Bruksanvisning EasyMail Handitek
Innehållsförteckning Introduktion...4 Bakgrund...5 Utrustning...5 Installation...5 Registrera programmet när demoversion finns installerad...6 Allmänt om Internet och mail...6 Anslutning till Internet...6 Hantering av mail...7 Problem med Internet-anslutning...8 Anslutning till Internet via vanligt modem...8 Komma igång med EasyMail...9 1. Kontrollera Internet-anslutning...9 2. Konfigurera e-postkonto...9 3. Läs sparat mail i EasyMail...10 4. Skriv mail i EasyMail...10 5. Skapa adressboken...11 EasyMails funktion...11 2 Allmänna principer...11 Guidning...11 Text och bild separat...11 Avancerat läge Enkelt läge...11 Hjälpknapp...12 Talsyntes...12 Val i menyer...12 Anslutning till Internet via modem...13 Huvudmeny...14 Läsa nya mail...15 1. Hämta mail...15 2. Nya mail...16 3. Läsa mail...16 4. Bifogade bilder och ljud...17 5. Spara mail...18 6. Lägga in avsändare i adressboken...19 7. Svara på mail...19 Skriva mail...19 1. Välj vem mailet ska skickas till...20 2. Hur vill du göra mailet...20 3. Alternativ 1: Skriva mail...21 3. Alternativ 2: Spela in mail...22 4. Bifoga bilder och ljud...23 5. Bekräfta att mailet är klart...26 6. Skicka mailet...27 Se sparade mottagna mail...28
1. Välj vem du fick det sparade mailet från...28 2. Välj mail...29 3. Läs mail...30 4. Se bifogade bilder och ljud...30 Se skickade mail...31 1. Välj vem du skickade mailet till...31 2. Välj mail...32 3. Läsa mail...33 4. Se bifogade bilder och ljud...33 Adressbok...34 Ny adress...34 Ändra adress...35 Ta bort adress...35 Flytta adress i listan...35 Flera användare i EasyMail...36 Lösenord...37 Inställningar...38 Namn...38 E-postkonto...39 Övriga inställningar...41 Definition av mappar...45 Ny mapp...46 Ändra mapp...47 Ta bort mapp...47 Flytta mapp uppåt/nedåt...47 Att tänka på vid inställning av mappar...48 Flexiboard-kommandon...49 EasyMail Setup...53 Definiera användare...53 Ny användare...53 Ändra användare...55 Ta bort användare...55 Administrera e-post...55 1. Välj användare...55 2 Administrera e-post...55 Skrivarinställning...56 Fleranvändarmeny...57 Felsökning...57 1. Starta EasyMail med loggning...57 2. Testa att skicka mail...58 3. Testa att ta emot mail...59 3
Introduktion EasyMail är ett e-postprogram som är anpassat för personer med kognitiva funktionshinder. Med EasyMail kan man skicka och ta emot vanliga mail. Den inbyggda talsyntesen ger stöd både när man skriver och läser mail. Det är enkelt att bifoga bilder. Om bilderna är högupplösta förminskas de till en lämplig storlek. Med den lättanvända ljudinspelaren kan man läsa in ljudmail eller spela in kommentarer till de bilder som bifogas. Adressboken kan innehålla bilder. Tack vare dessa bilder är det enkelt att välja adressat när man ska skriva mail. Det är också lätt att se från vem nya och sparade mail kommer ifrån. EasyMail har få och strukturerade funktioner. I vanliga e-postprogram kan man ju ha flera mail nya som sparade - öppnade samtidigt, växla mellan mailen osv. I EasyMail blir man vägledd att göra en sak i taget (läsa nya mail, skriva mail, se sparade mottagna mail, se skickade mail eller ändra i adressboken). I EasyMail ingår talsyntesen Acapela TTS. Talsyntesen läser upp mailen men ger även stöd medan man skriver. Talsyntesen används även som ljudstöd vid användningen av programmet. Mail som är skrivna i EasyMail kan läsas i alla vanliga e-postprogram. Ev bifogade bilder och ljud är bifogade på ett standardmässigt sätt. Det går bra att skicka mail med enbart bilder och/eller ljud, så personer som inte är läs- och skrivkunniga kan alltså använda EasyMail för att skicka ljudmail. Man kan även skriva till EasyMail från ett vanligt e-postprogram. Texten läses upp av talsyntesen och ev bifogade bilder och ljud visas direkt i programmet. EasyMail kan anpassas på många sätt, t ex kan man ställa in programmet i enkelt läge eller avancerat läge. När programmet är i enkelt läge