Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Datum: 2008-05-27 Närvarande: från Medlingsinstitutet administrativ chef kanslisekreterare från Riksarkivet Nora Liljeholm, arkivarie SAMMANFATTNING Medlingsinstitutet startade sin verksamhet hösten 2000 och är en liten myndighet med nio anställda. Myndigheten har i uppdrag att verka för en väl fungerande lönebildning och att medla i arbetstvister. Sedan 1 januari 2001 är Medlingsinstitutet dessutom statistikansvarig myndighet för den officiella lönestatistiken. Riksarkivet har hösten 2004 brevledes inspekterat arkivredovisningen vid Medlingsinstitutet (Dnr RA 231-2004/2709) och konstaterade då att arkivredovisningen var god varför inga förelägganden var aktuella. Den nu genomförda inspektionen var en sk. systeminspektion dvs. alla delar av arkivverksamheten inspekterades översiktligt men fanns ändå möjlighet till fördjupad diskussion om speciella frågor. Inför inspektionen skickades checklista med frågor som togs upp vid inspektionen till Medlingsinstitutet samt begärde Riksarkivet arkivbeskrivning och förteckningsplan inklusive några andra styrdokument. Dessa har kommit in till Riksarkivet i tid. Riksarkivet kan konstatera att arkivvården hos Medlingsinstitutet är god. Medvetenhet om arkivfrågor och dess betydelse finns inom organisationen. Några förelägganden är inte aktuella men vissa åtgärder är ändå önskvärda. Dessa redovisas närmare som anmärkningar under respektive inspektionsområde nedan. Medlingsinstitutets arkivhandlingar förvaras främst i Kammarkollegiets arkivlokal på Riddarholmen. Denna lokal har inte inspekterats vid nuvarande inspektion. FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet kan konstatera att arkivvården hos Medlingsinstitutet är god varför inga förelägganden är aktuella.
Inspektionsrapport 2(5) INSPEKTION 1. Ansvar och organisation Enligt de närvarande finns kunskap om arkivlagstiftningen och om hantering av allmänna handlingar inom Medlingsinstitutet. Arkivansvaret ligger på kanslifunktionen och på administrativa chefen som även har budget- och personalansvar. Arkivansvaret fastställdes av generaldirektören och står i arkivbeskrivningen. Kanslisekreteraren ansvarar för diarieföring samt arbetar praktiskt med arkivfrågor. Hon brukar årligen delta i Riksarkivets arkivkonferens och går för närvarande en dokumenthanteringskurs för registratorer på Mittuniversitetet. Kanslifunktionen ansvarar formellt även för bevarande av digital information. I praktiken hanterar Medlingsinstitutet sin ärendehandläggning främst på papper. Kansliet ansvarar även för upphandling av kopiatorer, skrivare och annan skrivmateriel. Inga större organisationsförändringar kan förväntas. En ny hemsida lanseras inom kort. Medlingsinstitutet har genom årliga avtal med Kammarkollegiet köper tjänster angående administrativ service som innebär ekonomiadministrativt samarbete inkl. systemansvar, elektronisk fakturahantering, löneadministrativ service och reseräkningsgranskning. 2. Styrdokument Delegationsordning och befattningsbeskrivningar avseende arkivvården finns och uppdateras vid behov. Någon särskild verksamhetsplan för arkivfunktionen finns inte frågorna ingår i myndighetens verksamhetsplan. Diarie- och dossierplan används inte av myndigheten. Däremot klassas ärendena i 6 ärendetyper. I diariet beskrivs ärendetyperna och registrering sker kronologiskt. Dokumenthanteringsplan och kanslihandbok med Administrativa rutiner finns och uppdateras vid behov. Kanslihandboken innehåller även rutinerna kring registrering och e-posthantering. Dessa dokument är mycket ändamålsenliga och används regelbundet inom verksamheten. Komplettera administrativa chefens befattningsbeskrivning med uppgift om arkivansvar. 3. Arkivbildning Allmänna handlingar registreras och diarieförs i ÄHS som togs i drift 2003. Diarium för fasta medlare upphörde 2002, uppgifterna finns i ÄHS. Inga inkomna eller upprättade handlingar finns i systemet i elektronisk form. E-post skrivs ut på papper, registreras och bevaras i ärendeakten. Kanslisekreteraren utför aktrensning samt gallring. I vissa fall kan fasta medlare rensa akten. Diarieförda handlingar arkiveras kronologiskt i diarienummerordning. Avställning sker en gång per år eller vid behov. Vissa ärenden sorteras årsvis per medlare.
