Protokoll 1(18) Plats och tid Kommunhuset, Kyrkhult 08:30-12:00 Beslutande (S) Pirjo Veteli (KD) Klavs Wix Nielsen (S) Karmen Björkman (C) Malin Åman ersätter (M) Torsten Cairenius (SD) Tommy Holmgren Övriga deltagande Johanna Spånér, HR-chef Marcus Grundén, HR-strateg Annie Olofsson, sekreterare Lena Persson, Heja hälsan 2.0 20 Alina Ejder, Heja hälsan 2.0 20 Belma Micin, Försäkringskassa 33 Utses att justera Tommy Holmgren (SD) Paragraf 19-33 Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret 2019-04-24 Sekreterare Ordförande Justerande... Annie Olofsson... Pirjo Veteli... Tommy Holmgren ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på kommunledningskontoret och har tillkännagivits på www.olofstrom.se. Beslutsinstans Datum för anslags uppsättande 2019-04-24 Datum för anslags nedtagande 2019-05-16 Underskrift...Annie Olofsson...
Protokoll 2(18) Ärendelista Sid Innehållsförteckning...1
Protokoll 3(18) KSPU 19/2019 KS 2019/279 19 Presentation av ny HR-strateg s beslut: Marcus Grundén hälsas välkommen. Nya HR-strategen Marcus Grundén presenterar sig.
Protokoll 4(18) KSPU 20/2019 KS 2019/274 20 Aktuellt läge för projektet "Heja hälsan 2.0" s beslut: Informationen tas till protokollet. Det aktuella läget presenteras av projektets två deltagande tjänstemän. De deltagande tjänstemännen har hög fokus på att bearbeta implementering inför projektets slut, som beräknas 2019-09-30. Hälsoinspiratörerna har genomfört det sista steget av en tvåstegs kompetenshöjande utbildning, och de som deltagit i båda stegen är nu fullärda salutogena hälsoinspiratörer. Hälsoinspiratörerna har sedan genomfört en spaning ute i verksamheterna för att se på vilket sätt den salutgena kulturen märks av i verksamheterna, och vad som kan ha påverkat förändringen. Spaningen visar att många har ändrat sitt förhållningssätt och det påverkar kulturen. Heja hälsan 2.0 fortsätter bidra med kunskap och verktyg. Under v.10 avslutades projektets samarbete med utvärderaren Evaluator då dessa inte uppfyllde de förväntade kvalitetskraven. Efter avslutet har Evaluator lämnat en delrapport med rekommendationer för projektet: Stärka målbilden gällande det salutogena arbetet i högsta ledningen, och tydligt signalera ut i sina respektive led. Introducera och utbilda nya chefer i salutogent ledarskap. Förutsättningar för att befästa salutogent medarbetarskap hos både nya och gamla medarbetare. Genomföra kontinuerliga dialogaktiviteter på arbetsplatserna med Dialogcoach (minst 2-4 tillfällen per år). Ge Dialogcoacher resurser (i form av tid) för att kunna utföra sitt uppdrag av god kvalité. Implementera Hälsosteget och erbjuda utbildningen till medarbetare med behov. Projektet klusterutvärderare, Tranqvist Utvärdering, genomför en enkätundersökning bland kommunens chefer för att se hur Heja Hälsan har påverkat verksamheterna. 25 chefer har fram till idag svarat på enkäten och deras svar sammanfattas: Heja Hälsan har påverkat ett kulturskifte med ett gemensamt språk. Alla har ännu inte godtagit heja hälsans idé. Chefer ser en utmaning i tid och resurser för att driva frågorna vidare. Det finns en vilja till fortsättning.
Protokoll 5(18) KSPU 21/2019 KS 2019/277 21 Aktuellt läge för heltid som norm s beslut: Informationen tas till protokoll. HR-chefen informerar. Kommunens chefer har genomfört en välbehövlig utbildningsdag i TimeCare Planering. Utbildningsdagen har inneburit att man uppmärksammat områden där vi behöver ta gemensamma beslut för att bland annat hålla en god bemanningsekonomi och hållbara scheman vid helgskift. Den första april var deadline för att lämna önskemål om att öka sin sysselsättningsgrad till heltid, eller omvandla sin tjänst till en deltidstjänst. HRavdelningen arbetar nu med inkomna önskemål. Något som har uppmärksammats är antalet önskemål om att gå ner i arbetstid som har beviljats ute i verksamheterna. Implementering av TimeCare Planering rullar på, och inom socialförvaltningen är det flera grupper som kommit in i systemet. För TimeCare Pool har flera grupper som inte var medräknade från början lämna önskemål om implementering, bl.a. sjuksköterskor och reception.
