Handbok för administration av yrkeshögskoleutbildning

Transkript

1 Handbok för administration av yrkeshögskoleutbildning Jan 2018

2 Innehållsförteckning Att administrera en utbildning inom yrkeshögskolan... 3 En utbildning från start till slut Se till att du har rätt roll som användare på Mina sidor Fyll i uppgifter på Mina sidor a) Skicka in startsignal... 7 b) Registrera studerande i studiedokumentationen Rekvirera statsbidrag Skicka in underlag för Europasstillägg till examensbevis Skicka slutsignal Kontrollera att alla uppgifter är fastställda i studiedokumentationen Resultatuppföljning Ändringar Ansökningar om ändringar som görs via Mina sidor Ansökningar om ändringar som görs med blankett Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 2

3 Att administrera en yrkeshögskoleutbildning Den här korta handboken ger dig vägledning kring några av de vanligaste administrativa uppgifterna, i vilken ordning de ska utföras samt svar på vanliga frågor om hur de ska utföras. Då dokumentet främst riktar sig till dig som administrerar en utbildning för första gången är det skrivet på en övergripande nivå. Vi har även tagit fram manualer för Organisation och användare och Studiedokumentation, som du hittar på Mina sidor. Om du stöter på frågor som inte besvaras här är du välkommen att kontakta myndigheten via telefon eller e-post. Kontaktuppgifterna hittar du på sista sidan. Glöm inte att skicka in de efterfrågade uppgifterna inom den tid som vi på myndigheten anger. Dels hjälper det oss i vårt arbete att genomföra tillsyner, betala ut statsbidrag och godkänna ändringar i tid. Dels underlättar det för er själva då det kan vara svårt och tidsödande att återskapa uppgifter i efterhand när studerande har flyttat och personal har slutat.! Glöm inte att skicka in de efterfrågade uppgifterna inom den tid som Myndigheten för yrkeshögskolan anger. Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 3

4 En utbildning från start till slut Från att en utbildning har blivit beviljad till att den lämnar yrkeshögskolan finns det ett antal administrativa uppgifter som måste genomföras. Det finns obligatoriska uppgifter som gäller för samtliga utbildningar, till exempel: q Skicka in startsignal q Rekvirera statsbidrag q Lämna uppgifter om de studerandes betyg och examina q Skicka in underlag för Europasstillägg till examensbevis q Skicka in slutsignal Det finns också möjlighet att göra ändringar och ansökningar som inte är obligatoriska men som kan bli nödvändiga för just din utbildning. Kanske behöver du flytta fram startdatumet, anta fler studerande efter att omgången påbörjats eller göra förändringar i utbildningsplanen. Vissa av dessa uppgifter går att registrera direkt på Mina sidor under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning, medan andra kräver att du skickar in en blankett till myndigheten. De obligatoriska uppgifterna för alla utbildningar följer en tidslinje där varje del bör vara avklarad innan du går vidare till nästa steg. Genom att titta på nedanstående schema kan du försäkra dig om att alla nödvändiga uppgifter har blivit gjorda i rätt tid och i rätt ordning. Längre fram i handboken står alla stegen förklarade. 1. När utbildningen är beviljad. Se till att du har rätt roll som användare på Mina sidor. 2. När du har rätt roll. Fyll i uppgifter på Mina sidor. 3. När utbildningsomgången startar a) Skicka in startsignal b) Registrera studerande i studiedokumentationen 4. Tre veckor efter start Rekvirera statsbidrag. 5. Var sjätte månad Ny rekvisition. 6. Senast två månader innan utbildningens slut Skicka in underlag för Europasstillägg till examensbevis. 7. Senast tre veckor efter utbildningsomgångens avslut Skicka slutsignal. 8. Senast fyra veckor efter utfärdande av utbildnings- och examensbevis. Kontrollera att alla uppgifter är fastställda i studiedokumentationen. 9. Sex månader efter utbildningsomgångens avslut Resultatuppföljning. Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 4

