Handbok för administration av yrkeshögskoleutbildning

Transkript

1 Handbok för administration av yrkeshögskoleutbildning 2014

2 Innehållsförteckning Att administrera en utbildning inom yrkeshögskolan... 3 En utbildning från start till slut Se till att du har rätt roll som användare på Mina sidor Fyll i uppgifter på Mina sidor a) Skicka in startsignal b) Registrera studerande i studiedokumentationen Rekvirera statsbidrag Ny rekvisition Skicka underlag för Europasstilägg för examensbevis a) Skicka slutsignal b) Kontrollera att alla uppgifter är fastställda i studiedokumentationen c) Skicka in kopior av utbildnings- och examensbevis Resultatuppföljning Ändringar... 9 Ansökningar om ändringar som görs via Mina sidor Ansökningar om ändringar som görs med blankett Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 2

3 Att administrera en yrkeshögskoleutbildning Den här korta handboken ger dig vägledning kring några av de vanligaste administrativa uppgifterna, i vilken ordning de ska utföras samt svar på vanliga frågor om hur de ska utföras. Då dokumentet främst riktar sig till dig som administrerar en utbildning för första gången är det skrivet på en övergripande nivå. Vi har även tagit fram manualer för Organisation och användare och Studiedokumentation, som du hittar på Mina sidor. Om du stöter på frågor som inte besvaras här är du välkommen att kontakta myndigheten via telefon eller e-post. Kontaktuppgifterna hittar du på sista sidan. Glöm inte att skicka in de efterfrågade uppgifterna inom den tid som vi på myndigheten anger. Dels hjälper det oss i vårt arbete att genomföra tillsyner, betala ut statsbidrag och godkänna ändringar i tid. Dels underlättar det för er själva då det kan vara svårt och tidsödande att återskapa uppgifter i efterhand när studerande har flyttat och personal har slutat.! Glöm inte att skicka in de efterfrågade uppgifterna inom den tid som Myndigheten för yrkeshögskolan anger. Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 3

4 En utbildning från start till slut Från att en utbildning har blivit beviljad till att den lämnar yrkeshögskolan finns det ett antal administrativa uppgifter som måste genomföras. Det finns obligatoriska uppgifter som gäller för samtliga utbildningar, till exempel: q Skicka in startsignal q Rekvirera statsbidrag q Lämna uppgifter om de studerandes betyg och examina q Skicka in underlag för Europasstillägg till examensbevis q Skicka in slutsignal Det finns också möjlighet att göra ändringar och ansökningar som inte är obligatoriska men som kan bli nödvändiga för just din utbildning. Kanske behöver du flytta fram startdatumet, anta fler studerande efter att omgången påbörjats eller göra förändringar i utbildningsplanen. Vissa av dessa uppgifter går att registrera direkt på Mina sidor under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning, medan andra kräver att du skickar in en blankett till myndigheten. De obligatoriska uppgifterna för alla utbildningar följer en tidslinje där varje del bör vara avklarad innan du går vidare till nästa steg. Genom att titta på nedanstående schema kan du försäkra dig om att alla nödvändiga uppgifter har blivit gjorda i rätt tid och i rätt ordning. Längre fram i handboken står alla stegen förklarade. 1. När utbildningen är beviljad. Se till att du har rätt roll som användare på Mina sidor. 2. När du har rätt roll. Fyll i uppgifter på Mina sidor. 3. När utbildningsomgången startar a) Skicka in startsignal b) Registrera studerande i studiedokumentationen 4. Tre veckor efter start Rekvirera statsbidrag. 5. Var sjätte månad Ny rekvisition. 6. Två månader innan utbildningens slut Skicka in underlag för Europasstillägg till examensbevis. 7. Senast tre veckor efter utbildningsomgångens avslut a) Skicka slutsignal. b) Kontrollera att alla uppgifter är fastställda i studiedokumentationen. c) Skicka in kopior av utbildnings- och examensbevis. 8. Sex månader efter utbildningsomgångens avslut Resultatuppföljning Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 4