Protokoll 6(18) KSPU 22/2019 KS 2019/275 22 Sjukfrånvarostatistik s beslut: Informationen tas till protokollet. Ärendet avser statistik avseende sjukfrånvaron till KSPU. Sjukfrånvarostatistiken har varit uppe på Cesam den 3:e april. Sjukfrånvarostatistiken är periodiserad och uppdelad per förvaltning och verksamhet. Statistiken baserar sig på tillsvidareanställda medarbetare enligt tidigare rapportering och urval från Heroma. Vid analys av sjukfrånvarostatistiken och vid eventuell jämförelse med annan sjukfrånvarostatistik så behöver den som gör analysen vara uppmärksam på om jämförelsestatistiken är uttagen på samma sätt som denna statistik. Annars kan analysen bli felaktig. Sjukfrånvaron är en nulägesbild vid uttagstillfället och kan förändras i och med preliminärlönesystemet. För att kunna följa sjukfrånvaro behövs det en länge tidshorisont för att kunna skapa analyser. Samt att sjukfrånvarostatistiken är jämförbar med övrig tillgänglig data som finns och som används vid jämförelse. HR-avdelningen har påbörjat ett arbete att se över frånvarostatistiken. Nedan finns en kort analys avseende sjukfrånvaron. Analysen och bilagan grundar sig på materialet till Cesam 2019-04-03 vilket är framtaget innan undertecknad hade tillträtt sin tjänst. Där det har varit möjligt har även sjukfrånvarostatistiken uppdaterats med januari månads siffror. Den totala sjukfrånvaron: Sjukfrånvaron minskar februari 2019 jämfört med februari 2018, vilket är positivt. Dock behövs det göra en större analys för att säga hur Olofströms kommun förhåller sig till omvärlden, samt hur kommunen förhåller sig till tidigare år. Sjukskrivningar i tidsspannet 0-14 dagar Sjukskrivningarna inom spannet minskar februari 2019 jämfört med februari 2018, vilket är positivt. Dock behövs det göra en större analys för att säga hur Olofströms kommun förhåller sig till omvärlden, samt hur kommunen förhåller sig till tidigare år. Sjukskrivningar i tidsspannet 15-90 dagar Sjukskrivningarna inom spannet minskar februari 2019 jämfört med februari 2018, vilket är positivt. Dock behövs det göra en större analys för att säga hur
Protokoll 7(18) Olofströms kommun förhåller sig till omvärlden, samt hur kommunen förhåller sig till tidigare år. Sjukskrivningar i tidsspannet 91 dagar och uppåt Sjukskrivningarna inom spannet minskar februari 2019 jämfört med februari 2018, vilket är positivt. Dock behövs det göra en större analys för att säga hur Olofströms kommun förhåller sig till omvärlden, samt hur kommunen förhåller sig till tidigare år. Delges: Samtliga förvaltningar
Protokoll 8(18) KSPU 23/2019 KS 2019/511 23 Förslag tillämpningsregler omställningsstöd och Pension förtroendevalda (OPF-KL18) s förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar: Föreslagna tillämpningsregler antas för Omställningsstöd och Pension för förtroendevalda. December 2018 antog Kommunfullmäktige nytt pensionsavtal för förtroendevalda kallat OPF-KL18 som började gälla från och med januari 2019. Föreslagna tillämpningsregler ska vara ett stöd för hur detta avtal i praktiken ska hanteras. Föreslagna tillämpningsregler är framtagna med stöd av KPA pension.