5 1. Se till att du har rätt roll som användare på Mina sidor För att kunna administrera en utbildning inom yrkeshögskolan behöver du ha rätt roll som användare på Mina sidor. Rollerna som du behöver är Hantera beviljad utbildning YH och/ eller Hantera studiedokumentation YH. I din organisation finns en eller flera personer som har behörighet att tilldela dessa roller, se manualen Organisation och användare. 2. Fyll i uppgifter på Mina sidor En del uppgifter överförs automatiskt till Mina sidor från er ansökan om att bedriva utbildning. Men de bör kontrolleras och uppdateras om de inte är korrekta. Andra uppgifter måste ni själva lägga in. Det gör du under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning. En stor del av den information som ni lägger in om er utbildning på Mina sidor hämtas sedan upp och visas på en rad olika webbplatser som tillsammans når upp till en halv miljon besökare i månaden, exempelvis yrkeshogskolan.se, yhguiden.se, allastudier.se, studentum.se och utbildningsinfo.se. Dessa webbplatser är ett effektivt verktyg för att sprida information om er utbildning och få så många intresserade sökanden som möjligt. Det är därför mycket viktigt att informationen är fullständig, fri från fel och uppdaterad. Obligatoriska uppgifter som myndigheten behöver: Plus- eller bankgirokonto Vilka som sitter i ledningsgruppen Utbildningsledare för utbildningen Uppgifter som visas på yrkeshogskolan.se och skickas vidare till andra sökmotorer: Kontaktuppgifter för studerande Sista ansökningsdatum Startdatum Utbildningsbeskrivning Introduktionstext Logotyp Film Restplatser Plus- eller bankgirokonto Plus- och bankgirokonto läggs in utan bindestreck Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/om anordnaren Vilka som sitter i ledningsgruppen Innan en studeranderepresentant är utsedd går det bra att skriva vakant när du fyller i uppgifter om ledningsgruppen Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/utbildningar. Fliken Ledningsgrupp! Tänk på att en stor del av informationen som du fyller i på Mina sidor även visas på andra webbplatser som presenterar dina utbildningar. Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 5

6 Utbildningsledare för utbildningen Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/utbildningar. Fliken Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter för studerande Ange hur blivande studerande som är intresserade av er utbildning kan kontakta er och hitta mer information om utbildningen. Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/utbildningar. Fliken Kontaktuppgifter Sista ansökningsdatum Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/utbildningar. Fliken Viktiga datum Startdatum Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/utbildningar. Fliken Viktiga datum Aktuell utbildningsbeskrivning Skriv in en text som beskriver er utbildning för blivande studerande. Den ska vara kort och enkel för de sökande att förstå. Information som är bra att ha med: Yrke/yrken som utbildningen leder till Kurser som ingår och hur de är upplagda Framtidsutsikter Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/utbildningar. Fliken Om utbildningen Introduktionstext En kort sammanfattning av er utbildning på max 150 tecken. Texten ska vara kärnfull och inspirerande. Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/utbildningar. Fliken Om utbildningen Logotyp Ladda upp din skolas logotyp så visas den i anslutning till informationen om er utbildning på yrkeshogskolan.se. Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/utbildningar. Fliken Logga/Film Film Det finns möjlighet att lägga in en film om er utbildning, om ni först har laddat upp den på Youtube. Filmen visas i anslutning till informationen om er utbildning på yrkeshogskolan.se Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/utbildningar. Fliken Logga/Film Restplatser Flagga upp på yrkeshogskolan.se om ni har lediga platser på er utbildning efter ordinarie antagning. Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/utbildningar. Fliken Restplatser! Uppgifter om studiedokumentation ska lämnas löpande under utbildningens gång. Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 6

