Praktikrapport Allmän information om praktikplatsen Namn: Semcon Typ av företag: Teknikkonsultföretag Adress: Theres Svenssons gata 15, 417 80, Göteborg Roll som praktikant: Kommunikations/marknadsassistent Handledare: Malin Lilja, Communications Officer, malin.lilja@semcon.com, 0739-403809 Arbetstider: 08.00-17.00, inklusive 1 timma lunch, fem dagar i veckan Hemsida: www.semcon.com Facebook: We are Semcon Linkedin: http://www.linkedin.com/company/semcon Inledning Det var väsentligt för mig att få arbeta med utmanande och varierande arbetsuppgifter, med inslag av grafiska, strategiska och operativa moment. Jag ville gärna arbeta både med internoch externkommunikation, eftersom det skulle ge mig ett helhetsperspektiv men även möjlighet att specialisera mig på specifika områden. Eftersom jag hade en kandidatexamen i bagaget och valde att praktiksera för att bli mer konkurrenskraftig på arbetsmarknaden, så var det viktigt för mig att få ut så mycket av praktiken som möjligt. Jag blev först erbjuden en praktikplats som PR-assistent på L oréal s huvudkontor i Stockholm. Efter närmande övervägande så insåg jag att de ekonomiska och praktiska hindren var för stora och att jag skulle bli tvungen att stanna i Göteborg. Slutligen blev jag antagen som kommunikationsassistent på Semcon i Göteborg, ett välkänt företag med global räckvidd. Semcon- En global partner Jag har praktiserat på teknikkonsultföretaget Semcon i snart 14 veckor, på huvudkontoret i Göteborg. Semcon erbjuder teknik- och ingenjörstjänster, främst för företag inom branscherna fordon, energi, medicinteknik, industri och telekom. Företaget startades 1980 av Arvid Hansen i Västerås och finns på 45 orter i länderna Sverige, Spanien, Ryssland, China, Storbritannien, Ungern, Indien, Tyskland och Brasilien. Koncernspråket är därmed engelska. Semcon är noterat på börsen NASDAQ OMX Stockholm och har närmare 3000 anställda, med en omsättning på cirka 2,7 miljarder kronor. På huvudkontoret vid Lindholmen arbetar mellan 500-600 personer men en mindre andel konsulter är stationerade på plats ute hos Semcons kunder. Det finns tre affärsområden inom företaget: Automotive (ca. 1700 medarbetare), Design
and Development (ca. 700 medarbetare) och Informatic (ca. 500 medarbetare). Informatic är specialiserade på informationslösningar och tjänster för eftermarknad. Onlinemarknadsföring, produktinformation, produktutveckling, underhållning och reparation samt installation, är exempel på tjänster som Informatic kan bistå med. Affärsområdet Automotive fokuserar på forskning, utveckling av framtida teknik och patent inom fordonsindustrin samt energibranschen. Design and Development inriktar sig på produktionsteknik, produktutveckling, design, projektledning, kvalitetssäkring och engineering. Exempel på kunder till Semcon är BMW, Audi, Jaguar Land Rover, Ericsson, Volvo och GE Oil and Gas. Konkurrenterna utgörs bland annat av ÅF, SPX, Combitech, Sweco, Etteplan och Xdin. Intern- och externkommunikation Fyra personer arbetar med kommunikation och marknadsföring inom de tre affärsområdena Automotive, D&D och Informatic i Sverige, med ytterligare några personer som ansvarar för kommunikationen på koncernnivå. Marknadskommunikatören inom respektive affärsområde har i uppgift att sköta intern- och externkommunikationen. De marknadsför verksamheten och tjänsterna gentemot intressenter som kunder, investerare, presumtiva samt nuvarande medarbetare. Semcon är välkänt inom sin bransch både lokalt och internationellt och har en stark positionering, vilket medför en förhållandevis stor marknadsandel gällande ingenjörstjänster och produktinformation. I Sverige har Semcon 20 kontor men det externa kommunikationsarbetet sker främst centralt, med utgångspunkt från huvudkontoret i Göteborg. Den interna kommunikationen sker via intranätet Semcon Social som innehåller sidor för olika grupper, med indelningen land, ledningsgrupp, affärsområde, arbetsteam, projektgrupp och övriga interna nätverk. Det finns även en sida för Semcons varumärke, med grafisk profil och strategiska dokument. Generell information kommuniceras via intranätet av ledningen, managers och kommunikatörerna på huvudkontoret men lokala kommunikationsärenden förmedlar chefer och assistenter, på respektive kontor. På Semcon är kommunikationen tätt kopplad till HRfunktionen och därmed samarbetar dessa avdelningar dagligen. Jag tillhör avdelningen HR and Communications inom Informatic och jobbar under samma förutsättningar som mina arbetskamrater. De olika affärsområdena prioriterar kommunikation och marknadsföring på olika sätt och yrkesrollerna skiljer sig något åt. På Design and Development samt Automotive har man lagt mycket fokus på externkommunikation och marknadsföring, medan Informatic och min handledare Malin Lilja, har blivit förespråkare för
