SJÄLVSTUDIEMATERIAL INTRODUKTION TILL LADOK

Studentcentrum, Ladok Version 1.0 2013-04-25 SJÄLVSTUDIEMATERIAL INTRODUKTION TILL LADOK Avser utbildning på grund- och avancerad nivå

Innehållsförteckning INLEDNING VAD ÄR LADOK?... 3 REGLER OCH FÖRORDNINGAR SOM STYR LADOK... 3 DATASÄKERHET... 4 LADOK OCH DEN EKONOMISKA REDOVISNINGEN... 4 INLOGGNING... 6 HUVUDMENYN... 7 MENYRADEN... 8 ARKIV... 8 REDIGERA... 8 INSTÄLLNINGAR... 8 SPECIAL... 9 FUNKTION... 9 HJÄLP... 9 FUNKTION OCH FÖRFLYTTNINGAR... 10 FÖRFLYTTNING MELLAN FÄLT... 10 FÄLTENS BAKGRUNDSFÄRGER... 10 STÄNGA AKTIVT FÖNSTER... 10 AVSLUTA LADOK... 10 DEFAULTKNAPP... 10 FÄLTHJÄLP F1... 11 DATUMFÄLT... 11 OLIKA INMATNINGSOBJEKT... 11 KRYSSRUTOR... 11 RADIOGRUPP... 12 RULLGARDINSLISTA... 12 LISTRUTA/VISNINGSFÄLT... 13 SÖKNING... 13 SÖKTECKNET F3... 14 INDEXFÖNSTER... 14 SNABBKOMMANDON OCH FUNKTIONSTANGENTER... 15 UTDATA I LADOK... 16 KATALOGUPPGIFTER... 16 KA11 KURSER OCH PROV, UTDATA... 16 UTDATA PERSON... 19 UT10 VISA STUDENTUPPGIFTER... 19 UTSKRIFTER... 23 UT20 INTYG... 23 UTDATA KURS... 26 UT32 REGISTRERADE PÅ KURS... 26 UTDATA PROGRAM... 31 UT44 REGISTRERADE PÅ PROGRAM... 31 GRUNDLÄGGANDE BEGREPP... 32 2

Inledning vad är Ladok? Ladok står för Lokalt ADB-baserat studiedokumentationssystem. Ladoksystemet är ett komplext nationellt IT-system, uppbyggt av en stor mängd rutiner och funktioner som hanterar administration inom högre utbildning. Systemet används för dokumentation av studerandes närvaro och resultat. Syftet är att underlätta det dagliga arbetet på institutioner och förvaltning, vid lokal och central planering, vid uppföljning av studieresultat samt att trygga studentens rättssäkerhet. Enligt högskoleförordningen ska varje lärosäte föra ett lokalt register över de studerande och deras resultat. Nästan alla universitet och högskolor i Sverige har valt att använda Ladoksystemet. Varje lärosäte har sin egen databas och äger och förvaltar Ladok gemensamt i ett konsortium där även Centrala studiestödsnämnden (CSN) ingår. Ladok används även för officiell statistik och resurstilldelning. De som tar del av uppgifterna från Ladok är bl.a. Statistiska centralbyrån (SCB), Utbildningsdepartementet samt Centrala studiestödsnämnden. I en särskild del av Ladok sker dokumentationen av forskarutbildningen. Regler och förordningar som styr Ladok Ladoks innehåll och uppbyggnad styrs av den s.k. studiedokumentationsförordningen, Förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor. Där kan man läsa att varje högskola ska dokumentera uppgifter om studenter. I förordningen regleras bl. a. vilka uppgifter som ska registreras, hur uppgifter får lämnas ut och hur de ska redovisas i lärosätenas årsredovisningar. Uppgifterna i Ladok lyder enligt tryckfrihetsförordningen (SFS 1988:1448) under offentlighetsprincipen. Uppgifterna i Ladok är alltså offentliga. Det betyder att du aldrig kan vägra att lämna ut uppgifter ur registret så länge som uppgifterna tas ut i pappersform eller på skärm. Lärosätet har inte rätt att lämna ut uppgifter i elektronisk form annat är till CSN, studentkåren, SCB, Verket för Högskoleservice (VHS), en annan högskola i vissa fall, samt till studerande när det gäller deras egna uppgifter. Du får inte lämna ut personuppgifter om du har skäl att anta att de kommer att behandlas i strid mot Personuppgiftslagen (PuL). En lösning på detta kan vara att lärosätet har en blankett där den du lämnar ut uppgifterna till försäkrar att uppgifterna kommer att behandlas enligt PuL. I vissa fall kan du neka att lämna ut uppgifter om utländska medborgare. Är du osäker kontakta lärosätets jurist. I många fall är det ladokgruppen centralt som hanterar utlämning av exempelvis adresslistor till externa intressenter (företag, fackförbund m.fl.). 3