7 3. a) Skicka in startsignal Startsignalen är ett meddelande som underrättar MYH om att en omgång har påbörjats. Samma dag som omgången startar kan du skicka in startsignalen via Mina sidor. För att startsignalen ska gå att skicka in måste ledningsgruppen vara inrapporterad. I startsignalen anger du: q Antal inkomna ansökningar, fördelat på kvinnor och män q Antal studerande på startdagen, fördelat på kvinnor och män q Verkligt startdatum och preliminärt slutdatum för omgången Om du angivit startdatum under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/ Viktiga datum står det datumet i startsignalen, annars välj datum. Startsignalen måste vara inskickad för att du ska kunna rekvirera statsbidrag för omgången. Spara uppgifter om sökande till kommande statistikinsamling Nedanstående uppgifter om de sökande ska sparas på så sätt att de kan sammanställas och lämnas in vid en kommande statistikinsamling: Personnummer Namn - Uppgiften är endast obligatorisk för sökande med ofullständiga personnummer men om möjligt ska den lämnas även för sökande med fullständiga personnummer. Postort - Uppgiften är endast obligatorisk för sökande med ofullständiga personnummer men om möjligt ska den lämnas även för sökande med fullständiga personnummer. Om den sökande var behörig till utbildningen (enligt 3 kap. 1-4 YHF) Viktigt att notera att myndigheten också vill kunna särskilja sökande som behörighetsförklarats på det som vanligtvis benämns reell kompetens (se handboken för tillträde): bedömts behörig med stöd av 1 enbart punkt 4 (det vill säga de som är behöriga enligt 1 punkt 4 men inte enligt punkterna 1, 2 eller 3 i 1 ). bedömts behörig med stöd av 4 (det vill säga uppfyller inte kraven på grundläggande behörighet och/eller eventuella särskilda förkunskaper i 1-3 men har bedömts behörig med stöd av 4 den så kallade 20-procentsregeln ). Uppgifterna kommer att samlas in och användas av myndigheten för att ta fram statistik över de sökande till utbildningar inom yrkeshögskolan. Du kommer att bli kontaktad av Statistiska centralbyrån (SCB) när det är dags att lämna in uppgifterna.! Skicka gärna in underlag för Europasstillägg så tidigt som möjligt. Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 7

8 3. b) Registrera studerande i studiedokumentationen När en ny utbildningsomgång har startat lämnar du uppgifter om de studerande under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera studiedokumentation. När du säkerställt att uppgifterna är korrekta och cirka tre veckor efter utbildningens start fastställer du listan över de studerande som har påbörjat utbildningen. Under utbildningens gång ska du löpande lämna uppgifter om betyg, studieavbrott och studieuppehåll. Uppgifterna du rapporterar här ligger även till grund för underlaget vid rekvirering av statsbidrag. För att kunna rekvirera statsbidrag måste uppgifterna om de studerande vara fastställda. Läs mer i föreskriften om studiedokumentation (2016:8) under rubriken Lagar, regler, tillsyn på myh.se 4. Rekvirera statsbidrag De studerande ska vara antagna av ledningsgruppen och bedriva studier vid rekvisitionsdatum. Rekvisitionsdatum är det datum som rekvisitionen skickas in via Mina sidor. Studerande som avbrutit studier eller har studieuppehåll vid rekvisitionsdatum, får ej rekvireras för. Uppgift om antalet studerande som bedriver studier vid rekvisitionsdatum hämtas från studiedokumentationen med automatik. Det är därför av stor vikt att uppgifterna i studiedokumentationen uppdateras löpande för att underlätta er hantering vid rekvirering så att hämtade uppgifter till rekvisitionen blir riktiga. Innan rekvirering kan ske ska startsignal vara inskickad samt giltigt PG- eller BG-nummer vara registrerat via Mina sidor. Lathund för rekvirering av statsbidrag På Mina sidor går du in under Hantera beviljad utbildning > Utbildningar. Välj aktuellt utbildningsnummer och omgång som ni ska rekvirera för. Gå in under fliken Rekvirera (syns ej fliken har startsignal ej skickats). Första rekvireringen kan ske tidigast tre veckor efter startdatum och därefter var sjätte månad. I samband med att startsignal skickades in skapades avstämningsdatum som visar tidigast möjliga rekvireringstillfällen för hela omgången. Även närmaste rekvisitionsdatum visas separat. Rekvisition bör ske vid detta datum. Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 8