är alla knappar färgade, på samma sätt som i Bildfabriksprogrammen m fl. När programmet är i avancerat läge har det grå knappar och liknar vanliga program. Användaren kan växa med EasyMail, eftersom programmet kan ha den enklaste inställningen från början och sedan öka i svårighetsgrad efterhand. EasyMail kan styras med mus och från tangentbordet. Programmet är direkt anpassat för Flexiboard. EasyMail kan ha en eller flera användare. Om det finns flera användare kan var och en logga in sig med eget lösenord. Inloggningen är enkel och kan göras med siffror eller bilder. De olika användarna kan maila till varandra lokalt, dvs utan att koppla upp sig mot Internet. Via programmet EasyMail Setup ställer man in EasyMail för flera användare. Här kan man också administrera e-posten, t ex radera i Borttaget-mappen och rensa i Skickat-mappen. EasyMail kan sammanfattas enligt nedan: Få och strukturerade funktioner. Enkelt användargränssnitt. Inbyggd talsyntes. Stöd för att bifoga bilder och spela in ljud. Mailen tas bort från Inkorgen när de är lästa. (Om de ska sparas flyttas de till Sparade mail. Om de inte ska sparas läggs de i Borttaget.) Mailen kategoriseras automatiskt i Sparade mail och Skickade mail. Lättanvänd adressbok Enkelt att ange lösenord 4
Bakgrund EasyMail har utvecklats i samarbete med IT-verkstan i Falun. Det hela började när IT-verkstan fick stöd från Allmänna Arvsfonden för ett IT-projekt för personer med förvärvad hjärnskada. Ursprungligen var tanken att göra en interaktiv CD med anpassad datorutbildning. Men denna idé övergavs eftersom man insåg att det inte var möjligt att skapa en utbildning som skulle passa hela den tilltänkta gruppen. Projektet fokuserades istället på det deltagarna själva var mest angelägna om; att kunna skriva och maila. IT-verkstan undersökte marknaden av skriv- och mailprogram och kom fram till att det inte fanns några program som passade målgruppen. Tillsammans med Handitek AB togs då istället fram en specifikation för två nya program ordbehandlingsprogrammet EasyWord och mailprogrammet EasyMail. Från början var det tänkt att e-postfunktionen skulle ingå i EasyWord, som därmed skulle bli ett lätthanterligt symbolmailprogram. Detta ställer dock till svårigheter när det gäller kommunikation med vanliga e-postprogram, och just möjligheten att kommunicera med vem som helst; syskon, föräldrar osv, ansågs var en av de viktigaste funktionerna. När man skriver e-post är det oftast korta meddelanden. Ibland vill man bifoga foton från speciella händelser. Om någon fyller år är det skojigt att kunna sjunga in Ja må han leva och bifoga det. Med EasyMail skulle man kunna göra just detta, och dessutom på ett mycket enkelt sätt. Utrustning EasyMail kan köras på PC med Windows 98/2000/XP installerad. Det bör finnas minst 30 MB ledigt diskutrymme samt ljudkort och högtalare. Man måste också ha en Internet-anslutning och ett e-postabonnemang (POP3). Se Allmänt om Internet och mail på sid 6. Det bästa är att använda den mailadress som Internet-operatören tillhandahåller. Man kan också konfigurera de vanligaste gratisabonnemangen (hotmail, home.se) som POP3-konton. Installation Installations-CDn innehåller programmen EasyWord och EasyMail. Om du har köpt minst ett av programmen medföljer en installationsdiskett. Om din dator saknar diskettstation kontakta Gewa för att få en kodnyckel. Om du har fått en demo-cd medföljer ingen installationsdiskett eller kodnyckel. Programmen kan då installeras och köras utan begränsningar 20 ggr. Installationsdisketten/kodnyckeln innehåller licens för det/de program du har köpt. Men även om du bara har licens för ett av programmen kan du ändå installera en demoversion av det andra programmet. 5
