Egenkontroll. Inomhusmiljö och miljöpåverkan enligt miljöbalken. för

Transkript

1 Egenkontroll Inomhusmiljö och miljöpåverkan enligt miljöbalken för

2 Egenkontrollens innebörd Miljöbalken omfattar alla, verksamheter och privatpersoner och dess syfte är att skapa en hållbar utveckling. För detta krävs ett eget ansvarstagande. Egenkontrollen är ert verktyg för att uppfylla miljöbalkens krav. Egenkontrollen förutsätter kunskap om vilka krav som ställs och om den påverkan verksamheten kan ha på människors hälsa och miljön. Denna kunskap ska varje verksamhet ha enligt miljöbalkens kunskapskrav. Miljö- och stadsbyggnadskontorets roll är att se till att miljöbalkens krav efterlevs och därmed att en välfungerande egenkontroll finns inom respektive verksamhet. Målet med egenkontrollen är inte en pärm eller ett journalblad, dessa utgör endast medel. Målet är att förebygga olägenhet för människors hälsa och miljö. Det finns inga formkrav på egenkontrollen. Innhållet kan anpassas till respektive verksamhet. 1 Egenkontrollen ska stå i rimlig proportion till verksamheten 2 Spara endast relevanta dokument 3 Egenkontrollen ska fungera i praktiken Denna egenkontroll är indelad i 17 flikar som alla, mer eller mindre, följer samma mönster. Respektive flik innehåller information om vem som är ansvarig för fliken och den ansvariges riktlinjer. Riktlinjerna är tänkta att utgöra en ram för flikens förhållningsregler. Under varje flik finns det ett fält för att skriva in den ansvariges namn och fält för att skriva in tillhörande journalblad och dokument som kan vara relevanta att samla under respektive flik. Miljö- och stadsbyggnadskontorets exempel på journalblad är att likställa med en fullständig rutin om kontroll och utvärdering utförs minst en gång per år.

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Flik 1 Flik 2 Flik 3 Flik 4 Flik 5 Flik 6 Flik 7 Flik 8 Flik 9 Flik 10 Flik 11 Flik 12 Flik 13 Flik 14 Flik 15 Flik 16 Flik 17 Ansvarsfördelning internt Ansvarsfördelning externt Uppdatering av egenkontrollen Felanmälan och klagomålshantering Kontroll och utvärdering inomhusmiljö Kontroll och utvärdering utomhusmiljö Kontroll och utvärdering miljöpåverkan Handlingsplan för större störningar Hygien och smittspridning Städning Kemikalier Avfall Lagstiftning Beslut och skrivelser från tillsynsmyndigheten Policydokument Utbildning och kunskap Ritning

4 Flik 1 Ansvarsfördelning internt Det ska finnas en fastställd och dokumenterad fördelning av det organisatoriska ansvaret inom verksamheten för de frågor som omfattas av miljöbalken. Namn på de ansvariga ska finnas inskrivna under respektive flik som följer härefter. Den ansvarige ska ha mandat att driva frågan vidare och gärna befogenheter och resurser att vidta åtgärder. Avsikten med fördelningen är att en person bevakar och förmedlar frågorna internt. Ansvaret bör ligga så långt ut i organisationen som möjligt för att få en väl fungerade egenkontroll som sedan ska kunna bedrivas i den dagliga verksamheten. Syftet är att snabbt kunna motverka olägenheter och risker. Den ytterst ansvarige ska ha kontroll över de brister och åtgärder som har vidtagits inom verksamheten. En väl fungerande återkoppling är viktig. All personal ska ha kännedom om egenkontrollen, dess syfte och vem som är ansvarig för respektive flik/område. Förankra egenkontrollen t ex på arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal.

5 Flik 2 Ansvarsfördelning externt Den ansvarige ska sköta kommunikationen med externa parter, som t ex fastighetsägare, tillsynsmyndighet, andra parter och föräldrar när verksamheten har frågor eller information som rör t ex brister inom verksamheten, brister i fastigheten; ventilationsproblem, bullerstörning, fuktskador eller dyl. Det ska framgå av gränsdragningslistan (för kommunala verksamheter) och hyreskontraktet (för enskilda verksamheter) vilket ansvar verksamheten respektive fastighetsägaren har. Gränsdragningslistan finns på stadens intranät, Ö-nätet. Under denna flik samlas t ex gränsdragningslistan, hyreskontrakt mm.