Datasäkerhet Det är viktigt att vara medveten om att du själv ansvarar för de uppgifter som läggs in under din inloggning. Det förs en logg i Ladok när man tillför eller ändrar något i systemet, för att det ska gå att se vem som har gjort vad vid eventuella oegentligheter/fel. Var därför rädd om dina inloggningsuppgifter och låna inte ut dem till någon! Ett av säkerhetsprogrammen Ladok körs tillsammans med är STAM (Secure Transfer and Authentication Mechanism). En mycket viktig del i IT-säkerheten är att alla användare har bra lösenord som byts regelbundet. Byt lösenord direkt om det finns misstanke om att någon obehörig har fått tillgång till det. Se också till att datorn är skyddad av en uppdaterad antivirusprogramvara. Ladok och den ekonomiska redovisningen Registreringar och resultatrapportering sker i Ladok. Lärosätena tilldelas sina grundutbildningsresurser beroende på antal registrerade studenter och avklarade högskole- poäng. Det är alltså mycket viktigt att de uppgifter som rapporteras in i Ladok är både korrekta och fullständiga. Måttenheterna är helårsstudent (hst/hås) respektive helårsprestation (hpr/håp). Ersättningsbeloppen är olika stora för de olika utbildningsområdena. För varje högskola eller universitet finns det ett takbelopp som talar om hur stor ersättningen maximalt kan bli. Det förekommer också annan finansiering av utbildning, till exempel uppdragsutbildning som sker på externa intressenters uppdrag. Riksrevisionen granskar innehållet i Ladok i dess egenskap av fakturaunderlag för resurstilldelningen. Lärosätet ska lämna in bland annat årsredovisning, delårsrapport och underlag för slutfaktura för budgetåret till Utbildningsdepartementet. Detta sker genom uttag av underlag från Ladok via årsredovisning. Studentens väg 1. Studenten ansöker i de flesta fall till högre utbildning i Sverige på ett och samma ställe, via webbplatsen antagning.se. NyA heter det nationella antagningssystemet. Det ägs och förvaltas av VHS, Verket för Högskoleservice. 2. Efter antagning skickas ett antagningsbesked ut till studenten. Om studenten antagits och tackar ja förs uppgifterna över till Ladok och bildar underlag för systemets registreringsrutiner. 3. Studenten registrerar sig vid terminsstart/kursstart. Registreringen förs in i Ladok. Det görs en överföring till CSN om att registreringen har skett och beviljade studiemedel kan betalas ut. 4. Alla resultat under utbildningen, såväl prov inom kurs som avklarad kurs, läggs in i Ladok. Det är viktigt både för studenten och lärosätet. 5. Ladokkonsortiet tillhandahåller Ladok på webb/lpw-tjänster, som många högskolor har implementerat i sina studentportaler, t ex tentamensanmälan och verifierbara studieintyg. 6. Uppgifterna i Ladok ligger till grund för utfärdande av examen; även den dokumenteras i systemet. 4

Övergripande bild över det studieadministrativa flödet 5

Inloggning Du loggar in i Ladok via Terminal server. För att logga in så väljer du ikonen Ladok-Prod-MDH.rdp som finns på datorns skrivbord. Fyll i användarnamn och lösenord enl. bilden. Först lösenord till Terminal server sedan till Ladok. Välj ett långt lösenord, en blandning av stora och små bokstäver, siffror och tecken (som!%& ). Man kan också använda mellanslag. Det är också viktigt att på raden för användarnamn ska det stå LADOK\ användarnamn i ladok (ex. LADOK\KLAAND). Gör det inte så, välj Använd ett annat konto och skriv enligt ovan. Ändring av lösenord i Ladok görs under rubriken Inställningar. Ändring av lösenordet för den första inloggningen i Terminal server görs genom att efter inloggning trycka Ctrl-Alt-End och följa instruktionerna. 6

Huvudmenyn Huvudmenyn visar menyraden och ikoner för de olika funktionskategorierna. När man klickar på en ikon visas de olika funktioner som tillhör kategorin. Vilka ikoner som är klickbara och vilka funktioner som visas beror på användarens behörighet. Menyrad Fönsterlist Ikoner för funktionskategori (funktionsgrupper) Statusrad / meddelanderad Genvägar 7

