Protokoll ordinarie styrelsemöte #192 för Svenska Klätterförbundet (Westmanska Palatset, Stockholm, 8 februari 2014)

Transkript

1 Närvarande Pontus Axelsson (PA), ordförande Peter Hermanson (PH) Johan Ringstedt (JR) Eleonor Säfsten (ES) Karin Persson (KP), generalsekreterare, adjungerad Jonas Paulsson (JP), adjungerad Ej närvarande Madelene Lidmalm (ML) Johan Wahlberg, (JW) Protokoll ordinarie styrelsemöte #192 för Svenska Klätterförbundet (Westmanska Palatset, Stockholm, 8 februari 2014) 1 Mötet öppnas Pontus Axelsson öppnande mötet och hälsade välkommen. 2 Val av mötesordförande Beslutades att välja Pontus Axelsson till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Beslutades att välja Pontus Axelsson till mötessekreterare. 4 Val av justerare Beslutades att välja Johan Ringstedt till justerare. 5 Godkännande av dagordning Beslutades att godkänna föreslagen dagordning. 6 Genomgång av föregående protokoll Beslutades att godkänna och lägga protokoll #191 till handlingarna. 7 Uppföljning av verksamheten 7.1 Genomgång av verksamhetsrapport och ekonomisk rapport (KP) Generalsekreteraren redogjorde för utfallet t.o.m. 31 januari, med bifogad analys och förslag på justeringar, i förhållande till verksamhetsplan och budget. Enligt beslut ansvarar kansliet för att det i möteshandlingarna till styrelsemöten, bifogas statusrapporter enligt mall, från respektive kommitté. Utfallet diskuteras. KP har inkommit med ett utkast på verksamhetsberättelse samt bokslut. Se bilagor. Mindre justeringar återstår. KP träffar revisorerna den 11 februari. Resultatet för (6)

2 kommer att fastställas till +315 tkr (med reservation för mindre ändringar från revisorerna). Verksamhetsberättelsen och bokslutet diskuteras. 7.2 Ordförande till utbildningskommittén (PA) Punkten bordlades till nästa sammanträde. 7.3 Förbundskapten till landslag isklättring (PA) Punkten bordlades till nästa sammanträde. 7.4 Ordförande medicinska kommittén (KP) Medicinska kommittén har aviserat att ordförandeposten är vakant från och med förbundsmötet Beslutades att Erik Gustafsson utses till ny ordförande för medicinska kommittén. 7.5 Kontorsplatser kanslipersonal (KP) Ett ökat behov av kontorsplatser har uppkommit då förbundet under 2014 kommer att ha projektanställningar knutna till verksamheten. KP har inkommit med förslag på lösning. Se bilaga. Beslutades att kansliet flyttas till rugbys tidigare lokaler i Idrottens Hus. Hyran till RF ökar därmed med 45 tkr. 7.6 Justering av lönenivåer för kanslipersonal (PA) Enligt avtal har kanslipersonalens lön uppjusterats 1 november 2013 med 2.8%. Lönerna har efter granskning av styrelsen konstaterats vara väl under normalnivå för idrottsrörelsen. Beslutades att höja lönen för KP och JP med ytterligare 1 tkr/månad med motivering att lönerna skall hamna närmare normalnivå i idrottsrörelsen. 7.7 Rapport från verkställande utskott (JR) Verkställande utskottet har haft ett möte sedan föregående styrelsemöte. Följande punkter diskuterades: Verksamhetsmål o Se punkt 8. Uppdragsbeskrivning för vikariat på kansliet. o Annons finns nu publicerade på förbundets hemsida. Representation IFSC o Då förbundet ej kommer att närvara på stämman 2014 beslutades att överlämna fullmakt till i första hand någon av de nordiska länderna, i andra hand Kanada. Förbundskapten isklättring o Se punkt 7.3. Stadgerevisionen o Se punkt Ordförande UK o Se punkt 7.2. NIU Malung o RF har inkommit med svar om att verksamheten för NIU Malung ej ryms inom definitionen av NIU, varför ansökan avslås. Beslutades att lämna fullmakt till Danmark för årsmötet 2014 i IFSC och ECSC. Beslutades att avslå Malungs ansökan till NIU. 2(6)