5 1. Se till att du har rätt roll som användare på Mina sidor För att kunna administrera en utbildning inom yrkeshögskolan behöver du ha rätt roll som användare på Mina sidor. Rollerna som du behöver är Hantera beviljad utbildning YH och/eller Hantera studiedokumentation YH. I din organisation finns en eller flera personer som har behörighet att tilldela dessa roller, se manualen Organisation och användare. 2. Fyll i uppgifter på Mina sidor En del uppgifter hämtas per automatik från ansökningswebben men bör kontrolleras och eventuellt uppdateras om de inte är korrekta. Kontrollera till exempel att rätt namn står som kontaktperson för utbildningsomgången. Tänk på att en stor del av den information som du fyller i här även visas på webbplatser som presenterar utbildningar, till exempel: utbildningsinfo.se, allastudier.se, studentum.se samt på myndighetens egen söksida yrkeshogskolan.se. Dessa webbplatser är ett effektivt verktyg för att sprida information om din utbildning och därmed få så många och så intresserade sökanden som möjligt. Fyll därför i korrekt information om utbildningen. Du bör fylla i informationen omgående så att fler kan hitta just din utbildning när de söker efter utbildningar. Det gör du på Mina sidor under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning. Uppgifter som ska fyllas i: q Vilka som sitter i ledningsgruppen q Utbildningsledare för utbildningen q Sista ansökningsdatum för potentiella studerande till en omgång q Beskrivning av utbildningen q Plus- eller bankgirokonto Det finns även möjlighet att fylla i exakt startdatum som visas på externa webbplatser. Funktionen finns under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/viktiga datum tillsammans med sista ansökningsdatum för studerande. Ledningsgruppen: Information om ledningsgruppen och dess uppbyggnad kan du hitta i faktabladet Myndighetens syn på ledningsgruppsarbete inom yrkeshögskolan under rubriken Publikationer på Det går bra att skriva vakant som studeranderepresentant när du fyller i uppgifter om ledningsgruppen. Senast i samband med den första rekvisitionen måste en studeranderepresentant ha blivit utvald och inskriven i ledningsgruppen på Mina sidor. Beskrivning av utbildningen: Här kan du fylla i vilket yrke/yrkesområde man utbildas till efter avslutad utbildning, vad man läser under studieperioden, vilka huvudämnen som finns samt hur de är upplagda och vilken typ av tjänster man kan söka efter avslutad utbildning.! Tänk på att en stor del av informationen som du fyller i på Mina sidor även visas på andra webbplatser som presenterar dina utbildningar. Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 5

6 Endast plus- och bankgirokonto läggs till eller alternativt byts under rubriken Om anordnaren. Plus- och bankgirokonto läggs in utan bindestreck. 3. a) Skicka in startsignal Startsignalen är ett meddelande som underrättar MYH om att en omgång har påbörjats. Samma dag som omgången startar kan du skicka in startsignalen via Mina sidor. För att startsignalen ska gå att skicka in måste ledningsgruppen vara godkänd av MYH. I startsignalen anger du: q Antalet inkomna ansökningar fördelat på kvinnor och män q Antal antagna fördelat på kvinnor och män q Verkligt startdatum och preliminärt slutdatum för omgången Om du angivit startdatum under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/ Viktiga datum står det datumet i startsignalen, annars välj datum. Startsignalen måste vara inskickad för att du ska kunna rekvirera statsbidrag för omgången. Spara uppgifter om sökande Nedanstående uppgifter ska du spara om de sökande: 1. Personnummer på samtliga sökande 2. Uppgift om personen var behörig till utbildningen eller inte 3. Uppgift om personen var behörig enligt 20 procentsregeln eller inte Uppgifterna kommer att samlas in och användas av myndigheten för att ta fram statistik över de sökande till utbildningar inom yrkeshögskolan. Du kommer att bli kontaktad av Statistiska Centralbyrån (SCB) när det är dags att lämna in uppgifterna. 3. b) Registrera studerande i studiedokumentationen När en ny utbildningsomgång har startat lämnar du uppgifter om de studerande under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera studiedokumentation. När du säkerställt att uppgifterna är korrekta och cirka tre veckor efter utbildningens start fastställer du listan över de studerande som har påbörjat utbildningen. Under utbildningens gång lämnar du löpande uppgifter om betyg, studieavbrott och studieuppehåll 4. Rekvirera statsbidrag Fliken för rekvisition syns inte förrän startsignalen är godkänd och det är först tre veckor efter startdatum som du kan rekvirera. När du rekvirerar statsbidrag för första gången på Mina sidor fyller du i uppgifter om de studerande som efter beslut i ledningsgruppen har antagits till utbildningen och bedriver studier. Studerande som validerar vissa kurser får du rekvirera för då den studerande är antagen till utbildningen. För att rekvisitionen ska godkännas måste ledningsgruppen ha kompletterats med! För att rekvisitionen ska godkännas måste ledningsgruppen ha kompletterats med en studeranderepresentant. Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 6