Menyraden På menyraden finns fem menyer som alltid visas: Arkiv, Redigera, Inställningar, Special och Hjälp. Dessutom finns en meny, Funktion, vars innehåll är specifikt för varje funktion. Menyerna öppnas antingen genom att klicka på dem med musen eller genom att samtidigt trycka på Alt-tangenten och den understrukna bokstaven i ordet, t ex Alt+R för att öppna Redigera-menyn. Välj alternativ genom att trycka den understrukna bokstaven på tangentbordet. För en del alternativ finns även kortkommandon som visas till höger om alternativet, t ex Ctrl+X för klipp ut. Arkiv I menyn Arkiv finns kommandon för att: byta funktion stänga ett fönster avsluta Ladok olika utskrifter som blir tillgängliga när man gjort en utsökning Redigera Under menyn Redigera finns kommandon för att klippa ut, kopiera samt klistra in sudda bild det aktuella formuläret rensas/återställs Inställningar Här finns generella inställningar: personliga användaruppgifter i Ladok, t ex namn, institution och titel. Observera att om du inte lagt in en engelsk titel, visas den svenska titeln även på engelska intyg. skrivare behöver inte ställas in, utan utskrift sker på den skrivare som är installerad på datorn. Mall för etikettlista, om man vill kopiera egna etiketter på färdigköpta ark Inställningar för placering av namn och adress för fönsterkuvert Använd modell - du kan kopiera en kollegas inställningar genom att ange hans/hennes användarkod. Sorteringsordning för personlistor efter namn eller personnummer Använd utskriftshanterare bockas i för att få fram bild med utskriftsval vid utskrift. 8

Special Här finns genvägar för att: läsa meddelanden i vissa lägen mata in uppgifter personvis göra utsökningar begränsa sökresultat spara den grupp man sökt fram Under specialmenyn kan man också välja genvägar till: adressändring (SA01) intyg (UT20, UT92) utdata person (UT10, UT90). Väljer man en genväg, behöver man inte avbryta sitt arbete och byta funktion, utan efter t ex adressändring återgår man till den funktion man nyss arbetade i. Funktion Funktionsmenyn finns under en del funktioner och har olika alternativ enligt funktionsspecifika behov. Här kan man t ex ändra personliga inställningar för intyg. När du öppnar en funktion för första gången se till att uppdatera eventuella personliga inställningar. Hjälp Hjälp-menyn innehåller: Funktionshjälp som innehåller information om det fönster man arbetar i. Om man vill förflytta sig i hjälprutan, kan man göra det med antingen pil- eller Page Up/Page Down -tangenterna. Statusinformation med systemuppgifter, formulärinformation och uppgift om markörens plats. Används t ex vid felrapportering för att definiera var felet uppstår. 9

Funktion och förflyttningar När man valt en funktion i huvudmenyn öppnas ett startformulär för den funktionen. En del funktioner har bara ett enda formulär (fönster) medan man i andra kan gå vidare till nya fönster. Förflyttning mellan fält För att förflytta sig inom ett fält används musen eller piltangenterna. Fältens bakgrundsfärger Om ett fält är grått, kan man inte fylla i uppgifter i detta, utan fältet visar befintliga data. Om fältet är vitt kan uppgifter matas in. Stänga aktivt fönster Man kan stänga det aktiva fönstret antingen genom att klicka på krysset högst uppe till höger i bilden eller med hjälp av tangentbordets Escape-tangent (Esc - uppe till vänster på tangentbordet). Man kan även välja Arkiv+Stäng från menyraden eller trycka Ctrl+F4. Avsluta Ladok Det finns flera sätt att avsluta Ladok. Det enklaste är att klicka på Escape-tangenten. Du kan också välja Avsluta från menyraden Arkiv, använda kortkommandot Alt+F4 eller klicka på krysset högst uppe till höger. Defaultknapp Knappkommandon aktiveras i normala fall genom att du klickar på dem med musen. Undantaget från denna regel gäller defaultknappen som även aktiveras genom att du trycker Enter- tangenten på tangentbordet. Defaultknappen markeras med en tjockare ram. I ett fönster kan det endast finnas en defaultknapp. Tänk på att knappar ibland visas dimmade (gråtonade) tills du gör vissa val i funktionen, som då aktiverar knapparna. 10

Fälthjälp F1 För att få hjälp med att fylla i ett fält förflyttar du dig till fältet och trycker på tangenten F1. Hjälptexten står i statusraden längst ner. Datumfält visas alltid i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD men kan även matas in som ÅÅMMDD alternativt ÅÅ-MM- DD. Om du väljer att skriva in datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD tänk på att vara noga med inmatningen det kan lätt bli fel. Olika inmatningsobjekt Kryssrutor Används för att markera ett, flera eller inget alternativ. Kan liknas vid en Ja/Nej-fråga (jmf Radioknapp nedan). Du aktiverar en kryssruta genom att klicka med musen på kryssrutan eller den tillhörande texten eller genom att du med hjälp av Tab-tangenten förflyttar dig till aktuell kryssruta (fältet markeras då med en prickad ram) och trycker på mellanslagstangenten. 11

