Rapport: Uppföljning av utvecklingsplan 2018 TRYGGHETEN 1
Innehållsförteckning Inledning... 3 Sammanfattande bedömning... 3 Uppföljning - År 2018 (Tryggheten)... 5 2
Inledning Verksamheten på Trygghetens vård- och omsorgsboende drivs av Aleris. Tryggheten har 31 lägenheter uppdelade på två enheter där varje enhet har 15 respektive 16 lägenheter. Enheterna ligger i samma plan. Hela verksamheten på Tryggheten har inriktningen omvårdnadsboende. Vid 2018 års avtalsuppföljning har kvalitetsutvecklaren följt upp hur långt verksamheterna har kommit i sitt arbete respektive utvecklingsplan, om de har uppnått sina mål och vilka förbättringsområden som eventuellt kvarstår. Verksamheten har också inkommit analys och åtgärdsplan anledning av resultatet av brukarundersökningen 2018. I uppföljningen ingick också: Observation av måltidssituationen Granskning av verksamhetens arbete fokusområdena Samtal boende (7 boende) Samtal arbetare (4 personer varav en intermittentanställd) Granskning av SOL dokumentation Uppföljningsbesöket var föranmält och genomfördes den 30 november. Verksamhetschefen har tagit del av rapporten och fått möjlighet att rätta till eventuella faktafel. Sammanfattande bedömning Trygghetens förutsättning för att bedriva utvecklingsfrågor under 2018 har varit begränsad. Personalomsättning (långtidssjukskrivningar, föräldraledighet och tjänstledighet pga studier) avsaknad av kontinuitet bland hälso- och sjukvårdspersonal, upphandlingsprocessen och uppköp av Aleris har påverkat verksamhetens utvecklingsmöjlighet. Enligt brukarundersökningen 2018 är 95 % nöjda personalens bemötande. Denna uppföljning visar att arbetarnas vilja och kunskap att rapportera SoL-avvikelser samt hantera framförda klagomål och synpunkter är fortsatt låg. Detta behöver åtgärdas oelbart. Kvarstående utvecklingsområden: Säkerställ att arbetarna tar del av den viktig information och vet var de kan hitta rutinerna Uppmuntra, engagera och öka arbetarnas möjlighet till att vilja utveckla verksamheten Öka arbetarnas kunskap i vikten av att rapportera avvikelser Utveckla innehållet i den sociala dokumentationen Kvalitetssäkra och individanpassa insatserna nattetid Vidta åtgärder för att öka de boendes förtroende för personalen Vidta åtgärder för att öka trygghetskänslan bland de boende Upprätta lokal rutin för stöd till anhöriga Öka den enskildes möjlighet till utevistelse enligt önskemål Vidta åtgärder för att förbättra matens smak och måltidssituationen Vidta åtgärder för att öka de boendes delaktighet vid val av dagliga aktiviteter Upprätta rutin för hantering av Hot och våld i nära relation 3
Vidta åtgärder för att förankra rutinen vid brand hos alla arbetare Verksamheten ska revidera sin utvecklingsplan utifrån denna uppföljning och utifrån årets resultat i Öppna jämförelser. Åtgärderna i utvecklingsplanen stäms av under juni 2019 för att säkerställa att arbetet utvecklingsplanen fortlöper enligt plan. 4
Uppföljning - År 2018 (Tryggheten) Personal och utbildning Medarbetarna ska ha den kompetens och utbildning de behöver för att klarar av sitt uppdrag. enligt plan. Medarbetarna har deltagit i en rad olika webbutbildningar under 2018. Utbildning i basala hygienrutiner, palliativ vård, diabetes, säker läkeelshantering och demens ABC har erbjudits. Medarbetarna är nöjda de webbaserade utbildningarna men önskar att utbildningarna erbjuds i grupp för större behållning. De önskar även tid för reflektion för att tillgodogöra sig den nya kunskapen. Medarbetarna önskar utbildning i avvikelser, socialdokumentation men även demens eftersom allt fler äldre utvecklar någon form av demenssjukdom under sin vistelse på Tryggheten. Extern samverkan Rutin för samverkan finns men behöver kompletteras så att andra samverkanspartner såsom överförmyndarenheten och matleverantören inkluderas. Intern samverkan Säkerställ att alla arbetare läser skriftlig information i samband rapportering är slutförd. Rutin för samverkan är upprättad. Muntlig överrapportering sker mellan arbetspassen. Tid för överrapportering finns. Medarbetarna ska enligt rutin läsa dokumentationen i Safe doc i början av arbetspasset. Enligt arbetarna som deltog i intervjun söker man inte aktivt efter nya händelser i Safe doc. En förklaring till detta är att viktig information dokumenteras inte alltid därför känns det inte tillräckligt att bara läsa dokumentationen i Safe dok. Dessutom är det lättare att få muntlig rapport än att behöva söka efter viktiga händelser i Safe dok. Samarbetet mellan paraicinarna fungerar bra. Hela teamet träffas dagligen mellan kl. 10 och 10:30 där man går igenom de