ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på kommunledningsförvaltningen och har tillkännagivits på

Transkript

1 Protokoll 1(16) Plats och tid Kommunhuset, Olofström 08:30-11:55 Beslutande (S) Pirjo Veteli (KD) Klavs Wix Nielsen (S) Karmen Björkman (M) Ersättare saknas för Torsten Cairenius (SD) Tommy Holmgren Övriga deltagande Johanna Spånér, HR-chef Annie Olofsson, sekreterare Lena Persson, Heja hälsan Alina Ejder, heja hälsan Utses att justera Karmen Björkman (S) Paragraf 1-11 Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret Sekreterare Ordförande Justerande... Annie Olofsson... Pirjo Veteli... Karmen Björkman ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på kommunledningsförvaltningen och har tillkännagivits på Beslutsinstans Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Underskrift...Annie Olofsson...

2 Protokoll 2(16) Ärendelista Sid 1 Ändring i ärendelista Aktuellt läge för projektet "Heja Hälsan 2.0" Personalutskottets uppdrag och delegation Information från bemanningsenheten Aktuellt läge för heltid som norm Sjukfrånvarostatistik Förslag införande av löneväxling Olofströms kommun och helägda bolag Ej verkställda beslut Reviderade Öppettider under jul- och sommarperioden samt i anslutning till röda dagar Resultat medarbetarundersökningen Resultat Lönekartläggning

3 Protokoll 3(16) KSPU 1/ Ändring i ärendelista s beslut: Tillägget i ärendelistan godkänns. Följande ärenden läggs till på ärendelistan: 3 Personalutskottets uppdrag och delegation

4 Protokoll 4(16) KSPU 2/2019 KS 2019/274 2 Aktuellt läge för projektet "Heja Hälsan 2.0" s beslut: Informationen tas till protokollet. Projektets två deltagande tjänstemän informerar. Heja hälsan 2.0 Salutogent medarbetarskap är ett projekt sponsrat av Europeiska Socialfonden (ESF). Projektets syfte och mål är att utveckla ett hållbart arbetsliv, bidra till ett ökat välmående och stärka Olofströms roll som en attraktiv kommun. Hälsoinspiratörerna kommer under våren att gå det sista steget i en två stegs kompetenshöjande utbildning och slutligen bli fullärda salutogena hälsoinspiratörer. Dialogcoacherna är placerade i olika arbetsplatser i kommunen där de ska hålla tre dialoggruppaktiviteter. I nuläget ska majoriteten av dialogcoacherna påbörja sin tredje och sista aktivitet. Effekter av bl.a. Heja Hälsans arbete: Sjukfrånvaron sjunker inom kommunens verksamhet. Medarbetarundersökningen 2018 visar goda resultat på de frågor som rör hälsan och det salutogena. Salutogena arbetsmetoder resulterar i en märkbart ökad arbetsglädje. Förändring i kulturen då arbetskamrater påminner varandra om att ha ett salutogent tankesätt. Olofströms kommun ses som ett gott exempel på hälsoutveckling, och flera kommuner har kontaktat Heja Hälsan för att få mer information. Inför projektets avslutning, , har man följande fokusområden: Rehabiliteringsekonomi, utbildning genomförd 18 januari. Chefscoachning sista handledda coachningen, sedan genomförs egna bokade tillfället. Dialogaktiviteter steg 2 och 3 ska slutföras. Handledning dialogcoacher. Livsstilsutbildningen Hälsosteget fortsätter. Salutogena hälsoinspiratörer, steg 2 i kompetenshöjande utbildning. Projektledning implementeringsplan. Vad ska vi utveckla och implementera för att inte fall tillbaka till gamla vanor?