Protokoll 9(18) KSPU 24/2019 KS 2019/980 24 Förslag till principiell diskussion inför löneöversyn 2020 s beslut: HR-chefen har i uppdrag att bjuda in berörda parter till en gemensam principiell diskussion inför löneöversyn 2020. En inbjudan till en gemensam principiell diskussion kring kommunens löner inför löneöversyn 2020 kommer att skickas ut till ets ledamöter, nämndsordförande, fackliga ordförande, ledningsgruppen berörd HR-personal. Förslaget datum och tid är eftermiddagen tisdag den 21 maj. Delges: HR-chef
Protokoll 10(18) KSPU 25/2019 KS 2018/1508 25 Uppdaterad riktlinje gällande besök till hälso-sjukvård med bibehållen lön s beslut: De tidigare riktlinjerna avskaffas. Förvaltningsövergripande ledningsgruppen antog den 25 mars 2019 nya regler för besök inom hälso- och sjukvården på arbetstid med bibehållen lön. De tidigare reglerna ska därmed avskaffas. Reglerna har uppdaterats för att inkludera fler undersökningar, motsvarande riktlinjer har övriga kommuner i Blekinge. Delges: HR HR-chef Samtliga helägda bolag
Protokoll 11(18) KSPU 26/2019 KS 2019/960 26 SKL Cirkulär 19:16 Ändringar och tillägg i tillsvidareavtalet Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m. (HÖK T) med AkademikerAlliansen s beslut: Bestämmelserna antas enligt Huvudöverenskommelse HÖK T. HR-chefen får i uppdrag att teckna nytt lokalt kollektivavtal (LOK) med Fysioterapeuterna. Fysioterapeuterna har valt att gå ur HÖK OFR:s förbundsområde Hälso- och sjukvård och ansluta sig till HÖK T Akademikeralliansen från och med 2019-04-01. HÖK T omfattas av flertalet mindre fackförbund som är organiserade i kommuner och regioner. I och med detta behöver en ny LOK (Lokalt kollektivavtal om lön och allmänna anställningsvillkor m.m.) tecknas med Fysioterapeuterna. Delges: HR-chef HR-strateg
Protokoll 12(18) KSPU 27/2019 KS 2019/921 27 SKL Cirkulär 19:15 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från fullmäktige s förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar: Informationen tas till protokollet. SKL har utkommit med cirkulär gällande fördelning av arbetsmiljöuppgifter från fullmäktige och nedåt i organisationen. Det är fullmäktige som har det yttersta arbetsgivaransvaret för arbetsmiljön. Rådet från SKL är att kontrollera att fördelningen av arbetsmiljöuppgifter fungerar samt att fördelningen är genomförd. SKL rekommenderar att tänka på följande vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter: 1. Att uppgifterna är fördelade på tillräckligt många chefer, arbetsledare eller medarbetare. 2. Att uppgifterna fördelas på personer eller funktioner - inte på en grupp. 3. Att den/de som får uppgifterna har: a. en självständig ställning och en egen rimlig arbetssituation b. tillräckliga befogenheter och resurser c. tillräckliga kunskaper och kompetens om arbetsmiljöreglerna, fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall, åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö. 4. Att det framgår vad som ska göras när kunskaper, resurser eller befogenheter inte räcker. 5. Att fördelningen görs skriftligt och undertecknas både av den som fördelar och den/de som tar emot uppgiften. 6. Att den som gör fördelningen följer upp hur den har fungerat och ingriper om något behöver förbättras. 7. Att den som tilldelats en uppgift har möjligheter att returnera arbetsmiljöuppgiften och att detta ska ske skriftligt med motivering. 8. Att följa upp arbetsmiljöarbetet och säkerställa att fördelningen fungerar tillfredsställande. Med befogenheter avses rätt att fatta beslut och vidta åtgärder. Med resurser avses ekonomiska medel, tillgång till kompetenta medarbetare, utrustning, lokaler, tid och kunskap samt hjälpmedel.
Protokoll 13(18) KSPU 28/2019 KS 2019/921 28 SKL Cirkulär 19:14 Överenskommelse om ändringar i AKAP- KL bilaga 7Anslutningsvillkor m.m. (2019-03-21) s beslut: Informationen tas till protokollet. Den 21 mars 2019 undertecknade parterna Överenskommelse om ändringar i avgiftsbestämd kollektivavtalad pension (AKAP-KL, Pensionsavtal för kommunal sektor för födda 1986 eller senare) bilaga 7 anslutningsvillkor m.m. Överenskommelsen innebär i huvudsak ändringar i de anslutningsvillkor som gäller för de försäkringsgivare som är anslutna till den kommunala sektorn. Lydelsen i anslutningsvillkorens punkter 6.5 och 6.10 har ändrats. Anslutningsvillkoren har även tillförts en ny punkt 14.2. Härutöver har Arbetsgivarförbundet Pacta, med anledning av förbundets namnändring, ersatts med Arbetsgivarförbundet Sobona. Parterna är överens om att ändringarna börjar gälla från och med den 1 januari 2020.
