna upprättade/utgående skrivelser till assistenten för registrering eller diarieföring. Någon registrering eller diarieföring av inkommande samt utgående e-post görs ej, varken avseende skolans generella e-post brevlåda eller från tjänstemäns personliga e-postbrevlådor. Antal diarieförda ärenden hos barn- och utbildningsnämnden; År 2005: 49 År 2006: 17 År 2007 hitills: 43 Utgåenden skrivelser från nämnden/kontoret diarieförs vanligen inte, undantag finns ex. avslag på överklagan. Intervjuade assistenter medger att diarieföring och arkivering av allmänna handlingar skulle kunna utvecklas men man beskriver att arbetet till vardags ändå fungerar. 3.1.1 Granskningsiakttagelser Vi bedömer dock att registrering inte sköts på ett tillfredsställande sätt enligt lagstiftning. Diarieföring eller annan registrering sker i mycket begränsad omfattning när handlingar inkommer eller skickas från kontoret. Personadresserade handlingar som öppnas av tjänstemän och inte av assistent registreras/diarieförs inte vilket innebär att återsökningsmöjligheterna inte är säkra. Detsamma gäller för upprättade handlingar samt utgående skrivelser, både skickade elektroniskt och brevledes. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar rutiner som säkerställer att samtliga tjänstemäns/personals inkomna, upprättade och utgående allmänna handlingar diarieförs, om det inte står helt klart att handlingen är av liten betydelse för verksamheten. Det är viktigt att samtliga tjänstemän har tillräcklig kunskap om vilka regler och rutiner som gäller liksom att administrativt ansvarig personal ges möjlighet att utveckla rutiner och får nödvändig utbildning t.ex. kring IT-stödet för arbetet. Assistent på kontoret sorterar och förvarar nämndens allmänna, men ej diarieförda handlingar enligt ett eget utarbetat system med pärmar och mappar. Någon postlista, registerförteckning eller dylikt finns inte vilket torde göra det svårt för en utomstående att få en överblick av förvarade handlingar. Den diarieplan som används är mycket begränsad. För en utomstående är det dock svårt att återfinna handlingar och skulle nuvarande assistent plötsligt frånvara/sluta sin anställning bedömer vi det som svårt för ersättare att hitta bland 6

handlingarna. Vi bedömer därför att återsökningsmöjligheter av handlingar inom barnoch utbildningsnämndens sekretariat inte är tillfredsställande. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utvecklar gällande diarieplan och nyttjar det IT-stöd som finns i högre grad. Ett godkänt närarkiv finns på förvaltningen och sekretesshandlingar hålls inlåsta. Handlingarna förs inte upp på arkivförteckning vilket krävs för att återsökning skall vara möjligt, framförallt för utomstående. Barn- och utbildningsnämnden har antagit en gallringsplan (2004) som man arbetar utifrån. I planen finns angivet hur länge olika dokument ska sparas. Rutiner för hur och när överlämning till centralarkiv ska ske finns inte dokumenterat. Vi bedömer att det saknas en säker rutin för överföring av arkiverade handlingar från skolornas och nämndens närarkiv till det centrala arkivet. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden i samråd med kommunstyrelsen utarbetar dokumenthanteringsplan med tidsfrister för leverans av arkiverade handlingar från nämnder. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden upprättar en arkivförteckning och utarbetar rutiner som säkerställer att allmänna handlingar förvaras och arkiveras på ett säkert och systematiskt sätt samt anger vilka sökvägar som finns till nämndens handlingar. Vi föreslår att nämnden uppdaterar gällande delegationsordning med beslut om delegat för arkivansvar och arkivvård. 3.2 Hantering av sekretesshandlingar Enligt sekretesslagen (1980:100) 15 kap, 2, skall följande uppgifter anges vid registrering av allmän handling; datum, då handlingen kom in eller upprättades diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats i korthet vad handlingen rör Kontrollmål: Registreras handlingar i enlighet med sekretesslagens bestämmelser? Sekretesshandlingar förekommer mycket sällan hos barn- och utbildningskontoret enligt de intervjuade. De vanligaste sekretessärenden hanteras inom skolhälsan, som sköter sin egen ärendehantering. När sekretesshandlingar förekommer diarieförs och förses de med 7

datum, diarienummer och avsändare. Kort beskrivning av ärendets innehåll saknas. I ITsystemet Diabas kan sekretessärenden diarieföras och skyddas för åtkomst av obehöriga. Barn- och utbildningsnämnden har inga dokumenterade rutiner för hur sekretesshandlingar ska diarieföras och förvaras. 3.2.1 Granskningsiakttagelser Förekomsten av sekretessbelagda handlingar är enligt de intervjuade inte vanlig. Vi bedömer dock att i de fall det blir aktuellt med registrering/diarieföring eller prövning om utlämnande av sekretesshandling saknas tillräcklig kunskap och ändamålsenliga rutiner för hanteringen. Vi bedömer även att det finns en risk att sekretessbelagda handlingar förekommer i större utsträckning än vad som framkommit i intervjuer. Den registrering som sker av handlingar tillhörande skolhälsovården har inte omfattats av denna granskning. Skolhälsovården sorterar dock inte under skollagen utan under hälsooch sjukvårdslagen vilket innebär att sekretessbelagda handlingar inte behöver diarieföras på samma sätt som inom övrig skolverksamhet. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar en dokumenterad rutin för hur sekretessbelagda handlingar ska diarieföras och förvaras. Vi uppmanar att barn- och utbildningsnämnden säkerställer att berörd personal inom förvaltningen har tillräcklig kunskap om hur sekretessbelagda handlingar ska diarieföras och hanteras i enlighet med sekretesslagen. 3.3 Utlämnande av allmän handling Enligt Sekretesslagen kap 15 4 anges att Myndighet skall på begäran av enskild lämna ut allmän handling som förvaras hos myndighet i den mån hinder inte möter pga. bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Kontrollmål: Sker utlämning av allmänna handlingar enligt gällande lagstiftning? Finns en ändamålsenlig rutin finns för prövningsförfarande vid utlämnande av handling? Förfrågan från utomstående om att få ta del barn- och utbildningsnämndens allmänna handlingar förekommer enligt de intervjuade inte i någon större omfattning. Vid kontoret sker utlämnande av allmän handling främst i form av förfrågan om betyg och klasslistor. Assistent beskriver att dessa förfrågningar har ökat. När någon efterfrågar allmänna handlingar bedömer vanligen assistent om dessa kan lämnas ut eller inte. Barn- och utbildningsnämndens gällande delegationsordning från 2003 saknar beslut om delegat för att pröva om allmän handlings utlämnande. Intervjuad assi- 8