3 8 Förbundsmötet 2014 (KP) 8.1 Verksamhetsberättelse KP presenterade verksamhetsberättelsen så långt som den är färdig. KP skickar löpande utkast till styrelsen under de närmsta veckorna. 8.2 Motioner från klubbarna till förbundsmötet Förbundet har mottagit sex motioner till förbundsmötet 2014, varav fem inkom i tid. Motioner har inkommit från följande klubbar: Göteborg, Kviberg, Karlstad. Beslutades att ej acceptera den motion som ankom efter sista inlämningsdatum, men att ändå ta upp sakfrågan för diskussion på förbundsmötet. KP meddelar klubben. Samtliga motioner diskuterades och styrelsens yrkanden till förbundsmöteshandlingarna förbereddes. 8.3 Förslag från styrelsen till förbundsmötet Frågan fördes vidare till VU. 9 Ekonomisk plan (KP) Till förbundsmötet 2014 ska styrelsen upprätta ett förslag på ekonomisk plan för kommande mandatperiod. Arbetsmöten har genomförts där förslag har diskuterats, se bilagor. Förslaget på ekonomisk plan diskuterades. Frågan fördes vidare till VU. 10 Verksamhetsplan (verksamhetsmål) (JR) Till förbundsmötet 2014 ska styrelsen upprätta ett förslag på verksamhetsplan för kommande mandatperiod. Arbetsmöten har genomförts där förslag har diskuterats, se bilagor. Tidigare har styrelsen konstaterat att verksamhetsmålen ska vara mätbara samt ligga utanför kommittéernas löpande verksamhet med syftet att ta förbundet närmare visionen. Förslag på verksamhetsmål diskuterades. Frågan fördes vidare till VU. 11 Stimulansbidrag från RF (KP) Förbundet har blivit tilldelade stimulansbidrag på 350 tkr från RF för att stärka barnoch ungdomsverksamheten. Bidraget ska främst gå till en projektanställning vars syfte är att öka kunskapen om barnoch ungdomsverksamhet i våra föreningar samt hjälpa till att främja och utveckla densamma. På föregående styrelsemöte beslutades att kansliet tillsammans med barnoch ungdomskommittén skulle inkomma med en uppdragsbeskrivning för projektanställningen till styrelsemötet den 8 februari Se bilaga. Morgan Hjort, ordförande för barnoch ungdomskommittén var föredragande per telefon. Beslutades att fastställa uppdragsbeskrivningen efter justeringar på mötet. KP utlyser tjänsten omgående. 12 Marknads- och kommunikationskommitté (PH) På tidigare styrelsemöten har ett förslag om upprättande av en marknads- och kommunikationskommitté diskuterats. Ett reviderat förslag på uppdragsbeskrivning har inkommit. Se bilaga. Beslutades att fastställa uppdragsbeskrivningen. KP annonserar omgående efter intresserade medlemmar till kommittén, inklusive ordförande. Medel för kommitténs arbete finns fördelat i den ekonomiska planen till förbundsmötet. 3(6)

