Patientsäkerhetsberättelse

Patientsäkerhetsberättelse År 2012 AISAB/2013-02-28

Innehållsförteckning Inledning 3 Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 6 Struktur för uppföljning/utvärdering 7 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 7 Uppföljning genom egenkontroll 10 Samverkan för att förebygga vårdskador 10 Riskanalys 11 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 14 Hantering av klagomål och synpunkter 15 Samverkan med patienter och närstående 16 Resultat 16 Övergripande mål och strategier för kommande år 18 SIDA 2 AV 18

Inledning Från den 1 januari 2011, skall enligt Patientsäkerhetslagen (PSL), enskilda vårdgivare dokumentera sitt patientsäkerhetsarbete i en patientsäkerhetsberättelse. Av berättelsen skall framgå hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits det senaste året, vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten samt vilka resultat som uppnåtts. Detta i avsikt att stärka vårdgivarens kontroll över patientsäkerhetsarbetet och för att underlätta Socialstyrelsens tillsyn. Patientsäkerhetsberättelsen skall finnas tillgänglig för den som önskar ta del av den. Sammanfattning Utifrån arbetet med ledningssystem förbättras verksamheten ständigt. Genom synpunkter, klagomål, interna avvikelser, riskanalyser, medarbetarundersökningar, kundmätningar arbetar AISAB målstyrt för att förbättra vårdtjänsten och patientsäkerheten. Av åtgärder som vidtagits under 2012 för att öka patientsäkerhetsarbetet kan nämnas; Utbildning i trafikpsykologi för säkrare körning Kompetenshöjning av AISABs körinstruktörer till trafikinstruktörer genom Trafikverkets instruktörsutbildning för utryckningsförare, omfattandes 3 veckor Ledarutvecklingsprogram för mellanchefer Beslut om införande av avvikelserapporteringsystemet HändelseVis Initiering av konceptet Akademisk Ambulans med syfte att främja samverkan mellan lärosäten och ambulanssjukvården. En stödjande akademisk struktur möjliggör att prehospital sjukvård utvecklas och kvalitetssäkras. Kvaliteten i det patientnära arbetet stärks utifrån forskning och evidens. (Nulägesrapport inför etablering av akademisk ambulans) Genom egenkontroll kontrollerar vi att vi lever som vi lär. Resultaten jämförs med tidigare mätningar och jämförelser görs också med övriga leverantörer av ambulanssjukvård inom Stockholms län. Vi följer upp verksamheten utifrån revisionsrapporter och vi analyserar interna avvikelser, externa klagomål och synpunkter. Risk för vårdskada identifieras genom årliga riskanalyser inom områdena kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Riskanalyser genomförs också vid behov vid förändringar i verksamheten, vid införandet av ny utrustning och då nya arbetsrutiner införs. Bland riskerna finns felbehandling/skada av patient, dåligt patientbemötande och patientförflyttningar av olika slag. Avvikelsehantering främjas i AISAB genom att ledningen värdesätter och framhåller vikten av att medarbetare och chefer rapporterar avvikelser och är delaktiga i utredningar. Avvikelserapporter ses som underlag för utveckling av verksamheten, där fokus på analys, uppföljning och återkoppling är av central betydelse. Patienter och deras närstående erbjuds möjlighet att medverka i patientsäkerhetsarbetet genom en process för klagomålhantering, där deras synpunkter ger underlag för förbättringsåtgärder. SIDA 3 AV 18

Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Vision AISABs vision, att vara ledande inom prehospital akutsjukvård, utgår från vårt verksamhetsuppdrag och Stockholms läns landstings värdegrund. AISABs verksamheter är viktiga samhällsfunktioner som ska fungera väl dygnet runt årets alla dagar. Med det menas att vi förenar vård, kvalitet, forskning och utveckling i ett ständigt förbättringsarbete som vi självklart delar med oss av till övriga hälso- och sjukvårdsverksamheter. Ambulanssjukvård är ofta det första, viktiga steget i en vårdkedja. Kraven på att göra rätt bedömningar och behandlingar är mycket höga. Vår strävan är att göra vårt bästa för att leva upp till våra patienters och dess anhörigas förväntningar och att de ska känna sig trygga i våra händer. Vid varje enskilt möte ska patientnyttan vara vägledande för all personal i AISAB. Våra medarbetare besitter ett högt engagemang och en hög kompetens inom vårt verksamhetsområde som är ovärderligt och som starkt bidragit till att AISAB har utvecklats till den professionella organisation vi är idag. Vårt uppdrag är större än enbart ambulanssjukvård. AISAB, som är en del av Stockholms läns landsting, vill också ta ett samhällsansvar med utveckling av miljöarbete, samarbete med högskolor och universitet och delta i utvecklingen av den framtida hälso- och sjukvården. Policys och riktlinjer Policys och riktlinjer finns för att styra beslut och uppnå mål. Grundläggande policy i AISABs ledningssystem med koppling till patientsäkerhet är förutom patientsäkerhetsberättelsen, kvalitetspolicyn. Kvalitetspolicyn definierar hur AISAB vill förhålla sig till våra medarbetare, beställare, patienter, avlidna och deras anhöriga. Den påverkar också hur vi arbetar med våra ledningssystem och hur vi implementerar dem i vårt dagliga arbete för att uppnå utveckling och förbättring. AISABs kvalitetspolicy AISABs verksamhetsuppdrag är att på affärsmässiga grunder erbjuda kostnadseffektiva och konkurrenskraftiga tjänster till rätt kvalitet inom områdena ambulanssjukvård och transport av avlidna. Det betyder att vi ständigt arbetar för att utveckla och förbättra verksamheten så att våra beställare, patienter och deras anhöriga ska uppleva att de får sina behov, krav och förväntningar uppfyllda. Vårt kvalitetsarbete koncentreras till följande områden: Hög tillgänglighet är viktigt för både patienter, organisationen och beställaren SIDA 4 AV 18

God hälsa, vård på lika villkor och en genomtänkt etisk grundsyn prioriteras. Den verksamhet vi bedriver och vårt bemötande av patienter, de avlidna och dess anhöriga utgår från respekten för alla människors lika värde och för den enskilde människans värdighet En öppen och tydlig kommunikation av kvalitetsarbetet till medarbetare, allmänhet och beställare möjliggör till insyn och ställer verksamheten i en unik position. Vi följer lagar och krav som omfattar verksamheten. Utveckling och ständiga förbättringar präglar hela organisationen och utgår alltid från våra verksamhetsuppdrag, genom ett arbetssätt grundat på planering, genomförande, uppföljning och utvärdering. Förtroende, öppenhet och pålitlighet tillsammans med forskning och kompetensutveckling gör att AISAB intar en ledande ställning inom svensk ambulanssjukvård. Exempel på Mål Prioriterade mål med koppling till patientsäkerhet är bland annat tillgänglighet och bemötande. Tillgänglighet handlar om kortast möjlig väntetid för patienten och bemötande handlar om patientens upplevelse av situationen i mötet med ambulanssjukvården - en upplevelse som mäts genom kundmätningar. Av största betydelse för bemötande är medarbetarnas agerande i det enskilda uppdraget. Ledningssystem AISAB är certifierat enligt standarder för kvalitet (ISO 9001), miljö (ISO 14 001) och arbetsmiljö (OHSAS 18001 & AFS 2001:1). Ledningssystemen är integrerade och utgör ett ramverk för övervakning, effektivisering och utveckling av verksamheten. Några av grundprinciperna är kundfokus, ledarskap och medarbetarnas engagemang. Arbetssättet grundas på att planera, genomföra, följa upp och åtgärda. Viktiga delar i systemet är verksamhetens identifierade processer, policys och riktlinjer för styrning, utbildningsinsatser för kontinuerligt lärande, riskanalyser utifrån patient- och medarbetarperspektiv, mål och handlingsplaner, ansvars- och befogenhetsfördelning, egenkontroll och avvikelsehantering. Inom och genom ovan nämnda områden och arbetssätt säkerställer AISAB sin verksamhet. Certifieringen har medfört att ett mer omfattande ansvar tas för behov, förväntningar och krav från patienter och beställare. Systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Socialstyrelsens skrift Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9 har kopplingar till standarden för kvalitet, ISO 9001. Skriften ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Arbetssätt, ansvarsförhållande, egenkontroll, uppföljning och dokumentationsskyldigheter finns i både SOSFS 2011:9 och i standarden ISO 9001. Båda ledningssystemen ställer krav på fastställande av processer och bedömningar av risker för att händelser skulle kunna inträffa och som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Båda systemen är till för att säkra verksamheten men även för patientnyttan. SIDA 5 AV 18