7 en studeranderepresentant. Statsbidrag betalas sedan ut varje månad och du kan se utbildningens samlade rekvisitioner på Mina sidor. Det finns ingen möjlighet att ändra en rekvisition på Mina sidor efter att den har skickats in. Om du behöver göra ändringar kontaktar du ekonomihandläggare på MYH och ber oss att avslå den varpå du kan skicka in en ny rekvisition. Vi förväntar oss att du rekvirerar i tid eftersom vi avsätter pengar för beviljade utbildningar. Ställ därför in omgången snarast möjligt om du vet om att starten inte blir av. Ju tidigare vi får in informationen desto tidigare kan vi planera om utbetalningarna och eventuellt omfördela till andra utbildningar som har möjlighet att ta emot fler studerande eller starta fler utbildningar. 5. Ny rekvisition I samband med att du skickar in startsignalen skapas fasta avstämningsdatum vilka är de datum då kommande rekvisitioner ska skickas in. Dessa infaller var sjätte månad. I samband med rekvisitionen ska du uppdatera studerandelistan så att den är aktuell. Studerande som har avbrutit sina studier ska inte finnas med på listan. Studerande kan efter beslut i ledningsgruppen antas till en utbildning efter att omgången påbörjats. Om du registerar en ny studerande använder du fritextfältet för att upplysa myndigheten om på vilka grunder (validering/tillgodoräknande eller återkomst från studieuppehåll) den studerande har tillkommit på studerandelistan samt vilket datum han eller hon har påbörjat utbildningen. Läs mer om rekvisitionshanteringen i faktabladet Rekvirering av statsbidrag vid studieuppehåll och studieavbrott som du hittar på under rubriken Publikationer på 6. Skicka in underlag för Europasstillägg till examensbevis Europass förenklar för arbetsgivare att förstå examen från andra EU-länder och gör det på så vis enklare för personer att söka jobb i andra EU-länder. Det är utbildningsanodnaren som i samverkan med sin ledningsgrupp ansvarar för att utarbeta underlag till Europasstillägg till examensbevis för yrkeshögskoleutbildningar. Detta ska, i enlighet med föreskrift (MYHFS 2012:1), göras senast två månader innan utbildningen avslutats. Utifrån! Tänk på att du som utbildningsanordnare är skyldig att skicka in underlag för Europasstillägg två månader innan utbildningens avslut. Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 7

8 underlaget färdigställer myndigheten sedan tillägget och gör det tillgängligt för nedladdning. All information om framtagning av Europasstillägg hittar du på 7. a) Skicka slutsignal Slutsignalen är ett meddelande som underrättar myndigheten om att en omgång har avslutats. Senast tre veckor efter att omgången avslutats ska du skicka in den via Mina sidor. I slutsignalen anger du: q Det verkliga slutdatumet q Vilka som tagit examen q Andelen kvinnor och män Du ska skicka in slutsignalen även om det finns studeranden som inte är klara med sina studier men planerar att komplettera kurser och ta examen senare. Detta gäller även om du har ansökt om och fått beviljat att utbildningen ska få ingå i yrkeshögskolan under en förlängd period. Om utbildningen omfattar färre än 200 YH-poäng, och därmed inte leder till examen, ska du lämna examensrutorna tomma. 7. b) Kontrollera att alla uppgifter är fastställda i studiedokumentationen Senast tre veckor efter att utbildningsomgången har avslutats kontrollerar du under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera studiedokumentation att alla studerande, betyg, studieavbrott, studieuppehåll samt utfärdade examen är inrapporterade. Säkerställ att uppgifterna är korrekta samt fastställda. Det finns möjlighet att skriva ut examensbevis och utbildningsbevis med ifyllda studieresultat via studiedokumentationstjänsten. Föredrar du att fylla i uppgifterna på egen hand finns mallar för examens- och utbildningsbevis under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera studiedokumentation/mallar. Studieresultat för studerande vid uppdragsutbildningar redovisas i en betygssammanställning då studierna avslutats. Mall hittar du under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera studiedokumentation/mallar. 7. c) Skicka in kopior av utbildnings- och examensbevis När du utfärdar ett utbildningsbevis eller examensbevis ska du skicka in en kopia av det undertecknade beviset till myndigheten. Detta gäller för utbildningsbevis och examensbevis som utfärdas från och med den 1 januari Du skickar in kopian elektroniskt genom att scanna det undertecknade beviset och via e-post skicka det till info@myh.se. Skriv i ämnesraden att det är utbildnings-/examensbevis, samt vilken utbildning de är utfärdade för. 8. Resultatuppföljning Sex månader efter att en utbildningsomgång avslutats ska du följa upp hur de examinerade studerande lyckats i sin yrkeskarriär. Du ska redovisa uppgifter om deras huvudsakliga sysselsättning och om de har arbete inom det område som utbildningen var riktad mot. Uppgifterna skickas till Myndigheten för yrkeshögskolan via ett webbformulär under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljade utbildningar. Mer information om resultatuppföljningen kommer att skickas ut i samband med att utbildningsomgången avslutas till den e-postadress som du registrerat i era kontaktuppgifter. Om din utbildning omfattar färre än 200 YH-poäng, och därmed inte leder till examen, Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 8