Radiogrupp Används för att markera endast ett av flera alternativ. Om man trycker på en ny knapp så släcks den gamla. Klicka med musen på radioknappen eller tillhörande etikett (text) för att markera valet eller förflytta dig till fältet och använd pilarna på tangentbordet för att ta dig till önskat alternativ. Rullgardinslista Klicka på pilknappen till höger om inmatningsfältet så listas alla tillgängliga alternativ. Välj genom att klicka med musen på önskat alternativ i listan, pila med piltangenterna till rätt alternativ eller trycka första bokstaven/siffran på ditt val på tangentbordet tills rätt alternativ är markerat. Du kan också öppna rullgardinslistan genom att trycka tab för att komma till fältet som har rullgardinslista, och sedan trycka på Ner-piltangenten. 12

Listruta/Visningsfält I en listruta listas de val som för tillfället är möjliga. Rullisten längst till höger indikerar att det finns fler alternativ än de som syns i rutan. Tryck tab för att komma till (få fokus i) visningsfältet. Välj alternativ genom att klicka med musen på ditt val eller genom att använda piltangenterna för att förflytta dig. Du kan förflytta dig bland sökresultaten i visningsfältet genom att ange begynnelsebokstaven på koden. Om du exempelvis i visningsfältet ser koder som börjar på D, så kan du genom att trycka S på tangentbordet hoppa till sökresultat där koden börjar på S. (Du kan inte skriva in eller redigera informationen som visas i en listruta/visningsfält). Sökning Sökknapp >> När det finns en sökknapp efter ett fält, kan du söka fram den uppgift som skall fyllas i. När du klickar på sökknappen öppnas ett sökfönster. 13

Söktecknet F3 Det går att söka på del av kod, personnummer, namn osv. med hjälp av ett söktecken. Söktecknet skapar man genom att trycka på F3-tangenten i översta raden på tangentbordet (eller genom att kombinera plus-tangenten på det numeriska tangentbordet med *-tangenten). Man kan ha flera söktecken på ett fält: i början, i mitten och i slutet. Man måste dock alltid avsluta en söksträng med söktecknet. Indexfönster Indexfönstret innehåller en lista med resultatet av en genomförd sökning och används för att välja den person, kurs, anmälningskod m.m. som man sökt efter. Markera ditt val med musen eller med hjälp av piltangenterna. Bekräfta med OK. 14

Snabbkommandon och funktionstangenter Åtgärd Snabbkommando Avsluta Ladok Alt+F4 Begränsa F10 Byt funktion F12 Hjälp på fältnivå F1 Klipp ut Ctrl+X Klistra in Ctrl+V Kopiera Ctrl+C Senast använda pnr/kod = +tab Skriv ut Ctrl+P Skärmutskrift Ctrl+Skift+P Spara Ctrl+S Spara grupp F11 Stryk Ctrl+Delete Stäng fönster Esc Sudda bild Ctrl+R Söktecken F3 Sök Ctrl+F Ta bort Ctrl+T Uppdatera Ctrl+U Utsökning F9 15

UTDATA I LADOK Kataloguppgifter Många uppgifter i Ladok lagras i kodform. Att använda koder istället för klartext garanterar entydighet, minskar risken för skrivfel vid inrapportering och gör det enklare att göra utsökningar i systemet. Det finns koder för kurser, program, kurstillfällen, institutioner och mycket annat. Koderna finns att söka fram under knappen Katalog. I Ladok går det att söka fram de flesta koder direkt i funktionen man arbetar i genom att klicka på knappen >> (till höger om inmatningsfälten) och man behöver således inte ta reda på dem i förväg. Vill man ta fram uppgifter om kurser, prov, kurstillfällen, program mm eller t ex lista alla landskoder kan man göra det under respektive katalogfunktion. KA11 Kurser och prov, utdata Här kan du söka fram uppgifter om kurser och prov. Du kan söka fram uppgifter om en kurs genom att knappa in kurskoden. Kan du inte koden utan bara benämningen eller en del av den klickar du på sökknappen >>. Ange en söksträng du vet säkert och omge med söktecken F3. Alla kurser som innehåller de tecken du angett i söksträngen visas. Markera ditt val och klicka på OK. 16

Du kommer tillbaka till första bilden där du kan välja att ta fram utskrifter. Du kan även lista alla kurser på en institution, alla kurser som ingår i ett program eller programinriktning eller alla kurser inom en lokal serie och klass. Du kan även begränsa din sökning, och välja att ta med även nedlagda kurser. Antal kurser visas i resultatrutan. Klicka på Utskrifter så kommer du till beställningsformuläret där du markerar vilka uppgifter som skall tas med i utskriften. Du kan välja att ta fram skärmutskrift, skriva ut listan eller spara uppgifterna som datafil. Exempel på skärmutskrift, en kurs: 17