Gör så här för att installera: 1. Sätt i installations-cdn i CD-enheten. Installationsprogrammet startar automatiskt. Om installationsprogrammet inte visas: Gå till Start-menyn, Välj Kör och skriv d:\install.exe (byt ut d om din CD-enhet har en annan beteckning). Klicka på OK. 2. Välj vad som ska installeras (EasyWord/EasyMail/Bundlad talsyntes). 3. Välj hur installationen ska ske (standard/manuell). Om du väljer manuell installation får du själv ange i vilka mappar programmen ska installeras. 4. Installationen genomförs. 5. Allra sist ska programmen registreras. Först kontrolleras om programmen finns installerade sedan tidigare. Välj sedan om registreringen ska ske med installationsdiskett eller kodnyckel, eller om demoversion ska installeras. Följ anvisningarna i installationsprogrammet. 6. Ta ut CDn och ev diskett när installationen är klar. Registrera programmet när demoversion finns installerad Om du har provat en demoversion av EasyWord och/eller EasyMail och sedan vill fortsätta att använda programmet ska du göra så här: 1. Kontakta Gewa för att beställa programmet. Då får du också en installationsdiskett (eller kodnyckel). 2. Gå till Start-menyn. Välj Program, Easy-programmen och sedan Registrera 3. Följ anvisningarna för att registrera önskat program. Allmänt om Internet och mail Att skicka och ta emot e-post kallas ofta maila. Nedan används konsekvent begreppen mail och maila. Anslutning till Internet Bredband eller modem För att kunna maila måste datorn vara ansluten till Internet. Fysiskt kan man åstadkomma det på flera olika sätt. De vanligaste är: 1. Via ADSL-anslutning till det vanliga telefonnätet. ADSL innebär att man kan vara uppkopplad hela tiden, man betalar bara en viss månadsavgift. Man kan tala i telefon samtidigt som man är ute på Internet. 2. Via direkt bredbandsanslutning som gör att man kan vara uppkopplad hela tiden för en viss månadsavgift. Oftast ger det en väldigt snabb överföring. 3. Via modem och vanlig telefonanslutning. Man ringer upp sin operatör för att kunna skicka och läsa mail samt surfa på Internet (uppringningsförfarandet beskrivs mer ingående i avsnittet Anslutning till Internet via vanligt modem nedan). Denna typ av anslutning innebär en ganska långsam överföring och det är inte möjligt att ringa samtidigt som man är ansluten till Internet. 6
1 och 2 kallas ofta för bredband även om det inte finns någon entydig definition av bredband. Om man har bredbandsanslutning till Internet sker oftast själva anslutningen i samband med att man startar datorn och man är sedan ansluten hela tiden datorn är på. Om man ansluter till Internet via modem sker anslutningen till Internet oftast när man har startat sitt mailprogram och ska skicka eller ta emot mail. Sedan kopplas anslutningen ned efter att sändningen/mottagningen är klar. Detta komplicerar användandet något, men alternativet att vara ansluten hela tiden innebär att man varken kan ringa eller ta emot telefonsamtal samt att man får betala för hela tiden man är ansluten. Internet-abonnemang Förutom att man fysiskt måste kunna koppla upp mot Internet måste man ha även ha ett Internet-abonnemang. Det finns många företag (operatörer) som tillhandahåller Internetabonnemang, två vanliga är Telia och Tele-2. De finns också flera företag som erbjuder mer eller mindre gratis anslutning till Internet. Det kan fungera bra, men generellt kan man nog säga att anslutning via de etablerade operatörerna ger en säkrare Internet-anslutning. Förutsättningarna för Internet-uppkopplingen tillhandahåller operatören. Oftast ingår även ett antal mailadresser i ett Internet-abonnemang. Hantering av mail Det finns också ett antal principiellt olika metoder att hantera mail. De vanligaste är: POP3-konto POP3-konto innebär att inkommande och sparade mail hamnar på den datorn där man skickar och läser mail. Man kan ha flera POP3-konton på en och samma dator. Webmail Webmail innebär att man läser av sina mail på Internet. Adressen är inte knuten till någon dator utan kan läsas av från vilken uppkopplad dator som helst. För att läsa av sin webmail går man till en viss hemsida och skriver in sin emailadress + lösenord. Inkommande och sparade mail hamnar på mailservern. First Class, IMAP-konto First Class och IMAP-konto innebär att man läser av sin mail från vilken dator som helst i ett lokalt nätverk. Det kan vara på ett företag, en skola eller en kommun. Adressen är inte heller här knuten till en viss dator och inkommande och sparade mail hamnar på mailservern. Det är inte helt ovanligt att man kan hantera sin mail på flera av ovan beskrivna sätt. För att EasyMail ska fungera måste man ha ett POP3-konto knutet till en viss dator. Det vanligaste är att man använder en mailadress som Internet-operatören tillhandahåller. Även de populäraste gratis mailabonnemangen; tex. home.se, går att konfigurera som POP3- konton. 7
Problem med Internet-anslutning Att vara ansluten till Internet är, som de flesta vet, inte helt problemfritt. Fenomen som virus, spam (massutskick som man inte efterfrågat) och hackers (folk som medvetet bryter sig in i datorer och manipulerar) komplicerar bilden. För att kunna vara ansluten till Internet någorlunda säkert bör man ha både en s k brandvägg och ett virusskydd som kontinuerligt uppdateras. Brandväggen hindrar hackers att komma åt datorn och virusskyddet stoppar virus från att smitta datorn. (Virus är oönskade program vars uppgift oftast är att skicka smittan vidare till andra datorer inte att orsaka stor skada.) Spam är oftast inte farligt på något sätt, men det är irriterande och ibland stötande att få information och reklam som man inte alls efterfrågat och inte är intresserad av. Även mot spam finns det åtgärder. Rådgör med operatören. En viktig grundregel är att inte öppna (dvs klicka på) bilagor till mail som kommer från avsändare man inte känner. Anslutning till Internet via vanligt modem Om man ansluter till Internet via vanligt modem och uppringd förbindelse visas följande dialogruta samtidigt som datorn ringer upp: Det tar en stund för datorn att ansluta till Internet. När anslutningen är upprättad försvinner dialogrutan. (Dialogrutan Fjärranslutning kan se lite olika ut.) För att anslutningen ska ske så snabbt som möjligt bör man se till att rutan Logga in på nätverket inte är ikryssad: Var man hittar denna dialogruta beror på operativsystem (Windows 98, Windows XP etc). 8
Komma igång med EasyMail Följ instruktionerna nedan för att komma igång med EasyMail: 1. Kontrollera Internet-anslutning Se till att det finns en fungerande Internet-anslutning. 2. Konfigurera e-postkonto 1. Ta fram alla uppgifter från din Internet-leverantör. 2. Starta EasyMail. Första gången programmet startas visas guiden Ny användare : Skriv in användarens namn och e-postadress. (Om det är flera personer som ska använda EasyMail bör du även välja bild.) Klicka på Nästa. 3. Fyll i server för inkommande e-post (e-postserver), användarnamn, lösenord samt server för utgående e-post (SMTP) enligt uppgifter från din internetleverantör. (Du kan även behöva fylla i användarnamn och lösenord för utgående e-postserver.) Klicka på Nästa. Om du har ett Gmail-konto finns särskilda instruktioner för det, se www.handitek.se eller www.gewa.se. 9
4. Klicka på Slutför. (Övriga inställningar kan göras senare.) 3. Läs sparat mail i EasyMail 1. Dubbelklicka på Se sparade mottagna mail i huvudmenyn. 2. Nu visas en mapp med sparade mail från Handitek. (I denna dialogruta kategoriseras alla mail automatiskt efter avsändare.) Dubbelklicka på mappen Handitek. 3. Nu visas ett sparat mail från Handitek. En förhandsvisning av mailet visas till höger. Klicka på Nästa för att öppna mailet på riktigt. 4. Nu visas mailets text. Klicka på högtalarknappen längst ned för att få mailet uppläst. 5. Klicka på Nästa för att gå vidare. 6. Nu visas en bifogad bild och en ljudkommentar spelas upp. Klicka på högtalarknappen för att höra ljudet på nytt. 7. Klicka på OK för att komma tillbaka till huvudmenyn. 4. Skriv mail i EasyMail 1. Dubbelklicka på Skriva mail i huvudmenyn. 