5 Protokoll 5(16) KSPU 3/2019 KS 2019/279 3 Personalutskottets uppdrag och delegation s beslut: Informationen tas till protokollet. HR-chefen informerar om kommunstyrelsens s uppdrag och delegation för den nya mandatperioden. Personalutskottet ska bereda och lämna förslag avseende övergripande personalpolicy- och organisationsfrågor samt besluta i personalfrågor enligt kommunstyrelsens delegation. 1.8 Arvodesregler Delegat Tolkning och tillämpning av arvodesregler för Personalutskottet förtroendemän i ärenden av principiell betydelse 4.3 Disciplinpåföljd Disciplinåtgärder avseende: Förvaltningschef (KS anställningsmyndighet) Personalutskottet Övrig personal KLF Avstängning från arbetet, med bibehållen lön: 1. Upp till en månad 2. Över en månad 4.4 Kollektivavtal Ansvara för och besluta om kollektivavtal, överenskommelser och liknande gällande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare 4.5 Föreskrifter m.m. Utfärda föreskrifter och anvisningar i frågor som gäller mellan kommun som arbetsgivare och dess personal inkl. löneriktlinjer, liksom mellan kommunen och dess förtroendevalda 4.6 Lönesättning Årlig lönerevision av förvaltningschefer 4.7 Bisyssla Beslut om förbud att utöva bisyssla. Kommunchef 1. Kommunchef 2. Personalutskottet Personalutskottet Personalutskottet Personalutskottet Personalutskottet

6 Protokoll 6(16) KSPU 4/2019 KS 2019/276 4 Information från bemanningsenheten s beslut: Informationen tas till protokollet. HR-chefen informerar om bemanningsenhetens verksamhet. Bemanningsenheten är nu i sista skedet för implementeringen av TimeCare Pool för äldreomsorgen. Idag arbetar bemanningsenheten hårt för att samtliga avdelningar som är i behov av vikariepool ska implementeras i TimeCare inför år 2020, då samtliga lediga tjänster ska läggas ut på heltid.

7 Protokoll 7(16) KSPU 5/2019 KS 2019/277 5 Aktuellt läge för heltid som norm s beslut: Informationen tas till protokollet. HR-chefen informerar om det aktuella läget för heltid som norm. Förvaltningarna håller på att förbereda verksamheterna för att kunna erbjuda samtliga medarbetare 100 % och framförallt för att kunna annonsera ut lediga tjänster på 100 % från första jan Eftersom omställningen till en heltidsorganisation ska ske på ett hållbart sätt är det nödvändigt med hållbara scheman. Våren 2018 hölls utbildningar för chefer och skyddsombud med arbetsmiljömedicin i Lund om arbetstidernas påverkan på hälsa och välbefinnande. Reaktionen när detta börjat införas har dock varit stor. Arbetsgivaren tillsammans med facken Kommunal och Vision har därför tagit fram ett workshopmaterial som enheterna kan köra på en APT för att öka förståelsen och börja tala om hur man kan möjliggöra att arbeta på annat sätt gällande bemanning och schemaläggning. I detta arbete har det också blivit nödvändigt att säga upp årsarbetstidsavtalet. Årsarbetstidsavtalet har inte efterföljts så som det varit tänkt från början förutom att medarbetarna arbetat 28 dagar på sex veckor. Om schemana ska vara hållbara och hälsosamma kräver de mer återhämtning mellan arbetspassen. För att möjliggöra detta behöver arbetspassen fördelas på fler dagar varav årsarbetstidsavtalet var tvungen att sägas upp. Detta möjliggör också för medarbetare i funktionsstöd och äldreomsorgen att röra sig mellan de olika verksamheterna vilket olika avtal har försvårat i dagsläget.

8 Protokoll 8(16) KSPU 6/2019 KS 2019/275 6 Sjukfrånvarostatistik s beslut: Informationen tas till protokollet. Periodiserad sjukfrånvarostatistik uppdelad på förvaltning och verksamhet. Statistiken baseras på tillsvidare anställd personal. Redovisningen sker för november månad. Den totala sjukfrånvaron: Sjukfrånvaron mellan november -17 och november -18 uppvisar totalt sett en minskning för totalen inom Kommunledning- samt Socialförvaltningen. Den korta sjukskrivningen, 0-14 dagar: Korttidsfrånvaron visar samma tidskoppling som för totalen med samma variation mellan förvaltningarna som gäller för totalen. Vid en jämförelse mellan november -17 och november -18 kan konstateras att korttidsfrånvaron är högre för samtliga förutom KLF. Den längre sjukskrivningen, dagar: Variationen är relativt jämn mellan de olika månaderna för de större förvaltningarna och totalen. Denna period av sjukfrånvaro påverkar således inte utvecklingen som fanns för de tidigare tabellerna. Det förefaller alltså som om det är ett ständigt till- och utfyllnad av sjukskrivna till denna period. Samtidigt kan konstateras att värdet för november -18 är samma eller högre för samtliga förvaltningar förutom Kultur och Fritid och Socialförvaltningen. Långtidssjukskrivningen, 90- dagar: En viss stabilitet framgår kring de långa sjukskrivningarna förutom för Socialförvaltningen som uppvisar en positiv tendens. Socialförvaltningens totala minskning förklarar i princip hela den sänkning som skett även om Utbildningsförvaltningen också bidrar. Det måste dock observeras att de senaste månaderna inneburit en ökning generellt sett. Extra uppgift/utökad redovisning för undersköterskor och lärare: Från att ha haft ungefär samma andel korttidsfrånvaro förändras värden till undersköterskornas nackdel ju längre sjukfrånvaroperiod vi talar om. Vad detta beror på är svårt att säga något om då insatser, yrkenas relativa tyngd med flera faktorer påverkar utfallet. Det som måste påpekas är att undersköterskor har en stor andel rekrytering till längre sjukfall än lärare. Det finns anledning att göra djupare analyser av detta för att kunna komma vidare med hantering av detta problem. Delges: Samtliga förvaltningar