18

Utdata person Under kategorin Utdata person samlas funktionsgrupper där man tar fram detaljuppgifter om en eller genom utsökning flera studenter inom grund- och avancerad nivå. Här finns uppgifter om både aktiva och gamla studenter. Uppgifter om forskarstuderande finns under Utdata doktorander. UT10 Visa studentuppgifter Under menyn Funktion väljer du dina personliga inställningar för den här funktionen. Du väljer vilka uppgifter som skall visas i resultatutskriften, i vilken ordning registreringar och resultat skall sorteras samt antal personer i skärmutskrift. Tryck på Uppdatera och gå tillbaka till startformuläret. Uppgifterna ligger kvar som dina personliga inställningar för funktionen tills du går in och ändrar dem. I första bilden anger du personnummer och trycker på tab. Kom ihåg att om du inte kan personnumret kan du trycka på sökknappen >> och söka på del av personnummer, namn eller del av namn. Registerutskrift alla uppgifter är markerad som default. Du kan även välja en egen kombination av uppgifter. 19

Du kan titta på en sammanfattning som visar de viktigaste uppgifterna på ett överskådligt sätt: personoch adressuppgifter, antal avklarade högskolepoäng med senaste resultat, uppgift om ev. examen, uppgifter om programstudier med senaste terminsregistrering samt senaste kursregistrering. Skärmutskrift visar alla uppgifterna enligt dina personliga inställningar: personuppgifter samt registrerings- och resultatuppgifter mm. 20

21

Du kan även välja att ta fram registerutskrift för flera personer. Om du väljer Personvis kan du även importera personnummer från en fil. 22

Utskrifter Du kan få utskrift på skärm eller skrivare. Om du har valt att titta på flera personer kan du också ta fram namn- och adresslistor i menyn Arkiv. Du kan få utskrift på skärm eller skrivare. Om du har valt att titta på flera personer kan du också ta fram namn- och adresslistor i menyn Arkiv. UT20 Intyg Första gången du skall ta ut ett intyg bör du gå in under Personliga inställningar under Funktion i menyraden och ange inställningar för intyget. När detta har uppdaterats, ligger dessa värden som default. 23

Välj typ av intyg, antingen resultat- eller registreringsintyg, samt språk. Fyll i personnumret. Om du vill avvika från dina default-inställningar ange vilka uppgifter som ska vara med. För registreringsintyg ange terminsintervall till höger. Vid behov kan du ange avvikande terminstider. Om du vill ha med fritext på intyget skriver du in denna i det tomma fältet. Klickar du på begränsningar kan du begränsa intyget till t.ex. en kurs, visst program, eller en viss period. Klicka på sökknappen >> så visas de alternativ som är aktuella för studenten. Du kan nu beställa intyget antingen som skärmutskrift eller på skrivaren. Vill du skriva ut flera intyg åt gången, har du möjlighet till detta antingen personvis - genom att ange personnummer, genom filimport eller genom att söka fram en grupp av studenter i utsökningspaketet. 24

25

Utdata kurs UT32 Registrerade på kurs Du kan söka ut samtliga registrerade vid en viss institution (ange institutionskod) eller registreringar på en enskild kurs (ange kurskod). Fyll i kurs- eller institutionskod och tryck Tab. Nu kommer de förinställda valen för termin och registreringstyp fram automatiskt (s.k. defaultvärden). Ändra dessa om de inte stämmer med din aktuella utsökning. Markera om du vill ha med dem som gjort avbrott eller tidigt avbrott. Du kan också bara söka fram studenter som avbrutit kursen. Du kan även söka genom att ange anmälningskod och termin. Om du gör utsökning via anmälningskod måste du även fylla i starttermin. Kan du inte hela koden har du möjlighet att söka fram den genom att klicka på sökknappen (>>) till höger om fältet, varefter du hamnar i ett sökformulär. Om du klickar på sökknappen >> får du fram sökformuläret. Ange kurskod och välj anmälningskod: 26

27

Du har även möjlighet att begränsa din utsökning. Beroende på om du har gjort utsökningen med hjälp av kurs- eller anmälningskod dimmas vissa begränsningsalternativ och kan därmed inte användas. 28

Du kan begränsa sökningen till ett visst program, eller till enbart fristående kurs. Då skriver du in FRIST i programfältet. Nu kan du starta utsökningen genom att klicka på Sök. Resultatet visas längst ner till vänster. Du har nu möjlighet att göra ytterligare justeringar av din utsökta grupp via det generella begränsningspaketet. Välj Begränsa under Special i menyraden. Klicka på Utskrifter för att välja sammanställning, detaljlista och datafil. Du kan även skriva ut ett försättsblad. Namn- och adresslistor kan tas fram under menyn Arkiv. Förutom vanlig namn- och adresslista kan du ta fram etikettlista där du kopierar namnen och adresserna på färdigköpta klisteretiketter. Rutlistan har rutor efter varje namn (och ev. personnummer) och kan lämpligen användas som närvarolista. I stället för att skriva ut på papper kan du spara listorna som datafil, t ex i excel-format. 29