2. Välj vem mailet ska skickas till. Klicka på Handitek och sedan på Nästa. 3. Klicka på Nästa (du ska skriva, inte spela in). 4. Skriv mailet, t ex Nu testar jag EasyMail. Klicka på Nästa. 5. Nu ska du bifoga en bild. Klicka på Bifoga: 6. Välj båtbilden. Klicka på Nästa. 7. Nu ska du spela in ljud. Klicka på Rec och säg Kolla min fina mjölkkartong-båt. Klicka på Stopp. Klicka på Play för att lyssna. 8. Klicka på OK. Bilden och ljudet är bifogat. 9. Klicka på Nästa. 10. Skriv in en rubrik för mailet: Test 11. Klicka på Skicka. Om Internet-anslutningen sker via modem kommer en dialogruta att visas medan uppkopplingen sker. (Se Anslutning till Internet via modem på sid 13.) Mailet skickas till Handitek och man kan se hur sändningen fortskrider. Huvudmenyn visas när sändningen är klar. 10
5. Skapa adressboken 1. Bestäm vilka personer som ska finnas med i adressboken. Ta reda på e-postadresser till dessa personer. Det är bra om det också finns bilder på dem. 2. Dubbelklicka på Adressbok i huvudmenyn. 3. Klicka på Ny. Guiden Ny adress visas. 4. Skriv in namn och e-postadress. Klicka på Nästa. 5. Om det finns en bild på personen: Klicka på datorsymbolen och leta fram bilden. Annars kan det finnas en passande bild i mappen med Easymail-symbolen. Välj i så fall en bild. Klicka på OK. 6. Den nya adressen finns inlagd. Klicka på Ny igen om du vill lägga in fler adresser. EasyMails funktion Allmänna principer Guidning I EasyMail gör man en sak i taget. I huvudmenyn väljer man vad man vill göra, t ex skriva mail, och blir sedan vägledd (guidad) i processen. När man t ex ska skriva mail får man först välja vem det ska skickas till. Sedan skriver man eller spelar in ett ljudmail. Efter det bifogar man ev bilder och till sist skickar man mailet. Man kan gå framåt och bakåt i guiden, och man kan inte radera det skrivna/inspelade/bifogade av misstag. Text och bild separat I EasyMail visas text i en egen dialogruta. Denna text kan läsas upp av talsyntesen. Bilder visas en i taget i en egen dialogruta, och man får bläddra mellan dem. Om det finns ljud som hör ihop med bilderna spelas de upp samtidigt som bilden visas. (Detta medför att mail som är skrivna i HTML-format och har inbäddade bilder inte visas på ett bra sätt i EasyMail.) Avancerat läge Enkelt läge EasyMail kan ställas in i avancerat eller enkelt läge. Grundläget är avancerat. När programmet är i avancerat läge har det grå knappar och liknar vanliga program. När programmet är i enkelt läge är alla knappar färgade, på samma sätt som i Bildfabriksprogrammen m fl. Om man behöver styra EasyMail enbart från tangentbordet är det lämpligt att ställa in det enkla läget, eftersom tangentbordet då kan färgmärkas i enlighet med knapparna i programmet. Alla skärmbilder i denna bruksanvisning visar EasyMails avancerade läge. 11
Hjälpknapp Var man än befinner sig i EasyMail finns det en hjälpknapp längst upp till höger. När man klickar på den (eller trycker på <F6>) ges muntligt stöd om vad man ska göra i den aktuella vyn. Talsyntes Talsyntesen utnyttjas på flera sätt i EasyMail. I de olika menyerna läser talsyntesen upp de alternativ man har att välja mellan. I listorna med nya, sparade och skickade mail läses mailens avsändare och rubriker upp. I adressboken läses namnen upp. Talsyntesen kan ge stöd även när man skriver mail. Den kan läsa bokstav för bokstav, ord för ord och hela meningar. Detta stöd är inställbart. När man läser mail kan man klicka på högtalarknappen och då få hela texten uppläst. Eftersom orden markeras när de läses upp är det möjligt att följa med i texten. Genom att klicka på en knapp kan man göra en paus i uppläsningen. Val i menyer I EasyMail finns flera menyer där man får välja mellan olika alternativ, t ex i huvudmenyn och i adressboken. Dessa val kan utföras på olika sätt: Mus Tangentbord Flexiboard Klicka på önskat alternativ och sedan på Nästa-knappen. Klicka två ggr på önskat alternativ. Dubbelklicka på önskat alternativ. Stega till önskat alternativ med <Pil upp>, <Pil ned> eller <Tab>. Välja med <Enter>. Som med tangentbord ovan. Direktval med kommandot @x@, där x står för alternativets position i listan. (T ex @2@ betyder det andra alternativet.) 12