internkommunikationen. Det var även Malin som ansvarade för implementeringen och den kommunikativa supporten av det nya intranätet Semcon Social. Malin som har arbetat på Semcon i två år, har titeln Communications Officer, sitter med i ledningsgruppen och ansvarar för all kommunikation respektive marknadsföring inom Informatic. Arbetsuppgifter under min praktik Inom Informatic arbetade jag parallellt med intern- och externkommunikation, vilket jag tyckte var lärorikt och spännande. I början av praktikperioden sammanställde jag en lista med lärandemål och önskningar om att få ta del av specifika arbetsuppgifter, metoder och program, för att tydliggöra vad jag hade för styrkor och intresseområden. Malin har i största mån försökt att tillgodose mina önskningar och har kunnat förena dessa med hennes egna planer och uttänkta projekt för mig. Jag fick ta mycket eget ansvar och egna initiativ under min praktik, vilket var något som både jag och min handledare efterfrågade och värdesatte. Program som jag arbetade med var Sharepoint, Apsis, Indesign, Photoshop, Illustrator, Word, Excel, Powerpoint och CRM. Följande arbetsuppgifter tog jag del av under min praktik: Copywriting - Skrev artiklar för intranätet Semcon Social varje vecka om händelser och nyheter inom Informatic samt om nytillkomna medarbetare. - Redigerade och omformulerade case-texter på svenska, engelska och tyska. Dessa case förmedlar vad Semcon har åstadkommit i olika projekt för stora kunder. Casen presenteras på säljmöten för kunder, på hemsidan för investerare och på mässor vid rekrytering av nya medarbetare. - Skrev en pressrelease på engelska om ett företagsförvärv som Semcon hade gjort. - Formulerade texterna i inbjudningar till flera event samt nyhetsbrev. Grafisk produktion - Designade en roll-up åt ett nätverk inom Semcon som arbetar med konfigurationsoch dokumentstyrning. Roll-upen förmedlar företagets CM/DM- tjänster och står i Semcons lobby men används även vid kundmöten och event. - Skapade en affisch för en tävling på FTI-konferensen. - Redigerade bilder till hemsidan och trycksaker. - Formgav inbjudningar till event samt nyhetsbrev. - Producerade skyltar till Informatics avdelning.
- Formgav mallar för casen. Analys - Gjorde en konkurrentanalys om digitalkommunikation. Analyserade vad och hur Semcon och dess konkurrenter kommunicerar i sina digitala kanaler. - Gjorde även en analys för hur affärsområdet Informatic stod sig i konkurrensen gällande kommunikation och aktiviteter i samband med förvärv och rekrytering. - Gjorde en analys av specifika delar av en medarbetarundersökning för att belysa förändringar i resultaten mot föregående år. Vidare undersökte jag vilka team inom företaget som låg i riskzonen och vilka som var högpresterande, inom dessa områden. Undersökning - Gjorde en enkätundersökning om kundnöjdheten hos ett tyskt företag som Semcon nyligen hade förvärvat. Jag gjorde en engelsk och tysk version av undersökningen med hänsyn till kulturella skillnader. Undersökningen skulle bland annat ge svar på varför kunden hade använt sig av företagets tjänster, vad som kunde förbättras och hur de bedömde kompetensen hos konsulten och kvaliteten på tjänsterna. Strategisk kommunikation - Med min konkurrentanalys som grund, skapade jag ett strategiskt dokument med anvisningar om hur Semcons varumärke och kommunikation kunde förstärkas i kanaler som Facebook, Linkedin, Twitter, Youtube, blogg, hemsida och event. Målgrupperna var presumtiva och nuvarande medarbetare, investerare och kunder. Syftet var att använda kommunikativa medel för att på sikt göra företagets varumärke, tjänsteutbud samt karriärmöjligheter mer attraktiva för intressenter. - Granskade Informatics Communication Strategy Plan och gav förslag på hur Informatic skulle kunna effektivisera sin kommunikation och tydliggöra sitt affärserbjudande. Ytterligare så definierade jag övriga, viktiga kontaktpunkter för effektiv kommunikation och varumärkesbyggande. Projektledning & eventkoordinering - Projektledde Semcons medverkan på FTI-konferensen (Föreningen för teknisk information). Jag skötte allt från att skapa inbjudan, administrera anmälningar, skriva artiklar om händelsen, kontakta och beställa av konferensansvarig, förbereda och bygga monter, genomföra en tävling, rekrytera nyhetsbrevs prenumeranter, representera och informera om Semcon på minimässan, fotografera, producera nyhetsbrev.