9 För att rekvirera tryck på knappen Skapa en rekvisition. Du får då med automatik upp senast fastställda studerandelista från studiedokumentationssystemet. Studerandelistan innehåller fler studerande än beviljat antal platser om ni gjort överintag. Statsbidrag kommer dock endast utbetalas för max antal beviljade platser. Genom färgsättning grön eller röd, framgår tydligt vilka studerande som tillkommit eller tagits bort sedan föregående rekvisition. Kontrollera att studerandelistan är korrekt! Studerande som har gjort studieuppehåll eller avbrutit studier ska ej vara med. De rödmarkerade personerna ingår ej i totala antalet studerande och kommer ej med när rekvisitionen sparas och skickas in. För studerande som tillkommit och grönmarkerats är kommentar om anledning samt startdatum för den studerande obligatorisk. Om studerandelistan behöver uppdateras innan rekvisitionen skickas in till myndigheten så görs detta i studiedokumentationen. När studerandelistan uppdaterats och fastställts ska du åter gå in under Rekvirera och skapa ny rekvisition ny uppdaterad studerandelista kommer då upp. När studerandelistan är korrekt så kryssa i rutan och välj ansvarig utbildningsanordnare i rullistan. I rutan meddelande till myndigheten kan information lämnas som ej framgår av tidigare kommentarer om så önskas. När du klickar på skicka och skriv ut så skickas uppgifterna med automatik in till myndigheten. Utskriften måste dock skrivas på av ansvarig utbildningsanordnare och skickas in till myndigheten. Myndigheten behandlar ej rekvisitionen förrän underskrivet original tillhandahållits per post. Insänd/Godkänd rekvisition Under fliken Rekvirera visas status insänd då rekvisitionen skickats in via Mina sidor. När rekvisition blivit godkänd av myndigheten syns det del som status Godkänd. Under fliken Meddelande kommer också information om att rekvisitionen är godkänd. Ändring av rekvisition Vid behov av ändring/borttag av rekvisition som skickats in måste kontakt tas med myndigheten för yrkeshögskolan. Maila då info@myh.se. Skriv rekvisition i ämnesraden. Utbetalning av statsbidrag Efter rekvirering betalas statsbidrag ut löpande varje månad runt den 25.e t o m nästa rekvireringstillfälle. Sker rekvirering sent så betalas bidrag ut retroaktivt. T ex vid startdatum i augusti men rekvirering sker i september så blir både augusti och september månads belopp utbetalt i september. Du kan se utbildningens samlade utbetalningsbesked på Mina sidor under rubriken Utbetalningsinfo. Endast genomförda utbetalningar visas. Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 9

10 Tillägg av studerande mellan två rekvisitionstillfällen En studerande som blir antagen och påbörjar studier mellan två rekvireringstillfällen registreras via Hantera studiedokumentation/registrera studerande, studieavbrott, uppehåll med aktuellt startdatum. Mail med den studerandes namn, personnummer, utbildningsnummer, omgång samt datum då den studerande påbörjade utbildningen och anledning till det, skickas till Skriv rekvisition i ämnesraden. Detta tillägg genererar eventuellt en tilläggsutbetalning från och med den studerandes startdatum om det ryms inom beviljade platser. Åter efter studieuppehåll Registrera den studerande i studiedokumentationen med aktuellt startdatum. Vid rekvirering anges i kommentarfältet vid den studerandes namn eller fältet för Meddelande till myndigheten att den studerande är åter efter studieuppehåll. Om ni inklusive denna studerande får överintag måste ansökan om ytterligare plats göras för att få statsbidrag för den studerande. Ansökningsblankett finns under rubriken Blanketter. Detta ska göras i samband med rekvirering då ni ser om det är aktuellt med överintag. 5. Skicka in underlag för Europasstillägg till examensbevis Europass förenklar för arbetsgivare att förstå examen från andra EU-länder och gör det på så vis enklare för personer att söka jobb i andra EU-länder. Det är utbildningsanodnaren som i samverkan med sin ledningsgrupp ansvarar för att utarbeta underlag till Europasstillägg till examensbevis för yrkeshögskoleutbildningar. Det ska skickas in senast två månader innan utbildningens första omgång avslutas, men gärna tidigare. Utifrån underlaget färdigställer myndigheten sedan tillägget och gör det tillgängligt för nedladdning. All information om framtagning av Europasstillägg hittar du på myh.se. 6. Skicka slutsignal Slutsignalen är ett meddelande som underrättar myndigheten om att en omgång har avslutats. Senast fyra veckor efter att omgången avslutats ska du skicka in den via Mina sidor. I slutsignalen anger du: q Det verkliga slutdatumet q Andelen kvinnor och män Uppgifterna om vilka studerande som har fått examen utfärdad hämtas från Hantera studiedokumentation/utfärda examen. Kontrollera att det stämmer och gör eventuella ändringar i studiedokumentationen. Du ska skicka in slutsignalen även om det finns studeranden som inte är klara med sina studier men planerar att komplettera kurser och ta examen senare. Detta gäller även om du har ansökt om och fått beviljat att utbildningen ska få ingå i yrkeshögskolan under en förlängd period. 7. Kontrollera att alla uppgifter är fastställda i studiedokumentationen Senast fyra veckor efter utfärdande av utbildnings- och examensbevis kontrollerar du under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera studiedokumentation att alla studerande, betyg, studieavbrott, studieuppehåll, utfärdade examen samt examens- och utbildningsbevis är inrapporterade. Det finns möjlighet att skriva ut examensbevis och utbildningsbevis med ifyllda studieresultat via studiedokumentationstjänsten. Föredrar du att fylla i uppgifterna på egen hand finns mallar för examens- och utbildningsbevis under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera studiedokumentation/mallar. Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 10

