Närvarande Pontus Axelsson (PA), ordförande Johan Ringstedt (JR), ej punkt 9.1 Eleonor Säfsten (ES) Johan Wahlberg (JW) Karin Persson (KP), generalsekreterare, adjungerad Jonas Paulsson (JP), adjungerad Mikaela Rydberg (ML), punkt 9.1 Ej närvarande Peter Hermanson (PH) Madelene Lidmalm (ML) Protokoll från ordinarie styrelsemöte #186 för Svenska Klätterförbundet (Westmanska Palatset, Stockholm, 27 april 2013) 1 Mötet öppnas Pontus Axelsson öppnande mötet och hälsade välkommen. Mötet hölls i Bontouch AB:s lokaler i Westmanska Palatset. Styrelsen avser att utvärdera lokalerna som komplement till Idrottens Hus för framtida sammanträden. Lokalerna upplåtes till Svenska Klätterförbundet utan kostnad. 2 Val av mötesordförande Beslutades att välja Pontus Axelsson till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Beslutades att välja Johan Wahlberg till mötessekreterare. 4 Val av justerare Beslutades att välja Johan Ringstedt till justerare. 5 Godkännande av dagordning Beslutades att godkänna föreslagen dagordning. 6 Genomgång av föregående protokoll Beslutades att godkänna och lägga protokoll #185 till handlingarna. 7 Uppföljning av verksamheten 7.1 Genomgång av verksamhetsrapport och ekonomisk rapport (KP) KP föredrog årsredovisningen för räkenskapsåret 2012. Resultatet för 2012 fastställdes till 129 tkr jämfört med ett budgeterat underskott på 378 tkr. KP redogjorde för de huvudsakliga skillnaderna mellan budget och utfall. Förbundet har bl.a. ökat medlemsantalet med ungefär 500 personer jämfört med föregående år, vilket ökat intäkterna. 1(6)
Styrelsen konstaterar att utfallet är välkommet. Samtidigt är det viktigt att ha möjlighet att tillföra extra medel till delar av verksamheten om utrymme visar sig finnas under pågående verksamhetsår. Beslutades att KP vid varje styrelsemöte tydligare redogör för utfall jämfört med budget, med bifogad analys och förslag på justeringar. PA och kansliet genomför den 6 maj ett möte för att diskutera kansliets arbetsbörda. KP redogjorde för utfallet t.o.m. 31 mars 2013 i förhållande till verksamhetsplan och budget. Några poster diskuterades, bl.a. strategiska satsningar där utfall är positivt jämfört med budget samt tävling där utfall är negativt jämfört med budget. Beslutades att budgetavvikelserna diskuteras på nästkommande VU-möte. KP redogjorde för kommittéernas verksamhet och deras pågående arbete, se punkt 12. 7.2 Rapport från verkställande utskott (JR) Verkställande utskottet har haft ett möte sedan föregående styrelsemöte. Följande punkter behandlades: International Mountain Journal (IMJ). En internationell sajt för publicering av Mountain Journals från hela världen. Arbetssituation kansliet. PU samtal är inbokat med personalen den 6 maj. Representation årsmöten (RF, SOK, Svenskt friluftsliv). Sponsoravtal På några ärenden togs beslut, vilka bekräftades av styrelsen: Beslutades att PA diskuterar vårt deltagande på IMJ med den nya redaktören för Bergssport och därefter tar beslut om hur vi går vidare med frågan. Beslutades att JW och KP representerar förbundet på Riksidrottsmötet, JR och KP på SOK:s årsmöte och JP och ES på Svenskt friluftslivs årsmöte. Beslutades att PA, JP och JR får mandat att för styrelsens räkning förhandla fram förslag på sponsoravtal, vilka presenteras för styrelsen för beslut. 8 Accessfond (JP) Accesskommittén har inkommit med önskemål om att få fria händer när det gäller införskaffande av sponsorer och bidragsgivare till fonden. Förslaget från accesskommittén är att: Accessfonden har mandat att själv teckna eventuella avtal med sponsorer och bidragsgivare till fonden. Styrelsen i eventuella avtal med sponsorer till SKF skriver in att accessfonden undantas från eventuell exklusivitet vad gäller varumärkesexponering m.m. Beslutades att styrelsen tecknar avtal då förbundets delegationsordning ej tillåter firmateckningsrätt att delegeras till kommittéer; Accesskommittén arbetar självständigt fram förslag till avtal med bidragsgivare och presenterar dessa för styrelsen. Beslutades att accessfonden omfattas av eventuell exklusivitet gentemot huvudsponsor med motiveringen att förbundets trovärdighet som samarbetsparter skadas om delar av verksamheten kan välja att ej följa ingångna avtal med sponsorer och bidragsgivare. Styrelsen noterade vikten av att eventuell exklusiv huvudsponsor ej har rätt att förhindra eller blockera bidragsgivare till fonden. 