- Inför ett kundseminarium på Semcon, om Wikis med talaren Sissi Closs, hade jag liknande arbetsuppgifter. Utbildningar/seminarier/möten - Content-Desk möten, där vi diskuterade hur vi skulle arbeta strategiskt och operativt med innehållet kanaler som hemsida, intranät och i kundtidningen Future och hur det skulle paketeras. - Apsis-utbildning. - FTI-konferens, en heldag med seminarier och workshops om teknisk produktinformation, kreativitet, nya programvaror och projektmetoder. - CM/DM-nätverksträff (Configuration- and Document Management), en halvdag med seminarier. Hjälpte till med arrangemanget samt var åhörare. - MIG event (Marknadsföreningen i Göteborg), en heldag med seminarier och utställare, där jag fick inspireras, tillgodogöra mig nya kunskaper och nätverka med personer i branschen. Utvädering av praktiken Jag har fått en större inblick i hur internkommunikationen flödar inom ett företag och påverkar dess medarbetares dagliga arbete samt inställning till företaget, även hur stor inverkan internkommunikationen har för en fungerande externkommunikation. Jag har även fått en förståelse för hur mycket strategi som ligger bakom varje aktivitet och ämne som kommuniceras. Ytterligare, hur väsentligt det är att allting man gör är i linje med affärs- och kommunikationsmålen. Tyvärr, är det väldigt lätt att förmedla en spretig och icke enhetlig bild av företaget om man inte har företagets vision, mål, kultur samt strategi i ryggraden. Jag har blivit än mer skicklig på att effektivisera mitt arbetssätt, växla mellan vitt skilda arbetsuppgifter och att tänka i nya banor. Dessutom har jag förstått vikten av att våga be om instruktioner men att vara kreativ nog när tydliga riktlinjer saknas. Eftersom det går att tolka en arbetsuppgift på olika sätt och att man på grund av sin referensram utför arbetet på ett visst sätt, så blev utmaningen ibland av att lära sig tolka kravspecifikationen utifrån företagets och uppdragsgivarens synvinkel. Många av de teoretiska kunskaperna som jag har tillgodogjort mig under min utbildning har satts på prov nu när jag har fått utöva dem i praktiken. Det gäller teorier om målgruppssegmentering, anpassning av budskap, konkurrentanalyser, kreativt skrivande, projektledning, strategier för digitala medier och övriga kommunikativa strategier. Dock har
jag aldrig upplevt avsaknad av förståelse eller kompetens, trots att jag bara var praktikant. Under varje arbetsuppgift hade jag tydliga visioner och idéer om hur jag skulle ta mig an uppgiften eller lösa problemet, vilket tyder på att min utbildning har hållit en hög och kvalificerande nivå. Rekommendationer till framtida praktikanter Det viktigaste för den som söker praktikplats är att veta vad man vill göra, alltså inom vilka områden man vill förkovra sig, samt vilka färdigheter man vill utveckla. Det blir lättare för dig och arbetsgivaren/handledaren att veta om ni passar för varandra om du specificerar dina styrkor, svagheter och visioner/önskemål för din praktikperiod. Jag upplever att man får de bästa valmöjligheterna om man gör bra research gällande praktikplatser, hör sig för hos bekanta, besöker företagen personligen, annonserar i branschforum samt söker flera praktiktjänster. Ett annat nyttigt råd är att studera jobbannonser och ta reda på vad arbetsmarknaden efterfrågar för kompetenser, eftersom det kan ge dig en bra utgångspunkt. Då kan du nischa din praktikperiod och lära dig det som krävs inför önskvärda, framtida jobb. Jag var intresserad av att arbeta som marknadskoordinator eller kommunikatör och valde därför en praktikplats där jag kunde få arbeta med liknande uppgifter. Det är väldigt viktigt att man som praktikant hittar en balans mellan att våga ta för sig och uttrycka vad man vill göra, samtidigt som man är ödmjuk och öppen för alla slags arbetsuppgifter. Även om man arbetar gratis så är det viktigt att ha i åtanke att handledaren faktiskt lägger ner tid och engagemang för att lära en sådant som kan resultera i ett försprång i karriären. Vidare, att den personen antagligen kan bli en av dina bästa referenser inför framtida jobbsökande eller en eventuell anställning på din praktikplats. Det är viktigt att ge det tid och låta sig växa in i rollen på företaget. Det är inte självklart att du kommer att trivas med en gång. Om du skulle uppleva att du blir utnyttjad till att göra många okvalificerade arbetsuppgifter så borde du söka efter ny praktikplats. Framförallt eftersom du inte vill gå miste om alla de positiva effekter som en lyckad praktikperiod för med sig.