Projektmanual Till deltagare i det nationella tillsynsprojektet om inomhusmiljön i skolan Version 1.1
Projektmanual Till deltagare i det nationella tillsynsprojektet om inomhusmiljön i skolan
Citera gärna Folkhälsomyndighetens texter, men glöm inte att uppge källan. Bilder, fotografier och illustrationer är skyddade av upphovsrätten. Det innebär att du måste ha upphovsmannens tillstånd att använda dem. Folkhälsomyndigheten, 3 mars 2014, uppdaterad maj 2014 Foto omslag: photos.com
Innehållsförteckning Om denna projektmanual... 7 Om projektet... 8 Val av nationellt tillsynsprojektet... 8 Syfte och mål med projektet... 8 Omfattning och avgränsning... 9 Roller och ansvar... 9 Kommunernas miljökontor/miljönämnder... 9 Länsstyrelserna och/eller regionala miljösamverkan... 10 Folkhälsomyndigheten... 10 Projektgruppen på Folkhälsomyndigheten... 10 Samverkan med Arbetsmiljöverket... 10 Projektet på webben... 10 Vägledning från Folkhälsomyndigheten... 11 Aktiviteter för deltagande miljökontor... 12 Anmälan om deltagande... 12 Planering och resurser... 12 Kommunikation och information... 13 Seminarier... 13 Samverkansstöd inom länet... 13 Genomföra tillsynen... 13 Inrapportering till Folkhälsomyndigheten... 13 Publicering av resultat... 14 Vad händer sedan?... 14 Viktiga datum för miljökontoren... 14 Aktiviteter för länsstyrelserna och regionala miljösamverkan... 15 Anmälan till projektet... 15 Hur kan ert stöd se ut... 15
Om denna projektmanual Detta dokument beskriver Folkhälsomyndighetens nationella tillsynsprojekt om inomhusmiljön i skolan för deltagande kommunala miljökontor samt deltagande länsstyrelser/regionala miljösamverkan. Syftet är att ge deltagarna en tydlig bild av vad projektet innebär samt ett underlag för att planera sitt deltagande i projektet. Manualen kan komma att uppdateras. Den senaste versionen finns på projektets webbsidor www.folkhalsomyndigheten.se/inomhusmiljon-i-skolan/. PROJEKTMANUAL 7
Om projektet Val av nationellt tillsynsprojektet Folkhälsomyndigheten har valt att fokusera på inomhusmiljöfrågor i skolor i ett nationellt tillsynsprojekt under 2014-2015. Bakgrunden till detta är att Socialstyrelsen i ett tidigare regeringsuppdrag utrett problembilden på astma- och allergiområdet kopplad till barnens arbetsmiljö i skolan. I Socialstyrelsens rapport Allergi i skola och förskola 2013 beskrivs bland annat att inomhusmiljön i skolor skiljer sig från många andra inomhusmiljöer genom att särskilt många personer vistas samtidigt på en relativt liten yta, vilket innebär höga krav på t.ex. ventilation och städning. Utredningen visar också att det finns en rad brister i skolans inomhusmiljö där många lokaler inte uppfyller de krav som finns. Miljöhälsorapport 2013 1 stödjer bilden av att skolorna i landet har stora brister vad gäller inomhusmiljön. Dessutom är skolorna är ofta ett prioriterat tillsynsområde hos de operativa tillsynsmyndigheterna och efterfrågan på tillsynsvägledning inom området är stor. När Socialstyrelsen under 2012 skickade ut en enkät till samtliga miljökontor i landet visade resultatet att det mest efterfrågade området för ett nationellt tillsynsprojekt var skola. I och med bildandet av en ny Folkhälsomyndighet 1 januari 2014 har ansvaret för tillsynsvägledning för de flesta hälsoskyddsfrågorna flyttats från Socialstyrelsen till Folkhälsomyndigheten. Syfte och mål med projektet Det övergripande syftet med projektet är att inomhusmiljön för barn och ungdomar i landets skolor ska förbättras och att miljöbalkens krav på inomhusmiljön ska uppfyllas. Folkhälsomyndigheten kommer att utveckla sin tillsynsvägledning i projektet genom att revidera och ta fram ny vägledning vad gäller städning och ventilation samt genomföra seminarier för deltagande inspektörer. Målet med dessa aktiviteter är att stärka och stötta inspektörerna i sitt tillsynsarbete och bidra till kompetensutveckling. Med projektet vill även Folkhälsomyndigheten få en övergripande lägesbild av inomhusmiljön i de skolor som tillsynats och samt en bild av hur miljönämnderna ställer krav på skolor med brister. 1 Miljöhälsorapport 2013. Mölnlycke: Institutet för Miljömedicin, Karolinska institutet; 2013. 8 PROJEKTMANUAL
