Pensionspolicy 1/13. Styrdokument, policy HR- och löner Karin Kraftman

Transkript

1 1/13 Styrdokument, policy HR- och löner Karin Kraftman Dnr KS/2014:39 Pensionspolicy Nivå: Kommungemensamt Antagen: Kommunfullmäktige den 17 december 2007 Reviderad: Kommunfullmäktige den 11 april Giltig t.o.m: Ansvarig ägare: Personaldirektör

2 2/13 Kommunfullmäktige den 11 april Sammanfattning... 3 Allmänt... 4 Uppdatering... 4 Beslutsordning... 4 Pension till medarbetare... 5 Minskad arbetstid med bibehållen tjänstepension för äldre medarbetare... 5 Särskilda fall... 5 Pensionsförstärkning i samband med avgångslösningar... 6 Särskild avtalspension enligt överenskommelse... 6 Löneväxling till pension... 7 Tillfällig anställning efter pensionering... 7 Pension till vissa chefer/nyckelpersoner... 8 Alternativ KAP-KL (inga nya överenskommelser träffas)... 8 Alternativ avtalstolkning 12 AKAP-KL... 8 Höjd avgiftsbestämd ålderspension... 8 Pensionsinformation till medarbetare... 9 Information om pensionsval och valblankett... 9 Årlig premieuppgift... 9 Årlig pensionsprognos och värdebesked... 9 Information inom anställningen... 9 Information om löneväxling... 9 Rutiner vid pensionsavgång...10 Bevakning av pensionsavgång Ansökan om pension Pension till förtroendevalda...11 Politisk sekreterare Förtroendevalda tillträdda i samband med valet Fel! Bokmärket är inte definierat. Omställningsstöd... Fel! Bokmärket är inte definierat. Aktiva omställningsinsatser Ekonomiskt omställningsstöd/förlängt ekonomiskt omställningsstöd Ansökan om omställningsstöd Uppgiftsskyldighet Pensionsbestämmelser Information Ansökan om utbetalning av ålderspension Uppgiftsskyldighet Förtroendevalda tillträdda efter valet 2014 som tidigare haft förmån enligt PBF. Fel! Bokmärket är inte definierat. Förtroendevalda på heltid och deltid... Fel! Bokmärket är inte definierat. Fritidspolitiker...13

3 3/13 Sammanfattning Beslutsordning Kommunstyrelsens allmänna utskott är pensionsmyndighet när det gäller förtroendevaldas pensionsvillkor, samt högsta ansvariga organ när det gäller medarbetares pensionsvillkor. Beslutanderätt i specifika pensionsfrågor framgår av kommunens delegationsordning. Pension till medarbetare inom samtliga pensionsavtal Äldre medarbetare har möjlighet att minska sin arbetstid med bibehållen tjänstepension. Särskild avtalspension på heltid eller deltid kan beviljas efter individuell prövning då det finns särskilda skäl. Samtliga tillsvidareanställda i kommunen har möjlighet att löneväxla till pensionsförsäkring. Alternativ avtalstillämpning enligt 12 AKAP-KL Mellan en arbetsgivare och en arbetstagare född 1985 och tidigare, med överenskommen fast kontant lön som överstiger 62,5 procent av inkomstbasbeloppet, får överenskommelse träffas om att arbetstagaren ska omfattas av AKAP- KL. Information till medarbetare Kommunen har fastställt riktlinjer för muntlig och skriftlig information till medarbetare om pensionsrättigheter i anställningen. Pension till förtroendevalda För förtroendevalda finns två olika bestämmelser. Vilken bestämmelse den förtroendevalda omfattas av beror på när man tillträtt sitt uppdrag. Fritidspolitiker får skälig ersättning för förlorad tjänstepension. Kompensationen sker genom en ersättning motsvarande 4,5 procent av utbetald ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Ersättningen betalas ut kontant en gång per år.