9 Bergssport (PA) 9.1 Redaktör PA redogjorde för rekryteringsarbetet. Efter utvärdering av samtliga kandidater och ett flertal intervjuer återstår två kandidater vilka utifrån styrelsens samlade bedömning, föreslås erbjudas rollen som redaktörer tillsammans. 2(6)
Beslutades att JR ej äger rätt att deltaga i beslutet om vem som erbjuds rollen som redaktör. Beslutades att erbjuda rollen som redaktörer för Bergssport till Eva Olsson och Annika Ringstedt, med en provanställning över 2013. 9.2 Jubileumsnummer Diskussioner har förts huruvida publiceringen av jubileumsnumret ska framflyttas, bl.a. av den anledningen att numret ska innehålla reportage från 40-årsjubileumet. Beslutades att slå ihop nästkommande nummer av Bergssport med jubileumsnumret vilket utkommer i september. 10 Barn- och ungdomskommittén (KP) Ett flertal personer har anmält intresse att deltaga i barn- och ungdomskommittén. Kansliet fick i uppgift på styrelsemöte #184 att koordinera en träff med kandidaterna. Mötet har ej genomförs ännu varför frågan om ordförande för kommittén bordläggs tills nästa möte. Beslutades att kansliet kallar till ett möte mellan kansliet, styrelsen och tilltänkt kandidat där förutsättningar och ramar för kommitténs arbete diskuteras. 11 Utvärdering av organisationen (PA) Inga arbetsmöten har genomförts sedan föregående styrelsemöte varför frågan bordlades. 12 Verksamhetsmål (KP/JR) På styrelsemöte #184 ålades kansliet att inkomma med statusrapport avseende kommittéerna arbete med verksamhetsmålen. KP/JR redogjorde för dessa rapporter. Statusrapporter saknas från flera kommittéer, vilket konstaterades är problematiskt ur ett verksamhetsstyrningsperspektiv, t.ex. för att avgöra vilka kommittéer som eventuellt behöver ytterligare resurser för att uppfylla sina mål eller var ansvar behöver omfördelas. Styrelsen diskuterade ett flertal förslag på stöd till kommittéerna. Beslutades att kansliet tar fram en mall enligt förslag på mötet i syfte att så långt som möjligt förenkla kommittéernas rapportering. 13 Elittränarutbildning (PA) Efterfrågat underlag har inkommit avseende RF:s Elittränarutbildning. I generella termer ser styrelsen positivt på att stimulera förbundsaktivas utveckling och fortbildning. I det specifika fallet behöver frågan beredas vidare. Beslutades att PA kontaktar landslagsledningen för en djupare diskussion. 14 Stimulansbidrag för ökad kvinnlig närvaro i förbundet (KP) Förbundet har tilldelats 65 tkr i stimulansbidrag för att öka kvinnors närvaro i ledande positioner. Bidraget ska premiera en kvalitativ utveckling av förbundets verksamheter vid sidan av fördelningsmodellen. Dessa verksamheter ska ha en tydlig koppling till idrottsrörelsens idéprogram Idrotten vill. På styrelsemöte #184 beslutades att tillfråga GGH om de vill driva projektet. KP redogjorde för diskussionerna. Beslutades att förbundet som första aktivitet genomför ett seminarium i samband med 40-årsjubileumet. Beslutades att KP och MR ansvarar för projektet. 3(6)
15 Medlemskap Sport Campus Sweden (KP) På styrelsemöte #184 beslöts att förbundet ansöker om medlemskap i Sport Campus Sweden. Vidare beslöts att kansliet inkommer med ett förslag på avtal som reglerar de aktivas åtaganden i samband med stöd från SCS. KP redogjorde för grovt förslag på villkor, vilka diskuterades. Beslutades att förbundet står för hela medlemsavgiften till SCS. Beslutades att godkänna villkoren efter justeringar på mötet. KP och PA sammanställer ett avtal utifrån villkoren, till vilket ES och JW skriver en kontext. 16 Krisplan och krisgrupp (KP) Kansliet redogjorde för hur arbetet fortskridit. Efter genomgång av planen konstaterade styrelsen att inga justeringar är aktuella. Beslutades att stänga punkten. 