Inspektionsrapport 3(5) En Access databas med uppgifter om inkomna kollektivavtal och uppgörelser används som handläggarstöd inom myndigheten. Inga unika uppgifter förekommer i systemet som inte finns i pappershandlingarna. Medlingsinstitutet anlitar Kammarkollegiet som sköter deras ekonomi- och personaladministration. Systemen som används är Agresso och Palasso samt Contempus för e-fakturor. Fakturorna hanteras fortfarande på papper men arbete med övergång till e-fakturor fortsätter. Riksarkivet informerade att om problem uppstår vid digitalt bevarande och myndigheten tvingas skriva ut inkomna eller utgående digitala fakturor måste Riksarkivet underrättas om detta eftersom hanteringen innebär gallring. 4. Framställning och hantering av handlingar Medlingsinstitutet har anlitat en extern leverantör, Koneo som förvaltar ärendehanteringssystemet ÄHS. Systemdokumentation och plan för långtidslagring av systemet enligt RA-FS 2003:2 finns inte, men ingår enligt uppgift i avtalet med Koneo. Ändringar som görs i systemet och bevarande av loggfiler och historikfiler sker regelbundet. Rutiner för backup sköts också av Koneo. Medlingsinstitutets alla filer inkl. databas och e-post (hela servern) sparas dagligen samt veckovis. Viss översiktlig beskrivning för ÄHS finns från Alp IM, men behöver troligtvis kompletteras. Myndigheten delar inte system med andra myndigheter, däremot har Medlingsinstitutet tillgång till vissa av Statistiska Centralbyråns (SCB) databaser (Linda och Mona). Med hjälp av uppgifter ur SCB:s databaser sammanställs lönestatistik av Medlingsinstitutet, tolkas och publiceras sedan på Internet månadsvis samt i tryckt form årligen. En äldre version av hemsidan finns på CD-skiva, troligtvis från 2003. Medlingsinstitutet kommer inom kort att lansera en ny hemsida och i samband med detta kommer den nuvarande att ställas av och sparas på motsvarande sätt. Riksarkivet informerade om vikten att upprätta dokumentation även till webbsidan där man beskriver informationens karaktär samt funktionalitet; vad man kunde göra och vilken information gick att få tillgång till. Kännedom om certifierade skrivmedel och om kraven i RA-FS 2006:4 finns hos myndigheten och tillämpas vid upphandling och inköp. All inköp avropas mot ramavtal. Myndigheten binder inte in handlingar. Aktomslag i form av åldringsbeständigt papper i A3 format används samt arkivboxar. På omslaget skrivs ärendeuppgifter ut. Boxarna är välfyllda och märkta med blyerts, både på ryggen och på framsidan. Ljud- eller bildupptagningar finns inte. Se över systemdokumentation till ÄHS enligt RA-FS 2003:2, 4 kap, 5 och upprätta en plan för långtidslagring enligt RA-FS 2003:2, 5 kap 1. Skapa rutiner för bevarande av myndighetens hemsida, www.mi.se, avställning bör ske regelbundet (exempelvis årsvis, och vid större förändringar).