boendes hälsotillstånd, diskuterar hur dagen ska se ut och vilka vill vara på aktiviteterna. Någon checklista/agenda används inte vid dessa möten. Under en period kontrollerade verksamhetschefen SOL dokumentationen i Safe doc i samband morgonmötena för att säkerställa att det som överrapporteras muntligt finns även nedskrivet. Bristerna påtalades och åtgärdades. Loggkontroll av att arbetarna har tagit del av dokumentationen och har dokumenterat sker inte systematiskt. Verksamhetschef påminner dock arbetarna om vikten av att dokumentera och läsa dokumentationen. Information och minnesanteckningar från olika möten läggs ut på intranätet samt skrivs ut och sätts i en pärm. Medarbetarna som deltog i intervjun visste var de kan hitta informationen och minnesanteckningarna men uppger att de inte aktivt söker efter information. Däremot rådde det en viss osäkerhet kring var de kunde hitta rutinerna. Viktig information kan förlas på fredagsmöten då tjänstgörande personal deltar. Enligt arbetarna skrivs inte minnesanteckning från dessa möten vilket kan leda till att information missas om man inte närvarar vid dessa möten. Viktig information och nyheter tas alltid upp på APT eller gruppmöten. Dessa möten prokollförs. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Öka personalens delaktighet i utvecklingen av verksamheten Arbetsplatsträffar sker 10 gånger per år. De som kan och vill, får delta. Enligt arbetarna förlas en hel del information på dessa träffar och tid för diskussion finns knappast. Verksamhetschefen berättar att utvecklingsplanen och resultat av brukarundersökning har diskuterats på planeringsdagen och arbetarna varit delaktiga genom att framföra synpunkter och idéer om hur förbättringar kan ske. Enligt verksamhetschef har det varit begränsade möjligheter för att utveckla verksamheten under 2018. Dels anledning av att en av kvalitetsansvariga har 5
varit tjänstledig och dels för att en del tid och resurs har gått att säkerställa verksamhetsövergången. Verksamhetschef arbetar sedan november 2018 tre dagar i veckan. En administratör hjälper verksamhetschefen administrativa uppgifter anledning av övergångsprocessen såsom uppsägning av avtal. Något utvecklingsprojekt har inte påbörjats under året. Det har varit personalomsättning bland HSL teamet (arbetsterapeut, fysioterapeut och sjuksköterskor) vilket också kan leda till att förutsättningen för att påbörja eller fortsätta utvecklingsprojekt inte varit optimal. Medarbetarna som deltog i samtal upplever att deras främsta mål är att erbjuda en god omsorg. Att bedriva utvecklingsfrågor är däremot inte prioriterat. Det saknas forum och struktur för kvalitetsutveckling, anser arbetarna. Verksamhetschefen upplever att diskussioner om utvecklingsarbete har förts fortlöpande men att det inte har funnit utrymme att driva utvecklingsarbetet på ett strukturerat sätt. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Säkerställa och följa upp att all personal är väl förtrogna bestämmelserna om lex Sarah avbruten eller har inte startat. Medarbetarna som deltog i samtal berättar att det inte är ofta förekommande att de rapporterar avvikelser. Anledningen är att de inte vet vad som händer den rapporten som de lämnar in eftersom någon återkoppling inte sker, enligt arbetarna. De blir inte heller uppmanad av sjuksköterskor att skriva avvikelserapport när de muntligen rapporterar över en händelse till vederbörande. Trots att arbetarna som deltog i intervjun hade lång erfarenhet av arbete inom vården hade antalet rapporterade avvikelser nästan obefintlig, (en avvikelserapport på åtta år). Enligt verksamhetschefen åtgärdas avvikelserna enligt rutin och återkoppling sker på inrapporterade avvikelser. I ena gruppen skriver man avvikelser som egentligen inte är avvikelser. Avvikelser som är mer avdelningsspecifika tas upp på gruppmöten en gång var sjätte vecka. Avvikelser som berör hela verksamheten tas upp på APT. Social dokumentation Utveckling av den sociala dokumentationen avseende löpande anteckningar Fokusområde "Det som utlovas ska utföras". enligt plan. För att uppmana arbetarna att dokumentera har verksamheten valt att räkna antal anteckningar i Safe doc som varje arbetare har gjort. Anteckningarna har följts upp på morgonmöten genom att läsa senaste anteckningarna och diskuterar vad man har skrivit och om man kunde ha skrivit på annat sätt. Detta uppföljningsförfarande uteblev under en period men har nu återupptagits dock inte samma intensitet som tidigare. Inför varje arbetarsamtal räknar chefen antal anteckningar som har gjorts i Safe doc. Varje arbetare får i samband