2018-05-14 Styrelsemöte nr 2 Plats och tid Styrelserummet Vallhamn kl. 13:00 15.15 Utses att justera Jan Berndtsson (S) Justeringens plats och datum Kommunhuset 2018-05-17 Paragrafer 15-37 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Kjell Arvidsson Björn Möller Jan Berndtsson 1
Sida ande Björn Möller (M) Berne Petersson (KD) Louise Marklund (M) Jan Berndtsson (S) Övriga närvarande Lars Pettersson, vd Janina Liljekvist vice vd och ekonom Kjell Arvidsson, sekreterare Lena Töppner Nilsson, sekreterare 2
15 Fastställande av dagordning Tjörns Hamnar AB fastställer dagordningen. 3
16 Föregående mötesprotokoll 2018/26 Styrelsen noterar protokollet från styrelsemötet 2018-03-19 och lägger detta till handlingarna. Protokollet från styrelsemötet 2018-03-19 gås igenom. sunderlag Protokoll från styrelsemötet 2018-03-19 4
17 Rapport från bolaget Styrelsen noterar informationen. VD informerar om bolagets pågående verksamheter: -Ökat markinnehav med 42700 kvm -Ökat vatteninnehav med 123000 kvm -Arrenderat ut all inköpt mark och vatten -Arrenderat ut ytterligare mark -Ytterligare inköp i Vallhamn -Kommunala tomter -Diskussion kring köp av nya områden i Vallhamn -Totalt ca 45000 kvm, varav 600 kvm kvar att hyra ut -Invigning Wallhamn marina 16 juni -Hakefjord på varv v 20-21 -Färjan Härön kör turer på Träbåtsfestivalen -Pågående arrenden 5
18 Övrigt Inget övrigt att tillägga. 6
19 Delårsbokslut 2018-04-30 2018/29 Styrelsen godkänner delårsbokslutet per 2018-04-30 samt i övrigt noterar informationen. Vice VD och ekonom Janina Liljekvist redovisar det ekonomiska läget i delårsbokslut per 2018-04-30 samt ger en likviditetsredovisning för Tjörns Hamnar AB. sunderlag Delårsbokslut 2018-04-30 7
20 Firmatecknare Styrelsen får inte bemyndiga annan än styrelseledamot eller verkställande direktör att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening, detta enligt 9 i bolagsordningen. På styrelsemöte i nära anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska firmatecknare beslutas om. 8
21 Arbetsordning 2018/20 Styrelsen godkänner föreslagen arbetsordning för Tjörns Hamnar AB. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska arbetsordning för styrelsen beslutas om för Tjörns Hamnar AB. sunderlag Arbetsordning Tjörns Hamnar AB 9
22 Granskningsrapport avs årsredovisning 2017 2018/10 Styrelsen noterar granskningsrapporten för 2017. Granskningsrapporten för Tjörns Hamnar AB har inkommit för verksamhetsåret 2017 och styrelsen skall notera den. sunderlag Granskningsrapport för Tjörns Hamnar AB 10
23 Uppdrag riskanalys kopplad till internkontrollplan 2018/10 Styrelsen ger VD i uppdrag att ta fram en riskanalys kopplad till internkontrollplanen senast till december månads styrelsemöte. Enligt Lekmannarevisionens granskningsredogörelse 2017 bör en separat riskanalys göras som kopplas till internkontrollplanen. Följande finns att läsa i nämnda redogörelse, 2.3 Intern kontroll Bolaget har för 2017 upprättat en intern kontrollplan som är inkluderad i bolagets affärs-plan. Kontrollplanen innehåller åtta kontroller som ska utföras av VD och Vice VD. Det anges att kontrollerna syftar till att säkerställa en effektiv verksamhet och undgå att allvarliga fel och brister uppstår. Det saknas en dokumenterad riskanalys till grund för intern kontroll-planen. I affärsplanen framgår även en risk- och åtgärdsanalys. Risk- och åtgärdsanalysen är separat från internkontrollplanen och beskriver vilka åtgärder som ska vidtas utifrån identifierade risker. Av intervju framgår att styrelsen varit delaktig i framtagandet av risk- och åtgärdsanalysen samt internkontrollplanen. Enligt de intervjuade har samtliga kontroller genomförts och följts upp av VD och Vice VD. Däremot har kontrollerna inte dokumenterats eller rapporterats till styrelsen som anges i internkontrollplanen. Det uppges att bolaget löpande arbetar med de risker som finns i risk- och åtgärdsplanen. Det finns dock ingen dokumenterad uppföljning av det arbetet. 11
24 VD-Instruktioner 2018/22 Styrelsen antar föreslagna VD-instruktioner. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om VD-instruktioner. Ingen förändring från föregående år. sunderlag VD-instruktioner Tjörns Hamnar AB 12
