VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 1 (19) Plats och tid Lilla mötesrummet, Kulturhuset, Vallentuna, kl 08.00 09.35 ande Åke Uddén (C), ordförande Roger Gadde (M) Jerri Bergström (S) Övriga närvarande Pernilla Järveroth, kultur- och fritidschef Ingela Jansson, enhetschef Idrotts- och friluftsenheten Sofia Nilsson, nämndsekreterare Utses att justera Justeringens tid och plats Jerri Bergström (S) Kommunstyrelsens kansli Protokollet justerat 2014-02-10 Underskrifter Sekreterare 1-15 Sofia Nilsson Ordförande 1-15 Åke Uddén Justerande 1-15 Jerri Bergström BEVIS Justeringen har anmälts hos fritidsnämnden.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 2 (19) FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1 Val av justerare...3 2 Fastställande av dagordning... 4 3 Verksamheten informerar... 5 4 Fritidsnämndens verksamhetsberättelse 2013 (FN 2013.006)... 6 5 Uppföljning internkontrollplan 2013 (FN 2013.003)... 7 6 Arkivbeskrivning för fritidsnämnden (FN 2013.067)... 8 7 Införande av läsplattor till fritidsnämnden (FN 2013.069)... 9 8 Föreningsmöten med politiker 2014 (FN 2014.011)... 10 9 Bidragsbelopp 2014 (FN 2014.005)... 12 10 Friluftsfrämjandet Rimbo, ansökan om bidrag (FN 2013.068)... 14 11 FUB i Södra Roslagen, ansökan om bidrag speciella ändamål (FN 2014.010)... 15 12 Vallentuna Volleyboll, ansökan om bidrag oförutsedda kostnader (FN 2014.013)... 16 13 Nordiska mästerskapen för brukshundar 2015 (FN 2014.006)... 17 14 Drift av Vallentuna Skatepark (FN 2014.012)... 18 15 Byte av konstgräs Bällstaberg (FN 2014.007)... 19
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 3 (19) 1 Val av justerare Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att utse Jerri Bergström (S) att justera protokollet jämte ordförande.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 4 (19) 2 Fastställande av dagordning Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att fastställa dagordningen utan ändringar.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 5 (19) 3 Verksamheten informerar Förvaltningschefen informerar om: Kultur- och fritidsförvaltningen har utarbetat en översikt över de ärenden som ska till fritidsnämnden under 2014. Listan redovisas fortsättningsvis under arbetsutskottsmötena. Under 2014 gör Kultur- och fritidsförvaltningen en översyn av uppdrag och reglementen för respektive enhet. Syftet är att det ska bli en tydligare organisation och ge bättre effekt i för kunderna. Medarbetarna på Idrott- och friluftsenheten samt Ungdomsenheten arbetar med en beskrivning av verksamheten, bland annat med hjälp av ledord, samma arbete utförs för kulturnämndens verksamheter. Förslag på ny form för enskild föreningsdialog, arbete pågår på Kultur- och fritidsförvaltningen med att utveckla former för föreningsdialog. Förvaltningen återkommer med ett förslag. Syftet med föreningsdialogen är att bygga upp ett kunskapsläge och en gemensam dialog och förståelse samt att skapa transparens i verksamheten och ambitionsnivåerna som är långsiktigt hållbara. Nya rutiner för synpunktshantering har utarbetats och ett webbformulär har publicerats på hemsidan. Enhetschefen för Idrotts- och friluftsenheten informerar om Ny hjärtstartare finns på Össeby IP. Idrotts- och friluftsenheten har ett kärvt år 2014. Inför tertial 1 behöver ett fördjupat prognosarbete genomföras. Inomhustider i hallar under 2013/2014 diskuterades. Idrotts- och friluftsenheten rekryterar ny lokalbokningsansvarig och receptionist. Tjänsterna är på visstid under 18 månader. Arbetsledarna Ola Nilsson, Anders Cederblad och Peter Öhman på Idrotts- och friluftsenheten har fått ändrade ansvarsområden och nya rutiner. De nya ansvarsområdena och rutinerna ska skapa en ökad tydlighet gentemot medarbetarna. Arbetsmiljöverket är nöjd med de förändringar som Idrotts- och friluftsenheten har genomfört. Nyttjandegrandsundersökning har startat upp den 7 januari i samarbete med MIVA. Ett nätverk, har bildats för skolsamverkan inom ramen för RF:s idrottslyftet. Fritidsnämndens arbetsutskott tackar för informationen.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 6 (19) 4 Fritidsnämndens verksamhetsberättelse 2013 (FN 2013.006) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att Fritidsnämnden beslutar godkänna kultur- och fritidsförvaltningens förslag till verksamhetsberättelse för fritidsnämnden 2013 och överlämna den till kommunstyrelsen. Fritidsnämnden redovisar en verksamhetsberättelse med uppföljning av måluppfyllelse och ekonomiskt resultat som en del i Vallentuna kommuns övergripande resultatredovisning. godkänna kultur- och fritidsförvaltningens förslag till verksamhetsberättelse för fritidsnämnden 2013 och överlämna den till kommunstyrelsen. 1. Tjänsteskrivelse, Fritidsnämndens Verksamhetsberättelse 2013, daterad 2014-01-22 2. Fritidsnämndens Verksamhetsberättelse 2013 3. Bilaga 1, Fritid för funktionsnedsatta Akten Kommunstyrelsen