4 Allmänt 4/13 Upplands Väsby kommun har två pensionsavtal som löper parallellt för kommunens medarbetare, KAP-KL samt AKAP-KL. AKAP-KL gäller för medarbetare födda 1986 eller senare KAP-KL gäller för medarbetare födda före 1986 Anställd med rätt till förtidspension eller sjukbidrag vid före övergången till KAP-KL respektive PFA kvarstår i det äldre pensionsavtalet PA-KL eller PFA. Kommunen har två pensionsbestämmelser som löper parallellt för kommunens förtroendevalda, OPF-KL samt PBF. OPF-KL gäller för förtroendevalda som tillträder i samband med valet 2014 PBF gäller för förtroendevalda som tillträder i samband med valet 2014 och som tidigare mandatperioder har omfattats av PBF Uppdatering Pensionspolicyn ska ses över en gång per mandatperiod. Däremellan ska uppdatering ske då det skett större förändringar i lagar och kollektivavtal med påverkan på pensionsområdet. Beslutsordning Kommunstyrelsens allmänna utskott är pensionsmyndighet när det gäller förtroendevaldas pensionsvillkor, samt högsta beslutande organ när det gäller medarbetares pensionsvillkor. Beslutanderätt i specifika pensionsfrågor framgår av kommunens delegationsordning.

5 5/13 Pension till medarbetare Minskad arbetstid med bibehållen tjänstepension för äldre medarbetare I syfte att öka förutsättningarna för äldre medarbetare att arbeta till 65 år eller längre, har kommunen beslutat om möjlighet till minskad arbetstid i kombination med oförändrad pensionsgrundande lön för tjänstepensionen. För att åtgärdens syfte inte ska förfelas, får medarbetaren inte ta annat arbete samtidigt som arbetstiden i kommunen minskas. Möjligheten gäller äldre medarbetare som genom permanent omreglering av anställningen tillåts minska sin arbetstid enligt nedanstående riktlinjer. Riktlinjer Arbetstidsminskningen kan ske tidigast från och med den månad medarbetaren fyller 61 år. Medarbetaren ska ha minst 10 års sammanhängande anställningstid i kommunen i omedelbar anslutning till arbetstidsminskningen. Medarbetarens arbetstid efter minskningen ska vara minst 75 procent av heltid. Som pensionsgrundande lön för tjänstepensionen tillgodoräknas den fasta lönen före arbetstidsminskningen. Denna lön förändras procentuellt med individens faktiska löneökningar. Beslut om minskad arbetstid enligt ovanstående sker efter individuell prövning med hänsyn tagen till förutsättningarna i verksamheten. Medarbetaren ska så långt det är möjligt behålla tidigare arbetsuppgifter, men i mindre omfattning. Om verksamheten kräver det kan medarbetaren behöva få en ny deltidsanställning med nya arbetsuppgifter och ny lön. Ovanstående riktlinjer innebär att arbetstidsminskningen inte påverkar tjänstepensionen eftersom den pensionsgrundande lönen beräknas utan hänsyn till arbetstidsminskningen. Arbetstidsminskningen kan dock komma att påverka medarbetarens allmänna pension, sjukpenning, ersättning från avtalsförsäkringar med mera, eftersom den kontanta lönen blir lägre. Kommunen ska informera om detta. Särskilda fall Andra alternativ till minskad arbetstid kan övervägas då det finns särskilda skäl.