9 Protokoll 9(16) KSPU 7/2019 KS 2018/ Förslag införande av löneväxling Olofströms kommun och helägda bolag s beslut: Möjlighet till bruttolöneväxling till tjänstepension införs för kommunens förvaltningar och helägda bolag. Skillnaden mellan arbetsgivaravgiften och den särskilda löneskatten betalas in som ytterligare premietillägg samt att rådgivning vid löneväxlingen ska ske via KPA s moderbolag Folksam. Lägsta belopp att växla är 500 kr/mån och maximalt får så mycket pengar av bruttolönen per månad växlas så att det inte understiger den beloppet för pensionsgrundande inkomsten som för närvarande är Bruttolöneväxling till tjänstepension är fördelaktig för de personer som har en månadslön som överstiger sek/månad för att inte den allmänna pensionen ska komma att påverkas. Cirka 60 personer på Olofströms kommun har en bruttolön som överstiger detta beloppet. För kommunen som arbetsgivare är förmånen kostnadsneutral. Särskild löneskatt för tjänstepension är lägre än arbetsgivaravgiften och den minskade kostnaden kan användas till att användas som premietillägg, därmed höja den anställdes pension. Yttrande/Bedömning/Förslag De centrala kollektivavtalen öppnar för möjligheten att erbjuda anställda bruttolöneväxling till tjänstepension. Denna möjlighet har blivit alltmer intressant då avdragsrätten för privat pensionsförsäkring fasats ut. Samtliga anställda ska ha möjlighet att löneväxla till tjänstepension via ett överenskommet månatligt bruttolöneavdrag. Det är dock inte fördelaktigt för all personal att löneväxla till tjänstepension. Om den anställde har en månadslön som understiger 8,07 ibb (42100/mån) kommer den allmänna pensionen att påverkas. Även föräldrapenning, sjukpenning påverkas. På Olofströms kommun är det cirka 60 personer som har en lön över sek. Trots detta är det viktigt att all personal får information och själva får ta ställning. Fördelen för kommunen är att löneväxling till tjänstepension är ett enkelt sätt att ge den anställde en förmån som är kostnadsneutral. Särskild löneskatt för tjänstepension är lägre än arbetsgivaravgiften och den minskade kostnaden kan användas till att användas som premietillägg, därmed höja den anställdes pension.

