Sida: 1 (12) Handläggning Upphandlare Marita Thorsell Direkttelefon 0520-49 70 32 E-post marita.thorsell@trollhattan.se Datum 2013-03-06 Dnr 12TEE55-1 Elmätare Trollhättan Energi Elnät AB 2013-2015 Upphandlingsrapport Fack 1RF Teknik Bakgrund Upphandlingen avser ramavtal för Trollhättans Energi Elnät AB. Elmätare 2013-2015. Ramavtalsperioden är fastställd till 3 år med option för köparen att förlänga avtalet upp till 1 år. Annonsering Upphandlingen annonserades via Visma OPIC och TED/EUT 2012-12-19, underlaget fanns tillgängligt för nedladdning via Visma Opic s hemsida samt Trollhättans Stads hemsida från den dag upphandlingen utannonserades. Inkomna frågor Frågor som krävde förtydligande eller komplettering och som inkom under anbudstiden: Förtydligande 1 Elmätare Trollhättans Energi Elnät AB 2013-2015 Efter att frågor har inkommit gör vi följande förtydligande i anbudsförfrågan i ovanstående upphandling för Trollhättans Energi Elnät AB: Fråga 1: Redigerbara dokument. Vi kan ej ifylla bifogade dokument, bl.a. Bilaga 4 Checklista för anbudslämnare. Vi önskar denna (och även de andra) dokumenten i redigerbart format om möjligt för att kunna leverera ett tydligt och lättutvärderbart anbud. Svar 1: Bilaga 4 samt de som skall fyllas i ligger öppet för ifyllande av formulärfält. Fungerar inte detta skall jag självklart skicka över formulärdokumenten. Hör av er igen om detta inte funkar. Elmätare Teab Energi Upphandlingsrapport
Sida: 2 (12) Fråga 2: Är det rätt uppfattat att detta ramavtal som benämns upphandling Elmätare Trollhättan Energi Elnät AB enbart gäller hårdvara, och att man i nästa steg handlar upp utrullning, projektering, tidplan mm? Svar 2: Enl. anbudsförfrågan bilaga 1, pkt. 2.2 IT-Miljö framgår vad som gäller även gällande mjukvara. Men vi gör ändå ett förtydligande: - Adapter, koppling mot Elin (mjukvara) skall ingå. Samt även ev. andra mjukvaror som behövs mellan mätare och Elin. Angående utrullning gör köparen detta själv. Projektering utförs av köparen med leverantörens utbildning som grund, vilken ingår enl. anbudsförfrågan pkt. 4.2. Enl. anbudsförfrågan pkt. 4.5 framgår tidplan. Första leverans cirka slutet av mars. Fråga 3: För att kunna göra en optimal bedömning av priserna till Bilaga 2 pris/utvärderingsunderlag behöver vi X-Y koordinater på mätplatserna. Vi har svårt att i nuläget göra en rättvis bedömning Av uppskattad kringutrustning i delen Fack 1 RF teknik. Svar 3: Enl. anbudsförfrågan pkt. 5.3 Leveransvillkor: Minsta avropsmängd: 300 st Samt bilaga 2, Normal avropsmängd är 300 st. Men för att förtydliga ytterligare bifogas ett exempelområde hur det kan se ut. Formatet på koordinaterna är SWEREF 99 12,00 Fråga 4: Hur skall vi tolka ert önskemål om mätaren. Det står i Bilaga 4 Checklista för anbudslämnare, att mätare skall vara utrustad med Wireless M-Bus. Men i Anbudsförfrågan står det att Insamling av mätvärde för fjärrvärme och vatten skall också vara möjligt. Vilket är det som gäller. Vi tolkar också att mätaren skall vara utrustad med brytfunktion? Svar 4: Enl. anbudsförfrågan, bilaga 1, pkt. 2.3.5 M-Bus, Elmätarna skall vara utrustade med wireless M-Bus. Elmätarna skall fungera som M-Bus Masters och flera slavenheter skall kunna anslutas. Med detta menar vi att man kan använda wireless M-Bus för att samla in mätvärden för värme & vatten vilken är ambitionen i framtiden. Enl. anbudsförfrågan, bilaga 1, pkt. 2.3.4 skall elmätarna vara utrustande med brytare.
