Handbok för administration av konst- och kulturutbildning november 2015
Innehållsförteckning Att administrera en konst- och kulturutbildning... 3 En utbildning från start till slut... 4 1. När utbildningen är beviljad... 4 Se till att du har rätt användarroll på Mina sidor... 4 2. Fyll i uppgifter på Mina sidor... 5 3. När omgången startar... 6 Registrera studerande... 6 Skicka in startsignal... 6 4. Under utbildningens gång... 6 Håll studerandelistan uppdaterad... 6 5. Efter utbildningens avslut... 7 Skicka in slutsignal... 7 Skicka in studiedokumentation... 7 Skicka in kopior av utbildningsbevis och/eller intyg... 7 Ändringar... 8 Ansökningar om ändringar som görs via Mina sidor... 8 Ansökningar om ändringar som görs med blankett... 9 Årsplatser... 9 Beräkning och utbetalning av statsbidrag... 10 Utbildningar med en omfattning av 20, 40, 60, 80, 100 och 120 veckor.. 10 Utbildningar med annan omfattning... 10 Beslut om kompletterande utbildningar... 11 Studieuppehåll... 11 Handbok för administration av konst- och kulturutbildning 2
Att administrera en konst- och kulturutbildning Den här handboken ger dig vägledning kring några av de vanligaste administrativa uppgifterna, i vilken ordning de ska utföras samt svar på vanliga frågor om hur de ska utföras. Dokumentet är skrivet på en övergripande nivå och riktar sig främst till dig som administrerar en utbildning för första gången. Vi har även tagit fram manualen Organisation/Användare Utbildningsanordnare som du hittar på Mina sidor. Om du stöter på frågor som inte besvaras här är du välkommen att kontakta myndigheten via telefon eller e-post. Kontaktuppgifterna hittar du på sista sidan. I denna handbok finns information om uppgifter som du ska skicka in till oss på myndigheten. Glöm inte att skicka in dem inom den tid som vi anger. Det underlättar för er då det kan vara svårt och tidsödande att återskapa uppgifter i efterhand när studerande har flyttat och personal har slutat. Det hjälper även oss i vårt arbete att genomföra tillsyner, producera statistik, betala ut eventuellt statsbidrag och godkänna ändringar i tid.! Glöm inte att skicka in de efterfrågade uppgifterna inom den tid som Myndigheten för yrkeshögskolan anger. Handbok för administration av konst- och kulturutbildning 3
En utbildning från start till slut Under en utbildnings gång finns det ett antal administrativa uppgifter som måste genomföras. De obligatoriska uppgifterna är: q Skicka in uppgifter om styrelse eller ledningsgrupp q Rapportera uppgifter om de studerande q Skicka in startsignal q Underhålla uppgifter om de studerande q Skicka in slutsignal q Lämna uppgifter om de studerandes betyg, intyg och utbildningsbevis Det finns också möjlighet att göra och ansöka om ändringar av uppgifter som inte är obligatoriska, men som kan bli nödvändiga för just din utbildning. Kanske behöver du flytta startdatumet, anta studerande efter att omgången påbörjats eller göra förändringar i utbildningsplanen? Vissa av dessa uppgifter går att registrera direkt på Mina sidor, medan andra kräver att du skickar in en blankett till myndigheten. Läs mer om detta under rubriken Ändringar. De obligatoriska uppgifterna för alla utbildningar följer en tidslinje där varje del bör vara avklarad innan du går vidare till nästa steg. Genom att titta på nedanstående schema kan du försäkra dig om att alla nödvändiga uppgifter har blivit gjorda i rätt tid och i rätt ordning. Längre fram i handboken finns alla stegen förklarade. 1. När utbildningen är beviljad: Se till att du har rätt användarroll på Mina sidor. 5. Efter omgångens avslut: Skicka slutsignal och skicka in studiedokumentation. 2. Fyll i uppgifter på Mina sidor: Endel uppgifter hämtas automatiskt. Andra måste du själv fylla i. 4. Under utbildningens gång: Håll studerandelistan uppdaterad. 3. När omgången startar: Registrera studerande och skicka in startsignal. 1. När utbildningen är beviljad q Se till att du har rätt användarroll på Mina sidor För att kunna administrera en konst- och kulturutbildning behöver du ha användarrollen Hantera beviljad utbildning KK på Mina sidor. I din organisation finns en eller flera personer som har behörighet att tilldela användarroller, se manualen Organisation/ användare, Utbildningsanordnare som du hittar på Mina sidor under Organisation/ Användare. Handbok för administration av konst- och kulturutbildning 4