6 Pensionsförstärkning i samband med avgångslösningar 6/13 Pensionsförstärkning kan användas i samband med övertalighet, organisationsförändringar samt i individuella fall där det finns synnerliga skäl. Pensionsförstärkning är ett arbetsgivarinstrument och inte någon rättighet för den anställde. Den beviljas efter individuell prövning och med hänsyn till förutsättningarna i verksamheten. Anställda som avgår helt från anställningen före 65 år och gör ett så kallat förtida uttag av sin intjänade pensionsrätt (IPR), kan erbjudas pensionsförstärkning. Pensionsförstärkning är ett extra pensionsbelopp som betalas ut utöver den ordinarie ålderspensionen. Särskild avtalspension enligt överenskommelse Särskild avtalspension kan betalas ut på heltid eller deltid efter överenskommelse mellan arbetsgivare och medarbetare. Särskild avtalspension ska användas med stor återhållsamhet och restriktivitet. Pensionen kan användas då det finns särskilda skäl. Beslut fattas efter individuell prövning och personalekonomisk utredning. Pensionen finansieras av berört kontor. Medarbetare ska ha uppnått 63 års ålder och ha minst tio års sammanhängande anställningstid i kommunen i direkt anslutning till pensionsavgången. Om det finns speciella skäl kan särskild avtalspension övervägas från 61 års ålder. Pensionsunderlag uttryckt i inkomstbasbelopp 0-7,5 7, Pensionsnivå 70 procent 55 procent 27,5 procent Pension på deltid betalas ut i en omfattning som motsvarar arbetstidsbortfallet. Särskild avtalspension betalas ut från den överenskomna tidpunkten till 65 års ålder. Särskild avtalspension på deltid kan förlängas till 67 år. Pensionsavgifter till avgiftsbestämd ålderspension upphör att betalas i samband med avgången. Vid särskild avtalspension på deltid upphör pensionsavgifter att betalas till den del som motsvarar arbetstidsminskningen. Pensionsgrundande tid för förmånsbestämd ålderspension fortsätter i förekommande fall att tillgodoräknas för medarbetare som avgått med särskild avtalspension och som uppnått 61 års ålder vid avgången. Rätten till efterlevandepension behålls oförändrad under tid med särskild avtalspension. Förvärvsinkomst upp till ett prisbasbelopp per år undantas från samordning med särskild avtalspension. Vid särskild avtalspension på deltid undantas ett prisbasbelopp multiplicerat med graden av arbetstidsminskning.

7 7/13 Förvärvsinkomst som överstiger dessa nivåer ska samordnas på så sätt att den särskilda avtalspensionen minskas med 73,5 procent av den överstigande delen av inkomsten. Avgång eller arbetstidsminskning med särskild avtalspension kan komma att påverka allmän pension, sjukpenning, ersättning från avtalsförsäkringar med mera. Kommunen ska inte kompensera medarbetaren för denna påverkan. Löneväxling till pension Upplands Väsby kommun erbjuder alla tillsvidareanställda medarbetare löneväxling till pension. Löneväxling innebär en möjlighet att byta en del av sin lön mot en pensionsförmån via ett överenskommet månatligt bruttolöneavdrag. Det överenskomna beloppet avsätts till en tjänstepensionsförsäkring. I syfte att göra löneväxlingen kostnadsneutral för kommunen, tillgodoräknas den anställde skillnaden mellan sociala avgifter och särskild löneskatt. Det innebär att löneväxlingsbeloppet för närvarande räknas upp med 6 procent (2014). I kostnadsneutraliteten ligger också att löneväxlingen inte ska påverka medarbetarens ordinarie tjänstepension. Bruttolönen före växlingen ska därför vara pensionsgrundande. Vid löneöversyn ska den oväxlade lönen användas som utgångspunkt. Lägsta belopp att växla är 300 kronor per månad och högsta är kronor per månad, dock maximalt 20 procent av bruttolönen. Försäkringsbolag anvisas av kommunen. Löneväxlingen ska regleras i ett individuellt avtal mellan kommunen och medarbetaren. Avtalet kan sägas upp av medarbetaren eller kommunen med en ömsesidig uppsägningstid på tre månader. Om förutsättningarna för löneväxlingserbjudandet förändras på grund av ändringar i lag eller centralt kollektivavtal har medarbetaren och kommunen en ömsesidig rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Löneväxlingen kan komma att påverka medarbetarens allmänna pension, sjukpenning, föräldrapenning och ersättning från avtalsförsäkringarna. Kommunen ska informera om detta. Tillfällig anställning efter pensionering Kommunen ser positivt på att medarbetare som avgått med pension återkommer i tillfälliga anställningar.