30

Utdata program UT44 Registrerade på program Fyll i programkod och ev. kod för inriktning (sökbara via sökknappen >>). Du kan begränsa din utsökning genom fylla i uppgifter i nedre delen av bilden. Beroende på om du har gjort utsökningen med hjälp av registrering, antagning eller kull dimmas vissa begränsningsalternativ och kan därmed inte användas. I kull ingår dels antagna en viss termin, dels de antagna till senare del som ingår i samma årskurs. Nu kan du starta utsökningen genom att klicka på Sök. Resultatet visas längst ner till vänster. Du har nu möjlighet att göra ytterligare justeringar av din utsökta grupp via det generella begränsningspaketet. Välj Begränsa under Special i menyraden eller använd knappen F10. I Special-menyn kan du även spara utsökningen som grupp. Klicka på Utskrifter för att välja sammanställning, detaljlista och datafil. Du kan även skriva ut ett försättsblad. Namn- och adresslistor kan tas fram under menyn Arkiv (se under UT32 Utdata kurs). 31

Grundläggande begrepp Anmälningskod Knuten till en viss kurskod och definierar ett visst kurstillfälle. Synonym till Kurstillfälleskod. 5 tecken. Arkivlista Lista med betyg för individer på antingen prov eller hel kurs. Har uppgift om listnummer och kontrolltal. Arkivlista ska skrivas ut vid inläggning av resultat i Ladok. Examinator skriver under och arkivlistan ska arkiveras. Avbrott Avbrott på program eller kurs görs när en student avsäger sig sin studieplats. På kurs finns det två varianter: dels tidigt avbrott (inom tre veckor från kursstart), dels sent avbrott (efter tre veckor från kursstart). Betygsdatum Vid salstentamen: datum för tentamen. I andra fall: prestationsdatum, vid betygssättning eller enligt lokala bestämmelser. Betygsdatum Betygsskalan definieras i kursplanen och måste anges vid inläggning av kurs- och provkoder i Ladok. Vanliga betygsskalor är: UG - betyg underkänd U, godkänd G TH - betyg U, 3, 4, 5 ECTS - (A, B, C, D, E, F och FX), varav A E är olika grader av godkänt resultat.( FX och F är underkända resultat.) Bolognaprocessen Uppföljningen av Bolognadeklarationen, som antogs år 1999, och som syftar till att skapa en enhetlig europeisk arena för högre utbildning. Målet är att öka studenternas rörlighet och anställningsbarhet mellan länderna och skapa ett internationellt konkurrenskraftigt utbildningsområde inom Europa. Ett led i arbetet är att skapa tydligare och internationellt jämförbara utbildnings- och examensstrukturer. Den 1 juli 2007 fick Sverige en ny högskoleförordning i enlighet med denna överenskommelse. Se bl. a ECTS, Huvudområde och Utbildningsnivå Delfunktion En funktion kan bestå av olika delfunktioner, i vilka man utför olika arbetsmoment. 32

ECTS European Credit Transfer System. Europeiska gemenskapernas system för tillgodoräknande av studiepoäng. 60 ECTS-poäng = ett års heltidsstudier, 30 ECTS-poäng = en termins heltidsstudier osv., på samma sätt som för högskolepoäng. Se även Betygsskala. Enda prov Kursen har ett enda examinationsmoment och provet markeras som enda prov i Ladoks katalog. Det betyder att betyg på hel kurs genereras automatiskt vid rapportering av godkänt resultat på provet. Examinator Betygssättande lärare. Finansieringsform För kurs på grundnivå och avancerad nivå. Anges om kursen finansieras på andra sätt än via de reguljära grundutbildningsanslagen, t ex uppdragsutbildning. Fortsättningsregistrering, kurs FO-reg. En kurs kan sträcka sig över två eller flera terminer. FOregistrering görs den andra och ev. följande terminer. Ger HST/HÅS. Funktion Arbetsmoment i Ladok. En funktion innehåller oftast flera delfunktioner. Funktionerna benämns med fyra tecken, t.ex. SA01. Listor över funktionerna kan tas fram i Ladoks huvudmeny. Funktionshjälp Ger hjälp och anvisningar för den aktuella funktionen. Fälthjälp När markören står i ett fält kan man klicka på funktionstangenten F1 för att se fältets hjälptext i statusraden, t ex Kurskod, 6 tkn. Fönster Synonymt med Bild och Formulär. Det första fönstret i en funktion kallas Startformulär. 33

