SLUTRAPPORT - FÖRSTUDIE Inköp med Librisposter Postadress: Besöksadress: Tel: Fax: Epost: Org.nr: PlusGiro: Bankgiro:
2 (11) Lägesrapport Bakgrund Utgångspunkten i projektet var att förenkla och effektivisera inköpsprocessen på biblioteken i Värmland, samt att hitta en mer ekonomisk katalogpostförsörjning till samma kvalitet som i dagsläget. Dessutom räknar vi med att projektet på sikt leder till en mer rationell fjärrlånehantering och att lokalsamlingarna blir synligare. Projektet startade utifrån en beställning från bibliotekschefen i Karlstads kommun, Åsa Hansen. Tidsgräns och kostnadsram Projektet startas i september 2012 och beräknas vara klart i slutet av december 2012. Omfattningen gäller de 12 kommuner som ingår i bibliotekssamarbetet Selma, dvs. Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hammarö, Karlstad, Kil, Munkfors, Säffle, Torsby och Årjäng. Kostnaderna för projektet under hösten betalas av region Värmland. Projektbeställare Åsa Hansen, bibliotekschef i Karlstads kommun Styrgrupp Selma styrgrupp Projektledare Andrea Nordgren, bibliotekarie karlstads stadsbibliotek Projektgrupp Projektgruppen består av projektledare och representanter från andra bibliotek inom Selmasamarbetet. Inger Sundström, Karlstad Birgitta Rosén, Karlstad Jan Fröding, Filipstad Maria Andersson, Torsby Pernilla Georgsson, Arvika
3 (11) Projektets syfte Syftet med uppdraget var att: Hitta en ersättningsmetod för inköpsrutinerna av media. Hitta en ersättningsmetod för postförsörjning via Libris Projektmål Målet var att: Kostnaden för katalogpostleverans ska minska. Inköpsrutiner på biblioteken ska bli effektivare. Krav och förväntningar Inom projektet finns en del frågeställningar och funktioner som det ska hittas lösning på. Den mest aktuella frågan är hur vi ska kunna få tillgång till gratis katalogposter oberoende av leverantör av media, men även hur våra inköpsprocesser ska kunna bli mer effektiva. Krav Katalogposter ska föras över till vårt biblioteksdatasystem i samma ögonblick som beställningen genomförs. Katalogposter från libris i samband med inköp levereras endast en gång per dygn, under natten. Bestånds- och beställningsinformation måste synas i vår lokala katalog och i den publika katalogen (Arena) Beställningsinformation rätt exspektans på rätt enhet. Mer effektiva beställningsrutiner. Book-IT och Arena kommer att fungera som tidigare, men kopplingen mellan post och beställning för att få exspektans måste göras manuellt, vilket medför att beställningsrutinerna inte kommer att effektiviseras. Förväntningar Att hitta det vi söker enligt projektets syfte och därmed hitta en metod för inköp med postleverans som är billigare och mer effektiv. Att genom utvecklat samarbete spara resurser och förbättra, förenkla och fördjupa kataloginformationen för användarna. Genom att projektanställa en gemensam katalogansvarig kan arbetstid frigöras på de olika biblioteken och vår katalog kan bli mer enhetlig.