9 skickar vi en anpassad mall för resultatuppföljning. Då ska du redovisa resultaten för de studerande som minst har betyget godkänt i alla kurser. Ändringar Det finns tillfällen då du kan behöva göra ansökningar om ändringar av olika slag. Det görs i vissa fall direkt via Mina sidor och i vissa fall genom att du skickar in en blankett till myndigheten för godkännande. Ansökningar om ändringar som görs via Mina sidor q Vilka som sitter i ledningsgruppen q Beskrivning av utbildningen q Utbildningsledare för utbildningen q Utbildningsplanen Utbildningsplanen: Om det ska göras ändringar i utbildningsplanen gör du en ansökan om ändring genom att redigera er utbildningsplan via Mina sidor. Sedan granskar och godkänner eller avslår myndigheten den. För en omgång som ännu inte har startat kan du även ändra: q Sista ansökningsdatum för studerande q Startdatum inom beviljad månad (detta datum kommer att visas på externa sökmotorer) Ställa in en omgång Om det är mer än en månad kvar till startdatum och ni inte skickat ut antagningsbesked kan du ställa in omgången via Mina sidor och beskriva anledningen till att ni ställer in omgången. I annat fall skickar du e-post till registrator@myh.se och anger varför omgången ska ställas in och hur eventuella sökande/antagna har informerats. Ansökningar om ändringar som görs med blankett Övriga ansökningar om ändringar ska göras på en blankett som skickas in till myndigheten. Blanketterna finns att hämta på Mina sidor under Yrkeshögskoleutbildning/Hantera beviljad utbildning/blanketter. De regler som gäller för respektive ansökan står på blanketten. Ansök om ändring: q Utbildningens namn q Starttidpunkt q Studieform q Studietakt q Utbildningsort q Antal YH-poäng q Antal studerandeplatser q Antal studerandeplatser efter studieuppehåll q Byte av ansvarig utbildningsanordnare Ansök om: q Statsbidrag för svenska med yrkesinriktning q Särskilt pedagogiskt stöd q Särskilt pedagogiskt stöd, inläsning av litteratur q Annan sammansättning av ledningsgrupp, smalt yrkesområde q Förlängning/återinträde Förlängning/återinträde: Utbildningar som beviljats i ansökningsomgången hösten 2011 eller senare ingår yrkeshögskolan i sju månader efter att sista omgången på utbildningen avslutats. Utbildningar som beviljats i tidigare ansökningsomgångar ingår i yrkeshögskolan tills sista omgången avslutas. När en utbildning inte längre ingår i yrkeshögskolan går det inte att sätta betyg eller utfärda examen. Det är möjligt att ansöka om att utbildningen ska få ingå i yrkeshögskolan under en förlängd period på sju månader. Under beviljad period går det att sätta betyg och utfärda examen. Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 9

10 RÄTT KOMPETENS I RÄTT TID. Myndigheten för yrkeshögskolan Swedish National Agency for Higher Vocational Education Telefon: (växel) Mail: info@myh.se Box 145, Västerås Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 10