6 Flik 3 Uppdatering av egenkontrollen Den ansvarige ska vid behov uppdatera verksamhetens egenkontroll, minst en gång per år. Nyanställd personal ska få den information som behövs för att denne ska förstå och kunna arbeta utefter egenkontrollen i den dagliga verksamheten. Egenkontrollen bör integreras t ex på arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal. Uppdateringar i egenkontrollen bör journalföras. Under denna flik samlas journalblad och dokument som rör uppdatering av egenkontrollen. JOURNALBLAD

7 Flik 4 Felanmälan och klagomålshantering Den ansvarige ska sköta kommunikationen med externa parter vid felanmälan till fastighetskontoret/fastighetsägaren eller vid klagomål till miljö- och stadsbyggnadskontoret. Det ska finnas en skriftlig rutin för både felanmälan och hantering av klagomål på inomhusmiljön. Av gränsdragningslistan/hyreskontraktet framgår det vem som ansvarar för olika åtgärder. Om det är fastighetskontoret/fastighetsägaren som ska vidta åtgärder ska felanmälan göras. Om det är verksamheten själv som är ansvarig ska åtgärder vidtas enligt upprättade rutiner. Felanmälan och klagomål ska journalföras och journalblad ska sparas som en del i verksamhetens egenkontroll. Felanmälan för kommunala verksamheter görs till fastighetskontoret på 4900 eller via webben. Felanmälan för enskilda verksamheter görs till fastighetsägaren eller annan. Under denna flik samlas relevanta kontaktuppgifter samt journalblad och dokument som rör felanmälan och klagomål. JOURNALBLAD

8 Flik 5 Kontroll och utvärdering inomhusmiljö Den ansvarige ska med jämna mellanrum kontrollera och utvärdera de risker som verksamheten har identifierat i inomhusmiljön och som kan ha en negativ effekt på människors hälsa och miljön. Det ska framgå hur och hur ofta kontroll och utvärdering ska genomföras, minst en gång per år. Genomförda kontroller och resultat ska dokumenteras. Tänk på att miljöbalken tar ansvar för barnens miljö, inte arbetsmiljön. Inom följande områden ska inventerade avvikelser felanmälas; golvets utseende, lufttemperatur, ljudnivå från ventilation, akustik, ljus, avvikande lukter, vattentemperatur, elektromagnetiska fält mm. Under denna flik samlas journalblad och dokument för de kontroller/åtgärder som fastighetsägaren utför vad gäller radon, OVK-protokoll, buller, fukt, ventilationsdimensionering, skadesanering mm, men även dokument för verksamhetens allergirond (ska göras minst 1 ggr/år) och miljö- och stadsbyggnadskontorets checklistor. JOURNALBLAD

9 Flik 6 Kontroll och utvärdering utomhusmiljö Den ansvarige ska med jämna mellanrum kontrollera och utvärdera de risker som verksamheten har identifierat i utomhusmiljön och som kan ha en negativ effekt på människors hälsa och miljön. Det ska framgå hur och hur ofta kontroll och utvärdering ska genomföras, minst en gång per år. Genomförda kontroller och resultat ska dokumenteras. Tänk på att miljöbalken tar ansvar för barnens miljö, inte arbetsmiljön. Barnens utomhusmiljö bör vara rymlig och stimulerande. Den bör ha en yta om minst 6000 kvm. Höga stängsel som segmenterar gården bör undvikas, barn måste få chans att få upp farten. Segmentering kan ske med naturmaterial som är tillräckligt höga för 1-2 åringar och samtidigt tillräckligt låga för de äldre barnen att klättra över. 2/3 av gården bör vara kuperad och bevuxen. Ockuperad mark kan åtgärdas med trädstammar, jordhögar, plantering av buskar mm. Det i vuxna ögon estetiskt mindre tilltalande intrycket får inte störa, för barnen är det fina lekmiljöer. Lekinstallationer ska vara placerade så att det ligger i skugga mellan elva och tre på dagen. Den fria himmelsvyn ska vara mindre än 50 %. Passager som ger möjlighet att springa runt och emellan och som knyter ihop olika lekmiljöer blir också mycket viktigt då mera mark inte kan tas i besittning. Inom följande områden ska inventerade avvikelser felanmälas; markföroreningar, solskydd, avvikande lukter, bullerstörning, skadedjur, lekmaterial, olycksfall mm. Under denna flik samlas journalblad och dokument för de kontroller/åtgärder som fastighetsägaren utför vad gäller säkerhet, lekplatsens utformning, solskydd mm. JOURNALBLAD