Sida: 3 (12) Fråga 5: Det står i Anbudsförfrågan att Elmätare skall utrustas med logotyp eller text. Det står även att detta skall redovisas särskilt i anbudet. Vad menas med det? Svar 5: Enl. anbudsförfrågan bil. 1, pkt. 2.3.10 Egendomsmärkning Elmätarna skall förses med Trollhättans Energi Elnäts AB:s logotyp. Alternativt text. Redovisa särskilt i anbudet. Med detta menar vi att Ni skall redovisa vilken lösning Ni väljer. Fråga 6: I bilaga 2 pris/utvärderingsunderlag framgår det ej något om prissättning för mjukvara som beskrivs i Anbudsförfrågan punkt 4.4 (Förberedelser för installation av program i servrar. Skall vi tolka det som att vi ej skall prissätta mjukvarufunktioner (I vårat fall adapter mot bef. System) i detta läge? Svar 6: I anbudsförfrågan, bilaga 2 Pris menar vi att mjukvara skall inkluderas i Ert anbudspris/mätare. Kringutrustning som specificeras gäller endast hårdvara. Förtydligande 2 Elmätare Trollhättans Energi Elnät AB 2013-2015 Efter att frågor har inkommit gör vi följande förtydligande i anbudsförfrågan i ovanstående upphandling för Trollhättans Energi Elnät AB: Fråga 1: /Till att börja med vill jag belysa att numreringsordningen inte stämmer. Punkten 5.2 finns två gånger och punkten 5.3 finns tre gånger. Kommer ni att justera dokumentet och skicka ut ett nytt för att undvika eventuella juridiska problem i framtiden? Svar 1: Vi har uppmärksammat att numreringarna blev fel. Beklagar detta. Nytt dokument bifogas. Fråga 2: Punkt 4.6, fråga angående kontraktsumman. Ni använder uttrycket hela kontraktsumman. Kan ni förtydliga att ni syftar på kontraktsumman för det enskilda avropet? Svar 2: Enl. anbudsförfrågan pkt. 4.6 Leveransförsening Vite skall utgå med 2 % av hela kontraktssumman på gällande avrop per påbörjad förseningsvecka. Dock max med sammanlagt 10 % av hela den avropade kontraktssumman Med detta menar vi gällande varje enskilda avrop.
Sida: 4 (12) Fråga 3: Punkt 4.8, fråga på texten under rubriken: Fel under garantiperioden. Stycke två säger: Fler än ett avrop (batchfel) skall samtliga mätare ersättas. Vi undrar om ni kan förtydliga den meningen? Svar 3: Enl. anbudsförfrågan 4.8 Gemensamma övriga villkor för leverans av elmätare. Fler än ett avrop (batchfel) skall samtliga mätare ersättas. Med detta menar vi att om flera leveranser/avrop har samma batchfel skall samtliga mätare ersättas. Fråga 4: Punkt 5.3 (den andra utav dem) med rubriken Betalningsvillkor.(rev. =>5.5) Ni skriver: 30 dagar netto från fakturadatum efter mottagen godkänd leverans. När är leveransen mottagen och godkänd? Om ni fördröjer att godkänna leveransen kan betalningstiden i princip bli hur lång som helst. Ni beskriver ej hur ni skulle kunna meddela detta godkännande? Det borde finnas en tid ni har på er att godkänna eller avslå mottagen leverans efter ankomst (t ex inom fem dagar). Svar 4: Enl. anbudsförfrågan 4.8 Gemensamma övriga villkor för leverans av elmätare Fel vid leverans Vid leverans utför beställaren en ankomstkontroll. Underkända mätare skall ersättas med nya. Om det visar sig att det är fråga om en större felleverans skall hela avropsmängden ersättas. Med mottagen och godkänd leverans menar vi enl. pkt. 4.8 att ankomstkontroll görs vid