Datum Aktivitet Ansvar November- December Genomgång av projekten/projektuppföljning Institutionen tar ut rapporten Underfinansierade projekt i UBW. Stämmer rapporterna Fråga Intäkt (Brutto) samt Fråga Intäkt (Transfereringar)? Differenser är inte tillåtna i dessa rapporter till del- eller helår! Säkerställ att avtal finns och är inskannat? Har vi fakturerat enligt kontrakt alternativt rekvirerat allt? Är kostnader (löner, drift) fördelade till rätt projekt? Är det fler frågor att ställa sig? Projekt med underskott där det finns ett giltigt avtal för finansiering av underskottet skall bokas upp mot konto 1632/1672 (Fordran kontraktshavare). Bokningarna ska verifieras med giltigt kontrakt i Avtalsreskontran. Underlag för periodisering hämtas i rapporten Periodiseringsunderlag underskott. Se vidare i punkt Bokning underfinansierade projekt längre ner i tidplanen. 10 december Stoppdatum för inköp i den mån det går Vid årsskiftet underlättar det om leverantörsfakturorna är så få som möjligt och att de hinner komma KI tillhanda på aktuellt år. I det fall de inte har kommit så ska de bokas upp. Detta minimerar även att anläggningstillgångar ligger för aktivering vid årsskiftet. 13 december Utbetalningar från valutakonton Sista datum att skicka in underlag till redovisning@ki.se för utbetalning från valutakonton /EA - 1 -
15 december Statlig fakturering/rekvirering, stoppdatum All fakturering/rekvirering till andra statliga myndigheter enligt ESV:s allmänna råd ska ske före den 15 december. 20 december eller snarast då underlag finns I det fall KI mottar en rekvisition ska den betalas omgående (kontantprincip gäller). Vid statlig motpartsredovisning är det av vikt att skulder och fordringar stämmer mellan myndigheterna. Förfallodatum Fakturera det som avser perioden t o m 201912 rätt intäkt på rätt period Gå igenom era intäkter och skicka fakturor så att rätt intäkt hamnar på rätt period. Om ni inte hinner ställa ut en faktura ska intäkten bokas upp som en upplupen intäkt/periodisering. När intäkten kommit er tillhanda ska uppbokningen vändas. 20 december Aktivera pågående anläggningar Anläggningar som är redovisade som pågående men bedöms som färdigställda skall aktiveras. Anläggningar som är bokade på konto 1291 ska antingen aktiveras eller ombokas till pågående anläggningar senast den 9 januari klockan 9. - 2 -
7 januari och 9 januari kl 12 Brytdag och brytdagsbokning Planering Leverantörsfakturor som kommer KI tillhanda t o m 7 januari kl. 09:00 belastar 2019 års resultat. Sista bokföringsfil av färdighanterade fakturor och interna bokföringsordrar sänds till huvudboken den 9:e kl. 9:00 Därefter görs brytdagsuppbokning och avskrivningar. Mail går ut när det är klart (förhoppningsvis på fm) OBS: Konto 1291, Aktivering anläggning, ska vara nollställt på konto- och projektnivå. Arbeta med att påminna era fakturahanterare - godkännaren som sätter konto och projekt viktigast. Rätt kostnad på rätt period - periodisera Brytdagsfakturorna bokas av EA den 9 januari. Institution ser över de brytdagsfakturor som ligger på konto 5100 och som överstiger periodiseringsbeloppet 100 tkr och utför eventuella ombokningar till korrekt konto och projekt. Bokningarna ska göras senast den 10 januari. Institution reverserar sin bokning i januari och EA reverserar sin. Övrig upplupen kostnad Alla fakturor efter brytdag bokförs i period 202001. Uppmärksammas faktura överstigande 100 tkr som ni missat vid genomgången den 10:e och som avser gamla året ska den bokas upp/periodiseras som upplupen kostnad. Kontakta redovisning@ki.se i det fall perioden är stängd. EA/ - 3 -
10 januari Intrastatrapport skickas till redovisning@ki.se 10 januari (12 januari om ni vill arbeta helg) 10 januari (12 januari om ni vill arbeta helg) Perioden 201912 stänger Institutionerna klara med avstämningar och uppbokningar Deadline bokning av underfinansierade projekt 1632/1672 Underskott på projekt (där avtal/kontrakt finns) bokas upp som upplupna bidrag- eller uppdragsintäkter mot 1632/1672. Lägg bilaga i excelformat i KI Share och säkerställ att bilagan är incheckad. Säkerställ även att bokningen är korrekt enligt rutin. 14 januari Övriga bokslutsspecifikationer & bokslutsbilagor - 4 -
Lägg följande bilagor på KI Share i er institutionsmapp: Balansräkningsanalys och specifikationer. Rapporten beställs per institution och känner vilka bilagor som behövs beroende på saldo på olika konton. Ladda den och spara den för att göra analys och kommentarer. Gör tydliga kommentarer så att vem som kan förstå det ni skrivit. 1632/1672-bilaga 16 januari EA periodiserar/värderar (uppbokning av förutbetalda intäkter) EA bokar samtliga externfinansierade projekt med överskott mot oförbrukade medel 2732/2772. Anslagsfinansierade projekt med över/underskott bokas mot myndighetskapitalet 2090. EA 17 januari Rapportering utfall till ESV EA - 5 -
16-23 januari Motpartsavstämning pågår. Ha resurser på plats för eventuella frågor EA 3-7 februari Riksrevisionen granskar KI /EA 15 februari (ej fastställt än) Budget 2019, Budget/Prognos 2020-2021 samt Bokslutskommentarer Q4 2018 Utfall mot budget 2018, institutionsbudget för 2019 samt budget/prognos 2020-2021 Kapitalförändring per verksamhetsgren och myndighetskapital Nyckeltal INDI-utfall Ovanstående kommer att skickas i ett paket bestående av tre Excel-mallar. Utskicket sker den 21 januari 2019. Inlämning sker den 15 februari 2019. EA 15 februari (ej fastställt än) Budget för Program 2019-6 -