Identifierade processer Processer är ett antal länkade aktiviteter som beskriver hur och i vilken ordning olika aktiviteter skall utföras. Varje process kräver olika resurser för att kunna förverkligas. I AISAB är ambulansprocessen den mest betydande processen. Processen tydliggör och effektiviserar arbetet från utlarmningstid till klartid på avlämningsadress. Här ingår bland annat delar som tillgänglighet under drifttid, startintervall, korrekt statusrapportering, avvikelserapportering, tillämpande av medicinska riktlinjer, samverkan mellan aktörer och olika vårdprocesser. Kompetensutveckling Kompetensutveckling är en viktig del för AISAB såväl för den enskilde medarbetaren. Motiverade, engagerade och kunniga medarbetare ger en god kvalitet i verksamheten. Kompetensutveckling sker dels genom arbetsrelaterat lärande, dels genom interna utbildningsinsatser men också i form av externa utbildningar, övningar, seminarier, kongresser och konferenser. Kompetensutveckling ger kunskap och färdigheter som tillför ett mervärde till tjänsten och säkerställer den vård vi ger, följsamhet till gällande medicinska riktlinjer och vårdprocesser. AISAB har satt grundkrav på kompetensen för respektive yrkeskategori. Varje medarbetare har utifrån dessa grundkrav en individuell kompetensutvecklingsplan. En kompetensmatris medger en utvärdering och uppföljning av medarbetarens kompetens. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Verksamheten styrs genom AISABs ledningsgrupp där VD, stationschefer, administrativ chef, ekonomichef och HR-specialist ingår. Adjungerande är ambulansläkare. Sekreterare är VD-assistenten. Ansvars- och befogenhetsfördelning utgår från AISABs styrelses arbetsordning, VD-instruktion, AISAB - Ansvar och befogenheter och befattningsbeskrivningar för olika funktioner. Även Ledningens genomgång är en viktig del i styrning av verksamheten. Här fattar ledningen strategiska beslut och tilldelar resurser till ledningssystemets områden. Ledningens genomgång genomförs minst två gånger per år och följs kontinuerligt upp på ledningsgruppsmöten var 14:e dag, och är en grundförutsättning för säkerställande av systemet och vårdtjänsten. Sammankallande för Ledningens genomgång är Ledningens representant. Ledningens representant ansvarar för att kvalitet-, miljö- och arbetsmiljöfrågor beaktas företagsstrategiskt och hanteras med tillfredsställande kompetens. En viktig uppgift för Ledningens representant är att säkerställa att medvetenhet om kundkrav främjas i organisationen. Årligen genomförs interna och externa revisioner av ledningssystemet. AISAB har certifierade internrevisorer inom områdena kvalitet, miljö och arbetsmiljö som följer upp och kontrollerar verksamheten. Extern revison utförs av BMG TRADA AB. Eventuella brister och förbättringsområden dokumenteras i en revisionsrapport. SIDA 6 AV 18

Medarbetare rapporterar avvikelser och är delaktiga i utredningar genom resultat av analys, uppföljning och förbättringsåtgärder. Analysgruppen följer upp och föreslår åtgärder. Ledningsgruppen deltar i beslutsprocessen. Det övergripande ansvaret och slutgiltiga beslutet har VD. Förutom egenkontroll för ledningssystemet har AISAB egenkontroll genom stickprovskontroller av journaler. Vi har även en medicinsk kunskapskontroll och en behovsanalys av kompetensutveckling. Verksamheten granskas också i en årlig revision av Landstingsrevisionerna och auktoriserade revisorer från Ernst & Young. I revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 AISAB har olika arbetsgrupper och funktioner som ansvarar för uppföljning och utvärdering. Verksamhetscontroller ansvarar för hantering av klagomål och verksamhetsspecifika mätetal som till exempel tillgänglighet. Det finns också funktioner som ansvarar för mer specifika insatser. Sådana insatser kan vara uppföljning och utvärdering av vårdkedjor som till exempelvis styrning av geriatriska patienter och patienter med potentiella höftfrakturer. Vårdkedjor följs till exempel upp genom mätetal utifrån antal, kön, följsamhet till beslutad process, följsamhet av användande av styrverktyg, sekundärtransporter och avvikelser. Anmälan av vårdskador hanteras på samma sätt som klagomål och synpunkter från extern part. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Utifrån arbetet med ledningssystem förbättras verksamheten ständigt. Medarbetare är delaktiga i olika processer och beslut. Genom synpunkter, klagomål, interna avvikelser, riskanalyser, medarbetarundersökningar, kundmätningar utarbetas målområden. Av åtgärder som vidtagits under 2012 för att öka patientsäkerhetsarbetet kan nämnas; Kompetensutveckling Ledarutvecklingsprogram för mellanchefer Utbildning i trafikpsykologi för säkrare körning Kompetenshöjning av AISABs körinstruktörer till trafikinstruktörer genom Trafikverkets instruktörsutbildning för utryckningsförare omfattandes 3 veckor Införande av ett nytt projekt avseende patientförflyttningar av olika slag, till/från bår, buren på bår i trappor, i och urlastning i bilen och tunga lyft test av olika hjälpmedel, bl.a. en trappgående pirra Delaktighet och genomgång av medicinska riktlinjer 2013 SIDA 7 AV 18