leverans. Köparen meddelar leverantören om leveransen är godkänd senast 5 arbetsdagar efter mottagen leverans. Har leverantören inte fått något meddelande inom tidsperioden anses leveransen vara godkänd. Fråga 5: Punkt 2.3.6 med rubriken S0-gränssnitt. Med fiberoptisk port menar ni då en blink LED för energipulser? Rörande del två av den texten. Mätarna kan bestyckas med en monterbar/löstagbar plint för S0 utgång t ex vid testning. Kräver ni att alla mätarna skall ha den plinten monterad? Detta tycker vi ger en onödig fördyring av mätaren. Svar 5: Med fiberoptisk port menar vi en LED blink för energipulser. Enl. anbudsförfrågan 2.3.6 skall mätarna vara utrustade med S0 utgång. Plintarna behöver inte vara monterade men skall vara lättmonterade i efterhand. Plintarna beställs separat vid behov. Fråga 6: Bilaga två Prisutvärderingsunderlag. Kan ni förtydliga förhållandet mellan att i den gula kolumnen skall man fylla i kringutrustning som behövs för 4 000 mätare och rutan med asterixen som säger att normal avropsmängd är 300 mätare för beräkning av kringutrustning? Svar 6: Enl. anbudsförfrågan
Sida: 5 (12) 1.7 Omfattning/volym Upphandlingen avser den upphandlande myndighetens samlade behov av Elmätare. Köparen avser att upphandla ca 4 000 st elmätare med tekniken RF Radio Frequency samt ca 4 000 mätare med tekniken PLC OFDM Orthogonal Frequency Division Multiplexing. Gemensamt för de båda är att de skall bygga på Mesh-teknik, se bil 1 Teknisk specifikation. Samt 5.3 Leveransvillkor Incoterms DDP Trollhättan Energi Elnät AB, Centralförrådet, Tingvallavägen 36, 461 32 Trollhättan. Mätarna levereras fritt av köparen anvisad plats. Minsta avrop: 300 st Samt i bil. 2 Normal avropsmängd är 300 st, för beräkning av kringutrustning. Med detta menar vi att den totala mängden uppskattas till 4000 st men att den normala avropsmängden är 300 st per leverans. Kringutrustningen baseras på en avropsmängd på 300 st mätare. Exempel RF-teknik: 300 st mätare kräver 10 st Master och 310 st Antenner Om vi då gör ca 13,3 avrop á 300 st Skall det då anges i kringutrustning 133 master (10x13,3) och 4133 antenner (310x13,3) Fråga 7: PLC OFDM - viktigaste frågan. Echelon har utvecklat en PLC teknologi baserad på BPSK. Tekniken är implementerad i ca 35 Mil mätpunkter i världen, varav ca 1 miljon i Sverige (bl.a. Vattenfall. E.ON och Halmstad Energi), ca 800 000 mätare har installerats i Danmark samt 600 000 i Finland med timvisa mätvärden eller t.o.m. 15 min mätvärden. Detta sker med daglig prestanda på 99,7-100% hit rate. Fråga 8: Vår uppfattning är att OFDM tekniken per idag inte är en lika välprövad och mogen teknik. Är OFDM ett absolut/skall krav, eller kan anbudsgivare erbjuda PLC-teknik baserat på BPSK? Svar 7 & 8: Enl. anbudsförfrågan är OFDM ett skallkrav. Fråga 9: I beaktande ovan; innebär det per automatik diskvalificering om Skall-krav inte kan uppfyllas. Svar 9: Enl. anbudsförfrågan 6.2 Prövning av anbud Anbuden prövas mot ställda skallkrav i förfrågningsunderlaget. Anbud som godkänns vid prövningen går vidare till utvärdering enligt punkt 6.3 Utvärdering av anbud Som anbudsförfrågan säger så går inte anbuden vidare till utvärdering om inte samtliga skallkrav är uppfyllda.