Inspektionsrapport 4(5) 5. Gallring Medlingsinstitutet tillämpar Riksarkivets myndighetsspecifika gallringsföreskrifter, RA-MS 2002:52 för inkomna kollektivavtal och uppgörelser samt RA-MS 2007:56 för pappershandlingar med primäruppgifter för den officiella lönestatistiken. Dessutom tillämpas ett flertal av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter. Tillämpningsbeslut gällande handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1991:6 ändr. och omtr. RA-FS 1997:6 finns. Tillämpning av övriga föreskrifter dokumenteras i dokumenthanteringsplan. Gallring verkställs en gång om året. Behandling av statistikuppgifter regleras genom Lagen (2001:99) om den officiella statistiken. Enlig 19 denna lag skall personuppgifter gallras hos de statistikansvariga myndigheterna när uppgifterna inte längre behövs för sitt ändamål. Enligt 12 Förordningen (2001:100) om den officiella statistiken skall en statistikansvarig myndighet underrätta Riksarkivet innan uppgifterna gallras. Medlingsinstitutet har ingen avsikt att gallra uppgifterna ur statistiken eftersom de behövs för verksamheten. Riksarkivet informerade ändå att möjligheten att utfärda myndighetsspecifika föreskrifter om undantag från gallring finns. Ett exempel är RA-MS 2006:36 för Brottsförebyggande rådet. Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling, RA-FS 2004:2 (ändr. RA-FS 2005:1 och RA-FS 2006:6) förslagsvis i dokumenthanteringsplanen. Begreppet gallras vid inaktualitet bör undvikas även i lokala gallringsbeslut. Använd frasen när det inte längre behövs för verksamheten. 6. Arkivredovisning Arkivbeskrivning och arkivförteckning finns upprättade hos Medlingsinstitutet och uppdateras regelbundet, senast mars 2008. Arkivbeskrivningen är väldigt kortfattad och bör kompletteras med bl.a. en mer detaljerad beskrivning av myndighetens viktigaste handlingsslag, medlingsärenden. Diariet redovisas under C1 Huvuddiarium. Hemsidan på www.mi.se redovisas endast gällande statistikuppgifter (B1b). Arkivexemplar av handlingar som upprättats för publicering bevaras under B. Gallringsbara handlingar redovisas inte i arkivförteckningen men uppgifter finns istället i dokumenthanteringsplanen. Enligt registratorn går det problemfritt att söka fram ärende via diariet och arkivförteckningen. Riksarkivet informerade de närvarande om att nya föreskrifter kommer inom kort ang. övergång till en processorienterad arkivredovisning och att de gamla förteckningarna måste så småningom avslutas. Medlingsinstitutet är medveten om att förändringar på området är på väg och avser att använda sig av konsulthjälp längre fram för att upprätta en ny arkivredovisning. Upprätta en serie för avställda exemplar av hemsidan, förslagsvis under B och gör en enkel dokumentation till hemsidan som innehåller uppgifter om informationens karaktär och funktionalitet.
Inspektionsrapport 5(5) 7. Arkivlokaler Medlingsinstitutet har lokaler i Gamla stan i en gammal fastighet. I denna fastighet förvaras handlingar i pågående ärenden och i avslutade ärenden för det aktuella året samt vissa ärenden som behövs för verksamheten. Dessa förvaras i ett antal brandsäkra arkivskåp. Övriga arkivhandlingar förvaras i Kammarkollegiets arkivlokal på Riddarholmen. Denna arkivlokal inspekterades inte i samband med nuvarande inspektion. Riksarkivet har tidigare inspekterat Kammarkollegiets arkivlokal i samband med inspektion den 24 september 2001 (dnr RA 231-2001/2955). Vissa brister konstaterades och åtgärder har redovisats av Kammarkollegiet. Riksarkivet har dock inte utfärdat något medgivande gällande arkivlokalen. Enligt planering kommer arkivvården hos Kammarkollegiet att inspekteras av Riksarkivet hösten 2008 och i samband med denna bör även arkivlokalen inspekteras. Stockholm den 30 maj 2008 Nora Liljeholm Arkivarie