Fördjupning Successiv fördjupning. Visar kursens plats inom huvudområdet och dess fördjupning i förhållande till examensfordringarna för kandidat-, magister- respektive masterexamen. Även kurser utan huvudområde kan märkas med fördjupning. Koden har 3 tecken. Förstagångsregistrering, kurs Grupp i kurs/program FFG-reg. Terminen då studenten började läsa på kursen för första gången. Obligatorisk. Ger HST/HÅS. Man kan dela upp studenterna i en kurs/ett program i grupper i Ladok. Helårsprestation/ HPR/HÅP Begreppet används i statistik. En helårsprestation = 60 godkända högskolepoäng. Beräkning: Summa avklarade högskolepoäng på kurs/delkurs under en viss period dividerat med 60. Helårsstudent/ HST/HÅS Begreppet används i statistik. En helårsstudent = registrerad på 60 högskolepoäng under ett år. Beräkning: Antal helårsstudenter = (Antal studenter x kursens högskolepoäng)/60. Huvudområde I högskoleförordningen föreskriver regeringen att kandidatexamen, magisterexamen och masterexamen skall innehålla ett huvudsakligt område (huvudområde) för utbildningen. Inom huvudområdet skallfördjupning ske och examensarbetet fullgöras. Före 1 juli 2007 användes termen huvudämne för att beskriva de fördjupade studier som studenterna bedriver. Indexfönster Innehåller en lista med resultatet av en genomförd sökning och används för att välja den person, kurs, anmälningskod m.m. som man sökt efter. Inriktning Program kan ha olika inriktningar, vilka man skiljer åt med en kod på 4 tecken. Kontrolltal 8 tecken. Finns på arkivlistor. Används vid överföring av arkivlistan. Kryssruta Används för att markera ett, flera eller inget alternativ. 34

Kull En grupp programstudenter som antagits en viss termin och/eller tillhör samma nybörjaromgång. Antagning till senare del av programmet innebär att studenten tillhör en tidigare kull. Studieuppehåll medför att studenten vid återupptagna programstudier tillhör en senare kull. 3 tecken, t.ex. H09. Begreppet Kull kan användas för utsökning i utdata för programstuderande. Kurs Högskoleutbildning på grund- och avancerad nivå bedrivs i form av kurser med angivet ämnesinnehåll. De kan vara fristående, s.k. fristående kurser, eller sammanföras till utbildningsprogram. Kursen kan vara uppdelad i delkurser och en fastställd kursplan ska finnas. Kursen anges med kurskod, 6 tecken. Kurskod 6 tecken. Se Kurs. Kursomgång 1 tecken. En och samma kurs kan ges flera gånger under samma termin. Man skiljer kurserna åt med hjälp av kursomgång. Kurstakt Anges i procent. Ex 100 % som betyder att kursen läses heltid. Kurstid Tid för kursens sammankomster. Kurstillfälle Specifikation av visst antagnings- och/eller registreringsalternativ för kurs. Ett kurstillfälle definieras av kurs, kursens tidsperiod, starttermin, kurstakt, kursort, kurstid, undervisningsform, finansieringsform och kursomgång. Listnummer Finns på arkivlistor och även på listor som man håller på att bearbeta i samband med registrering och resultatrapportering. Listruta/Visningsfält I en listruta listas de val som för tillfället är möjliga. Lokal serie och klass Lokalt sorteringsbegrepp för kurs (på grundnivå och avancerad nivå). Institutionerna kan här göra egna klassificeringar av sina kurser. 35

Meddelanderad Rad längst ner i fönstret med information till användaren. Se Statusrad. Omregistrering, kurs OM-reg. Kan göras då en student följer hela eller delar av undervisningen i en kurs på nytt eller enbart tenterar. Ger ej HST/HÅS. Ort Kursort, undervisningsort. Kod för kommun där kursen ges, 4 tecken. Program Sammanhållen utbildning under ett antal terminer på grund- och avancerad nivå. Består av en kombination av kurser, som lärosätet självt fastställt, och för vilken utbildningsplan ska finnas. Programkod Kod för utbildningsprogram, 5 tecken. Ett program är en planerad utbildning som leder till en examen. Projektarbete Ett prov där man vill lägga till en titel. Prov Muntlig, skriftlig eller annan form av examination på del av kurs på grundnivå och avancerad nivå. Anges med provkod, fyra tecken. Provkoden är alltid kopplad till en kurskod. Provkod 4 tecken. "Kopplas" till kurskod. Anger de olika delmoment som ingår i kursen. Används när man lägger in resultat. Radiogrupp Används för att markera endast ett av flera alternativ. Om man trycker på en ny knapp släcks den gamla. Ett alternativ måste vara valt, dvs. ett fält är obligatoriskt. Registreringstyp FFG = Förstagångsregistrering, FO = Fortsättningsregistrering resp. OM = Omregistrering Resultatrapportering Inläggning av resultat i Ladok. 36