25 Utlämnande av allmänna handlingar 2017/26 Styrelsen beslutar att utlämnande av allmänna handlingar avgörs av VD eller annan efter dennes bestämmande. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år beslutas om utlämnande av allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen och rätten att ta del av allmänna handlingar gäller även för kommunala aktiebolag. Det finns också en rättighet att få kopior av allmänna handlingar. Kostnaden för kopior av allmänna handlingar framgår avkommunfullmäktiges beslut 2077-09-13 108. Ärendet avser vem i bolaget som ska besluta om utlämnande av allmän handling. Det föreslås att VD eller annan efter dennes bestämmande fattar dessa beslut. 13
26 Instruktioner för ekonomisk rapportering 2018/23 Styrelsen fastställer föreslagna instruktioner för ekonomisk rapportering. På styrelsemöte i anslutning till bolagsstämma varje år ska styrelsen fastställa instruktioner för ekonomis rapportering. Ingen förändring från tidigare utgåva. sunderlag Instruktioner för ekonomisk rapportering 14
27 Attestregler 2018/24 Styrelsen godkänner upprättade attestregler för Tjörns Hamnar AB. Föreligger upprättade attestregler för styrelsens godkännande. Ingen förändring från tidigare utgåva. 15
28 Försäljning Stansvik del av Rönnäng 1:580 2018/11 Styrelsen beslutar att inte sälja enligt förslaget. Arrende erbjuds. Astrids Fisk arrenderar idag både mark och vatten utanför deras fastighet i Rönnäng. Astrids Fisk och Västkustens Brygg o Transport (Vbot) har diskuterat fram en gemensam lösning som skulle gagna bägge parter. Astrids Fisk önskar köpa en remsa på ca 3,05 m bredd utmed deras gräns som säkrar upp deras transportmöjlighet till sin fastighet och även bakomliggande fastighet som även den tillhör Astrids Fisk. Däremot ser dom inget behov av vattnet och kajen utanför denna remsa. Vbot vill då köpa den del som Astrids Fisk idag arrenderar som inte säljs till Astrids Fisk enligt bifogad kartbilaga. Vbot använder platsen idag för sin verksamhet. Tidigare har mark inom hamnområde sålts för 1250:-/kvm vilket torde vara rimligt för detta markområde också. Tidigare har vatten inom samma område sålts för 500:-/kvm vilket borde vara gällande pris även här. sunderlag Kartmaterial Tjänsteutlåtande den 2018-05-02 16
29 Försäljning till Rönnäng 1:512 2018/13 Styrelsen ger VD i uppdrag att försälja gulmarkerad markremsa benämnd område 3 enligt kartbilaga till Astrids Fisk för 1250:-/kvm. Astrids Fisk arrenderar idag både mark och vatten utanför deras fastighet i Rönnäng. Astrids Fisk och Västkustens Brygg o Transport (Vbot) har diskuterat fram en gemensam lösning som skulle gagna bägge parter. Astrids Fisk önskar köpa en remsa på ca 3,05 m bredd utmed deras gräns som säkrar upp deras transportmöjlighet till sin fastighet och även bakomliggande fastighet som även den tillhör Astrids Fisk. Däremot ser dom inget behov av vattnet och kajen utanför denna remsa. Vbot vill då köpa den del som Astrids Fisk idag arrenderar som inte säljs till Astrids Fisk enligt bifogad kartbilaga. Vbot använder platsen idag för sin verksamhet. Tidigare har mark inom hamnområde sålts för 1250:-/kvm vilket torde vara rimligt för detta markområde också. sunderlag Kartmaterial Tjänsteutlåtande den 2018-05-02 17
30 Försäljning Skärhamn brygga del av Nötsäter 1:336 till Nötsäter 1:83 2018/14 Styrelsen ger vd i uppdrag att försälja det vatten mellan Nötsäter 1:83 och Tubberöd 1:448 som består av redan bebyggd brygga för 500 kronor per kvm. Tidigare har Tjörns Hamnar AB försålt vatten till Tubberöd 1:448. Bolaget behöll då en remsa som varit bebyggd av brygga för att senare eventuellt försälja det till Nötsäter 1:83 för samma summa per kvm som man sålt till Tubberöd 1:448. Nötsäter 1:83 har nu via kommunen hört av sig om möjligheten att få köpa området ifråga. sunderlag Kartmaterial Tjänsteutlåtande den 2018-05-02 18
31 Försäljning del av Nötsäter 1:336 till Tubberöd 1:176 2018/15 Styrelsen beslutar att inte sälja redovisat vattenområde. Tubberöd 1:176 frågat om att få köpa till ett vattenområde på ca 65 kvm som sträcker sig 12m ut från sin existerande brygga. Detta på grund av att han tidigare haft sin båt på sin södra sida av egen brygga på Tjörns Hamnars vatten men som numera ägs av Tubberöd 1:448. Han kan nu ej ha sin båt på södra sidan då den nuvarande fastighetsägaren ej tillåter detta. Önskat vattenområde till Tubberöd 1:176 kan försäljas till samma pris som övriga i området fått betala, vilket är 350:- /kvm. Bifogat är en översiktskarta där Tubberöd 1:176 befintliga brygga är benämnd med siffran 6. I bifogad fil Karta syns hur fastighetsägaren önskar köpa till vatten. sunderlag Kartmaterial Tjänsteutlåtande den 2018-05-02 19