8 8/13 Pension till vissa chefer/nyckelpersoner I syfte att stärka kommunens möjligheter att rekrytera och behålla högre chefer och nyckelpersoner i konkurrens med andra arbetsgivare, erbjuder kommunen i enlighet med det utrymme som ges i kollektivavtalen, möjlighet till alternativa pensionslösningar. Alternativ KAP-KL (inga nya överenskommelser träffas) Alternativ KAP-KL innebär att den förmånsbestämda ålderspensionen enligt KAP- KL byts ut mot en premiebestämd ålderspension. Övriga pensionsförmåner inom KAP-KL såsom avgiftsbestämd ålderspension och pension till efterlevande, behålls oförändrade eller följer kommunens pensionspolicy. Överenskommelser ingångna enligt tidigare policy gäller till dess att ny överenskommelse träffas mellan medarbetare och arbetsgivare. Alternativ avtalstolkning 12 AKAP-KL Mellan en arbetsgivare och en arbetstagare född 1985 och tidigare, med överenskommen fast kontant lön som överstiger 62,5 procent av inkomstbasbeloppet, får överenskommelse träffas om att arbetstagaren ska omfattas av AKAP- KL. Eventuella justeringar kan komma i detta avsnitt om centrala parter överenskommer om tilläggspremier enligt AKAP-KL, Centrala protokollsanteckningar punkt 3. Höjd avgiftsbestämd ålderspension Kommundirektören kan träffa individuell överenskommelse om höjning av pensionsavgiften till den avgiftsbestämda ålderspensionen, för chefer och nyckelpersoner med en lön överstigande 10 inkomstbasbelopp.

9 Pensionsinformation till medarbetare 9/13 Kommunen tillhandahåller pensionsinformation enligt nedan. De muntliga informationsinsatserna genomförs antingen i egen regi eller med hjälp av extern kompetens. På kommunens intranät finns pensionsavtalen samt information om var medarbetare vänder sig med frågor. Information om pensionsval och valblankett Medarbetare som ska välja försäkringsbolag för den avgiftsbestämda ålderspensionen för första gången får information och valblankett från valcentralen, för närvarande Pensionsvalet. Årlig premieuppgift Kommunens medarbetare får varje år skriftlig information från valcentralen med uppgift om pensionsgrundande lön, hur stor premie som avsatts till den avgiftsbestämda ålderspensionen och mottagande försäkringsbolag. Årlig pensionsprognos och värdebesked Kommunens medarbetare får varje år information om intjänade pensionsförmåner i anställningen. Pensionsinformationen är skriftlig och lämnas i form av en pensionsprognos. Information om den avgiftsbestämda ålderspensionen erhålls från det försäkringsbolag medarbetaren valt. Information inom anställningen Kommunen erbjuder vartannat år muntlig och gruppvis information riktad till kommunens medarbetare. Syftet är att orientera medarbetarna om pensionsavtalen. Särskild information ska riktas till anställda födda före 1986 med en årslön över 7,5 basbelopp som ska erbjudas tjänstepension enligt AKAP-KL. Information om löneväxling Kommunen ska tillhandahålla muntlig eller skriftlig information om möjligheten att löneväxla till pensionsförsäkring.

10 Rutiner vid pensionsavgång 10/13 Bevakning av pensionsavgång Sex månader innan en medarbetare fyller 65 år skickas en förfrågan om pensionsavgång hem till medarbetaren. Medarbetaren anger när det är aktuellt med pensionsavgång. Om medarbetaren inte har för avsikt att gå i pension vid 65 år så är nästa bevakningstillfälle vid 67 års ålder. Ansökan om pension Anställd som avser att gå i pension ska lämna skriftlig begäran om pension och entledigande till närmaste chef. Begäran ska sedan vidarebefordras till pensionshandläggare på HR- och Löneenheten senast tre månader före planerad avgång. I god tid innan pensionsavgången informeras sedan medarbetaren skriftligen om tjänstepensionsbeloppets storlek. För begäran om utbetalning av avgiftsbestämd ålderspension ska den anställde vända sig till det/de försäkringsbolag som valts för pensionsavgiften. För begäran om utbetalning av allmän pension ska den anställde vända sig till Pensionsmyndigheten.