2. Fyll i uppgifter på Mina sidor En del uppgifter som till exempel utbildningens namn, omfattning och studieort hämtas per automatik från den ansökan som skickats in. Andra uppgifter måste du som utbildningsanordnare fylla i själv. Om informationen ändras uppdaterar du uppgifterna på Mina sidor under utbildningens gång. Även en del av den information som du fyller i här visas på webbplatser som presenterar utbildningar, till exempel på konstkulturutbildning.se samt utbildningsinfo.se och allastudier.se. Dessa webbplatser är ett effektivt verktyg för att sprida information om din utbildning och därmed få så många och så intresserade sökande som möjligt. Fyll därför i korrekt information om utbildningen. Du bör fylla i informationen omgående så att fler kan hitta just din utbildning när de söker efter utbildningar. q Styrelse eller ledningsgrupp Uppgifterna om styrelsen eller ledningsgruppen lägger du in på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/styrelse/ledningsgrupp. Information om styrelsen eller ledningsgruppen kan du hitta i faktabladet Styrelse eller ledningsgruppsarbete i konst- och kulturutbildning som finns under rubriken Publikationer på myh.se. q Utbildningsledare för utbildningen För varje utbildning ska det finnas en utbildningsledare. Det är den person som myndigheten kan kontakta vid frågor som rör utbildningen. För att kunna välja en utbildningsledare för utbildningen måste du lägga till henne eller honom som kontaktperson för utbildningen. Detta gör du på Mina sidor under rubriken Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/utbildningsledare. Därefter kan du välja utbildningsledare i listan med kontaktpersoner. q Beskrivning av utbildningen Här kan du fylla i information om vad utbildningen leder till, vad man studerar under utbildningen, vilka huvudämnen som finns samt hur de är upplagda och framtidsmöjligheter efter avslutad utbildning. Uppgifterna syns på de webbplatser som visar information om utbildningen. Beskrivningen fyller du i på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/beskrivning. q Utbildningens webbplats Den länk till er utbildnings webbplats ni vill ska vara synlig på de webbplatser som visar information om utbildningen anger ni på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/webbplats. q Viktiga datum Sista ansökningsdatum för potentiella studerande kan väljas för varje omgång. Uppgifterna syns på de webbplatser som visar information om utbildningen. Du har även möjlighet att ändra omgångens startdatum inom samma månad. Detta datum visas också på de externa webbplatserna. Om ändringen avser en annan månad ska istället en ansökan om ändring av starttidpunkt göras. Datumen väljs på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/viktiga datum. q Utbildningsanordnarens logotyp På konstkulturutbildning.se finns möjlighet att visa er logotyp. Den person i din organisation som har rollen fullmaktshavare, administratör organisation, administratör enhet lägger in logotypen på Mina sidor under Organisation/användare/ladda upp logotyp. Handbok för administration av konst- och kulturutbildning 5