Omfattning och avgränsning Projektet utgår från miljöbalkens krav på skolor. De skolor som ingår i projektet är grundskolan (även förskoleklasser om de inryms i grundskolans lokaler) samt gymnasieskolor. Projektet kommer att ha fokus på ventilation och städning samt egenkontroll vad gäller dessa områden. Ventilation och städning är viktiga faktorer i skolmiljöerna pga. persontätheten i lokalerna och dessa faktorer samverkar till att hålla nere damm- och partikelhalten i luften. Den vägledning som tas fram inom projektet kommer att röra dessa specifika områden. Fokusområdet städning kopplar i detta projekt i första hand till allmän hygien och minskning av damm. Åtgärder vid smittspridning kopplat till sjukdomsutbrott ingår inte i projektet. När det gäller ventilation så ingår de aspekter som hör till ventilationens funktion vad gäller kvaliteten på tilluft och luftflöden. Drag från ventilationen samt temperaturen på tilluften från ventilationen ingår i projektet eftersom detta ofta kopplar till upplevelsen av luftkvalitet. Buller från ventilation ingår inte i projektet, inte heller fukt/mögelskador och radon. Projektet är inriktat på fortlöpande tillsyn. Kommunernas tillsyn i projektet ska omfatta både granskningar av skolornas egenkontroll kopplat till städning och ventilation samt faktiska inspektioner i skolornas lokaler. De typer av lokaler som ingår i projektet är: Lokaler för undervisning, inklusive grupprum, där undervisningen i sig inte alstrar föroreningar. Detta innebär att till exempel slöjdsalar, kemisalar, hemkunskap och verkstadsliknande lokaler för fordonsutbildningar inte ingår i projektet. Gymnastiksalar ingår i projektet. Allmänna utrymmen som till exempel toaletter, omklädningsrum, korridorer och utrymmen för elevskåp. Lokaler för fritidsaktiviteter som till exempel uppehållsrum och fritidshemslokaler som ryms inom skolans verksamhet. Roller och ansvar Kommunernas miljökontor/miljönämnder Kommunernas miljönämnder är operativ tillsynsmyndighet enligt miljöbalken vad gäller inomhusmiljön i skolor. Det är frivilligt för kommunernas miljökontor att delta i Folkhälsomyndighetens nationella tillsynsprojekt om inomhusmiljön i skolan. De deltagande kommunerna ska genomföra tillsynsbesök hos skolor för att bedöma städningen och ventilationen samt bedöma egenkontrollen vad gäller dessa områden. PROJEKTMANUAL 9
Länsstyrelserna och/eller regionala miljösamverkan Länsstyrelserna är, tillsammans med Folkhälsomyndigheten, tillsynsvägledande myndighet enligt miljöbalken när det gäller inomhusmiljön i skolor. Länsstyrelserna kan välja att ta på sig en samverkande roll inom länet för de kommuner som deltar i projektet. I vissa delar av landet finns även så kallade regionala miljösamverkan. Även dessa kan välja att delta aktivt i tillsynsprojektet. Folkhälsomyndigheten Folkhälsomyndigheten har det centrala tillsynsvägledningsansvaret enligt miljöbalken för inomhusmiljön i skolor. Det är Folkhälsomyndigheten som driver detta nationella tillsynsprojekt. Folkhälsomyndigheten tillhandahåller stöd för kommunernas miljökontor under projektets gång, se avsnittet Vägledning från Folkhälsomyndigheten. Projektgruppen på Folkhälsomyndigheten