11 Studieresultat för studerande vid uppdragsutbildningar redovisas i en betygssammanställning då studierna avslutats. Mall hittar du under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera studiedokumentation/mallar. 8. Resultatuppföljning Sex månader efter att en utbildningsomgång avslutats ska du följa upp hur de examinerade studerande lyckats i sin yrkeskarriär. Du ska redovisa uppgifter om deras huvudsakliga sysselsättning och om de har arbete inom det område som utbildningen var riktad mot. Uppgifterna skickas till in via ett webformulär under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljade utbildningar. Här hittar du även mer information om resultatuppföljningen. Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 11

12 Ändringar Det finns tillfällen då du kan behöva göra ansökningar om ändringar av olika slag. Det görs i vissa fall direkt via Mina sidor och i vissa fall genom att du skickar in en blankett till myndigheten för godkännande. Ansökningar om ändringar som görs via Mina sidor q Vilka som sitter i ledningsgruppen q Beskrivning av utbildningen q Utbildningsledare för utbildningen q Utbildningsplanen Utbildningsplanen: Om det ska göras ändringar i utbildningsplanen gör du en ansökan om ändring genom att redigera er utbildningsplan via Mina sidor. Sedan granskar och godkänner eller avslår myndigheten den. För en omgång som ännu inte har startat kan du även ändra: q Sista ansökningsdatum för studerande q Startdatum inom beviljad månad (detta datum kommer att visas på externa sökmotorer) Ställa in en omgång Om det är mer än en månad kvar till startdatum och ni inte skickat ut antagningsbesked kan du ställa in omgången via Mina sidor och beskriva anledningen till att ni ställer in omgången. I annat fall skickar du e-post till registrator@myh.se och anger varför omgången ska ställas in och hur eventuella sökande/antagna har informerats. Ansökningar om ändringar som görs med blankett Övriga ansökningar om ändringar ska göras på en blankett som skickas in till myndigheten. Blanketterna finns att hämta på Mina sidor under Yrkeshögskoleutbild-ning/ Hantera beviljad utbildning/blanketter. De regler som gäller för respektive ansökan står på blanketten. Ansök om ändring: q Utbildningens namn q Starttidpunkt q Studieform q Studietakt q Utbildningsort q Antal YH-poäng q Antal studerandeplatser q Antal studerandeplatser efter studieuppehåll q Byte av ansvarig utbildningsanordnare Ansök om: q Statsbidrag för svenska med yrkesinriktning q Särskilt pedagogiskt stöd q Särskilt pedagogiskt stöd, inläsning av litteratur q Annan sammansättning av ledningsgrupp, smalt yrkesområde q Förlängning/återinträde Förlängning/återinträde: Beslutet om att en utbildning får ingå i yrkeshögskolan är giltigt ca sju månader efter att sista omgången på utbildningen avslutats och det är så länge det är möjligt att sätta betyg och utfärda examen. Behöver ni ytterligare tid för att ge studerande möjligheter att komplettera sina studier kan ni ansöka om att utbildningen ska få förlängd tid i yrkeshögskolan. Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 12

13 Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 13

14 RÄTT KOMPETENS I RÄTT TID. Myndigheten för yrkeshögskolan Swedish National Agency for Higher Vocational Education Telefon: (växel) Mail: info@myh.se Box 145, Västerås Handbok för administration av yrkeshogskoleutbildning 14