4 (11) Möjlighet att bygga tjänster på fria poster. Denna fråga har inte behandlats under förstudien. Frågeställningar Inom projektet har funnits frågor som vi har velat få svar på. Några frågor är i dagsläget inte lösta. Dessa redovisas längre ner under överlämning. Frågor och svar Om vi blir Librisbibliotek - hur redovisas beståndet på enhetsnivå? KB s förslag är att man gör Selma som huvudorganisation och kommunbiblioteken som olika enheter. Jfr Uppsala universitet som har ett tjugotal sigler. Kan vi importera Librisposter utan att själva bli Librisbibliotek? Vi kan importera librisposter utan att bli librisregistrerande bibliotek. Däremot fungerar inte Libris förvärvsrutin om vi inte går med i Librissamarbetet.. Hur mycket mer personal måste biblioteken anställa för att klara av att importera poster? Under 2013 anställs en person som gemensam katalogansvarig för alla biblioteken inom Selmasamarbetet. Hur mycket måste man katalogisera på det enskilda biblioteket? Allt som ges ut på svenska språket och det som ges ut av svenska förlag (även på andra språk) katalogiseras i nationalbibliografin. Detta innebär att det mesta vi köper finns det poster på i libris. Litteratur av lokal/regional karaktär kan katalogiseras av katalogansvarig för att posten ska komma in i vårt system snabbare. Var skaffar man kompetensen? Katalogansvarig får uppdraget att anordna utbildning i samarbete med Kungliga biblioteket Hur kan vi dra nytta av samverkan inom Selma-systemet? En arbetsgrupp för katalogarbete tillsätts med representanter från alla bibliotek inom Selma, på samma sätt som det finns arbetsgrupper för Book-IT och webben. Sammankallande bör vara katalogansvarig. Hur mycket information finns i Librisposterna t.ex. vad gäller del i serie, genreämnesord, innehållsbeskrivning mm.? Det finns inte den typen av information i librisposterna i dagsläget. Däremot pågår en diskussion mellan Göteborgs stadsbibliotek och Libris om att Göteborg ska börja lägga ämnesord på svensk
5 (11) skönlitteratur. Dock är detta inte klart ännu. Svenska barnboksinstitutet lägger ämnesord på barn- och ungdomslitteratur så där finns det bra ämnesord. Kommer våra utgående fjärrlån öka och vilken kostnad kommer det i så fall medföra? Till en början nej, eftersom det bara är våra nyförvärv som kommer att synas i Libris. Om/när vi beslutar oss för att matcha in beståndet i Selma till Libris, kommer det med all sannolikhet bli en ökning på utgående fjärrlån. Libris har inte årgångsposter för periodika/tidskrifter - problem? Årgångssposter för 2013 finns, men hur det ska lösas därefter tas med till projektets fortsättning under 2013. Kommer övergång till Librisposter innebära att vi måste rätta till posterna i vår lokala katalog? Ja, åtminstone på översatt litteratur. Göteborgs stadsbibliotek uppgav att de kunde släppa igenom allt svenskt material utan att behöva redigera posterna, men de har Millennium, ett datasystem med samma marcformat som Libris. I Book-IT kommer vi behöva rätta till fältet för originaltitel. Kan vi fortsätta ha kvar burksök och artikelsök när vi sagt upp bibliografisk service? Ja, det avtalet är inte uppsagt. Kommer vi och andra folkbibliotek att påverkas av Dewey-projektet på Kungliga biblioteket? Nej, inte i dagsläget. Vilka krav kan vi ställa på innehållet i och utformningen av katalogposterna? I takt med att fler folkbibliotek går med i Librissamarbetet, kan vi tillsammans bli en starkare påtryckningsgrupp. Beskrivning av projektresultatet De resultat vi räknar med att uppnå i projektet är: Lägre kostnader för postleverans. Librisposterna är gratis, men librissamarbetet bygger också på att deltagande bibliotek också bidrar med arbetsinsatser. Effektivare inköpsprocess. Vi har hittat en ersättningsmodell för inköp, men tyvärr kommer den inte bli mer effektiv än i dagsläget.