4 13 Sponsoravtal för sportklättring (JP) Styrelsen har tidigare diskuterat förslag på sponsoravtal för landslagsverksamheten i sportklättring. JP diskuterat justeringar av förslaget med landslagsledningen. Inga kommentarer har inkommit från motparten. Punkten bordlades till nästa sammanträde. 14 Upphandling av webbshop (PA) Beslutades att avbryta aktiviteten. Kansliet sköter fortsatt försäljningen som idag. 15 Friluftskommitté (PA, JP) På föregående styrelsemöte beslutades att tillsätta en arbetsgrupp bestående av Anna Lindam, Helena Dahlgren och Frida Olsson som utreder och presenterar ett utkast på uppdragsbeskrivning för kommittén och förslag på mål för kommande verksamhetsperiod. PA har varit i kontakt med arbetsgruppen och presenterade ett utkast på mötet. Beslut tas på nästa sammanträde. Medel för kommitténs arbete finns fördelat i den ekonomiska planen till förbundsmötet. JP har inkommit med ett förslag om tillsättande av ambassadörer för svensk bergsport (samtliga discipliner) med syftet att inspirera och sprida. I förslaget ingår att utse ett antal ambassadörer för samtliga discipliner, samt att ta fram en uppdragsbeskrivning, ett avtalsförslag eller liknande för dessa ambassadörer. Förslaget diskuteras. Beslutades att bordlägga frågan tills vidare. KP ansvarar för att ta upp frågan igen till hösten, då med fördel med en ny friluftskommitté. 16 Externa samarbeten och annonsering (JP) Extern finansiering kommer sannolikt att bli allt viktigare framöver. Då våra personella resurser är begränsade har förslag inkommit att förbundet anlitar ett externt företag eller liknande som mot provision ansvarar för såväl annonsförsäljning till webb och tidning, samt tar ansvar för att försöka hitta samarbetspartners för SKF:s verksamhet i stort. Se bilaga. Beslutades att JP inkommer med förslag på personer eller mediaföretag som mot ersättning kan arbeta med såväl samarbetsavtal som annonsering. 17 Brev från Dalarnas KK (KP) Dalarnas KK (DKK) betalade inte medlemsavgiften för 2013 till förbundet innan årsskiftet. Detta medför enligt stadgarna att DKK ej har rösträtt på kommande förbundsmöte. DKK motsätter sig detta och har inkommit med ett önskemål om att styrelsen ska föreslå förbundsmötet att bevilja DKK rösträtt. Se bilaga. Beslutades att frågan hänskjuts till förbundsmötet med hänvisning till att styrelsen ej har mandat att besluta i detta ärende. Styrelsen noterar att det knappast ligger i förbundsmötets intresse att en aktiv klubb som Dalarna ej skall få rösta. Vidare kan det vid förbundsmötet vara flera klubbar som ännu ej erlagt avgiften. 18 Enkät om IdrottOnline (JP) Vid klubbträffen under jubileumshelgen våren 2013 föreslogs att styrelsen genom kansliet skulle undersöka klubbarnas upplevelse av IdrottOnline. En enkät skickades ut och 20 klubbar svarade. Se bilaga. Beslutades att KP lägger ut resultatet av undersökningen på hemsidan och i nyhetsbrev för att informera klubbarna. Beslutades att JP återkopplar till Riksidrottsförbundet. 4(6)

5 19 Pågående projekt 19.1 Utvärdering av organisationen (PA) Nya kommittéer för marknad och kommunikation, samt (troligtvis) snart för friluftsliv har bildats under perioden. Ett antal personer har under perioden rekryterats till befintliga kommittéer. Beslutades att projektet med det här är avslutat Medlemsrekrytering (JR) JR redogjorde för projektets fortskridande. Beslutades att skriva in i den strategiska utvecklingsplanen att inriktningen för klubbarnas medlemsavgift till SKF bör vara en enhetstaxa. Beslutades att projektet i och med detta är avslutat Strategisk utvecklingsplan (PA) PA redogjorde för arbetet med den strategiska utvecklingsplanen Stadgerevision (PA) PA redogjorde för arbetet med stadgerevisionen. Beslutades att förlänga projektet in i nästa mandatperiod då materialet ej hinner förankras med klubbar innan förbundsmötet. KP kontaktar projektledaren Utvecklingsplan (ES) ES har inkommit med underlag för utvecklingsplanen. En rollbeskrivning för projektledaren har tagits fram samt förslag har inkommit på tillsättande av projektledare. Se bilagor. Beslutades att fastställa rollbeskrivningen för projektledare för utvecklingsplanen. Beslutades att tillsätta Anna Wänerhag som projektledare för utvecklingsplanen. Budget och tidplan ligger fast sedan tidigare. KP meddelar Anna Bergsport.se (JP) Arbetet med den nya hemsidan har gått något långsammare än planerat. JP har inkommit med förslag på uppdragsbeskrivning för positionen som nyhetsredaktör, samt förslag på budget för Bergsport.se. Se bilagor. Beslutades att i budget för 2014 avsätta 120 tkr för projektet. Beslutades att anlita Andreas Harne som nyhetsredaktör (externa nyheter, ej förbundsnyheter), enligt bifogad uppdragsbeskrivning och bifogat avtal. 20 Åtgärdsliggare (JR) Åtgärdsliggaren följdes upp, se bilaga. 21 Övrigt 21.1 Idrottsalliansen (KP) Beslutades att KP meddelar att förbundet ej avser deltaga i Idrottsalliansen. 22 Ärenden som förs vidare till nästa möte Ordförande till utbildningskommittén Förbundskapten till landslag isklättring 5(6)

6 Sponsoravtal för landslaget i sportklättring 23 Ärenden som förs vidare till verkställande utskott Förslag från styrelsen till förbundsmötet Ekonomisk plan Verksamhetsplan (målen för nästa period) 24 Mötet avslutas Ordförande avslutar mötet och tackar för visat intresse. För protokollet, Pontus Axelsson Sekreterare Pontus Axelsson Ordförande Johan Ringstedt Justerare 6(6)