Sida: 6 (12) Fråga 10: Är Fiber Optic Port - Är detta ett skall krav? vad ni har tänkt att använda fiber optisk port till? Echelon kan erbjuda Optic Port (infra röd) vilket är normal standard för mätare. Svar 10: Enl. anbudsförfrågan bilaga 1, pkt 2.3.6 skall mätarna vara utrustade med Fiber Optisk Port. Fråga 11: Brytare - Elmätarna skall kunna programmeras så att automatisk bortkoppling sker vid nollfel (avbrott på nolledaren vilket ger spänningsobalans). Det kan finnas olika användnings scenarier. Kan ni beskriva lite mer vilka scenarier ni önskar kunna hantera med brytaren. Svar 11: Enl. anbudsförfrågan bilaga 1, pkt 2.3.4 skall vi kunna använda brytarna till vilka scenarier som vi anser vara relevanta. Fråga 12: I allt väsentligt ser ni detta som en systemleverans (dvs mätare och systemfunktionalitet) eller som en ren mätarleverans? Som exempel finns det finns idag en fungerande adapter mellan NES och ELIN hos ett annat svenskt energibolag, men för att utlova efterfrågad funktionalitet i denna leverans till denna skulle vi behöva veta vad för funktioner som finns inkluderade i den ELIN-version som Trollhättan Energi har med Powel. Kan vi få en teknisk specifikation av de gränssnitt på adapter, funktionalitet osv som finns. Svar 12: På svar om systemleverans hänvisar vi till förtydligande 1, svar 2 daterad 2013-01-15. Enl. anbudsförfrågan bilaga 1, pkt. 2.2 anges minimikrav för vad som skall ingå, sen om ni har andra funktioner/möjligheter med era mätartyper så får adaptern anpassas till detta. Fråga 13: Ska head end system inkluderas i leveransen (exempelvis NES för Echelon). Svar 13: Begreppet Head end system är för oss okänt. Detta får beskrivas i anbudet förutsatt att alla skall krav i övrigt uppfylls. Fråga 14: Hur förväntar ni er att anbudet ska struktureras med avseende på förtydligande och förutsättningar som anbudsgivaren önskar? Svar 14: Det skall struktureras efter vårat upplägg i anbudsförfrågan. Fråga 15: I beaktande ovanstående frågor, ber vi er även överväga en förlängning av anbudstiden med 2-3 veckor. Svar 15: Nej, tyvärr är vårt tidsschema pressat och står fast vid sista anbudsdag.
Sida: 7 (12) Förtydligande 3 Elmätare Trollhättans Energi Elnät AB 2013-2015 Efter att frågor har inkommit gör vi följande förtydligande i anbudsförfrågan i ovanstående upphandling för Trollhättans Energi Elnät AB: Fråga 1: Jag vet att ordinarie frågeställningar skulle vara inskickade i fredags, men jag måst ställa en fråga nu när jag sammanställer dokumenten. På nedanstående fråga skriver ni inom parentes att: Alternativt anges de förändring-ar som önskas genomföras vid ett eventuellt avtal. Vi har läst denna fråga tidigare och vill föreslå en förändring i avtalstexten, men då vi fyller i dokumentet inser jag nu att det finns ingen kommentarsruta. Var skall jag ange förändringen som önskas eller menar ni att jag skall kryssa Ja och att vi sedan vid eventuella avtalsdiskussioner presenterar önskade förändringar? Inkomna anbud Sista anbudsdag var 2013-01-30. De inkomna anbuden öppnades vid protokollförd anbudsöppning där 1 tjänsteman från Trollhättans Stads Upphandlingsavdelningen deltog samt 2 tjänstemän från Trollhättans Energi Elnät AB. Anbud inkom från nedanstående företag: Företag Anbud inkom Kamstrup AB 2013-01-30 Landis+Gyr AB 2013-01-30 HMP Support AB 2013-01-30 Aidon Ltd 2013-01-30 Öppning och prövning Efter öppning och prövning av samtliga inkomna anbud i ovan rubricerad upphandling ansåg Trollhättan Stad/Trollhättan Energi Elnät AB att det fortfarande saknas anbud som motsvarade de krav på föremålet för upphandlingen som ställts upp i förfrågningsunderlaget. Huvudskälen härtill var följande: Anbud 2, 4, 5 säger sig uppfylla samtliga skall-krav men innehåller avvikelser/reservationer mot föreskrivna tekniska innehåll samt föreskrivna administrativa åtaganden. Anbud 3 säger sig från början inte uppfylla alla skall-krav vilket också bekräftas. Därav beslutade Trollhättan Energi Elnät AB att avbryta och övergå i förhandling med de leverantörer som lämnat anbud inom Fack 1/RF Teknik med hänvisning till LUF 4 kap 2.