Protokoll 14(18) KSPU 29/2019 KS 2019/921 29 SKL Cirkulär 19:17 Arbetsförmedlingens beslut om semesterersättning s beslut: Informationen tas till protokollet. SKL har utkommit med cirkulär gällande Arbetsförmedlingens beslut om att inte längre utge stöd till arbetsgivare för kostnader för semesterersättning. Beslutet gäller för arbetsgivare som har anställda i form av lönebidrag för utveckling i anställning, lönebidrag för anställning, lönebidrag för trygghet i anställning, skyddat arbete hos offentlig arbetsgivare, nystartsjobb samt alla former av anställningsstöd och yrkesintroduktionsanställningar. Det inkluderar även extratjänster. Skälet till Arbetsförmedlingens beslut är att det endast finns regelstöd förersättning för kontant bruttolön inklusive sjuklön och semesterlön under pågående anställning. För eventuell utbetald semesterersättning, som uppkommer efter att en anställning med stöd från Arbetsförmedlingen har avslutas, kommer arbetsgivaren nekas stöd för ersättning. Beslutet omfattar semesterersättning och inte semesterlön. Det är viktigt att notera att semestersättning endast utgår i det fall anställningen upphört innan semesterlönen kunnat betalas ut. Om det istället är så att arbetstagaren har semesterdagar med semesterlön som inte kunnat läggas ut så ersätts dessa dagar med semesterlön
Protokoll 15(18) KSPU 30/2019 KS 2017/277 30 Återrapportering av uppdrag kontroll stämplingar/frånvaroregistrering s beslut: Återkopplingen från HR-chefen tas till protokollet. KSPU 74 2017-09-08 fick HR-chef i uppdrag att kontrollera stämplingar/frånvaroregistreringen för kommunens medarbetare då politiker fått signaler att detta inte fungerade tillfredställande. Detta gjordes under hela 2018. Varje månad fick utvalda chefer i uppdrag att göra en kontroll av frånvarorapporteringen för sin verksamhet enligt framtagen rutin tills dess att samtliga chefer genomgått kontrollen. Få oegentligheter upptäcktes, men de som upptäcktes hanterades av chef och HR enligt gällande rutiner för disciplinärenden. Det som dock framkom var behov av att ta fram en gemensam rutin och förtydliga detta i verksamheterna då många medarbetare dröjde oskäligt länge med att rapportera frånvaro eller arbetstidsförändringar. Denna rutin är nu framtagen, samverkad och kommunicerad till chefer som har i uppdrag att informera medarbetarna om rutinen.
Protokoll 16(18) KSPU 31/2019 KS 2019/279 31 Ej verkställda beslut s beslut: Informationen tas till protokollet. Ärendet syftar till att klargöra om ets tidigare beslutade samt delegerade uppdrag har genomförts, i enlighet med KSPU 65 2018-10-19. Samtliga beslut fattade av kommunstyrelsens 2019-03-15 har verkställts.
Protokoll 17(18) KSPU 32/2019 KS 2019/279 32 Förtydligande krav utbildning vid rekrytering i Olofströms kommun s beslut: Informationen tas till protokollet. HR-chef informerar om att vid rekrytering till vakanta tjänster i kommunen så ska rekryterande chef matcha de sökande mot den kravprofil som är aktuell för tjänsten - och en profil kan komma att förändras över tid för samma typ av tjänst. Som stöd kan chefen använda HR och/eller se vad tillsynsmyndigheter har för rekommendationer för den befattning som ska rekryteras, både nu och vad som var aktuellt när den sökande utbildades. Individuella prövningar behöver därför göras vid varje anställningstillfälle. Tidigare ställningstagande avseende vilka krav och utbildningar som behövs för en aktuell befattning ska inte används generellt vid rekrytering. Detta då det riskerar bli ett för trubbigt verktyg eftersom det förändras över tid och kan innebära att egentligen kvalificerade kandidater inte kan bli aktuella för tjänster. Ej relevanta eller orimliga krav på kandidater vid ett rekryteringsläge försämrar kommunens möjlighet till rekrytering av kompetenta medarbetare och kan komma att påverka kommunens arbetsgivarvarumärke negativt. Därför kommer HR-avdelningen gå ut med förtydligande information enligt ovanstående till förvaltningarna inom kommunen. Delges: Samtliga förvaltningar
Protokoll 18(18) KSPU 33/2019 KS 2019/279 33 Information från försäkringskassan s beslut: Informationen tas till protokollet. Försäkringskassan informerar om det förnyade samarbetsavtalet med Olofströms kommun, pågående gemensamma aktiviteter, samt om aktuell statistik för sjukskrivningar i Blekinge. Syftet med förnyelsen av samarbetsavtalet är att tydliggöra våra roller och ansvar i rehabiliteringsarbetet och få en effektivare rehabiliteringsprocess, både utifrån Försäkringskassan och Olofströms kommun som arbetsgivare. Vi vill arbeta förebyggande för att förhindra onödiga sjukskrivningar, underlätta för sjukskrivna att återgå till arbete och se en sänkning av sjuktalet.