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 7 (19) 5 Uppföljning internkontrollplan 2013 (FN 2013.003) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att Fritidsnämnden beslutar godkänna uppföljningen av genomförd internkontrollplan 2013, samt överlämna den till kommunstyrelsen. Rapportering av genomförd kontroll för enskild rutin enligt internkontrollplan. Inga avvikelser rapporteras. godkänna uppföljningen av genomförd internkontrollplan 2013, samt överlämna den till kommunstyrelsen. 1. Tjänsteskrivelse, Uppföljning internkontrollplan 2013, daterad 2014-01-20 2. Intern kontrollplan 2013 3. Granskning Intern kontroll 2013 4. Granskning av rutinkontroll gårdar Akten Kommunstyrelsen
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 8 (19) 6 Arkivbeskrivning för fritidsnämnden (FN 2013.067) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att Fritidsnämnden beslutar att anta föreslagen arkivbeskrivning med arkivorganisation. Enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick gällande hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Detta för att den som söker information ska kunna göra sig en föreställning om vilka handlingar som produceras och förvaras hos myndigheten. Enligt Vallentuna kommuns arkivreglemente (KF 2007-11-05 57) ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig samt en arkivhandläggare och minst en arkivredogörare som har till uppgift att sköta den löpande arkivvården. I arkivbeskrivningen föreslås fritidsnämndens arkivorganisation. Arkivorganisationen är anpassad efter den nya organisation där fritidsnämnden och kulturnämndens förvaltning samordnas under en förvaltning; kultur- och fritidsförvaltningen. att anta föreslagen arkivbeskrivning med arkivorganisation. 1. Tjänsteskrivelse, Arkivbeskrivning för fritidsnämnden, daterad 2013-12-02 2. Arkivbeskrivning för fritidsnämnden Akten Kultur- och fritidsförvaltningen
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 9 (19) 7 Införande av läsplattor till fritidsnämnden (FN 2013.069) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att Fritidsnämnden beslutar att införa elektroniska handlingar för nämnden samt att därmed inte längre få kallelser och nämndhandlingar till sammanträden på papper. Sekretesshandlingar kommer dock fortsättningsvis att skickas ut på papper, alternativt läggas fram på sammanträdet. Fritidsnämnden ger kommunledningskontoret i uppdrag att införa läsplattor i nämnden. Det inkluderar inköp av läsplattor (ipads), inköp av IT-stöd för elektroniska handlingar, distribution till ledamöter och ersättare samt utbildning. Kommunstyrelsen har sedan våren 2012 använt sig av läsplattor för en elektronisk distribution av kallelser och nämndhandlingar till sammanträden. Detta föreslås nu att utökas till att gälla samtliga nämnder samt fullmäktige. Kostnaderna för införandet av elektroniska handlingar står kommunledningskontoret för. Support och utbildning anordnas av kommunstyrelsens kansli, och i första hand respektive nämndsekreterare. et innebär att det inte längre kommer tryckas upp några nämndhandlingar på papper. Från detta görs det dock undantag när det gäller handlingar innehållande sekretess. Dessa kommer även i fortsättningen att skickas ut på papper, alternativt läggas fram på sammanträdet. Åke Uddén (C) yrkar att fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att Fritidsnämnden beslutar att införa elektroniska handlingar för nämnden samt att därmed inte längre få kallelser och nämndhandlingar till sammanträden på papper. Sekretesshandlingar kommer dock fortsättningsvis att skickas ut på papper, alternativt läggas fram på sammanträdet. Fritidsnämnden ger kommunledningskontoret i uppdrag att införa läsplattor i nämnden. Det inkluderar inköp av läsplattor (ipads), inköp av IT-stöd för elektroniska handlingar, distribution till ledamöter och ersättare samt utbildning. 1. Tjänsteskrivelse, Införande av läsplattor till fritidsnämnden, daterad 2013-12-09 Akten Kommunstyrelsens kansli
