Microsoft Exchange Server 2010 Fallstudie för kundlösning Växjö sparar 3,5 miljoner kronor på lägre kostnader för e-postlagring och IT-personal med ny lösning Översikt Land eller region: Sverige Bransch: Offentlig sektor kommun Kundprofil Växjö kommun har 81 074 invånare och 7 400 anställda. Bakgrund Växjö har flera olika e-postmiljöer. Kommunen ville konsolidera till en mer tillförlitlig lösning, men att implementera ett traditionellt redundanskluster och lagringsområdesnätverk var för dyrt. Lösning För att förbättra tjänsterna och sänka kostnaderna implementerade Växjö Microsoft Exchange Server 2010 med direktansluten lagring. Kommunen installerade även Microsoft Office Communications Server 2007 R2. Fördelar Sänkta IT-kostnader med över 3,5 miljoner kronor Förbättrade tjänster Enklare administration "Exchange Server 2010 är en mycket mer prisvärd lösning eftersom vi kan använda vanliga servrar med direktansluten lagring. Förutom att vi har fått högre tillgänglighet och andra fördelar, har vi sparat en hel del pengar." Per Andersson, IT-chef på Växjö kommun Växjö kommun hade flera olika e-postsystem för elever och anställda. Man ville konsolidera systemen och förbättra tillförlitligheten och samtidigt kunna erbjuda fler e- postfunktioner, men behövde en prisvärd lösning. Kommunen uppfyller behoven genom att installera Microsoft Exchange Server 2010 med direktansluten lagring (DAS). I stället för ett traditionellt redundanskluster använder man den nya Database Availability Group-funktionen med databaskopior och löpande replikering för att uppnå fullständig redundans. Genom att installera DAS i stället för ett lagringsområdesnätverk har Växjö kunnat spara 2,8 miljoner kronor på lagringskostnader. Kommunen räknar också med att kunna spara cirka 700 000 kronor på IT-personalen, eftersom administrationen blir enklare. Kommunens elever och anställda gynnas också av större postlådor, nya produktfunktioner och 99,9 procents tillgänglighet.
"En massa elever är beroende av vår lösning, och nu kan vi säkerställa en 99-procentig drifttid året runt med Exchange Server 2010 och Database Availability Group. Per Andersson, IT-chef på Växjö kommun Situation Växjö är känt för sin höga levnadsstandard och sitt miljöarbete. Staden grundades 1342 och kommunen har 7 400 anställda och ungefär 81 000 invånare. Här finns också Växjö universitet och cirka 7 000 företag inom en mängd branscher. Kommunens anställda och elever kommunicerar via e-posttjänster som tillhandahålls av Växjös IT-personal. Kommunen hanterade sex olika e- postmiljöer, bland andra Microsoft Exchange Server 2003 SP2 och IBM Lotus Notes/Domino. Det var både tidsödande och dyrt kommunen ville minska arbets-, maskinvaru- och licenskostnaderna med en konsoliderad lösning. Ungefär 10 000 personer behöver ha tillgång till e-posttjänsterna, så hög tillgänglighet var ett annat prioriterat område. Om ett fel uppstod, kunde det ta från fem minuter till 24 timmar att återställa tjänsten från en säkerhetskopia. Förutom denna utmaning inledde svenska staten ett initiativ under 2009 med att dela ut gratis bärbara datorer till alla elever i grundskolan och gymnasiet. När programmet är genomfört 2011, räknar Växjö med att antalet användare har fördubblats. Över hälften av kommunens befintliga användare har tillgång till e-post via meddelande- och samarbetsklienten Microsoft Outlook Web Access. Tusentals elever som förväntas få de subventionerade datorerna kommer också att ansluta via Internet, och Växjö ville förbättra tjänsterna för mobila användare. Kommunen hoppas till exempel att kunna öka storleken på postlådan så att elever och personal kan få tillgång till mer e-postdata när de inte är på kontoret eller skolan. Postlådan var på 300 MB, och användarna var tvungna att hantera informationen genom att ta bort gamla meddelanden eller arkivera dem i Outlook-datafiler (PST-filer) på sina arbetsstationer. Administrationen var ett annat