Anslutning till Internet via modem EasyMail ansluter till Internet endast när man ska skicka eller ta emot mail och kopplar ned när sändningen/mottagningen är klar. När man klickar på Läsa nya mail och Internet-anslutningen sker via modem innebär det att dialogrutan Fjärranslutning visas samtidigt som datorn ringer upp: När uppringningen är färdig hämtas mailen som vanligt. Sedan kopplas anslutningen ned. Samma sak sker när man skickar mail. Dessa upp- och nedkopplingar kan nog uppfattas som irriterande av en del användare. Man kan göra på lite olika sätt för att minska detta irritationsmoment: Skicka mailen när programmet avslutas Man kan ställa in EasyMail så att alla mail skickas samtidigt när programmet avslutas, istället för att skickas direkt när man har skrivit klart mailen. Detta innebär att antalet uppkopplingar minimeras, och är att föredra om användaren skickar många mail vid varje tillfälle. Denna inställning beskrivs på sid 40. Manuell anslutning till Internet Man kan också manuellt ansluta till Internet innan man startar EasyMail och sedan koppla ned när man stänger programmet. Då fungerar EasyMail lika enkelt och logiskt som vid bredbandsuppkoppling, men man får då några klara nackdelar: Det går vare sig att ringa eller ta emot telefonsamtal under tiden man arbetar med EasyMail. Kostnaden blir kopplad till hur länge man arbetar med EasyMail, vilket kan bli både dyrt och stressande. 13
Huvudmeny Om det finns flera användare och/eller om användaren ska logga in med lösenord startar programmet på ett annat sätt, se sid 36. I huvudmenyn väljer man mellan programmets fyra huvudfunktioner: Läsa nya mail, Skriva mail, Se sparade mottagna mail, Se skickade mail samt Adressbok. För att välja och gå vidare till nästa vy klickar man på önskat alternativ och sedan på Nästa. (Se även Val i menyer på sid 12.) När man klickar på högtalarknappen läser talsyntesen upp det aktuella valet. (<F7>) För att avsluta EasyMail klickar man på Avsluta. Om det finns flera användare av EasyMail kommer man till fleranvändarmenyn, se sid 36. (<Esc>) 14
Läsa nya mail För att läsa nya mail stegar man genom en sekvens med dialogrutor: 1. Datorn ansluter till Internet och laddar hem ev nya mail. Om det inte finns några nya mail meddelas detta. 2. En lista med alla olästa mail visas. För att läsa ett av mailen måste man markera det och gå vidare. 3. Mailets ev text visas. 4. Mailets ev bifogade bilder och ljud visas. 5. När mailet är läst får man välja om man vill spara det, annars läggs det direkt i Borttagna mail. 6. Om mailets avsändare inte finns med i adressboken får man frågan om man vill lägga in avsändaren i adressboken. 7. Till sist får man frågan om man vill svara på mailet (inställbart). Nedan beskrivs de olika momenten: 1. Hämta mail Medan EasyMail ansluter till Internet och hämtar hem ny e-post visas denna dialogruta. Att hämta mailen kan ta en stund (beroende på typ av anslutning och mängd data) så en list visar hur mycket data som hämtats. Man kan avbryta hämtningen genom att klicka på Avbryt. Då kommer man direkt till nästa dialogruta. När hämtningen är klar kopplas Internet-anslutningen ned. 15
2. Nya mail Här visas alla olästa mail. Om avsändaren finns med i adressboken (se sid 34) visas avsändarens namn och ev bild i listan. Annars visas e-postadressen. Om EasyMail är inställt att visa rubriker (se sid 41) visas även mailens rubriker. När man klickar på högtalarknappen läser talsyntesen upp det markerade mailets avsändare och ev rubrik. (<F7>) Om det finns fler mail än vad som får plats på en sida visas knappen Bläddra. Genom att klicka på den bläddrar man mellan sidor med mail. (<F8>) Man väljer önskat mail och går sedan vidare med Nästa. 3. Läsa mail Denna dialogruta visas endast om mailet innehåller text. Genom att klicka på Skriv ut skriver man ut mailet. (<F12>) Genom att klicka på Klippa blir det möjligt att ändra i texten. (<F9>) 16