17 Projekt 17.1 Medlemsrekrytering (JR) På tidigare styrelsemöte fastslogs projektplanen och JR utsågs till projektledare. JR redogjorde för arbetet. Punkten diskuterades kort. 17.2 Strategisk utvecklingsplan (PA) Ett första arbetsmöte genomfördes den 22 april. PA redogjorde för diskussionerna. 17.3 Kommunala klätteranläggningar och tävlingsväggar (PA) Enligt beslut från tidigare möte har PA inkommit med en projektplan. Beslutades att anta projektplanen efter justeringar på mötet. Beslutades att delegera beslut om eventuell arvodering för projektledare till kansliet. 17.4 40-års jubileum 2013 (KP) Då det blivit förändringar i den ursprungliga planen för 40-årsjubileumet kan arrangemanget komma att behöva mer medel. På föregående styrelsemöte beslutades att KP gör en ny grovbudget för att se hur mycket medel som eventuellt behöver skjutas till. KP redogjorde för förslaget. Beslutades att tillgängliggöra upp till 30 tkr extra till projektet. 17.5 Klättermärken (KP) Förbundsmötet 2012 antog mål 38 under barn- och ungdomsverksamhet Att införa prestationsmärken för barns klätterutveckling i stil med Svenska Simförbundets Baddaren. Projektledare är Rebecca Nilsson. KP redogjorde för arbetets fortskridande och det förslag som inkommit. Beslutades att kansliet skickar ut förslaget (med justeringar från mötet) på remiss till klubbar och gym. Styrelsen önskar ett yttrande kring följande frågeställningar: Prismodell och beställningsförfarande. Utseende på märkena. Kategorier och krav för respektive märke. 17.6 Stadgerevision (PA) PA redogjorde för arbetet med stadgerevisionen. Förslag kommer att gå ut på remiss till ett par klubbordföranden. 4(6)
17.7 Ny teknisk plattform för hemsidan (PA) PA redogör för projektet. Plattformen är klar och allt är färdigt för överflytt. JP och PA diskuterar nästa steg. 17.8 Utvecklingsplan (elitplan) (ES) Då arbetet med elitplanen inkluderar ett flertal samarbetspartners har ES har inkommit med förslag på projektbeskrivning, vars syfte är att tydliggöra bakgrunden till arbetet. På föregående styrelsemöte beslutades att JR/ES träffar Lukas Iseli och tar fram ett avtalsförslag till styrelsen på hur han i en konsultativ roll kan assistera i framtagandet av elitplanen. JR/ES redogjorde för förslaget. Beslutades att beställa arbetspaket 1 enligt föreslaget avtal, med leverans 21 maj 2013. Beslutades att diskutera projektbeskrivningen på ett separat arbetsmöte och att ES kallar. 17.9 18.4 Nationellt godkänd idrottsutbildning (NIU) (JW) JW och kansliet träffar Midsommarkransens gymnasium den 14 maj för diskussioner kring skolans uppfyllande av certifieringskraven. Vidare har det inkommit en ansökan om att få starta NIU i skidalpinism från Åre gymnasium, samt ytterligare ett NIU i sportklättring i Stockholmsregionen. Beslutades att godkänna ansökan från Åre gymnasium, och att JW meddelar skolan och Skolverket styrelsens beslut. Beslutades att avslå ansökan från en gymnasieskola i Stockholm, med motiveringen att det idag saknas elevunderlag för ytterligare NIU-etableringar i Stockholmsregionen. Skolan ombeds att inkomma med ny ansökan i framtiden. JW meddelar skolan. 18 Åtgärdsliggare (JW) Åtgärdsliggaren följdes upp. 19 Övrigt 19.1 SM-veckan i Umeå Beslutades att förbundet ansöker om att få förlägga SM i skidalpinism till SM-veckan i Umeå 2014. 19.2 Kassaförvaltning Beslutades att KP tar fram förslag på förvaltning av upp till 800 tkr av förbundets kassa. 19.3 Webbshop Ett avtalsförslag med Sporrong har inkommit. PA kontaktar företaget för vidare diskussioner. 20 Ärenden som förs vidare till nästa möte Barn- och ungdomskommittén. 21 Ärenden som förs vidare till verkställande utskott Budgetavvikelser. 5(6)
22 Ärenden av allmänt intresse, nyhetsflöde Enligt förslag från kommittékonferensen ska ärenden av allmänt intresse läggas ut som nyheter på hemsidan. Redaktör Bergssport. 23 Mötet avslutas Ordförande avslutade mötet och tackade för visat intresse. För protokollet, Johan Wahlberg Sekreterare Pontus Axelsson Ordförande Johan Ringstedt Justerare 6(6)