bekymmer. Varje e-postsystem underhölls separat på en enskild serverdator, och Växjö utförde fullständiga, stegvisa, säkerhetskopieringar till band varje dag, för alla system. Kommunen ville ha en centraliserad lagringslösning som var mer tillförlitlig och enklare att hantera, men trodde att en uppgradering till Microsoft Exchange Server 2007 och ett lagringsområdesnätverk (SAN) skulle bli för dyrt. Kommunen ville konsolidera, men behövde en mer prisvärd lösning. Lösning När Växjö hörde talas om att Microsoft Exchange Server 2010 var på gång, visste man att det var rätt lösning. I stället för att replikera data på ett traditionellt redundanskluster och använda en SANlösning, kan kommunen replikera sina databaser på postlådeservrarna i en Database Availability Group (DAG) och använda direktansluten lagring med billigare SARA-hårddiskar (Advanced Technology Attachment). Kommunen kan dessutom avsevärt öka postlådans storlek samtidigt som den totala lagringskostnaden minskar. Växjö började införa den nya lösningen i maj 2009 med en första pilotgrupp på 150 användare. I oktober 2009 använder omkring 1 000 personer lösningen. Kommunen planerar att fortsätta distributionen i början av 2010, och projektet färdigställs under det tredje kvartalet när eleverna har sommarlov. Kommunen har installerat en DAG med två postlådor i sitt huvuddatacenter och en tredje på en fjärransluten plats. På varje server finns två kopior av databasen, och data replikeras automatiskt till alla kopior.
"När vi vill uppgradera behöver vi bara flytta våra Exchange Server 2010-databaser eller - postlådor till en annan server och göra förbättringarna utan att användarna kopplas från." Niklas Hörling, systemtekniker på Växjö kommun Kommunen kunde nyligen, med lyckat resultat, testa lösningens redundansfunktion när ett oväntat diskfel uppstod. Växjö lade omedelbart över tjänsten på en annan server och reparerade felet utan att användarna tappade anslutningen. Växjö kan också utföra andra hanteringsuppgifter utan att tjänsten behöver avbrytas. Med funktionen Online Move Mailbox kan administratörer till exempel flytta en postlåda till en annan databas medan användarna fortfarande kan öppna sin e-post. Kommunen har också ökat storleken på postlådan från 300 MB till 1 GB. Förutom de större postlådorna uppskattar också användarna förbättringarna i Microsoft Outlook Web App, till exempel konversationsvyn där meddelanden i en enskild konversation grupperas tillsammans, och kan sedan flyttas, tas bort eller på annat sätt hanteras som en enhet. Elever och personal med välfyllda scheman har stor nytta av att kunna visa delade kalendrar och kontakter för att kontrollera scheman och andras tillgänglighet. Kommunen utökar sina samarbetsfunktioner genom att implementera Microsoft Office Communications Server 2007 R2. När projektet är färdigt kan personal och elever använda både snabbmeddelanden och närvaroinformation i Outlook Web App. När sedan nästa generation elever ska komma ut på Internet ser kommunen även framtida möjligheter med den nya lösningen, som kan omfatta en värdbaserad lösning som Microsoft Exchange Online eller andra onlinetjänster. "Vi vet att saker och ting förändras, så det kanske blir så att vi har en egen miljö ansluten till molnet och Microsoft Online Services", säger Per Andersson, IT-chef på Växjö kommun. Fördelar Växjö kommun kan med Exchange Server 2010 öka tillgängligheten i sin meddelandemiljö och samtidigt sänka kostnaderna avsevärt. Kommunen har också förbättrat tjänsterna och förenklat administrationen med den nya lösningen. Sänker IT-kostnaderna med över 3,5 miljoner kronor Genom att konsolidera flera meddelandemiljöer till en lösning med hög tillgänglighet sänker Växjö sina ITkostnader. Genom att distribuera en DAG med direktansluten lagring och SATAhårddiskar uppskattar kommunen att man sparat cirka 2,8 miljoner kronor på maskinvarukostnader jämfört med vad det kostar att installera