Sida: 8 (12) Öppning och prövning Elmätare Trollhättan Energi Elnät AB 2013-2015 Förhandling 2013-02-07 Förtydligande 1 Inom Fack 1 RF Efter öppning och prövning av samtliga inkomna anbud i ovan rubricerad upphandling anser Trollhättans Stad/Trollhättan Energi Elnät AB att det fortfarande saknas anbud som motsvarar de krav på föremålet för upphandlingen som ställts upp i förfrågningsunderlaget. Därav beslutar Trollhättan Energi Elnät AB att avbryta upphandlingen och övergå i förhandling utan föregående annonsering enl. LUF 4 2 med de leverantörer som lämnat anbud. Av Er redan inkomna anbud har Ni rätt att komplettera eller förtydliga dock senast 2013-02-18. Detta brev har sänts till samtliga anbudsgivare inom Fack 1 som säger sig uppfylla alla skallkrav, därav kanske inte alla punkter berör alla. Ni säger att Ni uppfyller samtliga skallkrav men nedanstående är orent: Anbudet skall vara skrivet på det svenska språket. Med detta menar vi att hela anbudet inkl. bilagor skall vara skrivet på det svenska språket. Ev. inlämnade bilagor på annat språk ersätts. Dock dokument som inom branschen ej går att få på svenska såsom certifikat på godkännande samt intygelse från utländska skattemyndigheter om skulder och skatter godtas. - Uppfylls detta?... Ja Det skall finnas färdiga adaptrar i ELIN, vilka skall ingå i leveransen. Om det inte finns någon utvecklad adapter skall leverantören tillsammans med Powel utveckla de som behövs. En plan för utvecklingsarbetet skall bifogas offerten. Det är dock viktigt att tidsåtgången för utvecklingen inte påverkar idrifttagandet av mätpunkter. D.v.s. mätvärden skall automatiskt kunna skickas till Trollhättan Energi Elnät A:s avräkningssystem. Med detta menar vi: Om det inte finns färdiga adaptrar skall en plan bifogas om hur utvecklingsarbetet kommer läggas upp. Samt vill vi veta hur vi får in mätvärden under tiden, redovisas. Kommentar Leverantören skall i offerten beskriva den IT-miljö som krävs för centralsystemets drift, hårdvara, nödvändiga databaser, behov av kopplingar till andra system, vilka webbserviceapplikationer som kan användas m.m. Med detta menar vi: Att en enkel ritning/beskrivning över insamlingsstrukturen bifogas.
Sida: 9 (12) - Bifogas?... Ja Elmätarna skall vara utrustade med wireless M-Bus och bör även vara utrustade med trådad M- Bus. Då vi i dagsläget inte ser ett omedelbart behov av denna funktion samtidigt som vi förstår att det kan vara svårt leva upp till våra ställda krav, kan vi acceptera att elmätarna vid behov kan kompletteras med denna funktion i efterhand. Dock skall denna komplettering vara möjlig att utföra före utgången av år 2013. Kompletteringen skall kunna utföras utan att elmätarna demonteras. Samtliga anbudsgivare erbjuds justera sina anbud utifrån detta. - Uppfylls detta?... Ja Elmätarna skall vara utrustade med en HAN-port, till vilken kunden kan ansluta extern utrustning. Tvetydigt i ett anbud, checklista mot tabell. - Uppfylls detta?... Ja Om det visar sig att mer än 5 % av mätarna från ett enskilt avrop uppvisar systematiskt fel, skall hela den avropade mängden mätare ersättas. Leverantören skall även ersätta beställaren för kostnaderna i samband med mätarbyte. Vi har varit otydliga och preciserar våra kostnader som är 1 000 SEK/mätare. Samtliga anbudsgivare erbjuds justera sina anbud utifrån detta. - Accepteras detta?... Ja Ange hur ni arbetar med service, vilken kapacitet serviceorganisationen har och hur den är uppbyggd (var servicepersonalen utgår ifrån, vart reservdelslagret är lokaliserat etc.) Med detta menar vi att vi vill ha en enkel beskrivning. Kommentar
Sida: 10 (12) Enl. anbudsförfrågans bilaga 2 Utvärderingsunderlag. Vi har varit otydliga och vill ha en specificering. Enl. anbudsförfrågans förtydligande 2 av den 2013-01-17: 2 Normal avropsmängd är 300 st, för beräkning av kringutrustning. Med detta menar vi att den totala mängden uppskattas till 4000 st men att den normala avropsmängden är 300 st per leverans. Kringutrustningen baseras på en avropsmängd på 300 st mätare. Exempel RF-teknik: 300 st mätare kräver 10 st Master och 310 st Antenner Om vi då gör ca 13,3 avrop á 300 st Skall det då anges i kringutrustning 133 master (10x13,3) och 4133 antenner (310x13,3) Bilaga 2 Pris/Utvärderingsunderlag Fyll i gula rutor Fack 1 / RF teknik Antal Anbudspris 4000 Kringutrustning som behövs för 4000 mätare: * Antal: Ert Anbudspris/st SEK Totalt SEK Anbudspris mätare Specificerat master, mätare, koncentrator, wireless Mbus-modul, ev. licenser, utbildning m.m. Ev. Reduktionsvärde för bör-krav, Ev. reduktionsvärde bil. 1: 2.3.3 1-fas och 3-fas mätare av kat. 2 i sitt produktsortiment 40 000 2.3.5 Utrustad med trådad M-Bus 30 000 2.3.11 Spårbarhet 10 000 2.4 Elmätare som kommunicerar via P2P 20 000 Utvärderingspris "Vinnare" med lägst utvärderingspris Reduktionsvärde för det ni har iform av bör-krav * Om angett antal ej räcker för att garantera funktion, gäller halva anbudspriset för överskjutande antal. Normal avropsmängd är 300 st, för beräkning av kringutrustning.