Utbildning av personuppgiftsombud av Datainspektionen vilket medför ett säkerställande av patientuppgifter Utbildning i barntrauma och åtgärder vid barnmisshandel Bemötandeutbildning för all personal med föreläsare inom området etik Jämställdhetsutbildning för chefer Förutom ovanstående specifika utbildningsinsatser så utför vi också årligen återkommande utbildning i särskild sjukvårdsledning för bättre omhändertagande av patienter på skadeplats och utbildning i avancerad hjärt- lungräddning för vuxna och barn. Ledarutvecklingsprogram för mellanchefer Avsikten med ledarutvecklingsprogrammet är att matcha organisationens och chefgruppens (stationschefer och biträdande chefer) utvecklingsbehov. Programmet genomförs i tre steg. Förväntade effekter av utbildningen är; Tydliga motiverande/inspirerande och kommunikativa chefer/ledare Coachande ledare som använder dialog som ledarverktyg Ledare som driver verksamheten framåt tillsammans med sina medarbetare och skapar möjligheter till delaktighet Arbetar med Vad & Hur frågor i verksamheten professionellt Ledare som är mål- och prestationsfokuserade i samverkan med medarbetare Ledare som växer och utvecklas i linje med AISABs vision. De har helhetssyn på verksamheten och vågar stå för fattade beslut Ökad kommunikation och kunskapsdelning mellan cheferna gällande ledarskaps - och operativa frågor Organisatoriska strukturer Initiering av mentorskapsprogram. Målet med programmet är att öka personalens professionella och personliga trygghet och därmed öka patientsäkerheten Telefoniprojekt med RAKEL som informationsbärare (krypterad trafik) (RAKELtelefoni inom ambulanssjukvården En säkrare kommunikationsväg) Patientnära avvikelser har följts upp via arbetsplatsträffar Initiering av Akademisk Ambulans med syfte att främja samverkan mellan lärosäten och ambulanssjukvården. En stödjande akademisk struktur möjliggör att prehospital sjukvård utvecklas och kvalitetssäkras. Kvaliteten i det patientnära arbetet stärks utifrån forskning och evidens. Beslut om införande av avvikelserapporteringsystemet HändelseVis Förbättrat omhändertagande av patient genom fastställda processer för styrning av geriatriska patienter och patienter med potentiell höftfraktur samt utveckling av modell för styrning till närakuter och infektionskliniker Komplett utrustade reservfordon som minskar tiden för avställning samt en ökning av inköp av fordon från 4 till 6 ambulanser per år som ökar tillgängligheten genom en modernare fordonspark SIDA 8 AV 18