! Tänk på att en del av informationen som du fyller i på Mina sidor även visas på andra externa webbplatser som presenterar dina utbildningar. 3. När utbildningen startar q Registrera studerande Innan du kan skicka in startsignal måste du registrera uppgifter om de studerande på omgången. De uppgifter som ska lämnas är den studerandes namn, personnummer och kön. Du registrerar de studerande på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/studerande. De studerande kan läggas in direkt i formuläret eller laddas upp via en Excelfil. På sidan finns en mall som du kan använda för att ladda upp fler studerande vid samma tillfälle. Observera att Excelfilen skriver över de studerande som du har lagt in i formuläret innan uppladdningen. Efter att du har laddat upp de studerande med hjälp av Excelfilen går det bra att fylla på med studerande separat i formuläret. Om du har studerande som saknar svenskt personnummer eller har skyddad identitet kan du inte använda Excelfilen för dessa utan du behöver istället lägga in dessa separat i formuläret. För att du ska kunna registrera studerande måste styrelsen eller ledningsgruppen vara inskickad och godkänd av myndigheten. q Skicka in startsignal Startsignalen är ett meddelande som underrättar myndigheten om att en omgång har påbörjats. Samma dag som omgången startar kan du skicka in startsignalen via Mina sidor. Här kan du ändra start- och slutdatum inom samma månad som gäller enligt beslutet. Om du vill ändra till ett datum utanför den månad som gäller enligt beslutet måste du göra en ansökan om under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ändra startmånad. För att startsignalen ska gå att skicka in måste styrelsen eller ledningsgruppen vara inskickad och godkänd av myndigheten och uppgifter om de studerande inlagda. Startsignalen skickar du in på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/startsignal. När du har skickat in startsignalen kan du själv inte längre ta bort studerande från listan, utan måste istället kontakta myndigheten. Handbok för administration av konst- och kulturutbildning 6
4. Under utbildningens gång q Håll studerandelistan uppdaterad Den studerandelista som gäller för omgången kan du hantera på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/studerande. Här ska uppgifter läggas in om förändringar sker under utbildningens gång. Du ska ange om en studerande gör avbrott eller tar studieuppehåll. Här anger du också om den studerande är åter i studier efter uppehåll. Om en studerande påbörjar utbildningen efter det att omgången har startat kan du registrera den studerande i efterhand. Ange då det startdatum som gäller för just den studerande. För dig som bedriver en högskoleförberedande utbildning: Om en studerande gör avbrott på grund av den har antagits till högre konstnärliga studier ska detta fyllas i. 5. Efter omgångens avslut q Skicka in slutsignal Slutsignalen är ett meddelande som underrättar myndigheten om att en omgång har avslutats. Senast tre veckor efter att omgången avslutats ska du skicka in den via Mina sidor. Du kan också ändra slutdatumet till det verkliga slutdatumet. Slutsignalen skickar du in på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ Slutsignal. I slutsignalen anger du vilka studerande som har slutfört utbildningen. Med slutförd utbildning avses att en studerande ska ha nått kursernas mål i utbildningens alla delar. För kurser som ger betyg innebär det att den studerande som lägst har betyget Godkänt i alla kurser. För de kurser som inte ger betyg innebär det att den studerande ska ha nått kursens mål i utbildningens alla kurser. För de studerande som i delar av utbildningen inte har uppnått kursernas mål eller betyget Godkänt gäller att dessa studerande inte ska markeras med slutfört vid inrapporteringen av slutsignalen. Du ska skicka in slutsignalen även om det finns studeranden som inte har slutfört utbildningen. Detta gäller oavsett om de har för avsikt att komplettera kurser och slutföra utbildningen senare eller inte. q Skicka in studiedokumentation I studiedokumentationen redovisar du: de studerandes studiedeltagande betyg eller intyg datum för utfärdade utbildningsbevis start- och slutdatum på utbildningens kurser Att dessa uppgifter arkiveras hos myndigheten är en avgörande del i de studerandes rättssäkerhet. De studerande kan behöva dessa uppgifter exempelvis för att kunna visa vilken kompetens de har ifall de har förlorat sitt utbildningsbevis eller om de ska intyga för CSN att de har studerat under den period de har tagit lån för. Genom att samla dessa uppgifter hos myndigheten finns det alltid en möjlighet att få fram dem vid behov, men i första hand ska dessa uppgifter lämnas ut av anordnaren. Handbok för administration av konst- och kulturutbildning 7