samtalet reda på vad som kan utvecklas. Vid uppföljningstillfället granskades fem sociala journaler: Den enskildes delaktighet vid upprättande eller uppdatering av genomförandeplanen framgår i alla utom en genomförandeplan. Behov av trygghetslarm dokumenteras under olika rubriker vilket försvårar informationssökningen. Den enskildes önskemål om aktiviteter framgår i några planer men inte i alla. Däremot finns önskemål om utevistelse tydligt beskrivet. Granskning av innehållet av de löpande anteckningarna visar på brister vilket är känt av verksamhetschefen. Det förekommer HSL information i den sociala dokumentationen. Händelser av vikt skrivs men följs inte upp. Övervägande del av den information som finns att läsa handlar om t.ex. besök av anhöriga eller deltagande i aktiviteter. Vid intervju personal framkom att personal inte upplever en viss osäkerhet kring hur och vad som ska dokumenteras. Detta har också lett till att allt fler väljer att inte läsa dokumentationen i början av sitt arbetspass. Medarbetarna önskar utbildning i social dokumentation. Enligt verksamhetschef har alla arbetare fått utbildning och handledning i social dokumentation men det finns fortfarande bristande insikt i vad som är syftet dokumentationen. Verksamheten gör en dygnsplanering där alla aktiviteter från genomförandeplanerna finns inlagda. Om en aktivitet inte kan genomföras flyttas den till en annan dag. Verksamhetskoordinator går i igenom dygnsplaneringen minst en gång per vecka för att säkerställa att aktiviteterna blir genomförda. 6
Vid egenkontroll av "Det som utlovas, utförs" ska verksamheten rapportera in hur många genomförandeplaner som har följts upp och på vilket sätt egenkontroller har gjorts. Enligt brukarundersökningen 2018 tycker 70 % av de boende att de kan påverka vid vilka tider de kan få hjälp vilket är en minskning på två procentenheter jämfört 2017. Fokusområde, Kvalitetssäkra insatserna nattetid Detta fokusområde syftar till att skapa en personcentrerad omvårdnad nattetid. Bemötande Vidta nödvändiga åtgärder för att skapa trygghet samt förbättra de boendes förtroende för personal avbruten eller har inte startat. Vid uppföljningstillfället granskades fem genomförandeplaner. Den enskildes önskemål om nattinsatser framgår av dokumentationen. Verksamhetens egenkontroll av dokumentationen visar att avvikelser från genomförandeplanen inte alltid dokumenteras. Den enskildes behov av nattinsatser framgår av genomförandeplanen dock behöver syftet tillsynsbesöken förtydligas. Verksamheten kommer att i början på 2019 att använda Phoniro appen i mobiltelefoner för att registrera nattinsatser då det nuvarande verktyget Moipen avvecklas. Resultat av brukarundersökningen 2018 har diskuterats de boende. Skillnaden på andel positiva svar mellan de två enheterna som finns på Tryggheten är markant. Varje arbetsgrupp har fått ta del av enhetsresultatet och tillsammans analyserat utfallet. Enligt verksamhetschefen kan bristande samverkan och högre frånvaro bland arbetarna på ena enheten ha bidragit till differensen. Enligt brukarundersökning 2018 är 95 % nöjda personalens bemötande. Verksamheten har haft "Bemötande vid inflyttning" som ett fokusområde. Alla nyinflyttade intervjuas om deras upplevelse i samband inflyttningsprocessen. Åtgärder anledning av inkomna synpunkter har vidtagits, t.ex. lämnar verksamheten numera skriftligt besked om vem som är kontaktman när ordinarie kontaktman är på semester. Enligt utvecklingsplan 2017 skulle en informationsansvarig utses dagligen för att informera de boende om de tillfälliga förändringarna. Denna åtgärd har uteblivit. Enligt brukarundersökningen har de boendes förtroende för personal ökat från 53 % till 67 %. Verksamheten behöver vidta åtgärder för att förbättra de boendes förtroende för personalen. 76 % av de boende känner sig trygga på boendet vilket är en ökning fem procentenheter sedan förra mätningen. Enligt arbetarna förekommer det att kollegor pratar i telefon på arbetstid framför de boende på sitt eget språk. Under uppföljningstillfället påträffades några i personalgruppen som saknade namnskylt. Anhörigstöd Lokal rutin för stöd till anhöriga enligt socialstyrelsen rekommendation behöver tas fram. Mat och måltidssituationen Förbättra matens smak och skapa större delaktighet i val av maträtter avbruten eller har inte startat. Lokal rutin för stöd till anhöriga saknas. Måltidssituationen och matens smak har vid flera tillfällen utvärderats under året. Verksamheten har ställt samma frågor som i brukarundersökningen. Enligt den sammanställningen har matens smak varit bra. Verksamheten har haft borådsmöte en gång per månad där matens smak och variation har diskuterats. Kontaktmannen går igenom menyn för kommande veckan de som önskar det. Personal sätter sedan ihop menyn utifrån de boendes önskemål. Rätter som boende inte tycker om tas bort från menyn. Maten beställs från Menigo och lagas till viss del på plats. Enligt de boende som kvalitetsutvecklaren samtalade är maten god men det kan hända att tillbehör saknas. Det kan t.ex. saknas ketchup, senap, Loka, öl eller pannkakor en torsdag. Ändringarna i menyn delas ganska sent oftast i 7