32 Inköp tre tomter Vallhamn 2018/16 Styrelsen ger vd i uppdrag att köpa in nedan redovisade tomter och att sedan arrendera ut dessa till Vallhamn AB ihop med de markinvesteringar som görs i samband med markförädlingen. Förutsättning för köpet är att arrendekontrakt kan tecknas med Wallhamn AB. Vallhamn AB har ställt förfrågan om att arrendera tre stycken tomter, Habborsby 2:85, Habborsby 2:93 och Habborsby 2:94 som ihop utgör en sammanhängande markbit som skall användas till biluppställning. Marken skal asfalteras och instängslas samt. Marken kommer att generera ca 7 årsarbetare och främjar sålunda i stor grad till näringslivets utveckling inom Vallhamn och på Tjörn. Vi ser mycket positivt till att vara med och stötta näringslivet. sunderlag Kartmaterial Tjänsteutlåtande den 2018-05-02 20
33 Tillförordnad VD 2018/17 Styrelsen anställer vice vd Janina Liljekvist som ny tillförordnad vd från och med den 25 juni 2018 till och med den 31 december 2018. Nuvarande vd Lars Pettersson, slutar på egen begäran. sunderlag Tjänsteutlåtande den 2018-05-02 21
34 Utnämning av GDPR/personuppgiftsansvarig 2018/18 Styrelsen ger vd i uppdrag att senast den 25 maj 2018 ha en framtagen policy gällande GDPR för Tjörns Hamnar AB. Styrelsen delegerar även till vd att vara personuppgiftsansvarig GDPR kommer att gälla från den 25 maj 2018. Bolaget har arbetat med att göra de förberedelser och utbildningar som krävs för att uppfylla de krav som ställs i samband med övergången från PUL till GDPR. Vi håller på att ta fram en policy som skall gälla för framtida GDPR-arbete men hinner inte bli klar förrän efter vårt styrelsemöte nu i maj. Däremot kommer den att finnas tillgänglig innan den 25 maj 2018. Denna policy kommer att läggas ut i styrelsens epost och till era ipads. sunderlag Tjänsteutlåtande den 2018-05-02 22
35 Försäljning vatten del av Nötsäter 1:336 till Tubberöd 1:252 2018/19 Styrelsen beslutar att avvakta försäljning/arrende, eftersom juridisk utredning kring rättsläget pågår. Fastighetsägare till Tubberöd 1:252 har ställt ett önskemål om att få köpa vattenområde samt tillhörande brygga enligt nedan samt enligt skrafferat område på bifogad kartbilaga. Bryggans ursprung är enligt uppgift från 1920-talet och syftade till att ta emot fiskebåtar med sill o långa. Bryggan har använts för detta ändamål så länge denna fastighet användes för fiskberedning. När fastighets-ägarens far gick bort upphörde verksamheten. Fastighetsägaren tog över denna fastighet och såg till att bryggan var intakt och bekostade reparationer av bryggan vid behov. Vid en storm hösten 1990 rasade bryggan och man gjorde 1991 en omfattande renovering för en kostnad av 75.000:-. Under årens lopp har fastighetsägaren ofta reparerat bryggan då den ligger utsatt för västliga stormar. Under stormen Gudrun 2005 blåste delar av brygga sönder och fick återigen repareras. Efter stormen Egon 2015 rasade däcket och järnbalkar gick av. Nu återstår endast bryggskelettet och detta är ingen vacker syn varken från land eller hav. Fastighetsägarens intention har varit att reparera upp den igen. Då ägaren genom detaljplaneprocessen blev varse om att vattnet under bryggan tillhörde Tjörns Hamnar (kommun) pratade ägaren med samhällsbyggnadsavdelningen om att få ansöka om att reglera detta och köpa in vattnet under och runt bryggan för att återigen reparera bryggan. Det fick man inte göra under pågående detaljplaneprocess utan det skulle göras när planen vunnit laga kraft enligt samhällsbyggnadsavdelningen. Sökanden följde dessa instruktioner och därför skickar man nu in ansökan om fastighetsreglering. Då den nya detaljplanen för Buskär är föremål för lantmäteriförrättning nu i vår ber vi om ett positivt svar av vår ansökan så denna reglering kan behandlas samtidigt. sunderlag Kartmaterial Tjänsteutlåtande den 2018-05-03 23
36 Fastighetsreglering av vatten för pågående förrättning mellan Klädesholmen 1:109 och Klädesholmen 1:177 Styrelsen avslår föreslagen försäljning. Lantmäteriet har kontaktat bolaget för att se om man kan komma till en överenskommelse gällande två stycken fastighetsregleringar. Dels är det Klädesholmen 1:109 som skall överföras ca 18 kvm mark enligt lantmäterihandling. 24
37 Fastighetsreglering avseende redan byggt plank på Klädesholmen 1:177 Styrelsen avslår föreslagen försäljning. Lantmäteriet har kontaktat bolaget för att se om man kan komma till en överenskommelse gällande två stycken fastighetsregleringar. Dels är det Klädesholmen 1:83 som skall överföras ca 1 kvm mark där man bebyggt ett plank. 25