Myndigheten skickar ut en Excelfil med förifyllda uppgifter om de studerande för varje omgång på utbildningen till utbildningsledaren, ungefär en månad innan utbildningen slutar. Om du inte har fått mailet kontaktar du myndigheten. Senast fyra veckor efter att omgången avslutats ska du skicka in studiedokumentationen till myndigheten. Du skickar in de undertecknade dokumenten elektroniskt genom att skanna dem och via e-post skicka dem till info@myh.se. Skriv gärna Studiedokumentation i ämnesraden. I studiedokumentationen ska samtliga studerandes prestationer finnas med, även betyg eller intyg samt studieavbrottsdatum för dem som inte genomfört hela utbildningen. Datum för utfärdande utbildningsbevis ska också finnas med. En mer utförlig beskrivning finns att läsa under fliken Instruktion i Excelfilen. Kompletterande studiedokumentation Om en studerande klarar av kurser och/eller får utbildningsbevis utfärdat efter omgångens avslut är det mycket viktigt att du skickar in kompletterad studiedokumentation. Då markerar vi på myndigheten att även den studerande har slutfört utbildningen. Enklast är att spara den fil du tidigare skickat in och lägga till nya uppgifter om betyg, intyg eller utbildningsbevis i denna. Kompletterad studiedokumentation skickas in precis som vanlig studiedokumentation. q Skicka in kopior av utbildningsbevis och/eller intyg När du utfärdar ett utbildningsbevis eller intyg till en studerande ska du skicka in en kopia av det undertecknade beviset eller intyget till myndigheten. Du skickar in kopian elektroniskt genom att skanna det undertecknade beviset eller intyget och via e-post skicka det till info@myh.se. Skriv i ämnesraden att det är utbildningsbevis eller intyg, samt vilken utbildning de är utfärdade för. Ändringar Det finns tillfällen då du kan behöva göra ansökningar om ändringar av olika slag. Det görs i vissa fall direkt via Mina sidor och i vissa fall genom att du skickar in en blankett till myndigheten för godkännande. Tänk på att ta del av den information som gäller regler och förutsättningar för varje ändring nedan. Flera av de ansökningar om ändringar som du kan göra ska vara styrkta av ett styrelse- eller ledningsgruppsprotokoll. Om ändringen gäller en pågående utbildningsomgång ska de studerandes synpunkter på ändringen dokumenteras och bifogas. Det kan göras i styrelse- eller ledningsgruppsprotokollet eller i en separat bilaga. Vissa ändringar kräver även att du redogör för om det blir förändringar av kostnaderna för utbildningen. Myndigheten kan i dessa fall komma att begära in komplettering i form av en ny budget i efterhand. Ansökningar om ändringar som görs via Mina sidor På Mina sidor kan du ansöka om nedanstående ändringar i utbildningen. När ansökan är inskickad granskar och godkänner eller avslår myndigheten den. Därefter skickas ett beslut till utbildningsanordnaren per post. Handbok för administration av konst- och kulturutbildning 8
Utbildningsplanen Utbildningsplanen är ett dokument som styr innehållet i utbildningen och hur den ska bedrivas. På Mina sidor kan du ansöka om att göra förändringar i utbildningsplanen. Ansökan om ändring i utbildningsplanen gör du på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Utbildningens namn Om du ansöker om att ändra utbildningens namn kan det innebära att utbildningsplanens innehåll också kan behöva uppdateras. Ansökan om ändring av utbildningens namn gör du på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Utbildningens studieform, studietakt och utbildningsort Du kan ansöka om dessa ändringar för omgångar som har statusen beviljad eller startad. Det innebär att omgångar som är avslutade eller inställda inte berörs av ändringen. Om du ansöker om någon av dessa ändringar kan det innebära att utbildningsplanens innehåll också kan behöva uppdateras. Ansökan om ändring av studieform, studietakt och utbildningsort