6 (11) En utveckling mot en samlad nationell bibliotekskatalog. När vi matchar in vårt bestånd i Libris, kommer beståndet bli mer synligt i övriga delar av Sverige. Detta är kanske mest angeläget när det gäller unik litteratur av lokal och regional karaktär. Att lära av andra bibliotek som genomgått samma eller snarlik process är viktigt, varför studiebesök planerades under hösten till biblioteken i Sunne, Karlskoga, Göteborg och eventuellt Oxelösund. Även ta kontakt med Book-IT-biblioteken i Kalmar och SydOst län som vill börja ett liknande projekt. Under projekttiden beslutades att begränsa studiebesöken till Sunne och Göteborg. Förutom Sunne och Göteborg har vi även haft telefon- och mailkontakt med några book-it-bibliotek som i olika hög grad använder librisposter. Mälardalens högskola använder libris förvärvsrutin, men har inte tidigare haft bibliografisk service, de har inte heller samma medialeverantör som vi. Almedalsbiblioteket använder Libris förvärvsrutin när det gäller facklitteratur för vuxna, men har fortfarande kvar bibliografisk service på skönlitteratur och barn- och ungdomslitteratur. Både Mälardalens högskolebibliotek och Almedalsbiblioteket uppger att det medför en viss handpåläggning när det gäller librisposter i Book-IT. Till exempel vad gäller fältet för originaltitel. 1.1 Riskhantering I projektet finns flera faktorer som kan påverka projektresultatet. Här följer en miniriskanalys utförd av projektledaren för att identifiera risker, konsekvenser samt förslag på åtgärder för att minimera eventuella verkningar. Risk Blir det ett vakuum i övergången mellan bibliografisk service och Librisposterna? Alla tekniska frågeställningar, se ovan. Åtgärd Bevaka inköpsprocessen extra noga under projektperioden. Testimport har gjorts från Libris under hösten. Import manuellt har fungerat på vissa bibliotek och vissa datorer. Problemet tycks vara lokala brandväggar? Att lägga på bestånd på enskild titel i libris och sedan få posten under natten till book-it har fungerat utan problem. Tyvärr har vi inte kunnat testa libris förvärvsrutin eftersom detta hänger ihop med inställningar hos våra medialeverantörer. Bokus inställningar har blivit försenade. (vilket de beklagar)
7 (11) Innebär det ett dubbelarbete om medialeverantörer inte kan tillhandahålla katalogposter tillräckligt snabb? Hur kommer det att vara möjligt att följa upp anslagsfördelningen? Katalogposter från libris kommer under natten. Av våra medialeverantörer är det en (filmbiblioteket) som i dagsläget inte kan leverera poster via libris förvärsrutin. Vid framtida upphandlingar måste postleverans i samband med beställning vara ett krav. Undersök hur man kan utnyttja kommunens ekonomisystem istället. KIF kommer att fungera som tidigare, däremot kan vi inte skicka beställningar via Link. Överlämning av projektresultat och avslutning Överlämning av projektresultatet vad gäller den nya metoden av postleverans i samband med inköp Förslag på ny inköpsmodell se bilaga Överlämning av erfarenheter från projektet Det som har varit återkommande under projektet är att många frågor känts svåra att få ett klart svar på. Det är inte något annat folkbibliotek med book-it som fullt ut har gått över från bibliografisk service till att bara använda librisposter. De erfarenheter som vi tagit del av från Sunne respektive Göteborg kan vi inte heller helt ta lärdom av, eftersom de har andra biblioteksdatasystem. Det viktigaste för katalogansvarig i början av 2013 blir: Starta en kataloggrupp med representanter från Selma-biblioteken. Ordna kurser i alternativt utbilda i libriskatalogisering. Utarbeta rutiner för hur katalogöversynen ska gå till när katalogansvarig är på semester/sjuk/på kurs etc. Följande frågor har inte fått någon lösning under hösten och kommer ha hög prioritet under projektets fortsättning 2013. Koppling mellan katalogpost och exspektans: I dagsläget kommer hanteringen inte att bli effektivare eftersom kopplingen mellan post och exspektans måste göras manuellt. Arbeta för att få automatisk koppling mellan post och beställning för att få exspektans. Objektkoder:
8 (11) Hur är det med objektkoder och medietyper m.m. i Librisposterna? Finns det för objektkoder för cd-böcker, mp3-böcker, daisy m.m. och är det i så fall samma som i book-it. Hur blir kopplingarna till symbolerna i Arena? De olika marc-formaten: Marc21-formatet saknar fält för originaltitel vilket leder till problem vid konvertering till BtjMarc. Originaltiteln hamnar då i fältet för uniform titel och det är den som syns i träfflistan. hur blir det egentligen, hur ser det ut, i Book-IT och Arena? Här kommer vi förmodligen behöva korrigera posterna manuellt. Det gäller alltså att hitta en rutin för hur vi ska arbeta med detta. Sammanslagna poster i Arena: Hur fungerar funktionen med sammanslagna katalogposter (bok, cd-bok, daisy i samma träff) i Arena med Libris-poster? Intelligenta etiketter: Hur ska vi tänka kring de intelligenta etiketterna? Allt tyder på att intelligenta etiketter inte kommer fungera ihop med librisposter, åtminstone inte för Book-ITbibliotek. Speciellt viktigt är de intelligenta etiketterna vid CD-skivor och DVDfilmer där omslagen är betydligt rörigare än bokomslag. Intelligenta etiketter underlättar för bokuppsättare eftersom relevant information finns tryckt på etiketten. Skönlitteratur: Utreda hur vi ska göra med katalogposter för skönlitteratur. I dagsläget har vi förkortad katalogisering vilket innebär att alla upplagor hamnar på samma post. I libris är det en post för varje upplaga. Genreämnesord, del i serie, innehåll etc. för vuxenskönlitteratur finns i dagsläget inte i librisposter. Ska vi arbeta fram rutiner för detta lokalt/regionalt? Finns det möjlighet att påverka libris i den riktningen? E-böcker: Hitta en bra rutin för katalogposter på e-böcker. Posterna från Elib ska ju enligt uppgift finnas i Libris, men vi får ingen automatisk överflyttning till Book-IT på dem. Vi kommer antingen få importera posterna manuellt eller lägga bestånd i libris. Problemet är att våra e-böcker är lokaliserade på den fiktiva enheten E-Värmland och för den enheten kan vi inte lägga bestånd i Libris och på så sätt få över posterna via batchfilen. Periodika: Libris har inte årgångsposter på tidskrifter vilket vi är vana vid. Hitta en bra lokal lösning på detta för Selmabiblioteken. Framtiden: Ska Selma-biblioteken matcha in sitt bestånd i Libris? Vid en eventuell matchning är det av stor vikt att samtliga bibliotek, även filialer, går igenom och gallrar sina
9 (11) bestånd mycket grundligt. Detta för att minska risken för att behöva gallra dubbelt (i Book-IT och i Libris) vid ett senare tillfälle. Kommer KB s projekt med Dewey-klassificering att påverka hur librisposterna ser ut i framtiden. På vilket sätt kan vi bygga tjänster på de fria katalogposterna? Förslag på ny inköpsmodell: KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Stadsbiblioteket Karlstad 2012-12-18 Andrea Nordgren, 054-540 23 78 andrea.nordgren@karlstad.se Förslag på inköpsmodell från 2013 och framåt (rev) BTJ beställning i mängd (listan) 1. Skicka inte beställningen via link, i dagsläget fungerar inte heller digitala häftet med librisposter. 2. Gå in på www.btj.se och logga in med kundnummer. 3. I vänsterspalten under BTJ inloggningar finns BTJ-häften mm, klicka där och välj önskat BTJ-häfte, man kan även välja vilken avdelning i häftet man önskar beställa ifrån. (Man kan göra tvärt om, alltså logga in efter det att man valt BTJ-häften) 4. Beställningsinformationen kommer till KIFen som nu. 5. Katalogposterna kommer under natten från Libris direkt in i Book-IT, katalogansvarig kontrollerar posterna. 6. Kopplingen för att få till exspektansen sker manuellt dagen efter. Detta sker på respektive bibliotek. 7. Allt generellt katalogarbete, t.ex. korrigeringar gör katalogansvarig. BTJ beställning av enstaka titlar 1. Gå in på www.btj.se och logga in med kundnummer. 2. Sök upp önskat objekt, på ISBN, författarnamn eller titel. 3. Beställ från media direkt på samma sätt som i dagsläget. 4. Välj om ni vill ha katalogpost eller inte. Finns det en katalogpost sedan tidigare ska man inte beställa någon ny post.