Tillsynsprojektet drivs av en projektgrupp på Folkhälsomyndigheten som också är kontaktpersoner i projektet: Marianne Löwenhielm, projektledare marianne.lowenhielm@folkhalsomyndigheten.se Greta Smedje, sakkunnig, greta.smedje@folkhalsomyndigheten.se Fredrik Haux, utredare, fredrik.haux@folkhalsomyndigheten.se Emma Roos, kommunikatör, emma.roos@folkhalsomyndigheten.se En referensgrupp finns även knuten till projektet. Referensgruppen består av fyra erfarna miljöinspektörer och ger projektgruppen stöd och råd i framtagandet av vägledningen inom projektet.. Samverkan med Arbetsmiljöverket Arbetsmiljöverket genomför en nationell tillsynsinsats av skolor under 2013 2016. Insatsen utgår från arbetsmiljölagstiftningen och målet är en bättre arbetsmiljö för personal och elever. Folkhälsomyndigheten samverkar med projektledningen för Arbetsmiljöverkets tillsynsinsats, vilket bland annat innebär ett informationsutbyte mellan myndigheterna om respektive projekt och att innehållet i vägledningar som tas fram stäms av mellan myndigheterna. Projektet på webben På Folkhälsomyndighetens webbplats finns särskilda webbsidor om projektet www.folkhalsomyndigheten.se/inomhusmiljon-i-skolan/. Sidorna kommer att uppdateras regelbundet under projektet. Där finns mer information om projektet, deltagande kommuner, vägledande material, etc. På förstasidan kommer en nyhetslogg att finnas, där nyheter inom projektet läggs ut efterhand. 10 PROJEKTMANUAL
Vägledning från Folkhälsomyndigheten Folkhälsomyndigheten kommer att bidra med nedanstående stöd och framtagande av vägledningsmaterial för deltagande kommunala miljökontor. Förutom detta finns även vägledningsmaterial som tagits fram tidigare och som ligger på projektets webbsidor. Vägledning Syfte När klart Folkhälsomyndighetens kontaktpersoner kommer att finnas tillgängliga via e-post och till viss del telefon Nyheter och information via e-post till deltagarna i projektet Denna projektmanual Webbsidor för projektet Förslag på övergripande informationsbrev till skolorna Framtagande av allmänna råd om städning i skolor och förskolor Vägledning om städning och ventilation En frågebank skapas på projektets webbplats med frågor och svar Fem seminarier anordnas i landet för deltagande miljökontor Svara på deltagande miljökontors frågor Folkhälsomyndigheten kommer att ha regelbunden kontakt med deltagarna för att delge nyheter och stöd under projektets gång. Deltagarna bör dessutom följa nyhetsloggen på projektets webbsida Ska ge deltagarna en bild av vad projektet innebär samt ett underlag för att planera sitt deltagande i projektet Information och vägledningsmaterial samlas för projektet Brevet ska kunna vara ett underlag för miljökontoren vid kontakten med skolorna och utbildningsnämnderna Ska vara ett stöd för bedömningen vid tillsynen Ska vara stöd för tillsynen. Vägledningen ska komplettera redan tidigare framtagen vägledning. Vägledningen läggs ut på projektets webbplats Ska vara en kunskapskälla för inspektörerna i deras tillsyn. Kompletterar annan vägledning Kompetenshöjande seminarier om tillsyn vad gäller städning och ventilation i skolor Löpande under projektet Löpande under projektet Mars 2014 Mars 2014, vidareutvecklas sedan löpande under projektet Maj 2014 Augusti 2014 Augusti 2014 Augusti 2014, utvecklas löpande under projektet Augusti/september 2014 PROJEKTMANUAL 11