10 Flik 7 Kontroll och utvärdering miljöpåverkan Den ansvarige ska identifiera verksamhetens miljöpåverkan och fortlöpande försöka minimera denna på både kort och lång sikt. Samverkan med andra verksamheter bör ske om möjligt. Det ska framgå hur och hur ofta kontroll och utvärdering ska genomföras, minst en gång per år. Genomförda kontroller och resultat ska dokumenteras. Tänk på miljöbalkens hänsynsregler. Under denna flik samlas journalblad och dokument som t ex; Grön Flagg - Håll Sverige Rent, dokument från Utmärkelsen Skola för hållbar utveckling mm. JOURNALBLAD

11 Flik 8 Handlingsplan för större störningar Den ansvarige ska sköta kommunikationen med berörda parter vid större störningar. Berörda parter kan vara; fastighetskontoret/fastighetsägaren, föräldrar och elever, lärare, miljö- och stadsbyggnadskontoret m fl. Det ska finnas en upprättad plan som visar hur verksamheten ska agera vid större störningar som har betydelse för människors hälsa och miljön som t ex en stor fuktskada, större ventilationsproblem, större bullerstörningar, ett stort smittutbrott mm. Dessa rutiner bör samordnas med redan framtagna rutiner för kriser eller dyl. Generell handlingsplan 1 Felanmälan akut ärende 2 Vid risk för människors hälsa eller miljön ska miljö- och stadsbyggnadskontoret omgående kontaktas eller miljo.stadsbyggnad@lidingo.se 3 Informera ansvarig chef, personal, föräldrar och elever. 4 Gå igenom med ex. förvaltare om vilka åtgärder som måste vidtas både direkt och långsiktigt. Bilda en kontaktgrupp med en bestämd ansvarsfördelning. 5 Kontrollera att åtgärder som skyddar inomhusmiljön, barns hälsa och miljön vidtas. 6 Begär uppföljningsmöten samt namn och nummer till kontaktpersoner. 7 Begär information om vidtagna åtgärder och uppföljningsmätningar. Det är viktigt att ni har kontroll över händelseförloppet och att ni blir informerade. Ta om möjligt hjälp av verksamheter som varit i liknade situation. Håll tät kontakt med miljö- och stadsbyggnadskontoret. Miljö- och stadsbyggnadskontorets roll är att vägleda och ge råd till verksamheten samt att bevaka att åtgärder vidtas och följs upp av fastighetsägaren och verksamhetsutövaren.

12 Flik 9 Hygien och smittspridning Den ansvarige ska med jämna mellanrum kontrollera och utvärdera hur hygienrutinerna fungerar inom verksamheten, minst en gång per år. För att minimera smittspridning inom verksamheten är goda städ- och hygienrutiner mycket viktiga. Det ska finnas en skriftlig rutin som visar hur verksamheten förebygger och motverkar smittspridning av sjukdomar. Information till föräldrar är en viktig förebyggande del. God kontakt med skolsköterska, skolläkare och smittskyddsenheten på Landstinget är också viktig i det smittförebyggande arbetet. Smittskyddsinstitutet och Smittskydd Stockholm har bra info på respektive hemsida. Klagomål och avvikelser i hygienrutiner ska journalföras. Under denna flik samlas journalblad och dokument som t ex; Smitta i förskola Socialstyrelsen, Socialstyrelsens information om legionella, Fakta om smittsamma sjukdomar - Miljö- och stadsbyggnadskontoret, Hygienrutiner i förskolan - Miljö- och stadsbyggnadskontoret mm. JOURNALBLAD