10 Protokoll 10(16) Beräkning tilläggsbelopp: arbetsgivaravgift 31,42% särskild löneskatt tjänstepension 24,26% 31,42-24,26=7,16/1,2426=5,76. Avtalsförsäkring exkl tjänstepension 0,08%. 0,08/1,2426=0,06. 5,76+0,06= 5,82% kostnadsneutralt premietillägg. Tilläggsbeloppet kan komma ändras om de underliggande faktorerna förändras. Exempel: Om en anställd minskar sin bruttolön med 1000 kr, och tilläggsbeloppet är 5,82% (2018) betalas 1058 kr (avrundat) till en tjänstepensförsäkring. Här kan arbetsgivaren välja nivå av premietillägg för Kostnadsneutralitet tex 5,7% med tanke på administration. Kostnadsneutraliteten innebär också att löneväxlingen till tjänstepension inte ska påverka den anställdes ordinarie tjänstepension. Bruttolönen före växling ska därför även fortsättningsvis vara pensionsgrundande för tjänstepension. Lägsta belopp att växla är 500 kr/mån och maximalt får så mycket pengar växlas så att det inte understiger beloppet för den pensionsgrundande inkomsten. Den anställde kan ändra löneväxlingsbelopp med en varseltid på 3 månader. Löneväxling görs endast de månader det finns lön att dra det överenskomna beloppet från. Om det inte går att verkställa bruttolöneavdraget, till exempel vid sjukdom, föräldraledighet eller tjänsteledighet, görs uppehåll i löneväxlingen under denna tid. Kommunen och den anställde har en ömsesidig rätt att avsluta löneväxling till tjänstepension efter en uppsägningstid på tre månader. Om förutsättningarna för erbjudandet förändras på grund av ändringar i lag eller centralt kollektivavtal har den anställde och kommunen en ömsesidig rätt att säga upp löneväxlingen med omedelbar verkan. För anställd som önskar löneväxla upprättas ett individuellt avtal med denne och kommunen. Löneväxling ska föregås av individuell rådgivning och av en certifierad rådgivare enligt lagen om finansiell rådgivning. Löneväxling till tjänstepension kan påverka den anställdes allmänna pension, socialförsäkringar och avtalsförsäkringar. Kommunen utger inte någon kompensation för detta.

11 Protokoll 11(16) Försäkringsgivare angående bruttolöneväxling till tjänstepension hänvisas av kommunen. I kommunens personalsystem hanteras löneväxlingen genom att det avtalade beloppet läggs in som ett fast avdrag och dras på bruttolönen varje månad. Löneväxling till Pensionsvalet AB. Arbetsgivaren väljer att erbjuda löneväxling genom pensionsvalet AB via en tilläggstjänst som innebär att andra premier än den avgiftsbestämda ålderspensionen förmedlas för löneväxling. Det innebär att löneväxlingspremien placeras på samma försäkring som den anställde valt för den avgiftsbestämda ålderspensionen i KAP-KL. Detta alternativ kan normalt inte användas för anställda som inte omfattas av något pensionsavtal. Detta alternativ medför en kostnad för arbetsgivaren på kr per år för dragning av pengarna. Förmedlingen av premien sker 12 gånger om året. Pensionsinformation till anställda kostar 7000 kr per dag. Individuell rådgivning kostar 2000 kr/st. Fördelen är att kostnaden för medarbetarna blir låg då avgifterna är upphandlade via Pensionsvalet. Debitering sker för resa o ev logi för informatör samt rådgivare. Löneväxling till KPA Pension /Folksam. Arbetsgivaren väljer att erbjuda löneväxling till KPA Pensions moderbolag Folksam. KPA Pension erbjuder att tillsammans med arbetsgivaren sätta upp ett projekt för genomförande av löneväxlingserbjudande till anställda. En projektgrupp bildas med representanter från arbetsgivaren och KPA Pension. Här tar man fram en handlingsplan för erbjudandet som kan bestå av följande: Pensionsinformationsträffar till de anställda och individuell rådgivning med personligt möte. Genomgång av de administrativa rutinerna och en plan för hur nyanställda ska hanteras när det gäller löneväxling. Även planering för återrådgivning efter ca 2 år. Den anställde kan här välja både traditionell förvaltning samt fondförsäkring. När den anställde väljer fondförsäkring finns ett guidat fondutbud med ett 25-tal olika varumärken med ca 70 olika fonder. Investeringen sker i vald försäkring varje månad.

12 Protokoll 12(16) I denna lösning ingår pensionsinformation samt individuell rådgivning kostnadsfritt för arbetsgivaren. Avgiften är dock högre för medarbetarna då avgifterna för fondförvaltning är högre. Debitering sker för resa o ev. logi för informatör samt rådgivare. Delges: HR-chef Samtliga chefer KLF Samtliga förvaltningar Helägda bolag

13 Protokoll 13(16) KSPU 8/2019 KS 2019/279 8 Ej verkställda beslut s beslut: Informationen tas till protokollet. Ärendet syftar till att klargöra om ets tidigare beslutade samt delegerade uppdrag har genomförts, i enlighet med KSPU Samtliga beslut fattade av kommunstyrelsens har verkställts.