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 10 (19) 8 Föreningsmöten med politiker 2014 (FN 2014.011) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att Fritidsnämnden beslutar att fastställa datum för 2014 års återkommande föreningsmöten med en eller flera företrädare för fritidsnämnden enligt nedan: Mars 11/3 kl. 19 Vallentuna IP-råd April 1/4 kl. 19.30 Össeby IP-råd 22/4 kl. 18 Föreningsmingel i Kulturrummet/ Kulturhusets foajé Maj 13/5 kl. 19 Sporthallsråd, Stora mötesrummet i Kulturhuset 16/5 kl. 17 Hockey-VM Sverige vs Slovakien (prel.) Juni 3/6 kl. 19 Vallentuna IP-råd September 9/9 kl. 19 Vallentuna IP-råd Oktober 7/10 kl. 19.30 Össeby IP-råd November 11/11 kl. 19 Sporthallsråd 27/11 kl 17.30 Föreningsmingel vid granen på Vallentuna IP December 9/12 kl. 19 Vallentuna IP-råd Föreningar erbjuds regelbundet tillfällen att träffa och föra dialog med representanter för fritidsnämnden, t ex vid IP-råd och föreningsmingel. En mötesplanering för dylika möten under år 2014 föreslås. att fastställa datum för 2014 års återkommande föreningsmöten med en eller flera företrädare för fritidsnämnden enligt förvaltningens förslag. 1. Tjänsteskrivelse, Föreningsmöten med politiker 2014, daterad 2014-01-23
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 11 (19) www.vallentuna.se berörda föreningar akten
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 12 (19) 9 Bidragsbelopp 2014 (FN 2014.005) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att Fritidsnämnden beslutar att bidragsbeloppen för normstyrda bidrag 2014 fastställs enligt nedan: Aktivitetsbidrag per sammankomst 40 kr per deltagartillfälle, 7-12 år 4 kr per deltagartillfälle, 13-20 år 8 kr tillägg per sammankomst med person med funktionsnedsättning 60 kr Hyresbidrag per sammankomst 60 kr Grundbidrag handikappförening per medlem 140 kr Ledarutbildningsbidrag (pott) basbelopp 1 150 kr per sammankomst föregående år 10 kr om beloppen för de bidrag som lämnas av kultur- och fritidsförvaltningen på delegation från fritidsnämnden, fattas av nämnden inför varje nytt verksamhetsår. Beloppen för år 2014 föreslås vara samma som år 2013. att bidragsbeloppen för normstyrda bidrag 2014 fastställs enligt förvaltningens förslag. 1. Tjänsteskrivelse, Bidragsbelopp 2014, daterad 2014-01-23
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 13 (19) akten
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 14 (19) 10 Friluftsfrämjandet Rimbo, ansökan om bidrag (FN 2013.068) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att Fritidsnämnden beslutar att avslå föreningens begäran om att beviljas bidrag i Vallentuna kommun, samt ger kultur- och fritidsförvaltningen i uppdrag att om möjligt hitta en annan lösning tillsammans med barn- och ungdomsförvaltningen. Friluftsfrämjandet Rimbo har inkommit med en ansökan om att bli bidragsberättigad förening i Vallentuna kommun, för att beviljas aktivitetsbidrag för aktiviteter i samarbete med Kårstaskolan och GoIF Kåre. Jerri Bergström (S) yrkar att fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att fritidsnämnden beslutar att avslå föreningens begäran om att beviljas bidrag i Vallentuna kommun, samt ger kulturoch fritidsförvaltningen i uppdrag att om möjligt hitta en annan lösning tillsammans med barn- och ungdomsförvaltningen. Ordföranden ställer Jerri Bergströms yrkande mot avslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet 1. Tjänsteskrivelse, Friluftsfrämjandet Rimbo, ansökan om bidrag, daterad 2014-01-23 2. Fråga om bidrag, 2013-08-18 3. KFF avslag, 2013-11-28 4. Begäran omprövning, 2013-12-01 Friluftsfrämjandet Rimbo Kårstaskolan GoIF Kåre akten
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 15 (19) 11 FUB i Södra Roslagen, ansökan om bidrag speciella ändamål (FN 2014.010) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att Fritidsnämnden beslutar att avslå ansökan om extra bidrag år 2014 till FUB i Södra Roslagen. Handikappföreningen FUB i Södra Roslagen har inkommit med en ansökan om extra bidrag under år 2014 för att stimulera vuxna funktionshindrade till en mer aktiv fritid. att avslå ansökan om extra bidrag år 2014 till FUB i Södra Roslagen. 1. Tjänsteskrivelse, FUB i Södra Roslagen, ansökan om bidrag speciella ändamål, daterad 2014-01-23 2. Ansökan, särskilt bidrag till handikappförening 2014 FUB Södra Roslagen akten