13 Flik 10 Städning Den ansvarige ska med jämna mellanrum kontrollera och utvärdera hur städningen fungerar inom verksamheten, minst en gång per år. För att få god och fungerande städning är det viktigt med uppföljningsmöten och en nära kontakt med den som städar lokalerna. Upphandling av städning bör minst motsvara Socialstyrelsens allmänna råd. Det ska finnas en skriftlig rutin som visar när städningen ska utföras, vad som ska städas, hur städningen ska utföras (städmetod) samt vem som ska utföra städningen. Skillnader i daglig städning, veckostädning samt storstädning av lokalerna ska också framkomma. Klagomål och avvikelser i städningen ska journalföras. Under denna flik samlas journalblad och dokument som t ex; Socialstyrelsens allmänna råd om städning i skolor, förskolor, fritidshem och fritidsgårdar SOSFS 1996:33, Städboken mm. Kontaktperson städfirma Namn: Telefon: Mejl: JOURNALBLAD

14 Flik 11 Kemikalier Den ansvarige ska se till att en kemikalieförteckning finns upprättad och med jämna mellanrum uppdatera denna, förslagsvis en gång per år. Syftet med förteckningen är att den ska vara ett medel för att förebygga olägenhet för människors hälsa och miljön. Av kemikalieförteckningen ska det framgå vilka kemiska produkter (endast de riskklassificerade) som verksamheten använder, hur stor mängd samt vilka hälso- och miljöfarliga egenskaper de har. Det ska finnas säkerhetsdatablad för varje kemisk produkt. Säkerhetsdatabladen ska uppdateras vart annat år och finns oftast att hitta på leverantörens hemsida. Vissa komponenter i kemiska produkter är mycket svårnedbrytbara och orsakar stora problem i naturen. Vissa kan även medföra förändringar på arvsmassan eller störa de kemiska och biologiska processerna i avloppsreningsverken. Om en kemisk produkt kan bytas ut mot en mindre farlig så ska det göras. För mer info se Kemikalier i skolan på Arbetsmiljöverkets hemsida. Kemikalier ska vara tydligt uppmärkta med dess innehåll och förvaras i beständiga behållare. Kemikalier ska förvaras i låsta skåp och hanteras och förvaras på ett sådant sätt att de inte kan nå avloppet vid händelse av spill eller läckage. Under denna flik samlas journalblad med kemikalieförteckning, säkerhetsdatablad och annan information om kemikalier mm. JOURNALBLAD

15 Flik 12 Avfall Den ansvarige ska se till att det finns information om hur verksamhetens avfall; hushållsavfall, grovavfall och farligt avfall ska hanteras. Hushållsavfallet ska källsorteras. Det farliga avfallet ska sorteras ut från hushållsavfallet och förvaras i låsta skåp i väntan på upphämtning. Flytande farligt avfall ska hanteras och förvaras på ett sådant sätt att de inte kan nå avloppet vid händelse av spill eller läckage. Exempel på farligt avfall kan vara; el-avfall, lampor, batterier, färg- och lösningsmedelsrester mm. Det farliga avfallet ska transporteras bort av godkänd transportör till godkänd återvinningscentral för företag (Stockby tar enbart emot avfall från hushållen). Transportdokument ska upprättas vid varje hämtning. Dokumentet ska innehålla uppgifter om typ av avfall, mängd, vem som lämnar och hämtar samt var det farliga avfallet körs. Hämtning av farligt avfall ska journalföras. Tekniska förvaltningen anordnar insamling av farligt avfall från kommunala verksamheter ca en gång per år. Inbjudan skickas ut till verksamheterna. Kontrollera i gränsdragningslistan/hyreskontraktet vem som är ansvarig för avfallshämtningen samt vem som ska stå för kostnaden. Under denna flik samlas journalblad för farligt avfall, transportdokument på upphämtat/lämnat farligt avfall mm. Kontaktperson avfallshämtning Namn: Telefon: Mejl: JOURNALBLAD