10 (11) 5. Beställningsinformationen kommer till KIFen som nu. 6. Postleveransen (om man valt att man vill ha katalogpost) kommer under natten till Book-IT, katalogansvarig, går igenom posterna. 7. Kopplingen för att få till exspektansen sker manuellt dagen efter. Detta sker på respektive bibliotek. (gäller endast om man beställer en ny post) 8. Allt generellt katalogarbete, t.ex. korrigeringar gör katalogansvarig. Bokus - ljudböcker 1. Gå till www.bokus.se logga in med kundnummer. 2. Beställ på samma sätt som i dagsläget. 3. Man måste bekräfta att man vill få posterna överförda vid respektive ordertillfälle i samband med att ordern bekräftas. Detta kräver dock bara ett klick. Även här kan man alltså välja om man vill ha post eller inte. 4. Beställningsinformationen kommer till KIFen på samma sätt som den gör nu. 5. Katalogposterna kommer under natten från Libris direkt in i Book-IT, katalogansvarig kontrollerar posterna. 6. Kopplingen för att få till exspektansen sker manuellt dagen efter. Detta sker på respektive bibliotek. 7. Allt generellt katalogarbete, t.ex. korrigeringar gör katalogansvarig. Lathund koppla exspektans till post (BTJ och Bokus) 1. Gå till Förvärv inköp beställning 2. Välj leverantör 3. Välj lista Där väljer man det nr som finns på orderbekräftelsen och då får man upp just den beställningen man vill koppla. 4. Klicka på beställningsfliken för att åtgärda en bok i taget. 5. Välj sök - då kommer förslag på sökord, oftast titel vilket kan innehålla tecken som inte är sökbara. Ett tips är att då söka på ISBN eller att man utesluter tecken och onödiga ord. 6. När man hittat rätt post tryck på knappen koppla. Inköp av DVD (filmbiblioteket) 1. Ingen automatisk postleverans via leverantören. Alltså samma som i dagsläget. 2. Importera posten manuellt från Libris (om det finns någon post där) 3. Om filmen inte finns i Libris, katalogiseras filmen av katalogansvarig, antingen i Libris eller lokalt i Book-IT. 4. Kan vara en liknande modell för inköp av sådant material vi inte vill låna ut på fjärrlån, tex cd-skivor. (alltså oavsett leverantör) Lathund koppla exspektans till post (Filmbiblioteket)
11 (11) 1. Importera post från libris, (eller för på bestånd i Libris så kommer posten via batchfilen nästa dag.) 2. Sök fram posten i expertsök. 3. Klicka på sänd till då hamnar man i beställning 4. Klicka på lägg till (om det inte kommer upp automatiskt) och ange filmbiblioteket som leverantör och tryck OK 5. Lägg till avdelning och placeringskod. 6. Markera raden med avdelning och placeringskod 7. Klicka på skapa order. 8. Välj verkställ order, skicka ej till leverantören. 9. Tryck ok 2 ggr och sedan är man tillbaka i expertsök. Inköp direkt från lokal bokhandel 1. Leta rätt på boken i Libris. 2. För på bestånd för ert bibliotek i Libris. 3. Posten kommer automatiskt till Book-IT med en beståndsinformation via Batchfilen nästa dag. 4. Om boken INTE finns i Libris ännu? Skicka till katalogansvarig för katalogisering. Andrea Nordgren