stent kan heller inte erinra sig att detta inträffat nyligen. Enligt uppgift förekommer sekretessbelagda handlingar väldigt sällan. Mall för skriftligt avslagsbeslut med besvärshänvisning saknas. 3.3.1 Granskningsiakttagelser I dagsläget saknar barn- och utbildningsnämnden dokumenterade rutiner för utlämnande av allmän offentlig handling. Det praktiska förfarandet sker utifrån assistenternas bedömningar och informella rutiner. I de fall det blir aktuellt med prövningsförfarande (sekretesshandlingar) bedömer vi det inte finnas en ändamålsenlig rutin där ex. förvaltningschef enligt delegation prövar ärendet och meddelar beslut skriftligt med ev. bifogad besvärshänvisning. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden uppdaterar gällande delegationsordning och delegerar beslut om rätt att pröva utlämning av allmän handling. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar en mall för skriftligt beslut om prövning av utlämnande 4 Revisionell bedömning Har barn- och utbildningsförvaltningen tillfredsställande rutiner och system vad gäller hantering av inkommande/upprättade allmänna handlingar? Vi konstaterar att barn- och utbildningsnämndens förvaltningsrutiner för registrering, diarieföring och arkivering av allmänna handlingar inte fungerar tillfredsställande utifrån gällande lagstiftning. Endast ett mycket fåtal handlingar diarieförs, vilket visar att det ITsystem som finns inte nyttjas tillräckligt och försvårar utomståendes överblick och insyn i vilka handlingar som finns och hur de förvaras. Ansvariga assistenter har i dagsläget utarbetat egna förvarings- och sorteringssystem för att hålla ordning bland inkomna handlingar. Förvaltningens upprättade och utgående handlingar registreras sällan och huruvida dessa regelmässigt passerar via assistenterna för korrekt hantering är oklart. Konstaterade brister beror främst på avsaknad av formella beslut om riktlinjer/policys, ett vanligtvis viktigt stöd för de administrativt ansvariga. Andra brister beror också på att det saknas tillräckliga kunskaper om hanteringen av allmänna handlingar, såväl hos nämnd som tjänstemän, vilket bl.a. visar sig i hantering och prövning om utlämnande av sekretesshandlingar. 9

Det praktiska ansvaret för administrationen ligger på förvaltningen men nämnden har ändock ett ansvar för att delegationsordningar, dokumenthanteringsplaner och andra stödjande policys/riktlinjer nödvändiga för arbetet finns. Nämnden ansvarar även för uppföljning och utvärdering av detta arbete, som en del i den interna kontrollen. Vid granskningen framkommer önskemål om ett kommunövergripande samarbete och gemensamma standards kring dessa frågor, något som inte sker idag. Vi bedömer att ett sådant samarbete skulle kunna utveckla och stärka det administrativa nämndsarbetet. Samordningsansvar för ett sådant samarbete bör ligga på kommunsekreterare. 4.1 Förslag på åtgärder Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar rutiner som säkerställer att samtliga tjänstemäns/personals inkomna, upprättade och utgående allmänna handlingar diarieförs, om det inte står helt klart att handlingen är av liten betydelse för verksamheten. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utvecklar gällande diarieplan och nyttjar det IT-stöd som finns i högre grad. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden i samråd med kommunstyrelsen utarbetar dokumenthanteringsplan med tidsfrister för leverans av arkiverade handlingar från nämnder. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden upprättar en arkivförteckning och utarbetar rutiner som säkerställer att allmänna handlingar förvaras och arkiveras på ett säkert och systematiskt sätt samt anger vilka sökvägar som finns till nämndens handlingar. Vi föreslår att nämnden uppdaterar gällande delegationsordning med beslut om delegat för arkivansvar och arkivvård. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar en dokumenterad rutin för hur sekretessbelagda handlingar ska diarieföras och förvaras. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden säkerställer att berörd personal inom förvaltningen har tillräcklig kunskap om hur sekretessbelagda handlingar ska diarieföras och hanteras i enlighet med sekretesslagen. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden uppdaterar gällande delegationsordning och delegerar beslut om rätt att pröva utlämning av allmän handling. 10

Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar en mall för skriftligt beslut om prövning av utlämnande Vi föreslår att kommunstyrelsen initierar ett kommunövergripande samarbete vad gäller styrelsens/nämndernas diariehantering. 2007-12-05 Åsa Adolfsson 11