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 16 (19) 12 Vallentuna Volleyboll, ansökan om bidrag oförutsedda kostnader (FN 2014.013) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att Fritidsnämnden beslutar att avslå ansökan. Vallentuna Volleyboll har inkommit med en ansökan om bidrag för att täcka delar av kostnaderna för A-lagets kvalspel till Elitserien under våren 2014. att avslå ansökan. 1. Tjänsteskrivelse, Vallentuna Volley, bidrag kvalspel till Elitserien, daterad 2014-01-28 2. Ansökan, bidrag för kvalspel till Elitserien från Vallentuna Volley Vallentuna Volley akten
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 17 (19) 13 Nordiska mästerskapen för brukshundar 2015 (FN 2014.006) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslår att Fritidsnämnden beslutar att uppdra åt kultur- och fritidsförvaltningen att arbeta för att Svenska Brukshundsklubben(SBK) på bästa sätt kan genomföra Nordiska Mästerskapen för Brukshundar 2015 på Vallentuna IP. Svenska Brukshundsklubben(SBK) har lämnat in en ansökan till Vallentuna Kommuns kommunalråd om att få arrangera Nordiska Mästerskapen för brukshundar 2015. Föreslagen tid är 17-20 september(torsdag- söndag, tävlingsdagar fredag- lördag.) Ansökan gäller disponering av bollplaner, lokaler för press, domare, Cafeteria, parkering, plats för försäljning och samlingslokaler för deltagarna på Vallentuna IP. SBK står som arrangör av evenemanget och ansvarar för återställandet av ytorna efter genomfört arrangemang. Kultur och fritidsförvaltningen anvarar för att träffa en överenskommelse och avtal för arrangemanget. att uppdra åt kultur- och fritidsförvaltningen att arbeta för att Svenska Brukshundsklubben(SBK) på bästa sätt kan genomföra Nordiska Mästerskapen för Brukshundar 2015 på Vallentuna IP. 1. Tjänsteskrivelse, Nordiska mästerskapen för brukshundar 2015, daterad 2014-01-27 2. PM Nordiska Mästerskap i Bruksprov och IPO 2015 2013-10-24 akt Kommunstyrelsen
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 18 (19) 14 Drift av Vallentuna Skatepark (FN 2014.012) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslår att Fritidsnämnden beslutar att ge kultur- och fritidsförvaltningen i uppdrag att utreda möjligheterna till en kommunal drift av Vallentuna Skatepark. Vallentuna Skate- och Bmx-förening har bedrivit sin verksamhet i Vallentuna Skatepark sedan 2008. Skatehallen ligger i anslutning till Novas lokaler och personalen på Nova sköter det praktiska arbetet med hallen. Föreningen har ca 300 aktiva medlemmar i åldrarna 10-30 år. Föreningen har under 2013 aviserat att de vid halvårsskiftet 2014 kommer att avsluta sitt engagemang i skatehallen och likvidera föreningen. Föreningen har tidigare tillsammans med Ungdomsenheten sökt aktörer som vill driva skatehallen, men utan resultat. Föreningen önskar att Ungdomsenheten på Kultur- och Fritidsförvaltningen övertar ansvaret och driften av skatehallen. Ur ett förvaltningsövergripande ekonomiskt perspektiv så skulle en kommunal drift av skatehallen inte medföra några ökade kostnader. Ungdomsenheten gör idag ett gediget arbete med att stötta föreningen, och en egen drift av skatehallen skulle påverka verksamheten i skatehallen på ett positivt sätt, bl.a. med möjligheter till ledarledda aktiviteter att ge kultur- och fritidsförvaltningen i uppdrag att utreda möjligheterna till en kommunal drift av Vallentuna Skatepark. 1. Tjänsteskrivelse, Drift av Vallentuna Skatepark, daterad 2014-01-24 akt
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 19 (19) 15 Byte av konstgräs Bällstaberg (FN 2014.007) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att föreslår att Fritidsnämnden beslutar att uppdra åt samhällsbyggnadsförvaltningen att byta konstgräset på Bällstabergs konstgräsplan 2014. Enligt direktiv från kommunens ekonomichef får endast Samhällsbyggnadsförvaltningen upphandla och genomför byggprojekt inom kommunen. Kultur- och fritidsförvaltningen, enheten idrott och friluft, har gjort en beställning på omläggning av konstgräs på Bällstabergs konstgräsplan till SBF. Investeringsmedel finns enligt beslut från kommunfullmäktige och enheten för idrott och friluft estimerar kostnaden till ca 2 miljoner Sek. att uppdra åt samhällsbyggnadsförvaltningen att byta konstgräset på Bällstabergs konstgräsplan 2014. 1. Tjänsteskrivelse byte av konstgräs Bällstaberg, 2014-01-27 2. Beställning gräsplan Bällstaberg akt