SAN. Kommunen räknar också med att spara drygt 700 000 kronor i arbetskostnader genom förenklad administration. Även om kommunen har köpt nya serverdatorer för DAG uppskattar man en omedelbar avkastning på investeringen både i licens- och maskinvarukostnader, då sex servrar och bandstationerna för säkerhetskopiering som kördes i den tidigare miljön inte längre behövs. "Exchange Server 2010 är en mycket prisvärd lösning eftersom vi kan använda vanliga servrar med direktansluten lagring", säger Andersson. "Förutom att vi har fått högre tillgänglighet och andra fördelar, har vi sparat en hel del pengar." Förbättrade tjänster Förutom att sänka kostnaderna förbättrar Växjö också sina tjänster genom högre drifttid och nya funktioner. Tillförlitlig åtkomst från nästan var som helst är särskilt viktigt för stadens mobila elever, vilka snabbt ökar i antal då allt fler yngre elever börjar använda Internet. "En massa elever är beroende av vår lösning,
och nu kan vi säkerställa 99, 9 procents drifttid året runt med Exchange Server 2010 och Database Availability Group", säger Andersson. Större postlådor och nya användbarhetsfunktioner har också betydelse eftersom de ger kommunen större flexibilitet. "Nu när vi kan öka storleken på vår postlåda med Exchange Server 2010 får användarna bättre tillgång till sina data även om de inte är i skolan eller på jobbet", säger Ulrika Gunnarsson som är projektledare på Växjö kommun. Niklas Hörling, systemtekniker på Växjö kommun. Elever och personal kan ha mer information i sin postlåda, både snabbmeddelanden och e-post, när Office Communications Server 2007 R2 är helt implementerat. De kan hantera en växande datavolym på ett effektivt sätt med nya funktioner som konversationsvyn, som gör det enklare att snabbt hitta de senaste meddelandena och identifiera aktuella konversationer. "Vi kan redan se effekten av fördelarna med Outlook Web App, funktionaliteten är mycket bättre än i tidigare versioner", säger Andersson. Enklare administration Både slutanvändare och administratörer gynnas av lösningens höga tillgänglighet. "För en administratör innebär Exchange Server 2010 en stor förbättring", säger Gunnarsson. "Vi kan sköta vår administration under arbetstid med Exchange Server 2010, vi behöver inte komma in under helgen för att göra uppgraderingar." "När vi vill göra en uppgradering, oavsett om det är av programvara eller maskinvara, behöver vi bara flytta Exchange Server 2010-databaserna eller -postlådorna till en annan server och göra förbättringarna medan användarna fortfarande kan vara uppkopplade", tillägger hennes kollega,
Mer information Om du vill ha mer information om Microsofts produkter eller tjänster kontakta mattias.edlund@microsoft.com eller besök: www.microsoft.se Tel. Microsoft växel: 08-752 56 00 Om du vill ha mer information om Växjö kommuns produkter eller tjänster ringer du 0470-41 000 eller går till webbplatsen på: www.vaxjo.se Microsoft Exchange Server 2010 Microsoft Exchange Server 2010 kan hjälpa dig att förbättra verksamhetens resultat och få kontroll över kostnader för installation, administration och regelefterlevnad. Exchange Server 2010 omfattar en mängd installationsalternativ, har integrerat skydd mot informationsläckage och avancerade funktioner för regelefterlevnad, vilka tillsammans skapar en av marknadens bästa meddelande- och samarbetslösningar. Mer information om Microsoft Exchange Server 2010 finns på: www.microsoft.com/exchange Mer information om Microsoft Unified Communications finns på: www.microsoft.com/uc Programvara och tjänster Microsoft Office Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Produktportföljen Microsoft Server Microsoft Exchange Server 2010 Teknik Microsoft Office Outlook Web App Fallstudien är endast avsedd som information. MICROSOFT UTFÄRDAR INGA GARANTIER, VARE SIG UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, I DENNA SAMMANFATTNING. Dokumentet publicerades oktober 2009