gör du på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Studerandeavgift Du kan ansöka om att ändra studerandeavgiften för omgångar som inte är startade. Ansökan om ändring av studerandeavgiften gör du på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Ändra startmånad Om du vill ändra en omgångs start- eller slutmånad till en annan än den som gäller enligt beslutet måste du ansöka om att ändra startmånad. Detta gör du på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ändra startmånad. Ställ in omgång Om det är mer än en månad kvar till startdatum och antagningsbesked inte skickats ut kan du ansöka om att ställa in omgången via Mina sidor. Ansökan gör du under Konstoch kulturutbildn ing/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ställ in omgång. Här beskriver du också anledningen till att omgången ställs in. Om det är mindre än en månad kvar skickar du e-post till registrator@myh.se och anger varför omgången ska ställas in och hur eventuella sökande/antagna har informerats. Ansökningar om ändringar som görs med blankett Övriga ansökningar om ändringar ska göras på en blankett som skickas till myndigheten. När ansökan är inskickad granskar och godkänner eller avslår myndigheten den. Därefter skickas ett beslut till utbildningsanordnaren per post.! Tänk på att alltid hålla studerandelistan uppdaterad. Handbok för administration av konst- och kulturutbildning 9
Byte av ansvarig utbildningsanordnare Ett byte av ansvarig utbildningsanordnare får göras om myndigheten godkänner bytet. Ansökan görs via en blankett som finns att hämta på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/blanketter. Särskilt pedagogiskt stöd och inläsning av litteratur För utbildningar som berättigar till statsbidrag kan du även ansöka om särskilt pedagogiskt stöd och inläsning av litteratur. Ansökan görs via blanketter som finns att hämta på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/blanketter. Tänk på att detta bara är möjligt för utbildningar som berättigar till statsbidrag. Årsplatser Årsplatser och studerandeplatser är två olika begrepp. En årsplats är en studerandeplats i heltidsutbildning som omfattar 40 veckor. En studerandeplats motsvarar en studerande som går på en utbildningsomgång. En studerandeplats utgörs alltid av en individ medan en årsplats kan motsvara flera olika personer. Utifrån de studerandeplatser som utnyttjas på en utbildnings alla omgångar under ett år beräknas det antal årsplatser som utbildningen utnyttjat under året. När en heltidsutbildning omfattar 40 veckor är antalet studerandeplatser och årsplatser detsamma. När en utbildning är kortare än 40 veckor kommer det antal studerandeplatser som är möjliga att utnyttja vara fler än antalet årsplatser. Eftersom antalet beslutade årsplatser för en utbildning inte får överskridas är det viktigt att du som anordnare inte antar fler studerande till utbildningen än vad beslutet tillåter. För att beräkna hur många årsplatser som har utnyttjats för varje utbildning utgår myndigheten från det antal studerande som är inrapporterade på utbildningens omgångar. För att beräkningen av årsplatser ska bli korrekt är det viktigt att du som anordnare lämnar rätt uppgifter om de studerande. Beräkning och utbetalning av statsbidrag För de utbildningar som berättigar till statsbidrag beräknas statsbidraget utifrån det antal årsplatser en utbildning utnyttjar. Det maximala statsbidragsbelopp som en utbildning kan få anges i beslutet för varje utbildning. Beräkningen av det preliminära statsbidraget inför kommande år utgår från det genomsnittliga antal årsplatser som utnyttjats under föregående år. Utbetalning sker månadsvis med en tolftedel av det preliminära statsbidraget. Det definitiva statsbidraget per kalenderår beräknas i oktober utifrån ett medelvärde av antalet årsplatser som utbildningen utnyttjat under pågående år. Eventuella justeringar av det definitiva statsbidraget görs vid utbetalningar under november och december. En anordnare kan inte få betalt för flera årsplatser än vad som