Syftet är att då kunna ta bort skräp från mail som man vill spara. Om mailet är ett svar kan det t ex innehålla information om det ursprungliga mailet: Denna text är oftast ointressant att spara och går inte heller så bra att läsas upp av talsyntesen. Genom att klicka på högtalarknappen får man mailet uppläst av talsyntesen. Orden markeras i den takt som de läses upp, så man kan följa med i texten. (<F7>) Medan talsyntesen läser upp texten visas Paus. Om man klickar på denna knapp avbryts uppläsningen. Knappen ändrar även utseende till Play, och när man klickar på den fortsätter uppläsningen från det ställe där den avbröts. (<F5>) När man har läst färdigt klickar man på Nästa för att gå vidare. OBS! För att kunna trycka på <Enter> för att gå vidare i denna dialogruta måste man först trycka på <Tab> och sätta Nästa-knappen i fokus. Den förses då med en ram. Sedan kan man trycka på <Enter>. (Annars betyder <Enter> ny rad i textrutan.) Om man använder Flexiboard bör man istället utnyttja kommandot <Alt+N>. 4. Bifogade bilder och ljud Denna dialogruta visas endast om mailet innehåller bifogade bilder och/eller ljud. En bild per sida visas. Om bilden har ett ljud, dvs om det finns en bifogad ljudfil med samma namn som bilden, spelas detta upp automatiskt. Om endast ljud är bifogat visas en skuggbild för ljudet och ljudet spelas upp automatiskt. Genom att klicka på Skriv ut skriver man ut bilden. (<F12>) Genom att klicka på Spara kopieras bilden till en fysisk mapp (t ex c:\easymail\sara\sparat) och man kan på så sätt använda bilden i andra program. Vilken mapp bilden ska sparas i ställs in i förväg, se Bilder och ljud på sid 43. Om 17
det finns ljud kopplat till bilden sparas även det. (<F9>) Via högtalarknappen kan man höra ljudet på nytt. (<F7>) Medan ljudet spelas upp visas Paus. Om man klickar på denna knapp avbryts uppspelningen. Knappen ändrar även utseende till Play, och när man klickar på den fortsätter uppspelningen från det ställe där den avbröts. (<F5>) Om det finns fler än en bild visas Bläddra. När man klickar på den visas nästa bild och ev tillhörande ljud spelas upp. (<F8>) När man har bläddrat igenom alla bifogade bilder och ljud visas en stoppbild : Om man då klickar på Bläddra igen visas den första bifogade bilden på nytt. När man har sett färdigt på bilderna klickar man på Nästa för att gå vidare. 5. Spara mail När mailet är läst får man frågan om man vill spara det. Man markerar Spara eller Spara inte. Om Spara är markerat och EasyMail är inställt att visa rubriker (se sid 41) visas en ruta där man kan skriva in en egen rubrik på mailet. Mailets ev originalrubrik är redan ifylld. Via högtalarknappen kan man läsa upp mailets rubrik. (<F7>) När man klickar på OK och Spara är markerat sparas mailet i Sparade mail. Om Spara inte är markerat sparas mailet i Borttagna mail, dvs det försvinner inte definitivt. Borttagna mail är endast åtkomligt via programmet EasyMail Setup (se sid 53). 18
6. Lägga in avsändare i adressboken Om mailet kommer från en avsändare som inte finns med i adressboken får man frågan om man vill lägga in adressen i adressboken: Om man svarar Ja visas guiden Ny adress (se sid 34) och man får då lägga in den nya adressen i adressboken. 7. Svara på mail Om programmet är inställt på att fråga om man vill svara på mailet (se sid 42) får man nu denna fråga: Om man klickar på Ja går programmet direkt till funktionen Skriva mail (se nedan). Vem mailet ska skickas till väljs automatiskt. Om man klickar på Nej och det finns fler nya mail att läsa går programmet tillbaka till Läsa nya mail (se sid 15). Annars går programmet till huvudmenyn (se sid 14). Skriva mail När man ska skriva mail får man gå igenom en serie med dialogrutor: 1. Man anger vem i adressboken som mailet ska skickas till. 2. Man får välja om man ska skriva eller spela in ett ljudmail. 3. Beroende på val visas en dialogruta för att skriva mail eller spela in mail. 4. Man får bifoga bilder och spela in ljudkommentar till bilderna. 5. Mailet är klart och man får bekräfta att det ska skickas. 6. Mailet skickas. Nedan beskrivs de olika momenten: 19