14 Protokoll 14(16) KSPU 9/2019 KS 2018/ Reviderade Öppettider under jul- och sommarperioden samt i anslutning till röda dagar 2019 s beslut: Förvaltningarna håller under vecka 28 till 32 öppet: måndag - torsdag , lunchstängt till fredagar Samma öppettider gäller för julperioden och et beslutar årligen vilka dagar de minskade öppettiderna ska gälla för. 2018/2019 har förvaltningarna (enligt tidigare beslut) de minskade öppettiderna 21/12 till 4/ /2020 har förvaltningarna de minskade öppettiderna 20/12 till 4/1. Därutöver stänger förvaltningarna kl. 12 dag i anslutning till röd dag/afton: 18/4 (skärtorsdagen), 30/4 (valborgsmässoafton) 31/5 (dag efter kristi himmelfärdsdagen och klämdag), 7/6 (dag efter nationaldag och klämdag), 20/6 (dag före midsommarafton) och 1/11 (dag före alla helgons dag). I beslut om öppettider KSPU framkom felaktigt datum för skärtorsagen. Reviderade öppettider står till beslut. Olofströms kommuns förvaltningar har som ordinarie öppettider öppet måndag- torsdag och fredagar Alla dagar lunchstängt Sedan 2015 har förvaltningarna begränsade öppettider vecka samt under julperioden enligt beslut som fattas årligen av et. De begränsade öppettiderna är måndag-torsdag 8-15 samt fredagar Alla dagar lunchstängt Personalutskottet beslutar årligen också om dagar som förvaltningen stänger Det är dagar vid afton och dag före röd dag eller klämdagar. Delges: Samtliga chefer KLF Samtliga förvaltningar Helägda bolag

15 Protokoll 15(16) KSPU 10/2019 KS 2019/ Resultat medarbetarundersökningen 2018 s beslut: Informationen tas till protokollet. HR-chefen presenterar resultatet för 2018 års medarbetarundersökning. Ökningen från 2017 till 2018 är markant. Resultatet placerar kommunen bland topp fem starkaste kommunerna i Sverige gällande Hållbart Medarbetar Engagemang (HME). 79 % motsvarande 970st svarade på undersökningen. Ändringar från tidigare år: Mejl direkt till var medarbetare. Färre frågor, kortare tid att svara. Delat in i tre tydliga delar: 1. Psykosocial skyddsrond, värdering Hållbart Medarbetar Engagemang, värdering Kommunspecifika frågor, värdering 5-1 Summering av totalen: Tydligt ökat resultat på de flesta frågorna. Små skillnader mellan förvaltningarna. Arbetet med Heja Hälsan 2.0 och en ökad kommunikation på arbetsplatserna visar resultat. Det finns fortfarande behov att arbeta med jämställdhet och mångfaldsfrågorna. Heltidsarbete som norm är omställning, och vi måste arbeta för ökad sysselsättningsgrad i våra verksamheter.

16 Protokoll 16(16) KSPU 11/2019 KS 2019/ Resultat Lönekartläggning 2018 s beslut: Informationen tas till protokollet. Analysen av lönekartläggningen gjordes av HR-chef med hjälp av konsult från SYSARB 24 januari Utvärderingen av löneöversynen för 2018 visar att lönespridning har som önskat ökat. Det finns fortfarande ett fåtal grupper där lönespridningen behöver öka. Avdelningar med en god lönespridning har ökat betydligt. Kommunen som arbetsgivare består av 1410 medarbetare (tillsvidareanställda + allmänna visstidsanställningar). Olofströms kommun är en kvinnodominerad arbetsplats, 2017 var 83 % av medarbetarna kvinnor och 2018 är 82,4 % av medarbetarna kvinnor var kvinnornas löner 96,6 % av männens, skillnaden har ökat något och är %. SCB snittsiffra för riket är 89 %. Ur ett jämställdhetsperspektiv, för att säkerställa att de löneskillnader som finns är sakliga behövs inga korrigeringar inom gruppen lika arbeten. För att säkerställa en god lönebild med motiverade lönespridning föreslår projektgruppen korrigeringar utöver lagkravet i nedanstående grupper; Fysioterapeut Kockar Sjuksköterskor Socialsekreterare Chef, verksamhetschefer B Dessa korrigeringar planeras tas med i löneöversynen 2019.