Omstrukturering av verksamheten för att möta ökade kvalitetskrav. En ny chefsnivå i form av biträdande chefer har införts Beslut om framtagande och initiering av en ny hemsida som skall förmedla AISABs värden utifrån våra verksamhetsuppdrag AISABs chefer har en betydelsefull och många gånger en helt avgörande roll för hur patientsäkerhetsarbetet förverkligas i organisationen. AISABs chefer bidrar aktivt genom att; Kommunicera vikten av patientsäkerhetsarbetet till medarbetare Samarbeta med Medicinskt ledningsansvariga avseende patientsäkerhet Medverka i framtagandet av riskanalyser Genomföra händelseanalyser Uppmuntra medarbetare att skriva avvikelserrapporter Initiera åtgärder för att förhindra att risk, tillbud och negativa händelser uppkommer Föregå med goda exempel inom området Själva medverka i patientnära arbete Faktorer som förbättrar patientsäkerhet AISAB har tagit fram faktorer i arbetsmiljön, baserat på forskning, erfarenheter och utifrån verksamheten, som bidrar till en högre patientsäkerhet. Dessa faktorer skall vara ett rättesnöre att förhålla sig till i patientsäkerhetsarbetet och skall vara vägledande för all personal i AISAB. Faktorerna är följande; Delaktighet Kontroll över arbetet och en möjlighet att påverka arbetssituationen genom delaktighet i beslut Kommunikation Framhålla vikten av kommunikation och samverkan Kommunicera helheten i resultat utifrån många små förändringar Tillgång till information Avvikelsehantering och riktlinjer Etablerade vägar för att rapportera patientsäkerhetsbrister - Avvikelserapportering Kunskap om och följsamhet till lagar, riktlinjer och rutiner Nya kunskaper genom evidensbaserad forskning och utveckling Kompetensutveckling Möjlighetet till kunskapsutveckling Informationssäkerhet Ett säkert journalhanteringssystem Kunskaper i sekretesslagen, PUL mm. Kultur Patientsäkerhetskultur - värderingar och normer Ett generellt sett högt säkerhetsklimat En öppenhet kring avvikelserapporter Möjlighet att kunna diskutera patientsäkerhet inom verksamheten SIDA 9 AV 18

Ledarskap Ledningens positiva attityd till patientsäkerhetsarbete Chefer som föregår med goda exempel inom området Chefer som medverkar i patientnära arbete En öppen, decentraliserad organisation med korta beslutsvägar Arbetsförhållanden Aktivt arbete för att minska hög arbetsbelastning, övertid, stress och utmattning Tydliga ansvarsförhållanden En trygghet i yrkesrollen Samförstånd, tillit och respekt mellan kollegor En låg personalomsättning Ordning och reda i arbetsutrymmen och utrustningar Tillgång till material och mediciner Väl fungerande Medicinteknisk utrustning Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll Vid egenkontroll följer AISAB årligen upp verksamheten och kontrollerar att vi lever som vi lär. En fastställd dagordning och en plan för genomförande säkerställer att alla områden ingår. Utöver egenkontrollen utförs också en extern kontroll av oberoende revisorer en gång per år. Var tredje år utförs en mer omfattande förnyelserevision. Resultaten jämförs och värderas utifrån tidigare resultat med ett fokus på vårdtjänsten. Egenkontroll utförs exempelvis genom följande aktiviteter; Jämförelser av verksamhetens resultat mot föregående mätningar i områden som ekonomi, personal, IT, kvalitet, miljö arbetsmiljö Jämförelse av resultat, exempelvis tillgänglighet och startintervall, med andra leverantörer av ambulanssjukvård inom Stockholms Län KUPP Kvalitetet Ur Patientens Perspektiv (Kundundersökning, som 2012 låg till grund för bl.a. bemötandeutbildningen) Analys av interna avvikelser och externa klagomål/synpunkter Analys av interna och externa revisonsrapporter Kontroll av kunskapsnivå genom bl.a. ordinationer Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Samverkan med andra aktörer utgår från AISABs specifika ägardirektiv beslutade av landstingsfullmäktige. Utifrån ägardirektiven skall AISAB bland annat samverka med landstingets närsjukvård, akutsjukvård, sjukvårdsrådgivning och leverantör av prioritering- och dirigeringstjänst för att säkerställa snabbt omhändertagande, god vård och säker transport av sjuka och skadade till rätt vårdnivå. Vidare ska AISAB i samverkan med beställaren och Stockholms Prehospitala Centrum bedriva forsknings- och utvecklingsarbete inom ambulanssjukvård. Ett exempel för samverkan är AISABs deltagande i ett projekt med fokus på indikatorer för god och patientsäker prehospital sjukvård framtaget av Stockholms Prehospitala Centrum Ambulans. SIDA 10 AV 18

Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Identifiering av risker genom; En riskanalys kopplad till AISABs Internkontrollplan En medarbetarundersökning med ett fokus på patientsäkerhet Utvärdering och uppföljning av vidtagna åtgärder i avvikelsearbetet Patienters och anhörigas synpunkter och klagomål Reducering av risker genom; Ständig förbättring av rutiner Uppföljning av följsamhet av medicinska riktlinjer Patientsäkerhetsdiskussioner Fokus på en ekonomi i balans Riskanalyser utförs årligen i AISAB inom bland annat områdena kvalitet, miljö, arbetsmiljö, ekonomi och IT. Riskanalysen utgår från verksamhetens Internkontrollplan. Riskanalyser genomförs också vid behov av förändringar i verksamheten, vid införandet av ny utrustning och då nya arbetsrutiner införs. Riskanalyserna har primärt ett patient- och medarbetarfokus. Riskanalyserna följer en mall som klassificerar risken utifrån omfattning och allvarlighetsgrad. Inom kvalitet koncentreras riskerna främst till patientsäkerhet, inom arbetsmiljö till medarbetarens arbetsvillkor, inom miljö olika yttre miljörisker, ekonomi handlar om ekonomi i balans och inom IT koncentreras riskerna mot informationssäkerhet. AISAB använder även den årliga medarbetarundersökningen (IC Quality) för att identifiera risker. Medarbetarenkäten utgår från nyckelområden som ledning, grupp, situation och företag. I enkäten ingår ett antal frågeställningar om patientsäkerhet. Enkäten för 2012 gick ut till 207 respondenter. Antal inkomna svar var 184 och svarsfrekvensen blev därmed 89 %. Enkäten kan inte jämföras i sin helhet med föregående år då en ny enkät har införts. Enskilda delar går dock att jämföra. Frågan vet hur jag skriver avvikelserapport har ökat med en punkt från 95 till 96. Frågan rapporterar avikelser har även den ökat en punkt från 87 till 88 punkter. Nya frågor för året är respekt för patienters lika värde och tar tillvara patienters synpunkter samt om man som personal skulle vara trygg som patient i ens egen vård. I alla frågeställningar utom vet hur jag skriver avvikelserapport har kvinnor ett högre värde än män. Skillnaden är dock liten och avser endast 3 punkter i genomsnitt. Största skillnaden ligger i frågan rapporterar avvikelser där skillnaden mellan män och kvinnor är 8 punkter. SIDA 11 AV 18

SIDA 12 AV 18

Arbetsgivarens perspektiv på patientsäkerhet; (Riskbedömt utifrån omfattning och konsekvens) H: hög risk, B: betydande risk, M: medelstor risk, L: liten/låg risk Trafikmiljö (B) Brist på förbrukningsmaterial (L) Brister i Medicinteknisk utrustning (L) Felbehandling/skada av patient (H) Personalbrist (M) Dåligt patientbemötande (M) Fordonsproblem (H) Felaktigheter i utdelat uppdrag från SOS-A (H) Hygien/smitta (B) Exempel på risker ur medarbetarnas perspektiv på patientsäkerhet enligt medarbetarundersökningar; Trafikmiljö, bilkörning, larmkörning och trafikolyckor Förflyttningar av olika slag, till/från bår, buren på bår i trappor, i och urlastning i bilen Långa arbetspass, övertid, hög arbetsbelastning och trötthet Felbehandling/feldosering/utebliven behandling SIDA 13 AV 18

Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Avvikelser AISAB har under 2012 tagit beslut om ett införande av det SLL-gemensamma avvikelserapportsystemet HändelsVis. Systemet har processer för rapportering, analys och uppföljning av vårdavvikelser, miljöavvikelser, arbetsmiljöavvikelser samt förbättringsförslag. Systemet medger även rapportering av avvikelser rörandes medicintekniska apparatur. Händelsevis utgår från socialstyrelsens handbok för patientsäkerhetsarbete Riskanalys och händelseanalys. Avvikelsehantering främjas i AISAB genom att ledningen värdesätter och framhåller vikten av att medarbetare och chefer rapporterar avvikelser och är delaktiga i utredningar. Avvikelserapporter ses som underlag för utveckling av verksamheten, där fokus på resultat av analys, uppföljning och återkoppling är av central betydelse. Avvikelsesystemet är transparant, det vill säga öppet för insyn Insatser Vid utredning genomförs en analys för att få veta vad som hänt, varför det hänt och dess orsak. AISABs analysgrupp träffas regelbundet för kontroll och uppföljning. Riktade utbildningsinsatser genomförs inom området för spridning av kunskap och medvetenhet av beslutade åtgärder. Varför insatserna utförs Ovanstående insatser genomförs för att identifiera risk- och problemområden och för att få en effektiv och förbättrad verksamhet inom exempelvis områdena patientsäkerhet, bemötande och tillgänglighet. Insatserna bildar också grund för ett kontinuerligt lärande. Insatserna kontrolleras och följs upp för verksamhetens ständiga utveckling. Organisation och ansvar Organisationen kring avvikelsehantering är uppbyggd utifrån roller, ansvarsoch beslutsbefogenheter. Avvikelsehanteringsprocessen i HändelseVis visar på arbetets struktur. Ansvarsfördelningen talar om vem som skall göra vad och beslutsbefogenheterna avgör vad som skall/kan göras. Uppföljning Avvikelsehantering inom AISAB följs upp utifrån statistik i ärendet, genom resultat av utredningar och analyser och genom uppföljning av genomförda åtgärder. Uppföljning sker också via samtal och i formella grupperingar som till exempel analysgrupp. Användande av resultat från uppföljning Målet är att resultat av uppföljning skall ge en ökad patientnytta och patientsäkerhet, förbättrad kunskap och kompetensutveckling, en större delaktighet och en verksamhetsutveckling genom ständiga förbättringar genom en hög grad av möjlighet till insyn. SIDA 14 AV 18

Mervärden De mervärden som tillförs verksamheten är ökad patientnytta och patientsäkerhet, bättre effektivitet, kontroll, öppenhet, erfarenhetsutbyte, ett riskförebyggande samt ett lärande. Hantering av klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Klagomål och synpunkter som inkommer till AISAB från patienter och anhöriga, direkt eller via Patientnämnden alternativt Socialstyrelsen tas emot av VDassistent som diarieför ärendena. Verksamhetscontroller skickar inkomna ärenden till berörd chef. Alla led i processen dokumenteras och följs upp. Ärendet utreds av enskild person eller av en sammansatt grupp utifrån ärendets beskaffenhet. Vid utredning genomförs en händelseanalys för att få veta vad som hänt, varför det hänt och dess orsak. Betydande avvikelser och Lex Maria fall kommuniceras till all personal via arbetsplatsträffar. Processen säkerställs genom att det finns en fastställd arbetsordning i form av en back-up för varje funktion och enskilt arbetsmoment. Ett förbättringsarbete har gjorts i hantering av externa avvikelser med fokus på patienternas/de anhörigas upplevelse. Personen som lämnar klagomål ges idag en möjlighet att delta aktivt i utredningen genom personlig kontakt med ambulansläkare på AISAB. Målet med arbetssättet är att göra patienten mer delaktig i utredningen samt öka förståelsen för båda parter. Ansvaret för att hantering av klagomål och synpunkter fungerar ligger på den Administrativa chefen. VD har besluträtt i samtliga frågor som rör klagomäl och synpunkter. I medicinska klagomål deltar medicinskt ledningsansvariga (ambulansläkare) i utredningen. Ärenden från Patientnämnden och Socialstyrelsen hanteras inom de från myndigheterna beslutade tidintervall. Övriga klagomål och synpunkter hanteras med avsikt att vara utredda i ett tidsintervall av en till två månader efter det att ärendet diarieförts. Sammanställning och analys Patientklagomål och anmälningar sammanställs månadsvis och resultatet kommuniceras till chefläkare för ambulanssjukvården och till AISABs ledning. Resultatet kommuniceras också fyra gånger per år i samband med att Analysgruppen för avvikelser har sina sammankomster samt vid upprättande av kvalitetsbokslut och patientsäkerhetsberättelse, en gång per år. SIDA 15 AV 18

Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Patienter och deras närstående har möjlighet att medverka i patientsäkerhetsarbetet genom AISABs process för klagomålhantering, där deras synpunkter ger underlag för förbättringsåtgärder. AISAB har en fasställd rutin för klagomålshantering och varje patient eller anhörig som har en synpunkt eller ett klagomål ges en personlig kontakt. Synpunkter från patienter inhämtas också: Via vår patientenkät KUPP (Kvalitet Ur Patientens Perspektiv) I samband med att vården utförs ges möjligheter för patienter att komma med synpunkter Synpunkter på vården kan också ges via vår hemsida. www.aisab.nu Patienternas synpunkter och förslag diskuteras på arbetsplatsträffar för att öka personalens medvetenhet och kunskap samt för att ta fram förbättringar och att identifiera behov av eventuella rutinförändringar. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 AISAB hade under 2012 64 klagomål och synpunkter från andra vårdinstanser, patienter och anhöriga. Fyra av dessa var från Socialstyrelsen och fyra var från Patientnämnden. Vi hade bland annat 45 medicinska klagomål och sex stycken klagomål på bemötande. AISAB har också gjort en (1) Lex Mariaanmälan. AISABs interna avvikelser har skrivits av 187 olika medarbetare (75 %). I snitt skrivs det cirka tre avvikelser per år och medarbetare. Medarbetare i AISAB har totalt för 2012 skrivit 799 avvikelser, fördelat enligt nedan; Bortfall från avtalad drifttid, s.k. rödmärkning av fordon (235 stycken) Kommunikationsteknik (175 stycken), huvudsakligen kommunikationsmedlet PARATUS Medicinska (53 stycken) Arbetsmiljöavvikelser avseende exempelvis hot och våld (36 stycken) De avvikelser/klagomål som inkommit till verksamheten skall ställas i relation till ca 74 100 ambulansuppdrag och 3776 transporter av avlidna. Tillgänglighet är ett kvalitetsmått som redovisas månadsvis till Hälso- och sjukvårdens förvaltning (HSF). Målet för tillgänglighet är 99,7 %. Tillgänglighet avser den tid som AISABs ambulanser varit tillgängliga utifrån avtalad beredskapstid. SIDA 16 AV 18

Under 2012 ökade tillgängligheten till 99,76 %. Årets högsta värde för tillgänglighet uppmättes under juni månad då den nådde 99,87 %. Den höga tillgängligheten är ett resultat av åtgärder som t ex gemensamma packplaner, kompletta reservfordon, utvecklad bemanningsfunktion och en förbättrad återkoppling av statistik till medarbetarna. De orsaker som påverkar tillgängligheten negativt är främst fordonsproblem och akut sjukfrånvaro. Kvalitetsmått för bemötande mäts genom de externa avvikelser som inkommer till verksamheten. Efter utredningar, falldiskussioner och en utbildningsinsats innehållande bland annat en föreläsning av professor Niels Lynöe har avvikelser gällande bemötande minskat från 9 (2011) till 6 (2012). SIDA 17 AV 18

Övergripande mål och strategier för kommande år Införande av avvikelserapporteringssystemet HändelsVis Utvärdering av Mentorskap för en mer patientsäker vård Utvärdering av trafikmiljöinsatser för en säkrare transport av våra patienter Ett mer aktivt arbete kring återrapportering Införa planerade patientsäkerhetsdiskussioner i verksamheten Fokus på ett förebyggande patientsäkerhetsarbete En större medarbetarmedverkan i utredning av avvikelser Införande av ett nytt projekt avseende patientförflyttningar av olika slag, till/från bår, buren på bår i trappor, i och urlastning i bilen och tunga lyft test av olika hjälpmedel, bl.a. en trappgående pirra Ytterligare fokus på trafikmiljö Säkerhet för patient och personal AISABs Internkontrollplan sammankopplas med företagets riskanalys AISAB deltar i ett projekt med fokus på indikatorer för god och patientsäker prehospital sjukvård framtagen av Stockholms Prehospital Centrum Ambulans. Syftet är att kontrollera, följa upp och förbättra ambulansverksamheten genom att avläsa trender och förändringar i verksamheten och sedan jämföra dessa med övrig ambulanssjukvård i Sverige. Projektet avgränsar sig till att mäta kvalitetsindikatorerna för triagering, EKG och VAS enligt följande: andel patienter som har triagerats enligt RETTS andel patienter där bedömt tillstånd bedömts som Bröstsmärta och där EKG tagits och/eller skickats för bedömning antal patienter som erhållit analgetika (Morfin, Rapifen och Ketalar) där VAS-skattning (visuell analog smärtskala) dokumenterats 2013-02-28 Åke Östman Verkställande direktör SIDA 18 AV 18