Sida: 11 (12) Det enda som behöver kompletteras utöver tidigare inlämnat anbud är om Ni anser att ni uppfyller uppräknade krav i denna skrivelse, samt ev. efterfrågade handlingar. Detta ersätter nämnda delar i Ert tidigare inlämnade anbud. - Uppfylls detta?... Ja Bekräftelse att reservationer som finns i av Ert inlämnade anbud återtas förutom vad som redan angivets i denna skrivelse önskas i Ert ev. nya anbud. - Alla ev. reservationer återtas... Ja Ni har även möjlighet att sänka era priser eller ta höjd för ev. extra kostnader. Lämnar Ni inte in något nytt anbud ser vi Ert senaste anbud som Ert slutgiltiga anbud. UNDERTECKNANDE Anbudslämnare [Företag] Namnteckning Datum Namnförtydligande Sista dag för mottagande av nya anbud är 2013-02-18. Ev. frågor skall ställas senast 2013-02-12. Anbud sänds skriftligen i tillslutet kuvert till: Vid frågor återkom gärna omgående. Trollhättans Stad Upphandlingsavdelningen 461 83 Trollhättan
Sida: 12 (12) Öppning och prövning Samtliga anbudsgivare lämnade in förtydligande, sista anbudsdag 2013-02-18. Företag Anbud inkom Kamstrup AB 2013-02-15 Landis+Gyr AB 2013-02-18 HMP Support AB 2013-02-18 Aidon Ltd 2013-02-18 1 - Bedömning och granskning: Samtliga anbudslämnare bedöms vara lämpliga som leverantörer med avseende på formella grunder (allmän lämplighet) enligt Lagen om Offentlig Upphandling. 2 - Prövning av anbud: Anbud 2 och 5 uppfyller samtliga skallkrav och går vidare till utvärderingen. Anbud 3 uppfyller fortfarande inte alla skallkrav. Anbud 4 har inga mätare som uppfyller samtliga skallkrav förrän i Q4 2013. 3 - Utvärdering av anbud: Utvärderingen som är gjord enligt de principer som presenterats i anbudsförfrågan visar nedanstående vinnare utifrån det lägsta utvärderingspriset: Kvalificering - Prövning - Utvärdering av Upphandling: Elmätare Trollhättans Energi Elnät AB 2013-2015 Diarienr. 12TEE55-1 Anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Datum. 2013-01-31 1 2 3 4 5 SweMet Kamstrup Landis Gyr HMP Support Aidon Fack 1 / RF teknik Utvärderingspris 4 925 900 6 230 000 Beslut Kamstrup AB, org.nr. 556436-4890 föreslås antas som rangordnad ramavtalsentreprenör nr 1, och Aidon Sverige, org.nr. 516403-6450 som rangordnad nr. 2 i enlighet med anbudsförfrågan för: Trollhättan Energi Elnät AB Org.Nr: 556686-0879 Beslutsförslag enl. ovanstående sammanställning. Beslut har tagits enl. ovanstående förslag. Tilldelning har skett 2013-03-06.