är beviljat. Utbildningar med en omfattning av 20, 40, 60, 80, 100 och 120 veckor För de utbildningar som har en omfattning som är jämnt delbar med 20 veckor beräknas antalet årsplatser automatiskt på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/årsplatser. Antalet utnyttjade årsplatser för utbildningen beräknas som ett genomsnitt utifrån två avstämningstillfällen per år, den 15 februari och den 15 september. Vid kl. 24.00 dessa datum fastställs och sparas studerandelistorna av systemet. Dessa studerandelistor ligger till grund för beräkningen av årsplatserna. Den information som ni lägger till i studerandelistan efter ett avstämningstillfälle kommer inte vara med i beräkningen för avstämningstillfället som har passerat. Den nya informationen tas med först vid nästa avstämningstillfälle. Om det uppstår frågor kring inrapporteringen går det bra att kontakta myndigheten. Handbok för administration av konst- och kulturutbildning 10
Efter den 15 september men senast den 30 september ska du för varje utbildning skriva ut en rapport med uppgifter om antal aktiva studerande för avstämningsdatumen och hur många årsplatser detta omfattar. Underlaget beräknas av systemet och rapporten skrivs ut från Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/ Årsplatser. Rapporten ska skrivas under av ansvarig utbildningsanordnare och skickas in till myndigheten. De årsplatser som utbildningen utnyttjat stäms av med det antal årsplatser som finns i beslutet för varje utbildning och därefter beräknar myndigheten storleken av det definitiva statsbidraget. Eventuella justeringar av statsbidraget görs vid utbetalningar under november och december då det definitiva statsbidraget har beräknats. Utifrån det definitiva statsbidraget beräknas också det preliminära statsbidraget för kommande år. I början av varje år kommer myndigheten att skicka ut ett underlag som visar beräkningen av det preliminära statsbidraget för innevarande år. Beslut om kompletterande utbildningar För utbildningar som även har gällande beslut som kompletterande utbildning under innevarande år måste även en avstämning göras av dessa årsplatser. Detta görs genom att årsplatser för de kompletterande utbildningarna hanteras enligt tidigare med enkät som skickas ut i september. Antalet årsplatser för en utbildning som har beslut både som kompletterande utbildning och konst- och kulturutbildning beräknas tillsammans. Studieuppehåll Enda möjligheten för en anordnare att få ersättning för fler platser än som vad anges i beslutet är om någon av de aktiva studerande som finns med vid respektive avstämningstillfälle har återkommit efter studieuppehåll. Dessa studerande undantas från avstämningen mot maxantalet årsplatser. När en studerande har studieuppehåll ingår den inte i underlaget för beräkning av årsplatser för den perioden. Det betyder att statsbidrag inte betalas ut för en studerande som har studieuppehåll vid avstämningstillfället. När en studerande återgår i studier efter studieuppehåll ingår den i underlaget för beräkning av årsplatser. Det betyder att statsbidraget betalas ut för den studerande först när den är åter i studier. Om en studerande återinträder i studier efter studieuppehåll kan statsbidraget betalas ut för fler årsplatser än vad beslutet anger. För varje studerande på en utbildning gäller vidare att hon eller han endast kan räknas med det antal avstämningstillfällen som ryms inom utbildningens omfattning. Det betyder att en studerande som går en 40 veckors utbildning endast kan räknas med vid två avstämningstillfällen oavsett om hon eller han har gjort studieuppehåll eller inte. På motsvarande sätt gäller att en studerande på en 80 veckors utbildning endast kan räknas med vid fyra avstämningstillfällen. Handbok för administration av konst- och kulturutbildning 11
Myndigheten för yrkeshögskolan Swedish National Agency for Higher Vocational Education Telefon: 010-209 01 00 (växel) Mail: info@myh.se Box 145, 721 05 Västerås www.myh.se Handbok för administration av konst- och kulturutbildning 12