Rullgardinslista Om du klickar på pilknappen till höger om inmatningsfältet, listas alla tillgängliga alternativ. Rutlista Lista i rutmönster med namn och ev. personnummer. Kan t.ex. användas som närvarolista. Rättningsprotokoll Lista över studenter. Ges till examinator för ifyllande av betyg. Skrivningspoäng Kan anges vid provrapportering (på grundnivå och avancerad nivå) då man vill dokumentera provresultat mer detaljerat än med enbart betyg. Kolumnen för skrivningspoäng benämns "Spec" i rapporteringsfunktionen för prov och rymmer 1 5 tecken. I Funktionsmenyn, under Personliga inställningar, väljer man om skrivningspoäng skall rapporteras eller ej. Start- och slutvecka Veckonummer för start- resp. slutvecka för ett kurstillfälle. Statusrad Rad längst ner i fönstret med information till användaren. Se Meddelanderad. Student Den som är antagen till och bedriver högskoleutbildning. Dokumenteras genom registrering i Ladok. Studieuppehåll Ges för tillfälligt uppehåll i programstudierna. Anmäls av studenten. Uppgiften dokumenteras i Ladok. Studieintyg Synonym till Resultatintyg. Av studieintyget framgår vilka kurser studenten är klar med, hur många högskolepoäng studenten har och i vilka kurser. Sökknapp Knapp med symbolen >> till höger om inmatningsfält, anger att koden är sökbar. Klicka på >>-knappen för att öppna sökformulär. Se vidare under Sökstjärna/Söktecken. Sökstjärna/Söktecken * (prick mitt på raden och stjärna) får man genom F3-tangenten. Sök i sökformulär på delar av personnummer, namn eller kod. Använd * först och sist eller bara sist (även mitt i - avsluta dock alltid med sökstjärna/söktecken). Ex: *ARIN *ARLSSON * för att få fram både K- och C-stavning av namnen. 37

Termin Verksamheten är uppdelad i terminer. Anges med tre tecken: En bokstav, H för hösttermin och V för vårtermin, och sedan två siffror för årtal, t.ex. H09. Terminsregistrering Förstagångsregistrering, program Omregistrering, program Vissa lärosäten tillämpar terminsregistrering på program. Istället för att registrera på varje kurs för sig inom ett program kan man med hjälp av terminsregistrering registrera flera kurser samtidigt för en termin. Kurserna läggs in per programtermin i programplaner som obligatoriska eller valfria. Efter att studenterna fått ange vilka av de valfria kurserna de vill läsa läggs de in som valda i Ladok. Innan studenten kan registreras på termin måste de flyttas upp till nästa termin. Vid terminsregistreringen blir samtidigt även obligatoriska och de av studenten valda kurserna registrerade. Första gången en student registreras på en viss termin på program med terminsregistrering. Registrering på termin i sig ger ingen HST/HÅS. Uppflyttning Kan göras då en student behöver läsa om hela eller delar av undervisningen och krävs för att kunna lägga in resultat för en student som läser på program med terminsregistrering. Ger ingen HST/HÅS. Programtermin Ett slags godkännande för en student att gå vidare till nästa termin på ett program med terminsregistrering. I uppflyttningen går det att ange poänggränser eller krav på inriktningsval för beviljande av uppflyttning. Kursval på program med terminsregistrering Programregistreringen bygger på principen att utbildningen är uppdelad i ett antal programterminer där varje programtermin har ett löpnummer. Programtermin 1 är den termin då studenten påbörjar sin utbildning och därefter följer student programterminerna i nummerordning. Inriktningsval på program med termins- registrering Om det på ett program med terminsregistrering finns valfria kurser ska studenten välja bland dessa inför varje kommande termin och valet läggs in i Ladok. När studenten gör sin terminsregistrering blir det automatiskt registrering på valda kurser. Om ett program med terminsregistreringar har inriktningar ska studenten välja inriktning inför den termin inriktningarna startar. Därefter kommer terminsregistreringen och alla tillhörande registrerade kurser vara kopplade till vald inriktning. 38

Undervisningsform Uppdragsutbildning Utbildningsnivå Anger i vilken form en kurs ges vid ett visst kurstillfälle. Undervisningsform är knuten till anmälningskoden/kurstillfälleskoden för kurs. Ex. Normal, NML och Distans, DST. Uppdragsgivaren står för kostnaden och avgör vem som får delta i utbildningen. Grundnivå = 1, avancerad nivå = 2, forskarnivå = 3, samt gymnasienivå = 0. Måste anges vid inläggning av kurs. Utbildningsområde Regeringen tilldelar utbildning på grundnivå och avancerad nivå resurser utifrån en indelning i olika utbildningsområden. Ersättningsbeloppen är olika stora för de olika utbildningsområdena. Exempel: det tekniska området, TE och det samhällsvetenskapliga området, SA. Ämnesgrupp SCB-ämnesgrupp. Varje kurs på grundnivå och avancerad nivå tillhör en ämnesgrupp enligt Statistiska centralbyråns klassificeringssystem. Koden har 3 tecken. Har ersatt tidigare SCBämneskoder. 39