samband serveringen. Vid uppföljningstillfället observerade måltidssituationen på en enhet. Maten serverades vid tre olika bord utifrån den enskildes behov och önskemål. Fyra personal arbetade och hjälpte till servering och att hjälpa dem som behöver extra hjälp. Stämningen var trevlig och maten var god. Personalen som serverade maten hade inte förkläde. Till efterrätt serverades glasstrut som några av de boende hade svårt att äta då omslaget satt hårt. Enligt verksamhetschef serveras glasstrut eftersom de boende har önskat det. Fokusområde, Måltidssituation Vid egenkontroll av Måltidssituationen ska verksamheten rapportera in hur många observationer har gjorts för respektive period samt redovisa resultat och analys samt planerade förbättringsåtgärder för den perioden. Aktiviteter Förbättra aktivitetsutbuden och ta större hänsyn till den enskildes önskemål gällande aktiviteter och egentid Säkerhet Rutinen för hot och våld behöver kompletteras så att den omfattar åtgärder vid hot och våld mellan boende, från personal mot boende enligt plan. avbruten eller har inte startat. Enligt brukarundersökningen upplever 60 % att måltiderna är en trevlig stund vilket är en minskning 5 procentenheter jämfört förra året. När det gäller matens smak så finns det stora skillnader mellan de två enheterna men sammantagen nöjdhet matens smak är 43 % vilket är en minskning 10 procentenheter jämfört 2017. Verksamheten har valt att ha dialog de boende istället för att observera måltidssituationen. De har genom samtal fångat upp de boendes synpunkter kring maten och upplever att det är få klagomål på maten och att de flesta är nöjda. De som är inte orkar eller vill delta i de gemensamma aktiviteterna erbjuds enskild aktivitet. Stimulansel har använts för att kunna erbjuda större aktivitetsutbud och även frigjort tid för enskilda samtal. Enligt avtal ska varje boende ha en timme egentid per vecka kontaktman. Den erbjudna egentiden ska noteras i Safe doc och följas upp. Enligt verksamhetschefen har detta inte gjorts på ett strukturerat sätt under 2018. Enligt brukarundersökningen 2018 är det stora skillnader på andel positiva svar gällande aktiviteter och utevistelse mellan enheterna. De boende önskar mer utevistelse och utflykter. Enligt verksamhetschefen har andel äldre som deltar i aktiviteterna minskat. Enligt brukarundersökningsresultatet har andel boende som är nöjda aktiviteterna sjunkit från 57 % till 47 %. Andel boende som tycker att möjligheten att komma ut är mycket/ganska bra har sjunkit från 83 % till 72 %. Enligt verksamheten ordnas utflykter på de boendes begäran men att det händer inte sällan att de boende väljer att tacka nej samma dag som utflykten ska äga rum. Verksamheten har i samverkan arbetsförlingen anställt Extra tjänster för att utöka de boendes möjlighet att komma ut. En av de boende som deltog i samtal upplevde att information om aktiviteter som står i Trygghetens välkomstbroschyr inte stämmer. En annan boende önskade få komma till kyrkan varje vecka men hade hittills inte fått göra det. Några boende upplevde att de inte får "tillstånd" från personalen att gå ut. Det händer att personalen stoppar dem vid entrén för att hindra dem att gå ut själva. Oftast säger personalen att de inte har tid att följa ut. De boende önskar oftare handgymnastik men upplever att verksamheten inte hörsammar önskemålet. Enligt verksamhetschef prioriteras promenader i första hand och därför finns inte alltid möjlighet att erbjudare handgymnastik oftare. Lokal rutin har inte tagits fram. 8
samt våld i nära relation. Säkerhet Rutin är upprättad. Rutin för kontroll av larmets funktionalitet behöver ses över. Systematiskt brandskydds arbete Medarbetarna ska känna till rutinen vid brand. är slutförd. Medarbetarna som deltog i samtal känner att de behöver en uppdatering kring hur rutinen ser ut och hur man hanterar en brandsläckare. Enligt verksamhetschef ska alla arbetare årligen göra den webbaserade brandutbildningen. Egenkontroll av att alla har genomgått utbildningen har ej skett. 9