16 Flik 13 Lagstiftning Den ansvarige ska se till att den lagstiftning som rör verksamheten ur miljöbalkens perspektiv finns samlad under detta avsnitt. Verksamheten ska ha kunskap om den lagstiftning som berör just deras verksamhet. På Arbetsmiljöverkets hemsida finns bra vägledning för egenkontroll utifrån arbetsmiljölagstiftningen som rör både personal och barn från sex år. Miljöbalken omfattar endast barns inomhusmiljö och verksamhetens miljöpåverkan. Dessa lagstiftningar överlappar varandra när det gäller inomhusmiljön och bör därför samordnas i verksamheten. Under denna flik samlas dokument som t ex Lagstöd och information till skolor och förskolor Miljö- och stadsbyggnadskontoret mm.

17 LAGSTÖD OCH INFORMATION TILL SKOLOR OCH FÖRSKOLOR Detta är en kunskapssammanställning för skolor och förskolor att använda i sitt egenkontrollarbete. Den gör inte anspråk på att vara komplett utan är en vägledning för vidare informationssök. På under länken Gå till lagboken kan ni söka på lagens/förordningens namn eller SFS-nummer. Miljöbalken (SFS 1998:808) Miljöbalken är Sveriges samlade miljölagstiftning och ligger till grund för miljö- och stadbyggnadskontorets tillsyn. Balkens mål är att främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer ska få en hälsosam och god miljö. I miljöbalkens andra kapitel finns sju hänsynsregler. Hänsynsreglerna är allmänna och ska följas även om inte miljö- och stadsbyggnadskontoret har ställt krav. Viktiga regler ur miljö- och hälsoskyddssynpunkt är: BEVISBÖRDEREGELN FÖRSIKTIGHETSPRINCIPEN KUNSKAPSKRAVET KRETSLOPPSPRINCIPEN SUBSTITUTIONSPRINCIPEN Det är verksamhetsutövaren som ska bevisa att det inte föreligger någon olägenhet eller risk för olägenhet. Redan risk för olägenhet innebär skyldighet att vidta skyddsåtgärder och andra försiktighetsmått. Verksamhetsutövaren ska ha kunskap om konsekvenserna av sin verksamhet eller åtgärd så att denne inte orsakar olägenhet. Alla som bedriver en verksamhet eller vidtar en åtgärd ska hushålla med råvaror och energi samt utnyttja möjligheterna till återanvändning och återvinning. Alla som bedriver eller vidtar en åtgärd ska undvika att använda kemiska produkter alternativt ersätta dessa med mindre farliga. Verksamhetsutövaren är skyldig att lämna de uppgifter och handlingar som miljö- och stadsbyggnadskontoret behöver för tillsynen. Miljö- och stadsbyggnadskontoret kan även kräva att verksamhetsutövaren utför de undersökningar som behövs för tillsynen om det finns skäl att anta att t ex byggnadens skick medför olägenhet för människors hälsa. Föreläggande om att lämna upplysningar och att utföra undersökningar kan förenas med vite (26 kap ). Förordning om verksamhetsutövarens egenkontroll (SFS 1998:901) Ett viktigt inslag i miljöbalken är egenkontrollen. Verksamhetsutövaren ska ha rutiner för att fortlöpande kontrollera sin verksamhet för att förebygga olägenheter för människors hälsa och miljön. Det ska finnas en fastställd och dokumenterad fördelning av det organisatoriska ansvaret för de frågor som omfattas av miljöbalken. Egenkontrollen vara skriftlig och kunna visas upp för tillsynsmyndigheten vid behov.