Aktiviteter för deltagande miljökontor Anmälan om deltagande Kommunernas miljökontor anmäler sitt deltagande i projektet till Folkhälsomyndigheten senast den 11 april 2014. Anmälan görs via ett webbformulär på projektets startsida på webben www.folkhalsomyndigheten.se/inomhusmiljon-i-skolan/. En inbjudan till projektet skickades med e-post till samtliga kommuner i mars 2014. Ni som anmält er till projektet kommer att få ytterligare en kort webbenkät att besvara under våren 2014, med frågor om bland annat er kompetens idag samt några frågor om hur tillsynen sett ut innan projektet. Genom hela projektet ska ni ha en utsedd kontaktperson gentemot Folkhälsomyndigheten. För att kommunikationen mellan miljökontoren och Folkhälsomyndigheten ska fungera smidigt i projektet är det viktigt att ni meddelar oss på Folkhälsomyndigheten om kontaktpersoner byts ut. På projektets startsida på webben kommer en nyhetslogg att finnas, där nyheter inom projektet läggs ut efterhand. Ni som deltar i projektet bör regelbundet gå in på projektets webbsida för att hålla er uppdaterade om projektet. Planering och resurser Ni på miljökontoren väljer själva hur tillsynen ska läggas upp och vilken ambitionsnivå ni ska ha, till exempel när det gäller hur många skolor som ska tillsynas, vilka skolor som ska tillsynas och hur stor del av skolornas lokaler som ska inspekteras. En kontakt mellan Arbetsmiljöverkets regionkontor och er på miljökontoren rekommenderas för samråd kring vilka skolor som ska inspekteras och när tillsynen ska ske. Ett informationsbrev från Folkhälsomyndigheten och Arbetsmiljöverket samt en förteckning över kontaktpersoner på de olika regionkontoren på Arbetsmiljöverket kommer att skickas ut till er som deltar i projektet under våren 2014. Det kan vara lämpligt att bedöma om era nuvarande handläggningsrutiner för tillsynen i skolor behöver uppdateras. Använd Folkhälsomyndighetens vägledande material som stöd för detta arbete. Exempel på några miljökontors tillsynsformulär och informationsmaterial kommer att finnas tillgängligt på projektets webbsida. Ni kan även behöva anpassa tillsynsformulär eller motsvarande till den webbenkät som ska besvaras när samtliga tillsynsbesök är genomförda och sammanställda. Vilka uppgifter från tillsynen som ska rapporteras in till Folkhälsomyndigheten kommer att publiceras på projektets webbplats senast augusti 2014. Tänk på att göra en bedömning av hur mycket tid och resurser som kommer att gå åt i förhållande till ambitionsnivån. Den största kostnaden kommer att vara den arbetstid ni lägger ned på tillsynsprojektet. 12 PROJEKTMANUAL
Kommunikation och information Ett informationsbrev från Folkhälsomyndigheten och Arbetsmiljöverket om myndigheternas båda tillsynsprojekt kommer att skickas ut till er som deltar i projektet. Informationen kan vara bra att ha tillgänglig vid kontakten med skolorna inför tillsynen. Folkhälsomyndigheten kommer utöver detta även ta fram ett förslag på övergripande informationsbrev som kan användas av er vid kontakten med skolorna och utbildningsnämnderna. Detta brev kommer att behöva bearbetas av er på miljökontoren för att anpassas till lokala förhållanden. Frågor om inomhusmiljön i skolan får ofta stort genomslag i massmedia. Kontakta därför gärna kommunens informatör eller webbredaktör. De vet vilka informationsvägar som redan är upparbetade inom kommunen och kan komma med goda idéer om hur informationsspridning kan ske. De kan också ge tips om hur man formulerar budskap för media med flera. Om ni lägger ut information om projektet på er webbplats kan ni länka till Folkhälsomyndighetens webbsidor om projektet. Ett tips är att även gå igenom och bedöma den information som redan ligger upplagd på er webbplats kopplat till skolor. Seminarier Folkhälsomyndigheten anordnar fem likadana, kostnadsfria seminarier på olika platser i landet under augusti/september 2014. Seminarierna riktar sig i första hand till de miljökontor som deltar i projektet. Mer information om seminarierna samt anmälan