1. Välj vem mailet ska skickas till I denna dialogruta visas användarens adressbok. (Adressboken administreras i en egen huvudfunktion via huvudmenyn, se sid 14.) Man kan bara skicka mail till en adress i taget, så om man vill skicka till flera personer är det lämpligt att definiera s k grupper, se sid 34. Via högtalarknappen kan man läsa upp namnen. (<F7>) Om det finns fler adresser i listan än vad som får plats på skärmen visas Bläddra. Genom att klicka på den får man se nästa sida med adresser (<F8>) Man väljer vem mailet ska skickas till och går sedan vidare med Nästa. 2. Hur vill du göra mailet Om EasyMail är inställt att man både ska kunna skriva mail och spela in mail (se Övriga inställningar på sid 41) ska man få välja vilket man vill göra i följande dialogruta: 20 Via högtalarknappen kan man läsa upp de två alternativen. (<F7>) Beroende på vilket val som görs visas olika dialogrutor när man klickar på Nästa, se nedan.
3. Alternativ 1: Skriva mail Denna dialogruta visas om man valde att skriva mail tidigare (eller om programmet är inställt så att det blir valt automatiskt). Här skriver man mailet på vanligt sätt. Textstorlek, stil och färg kan ställas in (se Text på sid 42). Medan man skriver kan talsyntesen läsa upp bokstav för bokstav, samt ord och meningar. Detta är inställbart, se Talsyntes på sid 44. Genom att klicka på högtalarknappen får man mailet uppläst av talsyntesen. Orden markeras i den takt som de läses upp, så man kan följa med i texten. (<F7>) Medan talsyntesen läser upp texten visas Paus. Om man klickar på denna knapp avbryts uppläsningen. Knappen ändrar även utseende till Play, och när man klickar på den fortsätter uppläsningen från det ställe där den avbröts. (<F5>) När texten är klar klickar man på Nästa. OBS! För att kunna trycka på <Enter> för att gå vidare i denna dialogruta måste man först trycka på <Tab> och sätta Nästa-knappen i fokus. Den förses då med en ram. Sedan kan man trycka på <Enter>. (Annars betyder <Enter> ny rad i textrutan.) Om man använder Flexiboard bör man istället utnyttja kommandot <Alt+N>. 21
3. Alternativ 2: Spela in mail Denna dialogruta visas om man valde spela in mail tidigare(eller om programmet är inställt så att det blir valt automatiskt). För att spela in använder man, precis som i andra program, knapparna Rec, Stopp, Paus och Play. För att starta inspelningen klickar man på Rec. Inspelningen pågår så länge som är förinställt (2, 5, 10, 15, 20, eller 30 sek) eller tills man klickar på Stopp eller Paus. En liggande list visar hur mycket man har spelat in. EasyMail kan ställas in så att programmet automatiskt tar bort oönskad tystnad i början och slutet av det inspelade ljudet, se separat avsnitt nedan. När man har spelat in lyssnar man på resultatet genom att klicka på Play. Om man inte är nöjd klickar man på Rec och spelar in på nytt. För att starta inspelningen klickar man på Rec. (<F11> eller <Alt+R>) För att lyssna på inspelningen klickar man på Play. (<F7> eller <Alt+L>) För att stoppa inspelningen eller uppspelningen klickar man på Stopp. (<F8> eller <Alt+S>) För att göra en paus i inspelningen klickar man på Paus. Paus kan vara bra om man inte klarar att tänka igenom allt man ska säga i förväg. Inspelningen fortsätter när man klickar på Rec igen. (<F5> eller <Alt+P>) När ljudet är bra klickar man på Nästa för att gå vidare. Inställningar ljudinspelning För att göra inställningar för ljudinspelningen trycker man på tangenterna <Ctrl+Alt+H>. Då visas följande dialogruta: 22