11 Pension till förtroendevalda 11/13 Politisk sekreterare För uppdrag som politisk sekreterare (partiresurs) tillämpas de anställningsvillkor och pensionsförmåner som gäller för anställda inom kommunen. Politiska sekreterare, oavsett tjänstgöringsgrad, omfattas därför istället av gällande tjänstepensionsavtal. PBF Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda Gäller för: Förtroendevald som omfattats av pensionsbestämmelser i uppdrag före valet 2014 OPF-KL Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda Gäller för: förtroendevald som väljs för första gången valet 2014 eller som tidigare inte omfattats av pensionsbestämmelser för förtroendevalda PBF Kommunen har antagit Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda (PBF) att gälla från och med Pensionsbestämmelserna omfattar förtroendevalda med uppdrag på heltid eller på deltid motsvarande minst 40 procent av heltid. Visstidspension och avgångsersättning samordnas med förvärvsinkomst. Före samordning undantas dock ett belopp som per år motsvarar ett prisbasbelopp. I övrigt ska pension och avgångsersättning beräknas och betalas ut enligt PBFs regler. OPF-KL Kommunen har antagit OPF-KL att gälla från valet Se i matris ovan vem som kan omfattas. Omställningsstöd Gäller för: Förtroendevald med uppdrag på heltid eller på deltid motsvarande minst 40 procent av heltid. Pensionsbestämmelser Gäller för: Sjukpension och familjeskydd gäller för förtroendevald med uppdrag på heltid eller på deltid motsvarande minst 40 procent av heltid. Avgiftsbestämd ålderspension gäller alla förtroendevalda oavsett omfattning av uppdrag. Aktiva omställningsinsatser Omställningsstöden ska stödja och hjälpa en förtroendevald i dennes omställning till ett nytt arbete. Det förutsätts att den förtroendevalde själv aktivt verkar för att få ett nytt arbete.

12 12/13 KSAU har att utifrån den förtroendevaldes förutsättningar ta ställning till lämpliga aktiva omställningsinsatser samt vilken kostnadsram som ska gälla. Detta görs för varje ärende eftersom olika insatser krävs för olika ärenden. Ekonomiskt omställningsstöd/förlängt ekonomiskt omställningsstöd En förtroendevald i kommunen har rätt till ekonomiskt omställningsstöd samt förlängt omställningsstöd enligt bestämmelserna 4-5. För att uppbära ekonomiskt omställningsstöd samt förlängt omställningsstöd krävs att den förtroendevalde är aktiv i att hitta annan försörjning. KSAU kan ålägga den förtroendevalde att redovisa vilka åtgärder som vidtagits i detta hänseende. Ansökan om omställningsstöd Ansökan om omställningsstöd ska vara skriftlig och lämnas till Stöd- och process, HR- och löneenheten. Omställningsstödet betalas ut senast tre månader efter att kommunen tagit emot sådan ansökan. Uppgiftsskyldighet En förtroendevald är skyldig att lämna de uppgifter som KSAU begär för att kunna fastställa rätten till och beräkna omställningsstöd, ekonomiskt omställningsstöd och förlängt ekonomiskt omställningsstöd. Pensionsbestämmelser Pensionsbestämmelserna tillämpas på förtroendevald, oavsett uppdragets omfattning. Pensionsbestämmelserna gäller inte för förtroendevald som vid tillträdet av uppdraget uppnått 67 års ålder. Pensionsavgiften beräknas i procent på den förtroendevaldes pensionsgrundande inkomst, beräknad enligt 4, i OPF-KL. Pensionsavgiften avsätts i en pensionsbehållning hos kommunen. Information Kommunen ska lämna information till den förtroendevalde om hans eller hennes avgiftsbestämda pension, pensionsgrundande inkomst och avsättning av pensionsavgift. Detta görs årligen skriftligen i ett besked till den förtroendevalde. Ansökan om utbetalning av ålderspension Ansökan ska vara skriftlig på blankett Uttag av ålderspension för förtroendevald. Ålderspensionen betalas ut senast 3 månader efter det att kommunen mottagit ansökan. Uppgiftsskyldighet En förtroendevald är skyldig att lämna de uppgifter som pensionsmyndigheten begär för att kunna fastställa rätten till och beräkna pensionsavgift.

13 13/13 Fritidspolitiker Fritidspolitiker i kommunen har rätt till skälig ersättning för förlorad tjänstepension. Ersättningen utgörs av en årlig avgift motsvarande 4,5 procent av den sammanlagda ersättningen för förlorad arbetsförtjänst som betalas ut under året. Den förtroendevalde ska ansöka om ersättning senast i februari månad året efter det år förlusten hänför sig till. Ersättningen betalas ut kontant.