till dessa kommer att finnas på projektets webbsidor. Samverkansstöd inom länet Om länsstyrelsen och/eller regionala miljösamverkan väljer att delta aktivt i tillsynsprojektet kan de eventuellt komma att anordna länsvisa aktiviteter. Genomföra tillsynen Tillsynen av skolorna sker mellan 1 oktober 2014 till och med den 31 mars 2015. Det kan vara lämpligt att ha kontakt med både verksamhetsutövarna för skolorna samt skolornas fastighetsförvaltning i tillsynen för att få en helhetsbild av skolorna. Inrapportering till Folkhälsomyndigheten Ni som deltar i projektet ska rapportera in övergripande tillsynsresultat till Folkhälsomyndigheten via en särskild webbenkät. Endast en inrapportering ska göras från varje miljökontor, vilket innebär ett visst sammanställningsarbete för er. Enkäten kommer även innehålla uppföljande frågor om själva projektet så att ni kan ge feedback. Resultaten ska vara inrapporterade till Folkhälsomyndigheten senast 15 april 2015. PROJEKTMANUAL 13
Publicering av resultat Folkhälsomyndigheten planerar att publicera resultaten från projektet under hösten 2015. Alla deltagare i projektet kommer att få förhandsinformation innan publiceringen sker. Ni kan då välja att gå ut med de lokala resultaten i samband med att den nationella rapporten släpps. Folkhälsomyndigheten kommer att hänvisa frågor från media som gäller lokala förhållanden till respektive miljökontor. Det kan vara lämpligt att förbereda er för frågor från media tillsammans med kommunens informatör i god tid. Vad händer sedan? Resultaten från tillsynen kan leda till att ni på miljökontoren behöver göra ytterligare tillsynsinsatser på de inspekterade skolorna för att följa upp eventuella brister. Sådant arbete ligger utanför detta nationella tillsynsprojekt. Viktiga datum för miljökontoren Aktivitet Datum Anmäla deltagande i projektet Senast 11 april 2014 Besvara webbenkät inför projektstart Våren 2014 Tillsyn i skolor 1 oktober 2014 31 mars 2015 Inrapportera övergripande resultat via webbenkät. Uppföljning av projektet Förberedelse inför publicering av resultat Senast 15 april 2015 Höst 2015 14 PROJEKTMANUAL
Aktiviteter för länsstyrelserna och regionala miljösamverkan Anmälan till projektet Deltagande i projektet ska anmälas senast 11 april 2014, via e-post till projektledaren. Det ska finnas en kontaktperson för tillsynsprojektet på varje deltagande länsstyrelse och regionala miljösamverkan under hela projektet. Hur kan ert stöd se ut I tidigare nationella tillsynsprojekt som anordnats inom hälsoskyddsområdet har flertalet länsstyrelser och regionala miljösamverkan deltagit i projekten. Man har då valt att bland annat stötta projekten på följande sätt: Agerat samordnare/kontaktperson för projektet i länet. Uppmuntrat de kommunala miljökontorens deltagande i projektet i olika sammanhang där man träffar miljökontoren, till exempel i olika hälsoskyddsnätverk. Organiserat egna uppstartsmöten. Anordnat diskussionsträffar för miljöinspektörerna under tillsynsperioden. Ordnat uppföljningsmöten, med bl.a. diskussionsforum om vilka svårigheter som uppstått i projektet, inhyrda konsulter som föreläst osv. Exempel på andra insatser kan till exempel vara att: Anordna gemensam inspektion/studiebesök med flera inspektörer i länet hos en skola. Agera samordnande part för deltagande kommunerna i länet gentemot Arbetsmiljöverkets regionkontor. Ta fram tillsynsformulär för tillsynen. Rapportera frågeställningar och problem från miljökontoren till Folkhälsomyndigheten. Sammanställa resultat länsvis och publicera regional rapport. PROJEKTMANUAL 15
Solna Nobels väg 18, SE-171 82 Solna Östersund Forskarens väg 3, SE-831 40 Östersund. www.folkhalsomyndigheten.se