18 Förordning om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (SFS 1998:899) Den som ska driva en förskola eller skola ska göra en anmälan om detta till den kommunala miljönämnden innan verksamheten tas i bruk. Även stora förändringar i verksamheten ska anmälas, t ex tillbyggnader eller omflyttningar inom befintliga lokaler (38 ). Smittskyddslagen (SFS 2004:168) Var och en skall genom uppmärksamhet och rimliga försiktighetsåtgärder medverka till att förhindra spridning av smittsamma sjukdomar. (2 kap 1 ). Tobakslagen (SFS 1993:581) Det är inte tillåtet att röka i lokaler som är avsedda för undervisning. Rökrum får installeras om ventilationen är tillfredsställande, och elever inte vistas där, ens tillfälligt (2 och 6 ). Livsmedelslag (2006:804) Generellt kan man säga att alla lokaler som tillagar mat ska vara registrerade till miljö- och stadsbyggnadskontoret. Anmälningsblankett finns på Blanketter. Avfallsförordningen (SFS 2011:927) Avfallsförordningen tar upp vad som gäller för hantering av avfall och farligt avfall. I bilagan till förordningen är det som markerats med en * farligt avfall. Socialstyrelsen Socialstyrelsens allmänna råd ligger också till grund för MSK s tillsyn. Buller inomhus SOSFS 2005:6 Höga ljudnivåer SOSFS 2005:7 Ventilation SOSFS 1999:25 Temperatur inomhus SOSFS 2005:15 Fukt och mikroorganismer SOSFS 1999:21 Radon i inomhusluft SOSFS 1999:22 Städning i skolor, förskolor, fritidshem och fritidsgårdar SOSFS 1996:33 Socialstyrelsen har även information om legionella, smittspridning, UV-strålning och elektromagnetiska fält, allergi mm. Övrigt För information om egenkontroll och checklistor för genomgång av inomhusmiljö och miljöpåverkan, blankett för förändring/utökning av verksamhet, kontakta miljö-och stadsbyggnadskontoret på telefon eller miljo.stadsbyggnad@lidingo.se Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Fakta om smittsamma sjukdomar

19 Flik 14 Beslut och skrivelser från tillsynsmyndigheten Den ansvarige ska se till att beslut, inspektionsrapporter, skrivelser mm från verksamhetens tillsynsmyndighet, miljö- och stadsbyggnadskontoret, finns samlat under denna flik. Den ansvarige ska även se till att de åtgärder som verksamheten vidtagit utifrån de krav som tillsynsmyndigheten ställt finns dokumenterat och sparat under denna flik (ex. kopia på e-post till MSK där åtgärder redovisas).

20 Flik 15 Policydokument Den ansvarige ska se till att ett policydokument finns upprättat och med jämna mellanrum uppdatera detta, förslagsvis en gång per år. Dokumentet bör innehålla ordningsregler som rör och påverkar barns hälsa och miljön. Här bör man ta upp verksamhetens förhållningssätt till ex. parfymer, rökning, allergier, överkänslighet mm.

21 Flik 16 Utbildning och kunskap Den ansvarige ska med jämna mellanrum undersöka och utvärdera verksamhetens utbildningsbehov. Kunskapskravet i miljöbalken innebär att verksamheten ska ha kunskap om miljöbalkens krav, om verksamhetens påverkan på miljö- och hälsa, risken för oplanerade händelser och utifrån kunskaperna vidta åtgärder för att motverka och förebygga risker. All personal ska ha kännedom om egenkontrollen, dess syfte och vem som är ansvarig för respektive flik/område. Förankra egenkontrollen t ex på arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal. Miljö- och stadsbyggnadskontoret anordnar utbildningar inom aktuella egenkontrollområden och undersöker ert intresse vid inspektioner. Ni får gärna komma med önskemål. Under denna flik samlas t ex kunskap och dokument från utbildningar inom de områden som rör miljöbalken t ex frågor om inomhusmiljö, städ- och hygienfrågor, kemikaliehantering mm.

22 Flik 17 Ritning Den ansvarige ska se till att aktuella ritningar över verksamhetens lokaler finns samlade under denna flik alt. en hänvisning om var ritningarna finns. Ritningarna behövs bl a vid planering och ombyggnation av verksamhetens lokaler, vid utökning, för att kunna tolka ventilationsdimensioneringen mm.